Üldkäskkiri

-866140 -147108 0 0 KÄSKKIRI 17.01.17 nr 1-1/ 17-005 1-1/Arenguvestluse kord Vabariigi valitsuse seaduse (VVS) § 74 lõike 1 Majandus- ja kommunikatsiooniministri 12.02.2003 määruse nr 32 „Tarbijakaitseameti põhimäärus“ § 21 lg 1 alusel: Tühistan peadirektori 07.01.13 käskkirja nr 005 . Kinnitan arenguvestluste läbiviimise korra „Arenguvestluse läbiviimise kord Tarbijakaitseametis“ (Lisa 1) koos rakenduslike lisadega alljärgnevalt: Lisa 1.1 Tulemusplaani kokkulepe turujärelevalve osakonna teenistujatele Lisa 1.2 Tulemusplaani kokkulepe teistele Tarbijakaitseameti teenistujatele Lisa 2 Teenistuja põhiväärtuste hindamise leht Lisa 3.1 Tarbijakaitseameti järelevalve teenistujate kompetentsid ja tegevusnäitajad Lisa 3.2 Tarbijakaitseameti tarbijavaidluste komisjoni sekretariaadi teenistuse kompetentsid ja tegevusnäitajad. Lisa 4 Arenguvestluse kokkuvõte Lisa 5 Osakonna/talituse koolitusvajadus 3 . Käskkiri jõustub vastuvõtmise hetkest (allkirjastatud digitaalselt) Andres Sooniste Peadirektor Arenguvestluse läbiviimise kord Tarbijakaitseametis ARENGUVESTLUSTE EESMÄRK Arenguvestluste läbiviimise eesmärgiks on ühildada Tarbijakaitseameti (edaspidi nimetatud TKA) strateegilised eesmärgid ja põhiväärtused teenistuja isiklike tööalaste eesmärkide, kompetentside, tegevuste, ootuste ja käitumisega. A re n g uv e st l use k ä i g us v i i a kse läbi te e nis t ujate e e l m ise p e rioodi töö tu l e mus t e hindamine ja koost a takse t e g e vu s k a v a ee lseis v a ks p e riood i ks (vt tu l e muspla a ni kokkuleppe vorm a r e n g uv e st l use kokkuvõ t tes L isa 4 , vt e lektr o on i l i s e lt täid e tav a d tu l e muspla a ni kokkulepp e d l i sa 1.1. ja 1.2. ) . Tu r ujä re lev a l v e osak o nna t e e nis t ujate ja tali t uste j uh a taj a t e g a vi i a kse a r e n g uv e st l use k ä i g us läbi täi e nd a v a lt kompet e nts i de hindamine, m i l l e ee smä r g iks on k aa rdistada ja m ää r a t le da te e nis t uja e duk a d ja a r e nd a m i st v a j a v a d t e g e vuse d /oskuste a b e T a rbij a k a i t s ea m e ti ee sm ä rkide sa a vutamis e l. Teenistujad saavad teavet oma teadmiste, oskuste, töö kvaliteedi ja tulemuslikkuse kohta ning oskavad seeläbi selgemalt seada enda arengueesmärke asutuses. Juhtidel on võimalik eristada ühtsetel alustel teenistujate töö kvaliteeti, ühtlustada oma meeskondade taset, hinnata inimeste arenguvajadusi ja motiveerida teenistujaid. Tarbijakaitseametil on tervikuna võimalik hoida ja motiveerida teenistujaid, kujundada ühtsetel alustel põhineva töö- ja organisatsioonikultuuri, teha õigeid personali juhtimis- ja arendamisotsuseid ning seeläbi tagada organisatsiooni jätkusuutlik areng. Arenguvestluse kokkuvõte on täiendavaks aluseks teenistujate värbamisel ja valikul, hindamisel, tasustamisel, edutamisel ja arendamisel. MÕISTED Arenguvestlus on juhtimistegevus TKA strateegias ning tööplaanis püstitatud eesmärkide täitmiseks. See on teenistuja ja tema vahetu juhi dialoog eesmärgiga anda hinnang teenistuja eelneva perioodi tööalasele tegevusele ning seada arengueesmärgid eelolevaks perioodiks. Teenistuja tööalane hindamine on pidev ja korduv süstemaatiline tegevus, mille käigus hinnatakse teenistuja teadmiste ja oskuste taset, erialase kompetentsuse vastavust ametikoha nõuetele, teenistuja panust organisatsiooni põhiväärtuste kujundamisel. Hindamisel lähtutakse hinnatava töösooritusest, selle kvaliteedist, tulemuslikkusest, tööalasest käitumisest ja nende vastavusest TKA strateegiale ja tööplaanile. Teenistuja ja tema vahetu juhi vahel lepitakse arenguvestluse kokkuvõttes iga aastaselt kokku aastane tegevuskava (tulemusplaani kokkulepe), mis on kalendriaasta möödudes aluseks teenistuja töösoorituse hindamisel (vt Lisa 4 ). Tulemusplaani kokkulepe - teenistuja ja tema vahetu juhi vahel kokkulepitav tegevuskava eelseisva kalendriaasta tööperioodiks , m i l l e t ä i t m i st hinnat a kse üld j uhul 1 2 -kuul i se p e rioodi möödum i s e l. . Arenguvajadus on arendamist vajavad teadmised, oskused, hoiakud, mis on vajalikud tööülesannete tulemuslikumaks ja kvaliteetsemaks täitmiseks. Kompetentsid on teatavat kindlat laadi toetavad tegevused/oskusteave – need on töös esmatähtsad, edu eristavad, avalduvad töises käitumises ja on seetõttu vaadeldavad, hinnatavad, võrreldavad, mõistetavad ja arendatavad. Kompetentsimudel on abidokument teenistujate värbamisel ja valikul, hindamisel, edutamisel ja arendamisel, milles on kirjeldatud tööks vajalikke kompetentse ning nende tasemeid Tarbijakaitseametis. Kompetentsi tegevusnäitaja on kompetentsi alamjaotus, mis kirjeldab kompetentsi lahti tööalaste toetavate tegevustena või oskusteabena. Üks kompetents võib koosneda mitmest tegevusnäitajast. Kompetentsitase on kompetentsi käitumuslik kirjeldus vastavas ametikoha põhigrupis. Võimaldab anda hinnangut selle kohta, mil määral on ametnikul olemas teenistusülesannete täitmiseks vajalikud kompetentsid. Teenistuja on isik, kelle arengut ja töötulemusi aitab arenguvestlus analüüsida. Vahetu juht on arenguvestluse läbiviija, kes omades kõige põhjalikumat ülevaadet teenistuja ülesannetest, vastutab arenguvestluse perioodilise läbiviimise ning tulemuste standardses vormis fikseerimise eest. Alluvussuhe on reguleeritud ametijuhendiga. ARENGUVESTLUSE LÄBIVIIMISE PÕHIMÕTTED Arenguvestlus on teenistuja õppimist ja arengut soodustav tegevus, kus nii teenistuja kui ka juht vastutavad vastu võetud otsuste elluviimise eest. Arenguvestluse läbiviimise märksõnadeks on avatus, ausus, objektiivsus, sundimatus. Arenguvestlus keskendub alati teenistuja töösooritusele, on koostööle orienteeritud ning partnerit väärtustav. Arenguvestlus on võimalus välja selgitada teenistuja potentsiaal, arutada edasisi karjääri- ja motiveerimisvõimalusi. Arenguvestlus on alati mõlemapoolselt ette valmistatud ja eesmärgistatud. Arenguvestlus on avatud dialoog kahe võrdväärse isiku vahel. Arenguvestlusel saab vahetada informatsiooni, mõtteid ja mõlemapoolseid ootusi. See on võimalus läbi rääkida teemad, mis igapäeva töö vahele ei mahu, suunates ja mõjutades töösituatsiooni ja tulevikku. Tulemusplaani kokkuleppe projekti eelseisvaks perioodiks koostab vahetu juht. Arenguvestluse tulemusplaani kokkuleppe hinnang möödunud perioodile kujuneb aga teenistuja ja vahetu juhi koostööna. Arenguvestluse tulemusena: Antakse konstruktiivset kahepoolset tagasisidet ning hinnang lõppeva perioodi tööülesannete täitmise, kompetentside ja tööalase arengu kohta. Tunnustatakse teenistujat tööalaste saavutuste eest. Määratletakse teenistuja eesmärgid järgnevaks perioodiks lähtudes üksuse eesmärkidest ning TKA strateegiast. Teenistuja eesmärkide määratlemiseks sõlmitakse arenguvestluse kokkuvõttes töötajaga tulemusplaani kokkulepe (vt Lisa 1). Analüüsitakse teenistuja ja juhi koostööd ja vastastikuseid ootusi. Selgitatakse välja teenistuja arenguvajadused eesmärkide tulemuslikumaks saavutamiseks (sealhulgas koolitusvajadused). Vaadatakse üle ja vajadusel muudetakse teenistuja ametijuhendit. Pikaajalised ootused arenguvestluste süsteemile: Paraneb teenistuja arusaamine organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest ja suundadest ning oma rollist nende saavutamisel. Paranevad teenistujate erialased teadmised ja oskused ning töö kvaliteet. Paraneb meeskonna kui terviku efektiivsus. Tõuseb teenistujate motivatsioon ARENGUVESTLUSE LÄBIVIIMISE PROTSESS Arenguvestlusi viib läbi vahetu juht või peadirektori poolt määratud isik üks kord aastas ajavahemikus jaanuar kuni veebruar ning katseajaga teenistusse võetud teenistujaga vähemalt 2 nädalat enne katseaja lõppu. Arenguvestluste ajavahemikku võib muuta ametiasutuse juht või tema poolt volitatud isik. Tulemusplaani kokkulepet jooksvaks hindamiseks täites, võib vahetu juht tulemusvestlusi pidada 1-2 korda aastas. Arenguvestlused viiakse läbi põhimõttega “ülevalt alla” – enne kui vahetu juht vestleb oma struktuuriüksuse teenistujaga, on temaga vestelnud tema vahetu juht. Juhtkonna ja vahetu juhi ülesanded arenguvestluse ettevalmistamisel: Juhtkond määrab käskkirjaga iga jooksva aasta detsembris mööduva perioodi tulemusplaani kokkuleppe Ameti strateegiliste tulemusnäitajate arengu protsendi - võrdluses plaanituga ning seab tulemusnäitajate arenguplaanid eelseisvaks perioodiks. Tarbijakaitseameti eelmise perioodi strateegiliste tulemusnäitajate hindamine toimub detsembris juhtkonna poolt, arvestades 11 kuu tulemusi (periood 1. jaanuar – 30. november). Tulemused kehtestatakse käskkirjaga hiljemalt 31. detsembriks. Käskkiri kehtestab eelmise perioodi strateegiliste tulemusnäitajate eesmärgi täitmise keskmise hinde kõigi teenistujate tulemusplaani kokkuleppe täitmise hi ndamiseks arenguvestluse käigus. Vahetu juht teatab teenistujale vähemalt 5 tööpäeva enne vestluse toimumist eelseisva vestluse aja ja koha. Arenguvestlust ette valmistades hoolitseb vahetu juht selle konfidentsiaalsuse eest. Vestlus peab olema läbi viidud segamatult ja kiirustamata. Vestlust ette valmistades ja läbi viies tuleb toetuda muuhulgas Ameti strateegilistele tegevussuundadele ja põhiväärtustele, TKA ja oma osakonna tööplaanile, teenistuja ametijuhendile, töötulemustele, ettevalmistuslehele, koolitusplaanile ning eelmise aasta arenguvestluse tulemusele. Vajadusel küsida abi haldusosakonna käest. Eelnevat arvesse võttes tuleb põhjalikult läbi mõtelda teenistuja eelmise perioodi tegevused, töötulemused ja saavutused ning hinnata nende vastavust seatud eesmärkidele ja ootustele, võttes aluseks teenistuja eelmisel arenguvestlusel kokkulepitud tulemusplaani kokkuleppe. Ette valmistada uus tulemusplaani kokkulepe järgmiseks perioodiks. Läbi mõtelda teenistuja motiveerimisvõimalused, sh arenguvõimalused. Teenistuja ülesandeks arenguvestluse ettevalmistamisel on läbi mõelda: Eelmise perioodi tegevused, töötulemused ja saavutused ning hinnata nende vastavust seatud eesmärkidele ja ootustele, võttes aluseks teenistuja eelmisel arenguvestlusel kokkulepitud tulemusplaani kokkuleppe. Koolitus- ja arenguvajadus. Seejuures ka perioodi jooksul läbitud koolitused ja nende mõju töö tulemuslikkusele. Juhtimine, juhipoolne toetus ja ootused juhile. Struktuuriüksuse meeskonnatöö. Organisatsioonisisene- ja väline koostöö. Töötingimused ja tööd takistavad tegurid. Järgmise perioodi eesmärgid, arengusuunad. Motivatsioonitegurid Arenguvestluse käigus annavad nii juht kui teenistuja hinnangu teenistuj a teenistusalasele tegevusele lõppeval perioodil, teevad ettepanekuid ning seavad eesmärke järgmiseks perioodiks, püüdes jõuda nimetatud punktides ühistele seisukohtadele sh antakse ühine hinnang möödunud perioodi tulemusplaani kokkuleppe täitmisele ja arutatakse uue tulemusplaani kokkuleppe eesmärke eelseisvaks perioodiks. Vahetu juht täidab koostöös alluvaga vestluse tulemusena elektroonselt vestluse kokkuvõtte lehe (Lisa 4 , 1.1, 1.2 ), mille lahutamatuks osaks on hinnang tulemusplaani kokkulepe täitmisele ja uue tulemusplaani kokkuleppe sõlmimine, aga samuti ka teenistuja koolitusvajaduse määratlemine järgmiseks perioodiks. Peadirektori poolt läbi viidud vestluste puhul võivad vastastikusel kokkuleppel koostada esialgse kokkuvõtte lehe ka tema vahetud alluvad. Vahetu juht tutvustab kokkuvõtte lehte koos tulemusplaani kokkuleppega teenistujale, kes võib lisada juhi poolt koostatud kokkuvõttele ja tulemusplaani kokkuleppele kommentaare ühe nädala jooksul arvates lehe kättesaamisest. Nii vahetu juht, kui teenistuja kinnitavad kirjapandut ning vahetu juht edastab vestluse kokkuvõtte lehe koos tulemusplaani kokkuleppega haldusosakonnale ning vahetu juhi juhile. Kokkuvõte esitatakse elektroonselt hiljemalt jooksva aasta esimeseks märtsiks. Erandina tuleb katseaja lõpuvestluse kokkuvõte haldusosakonda saata paberkandjal koos mõlemapoolsete allkirjadega. Eriarvamuste lahendamine : Kui teenistuja ei nõustu juhi hinnangutega vestluse ja/või tulemusplaani kokkuleppe täitmise kohta, võib ta ühe nädala jooksul peale vestluse kokkuvõtte lehega ja tulemusplaani kokkuleppega tutvumist esitada omapoolse eriarvamuse, taotledes vahetu ülemuse hinnangu üle vaatamist. Eriarvamus tuleb vormistada vabas vormis eraldi lehel ja edastada vahetule juhile, vahetu juhi juhile ning haldusosakonda. Vahetu juhi juht kontrollib vahetu juhi hinnanguid ja ettepanekuid tema poolt valitud viisil, kirjutab Eriarvamuse lehele oma otsuse, tutvustab otsust nii ametnikule kui tema vahetule juhile allkirja vastu ning tagastab Eriarvamuselehe haldusosakonnale kolme päeva jooksul. TULEMUSPLAANI KOKKULEPE JA SELLE TÄITMISE HINDAMINE ARENGUVESTLUSEL Tulemusplaani kokkuleppe perioodi kestvus on kuni 12 kuud . Katseajal olevale teenistujale määratakse tulemusplaani kokkuleppe perioodi pikkuseksvähemalt 3,5 kuud, kuid mitte üle katseaja kestvuse. Turujärelevalve osakonna teenistuja te tulemusplaani kokkulepe koosneb: Tarbijakaitseameti strateegiliste tulemusnäitajate (võtmeindikaatorite) arenguplaanist hinnataval perioodil (20% koondhindest, vt punkt 4.4 .1 ) . Teenistuja personaalsest töösooritusest (80 % koondhindest) alljärgnevalt: teenistuja kompetentsi tasemele antud hinnang (40% koondhindest). Teenistuja kompetentsi hindamise protsess ja metoodika on kirjeldatud käesoleva dokumendi punkt is 8 . teenistuja personaalne töösooritus (40% koondhindest). Teiste Tarbijakaitseameti teenistujate tulemusplaani kokkulepe koosneb: Tarbijakaitseameti strateegiliste tulemusnäitajate (võtmeindikaatorite) arenguplaanist hinnataval perioodil (20% koondhindest, vt punkt 4.4 .1 ). Teenistuja personaalsest töösooritusest (80% koondhindest) alljärgnevalt: Teenistuja tegevus ja areng ameti strateegilistele põhiväärtuste suhtes (30% koondhindest). teenistuja personaalne töösooritus (50% koondhindest). TULEMUSPLAANI KOKKULEPPE KOOSTAMINE, VORMISTAMINE JA SÄILITAMINE Tulemusplaani kokkuleppe ettepaneku koostab teenistuja vahetu juht elektroonselt (vt Lisa 1.1, 1.2 .). Ettepanek edastatakse teenistujale enne arenguvestlust jättes sellega tutvumiseks mõistlikul määral aega ning seejärel toimuvad ettepaneku üle läbirääkimised. Läbirääkimiste tulemusena täiendatakse vajadusel tulemusplaani kokkulepet ning selle väljatrükk allkirjastatakse nii teenistuja kui ka tema vahetu juhi poolt. Lubatud on ka digitaalne allkirjastamine. Allkirjastatud kokkulepe säilitatakse haldusosakonnas teenistuja personaalses kaustas ja elektroonsena haldusosakonna juhataja poolt kehtestatud korras. EELMISE PERIOODI TULEMUSPLAANI KOKKULEPPE TULEMUSTE HINDAMINE JA TEGEVUSEESMÄRKIDE UUEKS PERIOODIKS SEADMINE Nõuded teenistujate personaalse soorituse hindamisele Turujärelevalve osakonnas: Teenistujate personaalse soorituse hindamise eelduseks on eelmisel perioodil kokkulepitud tegevuskava, mis koosneb teenistuja kompetentsile antud hinnangust ja personaalsest töösooritusest. Teenistuja kompetentsi hindamisel tuleb lähtuda käesoleva dokumendi punktis 8 kirjeldatud protsessist ja nõuetest. Teenistuja kompetentsid on toetavad tegevused/oskusteave töö põhiülesannete (põhitegevuste) täitmisel. Personaalset töösooritust puudutavas tegevuskavas määratletakse ära teenistuja olulised põhitegevused. Nende tegevuste põhjal hinnatakse teenistuja individuaalset töösooritust. Need on tegevused, mille täitmise eest teenistuja vastutab ning mõjutab sellega muuhulgas ka Ameti võtmeindikaatorite väärtust. Olulised põhitegevused määratleb ära vahetu juht tulemusplaani kokkuleppe projektis vastavalt üksuse tööplaanile, määrates ka % osakaalu ( vt tabel 1 ja tabel 2, punkt 9 ning lisa 1.1, 1.2). Nõuded personaalse soorituse hindamisele teiste Tarbijakaitseameti teenistujate osas: Teenistujate personaalse soorituse hindamise eelduseks on eelmisel perioodil kokkulepitud tegevuskava, mis koosneb teenistuja tegevusest ja arengust ameti strateegilistele põhiväärtuste suhtes ja personaalsest töösooritusest. Teenistuja panuse hindamisel Ameti strateegiliste põhiväärtuste suhtes tuleb lähtuda Tarbijakaitseameti strateegias kehtestatud põhiväärtustest: tõhusus, ettevõtlikkus ja usaldusväärus. Personaalse panuse osakaal Tarbijakaitseameti põhiväärtuste kujundamises on 30% kõikidest tulemusplaani kokkuleppe eesmärkidest, st iga strateegilise põhiväärtuse osakaal tulemusplaanis on maksimaalselt 10% kõikidest tulemusplaani kokkuvõtte eesmärkidest ( vt tabel 2, punkt 9 , lisa 1.1, 1.2 ). Hinnang teenistuja personaalsele tegevusele ameti strateegiliste põhiväärtuste suhtes ja personaalse tegevuskava täitmisele kujundatakse vahetu juhi ja teenistuja vaheliste läbirääkimiste käigus. Hinnangu andmisel teenistuja personaalsele panusele TKA põhiväärtuste kujundamisel tuleb lähtuda teenistuja põhiväärtuste hindamise lehest ( vt Lisa 2 ). Hinnangu lehe peavad täitma nii vahetu juht kui ka kolleegid. Talituste juhatajate puhul võib kaasata ka organisatsiooniväliste koostööpartnerite arvamust. Hindamislehe täitjate valiku ettepaneku teeb vahetu juht, kooskõlastades selle teenistujaga. Personaalset töösooritust puudutavas tegevuskavas määratletakse ära teenistuja olulised põhitegevused. Nende tegevuste põhjal hinnatakse teenistuja individuaalset töösooritust. Need on tegevused, mille täitmise eest teenistuja vastutab. Olulised põhitegevused määratleb ära vahetu juht tulemusplaani kokkuleppe projektis vastavalt üksuse tööplaanile. Hinnang antakse kõikide valdkondade ja tegevuste lõikes eraldi ja väljendatakse tabelis tulemuse kaalutud hinnanguna. Täitmise kaalutud hinnangute summeerimisel saadakse tulemusplaani koondtulemus, mis on aluseks teenistuja eelmise perioodi tegevuse hindamisele. Soorituse hindamise põhimõte on kirjeldatud käesoleva dokumendi punktis 9 . KOMPETENTSIDE HINDAMINE ARENGUVESTLUSEL Arenguvestluse käigus hinnatakse lähtuvalt väljatöötatud kompetentsimudelitest turujärelevalve osakonna järelevalve teenistujate tööks vajalikke kompetentse. Kompetentside hindamise eesmärk on kaardistada ja määratleda teenistuja edukad ja arendamist vajavad toetavad tegevused ning oskusteave TKA eesmärkide saavutamisel. Vahetu juht selgitab oma alluvuses olevatele teenistujatele nende kompetentsimudelit ( Lisa 3.1 või Lisa 3.2 . ), hindamise läbiviimise eesmärke ja põhimõtteid enne individuaalsete hindamiste toimumist ning veendub, et teenistujate jaoks on kompetentside kirjeld used arusaadavad ja hinnatavad. Seejuures on oluline läbi arutada seosed tööülesannete ja konkreetsete kompetentside vahel. Nii teenistuja kui vahetu juht valmistavad enne hindamise toimumist ette hinnangu teenistuja kompetentsidele ja seostavad oma hinnangud konkreetsete selgitavate näidetega. Kompetentside hindamisel tutvustab esmalt teenistuja vahetule juhile hinnanguid oma töötulemuste kohta. Seejärel tutvustab ta hinnanguid enda kompetentside kohta ning põhjendab neid näidete abil. Edasi arutavad teenistuja ja vahetu juht teenistuja kompetentsi taseme üle ja lepivad selles kokku. Juht kannab kokkulepitud hinnangud kompetentsimudelisse. Igale tegevusnäitajale antakse hinnang 5-palli skaalal, kus on kirjeldatud „kasin” (1), „hea” (3) ja „suurepärane” (5) tase. Kõrgema taseme puhul eeldatakse, et kompetentsid ilmnevad eelnevatel tasemetel kirjeldatuna ja teenistuja eristub positiivselt madalamal tasemel kirjeldatust. 1 – kasin. Toetavad tegevused/oskusteave, millega tuleb toime teenistuja, kes tunneb protseduure, kuid alati ei seosta neid oma tegevusega; töötab aeglaselt ning põhjalikult süvenemata, vajab pidevat juhendamist. 3 – hea. Toetavad tegevused/oskusteave, millega tuleb toime oma tööd hästi tegev teenistuja. Ta töötab iseseisvalt, seostades protseduure, seadusi jms. oma tegevusega ja varasemate praktikatega; teeb koostööd; töötab erinevates olukordades ladusalt ja kiiresti, teeb neis harva vigu. Töös esinevad üksikud probleemid kvaliteedi- ja tähtajaga. 5 – suurepärane. Toetavad tegevused/oskusteave, millega tuleb toime kogenud teenistuja. Töötab ladusalt keerulistes olukordades. Lahendab iseseisvalt keerulised olukorrad, teeb neis harva vigu. Nõustab teisi keerulistes olukordades lahenduste leidmisel. Võtab vastutust ning teab oma rolli asutuses ning arendab ennast igakülgselt. Kui teenistuja kompetentsitase asub : “1” ja “3” vah epeal, määratakse tasemeks “2” “3” ja “5” vahepeal, määratakse tasemeks “4”. Hindamist alustatakse tegevusnäitaja madalamast tasemest. Tegevuse järgmisele tasemele jõudmiseks peab teenistuja positiivselt eristuma madalama taseme tegevuste kirjeldusest. Igale tegevusnäitaja hinnangule lisatakse näide tegevusest, mis selgitab antud hinnangut. „Juhul kui teenistuja erialaste oskuste kompetentsi hindepunkt jääb alla „2,5“, rakendatakse teenistuja kõikide hinnatavate kompetentside aritmeetiliselt keskmisele hindele koefitsienti „0,85“.„ Vahetu juht kannab kokkulepitud kompetentside hindamistulemused kompetentsi-mudelisse. Ta koostab iga tegevusnäitaja kohta selgitused ja näited, kirjeldamaks teenistuja kompetentsitaset ning kannab need vastava tegevusnäitaja selgituslahtrisse. Lisaks toob ta vajadusel samasse lahtrisse välja ka konkreetsed arendustegevused, et saavutada teenistuja töö jaoks soovitud kompetentsitase. Vahetu juht märgib kompetentsimudelisse (Lisa 3.1. või 3.2.) ka põhjendatud ettepanekud kompetentsimudeli täiendamiseks ja muutmiseks. Kompetentside hindamisele järgneb järgneva perioodi jaoks eesmärkide ja ülesannete seadmine vastavalt arenguvestluse ülesehitusele. Üldjuhul lahendatakse vahetu juhi ja teenistuja vahelised võimalikud vastuolud kompetentside hindamise käigus . Juhul, kui vahetu juht ning teenistuja ei jõua kompetentside hindamise tulemusena hindamistulemustes kokkuleppele, teavitab vahetu juht sellest 1 nädala jooksul oma juhti, kellega koos vastuolud lahendatakse. Pärast arenguvestlusi viib vahetu juhi juht (osakonna juhataja/peadirektor) läbi kompetentside hindamistulemuste koosoleku vahetute juhtidega (talituste/osakondade juhatajatega) eesmärgiga anda hinnang teenistujate kompetentsuse hetkeseisule ja arendustegevustele. Juhtide arutelus võrreldakse teenistujate kompetentside hindamistulemusi üksuse (talituse/osakonna) sees ja vahel ning leitakse võtteid, mis aitavad suurendada hindamise ühetaolisust üksuse sees ja vahel. Seejärel arutatakse läbi ja lepitakse kokku paljusid teenistujaid hõlmavad arendustegevused, sh koolitused. Kompetentside hindamistulemuste arutelust koostatakse protokoll, mis sisaldab hinnangut teenistujate kompetentsuse hetkeseisule, hindamise ühetaolisust suurendavaid võtteid ja läbivaid arendustegevusi, sh koolitusi. TULEMUSPLAANI KOKKULEPPE FORMULEERIMINE NING TEENISTUJA SOORITUSE HINDAMISE PÕHIMÕTE Tulemusplaani kokkuleppes tuleb täita tulemusplaani kokkuleppe tabel (vt tabel 1 ja tabel 2 ). Turujärelevalve osakonna teenistujate tulemusplaani kokkuleppe vorm on kujutatud tabelis 1. Elektrooniliselt täidetav vorm on lisas 1.1. Tabel 1 . Turujärelevalve osakonna tulemusplaani kokkuleppe vorm. I II III IV V VI Eesmärk Alameesmärgi osakaalu % kõikidest eesmärkidest Hinnang 5-palli süsteemis Kaalutud hinnang Alameesmärgi osakaal % kõikidest eesmärkidest järgmiseks aastaks Eesmärk 5-palli hinnangule järgmiseks aastaks Kaalutud hinnang järgmiseks aastaks 1.TKA võtmeindikaatorite (KPI) tulemus (20%) 1 20% B1 =0,2*B1 C1 D1 =C1*D1 2.Töötaja personaalne tulemus (80%) 2 2.1 Kompetentsi hindamise tulemus 2 40% B2 =0,4*B2 2.2 Töösooritus (40%) 2 2.2.1 Põhitegevus nr 1 2 A3% B3 =A3*B3 C3 D3 =C3*D3 2.2.2 Põhitegevus nr 2 2 A4% B4 =A4*B4 C4 D4 =C4*D4 2.2.3 Põhitegevus nr 3 2 A5% B5 =A5*B5 C5 D5 =C5*D5 2.2.4 Põhitegevus nr 4 2 A6% B6 =A6*B6 C6 D6 =C6*D6 2.2.5 Põhitegevus nr 5 2 A7% B7 =A7*B7 C7 D7 =C7*D7 Kontroll Summa(A1:A7)=100% Summa(C1:C7)=100% Koondtulemus Summa(A1*B1:A7*B7 ) Summa(C1*D1:C7*D7) Teiste Tarbijakaitseameti teenistujate tulemusplaani kokkuleppe vorm on kujutatud tabelis 2. Elektrooniliselt täidetav vorm on lisas 1.2. Tabel 2 . Teiste Tarbijakaitseameti teenistujate tulemusplaani kokkuleppe vorm. I II III IV V VI Eesmärk Alameesmärgi osakaalu % kõikidest eesmärkidest Hinnang 5-palli süsteemis Kaalutud hinnang Alameesmärgi osakaal % kõikidest eesmärkidest järgmiseks aastaks Eesmärk 5-palli hinnangule järgmiseks aastaks Kaalutud hinnang järgmiseks aastaks 1.TKA võtmeindikaatorite (KPI) tulemus (20%) 1 20% B1 =0,2*B1 C1 D1 =C1*D1 2.Töötaja personaalne tulemus (80%) 2 2.1 TKA põhiväärtuste kujundamine (30%) 2 2.1.1 Ettevõtlikus 2 A2 % B2 =A2*B2 C2 D2 =C2*D2 2.1.2 Usaldus-väärsus 2 A3 % B3 =A3*B3 C3 D3 =C3*D3 2.1.3 Tõhusus 2 A4 % B4 =A4*B4 C4 D4 =C4*D4 2.2 Töösooritus 50% 2 2.2.1 Põhitegevus nr 1 A5 % B5 =A5*B5 C5 D5 =C5*D5 2.2.2 Põhitegevus nr 2 2 A6 % B6 =A6*B6 C6 D6 =C6*D6 2.2.3 Põhitegevus nr 3 2 A7 % B7 =A7*B7 C7 D7 =C7*D7 2.2.4 Põhitegevus nr 4 A8 % B8 =A8*B8 C8 D8 =C8*D8 2.2.5 Põhitegevus nr 5 A9 % B9 =A9*B9 C9 D9 =C9*D9 Kontroll Summa(A1:A9)=100% Summa(C1:C9)=100% Koondtulemus Summa(A1 *B1:A9*B9 ) Summa(C1*D1:C9*D9) Igale TKA strateegilise võtmeindikaatori tulemuse täitmisele antakse hinnang 5-palli skaalal, kus on kirjeldatud „kasin” (1), „hea” (3) ja „suurepärane” (5) tase. TKA võtmeindikaatorite tulemuste täitmine TKA võtmeindikaatori väärtus on kaotanud väärtust võrreldes eelmise kalendriaastaga või jäänud väärtuselt samaks. TKA võtmeindikaatori väärtus on vastav eelmisel kalendriaastal püstitatud prognoosile . TKA võtmeindikaatori väärtus on ületanud eelmisel kalendriaastal püstitatud prognoosi 1= kasin 3=hea 5=suurepärane Kui TKA võtmein dikaatori saavutamise tase asub: “1” ja “3” vahepeal, määratakse tasemeks “2” “3” ja “5” vahepeal, määratakse tasemeks “4”. Teenistuja tulemusplaani kokkuleppes märgitakse ära TKA võtmeindikaatorite hinnangute koondtulemus. Koondtulemus kujuneb kõikide võtmeindikaatorite üksikhinnangute aritmeetilise keskmisena. Teenistuja personaalse tulemuse esimene kom ponent (vt tabel 1 ja 2, punkt 2 .1.) võtab arvesse: Turujärelevalve osakonnas lähtutakse teenistuja kompetentsidele antud hinnangust. Hinnang kompetentsidele annab 40% kogu alameesmärgi osakaalus. Kompetentsi hindamise protseduur on kirjeldatud käesoleva dokumendi punktis 8 . Teiste Tarbijakaitseameti teenistujate puhul lähtutakse teenistuja panusest organisatsiooni põhiväärtuste kujundamisel. Iga põhiväärtuse maksimaalseks osakaaluks on 10%, kuid vahetu juht võib määratleda alameesmärgi osakaalud vastavalt töötaja arenguvajadustele ka teistmoodi. Hinnang osalemisele põhiväärtuste kujundamisel annab kokku 30% alameesmärkide osakaalust (vt tabel 2: A2+A3+A4=30%). Osalemisele põhi väärtuse kujundamises antakse hinnang 5-palli skaalal, kus on kirjeldatud „kasin” (1), „hea” (3) ja „suurepärane” (5) tase. Osalemine TKA põhiväärtuste kujundamisel Tõhusus Teenistuja on pigem ebaefektiivne, vajab abi aja planeerimisel ning ei oska eristada olulist ebaolulisest. Töötaja tulemustele orienteeritus on madal ning tööeesmärkide täitmine on kasin. Teenistuja täidab hästi talle püstitatud ülesanded ning enamasti saab ka oma töö planeerimisega hakkama. Vajab veidi abi ja juhendamist prioriteetide seadmisel. Töö tase on mõõduka hea kvaliteediga. Töötaja efektiivsus ja prioriteetide seadmise oskus on väga kõrged. Jõuab täita antud ülesanded ja rohkemgi veel. On kõrgelt tulemustele orienteeritud, valmis organisatsiooni edukuse nimel pingutama rohkem, kui nõutakse. Ei tee oma töös vigu ning nõustab ka kolleege aja planeerimisel ning prioriteetide seadmisel. Ettevõtlikus Soovib pigem jääda olemasolevate ja väljatöötatud lahenduste juurde, ei näita üles innukust uute ideede väljatoomisel. Suhtub vastumeelselt muudatustesse ning lepib ka nõrgema töötulemusega. Vajab tööde teostamisel lisamotivatsiooni. Töötaja aktsepteerib muudatusi ja uusi ideid organisatsioonis ning tahab oma tegevusega toetada uute ideede juurutamist organisatsioonis. On valmis välja tooma oma lahendusi ja ideid muudatuste efektiivsemaks juurutamiseks. Toob organisatsiooni uusi ideid ja mõtteid ning viib need edukalt ellu. On kõrgelt motiveeritud ning alati valmis püüdlema paremate tulemuste nimel. Motiveerib oma tegevusega ka teisi teenistujaid saavutama kõrgemaid töötulemusi. Usaldusväärsus Teenistuja ei taju enda vastutust ning seetõttu suhtub ka hooletult oma töösse. Teenistuja peale ei saa loota, eriti kiiretes ning pingelistes olukordades. On enda kaitsmine nimel valmis valetama Teenistuja võtab vastutust oma töö eest. Mõistab osaliselt oma vastutust organisatsiooni eesmärkide täitmisel. On aus ja mõistab oma kolleege ning koostööpartnereid. Teeb oma tööd ära tähtajaks ja hoolega. On valmis tegema meeskonnatööd. Teenistuja peale võib loota ka äärmuslikes olukordades. On oma tööülesannete täitmisel äärmiselt kohusetundlik, korrektne ning mõjutab ka teiste kolleegide kohusetundlikkust. Ei karda võtta vastutust ning näeb oma vastutust ka organisatsiooni eesmärkide täitmise ees täielikult. On aus kõikide olukordade lahendamisel ning erinevate osapooltega suhtlemisel ning nõuab ka teistelt ausust. Töötab tugeva meeskonnaliikmena (ka liidrina) ja käitub mõistvalt ning arvestavalt oma kolleegidega. On vajalikuks toeks ka kõige keerukamates situatsioonides. 1=kasin 3=hea 5=suurepärane Kui põhiväärtuse kujundamise hinnang asub : “1” ja “3” vahepeal, määratakse tasemeks “2” “3” ja “5” va hepeal, määratakse tasemeks “4” Teenistuja personaalse tulemuse teine komponent ( vt tabel 1 ja 2, punkt 2 . 2 .) koosneb töötaja põhitegevustest. Hinnatavad põhitegevused ja nende prioriteedi (alameesmärgi osakaalu) määratleb vahetu juht vastavalt üksuse tööplaanile. Põhitegevuste arvu määratleb vahetu juht, kuid erinevad hinnatavad tegevused peavad andma kokku: turujärelevalve osakonnas 40% (vt tabel 1: A3+A4+A5+A6+A7=40%) . teiste Tarbijakaitseameti teenistujate puhul 50% (vt tabel 2: A5+A6+A7+A8+A9=50%) . Põhitegevuste täitmisele antakse hinnang 5-palli skaalal, kus on kirjeldatud „kasin” (1), „hea” (3) ja „suurepärane” (5) tase. Põhitegevuste täitmine Põhitegevus on jäetud tegemata või on selle täitmine nõrk – ei ole täitnud kalendriaasta alguses püstitatud ootusi. Põhitegevus on täidetud täpselt vastavalt eelmisel kalendriaastal püstitatud ootustele, kuid selles ei ole midagi üllatavat. Põhitegevuse sooritus on ületanud püstitatud ootusi ning omab märkimisväärset positiivset tulemust TKA üldistele tulemustele. Teenistuja töösooritus on eeskujuks kõikidele teistele. 1=kasin 3=hea 5=suurepärane Kui põhitegevuse täitmise hinnang asub : “1” ja “3” vahepeal, määratakse tasemeks “2” “3” ja “5” vahepeal, määratak se tasemeks “4” TKA võt meindikaatorite tulemusele ja teenis tuja personaalsele tulemusele märgitakse hinnangud 5-palli skaalas hinnangute lahtrisse (tabelis 1 ja 2 II veerus tähistatud tähega B) Kaalutud hinnang annab hinnangu teenistuja sooritusele, võttes arvesse vahetu juhi poolt seatud prioriteete. Kaalutud hinnang arvutatakse alameesmärgi osakaalu ja 5-palliskaalase hinnangu korrutisena (kaalutud hinnang = A x B, vt tabel 1 ja 2 III veerg). Koondtulemus ar vutatakse kaalutud hinnangute su mmana (tabel 1: koondtulemus = summa(A1 x B1: A7 x B7); tabel 2: koondtulemus = summa(A1 x B1: A9 x B9)). Tulemusi hinnatakse järgmiselt: koondtulemus vahemikus 1-2,3 vastab tulemusele „madal“ koondtulemus vahemikus 2,4-3,6 vastab tulemusele „ootuspärane“ koondtulemus vahemikus 3,7-5 vastab tulemusele „kõrge, üle ootuste“. Vastavalt kalendriaastal antud 5-palli hinnangule, määratleb vahetu juht ära hindamise aluseks olevad põhitegevused järgmiseks aastaks: Määratleb iga põhitegevuse kohta alameesmärgi osakaalu % kõikidest eesmärkidest järgmiseks aastaks (tabelis 1 ja 2 IV veerus tähistatud tähega C) Annab teenindajale eesmärgi 5-palli skaalal järgmiseks kalendriaastaks (tabelis 1 ja 2 V veerus tähistatud tähega D). Kui mõnda varasematel aastatel hinnatud tegevust järgmisel aastal ei hinnata, märgitakse veerus C osakaalu %-ks „0“ (null) ja hindeks veerus D samuti „0“ (null). Kaalutud hinnang järgmiseks aastaks arvutatakse alameesmärgi osakaalu ja 5- palli skaalal hinnangu korrutisena (kaalutud hinnang = C x D, st tabel 1ja 2 VI veerg). Prognoositav koondtulemus järgmiseks aastaks arvutatakse kaalutud hinnangute summana (tabel 1: Koondhinnang järgmiseks aastaks= Summa(C1 x D1: C7 x D7); tabel 2: Koondhinnang järgmiseks aastaks= Summa(C1 x D1: C9 x D9). ARENGUVESTLUSE ANALÜÜS JA RAKENDUS Arenguvestluste tulemused on konfidentsiaalsed. Arenguvestluste kokkuvõtva vormi koos tulemusplaani kokkuleppega (Lisa 1), kompetentside hindamise tulemused (Lisa 3.1, või 3.2. ja teenistuja põhiväärtuste hindamise lehed (Lisa 2) edastatakse haldusosakonnale ja vahetu juhi juhile. Arenguvestluste kokkuvõtetes välja toodud ettepanekuid võib rakendada Tarbijakaitseameti töö tõhustamiseks, ameti arenguplaanide elluviimisel ja seostamisel struktuuriüksuste enda püstitatud eesmärkidega. Arenguvestlustel saadud informatsiooni saab kasutada vaid teenistusalase tegevuse tõhustamiseks ja teenistujate motiveerimiseks. Arenguvestluse kokkuvõtet koos tulemusplaani kokkuleppega kasutakse teenistuja tööle hinnangu andmiseks ja arendamiseks. Kompetentside hindamine annab teadmise organisatsiooni laiematest ning kriitilisematest arenguvajadustest. Arenguvestluse kokkuvõtet ja tulemusplaani kokkulepet võib võtta aluseks teenistuja tasustamisel ja edutamisel. Osakonna juhataja vaatab osakonna hindamistulemused tervikuna üle ja vajadusel juhib hindajate tähelepanu võimalikele hindamise kõrvalekalletele. Osakonna juhatajad analüüsivad struktuuriüksuse teenistujatega läbiviidud vestluste tulemusi, annavad neist ülevaate peadirektorile ning arvestavad vestluse tulemustega osakonna teenistusalase tegevuse tõhustamisel ning lähtuvad neist osakonna motivatsioonivahendite sihipärasel rakendamisel. Samuti koostavad osakonnajuhatajad tulenevalt nii ise läbiviidud vestlustest kui ka talituse juhatajatelt saadud kokkuvõtete baasil osakonna koolit usvajaduse kokkuvõtte (vt lisa 5 ). Juhil on soovitatav säilitada struktuuriüksustes vestluse omapoolsed abimaterjalid ja koopiad vestluse kokkuvõtte lehtedest, mis on abiks järgmise vestluse läbiviimisel. Haldusosakond koostab ühe kuu jooksul koondülevaate teenistujate arenguvajaduste kohta, võtab järgmise perioodi koolitusplaani koostamisel arvesse teenistujate koolitusvajadust ning teeb järeldused õppe- ning arengutingimuste kohta organisatsioonis.