KÄSKKIRI
10.02.2021 nr 1-1/21-7-O
Patendiameti asjaajamiskord
Käskkiri kehtestatakse justiitsministri 28.01.2016 määruse nr 5 „Patendiameti põhimäärus“ § 15
punkti 3, avaliku teabe seaduse, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse
pöördumise esitamise seaduse, arhiiviseaduse, Vabariigi Valitsuse 31.05.2017 määruse nr 7
„Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, arhiivieeskirja ja Patendiameti peadirektori
29.09.2017 käskkirja nr 1-1/17-30-O „Teenuste korraldamise ja kvaliteedi eest vastutavate isikute
määramine“ alusel.
1. Üldsätted
1.1. Reguleerimisala ja kohaldamisala
1.1.1. Käskkirjaga määratakse kindlaks Patendiameti asjaajamise korraldamise nõuded ja
teenistujatele antavad volitused.
1.1.2. Käesolev käskkiri ei reguleeri tööstusomandi õiguskaitse esemete registreerimise taotluste
vastuvõtmise, menetlemise, vastavate registrite pidamise, õiguskaitsedokumentide
väljaandmise (v.a kirjavormid), ametlike perioodiliste väljaannete väljaandmise,
registritoimikutest teabe väljastamise ja riigisaladust sisaldavate dokumentidega seotud
asjaajamist.
1.1.3. Käesolev käskkiri on kohustuslik kõigile Patendiameti teenistujaile. Teenistuja käesoleva
käskkirja mõistes on ametnik või töötaja.
1.2. Mõisted
1.2.1. Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud
arhiiviväärtuse.1
1.2.2. Asutuse põhiülesanded tulenevad asutuse põhimäärusest.2
1.2.3. Dokumendihaldus on asutuse alategevus, mis korraldab teabe haldamist, korrastamist,
menetlemist, vahetamist ja juurdepääsu.3
1.2.4. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud
asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide
või tegevuse tõendamiseks.4
1.2.5. Dokumentide metaandmed on struktureeritud või osaliselt struktureeritud informatsioon,
mis võimaldab dokumente kestvalt ning süsteemisiseselt ja -üleselt luua, hallata ja
kasutada. Metaandmed kirjeldavad dokumenti, annavad infot dokumendiga aset leidnud
toimingute kohta ja hõlbustavad dokumentide leidmist dokumendihaldussüsteemis
(edaspidi DHS).5
1.2.6. Dokumendi allkiri väljendab allkirjastaja nõusolekut dokumendi sisuga. Allkirja eesmärgiks
1 Arhiiviseaduse § 2 lg 2, https://www.riigiteataja.ee/akt/113032019033?leiaKehtiv
2 Patendiameti põhimääruse § 9, https://www.riigiteataja.ee/akt/112042019003?leiaKehtiv
3 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused määruse § 3 lg 3, https://www.riigiteataja.ee/akt/131052017007
4 Arhiiviseaduse § 2 lg 1, https://www.riigiteataja.ee/akt/113032019033?leiaKehtiv
5 ISO 15489 standard „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus“
1 / 25
on dokumendi autentsuse ja usaldusväärsuse kinnitamine.6
1.2.7. Dokumendi allkirjastaja on volitatud isik, kes annab allkirja. 7 Dokumendi allkirjastaja ja
koostaja võivad olla eri isikud.
1.2.8. Dokumendi koostaja on isik, kes kirjutab või koostab dokumendi ja selle autorina vastutab
dokumendi sisu eest. 8 Koostaja võib ühtlasi olla dokumendi allkirjastaja või dokumendi
kinnitaja. Dokumenti ei pea allkirjastama ja piisab koostaja kinnitusest, kui dokument on
allkirjastamisnõudeta.
1.2.9. Haldusdokument on asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse
dokumenteerimiseks koostatav dokument.9
1.2.10. Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik
dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.10
1.2.11. Sisu kinnitaja on teenistuja, kes vastutab dokumendi eest, kui dokument on allkirjata.
Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi
autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud. 11
1.2.12. Teave on jäädvustatud mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale. Dokumendid on üks
osa teabest ja dokumendihaldus hõlmab selle osa teabehaldusest, mis puudutab asutuse
jaoks tõendusväärtusega dokumenteeritud kujul salvestatavat teavet. 12
1.3. Patendiameti elektronpostiaadress
Patendiameti ametlik elektronpostiaadress on
[email protected].
1.4. Asjaajamisperiood ja asjaajamise korraldamine
1.4.1. Patendiameti asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini).
1.4.2. Patendiameti asjaajamises lähtutakse kehtivatest õigusaktidest, heast tavast ning eetikast.
1.4.3. Patendiameti üldise asjaajamise korraldamise eest vastutab peadirektori asetäitja.
1.4.4. Dokumendihalduse ja dokumentide avalikustamise eest vastutab juhiabi.
1.4.5. Osakondade asjaajamise õigsuse, dokumentide täitmise, toimikute vormistamise, nende
hoidmise ja korrastatud toimikute õigeaegse arhiivi üleandmise eest vastutab osakonna
juhataja.
1.4.6. Uue teenistuja tööle asumisel tutvustab talle asjaajamise ja dokumendihalduse korda ning
töökorralduse reegleid personalijuht.
1.5. Asjaajamise üleandmine
1.5.1. Asjaajamine antakse üle:
asjaajamise eest vastutava teenistuja teenistussuhte peatumisel või lõppemisel;
struktuuriüksuse juhi teenistussuhte peatumisel või lõppemisel;
vajadusel enne struktuuriüksuse juhi puhkusele minekut;
struktuuriüksuse ümberkujundamisel või tegevuse lõpetamisel.
6 EV standard 882-1 „Informatsioon ja Dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded“
7 Dokumendihalduse terminoloogia sõnastik, https://www.dokumendihaldus.ee/dokumendihaldus/terminoloogia-sonastik
8 https://www.dokumendihaldus.ee/dokumendihaldus/terminoloogia-sonastik
9 Eesti keele seletav sõnaraamat, https://www.eki.ee/dict/ekss/index.cgi?Q=haldusdokument
10 Arhiivieeskirja § 6 lg 2, https://www.riigiteataja.ee/akt/129122011229?leiaKehtiv
11 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused määruse § 16 lg 4 p 4 ja lg 7,
https://www.riigiteataja.ee/akt/131052017007
12 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused määruse § 3 lg 2, https://www.riigiteataja.ee/akt/131052017007;
arhiiviseaduse § 2 lg 1 ja 2, https://www.riigiteataja.ee/akt/121032011001?leiaKehtiv
2 / 25
1.6. Asjaajamise üleandmine teenistuja teenistusest vabastamisel
1.6.1. Lahkuv teenistuja on kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud
teenistujale või struktuurüksuse juhile hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks.
1.6.2. Vajadusel võib asjaajamise üleandmise vormistada asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise
aktiga (edaspidi akt) vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele. Akt luuakse DHS-is
juurdepääsupiiranguga „majasisene“.
1.6.3. Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, esitab ta eriarvamuse, mis lisatakse
aktile. Aktile lisatakse vastav märge.
1.6.4. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik,
võetakse asjaajamine üle ühepoolselt vahetu juhi juuresolekul. Sel juhul lisatakse akti
vastav märge.
1.6.5. Struktuuriüksuse ümberkujundamisel või tegevuse lõpetamisel korraldab toimikute
üleandmise arhiivi või sama tööfunktsiooni jätkavale üksusele struktuuriüksuse juht või
likvideerimiskomisjon.
2. Dokumendiregister ja dokumendiregistrisse kantavad dokumendid
2.1. Dokumendiregister
2.1.1. Patendiametis peetakse digitaalset dokumendiregistrit.
2.1.2. Dokumendiregister võimaldab dokumente DHS-is elektrooniliselt luua, registreerida,
kooskõlastada, allkirjastada, edastada, säilitada ja leida.
2.1.3. Dokumendiregister tagab täieliku juurdepääsu juurdepääsupiiranguta
digitaaldokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kohta on avalikus
dokumendiregistris võimalik näha dokumendi metaandmeid ilma dokumendifaili(de)ta.
2.1.4. Juurdepääsupiiranguga dokumentidele on lisatud andmed juurdepääsupiirangu aluste ja
tähtaegade kohta.
2.2. Dokumendiregistrisse kantavad dokumendid
2.2.1. Dokumendiregistris registreeritakse Patendiametisse saabuvad ja Patendiametis loodavad
haldusdokumendid.
2.2.2. Dokument loetakse DHS-is registreerituks, kui dokumendile on antud viit ja
dokumendiregistrisse kantud andmed võimaldavad dokumenti identifitseerida.
2.2.3. Dokumendiregistris registreeritakse:
Patendiametis koostatud ja allkirjastatud käskkirjad ja korraldused;
protokollid ja aktid, kui tegemist ei ole raamatupidamisdokumentidega;
lepingud;
saabunud ja väljasaadetavad dokumendid;
aruanded;
suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
majasisesed dokumenteerimisvajadusega dokumendid ja koostööprojektidest
tulenevad dokumendid.
2.2.4. Kui dokumendil on märge „kiire“, kantakse see viivitamata registrisse.
2.2.5. Sõltuvalt dokumendi liigist kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:
dokumendi andja nimetus või lepingupoolte nimed;
dokumendi liik;
dokumendi saabumise või väljastamise viis (elektronposti, posti, faksi, kulleri või
3 / 25
käsipostiga);
pealkiri, objekt või teema;
saaja või saatja nimi;
tähis ja number;
kuupäev;
jõustumise, lõppemise või kehtivuse kuupäev;
juurdepääsupiirang;
lahendamist vajavate dokumentide puhul lahendamise või vastamise kuupäev;
struktuurüksuse või isiku nimi, kellele antud lahendamiseks;
lahendamise tähtaeg;
täitmismärge.
2.3. Dokumendid, mida ei kanta dokumendiregistrisse
2.3.1. Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:
õnnitluskaart, kutse ja kaastundeavaldus;
reklaamtrükis;
ajaleht, ajakiri vm perioodiline väljaanne;
dokument, millele on lisatud märge „isiklik“;
anonüümne saatja adressaadita dokument;
valele adressaadile saadetud dokument;
allkirjamärkega dokument, millel allkiri puudub;
asutusesisene mitteformaalne kirjavahetus;
raamatupidamisdokument;
tööstusomandi õiguskaitsega seotud dokument;
e-kiri tööstusomandi õiguskaitse konsultatsiooni küsimustes.
2.3.2. Isiklikud ja valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile.
3. Dokumendi menetlemise üldised põhimõtted
3.1. Dokumendi elemendid
3.1.1. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
dokumendi andja (asutus);
kuupäev;
sisu;
allkirjastaja või sisu kinnitaja.
3.2. Dokumendi menetlemise etapid
3.2.1. Patendiamet loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Kui dokument on
vaja väljastada paberil, võib asutus väljastada koopia elektroonilisest dokumendist.
3.2.2. Dokumendi menetlemisel läbitakse üldjuhul järgmised etapid (edaspidi dokumendiringlus):
koostamine ja läbivaatamine;
kooskõlastamine;
allkirjastamine;
registreerimine;
väljasaatmine;
avalikustamine.
3.2.3. Dokumendiringluse etappide detailsem ülevaade on toodud käesoleva käskkirja lisas 1.
4 / 25
3.3. Dokumendi täitmise tähtajad
3.3.1. Üldjuhul vaadatakse dokument läbi hiljemalt selle saabumisele järgneval tööpäeval.
3.3.2. Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest
ei tulene teisi tähtaegu.
3.3.3. Teabenõue täidetakse hiljemalt viie tööpäeva jooksul. Vajadusel võib teabenõude täitmise
tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani, teatades sellest teabenõudjale viie tööpäeva
jooksul.
3.3.4. Kui teabenõude sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõude, vaid märgukirja või
selgitustaotlusega, teatab täitja avaldajale viie tööpäeva jooksul dokumendi edasise
menetlemise tähtaja.
3.3.5. Kui taotletav teave on avalikult kättesaadav, võib teabenõudjat sellest viie tööpäeva jooksul
informeerida, taotletavat teavet väljastamata.
3.3.6. Dokumendi läbivaatamise tähtaja algust arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast
päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
3.3.7. Intellektuaalomandi taotluste menetlusega seotud dokumentide vastamistähtajad on
määratletud valdkonda reguleerivate õigusaktidega.
3.3.8. Dokumendi õigeaegse täitmise eest vastutab dokumendi täitja.
3.3.9. Osakonna juhataja kontrollib endale alluvatele teenistujatele antud ülesannete täitmise
tähtaegadest kinnipidamist.
4. Dokumendi koostamine ja läbivaatamine
4.1. Dokumendi koostamine
4.1.1. Dokument koostatakse vastavalt käesoleva käskkirja ja seadustest tulenevatele nõuetele.
4.1.2. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, selge, ühetähenduslik ja täpne ning
kooskõlas kirjakeele reeglitega.
4.1.3. Dokumendi koostamise esimese etapina täidetakse DHS-is ära dokumendi loomise
ekraanivorm. Seejärel luuakse dokument mallile või laetakse üles.
4.1.4. Selleks, et andmed kanduksid dokumendimallilt ekraanivormile ja vastupidi, peavad kõik
andmeväljad olema korrektselt täidetud.
4.1.5. Informatiivse sisuga failid lisatakse ekraanivormile taustainfo-failidena ning neid eraldi
dokumendina ei salvestata.
4.1.6. Üldjuhul käsitletakse dokumendis ühte teemat.
4.1.7. Riigisisestele võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Põhjendatud
juhtudel kasutatakse välisriikidega seotud kirjavahetuses võõrkeelt.
4.1.8. Dokumendi koostamise täpsemad vorminõuded on toodud käesoleva käskkirja lisas 2.
4.2. Terviktöövoo loomine
4.2.1. Dokumendi menetlemiseks DHS-is salvestatakse dokument pärast dokumendi
ekraanivormi täitmist ning dokumendimalli loomist või dokumendi üleslaadimist, luues
terviktöövoo.
4.2.2. Üldjuhul loob juhiabi sissetulevate kirjade puhul terviktöövoo ning suunab täitmise
5 / 25
terviktöövoo peadirektorile, peadirektori asetäitjale või osakonna juhatajale, kes
delegeerides määrab dokumendi eest vastutaja ja sisulise täitja.
4.2.3. Kui juhiabi teab varasema kogemuse ja kirja sisu põhjal edasist täitjat, võib ta luua
terviktöövoo täitmise ülesandega otse osakonna juhatajale või ülesande sisulisele täitjale
ning teavitada sellest osakonna juhatajat, lisades ta töövoos teadmiseks võtjate hulka.
4.2.4. Saabunud konkursidokumendid saadab juhiabi otse personalijuhile.
4.2.5. Teenistujaid ja asutuse struktuuri puudutavate käskkirjade puhul lisatakse grupitäitmise
terviktöövoog Riigi Tugiteenuste Keskusele.
4.2.6. Terviktöövoo koostaja või terviktöövoo eest vastutaja on kohustatud sisestama
terviktöövoogu adressaadid, kellele juhiabi dokumendi pärast allkirjastamist grupitäitmise
töövoos edastab.
4.2.7. Terviktöövoogu ei algatata, kui dokumendi koostaja on ise allkirjastaja, ja dokumenti ei
väljastata, kui puudub dokumendi kooskõlastamise vajadus või kui dokument koostatakse
erandjuhul paberkandjal.
4.2.8. Allkirjastamiseks esitatud dokumentidest peab nähtuma, missugused dokumendid
esitatakse allkirjastamiseks ning missugused lisatakse infoks.
4.2.9. Kui dokument vajab kiiret reageerimist, vähendatakse kooskõlastajate arvu, et dokument
jõuaks õigel ajal allkirjastajani. Dokumendi eest vastutaja informeerib asjasse puutuvaid
teenistujaid lahendamise käigust.
4.2.10. Tööülesande eest vastutajal on kohustus jälgida terviktöö kulgemist, tuletades
asjaosalistele meelde menetlemise vajadust.
4.3. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine
4.3.1. Vajadusel võib vastutaja või tööülesande saaja tööülesande teisele teenistujale täitmiseks
delegeerida.
4.3.2. Kui dokumenti peab menetlema mitu teenistujat, määratakse ülesandele kaastäitjad.
4.3.3. Lisaks delegeerimisele võib tööülesande saata arvamuse avaldamiseks, teadmiseks või
infoks.
4.4. Tööülesanded
4.4.1. Tööülesanded on nähtavad DHS-is, uue tööülesande saabumise kohta saabub
automaatne teavitus elektronposti aadressile.
4.4.2. Patendiameti teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need
õigeks ajaks.
5. Dokumentide kooskõlastamine
5.1. Dokumendi kooskõlastamine DHS-is elektroonilise menetluse käigus
5.1.1. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi juhtidega, kes paiknevad struktuuris tema
ja dokumendi allkirjastaja vahel. Vajadusel kooskõlastatakse dokument teiste
Patendiameti teenistujatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab.
5.1.2. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt õigusjuhile (juhul kui sisu eeldab
õiguslike aluste kontrolli) ja seejärel astmelt madalamale teenistujale. Vajadusel
saadetakse dokument kooskõlastamiseks paralleelselt mitmele teenistujale korraga.
5.1.3. Dokument kas kooskõlastatakse märkusteta, kooskõlastatakse märkustega või ei
kooskõlastata. Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb kooskõlastamata jätmist põhjendada.
6 / 25
5.1.4. Asutusesiseseid kooskõlastusi, ettepanekuid ja avaldusi võib menetleda dokumendivormi
loomata üksnes terviktöövoo abil. Kui kooskõlastus, ettepanek või avaldus nõuab edasisi
toiminguid, luuakse uus dokument uue terviktöövooga.
6. Dokumendi allkirjastamine ja registreerimine
6.1. Dokumendi allkirjastamine
6.1.1. Pärast dokumendi kooskõlastamist terviktöövoos saadetakse dokument allkirjastamisele.
6.1.2. Patendiametist välja saadetav dokument allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt, välja arvatud
juhul kui:
õigusaktidest tuleneb muu vorminõue;
adressaadil puudub võimalus digitaalsete dokumentidega tutvumiseks;
teada on vaid adressaadi postiaadress;
adressaat soovib paberkandjal dokumenti;
tekib vajadus kasutada vapipitserit või turvaplanki.
6.1.3. Dokument allkirjastatakse selliselt, et digitaalallkiri lisandub dokumendile, mille järel
moodustub allkirjastatud dokument.
6.1.4. Märkeruudu tähistamisega määratakse ära põhidokument, mille juurde tekib
allkirjastamise käigus digitaalallkirja konteiner.
6.1.5. Kui allkirjastamisele on esitatud mitu dokumenti, tuleb määrata, kas need allkirjastatakse
kõik koos või eraldi. Kui allkirjastatakse koos, tähistatakse põhidokument, mille juurde tekib
konteiner. Kui allkirjastatakse kõik eraldi, siis põhidokumendi märkeruutu ei tähistata.
6.1.6. Kui dokument luuakse ja edastatakse turvalises autentimist võimaldavas DHS-is ja kui
allkirja nõue ei tulene õigusaktist, võib dokument olla allkirjata.
6.2. Dokumendi registreerimine
6.2.1. DHS-is registreeritavad dokumendid on loetletud käesoleva käskkirja punktis 2.2.3.
6.2.2. Sissetulev kiri registreeritakse pärast dokumendi ekraanivormi loomist hiljemalt kirja
saabumisele järgneval tööpäeval.
6.2.3. Kui dokument on saabunud paberil, tuleb see kõigepealt digiteerida, välja arvatud juhul kui
dokument ei ole digiteeritult kasutatav või on liiga mahukas. Mahuka infokandja kohta on
soovitav lisada DHS-i lisade väljale infokandja nimetus, maht (lehekülgede arv või
elektroonilis(t)e faili(de) suurus) ja viide infokandja asukohale.
6.2.4. Allkirjastamisele kuuluvat dokumenti enne allkirjastamist ei registreerita. Allkirjastamise
käigus tekib dokumendile automaatselt number ja dokument teisendatakse PDF-
vormingusse.
6.2.5. Kui dokument on digitaalselt allkirjastatud ja ilmneb vajadus väljastada dokument
tavapostiga, prinditakse dokument välja, lisatakse juurde digiallkirja kinnitusleht ning
vajadusel kinnitatakse allkirja õigsust.
6.2.6. Dokumendi registreerimisel annab dokumendiregister dokumendile numbri automaatselt.
6.2.7. Dokumendi numbrile lisandub registreerimisel viit, mis koosneb:
funktsiooni tähisest dokumentide loetelu järgi;
sarja tähisest dokumentide loetelu järgi;
aastaarvu kahest viimasest numbrist;
järjekorranumbrist vastavalt käesoleva paragrahvi lõikes 2 viidatud registritele;
eriregistri korral täpsustavast tähisest.
7 / 25
6.2.8. Dokumendid registreeritakse omaette numeratsiooniga järgmistes registrites:
peadirektori üldkäskkirjad (lisandub eriregistri tunnus O);
personalikäskkirjad (lisandub eriregistri tunnus P);
distsiplinaarmenetluse käskkirjad (lisandub eriregistri tunnus D);
peadirektori korraldused;
töölepingud;
lepingud ja aktid;
rahvusvahelised koostöölepingud ja aktid;
protokollid;
isikutoimikud (lisandub eriregistri tunnus I);
üldregister.
Näiteks:
Personalikäskkirjad 3-1/14-33-P, milles 3 märgib funktsiooni, 1 sarja, 14 aastat 2014, 33 dokumendi
järjekorranumbrit personalidokumentide registris ning P eriregistri tunnust.
6.2.9. Lähetused, koolitused ja puhkused registreeritakse Riigitöötaja iseteenindusportaalis
eraldi numeratsioonidega.
6.2.10. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon asjaajamisperioodil numbrist
1.
6.2.11. Saabunud dokument ja väljasaadetav vastusdokument registreeritakse ühel kalendriaastal
esmakordselt registreeritud saabunud dokumendi numbriga.
7. Dokumentide väljasaatmine
7.1. Adressaadid
7.1.1. Adressaadid lisab DHS-is üldjuhul terviktöövoo koostaja või terviktöövoo eest vastutaja,
adressaatide nimekirja võivad vajadusel täiendada terviktöövoo kooskõlastusringil olevad
teenistujad või allkirjastajad.
7.2. Digitaalsete dokumentide väljastamine
7.2.1. Nii asutusesiseselt kui ka teiste asutustega vahetatakse dokumente digitaalselt.
7.2.2. Juhiabi väljastab digitaalsed dokumendid terviktöövoos märgitud adressaatidele kas
elektronposti või dokumendivahetuskeskuse kaudu.
7.2.3. Kohtumenetlusega seotud dokumendid edastab menetluse eest vastutaja üldjuhul e-
toimiku või elektronposti kaudu.
7.2.4. Intellektuaalomandimenetluse dokumendid väljastab vastava menetluslõigu eest
vastustav isik digitaalselt menetluse infosüsteemi kaudu.
7.3. Paberkandjal dokumentide väljastamine
7.3.1. Kui dokumenti on tarvis väljastada paberil, võib teha koopia digitaalsest dokumendist,
vajadusel koostatakse dokumendist väljavõte.
7.3.2. Väljavõttes esitatakse võimalikult täpselt andmed, mille abil saab identifitseerida
dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, dokumendi väljaandmise aega ja kohta.
7.3.3. Erandjuhul paberkandjal vormistatud dokumendid väljastab juhiabi.
7.3.4. Intellektuaalomandimenetluse dokumente võib erandkorras väljastada paberil, kui tarkvara
ei võimalda sooritada toimingut digitaalselt või on taotleja avaldanud soovi saada
dokumente ainult paberkujul.
8 / 25
7.4. Dokumentide vastuvõtmine
7.4.1 Patendiametisse saabunud dokumendid võetakse vastu ja kantakse kas
dokumendiregistrisse või menetluse infosüsteemi.
7.4.2 Patendiamet võtab dokumente vastu nii elektroonselt kui ka paberkandjal. Eelistatud on
dokumentide elektrooniline esitamine. Dokumentide Patendiametile edastamise
võimalused on:
Patendiameti e-teenuste keskkonna kaudu esitamine;
e-kirjaga esitamine;
Dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu esitamine (riigiasutuste
kirjavahetus);
paberil dokumendi posti teel, isiklikult või kulleriga kohale toimetamine.
7.4.3 Menetlusdokumentide avalduste esitamisel on eelistatud esitamiskanaliks Patendiameti e-
teenuste keskkond.
7.4.4. Menetlusdokumendid hõlmatakse, menetletakse ja pärast dokumendi aktiivset elukäiku
hoitakse alal menetluse infosüsteemis.
7.4.5. Haldusdokumendid hõlmatakse, menetletakse ja pärast dokumendi aktiivset elukäiku
hoitakse alal DHS-is.
7.4.6 DVK kaudu DHS-is vastu võetud menetlusdokumendid registreeritakse DHS-is ja
märgitakse avalikustamise piiranguga dokumentideks ning edastatakse kohe vastuvõttu
menetlussüsteemi lisamiseks. DHS-is menetlusdokumentide menetlemist ei toimu.
7.5. Dokumendi õigsuse kinnitamine
7.5.1. Vajadusel kinnitatakse paberkandjal dokumendi õigsust.
7.5.2. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et tegemist on dokumendi autentse väljavõtte, ärakirja,
koopia või väljatrükiga.
7.5.3. Üldjuhul kannab kinnitusmärke dokumendile juhiabi, personalidokumentide kinnitusmärke
kannab dokumendile personalijuht, registriosakonna dokumendid kinnitab
registriosakonna juhataja või tööstusomandi õiguskaitse taotlusdokumente vastu võttev
registriosakonna töötaja.
8. Dokumendile juurdepääsu liigid ja dokumendi avalikustamine
8.1. Juurdepääsu liigid
8.1.1. Dokumendi loomisel määrab vastutaja dokumendile juurdepääsu liigi järgmiselt:
avalik – dokument on avalikus dokumendiregistris kõigile nähtav, fail avatav ja loetav;
asutusesiseseks kasutamiseks (edaspidi AK) – avalikus dokumendiregistris on
nähtavad vaid dokumendi metaandmed, fail ei ole avatav. AK märkega dokumendile
lisatakse juurdepääsupiirangu alus ning piirangu lõpu kuupäev;
piiratud juurdepääsuga – dokument ei ole avalikus dokumendiregistris nähtav,
asutusesiseselt avatav vaid juurdepääsuõigusega kasutajatel;
majasisene – dokument ei ole avalikus dokumendiregistris nähtav, asutusesiseselt
avatav vaid juurdepääsuõigusega kasutajatel.
8.1.2. Juurdepääsupiirangu määramisel arvestatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis
(edaspidi RIHA) registreeritud juurdepääsupiirangute klassifikaatorit.
9 / 25
8.2. Dokumendi avalikustamine
8.2.1. Pärast dokumendi allkirjastamist ja registreerimist avalikustatakse dokument avalikus
dokumendiregistris.
8.2.2. Dokumendiregistri avalikus vaates ei kuvata eraisiku nime, elektronposti aadressi ega
mobiiltelefoni numbrit.
8.2.3. Avalik dokumendiregister on kättesaadav Patendiameti veebilehel.
8.2.4. Avalikus dokumendiregistris on nähtavad kõigi registreeritud dokumentide metaandmed.
Lingi kaudu on avatavad vaid juurdepääsupiiranguta dokumendid.
9. Põhilised dokumendiliigid
9.1. Peadirektori käskkiri ja korraldus
9.1.1. Käskkirja või korralduse eelnõu koostab teenistuja, kelle kompetentsi küsimus kuulub või
kellele on peadirektor, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja vastavasisulise
korralduse andnud.
9.1.2. Käskkirja või korralduse tekst koosneb preambulast ja korraldavast osast.
9.1.3. Käskkirja või korralduse eelnõu koostamisel tuleb preambulas üldjuhul ära näidata,
missuguse õigusakti alusel või täitmiseks on vastav dokument välja antud.
9.1.4. Käskkiri või korraldus vormistatakse elektrooniliselt DHS-is olevale plangi vormile.
9.1.5. Käskkirja või korralduse koostamisel näidatakse pealkirjas, millist küsimust käsitletakse.
Pealkiri märgitakse nimetavas käändes.
9.1.6. Käskkirja või korraldust muutev või kehtetuks tunnistav õigusakt peab sisaldama ka
muudetava või kehtetuks tunnistatava õigusakti pealkirja, kuupäeva ja numbrit.
9.1.7. Käskkiri või korraldus jõustub allakirjutamise päeval, kui käskkirjas või korralduses ei
sätestata hilisemat tähtpäeva.
9.1.8. Kui peadirektorit asendab tema asetäitja või peadirektori määratud ametnik, märgitakse
allkirjastajaks peadirektori asetäitja või asendava ametniku nimi ja ametinimetus ning
lisatakse sõnad „peadirektori ülesannetes“.
Näiteks:
Nimi
peadirektori asetäitja
peadirektori ülesannetes
9.1.9. Käskkirja või korralduse lisa pealkirjastatakse. Lisa paremale ülemisse nurka tehakse
märge, mis sisaldab sõna „Lisa“ ja lisa numbrit, kui lisasid on rohkem kui üks. Selle alla
märgitakse käskkirja või korralduse kuupäev, number ja pealkiri nimetavas käändes.
Näiteks (lisa paremal ülemises nurgas):
Lisa 1
Peadirektori 12.06.2020 käskkiri nr 2
„Teenistusgrupid“
9.1.10. Kui käskkirjas või korralduses on lisa, märgitakse pärast allkirja viide lisale koos
pealkirjaga.
10 / 25
Näiteks (pärast allkirjamärget):
Lisa: Teenistusgrupid
9.2. Ametikiri
9.2.1. Ametikirja eesmärgiks on informatsiooni vahetamine. Ametikirjas ei väljendata
emotsioone, vaid antakse lakooniliselt edasi pöördumise sisu. Täpsemad juhised
ametikirja koostamiseks on toodud käesoleva käskkirja lisas 2.
9.2.2. Ametikiri liigitatakse algatuskirjaks, vastuskirjaks ja kaaskirjaks.
9.3. Akt
9.3.1. Akt on dokument, mis fikseerib ja kinnitab fakti.
9.3.2. Aktis kajastuva õigsust kinnitavad komisjoni liikmed või akti koostajad oma allkirjaga.
9.3.3. Akti märgitakse selle koostamise ja allakirjutamise koht, allakirjutamise kuupäev ning aktile
alla kirjutavate teenistujate nimed.
9.4. Protokoll
9.4.1. Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku või nõupidamise käigu või vastuvõetud
otsuste fikseerimiseks.
9.4.2. Protokolli märgitakse:
koosoleku toimumise aeg;
koosoleku juhataja ja protokolli koostaja;
osalejad;
päevakord;
sõnavõtud;
otsused.
9.4.3. Koosoleku päevakord märgitakse nummerdatud punktidena.
9.4.4. Koosolek protokollitakse päevakorrapunktide kaupa järjestuses:
kuulati;
küsimused, vastused, sõnavõtud;
otsustati.
9.4.5. Kui koosolekul esinejal on olemas kirjalik ettekanne, siis selle sisu ei protokollita. Ettekanne
lisatakse protokollile ja tehakse sellekohane märge.
9.4.6. Kui koosolekut helisalvestatakse, tehakse protokolli sellekohane märge.
9.4.7. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokolli koostaja.
9.5. Volikiri
9.5.1. Volikiri on peadirektori poolt ameti esindajale antud kirjalik dokument, mis tõendab esindaja
volitust. Volikiri vormistatakse elektrooniliselt Patendiameti kirjaplangi vormile. Paberil
volikirja esitamise vajadusel prinditakse kirjaplangi vormil volikiri ja allkirjastatakse käsitsi.
9.5.2. Esindaja peab esitama volikirja, kui see kohustus on sätestatud seaduses või kui seda
nõuab isik, kellega esindaja tehingut sooritab.
9.5.3. Volikirja tekstis märgitakse esindatava ees- ja perekonnanimi, ametikoht, ameti
registrinumber, aadress, volituse alus ja ulatus, esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood
ning ametikoht.
11 / 25
9.5.4. Volikiri kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti.
9.5.5. Käesolevas punktis reguleerimata küsimustes tuleb juhinduda tsiviilseadustiku üldosa
seaduse 8. peatükist "Esindamine".
9.6. Leping
9.6.1. Üldjuhul sõlmitakse Patendiametis järgmisi lepinguid:
tööleping, mis sõlmitakse tööle asunud töötajaga;
käsundusleping, mille sõlmimisel tellitakse töö või teenus koos kogu teenuse
kulgemise protsessiga;
töövõtuleping, mille sõlmimisel tellitakse töö või teenuse konkreetne lõpptulemus;
koostöö- või partnerlusleping, mis sõlmitakse erineva koostöö või partnerlussuhte
raames.
9.6.2. Tööleping, käsunduseping, töövõtuleping ja koostööleping sõlmitakse Patendiameti
peadirektori kui asutuse esindaja ja teise lepingupoole vahel.
9.6.3. Vajadusel viidatakse lepingus peadirektori volitatud esindajale lepingu täitmisega seotud
küsimustes. Volitatud esindaja on teenistuja, kes otseselt tegeleb vastava projekti või
teenuse tellimisega ja vastutab lepingu õigeaegse sõlmimise eest.
9.7. Memo
9.7.1. Memo koostatakse nende toimingute, sündmuste või ettepanekute kajastamiseks, mis ei
vaja protokollimist.
9.7.2. Memo oma sisult lühike, selge ja objektiivne, kajastades vaid fakte, mitte hinnanguid.
9.7.3. Üldjuhul koosneb memo sissejuhatusest, eesmärgist, probleemi kirjeldusest, arutelust ja
lõpetusest.
9.8. Aruanne
9.8.1. Üldjuhul koostatakse aruanne teatud piiritletud informatsiooni esitamiseks.
9.8.2. Aruanded koostatakse üldjuhul tekstidokumendina.
10. Menetlusdokumendid, teabehaldus ja e-kirjad
10.1. Menetlusdokumendid
10.1.1. Menetluseks nimetatakse kindlas järjekorras õiguslikke toimingud mingi küsimuse
lahendamiseks.
10.1.2. Menetlusdokumendid koostatakse ja andmeid hoitakse Patendiameti menetluse
infosüsteemides.
10.1.3. Menetluse infosüsteemis toimub leiutiste (vastava tarkvara olemasolul),
tööstusdisainilahenduste ja kaubamärkide taotluste ning tööstusomandi
apellatsioonikomisjoni laekunud avalduste ja kaebuste hõlmamine ja menetlemine,
täpsemalt tööstusomandile õiguskaitse taotlemisega seotud dokumentatsiooni vastuvõtt,
edastamine, ekspertiis, dokumentidega tutvumine, kooskõlastamine, kirjade ja otsuste
koostamine ja allkirjastamine ning osapooltele edastamine süsteemist dokumentide
väljasaatmise kaudu. Samuti on menetluse infosüsteemi sisesed registreerimisele
järgnevad registritoimingud.
10.2. Teabehaldus
10.2.1. Patendiameti teabe moodustavad haldusdokumendid, menetlusdokumendid ja info, mis
puudutab nii organisatsiooni haldust kui ka taotlejatele suunatud teenuseid.
12 / 25
10.2.2. Teabekanalid:
e-iseteenindus
veebileht
sotsiaalmeedia
e-post
telefon ja faks
teenindusbüroo
dokumendivahetuskeskus (DVK)
post
10.2.3. Teave talletatakse menetluse infosüsteemides, DHS-is, valdkonna infosüsteemides,
kodulehel, siseveebis, Patendiameti sotsiaalmeediakanalites ja meili- ja
kalendriteenustarkvaras Outlook.
10.3. E-kirjad
10.3.1. Dokumendihaldusena teabehalduse alategevuse tähenduses käsitatakse traditsioonilist
dokumendihaldust, millel on osa teabe korrastamises ning millega korraldatakse teabe
haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui teave on jäädvustatud
paberile, faili või e-posti sõnumisse ehk e-kirja.
10.3.2. Patendiametis registreeritakse DHS-is järgmised e-kirjad:
mis on seotud lähetuste algatamisega või rahvusvaheliste projektide töögruppides
osalemise kutsetega;
asutuste ametlikud teadaanded;
teabenõuded, märgukirjad ja selgitustaotlused;
muud allkirjastatud dokumentidega e-kirjad, mis ei ole seotud tööstusomandi
menetlemisega.
10.3.3. DHS-i ei registreerita e-kirju, mis on seotud kindla tööstusomandi taotluse menetlemisega,
mis on hõlmatud menetlusinfosüsteemi ning intellektuaalomandikonsultatsiooniga.
11. Dokumendiplangid
11.1. Plankide kujundus
11.1.1. Üldplangi kujundus on aluseks Patendiameti kõigi teiste dokumentide kujundusele.
Üldplangi kujundamisel lähtutakse Riigikantselei 10. veebruari 2014. a kirjaga nr 3-13/14-
00252-1 antud valitsusasutuste visuaalse identiteedi stiilijuhisest.
11.1.2. Digitaalsed dokumendiplangid on kättesaadavad DHS-is uue dokumendi alustamise
ekraanivormilt.
11.2. Patendiameti dokumendiplangid ja dokumendivormid
11.2.1. Patendiameti üldplangil on riigivapiga logo. Üldplank on kujunduse aluseks järgmistel
Patendiametis kasutatavatel plankidel:
üldplank;
peadirektori käskkiri;
peadirektori korraldus;
eestikeelne kiri;
inglisekeelne kiri;
aruanne;
faks;
tõend;
otsus;
tänukiri;
auaadress.
13 / 25
11.2.2. Dokumendivormid, millel ei kasutata üldplangi kujundust ega logo:
protokoll
akt
memo
leping
11.2.3. Kõikidest plankidest on kasutusel ka märkega “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”
plangid.
11.3. Dokumendi väljaprintimine
11.3.1. Dokumendi väljaprintimisel kasutatakse valget paberit.
11.3.2. Juurdepääsupiiranguga dokumendile lisatakse paremale ülemisse nurka järgmine märge:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Patendiamet
Märge tehtud ………..20..
Juurdepääsupiirang kehtib kuni
………………………..20..
Alus: AvTS § 35 lg ... p …
11.4. Turvaplangid
11.4.1. Turvaplankide tellimist, hoidmist ja nende üle arvestuse pidamist korraldab haldusjuht.
Patendiametis on kasutusel leiutiste tunnistuste turvaplangid.
11.4.2. Dokumendi vormistamisel rikutud turvaplankide hävitamise korraldab haldusjuht.
12. Pitsatid
12.1. Üldsätted
12.1.1. Patendiametis on kasutusel vapipitsat, reljeefpitsat, registriosakonna lihtpitsat,
tööstusomandi registrite lihtpitsatid, finants- ja haldusosakonna lihtpitsat, tööstusomandi
apellatsioonikomisjoni lihtpitsat.
12.1.2. Pitsateid kasutatakse vastavalt seadusele, ameti põhimäärusele, osakondade
põhimäärusele, tööstusomandi seadustele ja käesolevale asjaajamiskorrale. Pitsati
kasutamisel peab pitsati jäljend (edaspidi pitser) üldjuhul riivama dokumendile alla
kirjutanud teenistuja allkirja viimaseid tähti.
12.1.3. Pitsatite hoidja määrab peadirektor oma käskkirjaga.
12.1.4. Pitsatite tellimise korraldab haldusjuht peadirektori korralduse alusel.
12.1.5. Pitsatite hoidmise ja õiguspärase kasutamise eest vastutab struktuuriüksuse juht.
12.1.6. Rikutud või kasutusest eemaldatud pitsatid tagastatakse haldusjuhile. Haldusjuht
korraldab pitsatite hävitamise purustamise teel, koostades sellekohase akti.
12.2. Patendiameti vapipitsat
12.2.1. Paberdokument kinnitatakse vapipitseriga, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Üldjuhul
pannakse vapipitser volikirjadele, lepingutele, kohtule vormistatud dokumentide
koopiatele, Patendiameti väljaantavatele tööstusomandi eseme õiguskaitse
dokumentidele, tänukirjadele.
12.2.2. Töövälisel ajal hoitakse vapipitsatit peadirektori kabinetis.
14 / 25
12.3. Patendiameti reljeefpitsat
12.3.1. Reljeefpitser pannakse Patendiameti väljaantavatele tööstusomandi eseme õiguskaitse
paberdokumentidele ja tööstusomandi õiguskaitse esemete registreerimise taotluste
prioriteedinõuet tõendavatele paberdokumentidele.
12.3.2. Töövälisel ajal hoitakse reljeefpitsatit registriosakonnas registriosakonna juhataja
tööruumis.
12.4. Tööstusomandi registrite lihtpitsat
12.4.1. Tööstusomandi registrite pitser pannakse tööstusomandi registrite pidamist sätestavates
õigusaktides nimetatud paberdokumentidele.
12.4.2. Üldjuhul on Patendiametis järgmiste tööstusomandi registrite lihtpitsatid:
patendiregister;
Eestis kehtivate Euroopa patentide register;
tööstusdisainilahenduste register;
kasulike mudelite register;
kauba- ja teenindusmärkide register;
riiklik patendivolinike register;
riiklik geograafiliste tähiste register.
12.4.3. Töövälisel ajal hoitakse tööstusomandi registrite pitsateid registriosakonna tööruumis.
12.5. Registriosakonna lihtpitsat
12.5.1. Registriosakonna pitser pannakse tööstusomandi eseme õiguskaitse registreerimise
taotluste prioriteedinõuet tõendavatele paberdokumentidele ning osakonna poolt
väljaantavatele paberdokumentidele, dokumendikoopiatele ja ärakirjadele nende õigsuse
kinnitamiseks.
12.5.2. Töövälisel ajal hoitakse registriosakonna lihtpitsatit registriosakonna juhataja tööruumis.
12.6. Finants- ja haldusosakonna lihtpitsat
12.6.1. Finants- ja haldusosakonna pitser pannakse ametnike teenistuslehtedele, personalialaste
käskkirjade koopiatele, töölepingute väljavõtetele, haldusdokumentide arhiivikoopiatele ja
-väljavõtetele.
12.6.2. Töövälisel ajal hoitakse finants- ja haldusosakonna lihtpitsatit finants- ja haldusosakonna
seifis.
12.7. Tööstusomandi apellatsioonikomisjoni lihtpitsat
12.7.1. Tööstusomandi apellatsioonikomisjoni pitserit on võimalik kasutada apellatsioonikomisjoni
paberdokumentide kinnitamiseks. Üldjuhul on tööstusomandi apellatsioonikomisjoni
dokumentatsioon elektrooniline.
12.7.2. Töövälisel ajal hoitakse tööstusomandi apellatsioonikomisjoni lihtpitsatit sekretariaadis.
13. Arhiivi korrastamine
13.1. Dokumentide liigitamine ja loetelu
13.1.1. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide
arvestuse aluseks on dokumentide loetelus dokumentide liigitamise skeem. Liigitusskeemi
koostamiseks ja kooskõlastamiseks on Rahvusarhiiv arendanud infosüsteemi ASTRA.
13.1.2. Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult funktsioonide kaupa ning liigituse
15 / 25
põhiüksuseks on sari. Kui ülesannete täitmise tulemusena tekivad uued dokumendiliigid
või toimingud, lisatakse nende alusel loodavad dokumendid loetellu uute sarjadena.
Allsarjade loomist Rahvusarhiiv ei soovita. Uute sarjade loomine tuleb kooskõlastada
juhiabi ja infosüsteemide juhiga.
13.1.3. Dokumentide loetellu kantakse kõik ametis peetavad toimikud, registreerimisraamatud jm
dokumentide registrid.
13.1.4. Patendiameti teenistujad peavad hoidma toimikud vastavuses liigituskeemi ja
dokumentide loeteluga.
13.2. Dokumentide säilitustähtajad
13.2.1. Dokumentide säilitustähtaega arvestatakse selle loomise või saamise või
kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide
säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise
kuupäevast.
13.3. Dokumentide hoidmine ja ettevalmistamine asutuse arhiivi andmiseks
13.3.1. Digitaaldokumente hoitakse DHS-is kuni hävitamiseni või avalikku arhiivi üleandmiseni.
Digitaaldokumente hoitakse arhiivivormingus.
13.3.2. Asutus loob arhivaalid, välja arvatud arhiiviväärtuslikud andmekogud, arhiivivormingus.
13.3.3. Dokument hoitakse alal koos dokumenti, selle seoseid ja haldamise ajalugu kirjeldavate
metaandmetega. Dokumendi metaandmed peavad olema kooskõlas RIHA-s registreeritud
dokumendihalduse metaandmeloendi ja dokumendiliigi andmekirjeldusega.
13.3.4. Paberdokumente hoitakse toimikus järjestatult üldjuhul kas toimikukaante vahel või mapis
vastavalt registreerimisnumbritele või muu süsteemi (nt tähestiku) alusel. Dokumentide
eest vastutav teenistuja peab toimiku nõuetekohaselt märgistama, vastutades
dokumentide säilimise ja kasutamise eest kuni dokumentide üleandmiseni arhiiviruumi või
dokumentide hävitamiseni.
13.3.5. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) ja üle kümneaastase säilitustähtajaga
dokumendid antakse asutuse arhiivi kolme aasta jooksul pärast nende menetlemise või
nendega seotud asjaajamise lõppu.
13.3.6. Enne arhiivi andmist viiakse läbi kõigi toimikutes olevate dokumentide väärtuse ekspertiis
vastavalt vastutusvaldkonnale, et määrata kindlaks säilitamisele kuuluvad dokumendid ja
nende väärtus. Ekspertiisi tulemusena otsustatakse, kas dokumentide loetelu järgi
toimikule antud pealkiri avab piisavalt selle sisu ja kas säilitustähtaeg on määratud õigesti.
13.3.7. Vajadusel täpsustatakse pealkirja või tehakse avalikule arhiivile ettepanek
säilitustähtaegade muutmiseks. Ühtlasi eemaldatakse toimikust sinna sattunud
dokumendimustandid ja koopiad. Vajadusel paigutatakse dokument ümber õigesse
kausta.
13.3.8. Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga saadetud eksemplar kui ka postiga saadetud
originaal, säilitatakse mõlemad vaid juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud
menetlema enne originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud
dokumenti on enne originaali saabumist menetletud, säilitatakse ainult originaal.
13.3.9. Asutuse arhiivi antakse üksnes dokumentide originaalid.
13.3.10. Lühiajalise säilitustähtajaga toimikuid (kuni 10 aastat) ei anta asutuse arhiivi, neid hoitakse
osakondades ja pärast säilitustähtaja möödumist hävitatakse kehtestatud korras.
Dokumentide eraldamine hävitamiseks vormistatakse aktiga.
13.3.11. Alatised ja pika säilitustähtajaga toimikud viiakse arhiivi toimikute üleandmise loetelu
alusel, mille koostab toimikute üleandja.
16 / 25
13.4. Arhiivi koosseisu ülevaade
13.4.1. Toimikud, mille aktiivne kasutusaeg on lõppenud, võetakse arvele arhiivi koosseisu
ülevaates (edaspidi AKÜ) kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu.
13.4.2. AKÜ koostamise aluseks on dokumentide loetelus kajastuv liigitusskeem.
Arhiivieeskirja § 6 lg 3 alusel peab liigitusskeem sisaldama vähemalt:
1) funktsiooni nimetust ja selle tähist;
2) sarjade nimetusi ja nende tähiseid;
3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele sarja või funktsiooni tasandil;
4) põhifunktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse põhifunktsiooni
täitmiseks);
5) volitust põhifunktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;
6) põhifunktsiooni sarjade nimetusi ja tähiseid eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad.”
13.4.3. AKÜ peab sisaldama vähemalt:
funktsiooni nimetust;
sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega;
viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud;
sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid
ja asukohti;
viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud.
13.4.4. Arhiivi koosseisu ülevaadet peetakse elektrooniliselt ning täiendatakse jooksvalt vastavalt
tegelikule olukorrale.
13.5. Dokumentide eraldamine hävitamiseks
13.5.1. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks.
13.5.2. Hävitamisel koostatakse hävitamisakt.
13.5.3. Hävitamisakt kajastab vähemalt järgmisi andmeid:
viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele;
tähist dokumentide loetelu järgi;
sarja nimetust või toimiku pealkirja;
piirdaatumeid;
toimikute või muude üksuste hulka;
dokumentide säilitamise tähtaega;
viidet õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need
on olemas;
märget hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.
13.5.4. Hävitamisaktis toodud dokumendid hävitatakse pärast akti allkirjastamist hiljemalt ühe
kuu jooksul.
13.5.5. Dokumendid, sealhulgas andmekogudes olev teave, mille säilitustähtaeg on möödunud,
hävitatakse esimesel võimalusel. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult,
turvaliselt ning keskkonnasõbralikult.
17 / 25
13.6. Elektrooniliste haldusdokumentide eraldamine hävitamiseks ja hävitamine
13.6.1. Elektroonilised dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, tuleb eraldada DHS-is
hävitamiseks.
13.6.2. Enne hävitamist tuleb elektroonilised toimikud koos dokumentidega eraldada DHS-i
dokumendiregistrist DHS-i arhiivi. Täpsemalt on tegevust kirjeldatud DHS-i juhendis.
13.6.3. Tuleb kontrollida, et toimikule on määratud elukäigu andmed.
13.6.4. DHS-i arhiivimoodulis tuleb hävitatavad toimikud märkida hävitamise ootele.
13.6.5. Hävitamise ootel toimikute kohta tuleb koostada hävitamisakt.
13.6.6. Elektrooniliste dokumentide hävitamise aktis peavad kajastuma samad kohustuslikud
andmed, mis paberdokumentide hävitamisel. DHS genereerib esialgse akti, mille põhjal
dokumentide hävitaja koostab vormistatud, allkirjastatud, kooskõlastatud ja registreeritud
dokumendi DHS-is.
13.6.7. Peale akti koostamist, kooskõlastamist ja allkirjastamist tuleb dokumendid DHS-is
esimesel võimalusel hävitada. Täpsemalt on tegevust kirjeldatud DHS-i juhendis.
13.7. Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine
13.7.1. Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks vastavalt arhiivieeskirja §
22 ja rahvusarhiivi suunistele:
võetakse arhivaalid välja säilitamiseks sobimatust ümbrisest;
eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid;
järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;
lehed ja ümbrised puhastatakse;
lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja säiliku lõppu;
lehed kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse
arhiiviümbrisesse.
13.7.2. Säiliku kaanele märgitakse:
asutuse nimi;
säiliku pealkiri;
piirdaatumid;
tähis liigitusskeemi järgi.
13.7.3. Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid
tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele.
13.8. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi
13.8.1. Arhivaalid antakse avalikku arhiivi üleandmise kohustuse tekkimisest alates viie aasta
jooksul Patendiameti ja avaliku arhiivi vahel kokku lepitud tähtajal.
13.8.2. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale.
13.8.3. Arhivaar koostab või muudab arhiiviskeemi enne arhiivi või selle osa korrastamist
üleandmiseks.
13.8.4. Arhiiviskeem ja selle muudatused kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.
13.8.5. Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi avaliku arhiiviga kooskõlastatud viisil. Pakett
digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi
koostatud struktuurinõuete alusel.
13.8.6. Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalide, sealhulgas andmekogudes oleva
arhiiviväärtusliku teabe konverteerimise toiminguid ja üleandmise vorminguid kirjeldab
18 / 25
Rahvusarhiiv juhistes.
13.9. Nõuded arhiivile
13.9.1. Hoidla peab vastama dokumentide säilimist tagavatele tuleohutusnõuetele.
13.9.2. Hoidla peab olema varustatud automaatse valve ja alarmsüsteemiga.
13.9.3. Hoidlat ei tohi läbida vee- ja kanalisatsioonitorustikud.
13.9.4. Hoidlas on keelatud suitsetada, kasutada lahtist tuld ning hoida kõrvalisi esemeid.
13.9.5. Hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus.
13.9.6. Hoidlas tohib kasutada valgustust ainult seal ette nähtud tegevuste ajal.
13.9.7. Hoidlat, selle õhuvahetussüsteeme, sisustust ja säilikuid peab regulaarselt puhastama.
Puhastusvahendid ei tohi arhivaale kahjustada.
13.9.8. Hoidla keskkonnatingimused peavad olema sobilikud arhivaalide püsivaks säilitamiseks
ja arvestama arhivaalide tüübist tulenevaid hoiuerisusi.
13.9.9. Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks või hävimise ärahoidmiseks ja kahjude
kõrvaldamiseks koostatakse ohuplaan, milles nähakse ette:
tõenäolised ohuallikad;
arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral;
ameti teenistujate tegutsemine ohu korral;
vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks.
13.9.10. Ohuplaan kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.
13.9.11. Digitaalarhivaalide säilitamisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse 20. detsembri 2007. a
määrusega nr 252 „Infosüsteemide turvameetmete süsteem” sätestatud infosüsteemide
kolmeastmelise etalonturbe süsteemi (ISKE) rakendamisjuhendi tüüpmoodulite
turvameetmetest vastavalt digitaalarhivaalide säilitamisel kasutatavatele infrastruktuuri,
IT-süsteemide, võrkude ja rakenduste komponentidele ning infovarade turbeastmele.
14. Käskkirja kehtetuks tunnistamine
Patendiameti peadirektori 14.01.2015 käskkiri nr 1-1/15-1-O „Patendiameti asjaajamiskord“
tunnistatakse kehtetuks.
(allkirjastatud digitaalselt)
Margus Viher
Peadirektor
19 / 25
Lisa 1
Kehtestatud Patendiameti peadirektori 10.02.2021
käskkirjaga nr 1-1/21-7-O
„Patendiameti asjaajamiskord“
Dokumendiringlus
1. Sissetuleva ja väljamineva kirja ringlus
1.1. Üldjuhul on kirja ringlus dokumendihalduses järgmine:
kiri saabub Patendiameti elektronpostiaadressile, DVK kaudu või paberil tavapostiga;
juhiabi registreerib digitaalse kirja DHS-is ning suunab täitmiseks peadirektorile, peadirektori
asetäitjale või osakonna juhatajale, paberil saabunud kiri skaneeritakse eelnevalt;
peadirektor, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja delegeerib kirja edasi sisulisele
täitjale;
teenistuja, kellele ülesanne on delegeeritud, koostab vastuse;
pärast vastuskirja koostamist saadetakse kiri DHS-i kaudu kooskõlastamiseks osakonna
juhatajale, teistele asjassepuutuvatele teenistujatele ja direktori asetäitjale;
pärast kooskõlastamist suunatakse kiri allkirjastajale, kelleks võib olla asutuse peadirektor,
peadirektori asetäitja või isik, kelle peadirektor on allkirjastamiseks volitanud;
allkirjastatud kiri suunatakse grupitäitmiseks juhiabile. Juhiabi väljastab kirja adressaatidele.
1.2. Kui menetlemist vajav kiri saabub Patendiameti teenistuja töömeiliaadressile, saadab teenistuja
selle registreerimiseks aadressile
[email protected] või hõlmab ise dokumendi DHS-i ning
koostab vajadusel terviktöövoo.
1.3. Kui sissetuleva kirja sisuks on välislähetuse või väliskoolituse kutse, menetletakse seda kui
sissetulevat kirja. Töövoona kasutatakse sissetuleva kirja töövoogu „lähetuse algatamiseks“.
Välislähetusel või -koolitusel osaleja, kes saab osalemiseks tööülesande, sisestab asjakohased
andmed riigitöötaja iseteenindusportaali.
1.4. Väljamineva kirja koostab valdkonna eest vastutaja või teenistuja, kes on saanud vastuse
koostamiseks korralduse kas peadirektorilt, peadirektori asetäitjalt või oma vahetult juhilt.
1.5. Initsiatiivkirja alustatakse ekraanivormilt „Väljaminev kiri“. Vastuskirja loomist alustatakse selle
saabunud kirja ekraanivormilt, millele vastatakse, valides ekraanivormilt „Lisa vastus“.
1.6. Arveid DHS-is ei registreerita, neid edastatakse ja menetletakse e-arveldaja infosüsteemis
(http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).
1.7. DHS-is menetletakse riigilõivude tagastamise taotlusi. Taotluse menetluse algatamiseks
hõlmatakse taotlus sissetuleva kirjana DHS-i ja algatatakse riigilõivu tagastamise töövoog.
2. Käskkirja ja korralduse ringlus
2.1. Käskkirja või korralduse koostab üldjuhul teenistuja oma valdkonna piires või kui ta on saanud
selleks kas peadirektori, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja korralduse.
2.2. Käskkirja või korralduse kooskõlastamise ringlus lähtub käskkirja liigist ja on üldjuhul järgmine:
õigusjuht;
finantsjuht, kui tegemist on rahalisi vahendeid, töötasu, koolitust või lähetust puudutava
käskkirja või korraldusega;
vastava vastutusvaldkonna osakonna juhataja;
vajadusel teenistuja, keda dokument puudutab;
vajadusel teenistuja, kelle töövaldkonda dokument puudutab;
personalijuht, kui tegemist on personali, puhkust, koolitust, lähetust või töötasu puudutava
käskkirjaga;
direktori asetäitja.
2.3. Pärast kooskõlastusringi allkirjastab peadirektor või tema asendaja käskkirja või korralduse.
20 / 25
2.4. Allkirjastatud käskkirja või korralduse väljastab juhiabi vajalikele osapooltele.
2.5. Koolituse-, lähetuse- ja puhkusekorraldusi menetletakse üldjuhul riigitöötaja
iseteenindusportaalis, mitte tavapärases DHS-is.
3. Lepingu ringlus
3.1. Töölepingu koostab personalijuht, töölepingu kooskõlastamise ringlus on üldjuhul järgmine:
õigusjuht;
finantsjuht;
vastava valdkonna osakonna juhataja;
direktori asetäitja.
3.2. Töölepingu allkirjastavad peadirektor ning teine lepingupool samas allkirjakonteineris.
3.3. Juhiabi väljastab allkirjastatud töölepingu vajalikele osapooltele.
3.4. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöö- või partnerluslepingu koostab üldjuhul teenistuja
oma valdkonna raames, kui ta on saanud selleks kas peadirektori, peadirektori asetäitja või
osakonna juhataja korralduse. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöö- või
partnerluslepingu kooskõlastamise ringlus on üldjuhul järgmine:
õigusjuht;
finantsjuht;
vastava vastutusvaldkonna osakonna juhataja;
vajadusel teenistuja, kelle töövaldkonda dokument puudutab;
personalijuht, kui leping puudutab Patendiameti personali;
direktori asetäitja.
3.5. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöö- või partnerluslepingu allkirjastavad peadirektor
ning teine lepingupool samas allkirjakonteineris.
3.6. Juhiabi väljastab allkirjastatud käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöölepingu vajalikele
osapooltele.
4. Arvete ringlus
Arveid menetletakse elektroonilises arvete menetlemise süsteemis vastavalt Patendiameti
peadirektori 27.01.2012 käskkirjale nr 27-O „Arvete menetlemise kord eArvekeskuse
süsteemis“. Arveid DHS-is ei registreerita. Alates 01. juulist 2019 saab Patendiametile saata
vaid e-arveid (raamatupidamise seaduse muudatus, 20. veebruarist 2019).) E-arvete
saatmiseks tuleb kasutada e-arveldaja infosüsteemi (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).
4.1. Saabunud arvete menetlemise korraldab finantsjuht.
21 / 25
Lisa 2
Kehtestatud Patendiameti peadirektori 10.02.2021
käskkirjaga nr 1-1/21-7-O
„Patendiameti asjaajamiskord“
Dokumendi koostamise vorminõuded
1. Dokumendi koostamise üldnõuded
1.1. Dokument koostatakse Ariali kirjastiilis tähesuurusega 10.
1.2. Menetlusdokumente võib koostada lisaks Ariali kirjastiilile ja tähesuurusele 10 Times New
Romani kirjastiilis tähesuurusega 12.
1.3. Dokumendi tekstis ei kasutata taandrida, vaid plokkstiili, eraldades teksti eri osad mõttepausi
kohalt tühja reaga.
1.4. Pealkirjad joondatakse vasakule, sisutekst joondatakse rööpselt plokkstiilis.
1.5. Kui näiteks haldusaktis kasutatakse eri osade eraldajatena peatükke, jagusid, jaotisi, punkte ja
paragrahve, joondatakse paragrahvide ja punktidega nummerdatud vahepealkirjad vasakule,
peatükkide, jagude ja jaotiste pealkirjad aga keskele.
2. Kuupäeva märkimine dokumendil
2.1. Kui kuu nimetus on kirjutatud sõnadega, siis kuupäeva ette nulli ei märgita.
Näiteks: 1. jaanuar 2014 või 02.01.2014
2.2. Kui märgitakse ära ka kohanimi, eraldatakse see nimetavas käändes komaga, seesütlevas
käändes mitte.
Näiteks: Tartu, 05.01.2014 või Tartus 05.01.2014
2.3. Välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse sõnalis-numbrilist märkimisviisi.
Näiteks: 1. jaanuar 2014 (January 1, 2014)
2.4. Dokumendi kuupäevaks võib olla:
saabunud dokumendil registreerimise kuupäev;
käskkirjal või korraldusel allkirjastamise kuupäev;
protokollil koosoleku või sündmuse toimumise kuupäev;
lepingul allkirjastamise kuupäev;
väljasaadetaval kirjal allkirjastamise või registreerimise kuupäev;
allkirjastamata dokumendi puhul selle registreerimise kuupäev.
2.5. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi kuupäevaks loetakse dokumendile antud digitaalallkirjas
sisalduvat kuupäeva.
3. Adressaat
3.1. Adressaat märgitakse nimetavas käändes ning füüsilise isiku puhul ees- ja perekonnanimi samal
real.
3.2. Kui kirjal on mitu adressaati, märgitakse nimed või nimetused tähtsuse või tähestiku järgi.
3.3. Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja
korterinumber, postiindeks, asula, linna või maakonna nimi ning vajadusel riigi nimi.
22 / 25
4. Aadress
4.1. Aadress märgitakse adressaadi alla.
4.2. Aadressi märkimisel ei lisata sõna tänav. Sõnu maantee, puiestee, tee, põik kajastatakse ka
aadressis ja enamasti lühendina.
Näiteks:
Roosikrantsi, Õle, Kevade, kuid Vabaduse pst, Tartu mnt, Turu põik, Randvere tee
4.3. Topeltaadressi korral jäetakse kaldkriipsu ette ja taha tühik.
Näiteks:
Sõle / Kolde pst
4.4. Kui aadress on ühel real, eraldatakse selle eri osad komadega.
Näiteks:
Patendiamet, Toompuiestee 7, 15 041 Tallinn
4.5. Kui aadress on eraldi ridadel, komasid ei lisata, indeks kirjutatakse linna nime ette, linna nimi
kirjutatakse läbivalt suurte tähtedega.
Näiteks:
Patendiamet
Toompuiestee 7
15041 Tallinn
Vallanimede kattumisel linnanimedega tuleb aadressiandmete registri järgi aadressiandmetes
mõlemad haldusüksused välja kirjutada.
Näiteks:
Tartu Ülikooli Raamatukogu
W. Struve tn 1
Tartu linn
51003 Tartu linn
Tartu maakond
Praktikas leiab kasutust varasem kirjapilt.
Näiteks:
Tartu Ülikooli Raamatukogu
W. Struve 1
51003 Tartu
Linna nimetust kandva valla märkimine aadressiandmetes:
Lp Krista Pihlakas
Järve tee 7
Tüki küla
Tartu linn
Tartu maakond 61411
4.6. Kirja adresseerimisel välisriiki kirjutatakse aadress võimalusel sihtriigi keeles ja reeglite järgi.
Riigi nimi kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles läbivalt suurte tähtedega.
23 / 25
Näiteks:
Suomen Akatemia
Hakaniemenranta 6
PL 131
00531 Helsinki
FINLAND
4.7. Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja elektronposti
aadress.
Näiteks:
Pr Anna Aru
Patendiamet
[email protected]
4.8. Kui isik ei ole konkreetse menetlusega seotud teabevahetuseks esitanud teisi kontaktandmeid,
on asutusel vastavalt seadusele võimalus saata isiku ametlikule e-posti aadressile eesti.ee
teabeväravas teave või teade teabe edastamise kohta.
4.9. Kui juriidilise isikuga pole võimalik ühendust saada andmebaasis olevate kontaktide kaudu, siis
on alternatiivina võimalik juriidilise isikuga ühenduse võtmine äriregistris olevate kontaktandmete
kaudu.
5. Pealkiri
5.1. Pealkiri on lühike, algab suure tähega ning on nimetavas käändes.
5.2. Pealkirja järele ei lisata punkti.
6. Tekst
6.1. Tekst algab kuni neli reavahet pealkirjast allpool.
6.2. Tekst võib alata pöördumisega. Pöördumise lõppu ei lisata punkti, soovi korral võib lisada
hüüumärgi.
Näiteks:
Austatud Aita-Leida End
Vastuseks Teie pöördumisele teatame, et…
Austatud Aita-Leida End!
Vastuseks Teie pöördumisele teatame, et…
6.3. Tekst koosneb sissejuhatusest, sisust, faktidest ja selgitustest ning kokkuvõttest.
6.4. Sissejuhatuses tutvustatakse kirjutamise põhjust ja eesmärki ning kui teemat on enne käsitletud,
ka viidet sellele. Kokkuvõttes jõutakse järelduste ja taotlusteni, vajadusel viidatakse
tähtaegadele ja sõnastatakse see, milliseid tegevusi adressaadilt oodatakse.
7. Lugupidamisavaldus
7.1. Tekst lõpeb lugupidamisavaldusega.
7.2. Lugupidamisavalduse järele koma ei lisata.
7.3. Kui dokument allkirjastatakse digitaalselt, lisatakse lugupidamisavalduse ning nime vahele
sulgudesse märkus digitaalse allkirjastamise kohta.
24 / 25
Näiteks:
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Jaana Lind
Juhatuse esimees
8. Kirja koostaja
8.1. Kirja koostaja nimi lisatakse lehekülje lõppu pärast allkirjamärget. Kirja koostajaks märgitakse
kirja tegeliku koostaja (mitte struktuurüksuse juhi) nimi, telefoninumber ja elektronpostiaadress.
Numbreid rühmitatakse nelja kaupa alates tagantpoolt.
Näiteks:
Kalju Kotkas 627 7941
[email protected]
8.2. Telefoninumbri rahvusvahelise riigikoodi märkimise vajadusel lisatakse suunakoodile
plussmärk.
Näiteks:
+372 627 7941
9. Ametikirja lisad
9.1. Üldjuhul viidatakse kirja sisus kirja juurde kuuluvatele lisadele.
9.2. Täiendav viide lisadele märgitakse allkirjastajast allapoole, näidates ära lehekülgede arvu.
Näiteks:
Lisa: 10 lehel
9.3. Kui kirja sisus kirja juurde kuuluvatele lisadele ei viidata, märgitakse lisa lehtede arvu juurde ka
lisa pealkiri.
Näiteks:
Lisa: Patendiameti peadirektori 12.06.2014 käskkiri nr 6 „Tänu avaldamine“ 2 lehel
25 / 25