Kaitseressursside Ameti lähetuste korra kinnitamine

KÄSKKIRI 19.05.2026 nr 1-1/26/18 Kaitseressursside Ameti lähetuste korra kinnitamine Kaitseressursside Ameti lähetuste kord kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 27.03.2013 määruse nr 25 „Kaitseressursside Ameti põhimäärus“ § 19 lõike 1 punkti 8 alusel ning kooskõlas Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määrusega nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“ ja Vabariigi Valitsuse 25.06.2009 määrusega nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“. 1. Üldpõhimõtted 1.1. Kaitseressursside Ameti (edaspidi KRA) lähetuste kord (edaspidi kord) reguleerib KRA koosseisulise ametniku ja töötaja (edaspidi koos teenistuja) lühiajalisse teenistus- või töölähetusse (edaspidi lähetus) saatmist, lähetuskorralduse menetlemist ning lähetuskulu hüvitamist. 1.2. Lähetuseks loetakse teenistuja kindlaksmääratud ajavahemikul toimuvat sõitu teenistus- või tööülesannete täitmiseks väljapoole alalise teenistus- või töökoha (edaspidi teenistuskoht) asukohta, kui tööülesande täitmine ei ole võimalik või otstarbekas videokohtumise korraldamise ega muude tehniliste vahendite kasutamise kaudu. 1.3. Käesolev kord ei reguleeri koolituslähetustega seonduvat. KRA koolituslähetustega seonduvat koordineerib KRA peadirektori 21.04.2025 käskkirjaga nr 17 kinnitatud „Kaitseministeeriumi valitsemisala täienduskoolituste kord“. Lähetus loetakse koolituslähetuseks, kui selle ainsaks või peamiseks eesmärgiks on teenistuja koolitamine. 1.4. Lähetuskulu hüvitamisel ning päevaraha maksmisel lähtutakse käesolevas korras, Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määruses nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“ ja Vabariigi Valitsuse 25.06.2009 määruses nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“ sätestatust. 1.5. Lähetuskorraldus vormistatakse ja kinnitatakse ning lähetuse kuluaruanne esitatakse riigitöötaja iseteenindusportaali (edaspidi RTIP) lähetuste moodulis, kui teenistuja täidab teenistus- või tööülesandeid või viibib koolitusel väljaspool alalist ameti- või töökohta. 1.6. Siselähetuse korral, millega ei kaasne kulusid, lähetuskorraldust RTIP-is ei vormistata. Lähetus kooskõlastatakse vahetu juhiga e-kirja teel ning märgitakse Outlooki kalendrisse. Kui lähetuses olles tekivad ootamatud kulud, vormistab teenistuja lähetuse pärast lähetusest naasmist hiljemalt kolme (3) tööpäeva jooksul ja hiljem esitab nõuetekohase kuluaruande. 1.7. Lähetuskorraldust koostades ei märgita RTIP-is endale lähetuses oleku ajaks asendajat. Asendaja tuleb märkida Outlooki kalendrist saadetavasse „Out of Office“ teatesse ja tööks vajalikesse dokumendihaldussüsteemidesse (eDHS, KVKR, Fitek jmt). 1.8. Mitmekesi samasse asukohta lähetudes tuleb vormistada ühislähetus. Üks lähetusse saadetav teenistuja (edaspidi lähetatav) algatab lähetuskorralduse ja liidab ühislähetuse liikmed. Igale lähetatavale tekib kohustus eeltäidetud üldandmetega lähetuskorraldust jätkata ja koostada enda lähetuskorraldus, kus tuleb oma lähetumisviis ja kulude osa (kuludega/kuludeta) eraldi määrata ja korraldus kooskõlastusele saata. Iga ühislähetatav saab endale isikliku lähetuskorralduse. 1.9. Mitmekesi lähetudes on võimalik vormistada grupilähetus (nt kui lähetatavad on samast osakonnast mitu ja lähetutakse KRA autoga või tellitud bussiga). Lähetuse algataja teeb lähetuse kõigile, kes lähetuvad ja kelle lähetuskorralduse allkirjastaja on sama isik. Grupilähetuse korral luuakse ainult üks ühine lähetuskorraldus ja kõik vahelehed (üldandmed, lähetatav, lähetuse kulud) on kõigi lähetatavate jaoks ühised. 2. Lähetuse vormistamine, kooskõlastamine, muutmine ja tühistamine 2.1. Lähetatav algatab vähemalt viis (5) tööpäeva enne kavandatava lähetuse algust RTIP-is lähetuskorralduse ja märgib lähetuse toimumise ka enda Outlooki kalendrisse. Teenistuja lähetuskorraldus suunatakse RTIP-is kooskõlastamiseks järgnevalt: 2.1.1. lähetuse kuluhaldurile, kes: 2.1.1.1. kontrollib, et lähetuskorralduses oleks märgitud kõik nõutavad ja vajalikud andmed; 2.1.1.2. korraldab lähetuskorraldusse märgitud andmete alusel vajalike sõidupiletite (nt praami- või lennupiletid), majutuse ja teiste lähetusega kaasnevate teenuste tellimise ning märgib lähetuskorraldusse lähetusega kaasnevad kulud, kui need ei ole juba lähetatava poolt märgitud; 2.1.1.3. sõidupiletite ja majutuse ning muude lähetusega kaasnevate eeldatavast maksumusest suuremate kulude korral teavitab sellest lähetatava vahetut juhti. 2.1.2. finantstöötajale lähetuskorralduse kontrollimiseks vastavalt valdkondlikule pädevusele, kui lähetusega kaasneb avansiline väljamakse. 2.2. Lähetuskorralduse kinnitab: 2.2.1. minister - peadirektori lähetuse korral; 2.2.2. peadirektor - peadirektori asetäitja ja osakonnajuhataja lähetuse korral; 2.2.3. peadirektori asetäitja - büroojuhi lähetuse korral; 2.2.4. osakonnajuhataja ja büroojuht - osakonna teenistuja lähetuse korral. 2.3. Lähetuse sihtkohta ja tagasi sõitmiseks tuleb võimalusel eelistada esmalt KRA ametiautosid või ühistransporti ning alles siis valikuna isiklikku sõidukit. KRA autoga lähetudes tuleb sõiduk eelnevalt Outlooki kalendris broneerida. 2.4. Isikliku sõidukiga lähetudes tuleb korralduses kindlasti märkida: 2.4.1. eeldatav marsruudi pikkus edasi-tagasi suunal (km); 2.4.2. auto keskmine kütusekulu liitrites 100 km kohta; 2.4.3. lähetuskorralduse vormistamise päeval kehtiv kütuse liitri hind (eurodes). 2.5. Lähetuskorralduse alusel on lähetataval õigus saada avansina ainult välislähetuse korral lähetuse päevaraha ning avanssi lähetatava enda poolt makstavate lähetuskulude katmiseks. Avansi maksmine on võimalik, kui lähetuskorraldus on kinnitatud vähemalt kolm (3) tööpäeva enne lähetuse algust. Avanssi ei maksta varem kui viis (5) tööpäeva enne lähetuse algust. 2 (6) 2.6. Kui lähetataval on eelmisest lähetusest tagastamata ettemakse jääk või esitamata lähetuskulude aruanne, võib finantstöötaja keelata enne lähetust avansi maksmise. 2.7. Pereliikme lähetusse kaasavõtmist rahaliselt ei hüvitata. 2.8. Kooskõlastamisel oleva lähetuskorralduse saab tagasi võtta täiendamiseks või muutmiseks („Võtan lähetuskorralduse tagasi“). Avanevas aknas tuleb lisada põhjendus ja kinnitada tagasivõtmine („Võtan tagasi“). 2.9. Kinnitatud lähetuskorralduse muutmiseks avab lähetuse koostaja RTIP-is lähetuskorralduse („Avan muutmiseks“), sisestab muudetud andmed ning esitab uuendatud lähetuskorralduse kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks algse lähetuskorralduse kooskõlastanud ja kinnitanud isikutele. Lähetuskorralduse muutmine ei ole võimalik pärast seda, kui lähetusega seotud kuluaruanne (sh nullaruanne) on kinnitatud. 2.10. Kinnitatud lähetuskorralduse tühistamiseks avab lähetuse koostaja RTIP-is lähetuskorralduse („Tühistan“), lisab tühistamise põhjuse, esitab tühistamisdokumendi kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks lähetuskorralduse kooskõlastanud ja kinnitanud isikutele. 2.11. Lähetuse muutmisel või tühistamisel muudab või tühistab lähetuste kuluhaldur kõik lähetusega seotud broneeringud. Enne lähetuskorralduse tühistamist välja makstud avanss tuleb tagasi maksta hiljemalt kolme (3) tööpäeva jooksul lähetuskorralduse tühistamisest arvates Kaitseressursside Ameti Rahandusministeeriumi arvelduskontole AS SEB Pank EE891010220034796011 või AS Swedbank EE932200221023778606, viitenumbriga 2800048972. Viitenumbri märkimine on kohustuslik! 2.12. Lähetuse tühistamisel lähetatava terviserikke tõttu on lähetatav kohustatud esitama arstitõendi haigestumise või õnnetusjuhtumi kohta või muu meditsiinilise dokumendi, mis on kindlustusandja poolt nõutav kindlustushüvitise maksmiseks. Kui kindlustushüvitis jääb saamata eelnimetatud dokumendi esitamata jätmise tõttu, on lähetatav kohustatud hüvitama KRA-le tekkinud kulud. 2.13. Lähetuse tühistamisel lähetuskorraldust ei kustutata. 2.14. Lähetuskorraldust ei muudeta, kui lähetuses viibitud päevade arv muutub teenistujast sõltumatutel asjaoludel (nt lennutöötajate streik, ilmaolud, lendude hilinemised) ning see ei too endaga kaasa täiendavaid kulusid sõidu- ja majutuskuludele. Kuluaruandes tuleb sel juhul kajastada päevarahade osas õige lähetuspäevade arv ja lisainfo kommentaari väljale kirjutada muudatuse põhjus. 2.15. Lähetuskorraldus säilitatakse lähetuste portaalis. 3. Aruandlus 3.1. Viie (5) tööpäeva jooksul lähetusest naasmisest esitab teenistuja RTIP-is lähetuse kuluaruande. 3.2. Lähetuse kuluaruandes märgib teenistuja isiklikust rahast tasutud lähetuskulu ning lisab kuluaruandele kulu tõendavad dokumendid ja maksekorralduse, kui arvelt ei nähtu selle tasumine. Lisatud kütuse kuludokument (kütuse ostu tõendav kviitung) võib olla kuni 5 päeva varasem või hilisem lähetuse toimumise kuupäevast. 3.3. Isikliku sõiduki lähetuses kasutamise korral lisab lähetatav lähetuse kuluaruandele kulu tõendavad dokumendid. Lähetatav vastutab esitatud andmete õigsuse eest. Nõuetele 3 (6) mittevastavate dokumentide alusel teenistujale kulu ei hüvitata. 3.4. Välisvaluutas tehtud kulutuste puhul saab RTIP-is valida vastava valuuta, milles makse tehti ja RTIP arvutab automaatselt hüvitatava summa eurodes vastavalt lähetusele järgneval tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursile. Välisvaluutas tehtud kulude kajastamisel eurodes tuleb lisada manusesse lisaks kuludokumentidele ka pangaväljavõte. Kursivahest tulenev lisakulu hüvitatakse kulu tõendava dokumendi alusel (näiteks valuuta ostutšekk või kaardimakse korral pangaväljavõte, millele on märgitud valuuta ostukurss). 3.5. Esitatud lähetuse kuluaruande kontrollivad ning kooskõlastavad kulujuht, lähetuste kuluhaldur, finantstöötaja ning RTK raamatupidaja. 3.6. Kui esitatud lähetuse kuluaruande kulud ületavad lähetuskorraldusega kinnitatud kulusid kokku rohkem kui viiekümne (50) euro võrra ja lähetatav tasub need kulud ise, peab lähetatav põhjendama miks need kulud erakorraliselt tekkisid ja lähetuskorraldusse märkimata jäid ning miks olid need kulutused vajalikud lähetusülesande täitmisel. 3.7. Lähetuste kuluhaldur teostab jooksvalt RTIP-is kuluaruannete esitamise kontrolli ja vajadusel saadab lähetatule teavituse aruande esitamise tähtaja möödumise kohta. Kui kuluaruande viibimist ei põhjendata ega esitata seda järgneva kuu jooksul, on lähetuste kuluhalduril õigus esitada lähetuse kuluaruanne päevaraha ning ostuarvete alusel tasutud kulude kohta, jättes lähetatu poolt tasutud kulud arvestamata. 3.8. Lähetuses kasutamata jäänud avansijäägi kohta tuleb kuluaruandes märkida kas soovitakse selle kinnipidamist järgmisest töötasust või tagastada avansijääk punktis 2.11. märgitud Rahandusministeeriumi kontole. 4. Päevaraha hüvitamise määrad ja tingimused 4.1. Päevaraha makstakse lähetatavale välislähetuse korral seitsekümmend viis (75) eurot päevas välislähetuse esimese viieteistkümne (15) kalendripäeva kohta, kuid mitte rohkem kui viieteistkümne (15) kalendripäeva eest kalendrikuus ning nelikümmend (40) eurot iga järgneva kalendripäeva kohta. Päevaraha ei maksta välisteenistujale, pikaajalises välislähetuses olevale teenistujale ega riigisisese lähetuse korral. 4.2. Päevaraha makstakse väljasõidu päeva eest, kui välisriiki suunduv lähetatav väljub hiljemalt kell 21.00. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui lähetatav saabub pärast kella 3.00. 4.3. Kui lähetuses on tagatud toitlustus kolm korda päevas, siis makstakse päevaraha 50%. Päevade eest, mil kolm korda päevas toitlustust ei ole tagatud, makstakse päevaraha punktis 4.1 toodud vähendamata määras. Lähetuse ajal lähetatava eraldi tehtud toitlustamiskulud ei kuulu hüvitamisele. 4.4. Kui lähetatavale maksab päevaraha muu isik või asutus, on lähetatav kohustatud esitama KRA-le muu isiku või asutuse kinnituse päevaraha maksmise kohta või ise kinnitama selle saamist. KRA poolt hüvitatakse punktis 4.1 sätestatud päevaraha määra ja muu isiku või asutuse poolt makstava summa vahe. 5. Sõidukulude hüvitamise määrad ja tingimused 5.1. Lähetuse sõidukuluks loetakse kulu, mida lähetatav teeb transpordile lähetuskohta suundumiseks, lähetuskohas ja lähetuskohast alalisse elu- või teenistuskohta naasmiseks. 5.2. Lähetuse sõidukulu hüvitatakse arve ja sõidupileti või muu kulu tõendava dokumendi alusel. 4 (6) Lähetatavale hüvitatakse dokumentaalselt tõendatud, ainult lähetusega seotud reaalne sõidukulu. 5.3. Sõidupileti kuupäevad lähetuskohta ja tagasi peavad ühtima lähetuse algus- ja lõppkuupäevaga. Kui teenistuja soovib isiklikust vajadusest tulenevalt lähetusse sõita või lähetusest naasta kuupäevadel, mis ei vasta lähetuskorralduses märgitule, tuleb võtta reisibüroodelt pakkumused nii soovitud kui ka tegeliku lähetuse kuupäevadeks. Teenistujale makstakse päevarahasid ainult lähetuskorralduses märgitud päevade eest. Kui teenistuja soovitud ajal osutuvad lennud kallimaks, hüvitab lähetatav hinnavahe. 5.4. Pileti ettetellimise kulu hüvitatakse vastava kuludokumendi alusel või sõidupiletile tehtud vastava märkuse põhjal. 5.5. Üldjuhul vormistatakse lähetatavale välislähetuse puhul mitte-paindlik turistiklassi lennupilet ja tavaklassi laevapilet. Paindlik lennupilet (economy flex) vormistatakse juhul, kui täidetud on vähemalt üks alljärgnevatest tingimustest: 5.5.1. lend kestab vahemaandumiseta kauem kui neli tundi; 5.5.2. sihtkohta lendamisel tehakse kaks või enam ümberistumist; 5.5.3. lähetutakse rahvusvahelise sõjalise operatsiooni piirkonda; 5.5.4. ürituse toimumise kuupäevad võivad muutuda; 5.5.5. lähetatav ei ole piletite broneerimise vajaduse ajaks nimeliselt teada; 5.5.6. lähetutakse ministeeriumivälise delegatsiooni koosseisus; 5.5.7. mittepaindlikud turistiklassi piletid on välja müüdud. 5.6. Isikliku mootorsõiduki lähetuses kasutamise kulu hüvitatakse kulu tõendava dokumendi alusel. Hüvitatakse ainult konkreetse lähetusega otseselt seotud kulu: kütus, parkimiskulu, teemaks, laevapilet vms. Põhjendatud juhul hüvitatakse lähetuse perioodiks eraldi ostetav auto kindlustuspoliis. Remondi- ja hoolduskulu ning auto loomulikku amortisatsioonikulu ei hüvitata. 5.7. Kütusekulu (bensiin, diisel) hüvitatakse vastavalt lähetuse jooksul läbitud teekonnale, arvestades sõiduki tegelikult kulunud keskmist kütuse kogust, kuid mitte rohkem kui 10 liitrit 100 km kohta. Kulu hüvitatakse kuludokumentide alusel (arvutuskäik: läbitud kilometraaž korrutada kütuse keskmisega 100 km kohta (liitrites) jagatud 100-ga ning korrutada kütuse liitri hinnaga (koos soodustusega, kui on kliendikaart). Kütusetšeki ja elektrisõiduki laadimise kuludokumendi kuupäev tohib olla +/- viis (5) kalendripäeva lähetuse algusest või lõpust. Lähetatav lisab kuluaruandele isikliku sõiduvahendi kütusekulu arvutuse (vt Lisa). 5.7.1. Elektrisõiduki kulu arvutamisel võetakse aluseks 100 kilomeetri läbimiseks vajalik energiakogus (kWh/100 km) (kuid mitte rohkem kui 30kWh/100 kilomeetri kohta), tegelikult läbitud kilomeetrid ning elektrienergia hind eurodes kilovatt-tunni kohta (€/kWh). 5.7.2. Maagaasi (CNG või LNG) puhul võetakse aluseks 100 kilomeetri läbimiseks vajalik gaaskulu (kg/100 km) (kuid mitte rohkem kui 7kg/100 kilomeetri kohta), tegelikult läbitud kilomeetrid ning gaasi hinda kilogrammi kohta. 5.7.3. Vedelgaasi (LPG) puhul võetakse aluseks 100 kilomeetri läbimiseks vajalik liitrikulu (L/100 km) (kuid mitte rohkem kui 13L/100 kilomeetri kohta), tegelikult läbitud kilomeetrid ning kütuse hinda liitri kohta. 5.8. Lähetuses viibimise ajal hüvitatakse sõiduki juhile isikliku- või ametisõiduki parkimiskulu kuludokumendi alusel kuni 35 (kolmekümne viie) euro ulatuses. Samas sõidukis kaasreisijatena viibivatele teenistujatele parkimiskulu ei hüvitata. 5.8.1. Eesti Vabariigi siseselt takso või sõidujagamisteenuse piirmäär on 50 eurot. Ühistranspordikulu hüvitatakse kogu ulatuses. 5.9. Isikliku mootorsõiduki kasutamisel lähetuskohta välisriigis ja Eestisse tagasi sõitmisel hüvitatakse sõidukulu, mis on arvutatud punktides 5.7. ja 5.8. toodud alustel, aga mitte rohkem kui 5 (6) sama vahemaa läbimiseks vajaliku transpordivahendi madalama klassi sõidupileti maksumuse ulatuses. 5.10. Rendiauto kasutamine on lubatud ainult erandjuhtudel ja kulu hüvitatakse, kui see on põhjendatud (sihtkohast mõistlikul kaugusel puudub rahvusvaheline lennujaam või muu kuluefektiivne ühistranspordi kasutamise võimalus) ning lähetuskorraldusega kinnitatud. Rendiauto vajadus peab olema kirjalikult põhjendatud lähetuskorralduses. Rendiautoga seotud lisateenuseid (lisakindlustused, maanteeabi või omavastutuse vähendamine) tööandja ei hüvita. Kui teenistuja sellised lisateenused tellib ja arve tekib, jäävad kulud teenistuja kanda. Lubatud on ainult need kindlustused ja teenused, mis kajastuvad rendivoucheris automaatselt. 5.11. Kui lähetus toimub järjestikustel päevadel (sh üle nädalavahetuse), hüvitatakse isikliku sõiduauto sõidukulud kulu ja maksmist tõendavate dokumentide alusel üks kord elu- või teenistuskohast lähetuse sihtpunkti ja üks kord lähetuselt tagasi sõit. Lähetusperioodil tehtud vahepealseid sõite ei hüvitata. 6. Majutuskulude hüvitamise määrad ja tingimused 6.1. Majutuse valikul tuleb järgida eelarve säästlikkuse printsiipi ehk esmalt tuleb valida pakutud soodsamate majutusvõimaluste hulgast. Majutuskulu piirmäär välislähetuse korral on ükssada üheksakümmend (190) eurot ööpäevas (sisaldab hommikusööki) ja riigisisese lähetuse korral üheksakümmend (90) eurot ööpäevas (sisaldab hommikusööki). Piirmäärast kallima majutuskulu kohta lisab lähetatav lähetuskorraldusse selgituse. 6.2. Lähetatavale hüvitatakse majutuskulu ja majutusasutuse poolt kohaldatav linnamaks lähetatava tasutud ja esitatud arve alusel. 7. Lisakulutuste hüvitamise määrad ja tingimused 7.1. Lähetusega kaasnev muu mõistlik kulu (nt pagasivedu, sideteenus vms) hüvitatakse lähetatavale kulu tõendava dokumendi alusel. 7.2. Lähetuses viibitud puhkepäevad kompenseeritakse lähetatavale vabade päevade andmisega kokkuleppel vahetu juhiga. Vabad päevad antakse võimalusel vahetult pärast lähetust, kuid mitte hiljem kui üks (1) kuu pärast lähetuse lõppemist. Samuti võib vahetu juht anda teenistujale puhkepäeva või rakendada tavapärasest erineva tööajanormi lähetusele järgneval tööpäeval, kui teenistuja saabub lähetusest öösel või varahommikul. 7.3. Riigipühal lähetuses viibitud päevad kompenseeritakse teenistujale vastavalt kaitseministri kehtestatud Kaitseministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisala ametiasutuste palgajuhendis sätestatud korrale. 8. Lõppsätted 8.1. Käskkiri teha teatavaks kõikidele KRA teenistujatele. (allkirjastatud digitaalselt) Anu Rannaveski peadirektor 6 (6)