FW: Juhtimiskava koostamisest

Tere MKMi valitsemisala ametid! Vabariigi Valitsuse 16. märtsi 2018. a kabinetiistungil anti ministeeriumide valitsemisaladele ülesanne koostöös Riigi Kinnisvara AS-iga luua 31. detsembriks 2018 hoonestatud kinnisvara juhtimiskavad. Manusest leiate täitmist vajavad dokumendid koos juhendmaterjaliga, mis RKASi üüripindade osas on osaliselt eeltäidetud. Kuna ajagraafik on pingeline, ootame Teie poolt täidetud ülevaadet tagasi hiljemalt 8. juuniks 2018 meiliaadressile [email protected], küsimuste korral aitab RKASist Raigo Petter ([email protected], tel 607 0504 või 5567 1868). Juhtimiskavade koostamise ja analüüsi eesmärk on saada ülevaade riigi (valitsemisalade lõikes) kasutuses oleva hoonestatud kinnisvara: 1. seisukorrast; 2. vastavusest kasutaja vajadusele; 3. pinnakasutuse efektiivsusest ja optimeerimise võimalustest; 4. hetkel vajalike remont- ja parendustööde mahust ning 5. pikaajalisest remondivajadusest. Võttes arvesse asjaolu, et ajaline ressurss on piiratud, esialgu puuduvad vajalikud IT-lahendused ning varade hulk on väga suur, küsime vaid kriitilist infot, mis on juhtimiskavade eesmärgi saavutamiseks minimaalselt vajalik. Oluline info analüüsi sisendina on: 1. objektide prioriteetsus; 2. kasutamise ajaline perspektiiv; 3. optimaalne pinnavajadus; 4. tänase asukoha muutmise võimalikkus; 5. pinna ja töökeskkonna mittevastavused. Sellise sisendi saab anda pinna kasutaja. Kirja lisast nr 2 leiate baasandmete tabeli, kust on näha, millist infot pinna kasutajatelt soovime saada. Baasandmete osaliselt eeltäidetud tabel on koostatud riigi kinnisvararegistri andmete alusel. Lisa 3 sisaldab infot remondivajaduse hindamiseks. Tabelite täitjaid juhendatakse nende küsimuste korral. Vaatluse alla võetakse kõik valitsemisala kasutuses olevad hoonestatud kinnistud, va kokku lepitud välistused. Vaatluse alt jäävad välja hoonestamata kinnistud (sh vaatetornid, kaid, radarid, piiritaristu jms), riigisaladusega kaitstud tervikobjektid (eelkõige KAPO ainukasutuses vara). Vaatluse alla võetakse ka Riigi Kinnisvara AS-lt üüritud hoonestatud kinnistud. Remonttööde vajadust ei hinnata objektidel, mis kuuluvad kolmandatele osapooltele, kuna pinna remontimise ja säilitamise kohustus on üldjuhul omanikul. Küll aga kaardistatakse antud pindade puhul teatud põhiparameetrid. Riigi, sh riigi asutatud või kaasasutatud sihtasutuste ning valitsemisala valdkonna avalik-õiguslik juriidiliste isikute omandis olevatel varadel antakse remonttööde vajaduse hinnang koostöös kasutajatega kui kasutaja seda vajalikuks peab. Ajagraafikus kirjeldatud tegevuste läbi viimiseks ja info koondamiseks vajame olulist kasutajate poolset koostööd ja ajaressurssi, nii baasandmete koondamiseks, objektide kohapealseks ülevaatuseks, andmed täpsustamiseks ning ettepanekute tegemiseks. Kui kirja õige adressaat ei ole Teie, palun suunake see vastavale inimesele edasi. Aitäh! Tervitades Heli Just Riigivara nõunik 6256 346  Säästa loodust ja ära prindi seda e-kirja! Käesolev e-kiri võib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. This e-mail may contain information which is classified for official use. VALITSEMISALADE KINNISVARA JUHTIMISKAVA DE KOOSTAMI SE PROJEKT 25 .0 4 .2018 I EESMÄRK S aada ülevaade riigi kasutuses oleva hoonestatud kinnisvara seisukorrast , selle vastavusest kasutaja vajadustele , optimeerimise võimalustest ning remont- ja parendustööde suurusest , mis on vajalikud nende viimiseks seisukorda hea ja anda hinnang pikaajalisele remondivajadusele . Koostada 2018. aasta lõpuks valitsemisalade kinnisvara juhtimiskavad . II TULEMUS Kasu rii g ile: Koostöös valitsemisaladega on selgitatud välja, milline on objektide prioriteetsus, kasutamise ajaline perspektiiv, optimaalne pinnavajadus ning ülevaade pikaajalisest remondivajadusest . Kogutud alginfo põhjal on koostatud ettepanekud võimalikuks pindade optimeerimiseks ja kohandamiseks , et tagada kasutajatele parimad võimalikud pinnad piiratud vahendite olukorras . Kasu valitsusalal e : annab ülevaate kinnisvara seisukorrast ja selle kasutamise efektiivsusest, aitab leida k asutatava pinna optimeerimisvõimalus i pinnakasutuse tõhususe parandamiseks , täpsustub vara seisuskorra pare maks muutmise ja säilitamise rahalise maksumus, toob välja toetava informatsioonina võtmenäitajad kinnisvarapõhiste otsuste kaalumiseks ja tegemiseks . III ÜLESANNE Vaatluse alla võetakse kõik valitsemisala kasutuses olevad kinnistud ning neil paiknevad hooned. Kuna objektide arv on suur, esialgu puudub va lmis andmebaas ja ajaline ressurss on piiratud, siis pole võimalik käesoleval aastal rakendada kinnisvaraüksuse põhist lähenemist. Väikseim objekt on üürileping. Mitme kasutajaga hoone puhul taandatakse andmed üürilepingutele. Vaatluse alt jäävad välja hoonestamata kinnistud (sh vaatetornid , kaid, radarid, piiritaristu jms), riigisaladusega kaitstud tervik objektid (eelkõige KAPO ainukasutuses vara) . Vaatluse alla võetakse R iigi K innisvara AS-lt üüritud hoonestamata kinnistud. Remonttööde vajadust ei hinnata objektidel, mis kuuluvad kolmandatele osapooltele, kuna pinna remontimise ja säilitamise kohutus on üldjuhul omanikul. Küll aga kaardistatakse antud pindade puhul teatud põhiparameetrid. Riigi sh riigi asutatud või kaasasutatud sihtasutus te ning valitsemisala valdkonna avalik-õiguslik juriidili ste isiku te omandis olevatel varadel antakse remonttööde vajaduse hinnang koostöös kasutajatega. Sihtrühma ei kuulu KaM , VäM ja PSI varad. IV ANALÜÜSI E TAPID RKAS koostab RKVR andmete põhjal algtabel i objektidest . Kasutaja abiga täpsustakse hiljemalt käesoleva aasta juuni lõpuks info pinna kasutamise perspektiivi, prioriteetsuse, asukoha, funktsionaalsuse, suuruse vastavuse, optimaalse pinnavajaduse ning hoone ehitustehnilise seisukorra klassi kohta. Samuti töötajate arv ning eriotstarbelise vara mõõdikud võrdlevanalüüsi teostamiseks. RKAS viib läbi vajalikud kohapealsed objektide ülevaatused. Leiab enda ja koostöös kasutajaga riigi omandis olevale prioriteetsele varale remondivõla ning pikaajalise remondivajaduse. Analü üsi käigus teeb RKAS võimalusel va litsemisalale ettepaneku pinnakasutuse muutmiseks, leiab vajalik e parendustööde maksumuse ning selle mõju üüri suurusele. Analüüsi tulemused koos ettepanekutega esitatakse varavalitsejale koondaruandena perioodi lõpus, käesoleva aasta detsembri kuus. V KOMMUNIKATSIOON Oluline on v alitsemisalade kinnisvara juhtimiskavade koostamisse kaasatud osapoolte hoidmine hästi korraldatud inforingis, et infokorje, analüüs ja ettepanekute tegemine õnnestuksid õigeaegselt. Osapoolteks on R iigi K innisvara AS, ministeerium ja tema valitsemisalas olev asutus. Kes informeerib I nfo rmatsiooni sisu Info saaja Regulaarsus 1 RKAS juhtkond Kinnisvara juhtimiskavade koostamise projekti eesmärk, millist infor m atsiooni vajame, aja kava , juhised edasi seks. Valitsemisala otsustaja – kantsler, asekantsler. Aprill ( nädal 1 7 ) 2 Ministeerium – kantsler/asekantsler Valitsemisala sisene projektist teavitamine, üleskutse koostööle, vastutava isiku määramine andmekorje sisendite andmise tagamiseks Valitsemisala sisene Aprill /Mai ( nädal 17 -18 ) ; pidev 3 RKAS p ortfellihaldur Baasandmete tabeli täit mise juhe n damine . Andmekorje informatsiooni kvaliteet i tagasiside, suunamine . Valitsemisala and m ekorje teostajad Nädal ad 18. -19 Etapipõhised töökoosolekud (vastavalt kavandatud etappidele) 4 RK AS portfellihaldur Kinnisvara juhtimiskavade koostamise projekti elluviimise seisust informeerimine , etappide kokkuvõtted Ministeeriumite juhtkond Korralised regulaarkohtumised 5 RKAS KPO juhataja Kinnisvara juhtimiskavade koostamise projekti elluviimise etappide vahekokkuvõtted RKAS juhtkond , suurkliendihaldurid Juhtkonna infokoosolekud 6 RKAS Portfellihaldur Informatsioon valitsemisala andmekorje progressist, tähelepanekud ja juhised valitsemisalale vahendamiseks. Suurkliendihaldur Pidev Juhtimiskavade koostamise projekti kontaktisikud RKAS-is Valitsemisala RKAS portfellihaldur Kontaktid Haridus- ja Teadusministeerium Pertti Neero 606 3489, 5663 2680 [email protected] Sotsiaalministeerium Justiitsministeerium Raigo Petter 607 0504, 5567 1868 [email protected] Keskkonnaministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Kultuuriministeerium Anti Talves 606 3463, 509 4100 [email protected] Maaeluministeerium Rahandusministeerium Siseministeerium Ülle Tamm 606 3486, 5344 1347 [email protected]