KINNITATUD
Lennuameti peadirektori
15.05.2018
käskkirjaga nr 1.1-1/18/145
Lisa 4
Teenistuslähetuste protseduur
1 EESMÄRK
1.1 Protseduuri eesmärk on kirjeldada sise- ja välislähetusse saatmise põhimõtteid ning
anda juhised teenistujatele.
1.2 Lähetuste eesmärk on hoida teenistujate pädevust läbi tööalaste teadmiste, oskuste
arendamise ja kogemuste vahetamise.
2 KÄSITLUS- JA KASUTUSALA
2.1 Teenistuslähetus (sise ja välis) tähendab tööülesannete täitmist väljaspool töö tegemise
kohta.
2.2 Lähetused hõlmavad sise ja välislähetusi ning välis-koolituslähetusi.
2.3 Kõik lähetused viiakse läbi vastavalt protseduuris toodud põhimõtetel ning peadirektori
poolt kinnitatud lähetus- ja koolitusplaani kohaselt.
2.4 Plaanivälised lähetused kooskõlastatakse eelnevalt üldosakonna juhatajaga, kes teavitab
peadirektorit ning peadirektor otsustab kallimaks kujunenud lähetuse jaoks vajadusel
täiendavate vahendite leidmise ja lähetuse toimumise võimalikkuse.
2.5 Plaanivälised (välis) koolitused kooskõlastatakse vastavalt koolitusprotseduurile.
3 VOLITUSED JA VASTUTUSED
3.1 Lähetusplaani koostamise ning eelarveliste vahendite olemasolu eest vastutavad
osakonna juhatajad ja peadirektor.
3.2 Koolitusplaan koostatakse vastavalt koolitusprotseduurile.
3.3 Lähetustaotluse esitamise ja lähetuse planeerimise eest vastutavad teenistujad.
3.4 Lähetuse korraldamise ning pakkumiste säilimise eest vastutab finants-haldusnõunik.
4 TEENISTUJA LÄHETAMINE
4.1 Teenistuslähetus (edaspidi lähetus) on teenistuja saatmine kindlaksmääratud
ajavahemikul peadirektori korraldusel teenistusülesannete täitmiseks või tööalaseks
enesetäiendamiseks väljapoole alalise teenistuskoha asukohta. Teenistuja lähetamist
välisriiki loetakse välislähetuseks.
4.2 Lähetatule säilitatakse lähetuse ajaks teenistuskoht ja töötasu.
4.3 Lähetuste korraldamisel ning kulude hüvitamisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse
19.12.2012 määrusest nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude
hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“4 ja
Vabariigi Valitsuse 25.06.2009 määrusest nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste
maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“5.
4.4 Lennuameti lähetused toimuvad vastavalt peadirektori poolt kinnitatud iga-aastasele
lähetus- ja koolitusplaanile, mille koostab üldosakonna juhataja koostöös teiste
osakondade juhatajatega.
4.5 Lähetus- ja koolituslähetustaotluste menetlemine toimub Riigitöötaja
Iseteenindusportaali lähetuste ja koolituste moodulis (edaspidi RTIP ).
LENNUAMET AP 208/V14 Leht 1/5
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
4.6 RTIP-i lähetuste halduriks on finants-haldusnõunik ning koolituste halduriks on
üldosakonna juhataja. Nende äraolekul on halduriks dokumendi ja teabehalduse
spetsialist.
Lähetuse vormistamine RTIP-is
4.7 Lähetustaotluse algatab teenistuja RTIP-i lähetuste moodulis, lisades sinna kõik
vajalikud dokumendid (kutse, garantiikiri, auditi kokkulepe jne). Teenistuja lisab
lähetuse dokumendid üldandmete lehele.
4.8 Koolitustaotluse algatab teenistuja RTIP-i koolituste moodulis pärast koolituskutse või
kinnituse saamist. Teenistuja lisab koolituse/registreeringu kinnituse üldandmete lehele.
4.9 Siselähetustaotluse algatab teenistuja RTIP-i lähetuste moodulis üldjuhul eelmisel
tööpäeval enne lähetuse toimumist.
4.10 Lähetusse mineku taotlemiseks valib lähetatav RTIP-i vastavas moodulis lähetuse liigi:
Siselähetus (lähetuste moodul);
Välislähetus (lähetuste moodul);
Koolituslähetus (koolituste moodul)
Väliskoolituslähetus (koolituste moodul).
4.11 Uue lähetustaotluse alustamisel määrab teenistuja lähetatavate teenistujate arvu:
Üks – kui osaleb üks teenistuja;
Mitu ehk ühislähetus – kui osaleb üle ühe teenistuja ja igale lähetatule tekib oma
lähetuskorraldus;
Grupp ehk grupilähetus – kui osaleb üks või rohkem teenistujat ning
lähetusaruanne esitatakse ühiselt (kõikide grupi liikmete jaoks tekib üks ühine
lähetuskorraldus). Grupilähetusel ei saa küsida avanssi ja määrata asendajat.
4.12 RTIP-is tuleb üldandmete lehele lisada lisainfo ja märkuste lahtrisse lähetuse/koolituse
plaanilisus (number vastavalt koolituse või lähetuse plaanile).
4.13 Lähetuskulude katteks saab taotleda avanssi lähetuskulude eeldatavas suuruses
(päevarahad või muu kulu, mida teenistuja peab tasuma kohapeal).
4.14 Erakorraliste, edasilükkamatute riigisiseste lähetuste korral kohustub teenistuja
hiljemalt järgneval tööpäeval vormistama lähetuse RTIP-is tagantjärele.
4.15 Riigipühal toimuva lähetuse (sh koolituslähetuse) korral tuleb esitada enne RTIP
portaalis lähetustaotluse esitamist avaldus riigipühal töötamise kohta DHSis ning
suunata avaldus kinnitamiseks peadirektorile ja teadmiseks üldosakonna juhatajale.
4.16 Lähetuskorraldus tekib automaatselt peale taotluse kinnitamist RTIP-is.
Reisikorraldus
4.17 Reisikorraldaja pakkumiste võtmisel lähtub finants-haldusnõunik sõlmitud lepingutest.
Süsteemi väliselt võib hinnapakkumisi võtta, kui lepingupartneri pakutav teenus ei vasta
soovitud kriteeriumitele ning soovitakse saada võrreldav pakkumine. Eesmärk on
kasutada rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt ning saada pakkumine parima
hinna ja kvaliteedi suhte alusel. Siinkohal peab finants-haldusnõunik silmas riigihangete
seadusest tulenevaid nõudeid.
4.18 Lähetuseks vajaliku transpordi, majutuse ja kindlustuspakkumised tellitakse läbi
reisikorraldusfirmade, kellega on sõlmitud hankelepingud.
4.19 Tellimiseks vajaliku täpsustava informatsiooni (nt ürituse toimumise kellaajad ja
aadressi, pagasi olemasolu jmt) sisestab teenistuja RTIP-i võimalikult täpselt.
LENNUAMET AP 208/V14 Leht 2/5
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
.
4.20 Lennule registreerimise (check-in) teeb teenistuja üldjuhul elektroonselt, et hoida ära
hilisemad täiendavad kulutused.
4.21 Vajadusel vormistatakse lähetatavale lisakaitsega kindlustus, mis sisaldab ürituse
ärajäämist (nt JAA Training Organisation koolitused).
5 ARUANDLUS JA LÄHETUSKULUDE HÜVITAMINE
5.1 Lähetatu täidab RTIP-is kuluaruande ja sisuaruande välislähetuste (sh välis-
koolituslähetuste) puhul 3 tööpäeva jooksul peale lähetusest saabumist. Kuluaruandele
lisab lähetuses viibinud teenistuja kuludokumendid (pardakaardid, transpordipiletid
jms) ning originaalkuludokumendid paberkandjal viib finants-haldusnõunikule.
Pardakaarte, mis lisatakse RTIP-i elektroonsel kujul eraldi välja trükkima ei pea.
Sisuaruanne võib olla esitatud Outlookis, et vältida info dubleerimist.
5.2 Lähetuskulude väljamaksmise aluseks on finants-haldusnõuniku poolt kooskõlastatud ja
peadirektori poolt kinnitatud kuluaruanne.
5.3 Kuludokumendid peavad vastama raamatupidamise seaduses sätestatud algdokumendi
nõuetele3.
5.4 Teenistujale hüvitatakse dokumentaalselt tõestatud sõidu-, majutus- ja muud lähetusega
seotud kulud.
5.5 Lähetuskulude hüvitamisel arvestatakse välisvaluutas tehtud kulutused Eestis käibel
olevas rahas välislähetuselt saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Eesti
Keskpanga päevakursi alusel või lähtudes lähetatu tegelikult kantud kuludest (panga
väljavõte).
5.6 Lähetuse ühildamisel puhkusega (näiteks jääb teenistuja peale lähetuse lõppu puhkusele
ega naase alalisse teenistuskohta), ei loeta tagasisõidupiletit lähetusega seotud kuluks.
5.7 Siselähetuseks kasutatakse üldjuhul Lennuameti ametiautot ning selle kasutamine
toimub vastavalt ametiautode kasutamise protseduurile7.
5.8 Erandjuhtudel, kui ametiautot ei ole võimalik kasutada, võib peadirektori nõusolekul
kasutada isiklikku sõiduautot. Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamisel
lähtutakse Vabariigi Valitsuse 14.07.2006 määrusest nr 164 „Teenistus-, töö- või
ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja
hüvitise maksmise kord“6. Kulude hüvitamiseks esitab teenistuja isikliku sõiduauto
kulude aruande läbi RTIP majanduskulude mooduli9.
5.9 Takso kasutamise kulud sõiduks Tallinna lennujaama, sadamasse, bussijaama ja
raudteejaama või lähetusest saabumisel kompenseeritakse reeglina hilisõhtuste ja
varahommikuste reiside puhul või muul ajal peadirektoriga koordineeritult.
Sõidukviitungil peab olema märgitud kuupäev, kellaaeg, teenuse osutaja nimi ja
äriregistri kood.
5.10 Välisriigis liigeldes tuleb eelistada ühistransporti ning sõidudokumendid esitada koos
kuluaruandega. Sõidukviitungil peab olema märgitud kuupäev, kellaaeg ja teenuse
osutaja nimi.
Muude kulude hüvitamine
5.11 Välisriiki lähetatule hüvitatakse reisikindlustuse ja viisa vormistamise kulud. Üldjuhul
korraldab reisikindlustuse ja viisa vormistamise finants-haldusnõunik. Teenistuja enda
poolt vormitatud reisikindlustuse ja viisa kulude hüvitise saamiseks esitab teenistuja
kindlustuspoliisi või viisa koopia ja maksmist tõendava dokumendi.
5.12 Isikliku sõiduauto parkimistasu lennujaama, sadama, bussijaama või raudteejaama
parklas lähetuse ajal ei hüvitata.
LENNUAMET AP 208/V14 Leht 3/5
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
5.13 Muude lähetusülesande täitmisega seotud kulude (nt linnasisesed sõidud, sideteenused
jms) hüvitamise otsustab teenistuja lähetusse saatnud isik kulu tõendavate dokumentide
alusel.
Päevaraha maksmine
5.14 Teenistujale makstakse välislähetuses oldud aja eest päevaraha seaduses lubatud
maksuvabas piirmääras 50 eurot esimese 15 päeva kohta ja alates 16. päevast 32 eurot
iga järgneva päeva kohta. Riigisisese lähetuse korral päevaraha ei maksta4.
5.15 Lähetusse sõidu päeva eest makstakse päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub
hiljemalt kell 21.00. Lähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui sõiduk
saabub peale kella 3.005.
5.16 Lähetuse päevaraha määra võib vähendada kuni 70 protsenti, kui lähetuskohas viibimise
ajal tagatakse lähetatule tasuta toitlustamine4.
5.17 Kui lähetatule maksab päevaraha muu isik või asutus, on lähetatav kohustatud esitama
Lennuametile muu isiku või asutuse kinnituse päevaraha maksmise kohta. Kui muu
isiku või asutuse poolt makstav päevaraha on väiksem kui päevaraha alammäär,
kompenseerib Lennuamet päevaraha määra ja muu isiku või organisatsiooni poolt
makstava summa vahe4.
5.18 Kui lähetatava sõidu- või majutuskulude kompenseerimine muu isiku või asustuse poolt
toimub Lennuameti arvele, on lähetatav kohustatud esitama Lennuametile muu isiku või
asutuse kinnituse kulude kompenseerimise kohta. Kulude kohesel katmisel muu isiku
või asutuse poolt näidatakse lähetuse taotluses kulude hüvitaja4.
6 LÄHETUSES VIIBITUD PUHKEAJA HÜVITAMINE
6.1 Kui lähetuses oldud aeg langeb puhkepäevale, siis üldjuhul kasutab lähetatu puhkeaega
lähetuskohas.
6.2 Kui lähetuskohta lähetamine näeb ette töötamist puhkeajal või puhkepäeval, hüvitatakse
töötatud aeg puhkeaja või puhkepäevaga võrdeliselt tööülesannete täitmiseks kulunud
ajale. Hüvitamise aeg lepitakse kokku vahetu juhiga.
6.3 Üldjuhul riigipühale lähetusi ei planeerita. Kõik riigipühal toimuvad lähetused tuleb
eelnevalt kooskõlastada peadirektoriga.
6.4 Riigipühal toimuva lähetuse hüvitamisel lähtutakse avaliku teenistuse seaduse §-st 40
ning teenistuja peab enne lähetuse toimumist esitama DHS-s avalduse ja märkima
avalduses hüvitamise liigi ning aluse1:
ATS § 40 lg 4 ja ATS § 39 lg 6 alusel: 2,5-kordne palk proportsionaalselt;
ATS § 40 lg 6 ja ATS § 39 lg 6 alusel: 1,5-kordne palk proportsionaalselt ja lisaks
vaba aeg proportsionaalselt;
6.5 Proportsionaalsuse tähendus riigipüha päeval algava ja lõppeva lähetuse korral:
transpordivahendi (lennuk/laev/Lennuameti auto) Tallinnast väljumise aeg, kuni
kohtumise lõpu aeg/ transpordivahendi (lennuk/laev/Lennuameti auto) Tallinnasse
saabumise aeg.
6.6 Kui riigipühal toimuv lähetus jääb järjestikuse lähetuse sisse, arvestatakse riigipühal
töötatud aega tööpäeva ulatuses ehk 8 tundi.
6.7 Kui riigipühal toimuva lähetuse algus ja/või lõpp jääb samale päevale (riigipühale),
loetakse tööülesannete täitmise alguseks lennuki, laeva vms planeeritud väljumisaeg
ning lõpuks saabumisaeg.
7 SEOTUD DOKUMENDID
LENNUAMET AP 208/V14 Leht 4/5
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
.
7.1 Avaliku teenistuse seadus1
7.2 Töölepingu seadus2
7.3 Raamatupidamise seadus3
7.4 Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määrus nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise,
lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha
määr“4
7.5 Vabariigi Valitsuse 25.06.2009 määrus nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise
kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“5
7.6
Vabariigi Valitsuse 14.07.2006 määrus nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete
täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise
kord“6
7.7 Ametiautode kasutamise protseduur7
7.8 Koolitusprotseduur8
7.9 Majandustegevuse korraldamise protseduur9
Koostaja:Helina Voltri
Finants-haldusnõunik
LENNUAMET AP 208/V14 Leht 5/5
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
15.05.2018 nr 1.1-1/18/145
KÄSKKIRI
Tallinn
Juhtimissüsteemi dokumentide
kinnitamine
Majandus- ja kommunikatsiooniministri 31.07.2006. a määruse nr 73 “Lennuameti
põhimäärus” § 20 punktile 3 alusel:
1. Kinnitan:
1.1. AP 208 V14 Teenistuslähetuste protseduuri – lisa 1.
2. Tunnistan kehtetuks:
2.1. Lennuameti peadirektori 10.01.2018 käskkirja nr 1.1-1/18/13 punkti 1.4.
(allkirjastatud digitaalselt)
Martin Kiuru
lennundusjulgestuse osakonna juhataja
peadirektori osalistes ülesannetes