Käskkiri

KÄSKKIRI 20.10.2023 nr 11-6/6 Tartu Maakohtu kinnistus-ja registriosakonna arengu- ja hindamisvestluste läbiviimise korra kinnitamine Kohtute seaduse § 125 lg 1 p 1, lg 41 ja avaliku teenistuse seaduse § 30 lõike 4 alusel kinnitada Tartu Maakohtu kinnistus- ja registriosakonna arengu- ja hindamisvestluse kord vastavalt käskkirja lisale. Tunnistada alates 19.10.2023 kehtetuks kohtudirektori 06.10.2015 käskkiri nr 11-6/15 „Tartu Maakohtu kinnistus- ja registriosakonna arengu- ja hindamisvestluse kord“. (allkirjastatud digitaalselt) Hans Moks Kinnistus-ja registriosakonna kohtudirektor  Kinnitatud Tartu Maakohtu kinnistus- ja registriosakonna kohtudirektori käskkirjaga nr 11-6/6 ARENGU- JA HINDAMISVESTLUSTE LÄBIVIIMISE KORD 1. Üldsätted 1.1.Tööandjana on meie eesmärgiks rahulolevad kohtuteenistujad ja kohtusse pöördujad. Seisame kohtu usaldusväärsuse ja väärtuste eest ning teeme koostööd partneritena, et luua keskkond, kus igaüks tunneb ennast väärtustatuna, tahab pühendunult töötada, oma teadmisi ja oskusi teistega jagada ning edasi areneda. 1.2.Käesoleva korraga sätestatakse Tartu Maakohtu kinnistus- ja registriosakonna kohtunikuabide ja teenistujatega (edaspidi teenistujad) katseaja-, arengu- ja hindamisvestluste (edaspidi koos nimetatuna vestlused) läbiviimise põhimõtted ja korraldus. 1.3.Vestluste läbiviimisel ja tulemuste vormistamisel on teenistujatel kohustus järgida isikuandmete töötlemise põhimõtteid ja rakendada teabe turvalise töötlemise nõudeid. 1.4.Vestluste tulemused vormistatakse ja säilitatakse vestluste infosüsteemis1 taasesitamist võimaldavas vormis. Infosüsteemi sisu käsitletakse kui juurdepääsupiiranguga asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet avaliku teabe seaduse tähenduses. Juurdepääs vestlustele antakse vaid asjaomasetel isikutele vajalikus ulatuses töö- või teenistusülesannete (edaspidi teenistusülesanded) täitmiseks. 2. Katseajavestlus 2.1.Katseaja eesmärk on hinnata, kas teenistuja haridus, töökogemus, teadmised ja oskused (sh võimed ja isikuomadused) on piisavad teenistusülesannete tulemuslikuks täitmiseks ning teha otsus teenistujaga teenistus- või töösuhte (edaspidi teenistussuhe) jätkumise osas. 2.2.Katseaestluse viib läbi teenistuja vahetu juht. Teenistuja nõusolekul võib vestlustesse kaasata ka teisi asjaomaseid isikuid. 2.3.Katseajavestlus on oma ülesehituselt sarnane arengu- ja hindamisvestlusega. Kahepoolse vestluse käigus hinnatakse teenistuja toimetulekut teenistusülesannetega katseajal, arengu- ja koolitusvajadusi ning antakse ja kogutakse tagasisidet vastastikuste ootuste ja koostöö, juhendamise, töökorralduse, juhtimise jm tööks olulise osas. 2.4.Katseaja kestel on soovitav läbi viia ka regulaarseid vahevestlusi sagedusega vähemalt kord kuus. Katseajavestlus viiakse läbi hiljemalt kaks nädalat enne katseaja lõppu. 2.5.Teenistuja katseajale lõpphinnangu andmiseks küsib vahetu juht teenistuja töötulemuste ja hoiakute kohta tagasisidet ka teenistujaga tihedalt koostööd tegeva(te)lt teenistuja(te)lt sh teenistuja juhendaja(te)lt ning arvestab saadud tagasisidega lõppotsuse tegemisel. 1 Eesti Kohtutes on kasutusel vestluste infosüsteem, mis põhineb PlanPro tarkvaral.  2.6.Katseaja lõpus annab teenistuja juht lõpphinnangu teenistuja ameti- või töökohale sobivuse osas ning teeb otsuse teenistussuhte jätkamise kohta: 2.6.1. Vastab esitatud ootustele ja nõuetele, teenistussuhe jätkub – teenistuja täidab teenistusülesandeid iseseisvalt, heade töötulemuste ja kvaliteediga. Ta järgib kohtu väärtusi, on pühendunud ja tahab anda endast parima. Teenistuja on aus ja usaldusväärne, lahendustele/tulemustele orienteeritud ja initsiatiivikas. Ta teeb aktiivselt koostööd teiste teenistujatega, tunnistab oma eksimusi, vajadusel küsib abi ja tagasisidet ning arvestab sellega. 2.6.2. Ei vasta esitatud ootustele ja nõuetele, teenistussuhet ei jätkata – teenistuja pädevus (teadmised, oskused, kogemus, hoolsus, hoiakud) ja/või töösooritus ei ole piisavad antud ameti- või töökohal teenistusülesannete tulemuslikuks täitmiseks. Teenistuja vajab ülesannete täitmisel pidevat abi, juhendamist või järelevalvet või tema töös esineb olulisi vajakajäämisi, eksimusi või rikkumisi, mida ei ole võimalik mõistliku aja jooksul muuta juhendamise või tagasiside andmise teel. Teenistuja ei järgi kohtu väärtusi, tal puudub initsiatiiv või soov koostööks, oma teadmiste ja oskuste edasi arendamiseks või probleemide lahendamiseks. 2.6.3. Katseaja lõpphinnangu andmisel ja otsuse tegemisel võib teenistuja juht eeltoodud skaala kirjeldust kohandada lähtuvalt konkreetse ameti- või töökoha eripärast ja ametijuhendist, tuues konkreetseid näiteid teenistuja pädevuse ja töö tulemuste vastavuse või mittevastavuse osas. 2.7.Katseajavestluse tulemused vormistatakse elektrooniliselt PlanPro vestluste keskkonnas (https://planpro.kohus.ee). Vastava kutse vormi täitmiseks saadab vestluse osapooltele personalitöötaja. 2.8. Katseajavestluse elektrooniline vorm ei asenda silmast silma vestlust. See aitab vestluseks ette valmistuda ja peale vestlusi tulemusi vormistada. Vestluse toimumise ajas ja kohas lepivad vestluse osapooled kokku omavahel. 2.9.Kinnitatud vorm esitatakse hiljemalt viis tööpäeva enne teenistuja katseaja lõppu. Küsimuste tekkimisel on nii juhtidele kui teenistujatele abiks ja juhendajaks personalitöötaja. 3. Arengu- ja hindamisvestlus 3.1.Arengu- ja hindamisvestlus (edaspidi koostöövestlus) on teenistuja ja tema vahetu juhi vaheline koostöövestlus, mille eesmärk on võtta aega üksteise kuulamiseks ja toetamiseks, möödunud perioodi mõtestamiseks, töötulemuste hindamiseks ning uute kokkulepete sõlmimiseks. Vestlus aitab suurendada rahulolu tööga, toetab teenistuja arengut ning julgustab panustama üksuse ja organisatsiooni eesmärkide saavutamisse. 3.2.Koostöövestluse viib läbi teenistuja vahetu juht. Teenistuja nõusolekul võib vestlusesse kaasata ka teisi asjaomaseid isikuid. 3.3.Koostöövestlus viiakse läbi vähemalt üks kord aastas ajavahemikul käesoleva aasta septembrist kuni järgmise aasta jaanuarini. Teenistuja või vahetu juhi ettepanekul võib koostöövestlust viia läbi ka sagedamini kui üks kord aastas. 3.4.Koostöövestluse võib edasi lükata järgmisesse perioodi, kui: 3.4.1. teenistuja teenistussuhe on enne koostöövestlust olnud peatunud enam kui kuus kuud või kestnud vähem kui kuus kuud;  3.4.2. teenistuja vahetu juhi teenistussuhe on enne koostöövestlust kestnud vähem kui neli kuud. 3.5.Koostöövestluse käigus võtavad teenistuja ja tema vahetu juht kokku eelmise perioodi tulemused (motivatsioon, töötulemused, väärtuspõhine käitumine), arutatakse läbi asjad, mis on hästi ja mis muutust vajaks ning lepitakse kokku järgmise perioodi eesmärkides ja arengu- ning koolitusvajadustes. Vestluse käigus annab teenistuja tagasisidet ka juhtimise ja motivatsiooni või pühendumust mõjutavate aspektide kohta (sh ootused juhile, ettepanekud töökorralduse ja töötingimuste parendamiseks ning töörahulolu suurendamiseks). 3.6.Teenistujale mitmekülgse ja arengut toetava tagasiside andmiseks võib teenistuja vahetu juht koguda infot suuliselt või kirjalikult tagasisidet teenistujaga tihedat koostööd tegevatelt kolleegidelt, sh alluvad või teised juhid ja/või koostööpartnerid. Antud tagasisidet võetakse arvesse teenistuja töötulemuste hindamisel, tunnustamisel ja/või arengutegevuste planeerimisel. 3.7.Koostöövestluseks ettevalmistumisel tutvuvad vestluse osapooled koostöövestluse läbiviimise juhendiga (lisa 1) ja täidavad koostöövestluste vormi elektrooniliselt PlanPro vestluste keskkonnas (https://planpro.kohus.ee). Vastava kutse vormi täitmiseks saadab vestluse osapooltele personalitöötaja. 3.8.Koostöövestluse elektrooniline vorm ei asenda silmast silma vestlust. See aitab vestluseks ette valmistuda ning peale vestlusi tulemusi vormistada. Vestluse toimumise ajas ja kohas lepivad vestluse osapooled kokku omavahel. 3.9. Esmalt täidab vormi teenistuja, seejärel vahetu juht/määratud vestleja. Vestluse järgselt vormistatakse vestluse tulemused koostöövestluse elektroonilisse vormi PlanPro vestluste keskkonnas (https://planpro.kohus.ee). Esmalt kinnitab vormi vahetu juht/määratud vestleja ja seejärel teenistuja. Kinnitatud kokkuvõtet saab vajadusel uuesti täitmiseks ja täiendamiseks avada personalitöötaja. Küsimuste tekkimisel on nii juhtidele kui teenistujatele abiks ja juhendajaks personalitöötaja. Koostöövestluste läbiviimise juhend Lisa 1 1. Vestluse eesmärgid Koostöövestlus (edaspidi vestlus) on teenistuja ja tema vahetu juhi vahel toimuv vestlus, mille eesmärk on võtta aega üksteise kuulamiseks ja toetamiseks, möödunud perioodi mõtestamiseks ning uute kokkulepete sõlmimiseks. Vestluse käigus antakse üksteisele tagasi- ja edasisidet, räägitakse tööga seotud ootustest ja väärtustest, eesmärkidest ja nende saavutamisest, murekohtadest, arenguvajadustest ja -võimalustest ning seatakse eesmärgid järgnevaks perioodiks. Vestluse läbiviimise märksõnadeks mõlema osapoole puhul on avatus, ausus, hoolivus ja objektiivsus. Vestluse eesmärgid/teemapunktid:  asutuse/üksuse eesmärkide, väärtuste ja arengute kohta info andmine;  teenistuja kaasamine organisatsiooni arendamisse ja töörahulolu suurendamisse;  teenistuja eelmise perioodi eesmärkide ja töötulemuste hindamine, õnnestumistest ja lahendamist vajavatest küsimustest rääkimine;  tunnustus ja tagasiside tehtud tööle ning väärtuspõhisele käitumisele;  järgmise perioodi eesmärkide seadmine, olulisemates tööülesannetes ning arengutoe osutamises kokkuleppimine;  teenistuja kompetentside/kvalifikatsiooni hindamine edasist töökäiku ja tulevikuperspektiivi silmas pidades, arenguvajaduste ning -võimaluste kaardistamine;  ametikirjelduse ajakohastamine;  koostöö parendamine sh juhi ja teenistuja vahel;  töökorralduse parendamine sh tööprotsesside täiustamine. 2. Vestluse läbiviimise protsess ja üldised põhimõtted  vestluse edukuse eest vastutavad mõlemad osapooled võrdselt;  vestlus viiakse läbi koostöövestluse vormi alusel;  vestluseks valmistudes on hea tava, et vahetu juht küsib tagasisidet teenistuja kohta ka teenistujaga tihedalt koostööd tegevatelt teenistujatelt või koostööpartneritelt, mida arutatakse vestlusel ning võetakse arvesse töötulemustele hinnangut andes ja/või arengutegevusi planeerides;  enne vestluse toimumist on oluline, et mõlemad osapooled oleksid end vestluseks hoolikalt ette valmistanud (sh planeerinud aja nii vestluse ettevalmistamiseks kui ka vestlemiseks segamatus keskkonnas). Ettevalmistuse käigus töötavad mõlemad osapooled läbi koostöövestluse vormis välja toodud punktid ning mõtlevad läbi küsimused/teemad, millest soovivad rääkida. Ettevalmistavate küsimuste näidisloetelu on toodud punktides 3 ja 4;  vestlust juhib juht/vestleja, kes on peamiselt kuulaja, peegeldaja, tagasi- ja edasiside andja rollis. Vestluse õnnestumiseks on oluline teenistuja poolne aktiivsus, arvamuse välja ütlemise julgus ning konkreetsus (näidete toomine, ettepanekute ja lahenduste  pakkumine). Kriitika asemel tasub tegeleda asjadega, mida on võimalik muuta, keskenduda sellele, mida saab ise paremini teha;  hinnangute andmisel on oluline lisada ka põhjendus, miks just selline hinnang anti;  vajadusel saab koostöövestluse kokkuvõtte vormile lisada ettepanekud töökorralduse ja töökeskkonna parendamiseks vahetule juhile ja/või kohtu juhtkonnale;  vestluse kokkuvõtte vormis välja toodud arengu- ja koolitusvajadused on sisendiks kohtu või kohtute ülese tsentraalse koolitusplaani koostamiseks. 3. Ettevalmistavad küsimused teenistujale  Kuidas Sul tööalaselt läheb? Mis on hästi ja mis võiks paremini olla?  Kuidas hindad oma eelneva perioodi töötulemusi ja seatud eesmärkide saavutamist?  Mis õnnestus eriti hästi? Mis toetas edu saavutamist? Palun too näiteid.  Millised on olnud suuremad tööga seotud väljakutsed või probleemid? Mis on olnud nende põhjuseks?  Kuidas oled töös ette tulevaid probleeme lahendanud, takistusi ületanud? Mida oled neist õppinud? Palun too näiteid.  Kas Sinu ametijuhend vastab tegelikkusele või on seda vaja muuta? Millises osas?  Millised on Sinu suuremad tööalased väljakutsed (eesmärgid ja tööülesanded) järgneval perioodil? Kas ja milles vajad tuge, et õnnestuda?  Kuidas oled end eelneval perioodil arendanud? Millistes arendustegevustes või koolitustel oled osalenud? Milline on olnud nende mõju Sinu tööle või tööalasele edule? Palun too näiteid.  Mõtle oma tööalasele motivatsioonile pikemas perspektiivis. Millise suuna võiks Sinu edasine töökäik võtta (sama või teine valdkond, ametikoht, roll jms)? Kas ja milliseid teadmisi, oskusi oleks vaja arendada või kogemust juurde saada?  Millised on Sinu arengu- ja koolitusvajadused järgnevaks perioodiks? Mida ise saad enda arendamiseks ära teha, kus võiks asutus õla alla panna? Palun põhjenda.  Millised on ettepanekud vahetule juhile töö paremaks korraldamiseks? Mida saab Sinu juht/kolleegid teha, et Sa saaksid paremini töötada, oma eesmärke täita vms?  Millist tagasisidet tahaksid anda oma juhile – mida ta teeb hästi, mida ta võiks teha vähem või rohkem või teisiti?  Millised on küsimused, mida tahad juhile/juhtkonnale esitada? 4. Ettevalmistavad küsimused vahetule juhile  Millised olid teenistujate rahulolu ja pühendumuse uuringu tulemused asutuses/üksuses? Kuidas töörõõmu ja -rahulolu suurendada?  Millised eesmärgid olid asutusel/üksusel vaadeldavaks perioodiks? Millised tulemused saavutati? Mis on asutuse/üksuse tugevused ja arenguvajadused?  Hinnang teenistuja töötulemustele ja eelneva perioodi eesmärkide saavutamisele. Põhjenda palun oma hinnangut.  Mis on teenistujal väga hästi õnnestunud?  Kas ja millised on olnud teenistuja tööga seotud arengu- või murekohad?  Milline on teenistuja kolleegide/koostööpartnerite tagasiside?  Millised on asutuse/üksuse eesmärgid järgmiseks perioodiks?  Millised on teenistuja järgneva perioodi eesmärgid, suuremad tööülesanded?  Millised on ettepanekud üksuse/teenistuja arenguplaani (sh koolituste) osas?