Lp Riina Kütt Teie 16.02.2023
Juhatuse esimees
Meie 20.03.2023 nr 2.1-5/23/415-2
MTÜ Ikkagi Inimesed
E-post:
[email protected]
Vastus selgitustaotlusele
Andmekaitse Inspektsioon sai Teie kirja, milles märgite, et Sotsiaalministeerium registreerib
Teie poolt saadetud teabenõuded kõik ühe mitte midagi ütleva pealkirjaga „Pöördumine“, ehkki
pöördumistel on olnud teemakohane spetsiifiline pealkiri. Leiate, et see on väär, kuna niisugune
pealkiri ei vasta tõele ning takistab info otsimist märksõna abil ning seeläbi vähendab riigiameti
asjaajamise läbipaistvust.
Avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lg 3 annab loetelu andmetest, mis tuleb saabunud või
väljastatud dokumentide kohta dokumendiregistrisse kanda. AvTS § 12 lg 3 p 4 kohaselt tuleb
dokumendiregistrisse kanda ka dokumendi rekvisiidid, milleks on nii dokumendi pealkiri kui
ka kõik teised samas lõikes loetletud andmed. Samas ei reguleeri seadus, kui täpne peab pealkiri
olema. Seega ei saa ka Andmekaitse Inspektsioon asutustele ette kirjutada, millisel kujul tuleb
dokumendiregistris pealkirju kajastada.
Andmekaitse Inspektsioon ei saa Teiega nõustuda ka selles, et pealkirjad „Teabenõue“,
„Selgitustaotlus“ või „Pöördumine „ oleksid otseselt valed või muudaksid asutuse asjaajamise
läbipaistmatuks, kui dokumendid, mis ei sisalda piiranguga andmeid, on korrektselt
avalikustatud. Küll aga nõustub inspektsioon Teiega selles, et see raskendab konkreetse teabe
otsimist märksõnade abil.
Siinkohal pean vajalikuks ka märkida, et arvestada tuleb ka sellega, et tihti puuduvad asutusse
saabunud e-kirjadel pealkirjad või ongi Teabenõue“, „Selgitustaotlus“ või „Pöördumine“.
Samuti sisaldavad dokumendid tihti väga tundlikku teavet, millisel juhul ei saa pealkirjas
dokumendi sisu avada. Kuna Teie pöördumised ei sisaldanud enamikul juhul piiranguga
andmeid, siis möönan, et pealkirjad oleksid võinud olla ka täpsemad. Samas ei tohiks pealkirjad
olla ka pikad ja lohisevad.
Kuna Teie poolt tõstatud teema ei puuduta ainult Sotsiaalministeeriumi, siis võtame Teie
tähelepanekud teadmiseks ning edaspidiste seirete käigus juhime sellele ka kindlasti asutuste
tähelepanu. Ühtlasi täname Teid edastatud tähelepaneku eest.
Lugupidamisega
Elve Adamson
Andmekaitse Inspektsiooni
Jurist
Peadirektori volitusel