Ministeeriumid 15.04.2020 nr 8-1/20/1625
Vabariigi Valitsuse määruse eelnõu esitamine
kooskõlastamiseks
Esitame Teile kooskõlastamiseks Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181
„Arhiivieeskiri" muutmise eelnõu. Eelnõu ja seletuskirjaga on võimalik tutvuda eelnõude
infosüsteemis (EIS) aadressil http://eelnoud.valitsus.ee. Palume Teie kooskõlastust
infosüsteemis nimetatud tähtaja jooksul.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Mailis Reps
minister
Lisad:
1. Eelnõu.pdf
2. Eelnõu lisa.pdf
3. Seletuskiri.pdf
Kadi Mölder
735 0234
[email protected]
Munga 18/ 50088 Tartu/ 735 0222/
[email protected]/ www.hm.ee/ Registrikood 70000740
EELNÕU
14.04.2020
VABARIIGI VALITSUS
MÄÄRUS
Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ muutmine
Määrus kehtestatakse arhiiviseaduse § 13 alusel.
Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruses nr 181 „Arhiivieeskiri” tehakse järgmised
muudatused:
1) paragrahvi 3 lõike 1 punktist 1 jäetakse välja sõnad „ja neid ei või segada teist päritolu
dokumentidega”;
2) paragrahvi 3 lõike 2 esimesest lausest jäetakse välja sõnad „asjaajamises lõpetamata”;
3) paragrahvi 3 täiendatakse lõikega 31 järgmises sõnastuses:
„(31) Andmekogudes olevat teavet käsitletakse dokumentidena ning arhiiviväärtuslikku osa
nendest arhivaalidena.”;
4) paragrahvi 5 lõikest 1 jäetakse välja tekstiosa „,tooteid”;
5) paragrahvi 5 lõige 2 sõnastatakse järgmiselt:
„(2) Asutus loob arhivaalid, välja arvatud arhiiviväärtuslikud andmekogud, arhiivivormingus.”;
6) paragrahvi 5 lõike 3 esimesest lausest jäetakse välja tekstiosa „,toodete”;
7) paragrahvi 6 lõiget 2 täiendatakse pärast sõna „haldamisel” sõnadega „ning arhiivi
moodustamisel”;
8) paragrahvi 6 lõige 3 sõnastatakse järgmiselt:
„(3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt:
1) funktsiooni nimetust ja selle tähist;
2) sarjade nimetusi ja nende tähiseid;
3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele sarja või funktsiooni tasandil;
4) põhifunktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse põhifunktsiooni
täitmiseks);
5) volitust põhifunktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;
6) põhifunktsiooni sarjade nimetusi ja tähiseid eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad.”;
9) paragrahvi 6 lõige 4 tunnistatakse kehtetuks;
10) paragrahvi 7 lõike 4 punkt 1 loetakse punktiks 11 ja lõiget täiendatakse punktiga 1 järgmises
sõnastuses:
„1) andmete kogum, mida saab identifitseerida ja koos hallata;”
11) paragrahvi 7 lõike 4 punktis 4 asendatakse sõna „asjaajamissüsteemis” sõnaga
„infosüsteemis”;
12) paragrahvi 8 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt:
„(1) Arhiivimoodustaja esitab liigitusskeemi kavandi või liigitusskeemi muudatuse kavandi
enne kehtestamist kooskõlastamiseks avalikule arhiivile.”;
13) paragrahvi 8 lõike 3 punkti 2 täiendatakse pärast sõna „teeb“ sõnaga „vajadusel“;
14) paragrahvi 8 lõiget 3 täiendatakse punktiga 3 järgmises sõnastuses:
„3) kontrollib vajadusel viiteid avaliku arhiivi hindamisotsustele ning nende paikapidavust.”
15) paragrahvi 10 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks;
16) paragrahvi 11 täiendatakse lõikega 11 järgmises sõnastuses:
„(11) Avalik arhiiv haldab ja vahendab teavet selle kohta, millised asutused on hindamise
tulemusena arhiivimoodustajad.”;
17) paragrahvi 11 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks;
18) paragrahvi 13 lõike 1 esimest lauset täiendatakse pärast sõna „dokumendid” tekstiosaga
„,sealhulgas andmekogudes oleva teabe”;
19) paragrahvi 13 lõiget 3 täiendatakse kolmanda lausega järgmises sõnastuses:
„Arhivaalide puhul kooskõlastatakse teabekandja hävitamine avaliku arhiiviga.”
20) paragrahvi 13 täiendatakse lõikega 4 järgmises sõnastuses:
„(4) Dokumendid, sealhulgas andmekogudes olev teave, mille säilitustähtaeg on möödunud
hävitatakse esimesel võimalusel. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt
ning keskkonnasõbralikult.”;
22) paragrahvi 15 lõike 3 teisest lausest jäetakse välja sõnad „digitaalarhivaalid sagedamini”;
23) paragrahvi 16 lõige 1 tunnistatakse kehtetuks;
24) paragrahvi 16 lõige 5 sõnastatakse järgmiselt:
„(5) Koos arhivaalidega annab üleandja avalikule arhiivile arhiivinimistusse (edaspidi nimistu)
koondatud arhiivikirjeldused ning digikoopiad arhivaalidest, kui need vastavad nõuetele.”;
25) paragrahvi 16 lõige 9 tunnistatakse kehtetuks;
26) paragrahvi 18 lõige 3 sõnastatakse järgmiselt:
„(3) Üleandmis-vastuvõtmisakti võib lisada täiendavaid andmeid või lisadokumente.”;
27) paragrahvi 20 lõike 11 punktist 1 jäetakse välja tekstiosa „(toimik, mapp, karp jms)”;
28) paragrahvi 20 lõike 11 punktist 2 jäetakse välja tekstiosa „(kiri, foto jne)”;
29) paragrahvi 21 pealkiri sõnastatakse järgmiselt:
„§ 21. Arhiiviskeem ja selle koostamine“;
30) paragrahvi 21 lõike 1 esimene lause sõnastatakse järgmiselt:
„Arhiiviskeem koostatakse avaliku arhiivi ja arhiivimoodustaja koostöös enne arhiivi või selle
osa korrastamist üleandmiseks. ”;
31) paragrahvi 21 lõige 5 tunnistatakse kehtetuks;
32) paragrahvi 22 lõike 1 punktist 7 jäetakse välja sõnad „ja paigutatakse arhiiviümbrisesse”;
33) paragrahvi 22 lõiked 4 ja 5 sõnastatakse järgmiselt:
„(4) Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi avaliku arhiiviga kooskõlastatud viisil.
(5) Pakett digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi
koostatud struktuurinõuete alusel.”;
34) paragrahvi 22 lõiked 6 ja 7 tunnistatakse kehtetuks;
35) paragrahvi 22 lõige 8 sõnastatakse järgmiselt:
„(8) Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalide, sealhulgas andmekogudes oleva
arhiiviväärtusliku teabe konverteerimistoimingud ja üleandmise vormingud kirjeldab
Rahvusarhiiv juhisena.”;
36) paragrahvi 23 täiendatakse lõikega 3 järgmises sõnastuses:
„(3) Audiovisuaalsete arhivaalide arhiivikirjeldamine põhineb avaliku arhiivi aktsepteeritud ja
rahvusvaheliselt laialt kasutuses olevatel kirjeldusstandarditel. Teavet nimetatud standardite
kohta jagab Rahvusarhiiv.”;
37) paragrahvi 26 lõike 1 teine lause tunnistatakse kehtetuks;
38) paragrahvi 26 lõige 3 tunnistatakse kehtetuks;
39) paragrahvi 27 lõike 1 punktist 1 jäetakse välja tekstiosa „tooteid,”;
40) paragrahvi 27 lõike 1 punktis 4 asendatakse sõna „tagatiskoopiaid” sõnaga
„säilituskoopiaid”;
41) paragrahvi 28 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt:
„(1) Hoidla keskkonnatingimused peavad olema sobilikud arhivaalide püsivaks säilitamiseks ja
arvestama arhivaalide tüübist tulenevaid hoiu erisusi. Teavet rahvusvaheliselt aktsepteeritud
arhiivimaterjalide hoiutingimusi kirjeldavate standardite kohta jagab Rahvusarhiiv.”;
42) paragrahvi 29 lõikes 2 asendatakse sõna „tagatiskoopiaid” sõnaga „säilituskoopiaid” ning
sõna „Tagatiskoopia” sõnaga „Säilituskoopia”;
43) paragrahvi 34 tekst sõnastatakse järgmiselt:
„(1) Avalik arhiiv vahendab teavet arhivaalide olemasolu ja sisu kohta.
(2) Vastusena kirjalikule päringule vahendab avalik arhiiv arhivaalides sisalduvat teavet:
1) õiguste või tehingute tõestamiseks arhiiviteatisena;
2) muul eesmärgil tasulise teenusena, mille tasu määrad kehtestab valdkonna eest vastutav
minister määrusega.
(3) Avalik arhiiv ei lahenda päringut, kui esitatud lähteandmed ei ole piisavad või sellele
vastamine nõuab suuremahulist uurimistööd.”;
44) paragrahvi 35 tekst sõnastatakse järgmiselt:
„(1) Arhiiviteatise taotlemiseks esitatakse päring kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
(2) Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on:
1) päringu kokkuvõtlik taasesitus;
2) kasutatud arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse arhiivi nimetus ning dokumendi liik ja
kuupäev ;
3) arhivaalidel põhinev teave või kinnitus koopiate väljastamise kohta;
4) arhivaalide leidandmed.
(3) Arhiiviteatis ja sellele lisatud arhivaali koopiad vormistatakse vastavalt avaliku arhiivi
töökorraldust reguleerivatele õigusaktidele.
(4) Arhiiviteatis väljastatakse ühe kuu jooksul päringu saamisest alates. Kui teatise väljastamine
nimetatud tähtajajooksul ei ole võimalik, teatatakse päringu esitajale tähtaja pikenemisest.
(5) Arhiiviteatise väljastamise eest tasub päringu esitaja riigilõivu riigilõivuseaduses sätestatud
määras.”;
45) paragrahvi 36 lõike 2 punkt 3 tunnistatakse kehtetuks;
46) paragrahvi 36 lõige 3 sõnastatakse järgmiselt:
„(3) Arhivaalid väljastatakse kasutamiseks avaliku arhiivi otsuse alusel, milles märgitakse
lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 toodud andmetele arhivaalide kasutamise ja säilitamise
nõuded ning kasutuspiirangud.”;
47) määruse lisa 1 „Arhiivivormingud” kehtestatakse uues sõnastuses (lisatud);
48) määruse lisa 2 „Nõuded hoidla keskkonnatingimustele” tunnistatakse kehtetuks.
Jüri Ratas
Peaminister Mailis Reps
Haridus- ja teadusminister
Taimar Peterkop
Riigisekretär
Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrus nr 181
„Arhiivieeskiri"
lisa 1
(muudetud sõnastuses)
Arhiivivormingud
1. Kontoritarkvara vormingud
Arhiveeritavad failid tuleb luua pakkimata või kadudeta pakitud ja krüpteerimata kujul.
Arhivaali tüüp Arhiivivorming Nõuded
● kõikjal kasutada UTF-8 (Unicode,
Tekstidokumendid TXT (Plain Text Format);
ISO 10646) kodeeringut;
ODT (Open Document ● tekstifondid integreerida faili sisse;
Format Text); ● pildid lisada dokumendi sisse, mitte
linkida välistele failidele (oht ODT
DOCX (Office Open MS faili veebist lingitud piltide
Word Document); kadumisel);
● mittetekstilised elemendid
PDF ver /A-2a või /A-2u
(integreeritud pildid, helid, videod)
(Portable Document peavad olema arhiivivormingus;
Format) ● dokumendi lisad eraldi failidena,
mitte dokumendi sees sisalduvad
(manustatud või lingitud)
dokumendid;
● vältida raskesti renderdatavaid
omadusi (näiteks: läbipaistev taust
joonisel, gradient jne).
● dokumendi sisu ei tohi olla
krüpteeritud;
● vältida dokumendis sisalduvaid
makrosid, kuna need ei ole
arhiveeritavad
Tabelid ODS (Open Document Kehtib sama, mis tekstidokumentide
Format Spreadsheet); korral.
XLSX (Office Open MS Täiendavad nõuded:
Excel Spreadsheet);
● tekstiväljad piiritleda
CSV (Comma Separated jutumärkidega;
Format) ● kõikidele ridadele ühesugune
väljade arv;
● veerunimed esimesele reale;
● ORACLE SQL Loaderiga faili
algusesse lisatav CSV faili päis on
mittesoovitav
1
Esitlused ODP (Open Document Kehtib sama, mis tekstidokumentide
Format Presentation); korral.
PPTX (Office Open Oluline tähele panna:
Presentation);
● PDF/A-ks teisendamisel ei säili
PDF ver /A-2a või /A-2u animatsioonid, mitmekihilised
(Portable Document elemendid
Format)
E-kirjad EML (üksikkiri); Kehtib sama, mis tekstidokumentide
korral.
MSG (kui EML ei ole
tehniliselt võimalik); Täiendavad nõuded:
MBOX (kirjad kaustade ● kirja manus-failidele kehtivad
kaupa) vastava arhivaali tüübi nõuded (vt
eraldi peatükkidest tekstid, pildid,
tabelid)
Märgendkeele HTML+CSS (Hypertext ● Fail peab olema reeglipärasel
dokumendid Markup Language + kujul (well-formed, näiteks XML
Cascaded Style Sheets); vastavuses skeemiga (XSD) ja
XML+XSD+XSL kujundusega (XSL), mis on
(Extensible Markup valiidsed W3C spetsifikatsioonide
Language ver 1.0 + XML mõttes);
Schema Definition + ● dokumendiga seotud failidele
Extensible Stylesheet kehtivad vastava arhivaali tüübi
Language ver 1.1); nõuded (vt eraldi peatükkidest
tekstid, pildid, tabelid,);
JSON (JavaScript Object
● failides ei ole lubatud javascripti
Notation)
ega muu programmikood
Rasterpildid, fotod TIFF (Tagged Image File
Format ver 6, pakkimata);
PNG (Portable Network
Graphics ver 1.2);
JP2 (JPEG2000 Part 1,
kadudeta pakkimine);
DNG (Adobe Digital
Negative ver 1.4.0.0)
2
Vektorpildid, CAD1 SVG (Scalable vector SVG failides on keelatud Java binding
graphics ver 1.1); ja Javascript kood
DXF (AutoCAD Drawing
Interchange Format);
DGN (MicroStation
Design);
IFC (Industry Foundation
Classes)
Helisalvestised WAV (Wave Waveform ● resolutsioon minimaalselt 16 bit;
Audio, koodek: Linear Pulse ● diskreetimissagedus
Code Modulated Audio minimaalselt 48 kHz
(LPCM));
BWF (Broadcast Wave ver
0, 1 & 2; koodek: Linear
Pulse Code Modulated
Audio (LPCM));
FLAC (Free Lossless Audio
Codec ver 1.21);
AIFF (Audio Interchange
File Format)
Digitaalsed AVI (Audio Video Interleaved
● Profiil 422P@ML (main profile
videodokumendid2 Format) koodek: pakkimata
4:2:2; at main level);
● video bitikiirus (bitrate) 50
MOV (QuickTime File
Mbit/sec (CBR, constant
Format) koodek:
bitrate);
○ pakkimata 4:2:2, ● kaadrisagedus 25
○ ProRes vähemalt kaadrit/sekundis
422HQ profiiliga või
○ DNxHD vähemalt
8bit 4:2:2 profiiliga;
MP4 (MPEG-4) koodek:
H.264;
MXF (Material Exchange
Format) koodek:
○ MPEG-2,
1
Computer Aided Design
2
Siin on mõeldud tõestusväärtusega dokumenteerimise eesmärgil loodud videosid, kus oluliseks omaduseks ei ole suurel
ekraanil taasesitatavus ega kunstiline väärtus (erinevalt kinoproduktsiooniks loodavatest mängu-, dokumentaal-, anima-
jms filmidest).
3
○ JPEG2000 (kadudeta
pakitud) või
○ DNxHD vähemalt 8
bit 4:2:2 profiiliga
Digiallkirjastatud ASICE
• Kapsli sisufailidele kehtivad
dokumendi kapsel vastava arhivaali tüübi nõuded
(vt arhivaali tüüpe nagu tekstid,
pildid, tabelid)
2. Professionaalne digitaalne film (Digital cinema)
Arhiveeritavad failid tuleb luua krüpteerimata kujul.
Arhivaali tüüp Arhiivivorming Nõuded
Filmi pildimaster TIFF (Tagged Image File ● pildikaadrite lineaarne
(pildikaadrite jada) Format) sequence, pakkimata; bitisügavus 16, 12 või 10 bitti;
DPX (Digital Picture ● pikslite proportsioon 1:1 (square
pixels);
Exchange) sequence,
● resolutsioon vastavalt
pakkimata;
DCI(Digital Cinema Initiatives)
JPEG2000, kadudeta pakitud standardile;
● esimene pildikaader peab olema
esimene „aktiivne“ kaader,
rakordkaadrid puuduvad.
Värvusruumi standard (neli varianti):
● rec.709 inRGB full-range,
optimized for display gamma of
2.4;
● 1931 CIE inXYZ, optimized for a
display gamma of 2.6;
● DCI P3 inRGB, optimized for a
display gamma of 2.6;
● sRGB, optimized for a display
gamma of 2.2
Filmi helimaster WAV (Waveform Audio File ● LPCM (Linear Pulse Code
Format); Modulation);
BWF (Broadcast Wave ● resolutsioon 24 bit;
Format) ● diskreetimissagedus (sample
rate) 48 kHz või 96 kHZ;
● eraldi mono heli igas helikanalis;
● heli peab olema pildiga
sünkroniseeritud
4
Filmi subtiitrid SRT (SubRip Subtitle Text Subtiitrifailid peavad olema pildi ja
Format); heliga sünkroniseeritud
SUB (Subtitle Text Format);
Subtiitrite standard (variandid):
XML (Extensible Markup
● CineCanvas rev C;
Language)
● SMPTE 428-7;
Kinolevikoopia DCP (Digital Cinema ● DCP loodud vastavalt DCI
Package, kinoprojektorite versioon 1.2. standardile
jaoks); ● krüpteerimata
IMF (Interoperable Master
Subtiitrite standard:
Format, VOD [video-on-
● CineCanvas rev C või
demand] /voogedastus
● SMPTE 428-7
platvormide jaoks), koodek
h.264
Kasutuskoopia AVI (Audio Video Interleaved ● Profiil 422P@ML (main profile
Format) koodek: pakkimata at main level);
4:2:2; ● video bitikiirus (bitrate) 50
Mbit/sec (CBR, constant bitrate);
MOV (QuickTime File
● kaadrisagedus 25
Format) koodek: ProRes;
kaadrit/sekundis;
MP4 (MPEG-4) koodek:
h.264;
MXF (Material Exchange
Format) koodek: MPEG-2 või
J2K kadudeta pakitud
3. Andmebaasid3
Andmebaaside arhiveerimise vorming tuleb täpsustada koostöös Rahvusarhiiviga.
Arhivaali tüüp Arhiivivorming Soovitused
SQL-põhised SIARD ver 2.1 või uuem; Samad lisasoovitused, mis tabel-failide
relatsioonilised puhul
CSV
andmebaasid
NoSQL RDF/XML + XSD
andmebaasid,
avaandmed
GIS vektorandmed CSV; ver Kehtivad samad vormingud, mis
relatsioonilise andmebaasi puhul (kui
SIARD ver 2.1 või uuem;
on punkti või joone geograafilised
3
Andmebaaside osas ei saa soovitada arhiivivorminguid loomise etapiks, küll aga avalikku arhiivi üleandmise etapiks. Lisaks üle antavatele
andmefailidele on oluline ka andmebaasi kirjeldav dokumentatsioon.
5
SHP (ESRI Shapefile); koordinaadid WKT [Well Known
Text]4 atribuudina)
GML (Geographic Markup
Language, alates ver 3.0);
OGC GeoPackage;
GeoJSON
GIS rasterandmed GeoTIFF Seonduvatele rasterfailidele TIFF,
(TIFF+EWF.XML); PNG ja JP2 kehtivad samad
arhiivivormingu täpsustused, mis on
GeoPNG;
loetletud eespool (Rasterpildid).
GeoJPEG2000;
OGC GeoPackage
4
WKT (Well Known Text), ruumiobjekti geomeetria esitus standardiseeritud teksti kujul, näiteks punktobjekti lattitude-longitude koordinaatide paar
WGS84 referentssüsteemis.
6
Seletuskiri
Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri"
muutmise eelnõu juurde
1. Sissejuhatus ja eesmärk
Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri" muutmise eelnõu
(edaspidi määrus) kehtestatakse arhiiviseaduse § 13 alusel.
Määrusesse kavandatavate muudatuste peamisi põhjuseid on kolm. Esiteks on Rahvusarhiivis
kasutusele võetud asutuste ja arhiivi vaheline koostöökeskkond ASTRA ning kõigile
kasutajatele mõeldud virtuaalne uurimissaal VAU, mis mõlemad on ümber kujundanud
Rahvusarhiivi tööprotsesse ühelt poolt asutuste ja teiselt poolt klientide suunal. Teiseks on
avalikus sektoris ja ka laiemalt teabehalduses kasutatav failivormingute mitmekesisus ja areng
sundinud üle vaatama digitaalse teabe säilitamiseks sobilikud formaadid ehk arhiivivormingud.
Kolmandaks süveneb tendents ja vajadus avalikku teavet luua andmekogudes, mistõttu
õigusselguse huvides on vajalik andmekogudes olevat teavet käsitleda selgemalt arhiivieeskirja
regulatsiooni mõttes. Andmekogul koos selles oleva teabega võib olla arhiiviväärtus. Lisaks
on määrusest välja jäetud sätteid, mille vajadus on ära langenud või muudetud sätteid, mis kogu
valdkonna digitaliseerimisega on vananenud.
Määruse eelnõu ja seletuskirja on koostanud Haridus- ja Teadusministeeriumi õigusosakonna
õigusnõunik Kadi Mölder (
[email protected], tel 735 0234), Rahvusarhiivi arhiivinõunik
Hanno Vares (
[email protected], tel 738 7540), Rahvusarhiivi digitaalarhiivi direktor Lauri
Leht (
[email protected], tel 738 7535) ning Rahvusarhiivi haldusbüroo jurist Renita Jõesalu
(
[email protected], tel 738 7538).
2. Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs
Määruse § 3 lõike 1 punkti 1 muudatusega jäetakse sättest välja sõnad „ja neid ei või segada
teist päritolu dokumentidega“. Arhiivinduses tähendab päritolupõhimõttest lähtumine eelkõige
ühe asutuse dokumentide kokku kuulumist. Tänapäeval tagatakse see enamjaolt
metaandmetega, mis on osa arhiivikirjeldusest. Välja jäetud lauseosa tekitab päritolupõhimõtte
tõlgendamisel raskusi, eelkõige andmekogusid silmas pidades, kus andmeandjateks on tihti
suur hulk erinevad asutusi. Asutuse dokumentide kokkukuuluvus on ka andmekogudes jälgitav
metaandmete kasutamisega.
Määruse § 3 lõike 2 esimesest lausest jäetakse välja sõnad „asjaajamises lõpetamata“. Oluline
on, et funktsioonide üleandmisel ühelt asutuselt teisele asutusele saab viimane neid funktsioone
täita. Selleks on asutusel vaja kogu dokumentatsiooni olenemata sellest, kas dokumendid on
asjaajamises lõpetatud või mitte. Ka väljend „asjaajamises lõpetatud dokumendid“ kuulub
pigem paberipõhise dokumendihalduse juurde, mida avalikus sektoris enam ei kasutata ning
mida digitaalse dokumendihalduse ja dokumentide puhul on keeruline tõlgendada.
1
Määruse § 3 täiendatakse lõikega 31. Tegu on arhiiviseaduse §-st 2 tulenevate mõistetega
seotud sättega. Täienduse eesmärk on sätestada selgesõnalisemalt arhiiviseaduse ja
arhiivieeskirja nõuded ka andmekogudele, sh riigi infosüsteemi haldussüsteemis olevatele
andmekogudele. Eelnõus toodud teksti ei tule mõista selliselt, et kogu andmekogudes olev
teave ehk informatsioon on dokumendid. Dokumendid on see osa teabest, millega saab
tõendada fakte või tegevusi. Selle määratlemisel on oluline roll asutusel endal. Samuti on
oluline andmekogude puhul selgesõnalisemalt sätestada, et ka siin toimub arhiiviseaduse
põhine hindamine avaliku arhiivi poolt, mille tulemusel selgitatakse välja arhiiviväärtuslikud
andmekogud ja arhivaalid, ehk püsivalt säilitatav osa rahvuslikust kultuuripärandist.
Määruse § 5 lõigetest 1 ja 3 ning § 27 lõike 1 punktist 1 jäetakse vastavalt välja sõnad
„tooteid“ ja „toodete“, kuna nii asutusel kui ka avalikul arhiivil ei saa olla piisavat kindlust
toodete arhiivipüsivuslike näitajate kohta. Sättesse jäävad vormingud on sätestatud eelnõu lisas
1, materjalide ja tehnoloogiate kohta saab avalik arhiiv ka edaspidi anda soovitusi.
Määruse § 5 lõige 2 sõnastatakse ümber selliselt, et nende arhivaalide migreerimisega, mida
pole arhiivivormingus loodud, ei tegeleks asutus. Arhivaalide migreerimistoimingud
arhiivivormingusse kätkevad endas hulgaliselt riske, mille realiseerumisel muutub teave
kasutuskõlbmatuks. Rahvusarhiiv võtab migreerimistoimingud enda kanda, kindlustades oma
teadmiste ja kompetentsidega sellise teabe vorminguvahetuse. Siiski jääb asutusele kohustus
luua arhivaale arhiivivormingus. Erand tehakse vaid andmekogude osas, kuna andmekogusid
ei ole võimalik arhiivivormingutes luua selliselt, et need täisfunktsionaalsuses toimida
suudaksid. Arhiiviväärtuslikud andmekogud viiakse arhiivivormingusse nende arhiivi
vastuvõtu protsessis.
Määruse § 6 lõiget 2 täiendatakse sõnadega „ning arhiivi moodustamisel“. Täienduse eesmärk
on veelgi enam rõhutada liigitusskeemi olulisust, siduda see arhiivieeskirja §-s 3 toodud arhiivi
moodustamise põhimõtetega ning seeläbi tekitada olukord, kus ka andmekogudes olev teave
on osa liigitusskeemist. Liigitusskeem on aluseks arhiiviskeemile (arhiivieeskirja § 21), mille
alusel korrastatakse asutuse arhiiv avalikku arhiivi üleandmiseks.
Määruse § 6 lõigete 3 ja 4 muudatuste eesmärgiks on loobuda seni paberipõhisest
liigitusskeemi vormistamisest ning keskenduda liigitusskeemi sisulistele osistele.
Liigitusskeemi koostamiseks on Rahvusarhiiv arendanud infosüsteemi ASTRA, mis on
asutustele lihtsalt üle veebi kasutatav.
Liigitusskeemi loetelust jäetakse välja asutuse nimetus, kuna see on süsteemisiseselt asutuse
konto kasutamisega tagatud ning lisatakse „viide avaliku arhiivi hindamisotsusele sarja või
funktsiooni tasandil“, kuna need andmed võimaldavad veenduda dokumentide hävitamise või
avalikku arhiivi üleandmise õiguspärasuses. Loetellu liidetakse juurde seni lõikes 4
eksisteerinud loetelu, millega asutuse põhifunktsiooni kirjeldus, volitused põhifunktsioonide
teostamiseks ning põhifunktsiooni sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis
muutuvad normiks kõigile asutustele, kellel on kohustus liigitusskeemi pidada. Varasemalt oli
2
see kohustus vaid arhiivimoodustajatel ehk asutustel, kelle tegevuse käigus võib tekkida
arhivaale. Muudatuse eesmärk on soodustada funktsioonide ja tööprotsesside analüüsil
põhinevate liigitusskeemide loomist ka kohtades, kus Rahvusarhiivi otsene huvi nõustada
puudub.
Määruse § 7 lõike 4 punktides 1 ja 4 toodud liigitusskeemi sarja moodustamise tunnuste
loetelu on kaasajastatud kahes kohas. Sarja moodustamise ühe tunnusena on lisatud „andmete
kogum, mida saab identifitseerida ja koos hallata“. See vastab riikliku statistika seaduse § 3
lõikes 4 toodud andmestiku legaaldefinitsioonile ning annab selgema võimaluse
andmekogudes oleva teabe liigitamiseks, soodustades sealhulgas ka säilitustähtaegade
määramist mistahes andmetele, mida on mõistlik kogumina hallata. Lisaks on eemaldatud sarja
tunnusena seni arvestatud koht asjaajamissüsteemis ning asendatud see kohaga infosüsteemis.
Koht asjaajamissüsteemis on digitaalse dokumendihalduse arenguid arvestades hetkeseisuga
arusaamatu tunnus ning „asjaajamine“ terminina kadunud. Sisuliselt olulisem on sarja
tunnusena kasutada kohta infosüsteemis, mis soodustab asutusel ülevaate saamist loodud ja
saadud teabe asukohtadest ning teabe haldamist.
Määruse § 8 lõike 1 muudatusega täpsustatakse, et liigitusskeem kooskõlastatakse avaliku
arhiiviga enne selle kehtestamist. Praktikas on olnud juhuseid, kus liigitusskeemid
kooskõlastatakse alles peale nende kehtestamist, mis pole kuidagi olnud kõnealuse sätte
mõtteks.
Rahvusarhiiv on liigitusskeemide koostamiseks ja haldamiseks välja töötanud tarkvara
ASTRA, mis on seotud Rahvusarhiivi digitaalarhiiviga ja digitaaldokumentide vastuvõtu
protsessidega. Liigitusskeemi kooskõlastamise protsessis tuleb alati kasutada Rahvusarhiivi
välja töötatud tarkvara. Liigitusskeemide masinloetavale ja andmete taaskasutust võimaldavale
kujule viimine kergendab märgatavalt arhivaalide edaspidist üleandmist Rahvusarhiivile ja
vähendab võimalikult palju arhivaale üle andva asutuse koormust arhiivimaterjale kirjeldada.
Andmete taaskasutamist võimaldava efekti saavutamiseks on oluline, et arhiivimoodustad
kooskõlastavad liigitusskeeme Rahvusarhiivi tarkvara kaudu, see tähendab ka kohustust neid
ASTRAs luua ja hallata. Andmete taaskasutamine ASTRAs on tinginud juba ühe
arhiivieeskirja põhise kooskõlastusprotsessi lõpetamist, seega aidanud kaasa bürokraatike
menetluste lõpetamisele (vt § 21 muutmise selgitust). Eelnõus ei nähta ette enam arhiiviskeemi
koostamist asutuse poolt ja selle kooskõlastamist avaliku arhiiviga. Arhiiviskeem koostatakse
andmete taaskasutamisel).
Määruse § 8 lõike 3 punktid 2 ja 3 täpsustavad toiminguid, mida avalik arhiiv viib läbi
liigitusskeemi kooskõlastamise käigus. Liigitusskeemi optimeerimise ettepanekuid tehakse
vajadusel, kuna avalik arhiiv ei pruugi igal kooskõlastamisel neid teha. Samasse lõikesse on
lisatud kolmas punkt sõnastuses „kontrollib vajadusel viiteid avaliku arhiivi hindamisotsustele
ning nende paikapidavust.“. Tegevus kindlustab selge ja kontrollitud ülevaate omamist teabest,
mis on arhiiviväärtuslik. See puudutab ka hilisemat mõistlikku ressursside planeerimist,
millega arhivaalid korrastatakse, kirjeldatakse ja antakse üle avalikku arhiivi.
3
Määruse § 10 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks. See sätestas dokumentide hindamise ühe
võimalusena statistiliselt esindusliku väljavõtu tegemist. Statistilise väljavõtu meetod on
paberipõhise arhiivinduse juurde kuuluv lahendus. Rahvusarhiiv on kasutanud seda meetodit
suuremahulise isikupõhiste meditsiinidokumentide (paberil) hindamisel. Teistel juhtudel pole
seda kasutatud. Rahvusarhiiv on suured asutustes olevad paberarhiivid hetkeseisuga juba ära
hinnanud. Digitaalse teabe hindamiseks statistiline väljavõtt meetodina ei sobi, sest
andmekogudest pole mõistliku pingutusega andmeid nõnda võimalik kätte saada. Ka puudub
selleks selge vajadus (maht on vähem oluline kui paberi puhul). Seetõttu on nimetatud säte
hetkel oma tähenduse kaotanud.
Määruse § 11 täiendatakse lõikega 11, mille kohaselt avalik arhiiv haldab ja vahendab teavet
selle kohta, millised asutused on hindamise tulemusena arhiivimoodustajad. Kuna
arhiivimoodustajaid valib hindamise teel välja avalik arhiiv, on loomulik, et vastav teave on
leitav ja arhiivimoodustajatele vahendatud. Asutus peab teadma, kas ta on arhiivimoodustaja
või mitte, kuna sellest olenevad mõned tema arhiivihalduse toimingud (nt see, kas
liigitusskeem tuleb kooskõlastada või mitte). Antud säte on mõeldud avalikule arhiivile
kohustusena.
Määruse § 11 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks. Senise sätte kohaselt sai asutus avalikult arhiivilt
taotleda enda arvamist arhiivimoodustajate hulka, kui avalik arhiiv ei olnud seda teinud. Antud
säte pole kunagi toiminud, sest taolised olukorrad on lahendatud hindamise tavaprotsessi
käigus ja vajadus sellise regulatsiooni järgi puudub.
Määruse § 13 lõiget 1 täiendatakse sõnadega „sh andmekogudes oleva teabe“. Täienduse
eesmärk on osundada faktile, et andmekogudes olev avalik teave on võrdväärne muu avaliku
teabega ja sellegi hävitamine peab toimuma sarnaselt muule avalikule teabele. § 13 lõige 1
kohaldub kõigile asutustele. Iga asutus ise otsustab sellise teabe säilitustähtaegade üle, mis ei
ole tunnistatud arhivaalideks. Nt asutus võib olla kehtestanud esialgu säilitustähtajaks 5 aastat,
aga hiljem võib ta selle ise ümber hinnata ja kehtestada uue või pikema säilitustähtaja, kui
selgub, et seda teavet asutuses siiski vajatakse. Selletõttu on lõike sõnastuses kasutatud sõna
"võib". Seejuures peab (uue) säilitustähtaja määramisel asutus lisaks oma vajadusele arvestama
ka teistest seadustest tulenevate nõuetega, sh isikuandmetele kehtivate nõuetega, mille
kustutamise kohustus tuleneb isikuandmete kaitse üldmäärusest (GDPR).
Määruse § 13 lõiget 3 täiendatakse lausega „Arhivaalide puhul kooskõlastatakse teabekandja
hävitamine avaliku arhiiviga.“. Varasemalt on tulnud lõiget tõlgendada arhivaalide osas, st
osas, mis puudutab teisele teabekandjale kantud arhivaalide (nt digiteeritud materjalide puhul)
algse teabekandja hävitamist. Muudatusega sätestatakse selgesõnaliselt, et avaliku arhiivi
kooskõlastusega on võimalik hävitada ka nt suuremahulisi paberahivaalide kollektsioone, kui
need on digiteeritud. Kuna protsessi juures on avaliku arhiivi juuresolek kriitilise tähtsusega,
näeb eelnõu ette kooskõlastuse.
Määruse § 13 täiendatakse lõikega 4, mille kohaselt säilitustähtaja ületanud dokumendid, sh
andmekogudes olev teave hävitatakse esimesel võimalusel ning hävitamine peab olema
4
teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnasõbralikult. Tegu on seni sätestamata
dokumendihalduse hea tavaga, mille kohaselt säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse
nii pea kui võimalik. Vastasel juhul jäävad nad asutuse hallata, mis põhjustab liigset
ressursikadu olenemata sellest. Kas tegu on paber või digitaalsete dokumentidega. Säte hõlmab
ka andmekogudes olevat teavet. Lisaks antakse sättes üldised kriteeriumid, millele
nõuetekohane hävitamine peab vastama. Pöördumatu hävitamine tähendab, et teavet poleks
peale hävitamist võimalik uuesti luua ja see ei teki uuest (nt varukoopiaid taastades). Turvaline
hävitamine tähendab, et teave ega andmekandjad ei satuks kolmandatesse kätesse ega jäetaks
hooletusse. Keskkonnasõbralik hävitamine tähendab seda, et protsess toimub loodust
reostamata.
Määruse § 15 lõiget 2 täiendatakse sõnaga „perioodilisus“. Andmekogude arhiveerimine
eeldab teataval määral ettevalmistustööd nii Rahvusarhiivi kui ka andmekogu üle andva
asutuse poolt. Nende arhiveerimise strateegia näeb hetkel ette tõmmiste tegemise
andmekogude hetkeseisust. Teatud aja jooksul tehakse uus tõmmis uuest seisust. Mõlemale
poolele mõistlik toimimine eeldab, et järgmise tõmmise tegemise aeg on üldjoontes eelnevalt
kokku lepitud.
Määruse § 15 lõikest 3 jäetakse välja erisus digitaalarhivaalide üleandmise osas. Arhivaalide
üleandmisel pole võimalik lähtuda teabekandjast eriti juhtudel, kui tegu on hübriidarhiividega
(nii paberil kui ka digitaalselt). Vastasel korral jõuavad avalikku arhiivi digitaalne osa arhiivist
ning asutusse jääb üleandmist ootama arhiivi osa paberil. See kitsendab arhiivi
kasutusvõimalusi ja ei ole arhiivi kui terviku vaates otstarbekas. Arhivaalide korrastamise ja
kirjeldamise, aga ka avalikus arhiivis kasutamise vaates on oluline andmekandjatel mitte vahet
teha. Seda lähenemist toetab ka lühike üleandmiskohustus (maksimaalselt 10 aastat), mille
jooksul digitaalarhivaalid asutustes kriitilisel määral ei vanane.
Määruse § 16 lõige 1 tunnistatakse kehtetuks. Arhivaalide üleandmise protsess sisaldab endas
palju nõustamiste ja läbirääkimiste etappe ning seda endisel kombel liiga täpselt reguleerida ei
ole mõistlik. Üleandmise taotlemise nõue koos taotluses esitatavate andmete loeteluga ei ole
otstarbekas, sest valdavalt on see info avalikule arhiivile juba teada. Protsess ise toimub asutuse
ja avaliku arhiivi tihedas koostöös, mis formaalselt võttes saab alguse arhiiviseaduse § 8 lõikes
1 sätestatud arhivaalide üleandmise kohustusest.
Määruse § 16 lõikes 5 on asendatud sõna „kasutuskoopia“ sõnaga „digikoopia“.Varasemalt
on siin mõeldud asutuse dokumendihaldussüsteemis olevaid koopiaid paberdokumentidest,
mis asutuses täitsid kasutuskoopiate ülesannet (skaneeritud pildid või kontoritarkvaraga loodud
paberdokumentide alusfailid). Dokumentide üleandmisel võib esineda ka olukord, kus
kasutuskoopiad võetakse vastu säilituskoopiatena. Seetõttu on mõistlik kõnealuseid koopiaid
nimetada digikoopiateks ning kasutada neid arhivaalide üleandmisel nõnda, nagu nende
kvaliteet ja otstarve lubab. Nõuetele vastavuse üle otsustab avalik arhiiv. Rahvusarhiiv näiteks
otsustab selle üle, kuivõrd erinevad asutusest saadud digikoopiate parameetrid Rahvusarhiivis
kehtestatud parameetritest või kuivõrd on tuvastatud digikoopia ja originaali samasus.
5
Määruse § 16 lõige 9 tunnistatakse kehtetuks, mille kohaselt seni jäi arhivaalide teabekandja
vahetus üleandja korraldada. Kuigi siin on sätestatud avaliku arhiivi roll juhiste andjana, ei
võimalda see siiski andmekandja vahetusega seotud riske piisavalt maandada. On igati
otstarbekas, et asutus kõnealust protsessi ei teosta, vaid see jääb Rahvusarhiivi kui
digitaalarhiivinduse kompetentsikeskuse läbi viia.
Määruse § 18 lõige 3 sõnastatakse ümber selliselt, et jäetakse välja sulgudes olev
mitteammendav loetelu. Arhivaalide üleandmis-vastuvõtmisakti võib lisada mistahes
täiendavat informatsiooni ning erinevaid dokumente, mis on üleandmise seisukohalt olulised.
Seetõttu pole otstarbekas, et määrus esitab mitteammendava loetelu näidetest.
Määruse § 20 lõike 11 punktidest 1 ja 2 jäetakse välja kõik sulgudes olevad näited (toimik,
mapp, karp, kiri, foto), kuna need on liialt paberi- ja analoogpõhised. Samas pole otstarbekas
näidete loetelu ka laiendada, sest teemat täpsustatakse Rahvusarhiivi juhistes.
Määruse § 21 pealkiri ja lõige 1 sõnastatakse ümber ning lõige 5 tunnistatakse kehtetuks.
Arhiiviskeemi kooskõlastamine asendatakse arhiiviskeemi koostamisega. Seoses andmete
taaskasutusega, mida võimaldab Rahvusarhiivi töökeskkond asutustega (ASTRA), koostab
Rahvusarhiiv ise, küll koostöös arhiivimoodustajaga, arhivaalide üleandmise protsessi käigus
arhiiviskeemi. Andmete taaskasutuse all mõeldakse siin eelkõige andmeid, mis Rahvusarhiivi
ja arhiivimoodustaja koostöös on juba Rahvusarhiivi kasutada (kooskõlastatud
liigitusskeemides olevad andmed) ja mille alusel saab hõlpsalt koostada arhiiviskeemi kavandi.
Kooskõlastamise protseduurist on seetõttu siinkohal otstarbekas loobuda.
Määruse § 22 lõike 1 punktist 7 jäetakse välja „ja paigutatakse arhiiviümbrisesse“.
Arvestades seda, et järgmises lõikes on nõue paigutada säilikud arhiivikarpi, on kõnealune säte
üleliigne ja nii pole ka kunagi tehtud.
Määruse § 22 lõigete 4, 5 ja 8 sõnastuste muudatuste ning lõigete 6 ja 7 kehtetuks
tunnistamise eesmärk on sätestada keeruka digitaalarhivaalide üleandmise protsessi
paindlikkus ning mitte piirata üleandmist liigselt normidega, mis kiiresti muutuvas valdkonnas
ajale vastu ei pea. Mõistagi toetaks sellised muudatused digitaalarhivaalide üleandmist ning
asutuse koormus kanduks pigem Rahvusarhiivile kui digitaalarhiivinduse
kompetentsikeskusele. Muudatustega paralleelselt tuleb vaadata eelnõuga kavandatud
arhiivieeskirja lisa arhiivivormingutest, mis samuti on hetkel kehtivast tunduvalt liberaalsem.
Lisaks soodustavad muudatused Rahvusarhiivi ja digitaalarhivaale üle andva asutuse tihedat
koostööd protsessi vältel. Paralleelselt arhiivieeskirjas tehtavate muudatuste jõustumisega
annab Rahvusarhiiv välja lõikes 8 mainitud juhise asutustele, mis kirjeldab tööd
arhiivivormingutega. Juhise kavandile (Rahvusarhiivi failivormingute juhis) on korraldatud
kommenteerimisperiood 2019. aasta II poolel.
Määruse § 23 täiendatakse lõikega 3. Lõikes 2 arhiivikirjeldamise alusstandarditena
nimetatud ISAD(G) on kokkulepe kirjaliku arhiiviteabe kirjeldamiseks ning ei puuduta
audiovisuaalset teavet. Siiski on ka audiovisuaalse teabe kirjeldamise aluseks rida standardeid,
6
mida arhiivieeskirjas eraldi välja tuua pole otstarbekas, sest need ei puuduta nii masslist kogust
teavet. Vajadusel annab infot kõnealuste standardite kohta Rahvusarhiiv.
Määruse § 26 lõike 1 teine lause ja lõige 3 tunnistatakse kehtetuks. Sõnastus, et nimistu on
arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis, annab võimaluse
olemasoleva olukorra valeks tõlgendamiseks. Arhivaalidele peamiseks juurdepääsuvahendiks
avalikus arhiivis on arhiivi infosüsteem. Arhiivi infosüsteem AIS on arhiivikirjelduste kogum
ja põhimõtteliselt pole seda vale ka nimistuks nimetada, kuid mitte sellises sõnastuses.
Nimistust kui terminist pole olnud hetkel võimalik loobuda, kuna üleantavate arhivaalide
kirjeldused antakse üle metaandmete kogumina, mida saab arhiivinimistuks nimetada.
Arhiivinimistus esitatud arhiivikirjelduse kooskõlastamist avaliku arhiiviga pole aga vaja teha,
sest kooskõlastamisel puudub käesoleval hetkel tähendus ja vajadus, sest arhivaalide
üleandmise protsess toimub pidevas asutuse ja avaliku arhiivi koostöös ning selle käigus
valmib ka kvaliteetne arhiivikirjeldus.
Määruse § 27 lõike 1 punktis 4 ja § 29 lõikes 2 asendatakse sõna „tagatiskoopia“ sõnaga
„säilituskoopia“. Tegu on terminoloogilise, mitte sisulise muudatusega, kuna säilituskoopia on
laialdasemalt mõistetav.
Määruse § 28 lõike 1 sõnastust muudetakse ning hoidla keskkonnatingimusi sätestanud
arhiivieeskirja lisa 2 tunnistatakse kehtetuks. Sellel on mitu põhjust. Esiteks on lisa 2 toodud
keskkonnatingimused kohalikes kliimatingimustes raskesti täidetavad. Need põhinevad 2006.
aastal eesti keelde tõlgitud standardil EVS-ISO 11799:2005 „Informatsioon ja
dokumentatsioon. Arhiivi- ja raamatukogumaterjalide hoiunõuded“. Nimetatud standardist on
uusversioon 2016. aastal ning nõuded hoidlate kliimatingimustele ei ole selles enam nõnda
raskesti saavutatavad. Nimetatud standard omakorda tugineb samanimelisele rahvusvahelisele
standardile. Seetõttu pole ka arhiivieeskirjas vaja sätestada liialt rangeid ja väga raskelt
saavutatavaid nõudeid.
Teiseks puudutavad nõuded arhivaalide jaoks kasutatavate hoidlate keskkonnatingimustele
enamjaolt avalikke arhiive, kelle jaoks eraldi lisa arhiivieeskirjas vaja pole. Rahvusarhiiv viitab
oma juhistes vajalikele standarditele (sh ka audiovisuaalse materjali teabekandjad) ning hoiab
teabe ajakohasena oma veebis.
Määruse § 34 tekst asendatakse. Tehtavate muudatuste põhisisu tuleneb asjaolust, et
reguleerida tuleb vaid kirjalikesse arhiivipäringutesse puutuvat. Suuliste päringute osa pole
määruses otstarbekas reguleerida, sest tegu on enamasti tavavestlusega, milles selgub, kas
arhiivi klient vajab kirjalikku vastust või mitte. Kui klient soovib teavet õiguste või tehingute
tõestamiseks, väljastab avalik arhiiv arhiiviteatise. Muuks otstarbeks väljastab avalik arhiiv
teavet hinnakirja alusel. Siinkohal tuleb arvestada, et jätkuvalt eksisteerib võimalus
arhiiviteavet kasutada kohapeal või veebikeskkonnas, nagu on sätestatud määruse § 32 lõike 1
punktis 1. Neid teenuseid pakutakse ka edaspidi tasuta.
7
§-s 34 on loobutud senise § 34 lõikes 5 kirjeldatud detailsusastmega reguleerimast neid
olukordi, kus avalik arhiiv päringut ei lahenda. Siinkohal võib takistuseks saada lähteandmete
puudumine (olulist laadi lähteandmed on seotud päringu sisuga) või asjaolu, et vastamine
nõuab avaliku arhiivi poolset uurimistööd. Selliste asjaolude ilmnemisel on alati iseenesest
mõistetav, et kliendiga kontakteerutakse, kas siis lisaandmete küsimiseks või asjaolude
täpsustamiseks. Eeltoodust tulenevalt pole tarvilik ka § 34 lõike 6 regulatsiooni kasutamine.
Määruse § 35 tekst asendatakse. Tehtavad muudatused arhiiviteatise taotlemise, selle sisu ja
väljastamise kohta tulenevalt peaasjalikult Rahvusarhiivi VAU infosüsteemi kasutuselevõtust,
mis haldab tervet protsessi ja on üles ehitatud tõendusväärtusega teabe loomise ja menetlemise
hõlbustamiseks. Arhiiviteatise päringu esitamiseks kasutatakse Rahvusarhiivi tarkvara.
Arhiiviteatiste allkirjastamise ja koopiate kinnitamise rollid Rahvusarhiivis on sätestatud
sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides ja jagatud rollidega infosüsteemis VAU ja
dokumendihaldussüsteemis PINAL.
Arhiiviteabes toodud oluliste iseärasuste loetelu väljajätmine põhineb asjaolul, et tegu on
arhiivieeskirja kontekstis liigse detailsusastmega, mis nt Rahvusarhiivi puhul on sätestatud
teabehalduskorras ning kasutamise vajadus põhineb alati päringus toodud vajadusel.
Arhiiviteabes toodud olulistele iseärasustele viitamine on samas arhivaaride igapäevatöö osa.
Määruse § 36 lõike 2 punkt 3 tunnistatakse kehtetuks, millega arhivaalide kasutamist taotleda
soovija esitab taotluses arhivaalide hulga, mida ta väljaspool avalikku arhiivi kasutada soovib.
See vajadus kaetakse leidandmete, pealkirjade ja kuupäevade esitamisega taotlusel.
Määruse § 36 lõiget 3 muudetakse. Tehtavad muudatused lubavad arhivaalide kasutusse
andmist väljapoole avalikku arhiivi otsustada arhiivi sisemise töökorralduse reegleid järgides.
Otsustajaks ei pea olema arhiivi juht või tema poolt volitatud isik. Selleks võib olla ka näiteks
ametnik, kelle töökohustuste hulka (vastavalt tööjuhendile, teabehalduse korrale vms) seda
laadi otsustamine kuulub. Otsuses lisatakse teave arhivaalide kasutus- ja säilitusnõuete kohta
ning kasutuspiirangud, kui need peaksid eksisteerima.
Määruse lisa 1 „Arhiivivormingud” kehtestatakse uues sõnastuses. Lisa 1 uues sõnastuses
suureneb arhiivivormingute arv oluliselt. Arhiivimoodustajate võimalused digitaalset teavet
luua on oluliselt laienenud ning Rahvusarhiivil on tulnud valdkonda kaasajastada.
Rahvusarhiiv on 2019. aastal analüüsinud erinevate riikide rahvusarhiivide seisukohti
arhiivivormingute osas ning eelnõus toodu peegeldab saadud valikut. Arhiivivormingud on
valitud selliselt, et oleks võimalikult lihtne tagada dokumentide oluliste omaduste (autentsus,
usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus) säilimist püsival arhiveerimisel. Eelnõu vastuvõtmisel
teeb Rahvusarhiiv kättesaadavaks juhise, milles lisas 1 olevaid arhiivivorminguid
põhjalikumalt kirjeldatakse ja milles antakse nõuandeid nende kasutamiseks.
Erinevalt varasemast on lisa lihtsama kasutamise võimaldamiseks arhiivivormingud jaotatud
kolme suuremasse rühma. Esimene esitab kontoritarkvarana kasutatavad arhiivivormingud,
puutudes enamjaolt just arhiivimoodustajate tegevuse käigus loodavaid arhivaale. Teine grupp
8
esitab professionaalse digitaalse filmi arhiivivormingud, mida saavad kasutada peamiselt
filmitootjad, kui nad säilituseksemplari seaduse alusel filmi algmaterjali Rahvusarhiivile üle
annavad. Kolmas grupp puudutab andmebaase.
Võrreldes kehtiva arhiivieeskirja lisa 1 arhiivivormingutega on lisatud näiteks tabelite,
esitluste, e-kirjade arhiivivormingud, täpsustatud PDF vormingu versioone püsivaks
säilitamiseks. Arhiivivormingutena on edaspidi kasutatavad ka sellised laialt levinud
kontoritarkvara vormingud nagu DOCX, XLSX ja PPTX. Lisas käsitletakse ka
arhiivivorminguid GIS vektor- ja rasterandmetega arhivaalide loomiseks.
Määruse lisa 2 „Nõuded hoidla keskkonnatingimustele” tunnistatakse kehtetuks. Lisa 2
kehtetuks tunnistamise põhjuseid on selgitatud määruse § 28 lõike 1 muudatuse selgituste
juures.
3. Määruse vastavus Euroopa Liidu õigusele
Eelnõul ei ole puutumust Euroopa Liidu õigusega.
4. Määruse mõju
Avalikku arhiivi arhivaalide vastuvõtmise korral väheneb esmajärjekorras avaliku sektori
bürokraatia. Eelnõu kohaselt ei pea arhiivimoodustaja enam arhiiviskeemi ja arhiivinimistut
avaliku arhiiviga kooskõlastama. Arhiiviskeemi ja arhiivinimistu temaatika, ehk arhiivi
korrastamine ja kirjeldamine toimuks edaspidi sujuvalt arhivaalide üleandmise käigus mõlema
osapoole koostöös ja avaliku arhiivi nõustamisel ning oleks loomulik osa arhivaalide
üleandmise protsessist.
Oluliselt väheneksid riskid, mis on seotud mittearhiivivormingus olevate digitaalarhivaalide
vormingu vahetusega. Seni kehtiva korra kohaselt lasub vormingu vahetuse ehk konvertimise
kohustus arhiivimoodustajal, seda olukorras, kus konvertimine on üks riskantsemaid
digitaalarhiivinduslikke tegevusi. Juhul, kui arhivaalid on loodud mittearhiivivormingus, viib
need edaspidi arhiivivormingusse Rahvusarhiiv, olles digitaalarhiivinduse
kompetentsikeskuseks riigis. Siiski ei kao arhiivimoodustajal kohustus uusi arhivaale
arhiivivormingus luua, kuid lihtsamaks muudab selle arhiivivormingute loetelu oluline
laienemine arhiivieeskirjas.
Arhiivieeskirja lisa 2 – „Nõuded hoidla keskkonnatingimustele“ kehtetuks tunnistamisega
muutuvad seni kehtinud ranged nõuded hoidlate keskkonnatingimustele. Viimaste aastate
jooksul on hoidlate kliimatingimuste nõuded rahvusvaheliselt üle vaadatud ning jõutud
kokkuleppele piirtingimuste lõdvendamises. Seda on väljendatud ka ISO standardites ja on
põhjuseks, miks seni ranged hoidla keskkonnatingimused arhiivieeskirjas rahvusvahelise uue
teadmisega vastavusse viia. See tähendab pikemas perspektiivis kulude kokkuhoidu, kuna tegu
on kliima, s.t neid reguleerivate seadmete ja hoidlate konstruktsioonidega, mis peaksid kliimat
hoidma.
9
5. Määruse rakendamisega seotud tegevused, vajalikud kulud ja määruse rakendamise
eeldatavad tulud
Mitmed määruses kavandatavad muudatused on suunatud valdkonna arenguid arvestavale
regulatsiooni kaasajastamisele ja selgema, sealhulgas andmekogusid hõlmava regulatsiooni
loomisele ning ei too kaasa otseseid kulusid arhiividele ega arhiivimoodustajatele.
Asutuste ja arhiivi vahelise koostöökeskkonna ASTRA ning kasutajatele mõeldud virtuaalse
uurimissaal VAU arendamine ja käigus hoidmine on juba praegu Rahvusarhiivi ülesandeks
ning vastavad kulud kantakse Rahvusarhiivi eelarvest.
Otseseid tulusid määruse rakendamisega ei kaasne. Kokkuhoidu annavad mõnevõrra
leevenenud keskkonnatingimused arhivaalide hoiuks. Kokkuhoid võib tuleneda arhivaale
sisaldavate hoidlate kliimatingimuste seadistamisest või uute arhivaalide hoiuks mõeldud
hoidlate ehitamisel, mille kliima spetsifikatsioonid on vähemnõudlikud. Konkreetset kulude
kokkuhoidu rahas pole siinkohal võimalik prognoosida. See sõltub muuhulgas ka
ehitushindadest, mis võivad erinevate aastate ja hoonete puhul erinevat rolli mängida.
6. Määruse jõustumine
Määrus jõustub üldises korras.
7. Eelnõu kooskõlastamine
Eelnõu lisaga 1 kehtestatavatele arhiivisobilike failivormingute loetelule on 2019. aasta suvel
küsitud ettepanekuid arhiivimoodustajate, dokumendihalduse, arhiivinduse ja infotehnoloogia
spetsialistidelt ning põhimuudatusi on tutvustatud Rahvusarhiivi infoüritustel, mis toimusid
2019. aasta augustist kuni 2020 jaanuarini. Eelnõu koostamisel on arvestatud esitatud
tagasisidega.
Eelnõu esitatakse kooskõlastamiseks ministeeriumitele.
Mailis Reps
minister
10
Saatja: <
[email protected]>
Saadetud: 27.04.2020 14:54
Adressaat: Harjumk info <
[email protected]>; Pärnumk info <
[email protected]>;
Talhk info <
[email protected]>; Tallinna Ringkonnakohus info <
[email protected]>;
Tartu HK Tartuhk info <
[email protected]>; Tartumk info <
[email protected]>;
Tarturk info <
[email protected]>; virumk.info <
[email protected]>
Teema: Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ muutmine
Manused: HTM-1625.asice; Kooskolastatavad dokumendid.txt
Edastame tutvumiseks ja arvamuse avaldamiseks HTM poolt koostatud VV määruse. Kui
arhivaaridel või dokumendihalduritel on ettepanekuid või märkusi, siis ootame sellekohast
teavet 30.aprilliks.
Lugupidamisega
Liis Laaneloog
ühisosakonna dokumendihaldustalituse peaspetsialist
EISi teade
Eelnõude infosüsteemis (EIS) on algatatud kooskõlastamine.
Eelnõu toimik: HTM/20-0434 - Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ muutmine
Kohustuslikud kooskõlastajad: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium; Justiitsministeerium; Kultuuriministeerium; Kaitseministeerium; Siseministeerium; Maaeluministeerium; Rahandusministeerium; Sotsiaalministeerium; Keskkonnaministeerium; Välisministeerium
Kooskõlastajad:
Arvamuse andjad:
Kooskõlastamise tähtaeg: 06.05.2020 23:59
Link eelnõu toimiku vaatele: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/d83045d9-d8c9-4804-bd0b-386edfac71ad
Link kooskõlastamise etapile: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/d83045d9-d8c9-4804-bd0b-386edfac71ad?activity=1
Eelnõude infosüsteem (EIS)
http://eelnoud.valitsus.ee/main