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Saatja: "Justiits- ja Digiministeerium" <[email protected]> Saaja: "Justiits- ja Digiministeerium" <[email protected]> Teema: FW: Thematic monitoring on document management and preservation | AIG questionnaire / Thématiques de suivi sur la gestion et la conservation | questionnaire AIG Kuupäev: 2025-11-10 06:50 _____ From: GAVRILOVIC Corinne <[email protected] <mailto:[email protected]> > on behalf of TROMSO-CONVENTION <[email protected] <mailto:[email protected]> > Sent: Friday, November 7, 2025 5:23:29 PM To: TROMSO-CONVENTION <[email protected] <mailto:[email protected]> > Subject: Thematic monitoring on document management and preservation | AIG questionnaire / Thématiques de suivi sur la gestion et la conservation | questionnaire AIG Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. (voir français ci-dessous) Dear representative in the Consultation of the Parties, The Council of Europe Access Info Group (AIG), based on Article 11, paragraph 1, of the Tromsø Convention and Rule 28.2 of its Rules of Procedure, adopted at its 10th meeting (3-5 November 2025) the attached questionnaire to the Parties to the Convention on the issue of document management and preservation. The AIG decided to invite the Parties to submit their replies by 31 January 2026. You are kindly invited to send your replies to the questionnaire in word format to [email protected] <mailto:[email protected]> by the indicated deadline. Kind regards, __________________________ Chers Représentants dans la Consultations des Parties, AIG Le Groupe Accès à l'information du Conseil de l'Europe (AIG) sur la base de l'article 11, paragraphe 1, de la Convention de Tromsø et de sa Règle 28.2 de ses Règles de procédures, a adopté lors de sa 10e réunion (3-5 novembre 2025), le questionnaire ci-joint aux Parties à la Convention sur la question de la gestion et de la conservation des documents. L’AIG a décidé d’inviter les Parties à soumettre leurs réponses d’ici le 31 janvier 2026. Nous vous prions de bien vouloir envoyer vos réponses au questionnaire en format word à <mailto:[email protected]> [email protected] dans le délai imparti. Kind regards, With the compliments of the Secretariat Human Rights Intergovernmental Cooperation Division Directorate General of Human Rights and Rule of Law - DGI TROMSØ CONVENTION Avec les compliments du Secrétariat Division de la coopération intergouvernementale en matière de droits humains Direction générale Droits humains et État de droit – DGI CONVENTION DE TROMSØ <http://www.coe.int/> http://www.coe.int/Tromso-convention AIG(2025) 10 7 November 2025 Council of Europe Access Info Group (AIG) Council of Europe Convention on Access to Official Documents (CETS No.205) T hematic monitoring on document management and preservation Q uestionnaire to the Parties to the Convention I ntroduction The Council of Europe Access Info Group (the AIG ) has completed its baseline evaluation of the implementation of the Council of Europe Convention on Access to Official Documents (CETS No.205, the Convention) by 15 Parties. It has also published its opinion on the definition of “official documents” according to Article 1, paragraph 2, sub-paragraph b, of the Convention . The AIG now continues its monitoring of the implementation of the Convention based on Article 11, paragraph 1, of the Convention. With this questionnaire, the AIG will collect information for the purpose of monitoring the issue of document management and preservation. The efficient management of documents held by public authorities (see definition in Article 1, paragraph 2, sub-paragraph a, of the Convention) and the application of clear and established rules for the ir preservation ensures that documents are availab le and easily accessib le . The AIG will, therefore, examine based on Article 9, paragraphs c and d, of the Convention, the issue of management and preservation of official documents. Pursuant to Article 11, paragraph 2, of the Convention, and Rule 30.1 of its Rules of Procedure, the AIG will also invite non-governmental organisations to provide relevant information . The reply to this questionnaire , along with any supporting documentation, should be submitted in one of the official Council of Europe languages (English or French). Questions How is management , preservation and archiving of documents by public authorities regulated ? Please provide an official translation of the relevant regulation s in one of the Council of Europe languages (English or French). Are all documents held by a public authority registered? If so, what information about the documents is put on the register? Who is responsible for the registration? At which point does registration take place? Are there any exceptions applied to the requirements for registration of documents based on the ir content ? Are there some instructions or policies in place as regards registration of correspondence sent directly to/from a public official? Are the registers of official documents public? Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same way as physical documents? Do public authorities use a common system for registering documents, or does each public authority use its own system for registration? What criteria do public authorities apply for storing official documents? For example, in what format and where documents are stored? What criteria do public authorities apply for the retention of documents and w hat retention periods are applied ? What criteria do public authorities apply for transferring documents to archives? What criteria do public authorities apply for eliminating /destroying documents? Please describe case-law and/or practice which exist as regards document management and preservation (from courts, ombudsmen, information commissioners, etc). AIG(2025)10 7 novembre 2025 Groupe Accès à l’ i nformation (AIG) du Conseil de l'Europe Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux documents publics (CETS n° 205) T hématiques de suivi sur la gestion et la conservation des documents Questionnaire aux Parties à la Convention I ntroduction Le Groupe Accès à l'information du Conseil de l'Europe (AIG) a achevé son évaluation de référence de la mise en œuvre de la Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux documents public s (STE n° 205, la Convention) par 15 Parties. Il a également publié son avis sur la définition des « documents public s » au sens de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention. L'AIG poursuit désormais son suivi de la mise en œuvre de la Convention sur la base de l'article 11, paragraphe 1, de la Convention. Grâce à ce questionnaire, l'AIG recueillera des informations en vue d ’examiner la question de la gestion et de la conservation des documents. La gestion efficace des documents détenus par les autorités publiques (voir la définition à l'article 1, paragraphe 2, alinéa a, de la Convention) et l'application de règles claires et établies pour leur conservation garantissent que les documents sont disponibles et facilement accessibles. L’AIG examinera donc, sur la base de l'article 9, paragraphes c et d, de la Convention, la question de la gestion et de la conservation des documents publics . Conformément à l'article 11, paragraphe 2, de la Convention et à l'article 30.1 de ses règles de procédure , l’AIG invitera également les organisations non gouvernementales à fournir des informations pertinentes. Les réponses à ce questionnaire, ainsi que toute documentation complémentaire , doivent être soumises dans l'une des langues officielles du Conseil de l'Europe (anglais ou français). Questions Comment la gestion, la conservation et l'archivage des documents par les autorités publiques sont- elles réglementé e s ? Veuillez fournir une traduction officielle des réglementations pertinentes dans l'une des langues du Conseil de l'Europe (anglais ou français). Tous les documents détenus par une autorité publique sont-ils enregistrés ? Dans l’affirmative , quelles informations concernant les documents sont inscrites au registre ? Qui est responsable de l'enregistrement ? À quel moment se fait l’ enregistrement ? Existe-t-il des exceptions aux exigences d'enregistrement des documents en fonction de leur contenu ? Existe-t-il des instructions ou des politiques en vigueur concernant l'enregistrement de la correspondance envoyée directement à/par un fonctionnaire ? Les registres des documents public s sont-ils publics ? Les messages électroniques (courriels, SMS, etc.) sont-ils traités de la même manière que les documents papier ? Les autorités publiques disposent -elles d’ un système commun pour l'enregistrement des documents ou chaque autorité publique utilise-t-elle son propre système d'enregistrement ? Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour l’archivage des documents public s ? Par exemple, dans quel format et où les documents sont-ils archivé s ? Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour la conservation des documents et quelles sont les durées de conservation appliquées ? Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour transférer les documents vers les archives ? Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour éliminer/détruire des documents ? Veuillez décrire la jurisprudence et/ou la pratique existante ( s ) en matière de gestion et de conservation des documents (par les tribunaux, les Ombudpersons , les commissaires à l'information, etc.). Haridus- ja Teadusministeerium Meie 28.11.2025 nr 7-2/9004 [email protected] Munga 18 50088, Tartu Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Lugupeetud teabevaldajad Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühm (AIG) on lõpetanud oma analüüsi ametlikele dokumentidele juurdepääsu Euroopa Nõukogu konventsiooni (Tromsø konventsioon) rakendamise kohta 15 liikmesriigi poolt. Samuti on AIG avaldatud arvamuse „ametlike dokumentide“ mõiste kohta vastavalt Tromsø konventsiooni artikli 1 lõike 2 punktile b. AIG jätkab vastavalt Tromsø konventsiooni artikli 11 lõikele 1 konventsiooni rakendamise seiret ning järgmisena oodatakse liikmesriikidelt (sh ka valitsusvälistelt organisatsioonidelt) vastuseid küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. Justiits- ja Digiministeerium koondab vastused Eestis kehtiva regulatsiooni kohta ning edastab need Euroopa Nõukogule. Palume saata eestikeelsed vastused käesoleva kirja lisas esitatud küsimustikule teie asutuse vaatest Justiits- ja Digiministeeriumile hiljemalt 31. detsembriks 2025. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Margit Juhkam asekantsleri ülesannetes Helen Uustalu 53345676 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected]/ www.justdigi.ee Registrikood 70000898