ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Teie 29.09.2023 nr
Meie 04.10.2023 nr 2.1.-1/23/1000-2489-4
Lp juhatuse liikmed
Reisieksperdi Aktsiaselts
[email protected]
Tähelepanu juhtimine
Andmekaitse Inspektsioon sai Teie endise töötaja märgukirja, mille kohaselt ei lõpetatud endise
töötaja nimelise postkasti sulgemist kohe pärast töösuhte lõppu. Kaebuse kohaselt saatis isik
Reisieksperdi AS'ile 2022a juulis kirja, milles palus lõpetada enda nimelise e-maili kasutamise
ning septembris 2022 sain neilt suulise kinnituse, et minu e-mail on suletud. Praktikas sulgeti
aadress aga alles oluliselt hiljem ja 26.09.2023 e-mailidele vastati. Seisuga 27.09.2023. a
kontrollis inspektsioon, et aadress on kustutatud ja sellele e-kirju saata ei saa, mistõttu me
menetlust ei algata võid piirdume tähelepanu juhtimisega.
Endiste töötajate nimelisi e-posti aadresse võib avatuna hoida (kirju vastu võtta) pärast töösuhte
lõppu üksnes juhul, kui selleks on töötaja andnud eelneva vabatahtliku nõusoleku, selleks on
reaalne vajadus ja see toimub väga lühikest aega. Ka pelgalt see, et töötajat teavitatakse e-posti
avatuna hoidmisest või lugemisest, ei ole piisav, vaid on vajalik töötaja vabatahtlik nõusolek
sellega nõustumiseks. Samuti sel juhul peab olema tagatud, et ei rikutaks sõnumisaladust ega
eraelu puutumatust. Juhul, kui asutuses on mõned ametikohad, mille puhul aadressi sulgemine
võib segada töökorraldust, siis soovitame kaaluda isikute nimeliste aadresside asemel kasutada
ametikohast tulenevat e-posti aadressi (nt
[email protected]).
Seega, nõusoleku puudumisel, tuleb pärast töösuhte lõppu isiku nimeline e-posti aadress
koheselt sulgeda, sest puudub põhjendatud vajadus isikuandmete edasiseks töötlemiseks.
Järgnevalt käsitleme lisaks suletud e-posti aadressilt (sh arhiveeritud kirjade) andmete töötlemist.
Tööandja poolt töötajale eraldatud e-postkastist kirjade vaatamine ei ole välistatud, aga see peab
olema eelnevalt reguleeritud, sh millistel asjaoludel seda teha tohib, kes toimingu teeb, kuidas
toiming tehakse (sh vormistatakse), millal toiming tehakse ja kuidas töötajat sellest teavitatakse.
Kirjade vaatamine võib olla teatud põhjendatud juhtudel vajalik, aga iga andmetöötleja peab
eelnevalt töötajaid teavitama, mis on need juhud, et nad teaksid sellega arvestada. Sellised
reeglid tuleb kehtestada kirjalikult (näiteks töökorralduse reeglites). Samad reeglid kehtivad ka
pärast töösuhte lõppu. Kui see eelnevalt reguleeritud ei ole, siis ei ole tööandjal õigust töötaja
e-postkastist andmeid vaadata.
Lisaks tuleb täpsustada töösuhte lõppemise korral töötaja poolt tööga seotud dokumentatsiooni,
Tatari 39, 10134 Tallinn Telefon 627 4135
Registrikood 70004235 E-post
[email protected] www.aki.ee
sh e-postkasti sisu üleandmise nõuet selliselt, et see selgelt hõlmaks ka töötaja e-postkastis
olevaid tööalaseid kirju.
Korrektse regulatsiooni ja õigusliku aluse1 olemasolul saab tööandja teatud juhtudel säilitada ja
lugeda töökohustuste täitmisega seotud e-kirju, mis on töösuhte (lepingu) ajal töötaja tööalase e-
posti aadressi kaudu liikunud. Kuid sel juhul peab lähtuma vajaduspõhisest info otsimisest,
mis on vältimatult vajalik mingi konkreetse avaliku ülesande täitmiseks ning millega
kaasneb kõige väiksem oht töötaja põhiõiguste riivele. Kindlasti ei tähenda see seda, et
lahkunud töötaja e-postkasti võib täies ulatuses anda kolmandale isikule kasutamiseks. Riive ohu
vähendamiseks saab näiteks, kui on teada, et töötajale on saadetud e-kiri, pöörduda saatja poole
ning paluda tal kiri uuesti teisele e-posti aadressile saata. Vajalikke kirju otsides tuleks
võimalikult kitsalt määratleda otsimiskriteeriumid - kindel ajavahemik, kuupäev, adressaat või
pealkiri.
Küll aga ei ole õigust töötaja erakirju avada ega lugeda. Isikliku kirjavahetuse hulka tuleb
arvata ka töötajate vaheline kirjavahetus, mis ei seondu tööülesannete täitmisega. Selleks,
et vältida või vähendada tõenäosust, et erakirju loetakse, tulebki kehtestada korrektsed reeglid e-
postkasti kasutamiseks. Näiteks kokku leppida, et erakirjadele tehakse eraldi kaust ja pärast
töösuhte lõppemist kustutab töötaja need postkastist.
Siiski peab arvestama, et kuigi töötajal ei ole mingit üldist õigust töö e-posti isiklikul eesmärgil
kasutamiseks, on Eestis kujunenud tavapäraseks praktikaks, et töötajad kasutavad tööandja
domeeniga e-posti aadresse muuhulgas ka oma erakirjade saatmiseks ja saamiseks (sh kasutades
riigiasutuse või kohtuga suhtlemisel kontaktandmetena). Paljudel juhtudel kasutavad töötajad töö
e-posti isiklikuks otstarbeks mugavuse, aja kokkuhoiu ja turvalisuse tõttu (töö e-posti loetakse
reeglina iga päev või lausa terve päeva jooksul, mistõttu pole vaja erapostkasti pidevalt sisse
logida, et kontrollida, ega pole uusi kirju tulnud). Isegi, kui töötaja ei kasuta e-posti aadressi
isiklikuks otstarbeks, peab tööandja siiski arvestama, et sinna võivad paratamatult sattuda
isikliku sisuga kirjad, sest kunagi ei saa 100% välistada sissetulevaid erakirju, kolleegide kirjad
üksteisele võivad olla eraviisilise sisuga ning kirjad võivad olla eraviisilise sisuga ka ainult
osaliselt.
Eeskirjadega ei saa tööandja siiski kehtestada selliseid piiranguid ega luua endale õigusi,
mis on põhiseaduse või teiste seadustega (eeskätt isikuandmete kaitse seadusega) vastuolus.
Näiteks ei saa tööandja endale kehtestada õigust rikkuda töötaja erakirjade sõnumisaladust või
eraelu puutumatust. Samuti tuleb selliste eeskirjade kehtestamisel austada töötaja inimväärikust.
Eeskirjade kehtestamine ei vabasta tööandjat kohustuste täitmisest ega võimalikust vastutusest
ebaseadusliku tegevuse eest.
Kuid alati eksisteerib oht, et töötaja eraelu puutumatust või sõnumisaladust rikutakse tahtmatult.
Mida vähem on tööandja rakendanud preventiivseid meetmeid (reguleerinud e-posti vaatamist)
seda suurem on tööandja risk töötaja ja töötajaga kirjavahetuses olevate kolmandate isikute
isikuandmete töötlemiseks ja nende sõnumisaladuse või eraelu puutumatuse rikkumiseks. Kui
töötaja erakirjad ei ole mingil moel eristatud või tähistatud ning tööandja poolt eraldatud
domeeniga e-posti aadressi kasutamine eraotstarbel ei ole ka mitte mingil moel piiratud, on
tõenäosus eraelu puutumatuse riiveks väga suur. Sellisest postkastist näiteks kuupäeva või
ajavahemiku alusel otsingu tegemisel võib valikusse sattuda suure tõenäosusega ka erakirju.
Juba ainuüksi erakirjade saatmise või saamise kohta andmete vaatamine kujutab endast
eraelu puutumatuse riivet. Kui tööandja ei ole kehtestanud ka mitte mingeid reegleid selle
kohta, kas ja kuidas toimub tööandja poolt töötaja e-postkastist info hankimine või töökohustuste
rikkumiste menetlemine, ei erine töötaja õiguspärane ootus erasuhtluse privaatsusele tema
muudest e-postkastidest. Asjaolu, et erinevalt erapostkastidest asuvad sellised e-kirjad tööandjale
1
Avaliku sektori asutused saavad õigusliku alusena kasutada ainult üldmääruse artikkel 6 lg 1 p e) ehk isikuandmete
töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või vastutava töötleja avaliku võimu teostamiseks.
Artikkel 6 välistab punkti f) ehk õigustatud huvi kasutamise avaliku sektori asutuste puhul.
2 (3)
ligipääsetavas kohas, ei anna õigustust nende uurimiseks.
Muidugi võib töösuhe lõppeda ka ootamatult ja sellisel viisil, et töötajaga ei ole võimalik enam
midagi kokku leppida (nt töötaja surm, konflikt). Seetõttu oleks soovitav e-postkasti sulgemisega
(ja sealt vajaliku info mujale salvestamisega) seotud asjaolud reguleerida töökorraldus
eeskirjades, sh kajastada konkreetsed juhud ja võimalusel töökohad, mil on vaja postkast avatuna
hoida.
Lisaks soovitame vajaliku tööalase teabe säilimise tarbeks kokku leppida, et töötajad tõstavad
vajalikud kirjad juba töösuhte ajal kokkulepitud kohta (nt ühiskettale).
Kokkuvõtlikult, kui e-postkasti avatuna hoidmiseks lahkuv töötaja nõusolekut ei anna ning
ühtegi teist õiguslikku alust ei ole, tuleb e-postkast koheselt pärast töösuhte lõppemist sulgeda.
Vastasel juhul töödeldakse töötaja ja potentsiaalselt ka kolmandate isikute isikuandmeid ilma
õigusliku aluseta. Palume selles osas oma praktika edaspidiseks üle vaadata.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Kadri Levand
peadirektori volitusel
3 (3)