Kiri

Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse (EAS) mittehankijate hangete juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit Audit nr JKS-9/2017 Lõpparuanne 31.07.2018 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Auditi lõpparuanne edastatakse: Hr Alo Ivask, EAS, rakendusüksus Pr Urve Palo, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, rakendusasutus Hr Indrek Saar, Kultuuriministeerium, rakendusasutus Pr Kaie Koskaru-Nelk, Rahandusministeerium, korraldusasutus Pr Karin Viikmaa, Rahandusministeerium, sertifitseeriv asutus AUDITI TULEMUS Auditi eesmärk oli hinnata Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse (edaspidi EAS) kui rakendusüksuse (edaspidi RÜ) juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) tõhusust mittehankijatest toetuse saajate hangete kontrollimisel struktuuritoetuse rakendamisperioodil 2014-2020. Hinnangu andmisel EAS-i JKS-ile tuginesid Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna (edaspidi FKO) audiitorid toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele ja auditi tulemusena tehtud tähelepanekutele. Auditi tulemusena jõudsid audiitorid järeldusele, et EAS-i kui Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014– 2020 prioriteetse suuna „Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade konkurentsivõime tugevdamine” meetme „Ettevõtlikkuse kasvatamine, ettevõtluse kasvu soodustamine, ettevõtluskeskkonna arendamine” tegevuste „Turisminõudluse suurendamine“ ja „Starditoetus“ ja meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõimekuse arendamine“ ning prioriteetse suuna „Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus“ meetme „TA&I süsteemi kohaliku sotsiaalmajandusliku mõju suurendamine ja nutikas spetsialiseerumine kasvualade (IKT + tervis + ressursid) arendamiseks“ tegevuse „Riigi rahastatavad koostööstruktuurid (klastrid ja tehnoloogiaarenduskeskused)“ rakendusüksuse (RÜ) JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud (II kategooria1). Auditeeritud meetmetes tuvastati mitteabikõlblikke kulusid summas 6 342 eurot. Auditi käigus tuvastati, et mittehankijate hangete kontrolljälg ning RÜ kontroll-lehe ülesehituse metoodika hangete kontrollimiseks oli puudulik (vt tähelepanek 4.1). Meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõimekuse arendamine“ esines ka kõrge pettuse risk (vt tähelepanek 7.1). Pärast aruande projekti kommunikeerimist täiendas RÜ kontroll-lehti ning testis selle piisavust tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõimekuse arendamine“ kulude abikõlblikkuse kontrollimisel. Tõendamaks RÜ JKS-is tehtud parendusi, esitas RÜ audiitoritele läbiviidud kontrolli tulemused. Audiitorid vaatasid RÜ järelkontrolli tulemused üle ning leiavad, et RÜ kontrollisüsteem on paranenud ja audiitorid on saanud piisava kindlustunde, et RÜ suudab ise tuvastada võimalikke riskikohti kulude abikõlblikkuse hindamisel. Lisaks juba läbiviidud kontrollidele, tuleb üle kontrollida tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kõik kulud, kus on nõutud kolme pakkumise olemasolu (üle 5000 EUR-sed ostud). 1 I kategooria – JKS toimib hästi; II kategooria – JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud; III kategooria – JKS toimib osaliselt, mistõttu on olulised parandused vajalikud; IV kategooria – JKS olulises osas ei toimi. 2 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Põhinõuetele antud hinnangud on toodud aruande B-osas ning hinnangute koondtabel aruande lisas 1. Auditi käigus tehti RÜ-le järgmised olulised2 tähelepanekud: Oluline tähelepanek 4.1 – RÜ ei kontrollinud piisavalt RHS § 3 nõuete täitmist. Tuvastatud mitteabikõlblik summa 6 342 eurot. Oluline tähelepanek 7.1 – Meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kasutatud kontrollid ei taganud tõhusaid ja proportsionaalseid pettuse vastaseid meetmeid. Auditi töörühm tänab EAS-i töötajaid koostöö ja osutatud abi eest auditi läbiviimisel. Kinnitame lõpparuande 29 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Kadi Peets Marek Suurniit Finantskontrolli osakonna Finantskontrolli osakonna II auditi talituse juhataja I auditi talituse juhtivaudiitor 2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt RÜ ülesannete täitmist. Olulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist. Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad juhuslikku viga), mis ei mõjuta oluliselt RÜ ülesannete täitmist. Väheolulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt reageerimist. 3 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne SISUKORD AUDITI TULEMUS .................................................................................................................................................................. 2 SISUKORD ............................................................................................................................................................................. 4 A - OSA .................................................................................................................................................................................. 5 1. KOKKUVÕTE AUDITI LÄBIVIIMISEST ....................................................................................................................... 5 2. TAUSTINFO MEETMETE RAKENDAMISEST .............................................................................................................. 8 3. MEETME FINANTSINFO ANALÜÜS ....................................................................................................................... 10 B-OSA .................................................................................................................................................................................. 12 TÄHELEPANEKUD ............................................................................................................................................... 12 Oluline tähelepanek 4.1 – RÜ ei kontrollinud piisavalt RHS § 3 nõuete täitmist. Tuvastatud mitteabikõlblik summa 6 342 eurot. ........................................................................................................................................... 12 Oluline tähelepanek 7.1 – Meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kasutatud kontrollid ei taganud tõhusaid ja proportsionaalseid pettuse vastaseid meetmeid. ................................................................................................ 18 LISA 1 – KOONDHINNANG RAKENDUSÜKSUSE JKS-ILE .............................................................................................. 24 LISA 2 – LOOMEMAJANDUSE KAASUSED ................................................................................................................... 25 4 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne A - OSA 1. Kokkuvõte auditi läbiviimisest Auditi läbiviimise STS-i § 9 lõike 2 ja FKO 2017. aasta tööplaan alus Auditi läbiviija(d) Auditi töörühma kuulusid FKO II auditi talituse juhtivaudiitor Ainika Ööpik (auditi juht), I auditi talituse juhtivaudiitor Marek Suurniit ja audiitor Grigori Ošomkov. Auditi eest vastutav isik on FKO II auditi talituse juhataja Kadi Peets. Alates 05.03.2018. a on auditi juhiks FKO I auditi talituse juhtivaudiitor Marek Suurniit. Auditi toimingute Audit toimus ajavahemikul 27. aprill kuni 31. juuli 2018. a, sh teostati täpsustav intervjuu RÜ-s läbiviimise aeg 28. september 2017. a. RÜ esitas dokumente juulis ning novembris, mis tingis auditi toimingute teostamise kahes voorus: sügisel 2017. a. ning 2018. a. alguses. Auditi ulatus Perioodi 2014-2020 JKS auditi käsiraamatu põhinõuded3: - nr 3 „Asjakohane info ja strateegia toetuse saajatele juhise andmiseks“, - nr 4 „Piisavad ja asjakohased juhtkonna kontrollid“, - nr 5 „Piisav kontroll-jälg“, - nr 7 „Asjakohased meetmed pettusevastaseks võitluseks“. Läbiviidud auditi Auditi eesmärgi saavutamiseks viisid audiitorid ajavahemikul 27.04.2017. A. kuni 31.07.2018. toimingud a. läbi järgmised auditi toimingud: - Meetme tingimuste vastavuse hindamine STS-ile ning KA poolt koostatud juhendmaterjalidele; - RÜ protseduurireeglite piisavuse ja tõhususe hindamine RÜ ülesannete täitmiseks ning protseduurireeglite järgimise testimine; - Intervjuude läbiviimine RÜ töötajatega eesmärgiga täpsustada RÜ protseduure ning töötajate ülesandeid; - Struktuuritoetuse rakendamisega seonduva informatsiooni säilitamise süsteemi olemasolu hindamine ja testimine; - Struktuuritoetuse menetlemisega seotud ülesannete täitmiseks vajalike ametikohtade ning asjakohaste ametijuhendite olemasolu hindamine; 3 Põhinõuded ja hindamiskriteeriumid tuginevad EK määrusele 480/2014 ning EK välja töötatud juhendmaterjalile „Guidance for the Commission And Member States on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States“ (EGESIF_14-0010 18/12/2014). 5 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Täiendavad toimingud seoses RÜ järelkontrolliga: Pärast auditi aruande projekti tutvustamist auditeeritavale, 9.05.2018. a., toimus auditi tähelepanekute arutelu, mille tulemusena lepiti kokku täiendavate toimingute läbiviimine RÜ poolt. RÜ viis meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ läbi täiendava kontrolli, kus täiendatud kontroll-lehe alusel testiti juhuvalimiga 24 projekti 94-st projektist. RÜ kontrolli tulemusena: - 1 projekti osas algatati mittevastavus; - 7 projekti osas küsib EAS toetuse saajalt täiendavaid selgitusi ning dokumente; - EAS leidis 16 projekti korras olevat. AA hinnang nende 16 projekti kohta oli järgmine: o AA hinnangul oli korras 14 projekti; o Kahes projektis on vajalik täiendavate toimingute teostamine: Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.17-0215 puudus kolm pakkumist. EAS oli kolme pakkumise puudumisena aktsepteeritud selgitust, et valitud pakkuja oli kõige sobivam. Kontroll-lehel on juhis, millal võib aktsepteerida võrreldavate pakkumiste puudumist – võrreldavate pakkumiste puudumine on lubatud vaid juhul, kui on veenvalt tõendatud, et turul puuduvad pakkujad (varasem koostöökogemus ei ole argument). EAS küsib puuduvad pakkumised tagantjärgi; Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0063 oli dokumentatsiooni metainfo vastuoluline. EAS küsib täiendavaid selgitusi. RÜ täiendava kontrolli tulemusena on audiitorid saanud piisava kindlustunde, et RÜ suudab iseseisvalt tuvastada riskikohti, kus toetuse saajalt tuleks küsida täiendavaid küsimusi, dokumente või esineb pettuse kahtlus. Hoolimata asjaolust, et paaril juhul ei tuvastanud RÜ mittevastavaid kulusid, võib anda koondhinnangu, et täiendatud kontroll-leht toimib, kuid töötajaid on veel vaja koolitada. Valimi Auditi ulatuses olnud meetmetes oli struktuuritoetuste kesksüsteemi SFCS seisuga moodustamine 17.04.2017. a. sisestatud abikõlblikke kulusid järgmiselt: • „Ettevõtlikkuse kasvatamine, ettevõtluse kasvu soodustamine, ettevõtluskeskkonna arendamine“ 13 949 kulurida summas 14 867 925 eurot; • „Loomemajanduse arendamine“ 10 032 kulurida summas 5 319 889 eurot; • „TA&I süsteemi kohaliku sotsiaalmajandusliku mõju suurendamine ja nutikas spetsialiseerumine kasvualade (IKT + tervis + ressursid) arendamiseks“ 12 489 kulurida summas 15 025 218 eurot. Kõik kokku 36 470 kulurida summas 35 213 032 eurot. Arvestades abikõlblike kulude suurt mahtu, moodustati riskipõhine valim. Valimi moodustamise kriteeriumiteks olid abikõlblike kulude suurus ja audiitorite professionaalne hinnang. Valimisse kuulus: • „Ettevõtlikkuse kasvatamine, ettevõtluse kasvu soodustamine, ettevõtluskeskkonna arendamine“ 20 kulurida summas 461 016 eurot; 6 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne • „Loomemajanduse arendamine“ 21 kulurida summas 208 995 eurot; • „TA&I süsteemi kohaliku sotsiaalmajandusliku mõju suurendamine ja nutikas spetsialiseerumine kasvualade (IKT + tervis + ressursid) arendamiseks“ 12 kulurida summas 107 045 eurot. Kokku oli auditi valimis 53 kulurida summas 777 055 eurot (2,2% üldkogumist). Auditeerimise Rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse (IIA) standardid standardid Õiguslik raamistik - Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seadus (edaspidi STS) vastu võetud 04.06.2014 - Riigihangete seadus (edaspidi RHS) vastu võtud 24.01.2007.a, kehtiv kuni 31.08.2017 - Rahvusvaheliste sündmuste ja konverentside toetamise tingimused ja kord. Ettevõtlusministri 02.09.2015. a. määrus nr 113 - Starditoetus. Väliskaubandus- ja ettevõtlusministri 09.03.2015. a. määrus nr 20 - Klastrite arendamise toetamise tingimused ja kord. Ettevõtlusministri 15.05.2015. a. määrus nr 46 - Loomemajanduse tugistruktuuride, ühisprojektide ja ekspordivõimekuse arendamise toetamise tingimused ja kord. Kultuuriministri 30.12.2014. a. määrus nr 12 - Asjakohased EAS-i perioodi 2014-2020 struktuurivahendite rakendusüksuse tööprotseduurid - Korraldusasutuse (edaspidi KA) miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele (edaspidi KAMIN) Piirangud Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse (edaspidi STS) § 11 lõike 3 alusel on auditeeriva asutuse ülesannete täitmiseks auditeerival asutusel õigus auditeerida rakendusüksust. Rakendusüksus peab võimaldama auditi tegemist ning osutama selleks igakülgset abi. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad rakendusüksuse JKS-i korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad auditi eesmärgis toodud hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. Järeltoimingud Auditeeritaval tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoimingud KA. KA koondab RÜ-lt informatsiooni soovituste rakendamise kohta ning vajadusel küsib täiendavat informatsiooni. Järeltoimingute tulemustest annab KA tagasisidet SFOS-i vahendusel. Lõpliku hinnangu soovituste elluviimisele annab auditeeriv asutus. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. 7 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne 2. Taustinfo meetmete rakendamisest Prioriteetsed Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade konkurentsivõime suunad tugevdamine Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus Meetmed „Ettevõtlikkuse kasvatamine, ettevõtluse kasvu soodustamine, ettevõtluskeskkonna arendamine“ (edaspidi „Ettevõtlikkuse kasvatamine“) ja „Loomemajanduse arendamine“. „TA&I süsteemi kohaliku sotsiaalmajandusliku mõju suurendamine ja nutikas spetsialiseerumine kasvualade (IKT + tervis + ressursid) arendamiseks“ (edaspidi „TA&I“). Väljamaksete Seisuga 15.03.2018 oli meetmes „Ettevõtlikkuse kasvatamine“ abikõlblikke kulusid summas maht4 32 667 971 eurot (auditi alguse ajal 14 867 925 eurot) ning võetud kohustusi summas 91 904 887 eurot. Seisuga 15.03.2018 oli meetmes „Loomemajanduse arendamine“ abikõlblikke kulusid summas 9 041 185 eurot (auditi alguse ajal 5 319 889 eurot) ning võetud kohustusi summas 23 124 632 eurot. Seisuga 15.03.2018 oli meetmes „TA&I“ abikõlblikke kulusid summas 28 439 512 eurot (auditi alguse ajal 15 025 218 eurot) ning võetud kohustusi summas 87 461 503 eurot. Meetmete raames Meetmes „Ettevõtlikkuse kasvatamine“ toetatakse kasvupotentsiaaliga alustavaid ettevõtjaid toetatavad (starditoetus), suurendatakse turisminõudlust (rahvusvahelised sündmused ja konverentsid tegevused ning rahvusvahelised suursündmused), toetatakse turismitoodete arenduse juhtimist ja ärimudelite arendamist ning rahvusvaheliselt huvipakkuvate turismiatraktsioonide ja toetava taristu väljaarendamist. Meetmes „Loomemajanduse arendamine“ toetatakse loomemajanduse inkubatsiooni ja tugistruktuuride ning valdkonnas tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamist, loomemajanduse sidumist teiste sektoritega, loomemajanduse teadlikkuse tõstmist ja teadmiste ning oskuste arendamist ning taristu ja tehnoloogilise võimekuse arendamist. Meetmes „TA&I“ toetatakse riigi rahastatavaid koostööstruktuure (klastrid ja tehnoloogiaarenduskeskused) aga ka Start-Up ettevõtluse hoogustamist. Soodustatakse struktuurseid muutusi ettevõtluses, toetades uute innovaatiliste ettevõtete asutamist ja kasvamist kasvuvaldkondades. Klastrite toetamise eesmärk on tõsta klastri partnerite rahvusvahelist konkurentsivõimet läbi ühiste turundus- ja arendustegevuste edendamise nutika spetsialiseerumise kasvualades. 4 Allikas: Struktuuritoetuste kesksüsteem SFCS, seisuga 15.03.2018. a. aruanne „SF01 – Projektide eelarved ja maksed“. 8 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne RÜ ülesanded STS-i kohaselt täidab RÜ KA ülesandeid, milleks on mh menetleda maksetaotlusi ja maksta meetmete toetus välja või jätta välja maksmata5. Selleks tuleb RÜ-l kontrollida, et kaasrahastatavad rakendamisel tooted on tarnitud ja teenused osutatud ning et toetuse saajate poolt deklareeritud kulud on tasutud ning et kulud vastavad kohaldatavatele õigusnormidele, rakenduskavale ning tegevuse toetuse tingimustele. Samuti tuleb RÜ-l rakendada tõhusaid ja proportsionaalseid pettusevastaseid meetmeid, arvestades kindlakstehtud riske6. Juhtimiskontrollide kavandamisel peab KA (nagu ka RÜ) arvesse võtma pettuseriske. Juhtkonnal ja töötajatel peaks olema piisavalt teadmisi pettustest, et kindlaks teha ohumärgid7. Auditi ulatusse Käesoleva auditi ulatuses olid eraõiguslikest juriidilistest isikutest toetuse saajad, kes ei ole kuulunud toetuse hankijad, nö mittehankijad. Mittehankijad on toetuse saajad8, kes ei pea järgima RHS-i saajad tervikuna, kuid peavad siiski järgima RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid9. STS-i järgi10 sätestatakse toetuse andmise tingimuste määruses (edaspidi TAT) mh toetuse saaja kohustused, sh vajaduse korral RHS §-s 3 nimetatud kohustuste täitmise kord. Auditi ulatusse kuulunud TAT11-ides on mh kehtestatud taotleja kohustus täita teisi STS-is ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud kohustusi. Samuti on täpsustatud, et kui üheliigiliste teenuste ja asjade ning materiaalsete või immateriaalsete varade ostutehingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on 5000 eurot või rohkem, siis tuleb esitada kolm sõltumatut ja omavahel võrreldavat hinnapakkumist. Kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui ei valita odavaimat pakkumist, tuleb esitada sellekohane põhjendus. Meetme „TA&I“ tegevuses „Starditoetus“ on lisaks nõue, et seadme ostmisel peab hinnapakkumine sisaldama seadme tehnilist kirjeldust. Meetmes „Loomemajanduse arendamine“ ja meetme „TA&I“ tegevuses „Riigi rahastatavad koostööstruktuurid“ tuli rakendusüksusele esitada ka pakkumise lähteülesande kirjeldus. Lähtudes ülaltoodust pidi toetuse saaja esitama RÜ-le kolm pakkumist, kuid pidi seejuures järgima RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid. RÜ pidi kontrollima12, kas RHS §-s 3 sätestatud nõuded on täidetud. Kontrolli läbiviimist tõendab asjakohane kontroll-jälg. Kontrolli ja kontrollija töö hõlbustamiseks tuuakse kontroll-lehel üksikult välja kõik kohustuslikud nõuded. 5 Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus (STS) §8 6 Ühissätete määrus (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013) Art 125 lg 4 7 Euroopa Komisjoni “Juhised liikmesriikidele juhtimiskontrollide kohta” (Programmitöö periood 2014–2020) EGESIF_14-0012_02 final17/09/2015 8 Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus (STS) §26 lg 6 9 Riigihanke korraldamisel on hankija kohustatud mh järgima järgmisi põhimõtteid: 1) hankija peab kasutama rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt ning saavutama riigihanke eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte; 2) hankija peab tagama riigihanke läbipaistvuse ja kontrollitavuse; 4) hankija peab tagama olemasoleva konkurentsi efektiivse ärakasutamise riigihankel; 5) hankija peab vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti 10 Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus (STS) §14 lg 14 11 Ettevõtlusministri 2.09.2015.a. määruse nr 113 „Rahvusvaheliste sündmuste ja konverentside toetamise tingimused ja kord“ §25; Väliskaubandus- ja ettevõtlusministri 9.03.2015.a. määruse nr 20 „Starditoetus“ §14, 15 ja 26; Ettevõtlusministri 15.05.2015.a. määruse nr 46 „Klastrite arendamise toetamise tingimused ja kord“ §23; Kultuuriministri 30.12.2014.a. määruse nr 12 „Loomemajanduse tugistruktuuride, ühisprojektide ja ekspordivõimekuse arendamise toetamise tingimused ja kord“ §26 12 KAMIN’a 9 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Asjakohaste küsimustega ning antud vastustega kontroll-leht on kontroll-jälg sellest, mida ja kuidas kontrolliti. 3. Meetme finantsinfo analüüs Suurimad toetust Järgnevas tabelis on välja toodud auditeeritud meetmete tegevuste eelarved ning saanud projektid mittehankijate kulud nendes. Projektide Keskmine Meetme projektide eelarve - arv (sh mittehankija Meede Meetme tegevused abikõlblik summa (sh mittehankijat abikõlblik projekti mittehankijad) e projektid) maksumus Riigi rahastatavad koostööstruktuurid (klastrid ja 18 (18) 78 007 994 (78 007 994) 4 333 777 tehnoloogiaarenduskeskused) Nõudluspoole poliitikad (riik innovaatilistele 8 (2) 5 019 561 (34 800) 34 800 lahenduste tellijana) TA&I Nõudluspoole poliitikad (riik innovaatilistele lahenduste tellijana); Start-up ettevõtluse hoogustamine. Soodustatakse struktuurseid 2 (0) 4 433 948 (0) 0 muutusi ettevõtluses, toetades uute innovaatiliste ettevõtete asutamist ja kasvamist Starditoetus 280 (280) 5 446 104 (5 446 104) 19 450 Ekspordi arendamise tegevused 2 (0) 19 227 461 (0) 0 Ettevõtlusteadlikkus 1 (0) 18 431 928 (0) 0 Turisminõudluse suurendamine 59 (41) 29 507 836 (4 151 717) 101 261 Ettevõt- Turismitoodete arenduse juhtimine 1 (0) 2 978 378 (0) 0 likkuse Turismiettevõtete ärimudelite arendamine 1 (0) 1 300 000 (0) 0 kasvatamine Rahvusvaheliselt huvipakkuvate turismiatraktsioonide ja toetava taristu 1 (1) 3 200 000 (3 200 000) 3 200 000 väljaarendamine Nõustamine Maakondlikes arenduskeskustes 1 (0) 15 571 416 (0) 0 Loomemajanduse inkubatsiooni arendamine 9 (9) 2 782 832 (2 782 832) 309 204 Loomemajanduse tugistruktuuride arendamine 15 (13) 5 071 268 (4 297 018) 330 540 Loomemajanduse valdkondades tegutsevate 102 (102) 6 341 731 (6 341 731) 62 174 ettevõtete ekspordivõime arendamine Loome- Loomemajanduse sidumine teiste sektoritega 1 (1) 28 800 (28 800) 28 800 majanduse (väikeprojektid) arendamine Loomemajanduse sidumine teiste sektoritega 1 (0) 1 400 000 (0) 0 (suurprojektid) Loomemajandusalase teadlikkuse tõstmine 2 (0) 2 500 000 (0) 0 Loomemajanduse taristu ja tehnoloogilise 9 (8) 5 000 000 (3 750 000) 468 750 võimekuse arendamine KOKKU 513 (474) 206 249 259 (108 040 998) 227 935 Allikas: Struktuuritoetuste kesksüsteem SFCS, seisuga 20.03.2018. a. aruanne „SF101 – Projektide andmed“. Kulude iseloom Valimi koostamisel analüüsiti üldkogumit seisuga 17.04.2017. a. Üldkogumiks oli 36470 kulurida summas 35 213 031 eurot. Kulud saab liigitada järgnevalt: 10 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne • Personalikuludega (palk, töötasu, lähetus) seotud kulud, 10034 kulurida summas 14 318 095 eurot; • Abikõlblikud kulud vahemikus 100 kuni 1000 eurot, 8 573 kulurida summas 3 066 724 eurot; • Ühtse määra alusel kulud, 3764 kulurida summas 763 617 eurot; • Abikõlblikud kulud alla 100 euro, 10510 kulurida summas 177 383 eurot; • Toetuse saajaks on EAS, 1103 kulurida summas 6 409 269 eurot; • Muu – 2484 kulurida summas 10 477 945 eurot. Auditit planeeriti lähtuvalt nendest kuludest. Auditi tulemuste Auditi käigus leiti olulisi puudusi RÜ töös meetme „Ettevõtlikkuse kasvatamine“ ja meetme kokkuvõte „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“. RÜ ei kontrollinud mittehankijate hangete vastavust riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud nõuetele süsteemselt ja sisuliselt. Audiitorite tehtud tähelepanekute tulemusena, parendas RÜ auditi käigus kontroll-lehti ning viis läbi täiendava kontrolli hindamaks parendatud kontroll-lehe tõhusust. Audiitorid vaatasid RÜ järelkontrolli tulemused üle ning leiavad, et RÜ kontrollisüsteem on paranenud ja audiitorid on saanud piisava kindlustunde, et RÜ suudab ise tuvastada võimalikke riskikohti kulude abikõlblikkuse hindamisel. Lisaks juba läbiviidud kontrollidele, tuleb üle kontrollida tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kõik kulud, kus on nõutud kolme pakkumise olemasolu (st kõik kulud, mille puhul toetuse saaja teostab projekti elluviimiseks üheliigiliste teenuste ja asjade ning materiaalsete või immateriaalsete varade ostutehingu, mille maksumus on ilma käibemaksuta võrdne 5 000 euroga või sellest suurem). Kuigi meetmes „TA&I“ oli testitud valim suhteliselt väike, on kindlustunne saadud läbi AA projektiauditite tööplaani, sest klastrid ja tehnoloogiaarenduskeskused (TAK-id) on suurte kulude mahu tõttu esindatud ka seal. Meede TA&I Ettevõtlikkuse kasvatamine Loomemajandus KOKKU Testitud projekte (sh puudustega) 3 (0) 10 (1) 7 (6) 20 (7) Testitud kuluridasid (sh puudustega) 12 (0) 20 (5) 21 (18) 53 (23) Testitud abikõlblik summa 107 044 461 016 208 995 777 055 Puudustega seotud auditi ulatuses olnud 0 90013 144 80714 145 707 abikõlblik summa 13 SFOS nr 2014-2020.5.01.16-0285 „MotionChart online tervisenõustamisplatvorm“ summas 900 eurot. 14 SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ summas 9 900 eurot; SFOS nr 2014- 2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“ summas 38 830 eurot; SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ summas 34 000 eurot; SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0116 „Euroopa riikides online disainmööbli- ja vabaajahoonete turule laienemine, fookusega Saksamaa“ summas 13 500 eurot; SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0054 „Videomäng-simulaatori eksport USA turule“ summas 44 620 eurot. • SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0075 „Karli puidust prilliraamide eksport“ summas 3 957 eurot. 11 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne B-OSA TÄHELEPANEKUD Auditi käigus leiti olulisi puudusi Rakendusüksuse (RÜ) töös meetmetes „Ettevõtlikkuse kasvatamine“ ja „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“. RÜ ei kontrollinud mittehankijate hangete vastavust riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud nõuetele süsteemselt ja sisuliselt. Samuti leidus mitmeid pettuse kahtlusega projekte. Kõik aruande B-osas viidatud projektid põhinevad ülaltoodul. RÜ parendas auditi käigus kontroll-lehti ning viis läbi täiendava kontrolli hindamaks parendatud kontroll-lehe tõhusust. Audiitorid vaatasid RÜ järelkontrolli tulemused üle ning leiavad, et RÜ kontrollisüsteem võiks edaspidi toimida, kuid tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kõik kulud, kus on nõutud kolme pakkumise olemasolu, tuleks üle kontrollida. Aruande B-osas ei ole viidatud ühelegi täiendava kontrolli käigus tuvastatud puudustega projektile. Kontrolli tulemusi on arvesse võetud vaid audiitorite koondhinnangu kujundamisel auditeeritava JKS-ile. Põhinõue 4 – Piisavad ja asjakohased juhtkonna kontrollid Meetmetes „Loomemajanduse arendamine“ ja „Ettevõtlikkuse kasvatamine“ esines RÜ töös olulisi puudusi mittehankijate hinnapakkumiste kontrollis, esineb mitteabikõlblikke kulusid. (II kategooria - JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud). Oluline tähelepanek 4.1 – RÜ ei kontrollinud piisavalt RHS § 3 nõuete täitmist. Tuvastatud mitteabikõlblik summa 6 342 eurot. RÜ täidab KA ülesandeid, milleks on mh menetleda maksetaotlusi ja maksta toetus välja või jätta välja maksmata15. Selleks tuleb RÜ-l kontrollida, et kaasrahastatavad tooted on tarnitud ja teenused osutatud ning et toetuse saajate poolt deklareeritud kulud on tasutud ning et kulud vastavad kohaldatavatele õigusnormidele, rakenduskavale ning tegevuse toetuse tingimustele. Mittehankijad on toetuse saajad16, kes ei pea järgima riigihangete seadust (RHS) tervikuna, kuid peavad siiski järgima RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid17. RÜ-le tuli esitada kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatult pakkujalt kui ostetava asja või teenuse eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on 5000 eurot või rohkem, kuid seejuures tuli järgida ka RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid18. Kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui ei 15 Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus (STS) §8 16 Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus (STS) §26 lg 6 17 Riigihanke korraldamisel on hankija kohustatud mh järgima järgmisi põhimõtteid: 1) hankija peab kasutama rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt ning saavutama riigihanke eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte; 2) hankija peab tagama riigihanke läbipaistvuse ja kontrollitavuse; 4) hankija peab tagama olemasoleva konkurentsi efektiivse ärakasutamise riigihankel; 5) hankija peab vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti 18 Ettevõtlusministri 2.09.2015.a. määruse nr 113 „Rahvusvaheliste sündmuste ja konverentside toetamise tingimused ja kord“ §25; Väliskaubandus- ja ettevõtlusministri 9.03.2015.a. määruse nr 20 „Starditoetus“ §14, 15 ja 26; Kultuuriministri 30.12.2014.a. määruse nr 12 „Loomemajanduse tugistruktuuride, ühisprojektide ja ekspordivõimekuse arendamise toetamise tingimused ja kord“ §26 12 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne valita odavaimat pakkumist, tuleb esitada sellekohane põhjendus. Meetmes „Loomemajanduse arendamine“ tuli rakendusüksusele esitada ka pakkumise lähteülesande kirjeldus19. RÜ kohustus oli kontrollida20 ja dokumenteerida, kas toetuse saaja täitis RHS §-s 3 sätestatud nõudeid, mh kolme pakkumise olemasolu. Kontrolli läbiviimist tõendaks asjakohane kontroll-jälg. Kontroll-leht koos kontrollija selgitustega on kontroll-jälg sellest, mida ja kuidas kontrolliti. Auditi ulatuses olnud meetmetes oli EAS mittehankijate hangete läbiviimisega seotud kontrolli läbiviimiseks vastavad küsimused kontroll-lehele lisanud, kuid kontroll-lehtede testimise tulemused näitasid, et RÜ ei kontrollinud mittehankijate hangete vastavust RHS §-s 3 sätestatud nõuetele süsteemselt ja sisuliselt. Auditi raames testiti 16 projekti kulude abikõlblikkuse hindamise kontroll-lehti, milledest puuduseid tuvastati 5-s: Meede TA&I Ettevõtlikkuse kasvatamine Loomemajandus KOKKU Testitud projekte 3 10 3 16 Sh puudulikult täidetud kontroll-lehed 1 1 3 5 Sh sisult korrektsed, kuid vormistuslike 1 6 0 7 puudustega kontroll-lehed Auditi käigus täiendas EAS oma kontroll-lehti ning teostas tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ järelkontrolli, kus testis uute kontroll-lehtede toimimist. Tegevuses oli kokku 94 projekti, millest testiti 24 pojekti. EAS tuvastas, et seitsmes projektis tuleb toetuse saajatelt küsida täiendavaid selgitusi või tuvastati juba mittevastavus toetuse andmise tingimustele. Puuduliku kontroll-lehtede täitmise tõttu esines auditis kulusid (puudused enne EAS-i täiendavat kontrolli), kus RÜ-s puudus hanke objekti lähteülesanne ja/või kolm võrreldavat pakkumist järgmiselt: Meetme „Ettevõtlikkuse kasvatamine“ tegevus „Starditoetus“ Projektis SFOS nr 2014-2020.5.01.16-0285 „MotionChart online tervisenõustamisplatvorm“ osteti tarkvara arendust. EAS-ile oli esitatud põhjendus, et tööde teostaja on ennast tõestanud majanduslikult soodsa ja usaldusväärse partnerina ning teiste pakkujate tunnihind ja töö tegemiseks vajalik aeg on pikem. Leiame, et esitatud selgitus ei ole asjakohane, sest esitatud töömahu ja tunnihinna arvestuse põhjendus on subjektiivne ega põhine faktidel. EAS oleks pidanud nõudma konkureerivaid hinnapakkumisi. Meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevus „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõimekuse arendamine“ (edaspidi loomemajandus) Loomemajanduses esines mitmeid pakkumisi, milledel puudus kuupäev, mistõttu puudub kindlustunne, kas pakkumus oli sellisel kujul tehtud. Kahes projektis puudus lähteülesanne ning esitatud pakkumised ei olnud võrreldavad. Seetõttu oleks olnud põhjendatud nõuda toetuse saajatelt pakkumiste küsimise ja pakkumuste esitamise e-kirjad. Toetuse saaja peab tagama riigihanke läbipaistvuse ja kontrollitavuse21. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0075 „Karli puidust prilliraamide eksport“ telliti kaubamärgi arendustöid. EAS-is puudus lähteülesande kirjeldus, kuigi toetuse andmise tingimustes22 (TAT) oli nõutud selle esitamist. Pakkumustes 19 Kultuuriministri 30.12.2014.a. määruse nr 12 „Loomemajanduse tugistruktuuride, ühisprojektide ja ekspordivõimekuse arendamise toetamise tingimused ja kord“ §26 20 KAMIN’a 21 RHS § 3 22 Kultuuriministri 30.12.2014.a. määruse nr 12 „Loomemajanduse tugistruktuuride, ühisprojektide ja ekspordivõimekuse arendamise toetamise tingimused ja kord“ §26 13 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne loetletud tööd23 varieeruvad, pakkumistel puudusid kuupäevad (v.a üks). Esitatud kolmel hinnapakkumisel on erineva detailsusastmega kirjeldatud soov luua identiteet ja veebipood. Eduka pakkuja käest sooviti lisaks saada ka tootefotosid, lookbook’i, imagofotosid lookbook’i/kodulehele ja videot. Nende tööde osas võrreldavad pakkumised puudusid. Arvestades tellitud tööde kompleksust, oleks pidanud EAS kontrollima, et kõigile pakkujatele läks samasugune lähteülesanne ning veenduma, et esitatud pakkumused vastavad lähteülesandele ja on omavahel võrreldavad. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ osteti turundusjuhtimise teenust (eks)eluskaaslase firmast Parisietta OÜ. EAS-is puudus pakkumise lähteülesande kirjeldus, kuigi TAT24 nõudis selle esitamist. EAS-is olid olemas kolm pakkumist, kuid puudusid pakkumiste küsimise e-kirjad koos saadud vastustega. Üks pakkuja edastas meile e-kirja, millega temalt pakkumist küsiti. Sellest ilmnes, et pakkumine tuli esitada koos töötajate referentsidega. Referentsid olid aga esitatud vaid sellel ettevõttel - tööde teostaja omas nii ärijuhtimise kui ka arhitektuuri magistrikraadi ning laialdast kogemust. Palusime auditi ajal toetuse saajal esitada turundusjuhtimise teenust pakkuva isiku CV ja haridust tõendava dokumendi koopia, kuid toetuse saaja keeldus sellest. Esitatud pakkumiste võrdlusest ilmneb, et toetuse saaja on põhjendamatult eelistanud edukat pakkujat, samuti ei ole tõendatud eduka pakkuja tegutsemine ning kompetentsus arhitektuurivaldkonnas. Arvestades esitatud pakkumusi, oleks pidanud EAS kontrollima, et kõigile pakkujatele läks samasugune lähteülesanne ning veenduma, et esitatud pakkumused ja dokumendid vastavad lähteülesandele. Auditi raames testiti 20 projekti kolme pakkumise olemasolu nõudeid, milledest puuduseid tuvastati 3-s: Meede TA&I Ettevõtlikkuse kasvatamine Loomemajandus KOKKU Testitud projekte (sh puudustega) 3 (0) 10 (1) 7 (2) 20 (3) Testitud kuluridasid (sh puudustega) 12 (0) 20 (5) 21 (9) 53 (14) Ülalpool loetletud kolmes projektis ei ole kulude tegemisel järgitud RHS § 3 sätestatud põhimõtteid, mistõttu esinevad mainitud puuduste osas Vabariigi Valitsuse 01.09.2014. a määruse nr 14325 § 21 (edaspidi tagasimaksete määrus) lõikes 2 toodud asjaolud, mille alusel lepingule eraldatavat toetust vähendatakse 10 protsenti, kui toetuse saaja, kes ei ole hankija riigihangete seaduse tähenduses, on rikkunud struktuuritoetuse seaduse § 26 lõikes 6 nimetatud kohustust. Sõltuvalt rikkumise raskusest võib kohaldada 1-, 5-, 25- või 50-protsendilist finantskorrektsiooni määra. Leiame, et rakendada tuleks 10 %-list määra. Kolme projekti mitteabikõlblikud kulud kokku on 6 342 eurot: • SFOS nr 2014-2020.5.01.16-0285 „MotionChart online tervisenõustamisplatvorm“ lepingu summast 9 000 eurot 10% ehk 900 eurot lugeda mitteabikõlblikuks; • SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0075 „Karli puidust prilliraamide eksport“ lepingu summast 39 570 eurot 10% ehk 3 957 eurot lugeda mitteabikõlblikuks; • SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ lepingu summast 14 850 eurot 10% ehk 1 485 eurot lugeda mitteabikõlblikuks. 23 Ühel pakkumusel olid loetletud tööd: positsioneering, teenusedisain, brändiarendus, tooteesitlus, sisuloome, veebipood + e-kirjad, kommunikatsioon, kokkus summas 21 150 eurot. Teisel pakkumisel loetletud tööde: CVI, veeb, veebipoe funktsionaalsus indikatiivne eelarve oli 20 000 eurot ning eduka pakkuja tööd: identiteet, veebipood, tooted, lookbook, imagofotod lookbook’i/kodulehele, videotutvustuse filmimine – kodulehele, pressiinfoks, olid kokku summas 49 902 eurot. Tegelikult teostas edukas pakkuja tööd: identiteet, imagofotod lookbook’i/kodulehele, videoklipi tootmine, tootefotod, veeb, tooted, 3D raamid kokku summas 39 570 eurot. 24 Kultuuriministri 30.12.2014.a. määruse nr 12 „Loomemajanduse tugistruktuuride, ühisprojektide ja ekspordivõimekuse arendamise toetamise tingimused ja kord“ §26 25 Perioodi 2014-2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord”, vastu võetud 01.09.2014, määrus nr 143. 14 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Risk RÜ-le: Kui RÜ JKS ei ole efektiivne, siis võidakse toetada mitteabikõlblikke kulusid. Mitteabikõlblikud kulud tuleb toetuse saajalt tagasi nõuda. Soovitused RÜ-le: 1. Kinnitada auditi käigus täiendatud kontrolliprotseduurid RHS § 3 nõuete kontrollimiseks ja kontroll-jälje tagamiseks. 2. Koostada põhimõtted, millest lähtuda hinnapakkumiste võtmisel erinevate teenuste hankimisel, sh hinnapakkumiste võtmine, tehtud valiku põhjendatus, miinimumnõuded kontroll-jälje tagamiseks jne (nagu arutatud 21.06.2018. a kohtumisel EAS-iga) ning kommunikeerida need nii kontrollijatele kui ka toetuse saajatele. Nõuda edaspidi piiriülese konkurentsi ärakasutamist – projekti nr 2014-2020.5.01.15-0118 „wknd2016“ näitel. 3. Selgitada töötajatele kontroll-lehtede täitmise loogika põhimõtteid. Tagada edaspidi asjakohane kontroll-jälg. 4. Tulenevalt tähelepanekust soovitame teha finantskorrektsioon 10%26 tähelepanekus toodud projektide ja summade osas27, kasutades kaalutlusõigust võib rakendada ka 25%-list finantskorrektsiooni. 5. Kontrollida uue kontroll-lehega üle meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kõik kulud, mis on üle 5 000 euro (järgides kulude summeerimise põhimõtteid). Puudustega projektides rakendada finantskorrektsiooni. 6. Menetleda lõpuni käesoleva auditi järelkontrolli projektid (RÜ kontrollis 24 projekti), kus on vajalikud täiendavad toimingud (vt lõpparuande lk 6 „Täiendavad toimingud seoses RÜ järelkontrolliga“). RÜ kommentaar: 1. EAS on saatnud 25.06 e-kirja teel audiitorile ja 29.06 e-kirja teel korraldusasutusele auditi käigus täiendatud kontrolliprotseduurid (kontroll-lehed) kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Korraldusasutuse poolt kooskõlastuse saamise järgselt kinnitab EAS uuendatud kontrolliprotseduurid ning rakendab need kõigile rakendatavatele meetmetele. EAS on täiendatud hinnapakkumiste võtmise põhimõtteid ja kontrollkohti kontroll-lehtedel, sh: • Eristasime kontroll-lehtedel kontrollinõuded RHS mõistes hankijatele ja mittehankijatele, et pöörata selgemat tähelepanu ka mittehankijate ostude kontrollimisele (kontroll toimub vastavalt kliendi tüübile). Samuti on lisatud kontrollküsimus, mille kohaselt tuleb ostude puhul soetusesummat ühe tarnija lõikes läbivalt kogu projekti ulatuses (sh juba väljamakstud toetuse summad); • Kontroll-lehtedele on lisatud pettuse ohu tunnused ja nende kontrollküsimused; • Täiendasime „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõimekuse arendamine“ osas kontroll-lehti, et lähteülesande ja hinnapakkumiste kontrollimine oleks selgelt eristatud (mõlemate kohustuslike lisadokumentide kontroll eraldi); • Täiendasime Loomemajanduse tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõimekuse arendamine“ taotlemise dokumente (projektiplaan on uuendatud ja juba kasutusel), taotluse tegevuste üksikasjalikuma informatsiooni saamiseks. 2. Vastavalt 21.06 toimunud kohtumisele koostasime põhimõtted, millest lähtuda hinnapakkumiste võtmisel erinevate teenuste (sh reisiteenused, disainlahenduste teenused) hankimisel, sh hinnapakkumiste võtmine, tehtud valiku 26 Perioodi 2014-2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord”, vastu võetud 01.09.2014, määrus nr 143 27 SFOS nr 2014-2020.5.01.16-0285 „MotionChart online tervisenõustamisplatvorm“ 900 eurot; SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0075 „Karli puidust prilliraamide eksport“ 3 957; SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ 1 485 eurot 15 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne põhjendatus, miinimumnõuded kontroll-jälje tagamiseks jne ning need on edastatud 29.06 korraldusasutusele kooskõlastamiseks. Kooskõlatuse järgselt planeerib EAS lisada oma veebi järgmised soovitused, kuidas osta teenust/asja läbipaistvalt. Teenuse/kauba hankimise korraldamine mittehankekohuslase puhul on oluline: • Toetus raha säästlik kasutamine; • Läbipaistvalt ja tagantjärgi kontrollitavalt hankimine, oluline on säilitada hinnapakkumist küsimise ja saamise dokumentatsioon ajaliselt loogilises järjestuses; • Kõikide pakkujate, sh potentsiaalsete, võrdne kohtlemine ehk kõikidele pakkujatele ühesuguse, võimalikult täpse ja detailse lähteülesande/pakkumiskutse esitamine • Olemasoleva konkurentsi (sh piiriülese) kasutamine ostmisel, konkurentsi edendamine, mh hinnapakkumiste küsimine väljas poolt Eestit; • Tehingute tegemine on keelatud seotud isikute vahel (tulumaksuseadus § 8 lõike 1 punktides 1–7 nimetatud seotud isikute vahel toimunud tehingute kulu). 3. Korraldusasutuse poolt uuendatud kontroll-lehe kooskõlastamise järgselt kinnitab EAS kontroll-lehed, rakendab neid kõigis rakendatavates meetmetes ning korraldab koolitused toetuste menetlejatele tuues koolitusel välja käesoleva auditi tähelepanekud, selgitades uuenenud kontroll-lehtede muudatusi ning vajalikke tegevusi kontrollküsimuste hindamisel/vastamisel. 4. EAS nõustub punktis 4 toodud tähelepanekutega ning selgitab juurde, et lisaks tähelepanekus viidatud puudusele jälgib EAS jooksvalt projektide kulgu, sh projektides seatud tulemuseesmärkide saavutamist. Sõltumata auditist on EAS algatanud mittevastavuse projektis nr 2014-2020.5.01.16-0285 „MotionChart online tervisenõustamisplatvorm“, kus projekti eesmärke pole saavutatud, peatanud väljamaksed projekti lõppedes 2017.a. septembris eesmärkide mittesaavutamise tõttu projektis nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ (lõppmakse ka pragu peatatud, kuna 2017.a. majandusaasta jooksul eesmärke ei saavutatud) ja on tuvastanud sama olukorra projektis nr 2014-2020.5.03.15-0075 „Karli puidust prilliraamide eksport“, kus tulemuste hindamine toimub 2018. a kohta 2019.aastal. Täpsemalt on eelviidatud projektide osas algatatud mittevastavuste sisu järgmine: • Projekti SFOS nr 2014-2020.5.01.16-0285 „MotionChart online tervisenõustamisplatvorm“ osas on mittevastavus algatatud novembris 2017.a. määruse tulemuskriteeriumite täitmata jätmise tõttu (puuduvad 2 töötajat nõutava palgaga). Ettevõtja tulemuskriteeriume ei ole täitnud, EAS on algatanud rikkumismenetluse, milles raames käsitleb ka auditis toodud tähelepanekut; • Projekti SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ on EASi audiitorid enne käesolevat auditit auditeerinud. Audit käsitles muuhulgas võimalikku seotust tehingu osapoolte vahel. Lisaks on toetuse saaja seatud tulemuseesmärkide saavutamine küsimuse all. 2017.a. sihttasemeks seatud ekspordikäivet ei ole saavutatud. Hetkel on antud projektiga seotud väljamaksed peatatud, kuni toetuse saaja tõendab projektis lubatud projekti tulemus- ja väljundinäitajad (hindamise aasta on 2018.a, mida saame kontrollida 01.02.2019). Toetuse saajale on välja maksmata toetust summas 21 446,31 eurot (otsustatud toetuse maht on 49 932,05, millest on välja makstud toetus summas 28 485,74 eurot). • Projekti SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0075„Karli puidust prilliraamide eksport“ projekt on lõppenud, kuid projekti tulemusekriteeriumite täitmist hindame 2018.a. kohta. 2017a.(vaheaasta) osas eesmärkide täitmine näitab, et toetuse saaja tulemuste saavutamine on planeeritust maha jäänud. 2018a. ekspordi müügitulu prognoositav sihttase on 87 825€, 2017a. on ettevõtja saavutanud ekspordi müügitulu 12 107€, mis näitab olulist 16 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne mahajäämust. EASi kogub 2018a. tulemuskriteeriumite sihttasemete osas järelaruandluse abil infot 2019.a. ja kui toetuse saaja ei saavuta tulemusi, rakendame vajadusel finantskorrektsiooni. • Kuna eesmärkide hindamine toimub pikema perioodi jooksul, algatab EAS käesoleva auditi raames välja toodud puuduste kohta analüüsi finantskorrektsioonide tegemiseks viidates otsustes ka eesmärkide täitmata jätmisega kaasnevale täiendavalt finantskorrektsioonile juhul kui projektides eesmärke ei saavutata. 5. EAS kontrollib uuendatud kontroll-lehte kasutades üle meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kõik kulud, mis on üle 5000 euro (järgides kulude summeerimise põhimõtteid) hiljemalt 31.01.2019. Vajadusel teostab puudustega projektide puhul finantskorrektsiooni. 6. EAS menetleb lõpuni auditi järelkontrolli projektid ja viib ellu vajalikud toimingud hiljemalt 31.01.2019. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev rakendusüksuses: 1. Soovitused 1 ja 2. Uuendatud kontrollprotseduuride kinnitamine ja rakendamine kõigile meetmetele. Vastutaja: Jana Abrossimova, tähtaeg: korralduseasutuse poolse kooskõlastuse järgselt, hiljemalt 23.07.2018 2. Soovitus 3. Uuendatud kontrollprotseduuride rakendamisega seotud töötajate koolitamine. Vastutaja Jana Abrossimova, tähtaeg: 24.09 (kuna tegemist on puhkuste perioodiga, teeme korduvad menetlejatele kohustuslikud koolitused juulis, augustis ja septembris); 3. Soovitused 4, 5 ja 6. Projektide täiendav kontroll, sh auditi käigus lõpliku seisukohata jäänud projektid ning valimist välja jäänud projektid, „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ projektides, vastutajad: Monica Hankov, Kristiina Niilits, Airi Vekmann, Kristo Kraanat; tähtaeg: 31.01.2019. Selgitame juurde, et võimalike finantskorrektsioonide otsused võivad jääda pikemale perioodile, kuid hiljemalt 31.01.2019 tuvastame, kas projektides esineb rikkumisi. Põhinõue 5 – Piisav kontroll-jälg Audiitorite hinnangul ei olnud rakendusüksuses tagatud piisav kontroll-jälg (kategooria II). Auditi toimingute käigus tuvastati puudusi kontrollitoiminguteks vajalikes dokumentides, vt tähelepanek 4.1. Seetõttu soovitame rakendusüksusel tagada piisav kontroll-jälg kõikide protsesside kohta. RÜ kommentaar: Rakendusüksuse kommentaarid, järeltegevused ja vastutajad piisava kontroll-jälje tagamiseks on toodud Põhinõude 4 kommentaarides. Põhinõue 7 – Asjakohased meetmed pettusevastaseks võitluseks Audiitorite hinnangul ei võimaldanud auditi ajal kasutusel olnud kontroll-leht tuvastada meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kulude kontrollis võimalikke pettuse kahtlusega kulusid. Auditi käigus kontroll-lehte täiendati ning RÜ tuvastas järelkontrollis iseseisvalt kulusid, kus võis olla pettuse kahtlus või tuli toetuse saajalt küsida täiendavaid selgitusi ja dokumente. Seetõttu on võimalik anda hinnang – II kategooria (JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud). Auditi järeltegevuste käigus tuleb RÜ-l üle kontrollida kõik auditeeritud meetme tegevuses olevad kulud, mis on üle 5000 euro. 17 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Oluline tähelepanek 7.1 – Meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kasutatud kontrollid ei taganud tõhusaid ja proportsionaalseid pettuse vastaseid meetmeid. RÜ-l tuleb rakendada tõhusaid ja proportsionaalseid pettusevastaseid meetmeid, arvestades kindlakstehtud riske28. Juhtimiskontrollide kavandamisel peab KA (nagu ka RÜ) arvesse võtma pettuseriske. Juhtkonnal ja töötajatel peaks olema piisavalt teadmisi pettustest, et kindlaks teha ohumärgid29. 2015. aastal toimus kõigis RÜ-des pettuse riskide hindamine. Riskid olid eelnevalt, kasutades erinevaid infoallikaid, KA poolt eeldefineeritud. Vastavalt esineda võivatele riskidele tuli RÜ-l välja pakkuda asjakohased kontrollid30. Kokkuvõtvalt hindas EAS, et riskid on maandatud asjakohaste kontrollidega31. Käesolev audit tuvastas, et riskide hindamise käigus väljatoodud riskide maandamiseks välja pakutud kontrollid ei ole alati toiminud ning ei saagi sellisel kujul efektiivselt toimida. Auditi käigus tuvastasid audiitorid juhtumeid (vt juhtumite detailset kirjeldust aruande Lisa 3), kus realiseerusid järgmised pettuse riskide hindamises välja toodud riskid32: 1. Risk „ER28“ – põhjendamatult vaid üks pakkumine (esitatud selgitused vaid ühe pakkumuse võtmiseks ei ole veenvad ning on tuvastatav, et tegelikkuses oleks saanud võtta võrdlevaid pakkumisi). EAS on riski maandava kontrollina maininud, et mittehankijate puhul tuleb küsida põhjendusi ja analüüsida. Projektis SFOS nr 2014- 2020.5.01.16-0285 „MotionChart online tervisenõustamisplatvorm“ (vt tähelepanek 4.1) olid põhjendused tõepoolest olemas, kuid need ei olnud asjakohased – tegelikult oleks saanud võtta võrreldavaid pakkumisi. 2. „Risk ER27“ - Pakkumused esitatakse vaid paberkandjal (risk avaldumisel puuduvad e-mailid, mis tõendaks, et pakkumisi on küsitud ja saadud - viitab fiktiivsetele pakkumistele). EAS on riski maandava kontrollina maininud, et mittehankijate puhul toimub kahetasandiline pakkumuste olemasolu kontroll vastavalt meetme määrusele (kontrollitakse vähemalt kolme omavahel sõltumatu pakkuja poolt koostatud ja sisu poolest võrreldavat hinnapakkumist). Risk on realiseerunud projektides: • SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ – puudusid pakkumiste küsimise ja saadud vastuste e-kirjad, puudus lähteülesanne; • SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“ – saadud pakkumiste e-kirjad olid väga tõenäoliselt toetuse saaja poolt manipuleeritud - esitatud pakkumiste kuupäevad on hilisemad kui e- kirjad, millega pakkumised esitati; • SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ – pakkumiste küsimise ja saadud pakkumuste e-kirjad olid väga tõenäoliselt toetuse saaja poolt manipuleeritud - pakkumuse on esitanud isik, kellelt pakkumust ei küsitud, esitatud pakkumuses on kirjeldatud täiendavaid tööülesandeid, mis erinevad lähteülesandest või lähteülesandest, mis esitati RÜ-le, lähteülesanne on koostatud isiku poolt, kellelt pakkumust küsiti ning üks pakkumus on adresseeritud lähteülesande koostajale, mitte aga toetuse saajale, ühe brändingu teenuse pakkuja Soome äriregistrikood on vigane; 28 Ühissätete määrus (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013) Art 125 lg 4 29 Euroopa Komisjoni “Juhised liikmesriikidele juhtimiskontrollide kohta” (Programmitöö periood 2014–2020) EGESIF_14-0012_02 final17/09/2015 30 Korraldusasutuse pettuse riskide hindamine programmperioodil 2014-2020, september 2015 31 Kokkuvõte struktuurivahendite pettuse riskide hindamise tulemustest Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuses 2015. aastal. Lisa 3_Hind tabel KA- le 32 Vt riskide täpsem defineerimine: Kokkuvõte struktuurivahendite pettuse riskide hindamise tulemustest Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuses 2015. aastal. Lisa 3_Hind tabel KA-le 18 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne • Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0116 „Euroopa riikides online disainmööbli- ja vabaajahoonete turule laienemine, fookusega Saksamaa“ – saadud pakkumiste e-kirjad olid väga tõenäoliselt toetuse saaja poolt manipuleeritud. Esitatud pakkumiste kuupäevad on hilisemad kui e-kirjad, millega pakkumised esitati. Lähteülesanne on koostatud isiku poolt, kellelt pakkumust küsiti. 3. „Risk ER26“ – Pakkumus on vaid ühesummaline (selle riski puhul ei ole aru saada, kuidas teenuse/töö maksumus saadud. Kuna ühikuhindasid ei saa võrrelda, viitab sellele, et hinnad on ülepaisutatud). EAS on riski maandava kontrollina maininud mittehankijate puhul toimuvat kahetasandilist pakkumuste olemasolu kontrolli vastavalt meetme määrusele (kontrollitakse vähemalt kolme omavahel sõltumatu pakkuja poolt koostatud ja sisu poolest võrreldavat hinnapakkumist). Risk on realiseerunud projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0054 „Videomäng-simulaatori eksport USA turule“ – eduka pakkuja pakkumus on üldsõnaline. Pakkumuses ega ka lepingus ei ole fikseeritud kui palju allalaadimisi võiks olla. Ühtlasi ei selgu, kuidas ja mis kanalites kavatseb edukas pakkuja kampaaniat läbi viia. 4. „Risk ER3“ – Kuludesse peidetakse muid kulusid või näidatakse kulusid tegelikust suuremana (koolituste/seminaride tunnihind on turu keskmisest oluliselt kallim - kaetakse omafinantseeringut). EAS on riski maandava kontrollina maininud kolme võrdleva pakkumise nõuet. Risk on realiseerunud projektides: • SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“ – tellitud tehniliste parameetritega kodulehte valmistatakse üle kahe korra odavamalt. Samade tegevuste (turundusstrateegia) eest on makstud erinevate tegevuste (bränding, koduleht, konsultant) all – topeltfinantseerimine; • SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ – tellitud tehniliste parameetritega kodulehte valmistatakse üle kahe korra odavamalt. 5. „Risk ER2“ – Projektis deklareeritavad andmed teostatud tegevuste/tööde/koolituste osas ei vasta tegelikkusele (1. tegevusi/töid/koolitusi tegelikkuses ei tehtud või tehakse väiksemas mahus kui ette nähtud, 2. sama maksumuse eest soetatakse/tehakse ka midagi muud). EAS on riski maandava kontrollina maininud kohapealset kontrolli (paikvaatlus), teenuse osutaja taustakontrolli ning teenuse osutaja valdkonna kontrolli Äriregistri andmete põhjal. Risk on realiseerunud projektides: • SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“ – toetuse saaja koduleht ei ole tehtud mahus, mida deklareeritakse. Stiiliraamatuga loodud logod, ettevõtte tunnuskirjastiilid, värvid ja kujundusnäited olid toetuse saaja poolt kasutusel juba projektiga alustades. Konsultatsioonikulude hüvitamise aruandes on tehtud töö alla arvestatud kohtumised kahe teise pakkumuse teinud konsultandiga; • SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ – toetuse saaja koduleht ei ole tehtud mahus, mida deklareeritakse; • Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0116 „Euroopa riikides online disainmööbli- ja vabaajahoonete turule laienemine, fookusega Saksamaa“ – logode loojana on toetuse saaja FB kodulehel nimetatud hoopis kolmandat isikut; • SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0054 „Videomäng-simulaatori eksport USA turule“ – stiiliraamatus puudusid logode mõõdud ja kirjeldus, kuidas sümboolikat kasutada. Tunnuskirjastiilid ei ole piisavalt defineeritud. Puudub kindlus, et etteantud allalaadimiste arv saavutati. Pettuse kahtlusega projektide kokkuvõte: Projekti SFOS nr Auditi ulatuses olnud Projekti abikõlblik mittevastav kulu kokku abikõlblik kulu 19 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne 2014-2020.5.03.16-0116 „Euroopa riikides online disainmööbli- ja 53 891 13 500 vabaajahoonete turule laienemine, fookusega Saksamaa“ 2014-2020.5.03.15-0054 „Videomäng-simulaatori eksport USA turule“ 70 175 44 620 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ 70 999 34 000 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Soome turule sisenemine“ 70 442 38 830 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi 14 850 9 900 arendamine“ KOKKU 280 356 140 850 Ülaltoodud projektid tõendavad, et kuigi kõigil juhtudel olid olemas kolm pakkumist, ei ole need piisavaks kontrolliks maandamaks ülaltoodud riske. Kolm pakkumist ei anna kindlustunnet, kas teenuseid tegelikkuses pakuti või pakuti oluliselt vähemas mahus kui deklareeritakse. Koolituste, nõustamis- ja konsultatsiooniteenuste ning analoogsete kulude puhul ongi tavalisest kõrgem risk, et töid ei ole tegelikult teostatud sellises mahus nagu näidatakse, rahastamist taotletakse juba tehtud kuludele või üritatakse kulusid paisutada ning ka paikvaatlus ei pruugi võimalikke puudusi tuvastada. Kulude paisutamise riski „ER3“ kontrolli tõhusust (kolme pakkumise võtmine) on ka RÜ ise hinnanud madalaks, vastates riskide hindamise tööpaberis olnud küsimusele: „Kui kindel oled kontrolli tõhususes?“, et kindluse aste on madal. Arvestades auditeeritud tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kulude iseloomu – ostetavad teenused on seotud intellektuaalse / kunstilise väärtusega, on selliste kulude tegemiseks võetud hinnapakkumiste objektiivne võrdlemine keeruline. Mitmed toetatavad tegevused on sellised, mille toimumises või tegelikus toimumise ajas ning mahus ei ole võimalik veenduda ega ka hiljem paikvaatluse käigus kontrollida (ärikohtumised, -konsultatsioonid, lähteülesandes kirjeldatud tegevuste tegelik vajadus jne). Audiitorite hinnangul ei saa aktsepteerida, et riskid jäävadki maandamata. Lähtudes ülaltoodust täiendas RÜ kontroll-lehti ning testis valimipõhiselt, kas täiendatud kontroll-lehed võimaldavad mittevastavaid kulusid tuvastada (vt aruande A-osa punkt 1 läbiviidud auditi toimingud). Üldjoontes RÜ kontroll toimis, mistõttu võib anda hinnangu, et täiendatud kontrollisüsteem on toimiv, kuid mõningad parandused on vajalikud. Risk RÜ-le: Mitteasjakohaste riskide maandamismeetmete rakendamisel ei ole RÜ suuteline tuvastama mitteabikõlblikke kulusid või tegema seda õigeaegselt ohustades seeläbi meetme rakendamist tervikuna. Risk on seotud olulise finantsmõju tekkimisega nii RÜ-le kui ka toetuse saajatele. Mitteabikõlblikud kulud tuleb toetuse saajalt tagasi nõuda. Soovitused RÜ-le: 1. Tulenevalt tähelepaneku punktidest 1-5 soovitame RÜ-l: a. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ veenduda, et Parisietta OÜ kaudu turundusjuhi ülesandeid täitnud isikul oli vastav kvalifikatsioon ning makstud töötasu oli mõistlik (võrreldav teiste pakkujatega). Toetuse saajal paluda esitada turundusjuhi CV, haridust tõendava dokumendi koopia, viimaste tööde referentsid ning Parisietta OÜ-lt pakkumise küsimise e-kiri ja saadud pakkumise e-kiri. Juhul kui: • turundusjuhil puudus vastav kvalifikatsioon ja kogemus või toetuse saaja ei esita pädevust tõendavaid dokumente, rakendada finantskorrektsiooni 100% kogu projektile seoses valeandmete esitamisega; • toetuse saaja ei esita Parisietta OÜ-lt pakkumise küsimise e-kirja ja saadud pakkumise e-kirja siis rakendada turundusjuhi teenusele finantskorrektsiooni RHS § 3 nõuete mitte järgimise pärast; • analüüsi tulemusena EAS leiab, et turundusjuhile makstud töötasu ei olnud mõistlik, siis rakendada turundusjuhi teenusele vastavat finantskorrektsiooni. 20 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne b. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“ veenduda, et kõik tööd on teostatud sellises mahus nagu toetuse saaja väitis. Vajadusel kaasata eksperdid. Toetuse saajal esitada autentsed pakkumiste küsimise ja saadud vastuste e-kirjad. EAS peab veenduma, et toetuse saaja ei ole e- kirju modifitseerinud. Küsida toetuse saaja pangakontode väljavõtted, et tuvastada, kas tööde teostajad maksid toetuse saajale ülepaisutatud kulu tagasi. Juhul kui ilmneb, et tegu on pettusega või toetuse saaja ei täida soovituses toodud tegevusi, rakendada finantskorrektsiooni 100% kogu projektile seoses valeandmete esitamisega; c. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ veenduda, et kõik tööd on teostatud sellises mahus nagu toetuse saaja väitis. Vajadusel kaasata eksperdid. Toetuse saajal esitada autentsed pakkumiste küsimise ja saadud vastuste e-kirjad. EAS peab veenduma, et toetuse saaja ei ole e-kirju modifitseerinud. Küsida toetuse saaja pangakontode väljavõtted, et tuvastada, kas tööde teostajad maksid toetuse saajale ülepaisutatud kulu tagasi. Juhul kui ilmneb, et tegu on pettusega või toetuse saaja ei täida soovituses toodud tegevusi, rakendada finantskorrektsiooni 100% kogu projektile seoses valeandmete esitamisega; d. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0116 „Euroopa riikides online disainmööbli- ja vabaajahoonete turule laienemine, fookusega Saksamaa“ veenduda, et kõik tööd on teostatud sellises mahus nagu toetuse saaja väitis. Vajadusel kaasata eksperdid. Toetuse saajal esitada autentsed pakkumiste küsimise ja saadud vastuste e-kirjad. EAS peab veenduma, et toetuse saaja ei ole e-kirju modifitseerinud. Küsida toetuse saaja pangakontode väljavõtted, et tuvastada, kas tööde teostajad maksid toetuse saajale ülepaisutatud kulu tagasi. Juhul kui ilmneb, et tegu on pettusega või toetuse saaja ei täida soovituses toodud tegevusi, rakendada finantskorrektsiooni 100% kogu projektile seoses valeandmete esitamisega; e. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0054 „Videomäng-simulaatori eksport USA turule“ veenduda, et: • allalaadimiste arv vastas lähteülesandes toodud allalaadimiste arvule; • veenduda, et brändingu raames eduka pakkuja poolt teostatud tööd on kõik ka tegelikult teostatud ning makstud hind oli mõistlik; • küsida toetuse saaja pangakontode väljavõtted, et tuvastada, kas tööde teostajad maksid toetuse saajale ülepaisutatud kulu tagasi. Juhul kui ilmneb, et tegu on pettusega või toetuse saaja ei täida soovituses toodud tegevusi, rakendada finantskorrektsiooni 100% kogu projektile seoses valeandmete esitamisega. 2. Kontrollida uue kontroll-lehega üle meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kõik kulud, mis on üle 5 000 euro (järgides kulude summeerimise põhimõtteid). Puudustega projektides rakendada finantskorrektsiooni. 3. Analüüsida, millistes meetmetes või tegevustes võiks leiduda mittehankijate kulusid, mis on üle 5 000 euro (järgides kulude summeerimise põhimõtteid). Testida uue kontroll-lehega valimipõhiselt neid kulusid. Puudustega projektides rakendada finantskorrektsiooni. 4. Kehtestada seiresüsteem, tagamaks, et tulevikus suudetakse tuvastada pettuse indikaatoreid, hälbeid tavapärasest praktikast või protsessist. Pettuse indikaatorid tuleb integreerida kontroll-lehtedele ja seeläbi läbi viia täiendavad kontrollitoimingud. 5. Täiendada kontroll-lehte, lisades küsimused pettuse tuvastamiseks. 6. Avaldada EAS-i kodulehel kergesti leitav üleskutse teavitada rikkumistest ja pettustest. Praegu selline üleskutse puudub. 21 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne RÜ kommentaar: 1. Lisame kommentaarid konkreetsete projektide osas tehtud soovitustele: a) Projekti SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ on EASi audiitorid auditeerinud. Audit käsitles muuhulgas võimalikku seotust tehingu osapoolte vahel. Lisaks on toetuse saaja seatud tulemuseesmärkide saavutamine küsimuse all. 2017. a sihttasemeks seatud ekspordikäivet ei ole saavutatud. Hetkel on antud projektiga seotud väljamaksed peatatud, kuni toetuse saaja tõendab projektis lubatud projekti tulemus- ja väljundinäitajad (hindamise aasta on 2018. a, mida saame kontrollida 01.02.2019). Toetuse saajale on välja maksmata toetust summas 21 446,31 eurot (otsustatud toetuse maht on 49 932,05, millest on välja makstud toetus summas 28 485,74 eurot). b) Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 OÜ Valge „Sisenemine Soome turule“ küsib EAS toetuse saajalt täiendavad selgitused, viib läbi täiendava kontrolli ning algatab vajadusel toetuse tagasinõudmise. c) Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 BT Style OÜ „Soome turule sisenemine“ küsib EAS toetuse saajalt täiendavad selgitused, kaasab eksperdi, viib läbi täiendava kontrolli ning algatab vajadusel toetuse tagasinõudmise. d) Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0116 Tiny House OÜ/Borealis OÜ „Euroopa riikides online disainmööbli- ja vabaajahoonete turule laienemine, fookusega Saksamaa“ tunnistas toetuse saaja seaduslik esindaja ja projektijuht EAS-ile pakkumiste saamise e-kirja võltsimist. Algatatud on RÜ poolt mittevastavus ja tagasinõue. e) Projekti nr 2014-2020.5.03.15-0054 Rock Crow OÜ „Videomäng-simulaatori eksport USA turule“ osas on RÜ tuvastanud, et projektis ei ole saavutatud tulemuskriteeriumeid - nii 2016. kui 2017a. ekspordi müügitulu puuduvad, kaalumisel on võimalik finantskorrektsioon eesmärkide mittesaavutamise tõttu, mida saab teha 2019. a, mil tulemuskriteeriumite sihttase 2018. a kohta on selgunud. f) Kuna eesmärkide hindamine toimub pikema perioodi jooksul (projektid punktides a ja e), algatab EAS käesoleva auditi raames välja toodud puuduste kohta analüüsi finantskorrektsioonide tegemiseks viidates otsustes ka eesmärkide täitmata jätmisega kaasnevale täiendavalt finantskorrektsioonile juhul kui projektides eesmärke ei saavutata. 2. EAS kontrollib uuendatud kontroll-lehte kasutades üle meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ kõik kulud, mis on üle 5000 euro (järgides kulude summeerimise põhimõtteid) hiljemalt 31.01.2019..Vajadusel teostab puudustega projektide puhul finantskorrektsiooni. 3. EAS rakendab uuendatud kontroll-lehti kõigile meetmetele ning viib läbi riskide hindamise ja paneb paika valimipõhimõtted neis meetmetes või tegevustes, milles sisalduvad mittehankijate kulud ning testib neid uuendatud kontroll-lehe alusel. EAS juhib tähelepanu, et meetmetes, milles mittehankijatel on kohustus hinnapakkumised esitada juba toetuse taotlemise ajal, on taotlejale võimalik vastavatele puudustele juhtida tähelepanu enne, kui need on reaalselt tehtud tegevusteks/kuludeks saanud. Sellisel juhul on taotlejal võimalik parandusi sisse viia. 4. Vastused audiitorile soovitustele 4 ja 5. EAS on saatnud 25.06 e-kirja teel audiitorile ja 29.06 e-kirja teel korraldusasutusele auditi käigus täiendatud kontrolliprotseduurid (kontroll-lehed) kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Korraldusasutuse poolt kooskõlastuse saamise järgselt kinnitab EAS uuendatud kontrolliprotseduurid ning rakendab need kõigile rakendatavatele meetmetele. Muuhulgas on kontroll-lehtedele lisatud ka pettuse ohu indikaatorid ja vastavad kontroll-küsimused võimalike pettuste tuvastamiseks. Lisaks on EASis eraldi järelvalve töötaja, kelle töö sisuks on analüüsida ja uurida võimalikke pettusi (kahtluse korral edastatakse pettustega seotud mittevastavused uurimiseks viidatud järelevalve üksuse töötajale). 6. EAS on kaalunud soovitust ning loob vihjeliini, millele saab teavitada rikkumistest ja pettustest. 22 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev rakendusüksuses: 1. Soovitus 4. ja 5. Uuendatud kontrollprotseduuride kinnitamine ja rakendamine kõigile meetmetele. Vastutaja: Jana Abrossimova, tähtaeg: korralduseasutuse poolse kooskõlastuse järgselt, hiljemalt 23.07.2018 2. Soovitused 4 ja 5. Uuendatud kontrollprotseduuride rakendamisega seotud töötajate koolitamine. Vastutaja Jana Abrossimova, tähtaeg: 24.09 (kuna tegemist on puhkuste perioodiga, teeme korduvad menetlejatele kohustuslikud koolitused juulis, augustis ja septembris); 3. Projektide täiendav kontroll, sh auditi käigus lõpliku seisukohata jäänud projektid ning valimist välja jäänud projektid, „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ projektides, vastutajad: Monica Hankov, Kristiina Niilitis, Airi Vekmann; tähtaeg: 31.01.2019. Selgitame juurde, et võimalike finantskorrektsioonide otsused võivad jääda pikemale perioodile, kuid hiljemalt 31.01.2019 tuvastame, kas projektides esineb rikkumisi. 4. EAS vihjeliini, millele saab teavitada rikkumistest ja pettustest. Vastutaja: Kristo Kraanat, tähtaeg: 01.10.2018 4. Soovitus 1, 2 ja 3. Projektide täiendav kontroll, sh: o auditi käigus lõpliku seisukohata jäänud projektid ning valimist välja jäänud projektid, „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ projektides; o teistes EAS rakendatavates meetmetes, kus esineb mittehankijate kulusid (eelnevalt riskide analüüs, valimi koostamine ja seejärel kontroll uuendatud kontroll-lehe alusel) o vastutajad: Monica Hankov, Kristo Kraanat, Kristiina Niilits, Airi Vekmann ja Birgit Nigulas (muude mittehankijate meetmete riskianalüüs ja valimi põhimõtete väljatöötamine); tähtaeg: 31.01.2019. Selgitame juurde, et võimalike finantskorrektsioonide otsused võivad jääda pikemale perioodile, kuid hiljemalt 31.01.2019 tuvastame, kas projektides esineb rikkumisi. 23 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne LISA 1 – Koondhinnang rakendusüksuse JKS-ile Põhinõue Kategooria I Kategooria II Kategooria III Kategooria IV Põhinõue 3. Asjakohane info ja strateegia X toetuse saajatele juhiste andmiseks Põhinõue 4. Piisavad ja asjakohased juhtkonna X kontrollid Põhinõue 5. Piisav kontroll-jälg x Põhinõue 7. Asjakohased meetmed X33 pettusevastaseks võitluseks Koondhinnang rakendusüksuse JKS-ile X 33 Meetme „Loomemajanduse arendamine“ tegevuses „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõime arendamine“ on kontrollisüsteemi auditi ajal oluliselt täiendatud 24 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne LISA 2 – Loomemajanduse kaasused 1. Tähelepanekus 4.1 mainitud projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0104 „OÜ Indrek Näkk Arhitektuuribüroo ekspordi arendamine“ osteti turundusjuhtimise teenust firmast Parisietta OÜ. Teenust osutas juhatuse liige. Toetuse saaja väitis, et pakkumised võeti talle teadaolevalt arhitektuurivaldkonnas tegutsevatelt turundusjuhtimise teenust pakkuvatelt ettevõtetelt. Internetist leitava info põhjal töötab teenust osutanud isik igapäevaselt restoranide/kohvikute turundusjuhina. Projektis puudus info tema arhitektuuri- ja turundusalase hariduse ja töökogemuse kohta samas kui toetuse saaja nõudis ühelt pakkujalt töötajate referentside esitamist. Näiteks üks pakkumuse teinud isik omas nii ärijuhtimise kui ka arhitektuuri magistrikraadi ning laialdast vastavat kogemust. Lähtudes ülaltoodust on toetuse saaja põhjendamatult eelistanud edukat pakkujat, samuti ei ole tõendatud eduka pakkuja tegutsemine ning kompetentsus arhitektuurivaldkonnas. Võetud pakkumisi on kasutatud õigustusena maksta edukale pakkujale samas suurusjärgus tasu nagu üks kõrgelt kvalifitseeritud pakkuja küsis. Teenuse pakkuja, Parisietta OÜ, viimased aastakäibed enne pakkumise esitamist olid sisuliselt olematud: 2013. a. 20 788 eurot, 2014. a. 4000 eurot ja 2015. a. 0 eurot, millest võib järeldada, et tegemist ei ole aktiivselt turul tegutseva ettevõttega. 2. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“ toetati brändingu teenust, veebilehe loomist ning konsultatsioone ja turu tegevusi. EAS-is olnud lähteülesannetel puudusid kuupäevad, paljudel pakkumistel samuti. Toetust saanud isiku tegevusala on disaininõustamine ja bränding. Aastatel 2010 kuni 2016 on ta esitanud erinevates struktuuritoetust saanud projektides arveid kokku summas 195 544 eurot. Oma Facebook (FB) kodulehel on toetuse saaja 10.09.2015. a. postitanud: „Loomemajanduse valdkonnas tegelevatele on saabunud hea uudis. Äsja avanes EAS uus meede mille raames toetatakse erinevaid välisturule sisenemise tegevusi, s.h. brändingu konsulteerimine., identiteedi loomine, kommunikatsioonivahendite disain, kodulehed, jne. Kõik juhuslikult meie teenused: www.valgecreative.com. Valge Creative tiim aitab ka ekspordiplaani koostamise ja toetusmeetme taotluse vormistamisega.“ Nagu ülalpool mainitud, otsustas EAS toetada brändingu teenust isikule, kes pakub ise brändingu teenust. Brändingu teenus. Lähteülesande kohaselt tuli pakkumused esitada 20.04.2016. a. ning tööd teostada 25. aprill - 31. mai. Esitatud e-kirjade järgi esitati pakkumised alles 1. juuni – 10. juuni. Väljavalitud pakkuja lubas teha brändiarenduse 9000 euroga ning stiiliraamatu 6000 euroga, lisandus käibemaks. Brändiarendus oli oma sisult põhitõdede koolitus, kuidas luua bränd. Esitatud materjalidest jääb arusaamatuks, kuidas toetatud brändiarendus aitas reaalselt kaasa Soome turule sisenemisele. Stiiliraamat peaks kindlasti endas sisaldama: põhilogo, logo versioone; logo kaitstud ala, minimaalset suurust; ettevõtte tunnusvärve; ettevõtte tunnuskirjastiili; kujundusnäiteid34. Toetuse saaja logo, mis stiiliraamatuga üle anti, oli toetuse saaja poolt juba suhtluses EAS-iga kasutusel. FB-s on seda kasutatud fotona juba 18.11.2015. a ning ka pakkumiste küsimisel, aprillis 2016, oli uus logo kasutusel. Ettevõtte tunnuskirjastiil, värvid ja kujundusnäited olid samuti kasutusel enne stiiliraamatu koostamist. Projekti abikõlblikkuse periood algas 1.11.2015. a. Toetuse saaja selgitas auditi ajal järgmist: „Sama Valge logo modifikatsioonid olid suuremal või vähemalt määral varem olemas ja kasutuses paralleelselt erinevate teiste versioonidega. Meil oli vaja selgust - mis toimib ja mis mitte. See on brändingu osa. Niisiis, EAS projekti raames me polnud kindlad kas vajame just täiesti uut logo kuid olime kindlad et vajame stiiliraamatut, s.t. logo/identiteedi arendust(*vt. allpool pakkumise päringu tekst). Ehkki tegeleme sama asjaga ka ise siis EAS-ile sai ka selgitatud, et enda identiteedi arenduse soovime just tellida väljastpoolt kujundajalt - et saaks värske vaate ja teistsuguse käekirja kui meie enda oma.“ Audiitorite hinnangul 34 „Firmagraafika loomine ettevõttele Kingitooja OÜ“ Eesti Ettevõtluskõrgkool Mainor, Loomemajanduse õppetool, Graafilise disaini kõrvaleriala lk 15 25 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne on toetuse saaja taotlemisel ja kuludokumentide esitamisel varjanud, et tellitud stiiliraamatu elemendid olid enne tellimist juba olemas. Toetuse saaja oleks pidanud selle oma ülesande püstituses fikseerima. Veebilehe loomise lähteülesandes oli mh kirjas, et soovitakse ka üldise veebiturunduse strateegia väljatöötamist ja kirjeldust. Palusime see toetuse saajal esitada. Toetuse saaja väitis, et konkreetset kirjeldust ei koostatud. Strateegia väljendus järgmises: „Antud päringu puhul oli peaeesmärk - Valge Creative uue kodulehe loomine. Internetistrateegia arutelud ja otsused olid sisendiks uue kodulehe loomisel ja ka nende teostumise tõestuseks ongi toimiv koduleht. Eraldi koosolekute seeriana samaaegselt sai ka välja töötatud Valge Creative internetistrateegiline inbound-kampaania, kuid see ei rakendunud töösse kuna lõppude lõpuks valisime teised meetmed klientideni jõudmiseks. Ka see otsus oli muuhulgas internetistrateegia arutelude tulemus. Kuidas veebilehe koostaja rakendas strateegiat? Kogutud know-how ja koosolekute tulemusena valmisid uue kodulehe ülesehitus, sisuvalik ja mock-upid mis arvestavad potentsiaalsete targetite eelistusi. Näiteks üks meiepoolne nõue ja eesmärk kodulehe teostamisel ning internetistrateegia arutelude tulemus oli see, et koduleht peab mõjuma “koduselt” just eelkõige ravimifirmade töötajatele. Sellest strateegiast lähtuvalt sai valitud kodulehe ülesehitus, värvikeel, elemendid. Osaliselt on see muidugi tunnetuslik kuid ka täiesti võrreldav kui kõrvutada teiste health lehtedega.“ Toetuse saaja esitas auditi ajal pakkumuste küsimise ja saadud vastuste e-kirjad pdf kujul. Ilmnes, et EAS-ile esitatud pakkumuste kuupäevad on hilisemad kui väidetavad pakkumuste esitamise e-kirjad35, seda kinnitavad ka failide properties andmed. Võrreldes internetis leiduvaid veebilehtede hinnakirju, siis ilmneb, et tellitud parameetritega veebilehe loomine maksab umbes 5 700 eurot36, EAS-ile deklareeriti abikõlblikuks kuluks 13 000 eurot. SFOS-i andmetel on samalt firmalt lisaks tellitud veebilehe abikõlblikke kulusid summas 5 500 eurot ning turunduskampaania abikõlblikke summas 6 500 eurot. Lähteülesandest jääb mulje, et kodulehel (http://www.valgecreative.com/home/) saab olema palju erinevat informatsiooni, kuid tegelikkuses on enamus viiteid (linke) tühjad. Audiitorite hinnangul on risk, et lisaks üldise veebiturunduse strateegia väljatöötamise ja kirjeldus puudumisele ei ole ka kodulehe tööd teostatud vastavalt lähteülesandele, mistõttu kodulehe tegelik maksumus võib olla oluliselt madalam kui 5 700 eurot. Kodulehe värvikeel pidi lähtuma stiiliraamatust (vt stiiliraamatu lk 23 ikoonid, lk 35-36 internetilehekülg) ning osaliselt oli see olemas juba enne stiiliraamatu loomist. Seega maksti sama kodulehe stilistika (värvikeel, elemendid jne) kinni kaks korda - stiiliraamatu loomisel ning veebilehe tellimisel. Konsultatsiooni teenus oli vajalik, et minna Soome turule. Lähteülesande järgi tuli konsultandil luua Soome kõige jõukamate klientide loend – seda ei loodudki. Lähteülesande järgi pidid toimuma kohtumised ärijuhtide, turunduse otsustajatega jne, kontseptsiooni tutvustamine potentsiaalsetele klientidele. Oodatavad töö tulemused olid erinevad koosolekud. Konsultatsiooni teenuse pakkumised võeti Soome firmadelt. Üks pakkujatest oli viidanud veebilehele (www.healthsocial.fi), mis ei ole kasutusel ja tõenäoliselt ei ole kunagi olnud kasutusel. Antud pakkuja omab ka FB lehte (https://www.facebook.com/healthsocial/), millest ilmneb, et tegu on hobiblogijaga. Toetuse saaja soovis aga leida klientideks suuri ravimifirmasid. Konsultatsioonikulude hüvitamise aruandes on tehtud töö alla arvestatud kohtumised kahe teise pakkumuse teinud konsultandiga, sh healtsocial.fi pakkujaga. Konsultatsiooni teenust pakkunud isik oli ise võlgnik – toetuse saaja pidi tehtud tööde eest tasuma inkasso firmale. Konsultanditeenuse maksekorralduse fail ei avanenud. Arvestades juba puudusi brändiarenduse ja veebilehe teenuse tellimusel, näeme riski, et konsultatsiooni teenus oli samuti osaliselt või täielikult fiktiivne. Ajaskaalal toimus konsultandi töö enamuses mais ning juuni alguses, enne brändingu teenuse sisseostu juuni alguses. 20.06.2016. a. toimunud brändingu arendamise koosolekul on fikseeritud, et eesmärk on saada Soomes üks suur püsiklient (koosoleku lk 3). Lisaks on antud projektis tellitud veel ka Soome turu uuring ja analüüs abikõlblikkuse summas 2500 eurot. SFOS-i andmetel on konsultandi teenuste eest kokku makstud 22 020 eurot. Toetuse saaja on ise väitnud, et brändingu teenus oli vajalik, sest oli vaja selgust – mis toimib ja mis mitte. Seega on toetatud sama teadmist mitu korda – 35 Kubla Oy pakkumus 12.7.2016. a., e-kiri 29.06.2016.a.; WWW Marketing OÜ pakkumus 8.07.2016.a., e-kiri 28.06.2016. a. 36 https://www.artmedia.ee/kodulehe-hinnaparing/ 26 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne brändingu ja konsultandi teenusena. Kõigi nende erinevate teadmiste ja veebilehe loomise hinnaks on kokku abikõlblik summa 70 441,5 eurot. Osade esitatud failide metaandmed on vastuolulised. Veebilehe pakkumiste failid on loodud hiljem kui e-kirjad, millega pakkumised saadeti, mistõttu võivad e-kirjad olla võltsitud. Auditi käigus selgus, et nii projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ kui ka SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“ on sama tegevjuht – Indrek Anepaio. 3. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 „Soome turule sisenemine“ toetati brändingut, veebilehe loomist ning konsultandi teenust (konsultandi teenus ei olnud käesoleva auditi ulatuses). Väljavalitud pakkuja lubas teha brändiarenduse 11 500 euroga, stiiliraamatu 6000 euroga ning esitlusmaterjalid 3500 euroga, lisandus käibemaks. Edukas pakkuja oli sama, mis ülalmainitud projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 Mõlema projekti brändingu protsessis on arutatud samu teemasid37. Üheks brändingu teenuse pakkujaks oli projektis SFOS nr 2014- 2020.5.03.003.01.15-0046 toetust saanud isik. Brändingu lähteülesanne küsiti toetuse saajalt alles auditi ajal. Pakkumiste manipuleerimist tõendavad järgmised leiud: a. Üks brändingu teenuses pakkumuse teinud isik, Fiander Graphics Oy, on lisanud pakkumisele selgituse, kus on märgitud ka Adwords jne kampaaniate läbiviimist. Lähteülesandes aga sellist tööd ei küsitud. Toetuse saaja esitas e-kirja, et Fiander Graphics Oy on pakkumise teinud, kuid puudub e-kiri, mis tõendaks, et Fiander Graphics Oy-lt on pakkumist üldse küsitud; b. Toetuse saaja saatis brändingu pakkumuse küsimise mh aadressile: [email protected]. Antud isik pakkus käesolevas projektis konsultandi teenust nagu ka projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046, kuid brändingu teenuses ta pakkumist ei teinud. Veebilehe teenuse pakkujad on kõik samad, mis projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046. Veebilehe loomise lähteülesande doc fail-i koostaja on projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 toetust saanud juriidilise isiku juhatuse liige (Jüri Orgusaar). Väljavalitud pakkuja pakkumuses (lk5) on kliendina nimetatud projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 toetust saanud isikut ja selle juhatuse liiget (Jüri Orgusaar). Palusime ühel veebitööde pakkujal (Kubla OY) esitada nende pakkumuse ja pakkumuse küsimise e-kiri. Kahjuks oli neil esitada vaid neile laekunud pakkumus pdf kujul, mis aga erines doc faili pakkumiskutsest, mis oli esitatud EAS-i. Käesolevas projektis sooviti samuti veebiturunduse strateegia väljatöötamist ja kirjeldust. Seda ei ole koostatud. Veebilehe lähteülesanne on sisuliselt sama, mis projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046. Tellitud parameetritega veebilehe loomine maksab umbes 5 700 eurot38, EAS-ile deklareeriti hinnaks 14 500 eurot. Tööde teostamise aeg pidi lähteülesande järgi olema juuni algus kuni september, kuid pakkumised on koostatud juulis. Seetõttu tekib kahtlus tööde tegeliku teostamise aja osas ning tehtud tööde ulatuses. Lisaks telliti veebilehe koostanud firmalt turundusteenuseid abikõlblikus summas 8000 eurot. Auditi ulatuses ei olnud konsultandi teenus, kuid esitatud materjalidest ilmneb, et konsultandi teenust pakkus sama isik, kes projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046. SFOS-i andmetel on arve aga väljastatud kolmanda isiku poolt. Puudub selgus, miks EAS on aktsepteerinud kolmanda isiku arvet. Osade esitatud failide metaandmed ning detailid on vastuolulised. Veebilehe eduka pakkuja pakkumisel puudub kpv, kuid properties järgi on fail loodud 4.10.2016. a., pakkumise edastamise e-kirja kpv on aga 1.07.2016. a. Valge.org brändingu pakkumise kpv on properties järgi 19.10.2016. a., kuid e-kiri on saadetud 14.06.2016. a. 37 Projekti SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0106 workshop nr 8, 27.09.2016. a. Projekti SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 workshop nr 9, 31.07.2016. a. 38 https://www.artmedia.ee/kodulehe-hinnaparing/ 27 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne 4. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.16-0116 „Euroopa riikides online disainmööbli- ja vabaajahoonete turule laienemine, fookusega Saksamaa“ toetati brändingu teenust. Väljavalitud pakkuja, isik, kes sai toetust projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 „Sisenemine Soome turule“, lubas teha brändiarenduse 10 000 euroga, stiiliraamatu 3500 euroga, lisandus käibemaks. EAS-ile esitatud pakkumise lähteülesande koostaja on faili properties järgi edukas pakkuja, Jüri Orgusaar (projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.003.01.15-0046 toetust saanud isiku juhatuse liige). Lähteülesanne on koostatud 3.06.2016. a. ning samal päeval on ka pakkumisi küsitud. Brändingu tegevuste tõestusena on EAS-ile esitatud fotod. Fotodel on kujutatud brändingu koosoleku läbiviimist juba 31.03.2016. a. Projekti abikõlblikkuse periood algas 21.03.2016. a. Toetuse saaja FB kodulehel (https://www.facebook.com/jaanusorgusaardesign/) on toetuse saaja uue logo kommentaaris kirjas – „Jaanus Orgusaar Disain Uus logo by Janek Murd“. Stiiliraamatu ja esitatud arvete järgi pidi selleks olema Valge.org. EAS tuvastas auditi ajal, et toetuse saaja on võltsinud pakkumiste küsimise ja saadud pakkumiste e-kirju. 5. Projektis SFOS nr 2014-2020.5.03.15-0054 „Videomäng-simulaatori eksport USA turule“ on toetatud uue toote brändi väljatöötamist ja internetis meediakampaania teostamist. Brändi väljatöötamise lähteülesande järgi vajati kahte erinevat, omavahel mitteseotud korporatiivset identiteeti: • Ettevõttele tuli luua logo ja identiteet (kodulehe baaskujundus; ettevõtte blanketi baaskujundus; ettevõtte nimekaardi baaskujundus); • Videomängule tuli luua identiteet (“CoverArt”- analoogne filmiplakatitega; sotsiaalmeedia avatari baaskujundus (lähtubCoverArt’st). Pakkumiste briifimise käigus ülesanne täpsustus ning edukas pakkuja lubas oma pakkumuses koostada visuaalse identiteedi, logod, stiiliraamatu ning videomängu cover art’i koos väljunditega. Koostatud materjalide põhjal näeme riski, et tööd ei ole teostatud sellises mahus nagu lubatud. • Ettevõttele on loodud logo, logo värvide kirjeldused, nimekaardil kasutatavad šriftid, kirjablanketi logo koos joonealuse märkuse šriftiga, kodulehe kujunduselemendid, Instagrami, Twitteri, Pinterest avatarid. o Puudusid logo mõõdud, kirjeldus, kuidas sümboolikat kasutada. Tunnuskirjastiilid ei ole piisavalt defineeritud. Näeme riski, et esitatud stiiliraamat ei pruugi vastata stiiliraamatu standarditele. • Videomängule on loodud logo, kuid logo värvid ei ole määratletud kindla värvi järgi. Värvide kasutamisel tuleb järgida põhireeglit: sõnalist osa ümbritseva graafilise osa värvid on kontrastsed võrreldes logotüübi tekstilise osaga. Värvide kasutamisel tuleb lähtuda logo keskkonnast, logo kasutamise ajal olevatest moe-eelistustest ja eelkõige silmatorkavuse printsiibist. On loodud Instagrami, Twitteri, Pinterest avatarid, kodulehe kujunduselemendid. On loodud kujutised, kuidas logod võiks paikneda riietel. o Puudusid logo mõõdud, kirjeldus, kuidas sümboolikat kasutada. Puudus slogan. Näeme riski, et esitatud stiiliraamat ei pruugi vastata stiiliraamatu standarditele39. Internetis meediakampaania teostamise eesmärk oli lähteülesande järgi saada internetikampaania toel mängu allalaadimiste arvu kasv alates 5000 allalaadimist kampaania teisel nädalal, kasvuga ca 30% igal järgneval nädalal kuni kampaania lõpuni. Ühe pakkuja arvates ei oleks seatud eesmärk, 53 022 allalaadimist, sellise eelarvega kättesaadav. Reaalsena nähti eesmärki 18 500 allalaadimist. Edukas pakkuja ei ole oma pakkumuses fikseerinud kui palju allalaadimisi võiks olla, seda ei ole fikseeritud ka lepingus. Ühtlasi ei selgu, kuidas ja mis kanalites kavatseb edukas pakkuja oma kampaaniat läbi viia. Kuna kampaania eesmärk oli saada teatud arv allalaadimisi siis oleks pidanud minimaalne allalaadimiste arv kajastuma ka edukas pakkumuses. Pakkumiste võrreldavuseks oleks 39 „Firmagraafika loomine ettevõttele Kingitooja OÜ“ Eesti Ettevõtluskõrgkool Mainor, Loomemajanduse õppetool, Graafilise disaini kõrvaleriala lk 15 28 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne pidanud kõik pakkumised sisaldama allalaadimiste arvu ning kampaania kanaleid. On risk, et esitatud pakkumisi kasutati õigustamaks makstud eelarvet, kuid palju väiksema allalaadimiste arvuga, mistõttu pakkumised ei ole võrreldavad ja kulu võib olla ülepaisutatud. Kahel pakkumusel puudus koostamise kuupäev. 29  Hr Alo Ivask Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus Meie 01.08.2018 nr 10-5/6129-1 [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud härra juhataja Edastame Teile Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse mittehankijate hangete juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi lõpparuande nr JKS-9/2017. Täname Teid meeldiva koostöö ja auditi läbiviimisel osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kai Paalberg Talitusejuhataja osakonnajuhataja ülesannetes Finantskontrolli osakond Lisa: Lõpparuanne (29 lk) Teadmiseks: Pr Urve Palo, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ([email protected]); Hr Indrek Saar, Kultuuriministeerium ([email protected]); Pr Kaie Koskaru-Nelk, Rahandusministeerium ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Rahandusministeerium ([email protected]). Marek Suurniit 611 3706 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272