Tähelepanu juhtimine

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Antti Adur Meie 28.11.2023 nr 2.1.-5/23/2926-2 Juhatuse liige Upgr8 OÜ [email protected] Tähelepanu juhtimine Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai märgukirja, milles on juhitud tähelepanu ettevõtte Upgr8 OÜ (registrikood 16044755) Lasnamäe Centrumis aadressil Mustakivi tee 13, Tallinn asuva poe tööruumidesse paigaldanud videovalve kaameratele. Märgukirja kohaselt ei vasta töötajate isikuandmete kaameratega töötlemine isikuandmete kaitse üldmääruse1 (IKÜM) nõuetele. Seetõttu juhime tähelepanu videovalve töökeskkonnas kasutamise nõuetele ning selgitame andmekaitsenõudeid. Andmekaitse Inspektsiooni selgitused 1. Isikuandmete töötlemise alused Isikuandmeteks on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada2. Kaamerate abil on isik (eriti töötaja) igal juhul tuvastatav. Seega on videovalve puhul tegemist isikuandmete töötlemisega, mille osas tuleb järgida IKÜM-is sätestatud nõudeid. Upgr8 OÜ kui isikuandmete, sh oma töötajate isikuandmete vastutav töötleja on kohustatud järgima IKÜM art 5 lõikes 1 sätestatud põhimõtteid. Nende põhimõtete täitmise eest vastutab ja peab olema võimeline nende täitmist tõendama vastutav töötleja ise3. Selles osas, mil andmetöötlus ei vasta täielikult IKÜM artikkel 5 lõikes 1 sätestatud põhimõtetele, on andmetöötlus keelatud. Kaamerate kasutamisel tuleb lähtuda muuhulgas järgnevatest isikuandmete töötlemise põhimõtetest. a. Seaduslikkus, õiglus ja läbipaistvus (IKÜM artikkel 5 lg 1 punkt a) Igasugune isikuandmete töötlemine peab olema õiglane ja seaduslik ehk täielikult kooskõlas IKÜM-i ja isikuandmete kaitse seadusega ning läbipaistev. Selleks peab kogu isikuandmete töötlemisega seotud teave olema andmesubjektile, antud juhul töötajatele lihtsalt kättesaadav, arusaadav ning selgelt sõnastatud. Andmesubjekte tuleb isikuandmete töötlemisest ka teavitada4. 1 Euroopa parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus (EL) 2016/679. 2 IKÜM art 4 punkt 1. 3 IKÜM art 5 lõige 2. 4 IKÜM põhjenduspunkt 39. Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235 Seda reguleerivad täpsemalt IKÜM artiklid 12-14. Kaamerate kasutamisel tuleb andmesubjektidele teabe esitamisel lähtuda IKÜM artikkel 13 nõuetest. b. Eesmärgi ja säilitamise piirang. Võimalikult väheste andmete kogumine (IKÜM artikkel 5 lg 1 punktid b, c ja e) Selleks, et hinnata, kas kaamerate kasutamine vastab eesmärgi piirangu ning võimalikult väheste andmete kogumise põhimõttele, tuleb: 1) tuua välja kõik kaamerate kasutamise eesmärgid ja seda hästi konkreetselt; 2) hinnata, kas nimetatud eesmärkide täitmisel on kaamerate kasutamine vajalik või on selle täitmiseks muid ja andmesubjekti vähem riivavamaid meetmeid. Keelatud on töötajate jälgimine kaameratega terve tööaja vältel ning salvestisi ei või kasutada töötajate töökohustuste või -distsipliini täitmise kontrollimiseks. Kaamerad tuleb suunata konkreetsetele turvariskidele. Jälgimisseadmeid ei saa kasutada üldise viitega võimalikele rikkumistele, mis ettevõtte territooriumil võivad aset leida. Iga turvarisk tuleks määratleda eraldi ja detailselt, tuginedes reaalsetele ja tõestatavatele andmetele riski olemasolu ja ulatuse kohta. Kaamerate paigaldamise eesmärgiks aga ei saa olla ka töötajate reaalajas jälgimine. Oluline on ka tagada töötajatele võimalus kaamera vaateväljast eemal olla, nt paigutada kaamerad selliselt, et need ei rikuks töötaja privaatsust puhkeajal ega jälgiks töötaja tegevusi, mis ei ole seotud tööprotsessiga. Isikuandmete töötlemine tuleb lõpetada ja andmed kustutada või viia isikustamata kujule kohe kui langeb ära õiguslik alus ja/või on täidetud eesmärgid, milleks neid koguti. Isikuandmete töötlemise aeg peab piirduma rangelt minimaalsega. Selle tagamiseks, et isikuandmeid ei töödelda vajalikust kauem, peab vastutav töötleja kindlaks määrama tähtajad isikuandmete kustutamiseks ning perioodiliseks läbivaatamiseks5. Euroopa Andmekaitsenõukogu6 seisukohal tuleb isikuandmed enamikul juhtudel (nt vandalismi avastamiseks) kustutada – ideaaljuhul automaatselt – mõne päeva pärast. Mida pikem on ettenähtud säilitamisaeg (eriti kui see on pikem kui 72 tundi), seda rohkem tuleb põhjendada eesmärgi õiguspärasust ja säilitamise vajalikkust. Seega olukorras, kus eriseadusest ei tulene 72st tunnist pikemat säilitamistähtaega, tuleb vastutaval töötlejal salvestiste pikema säilitamise tähtaja vajadust selgelt ja arusaadavalt põhjendada. c. Isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse, sh kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest (IKÜM artikkel 5 lg 1 punkt f) Selleks, et oleks võimalik tagantjärgi kontrollida, kes, millal ja millist kaamerasalvestist on vaadanud, peab olema loodud logimissüsteem. AKI hinnangul on logimine ainuke võimalik viis, mis võimaldab kontrollida seda, et kaamera otsepilti või salvestisi ei oleks vaadatud ebaseaduslikult, sh ilma põhjuseta. 2. Õigustatud huvi analüüs Kui ettevõttele ei tule eriseadusest kaamerate paigaldamise/kasutamise kohustust, on võimalik kaamerate kasutamisel tugineda üksnes IKÜM artikkel 6 lg 1 punktis f sätestatud alusele - õigustatud huvile. See sätestab, et „isikuandmete töötlemine on seaduslik üksnes juhul, kui see on vajalik vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvi korral, välja arvatud juhul, kui sellise huvi kaaluvad üles andmesubjekti huvid või põhiõigused ja -vabadused, mille nimel tuleb kaitsta isikuandmeid“. 5 IKÜM põhjenduspunkt 39. 6 Euroopa Andmekaitsenõukogu suunised 3/2019 isikuandmete töötlemise kohta videoseadmetes, lk 28 p 121. 2 (4) Selleks, et õigustatud huvile saaks tugineda, peavad korraga olema täidetud kõik kolm tingimust: - vastutaval töötlejal või andmeid saaval kolmandal isikul või kolmandatel isikutel on andmetöötluseks õigustatud huvi; - isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvi teostamiseks; - vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvid kaaluvad üles kaitstava andmesubjekti huvid, põhiõigused ja – vabadused. Esiteks tuleb esmalt täpselt välja selgitada, kas ja millised on andmetöötleja enda konkreetsed õigustatud huvid. Ennekõike on oluline, et õigustatud huvi oleks kooskõlas kehtivate õigusaktidega, sõnastatud piisavalt selgelt (st piisavalt konkreetne) ning reaalne ja hetkel esinev (st mitte spekulatiivne). Teiseks tuleb analüüsida ja läbi mõelda, millised on võimalikud andmesubjekti huvid või põhiõigused– ja vabadused, mida võidakse isikuandmete töötlemisega kahjustada. Kolmandaks tuleb tasakaalustada andmetöötleja õigustatud huvid andmesubjekti huvide ja põhiõigustega. Siinjuures võrreldakse isikuandmete töötlemisest (kogumisest, edastamisest, avalikustamisest) andmesubjektile tekkida võivat mõju vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvidega ning hinnatakse, kas ja millises ulatuses vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvi kaalub andmesubjekti huvid üles. Rõhutame, et vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvid ei kaalu automaatselt üles kaitstavate andmesubjektide põhiõiguste ja -vabadustega seotud huve. Võimalus jälgida töötajaid terve tööaja vältel toob kaasa väga suure riive. Töötajal ei ole võimalik teha ühtegi liigutust nii, et tema tegemisi ei oleks võimalik jälgida (v.a sanitaar– ja puhkeruumides). See võib omakorda mõjutada töötaja vaimset heaolu. Seetõttu tuleb kaamerate kasutamisel töökeskkonnas alati hoolikalt kõik aspektid läbi mõelda ja kaaluda, kas isikuandmete töötlemisega tekitatav mõju andmesubjektidele on proportsionaalne taotletavate eesmärkide suhtes. Alati tuleb kaaluda, kus ja millal on videovalvemeetmed tingimata vajalikud ning kas eesmärki ei ole võimalik mõistlikult saavutada töötajaid vähem häirivate meetmetega. Rõhutame, et riietusruumis, wc-s ja duširuumis ei ole kaamerate kasutamine lubatud. 7 Õigustatud huvi analüüsiga peab olema võimalik tutvuda igal andmesubjektil (nii kliendil kui töötajal). Kuidas õigustatud huvi täpselt hinnata, oleme selgitanud eraldi juhendis. Juhul, kui andmetöötleja jätab õigustatud huvi analüüsi korrektselt tegemata (sh ei arvesta töötaja õigustega), on kaamerate kasutamine keelatud ning tegemist on IKÜM nõuete rikkumisega. 4. Andmekaitsetingimused Andmekaitsetingimustes tuleb kajastada muuhulgas järgnev (vt IKÜM artikkel 13 lõiked 1 ja 2): - vastutava töötleja nimi ja tema kontaktandmed; - isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused; - kui isikuandmete töötlemine põhineb õigustatud huvil, siis teave vastutava töötleja õigustatud huvide kohta; - teave isikuandmete vastuvõtjate või vastuvõtjate kategooriate kohta; - isikuandmete säilitamise tähtaeg; - teave andmesubjekti õiguse kohta taotleda: a) juurdepääsu teda puudutavatele isikuandmetele (nii klientidel kui töötajatel on õigus saada enda kohta käivaid salvestisi); b) isikuandmete kustutamist; c) isikuandmete töötlemise piiramist. - teave õiguse kohta esitada vastuväide kaamerate kasutamise osas; 7 Euroopa Inimõiguste Kohtu 21. juuni 2012.a kohtuotsus kohtuasjas E.S v Rootsi, avaldus nr 5786/08. 3 (4)  - teave õiguste kohta esitada kaebus järelevalveasutusele. Iga vastutav töötleja peab ise koostama enda äritegevusest lähtuvalt andmekaitsetingimused ning kontrollima nende vastavust IKÜM artiklites 12-13 sätestatud nõuetele. Andmekaitsetingimused tuleb koostada vastavalt tegelikule andmetöötlusele. Tingimused ei saa piirduda näidetega, vaid loetelu peab olema lõplik. Sõnade „näiteks, eelkõige, muuhulgas“ kasutamine ei ole lubatud. Kui andmetöötluse sisu või eesmärgid aja jooksul muutuvad, siis tuleb andmekaitsetingimusi vastavalt sellele ka ajakohastada. Töötajatel peab olema võimalik andmekaitsetingimustega ja õigustatud huvi analüüsiga igal ajal tutvuda (nt puhkeruumis või asutuse siseses infosüsteemis). Kokkuvõte Palume Teil üle vaadata, kas isikuandmete töötlemise protsessi vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele ning kui seda veel tehtud ei ole, tutvustada töötajatele ettevõttes isikuandmete töötlemise korda (andmekaitsetingimusi, õigustatud huvi analüüsi) ning selgitada, kust saab vajadusel teavet isikuandmete töötlemise kohta. Lisaks selgitada isikutele, kellel on kaamera salvestistele juurdepääs isikuandmete töötlemise korda, sh ka kaamerate salvestiste vaatamise lubatavust. AKI-le teadaolevalt on Upgr8 OÜ-l avatud esindus ka T1 kaubanduskeskuses, mistõttu palume videovalve kasutamine ka seal üle vaadata ja nõuetega vastavusse viia. Kuigi AKI käesolevale tähelepanu juhtimisele vastust ei oota, võib AKI igal ajal ette teatamata kontrollida kaamerata kasutamise õiguspärasust ning õigustatud huvi analüüsi ja andmekaitsetingimuste olemasolu, sh ka kaamerate salvestiste vaatamise logisid, ja vajadusel rikkumise korral algatada ka järelevalvemenetluse. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Mari-Liis Uprus jurist peadirektori volitusel 4 (4)