Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Teie 09.01.2023 Meie 20.01.2023 nr 2.1.-5/23/53-2 Vastus selgitustaotlusele Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, mille kohaselt soovite teada, kuidas ja kas tohib hoida avatuna endise töötaja tööalast e-postkasti. Lisaks soovite teada, kas Teil on õigus säilitada lahkunud töötaja postkasti varukoopiat olukorras, kus töötaja on lahkunud. Esmalt selgitan, et isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikkel 4 punkti 1 järgi on isikuandmeteks igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada. Nimelise e-posti aadressi alusel on isikud kindlasti tuvastatavad. IKÜM artikkel 6 lõike 1 järgi on isikuandmete töötlemine seaduslik ainult juhul, kui a) töötlemine toimub isiku enda nõusolekul, b) töötlemine on vajalik isikuga sõlmitud lepingu täitmise tagamiseks, c) andmetöötleja täidab talle seadusega pandud kohustusi, d) tegemist on eluliste huvide kaitsmisega, e) andmetöötleja täidab seadusest tulenevat avalikku ülesannet, f) andmetöötlejal on andmete töötlemiseks olemas õigustatud huvi. Lisaks selgitan, et antud olukorras tuleb eristada kahte erinevat isikuandmete töötlemise juhtumit, ehk kirjade säilitamist ja lugemist, mis on tööalasele e-posti aadressile tulnud ning mida on välja saadetud töösuhte ajal ning olukorda, kus hoitakse isiku nimelist e-posti aadressi avatuna peale töösuhte lõppemist. 1. Peale töösuhte lõppemist ei ole tööandjal oma endise töötaja nimelise e-posti aadressi kirjadega tutvumiseks ühtegi põhjendust, mida toetab õigusakt. Seega, tuleb muude kokkulepete puudumisel nimeline e-posti aadress koheselt peale lepingu lõppemist sulgeda ja kustutada. Kui tööandja on aga kehtestanud töösuhte ajal e-posti kasutamise põhjendatud reeglid, saab ta reeglites tagada endale õiguse säilitada endise töötaja e-posti kirju mõistliku aja jooksul. Tööandjal ei ole takistust säilitada ja lugeda töökohustuste täitmisega seotud e-kirju, mis on töösuhte ajal töötaja tööalase e-posti aadressi kaudu liikunud. Küll aga ei ole ilma õigusliku aluseta õigust töötaja erakirju avada ega lugeda. On aga tavapärane, et töötajad kasutavad tööandja domeeniga e-posti aadresse muuhulgas ka oma erakirjade saatmiseks ja saamiseks. Töötajal ei ole küll mingit üldist õigust töö e-posti isiklikul eesmärgil kasutamiseks, kuid tööandjad peavad sellise väljakujunenud praktikaga ja sellest tuleneva töötaja õiguspärase ootusega privaatsusele arvestama seni, kuni nad pole ise kehtestanud teistsuguseid reegleid ning neid ka arusaadavalt töötajatele tutvustanud. Selleks, et vältida või vähendada tõenäosust, et erakirju loetakse ilma õigusliku aluseta, tuleb kehtestada korrektsed reeglid e-postkasti kasutamiseks. Näiteks keelata tööalase e- Tatari 39, 10134 Tallinn Telefon 627 4135 Registrikood 70004235 E-post [email protected] www.aki.ee  posti aadressi isiklikuks otstarbeks kasutamine ning sätestada reeglid erakirjade kustutamise osas. Juhul, kui tööandja ei ole kehtestanud reeglit erakirjade kasutamise osas, on väga suur tõenäosus, et töötaja e-kirju säilitades ja/või lugedes rikutakse isiku eraelu puutumatust, ehk satutakse isiku erakirjadele. Seega selleks, et tööandjal oleks võimalik töötaja ja endise töötaja tööalaseid kirju lugeda ja säilitada, tuleb kehtestada korrektsed ja konkreetsed e-posti aadressi kasutamise reeglid, näiteks töökorralduse reeglite osana. Töölepingus ega töökorralduse reeglites ei saa ette näha sellist isikuandmete töötlemist, mis oleks vastuolus isikuandmete kaitse üldmäärusega (IKÜM- ga) või teiste seadustega. Küll aga ei ole seadusandlusega vastuolus reegel, mis keelab tööalase e-posti aadressi isiklikuks otstarbeks kasutamise. Märgin, et töökorraldusreeglites sisalduva vajalikkus on tööandja otsustada ning olukorras, kus see ei ole seadusandlusega vastuolus, on töötajal kohustus neid ka täita. 2. Reeglina tuleb peale töösuhte lõppemist töötaja nimeline e-posti aadress koheselt sulgeda ja kustutada. E-posti aadressi sulgemine tähendab seda, et nimetatud e-posti aadressile ei saa kirju saata ega ka kirju välja saata. Samuti tuleb kustutada ka isiku nimeline e-posti aadress. Isegi kui ettevõttel on õigus e-kirju säilitada, tuleb kustutada isiku nimeline e- posti aadress ja asendada see näiteks serveris kombinatsiooniga, mille alusel ei ole võimalik isikut tuvastada, nt tootaja@ettevõte.ee või kustutada siis serverist e-posti aadress koos kirjadega ning säilitada kirju muus kohas. Olukord, kus Teil on aga õigus säilitada endise töötaja kirju, ei tähenda automaatselt seda, et Teil oleks õigus hoida ka e- posti aadressi avatuna ehk võtta vastu uusi kirju. See tähendab, et peale töösuhte lõppu ei ole endiste töötajate e-posti aadressi töötlemiseks (sh uute kirjade vastuvõtmiseks) otsest seadusest tulenevat alust (puudub leping). Endiste töötajate e-posti aadresse võib peale töösuhte lõppu avatuna hoida aga juhul, kui selleks on õiguslik alus (vt IKÜM artikkel 6) - üldiselt saab selleks olla töötaja vabatahtlik nõusolek või erandlikel juhtudel MTÜ õigustatud huvi. E-postkasti võib peale töösuhte lõppu avatuna hoida õigustatud huvi alusel, eeldusel, et tööandja on iga töötaja e-postkasti avatuna hoidmise osas läbi viinud ja dokumenteerinud õigustatud huvi analüüsi1 (jõudes järeldusele, et selline meede on vältimatult vajalik, st sama eesmärki pole kuidagi teistmoodi võimalik saavutada ning töötajate ega kirjasaatjate õigusi ei kahjustata ülemääraselt). Juhul kui e-posti aadressi töötlemiseks puudub õiguslik alus, tuleb e-posti aadress koheselt sulgeda ja kustutada. Vastasel juhul töödeldakse konkreetse isiku ja potentsiaalselt ka kolmandate isikute isikuandmeid ilma õigusliku aluseta. Ei ole välistatud, et töötaja e-postile saadetakse erakirju, mistõttu tööandja töötleb ka kolmandate isikute andmeid ilma õigusliku aluseta isikuandmeid. Kuivõrd plaanite töölepingusse lisada tulevikus taolise sätte „kooli juhtkonna liikme tööpostkast suletakse hiljemalt 6 kuud pärast töösuhte lõppemist“, siis selgitab inspektsioon, et ei pea põhjendatuks hoida e-posti aadressi lahti 6 kuud. Vajadusel saab MTÜ ise klientidele/partneritele saata teavituse, et antud isik ettevõttes enam ei tööta, et tema nimeline e-post pole enam kasutuses ning paluda edaspidi pöördujatel suhelda MTÜ-ga teisel e-posti aadressil. Samuti kui suletud e-postiaadressile e-kirja saates saab pöörduja kohaletoimetamise nurjumise teate, on pöördujal võimalik teie kodulehelt otsida alternatiivne kontaktaadress. Vaid äärmiselt põhjendatud juhtudel saab pidada õigustatuks töölt lahkunud töötaja nimelise e-posti aadressi avatuna hoidmist, kuid seda väga napi aja jooksul. Kindlasti on 6 kuud selgelt ülemäärane. Nimelt võib isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 5 lõike 1 punktide b ja e kohaselt isikuandmeid töödelda selgelt kindlaks määratud eesmärgil niivõrd (ja üksnes seni), kuivõrd eesmärki pole muul viisil võimalik saavutada. 1 Kuidas täpsemalt viia läbi õigustaud huvi analüüsi on võimalik lugeda siit: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/oigustatud_huvi_juhend_aki_26.05.2020.pdf 2 (3) Loodan, et selgitusest on Teile abi. Lugupidamisega Geili Keppi jurist peadirektori volitusel 3 (3)