-866140 -147108 0 0 KÄSKKIRI 29.02.16 nr 1-1/ 16-016 Asjaajamiskorra kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 70, 73 ja 74 ja Vabariigi Valitsuse 26.01.2001 määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ ja Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi 12.02.2003 määruse nr 32 „Tarbijakaitseameti põhimäärus“ § 20 punkti 3 ja §21 alusel: Tühistan peadirektori 15.04.2014 käskkirjaga nr 1-1/14-027 „Asjaajamiskorra kinnitamine“. Asjaajamise korraldamise küsimustes, mis ei ole reguleeritud käesoleva korraga juhindutakse Vabariigi Valitsuse 26.01.2001 määrusest nr 80 “Asjaajamiskorra ühtsed alused“ ja teistest õigusaktidest ning ameti peadirektori poolt kinnitatud käskkirjadest ja korraldustest . Ameti kõikidel teenistujatel on kohustuslik tutvuda kinnitatud asjaajamiskorraga ning selle juurde kuuluvate lisadega ja juhinduda edaspidi asjaajamise korraldamisel vastavalt korras toodud juhistele. Kinnitan muudetud Tarbijakaitseameti asjaajamiskorra koos lisadega . Käesolev kord jõustub allkirjastamise hetkest . (allkirjastatud digitaalselt) Andres Sooniste Peadirektor
Tarbijakaitseamet Tarbijakaitseameti asjaajamiskord Sisukord TOC \o "1-3" \h \z \u 1. Asjaajamise üldised põhimõtted PAGEREF _Toc414369823 \h 2 2. Dokumendihaldussüsteem PAGEREF _Toc414369824 \h 3 3. Dokumendiregistrisse kantavad andmed PAGEREF _Toc414369825 \h 4 4. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine PAGEREF _Toc414369826 \h 5 5. Dokumentide läbivaatamine ja täitmine ning neile vastamine PAGEREF _Toc414369827 \h 6 6. Dokumendi vormistamise üldnõuded PAGEREF _Toc414369828 \h 7 7. Mallid ja plangid PAGEREF _Toc414369829 \h 8 8. Paberdokumendi trükkimine PAGEREF _Toc414369830 \h 8 9. Dokumendi allkirjastamine PAGEREF _Toc414369831 \h 8 10. Pitsat PAGEREF _Toc414369832 \h 9 11. Dokumendist ärakirja, koopia või väljavõtte tegemine PAGEREF _Toc414369833 \h 9 12. Dokumendi ja kirja vormistamine PAGEREF _Toc414369834 \h 9 13. Ameti peadirektori käskkiri PAGEREF _Toc414369835 \h 10 14. Protokoll. Memo PAGEREF _Toc414369836 \h 10 15. Volikiri PAGEREF _Toc414369837 \h 11 16. Täitemenetlus PAGEREF _Toc414369838 \h 11 17 Arhiivitöö korraldamine ja dokumentide hoidmine PAGEREF _Toc414369839 \h 12 18 Paberkandjal dokumentide (toimikute) ettevalmistamine säilitamiseks PAGEREF _Toc414369840 \h 13 19 Asjaajamise üleandmine teenistuja vabastamisel, töötaja puhkusele minnes või töökorralduse muutmisel PAGEREF _Toc414369841 \h 14 20 Lõppsätted PAGEREF _Toc414369842 \h 14 Asjaajamiskorra lisade loetelu koos lisadega: PAGEREF _Toc414369843 \h 15 K INNITATUD P eadirektori 15 . 04 .2014 käskkirjaga nr 1-1/1 4 - 027 TARBIJAKAITSEAMETI ASJAAJAMISKORD Asja ajamise üldised põhimõtted Asjaajamiskord määrab kindlaks dokumentide vastuvõtmise ja väljasaatmise, registreerimise ja täitmisele suunamise, tähtajalise täitmise kontrolli, vormistamise ja kooskõlastamise, toimikute moodustamise, säilitamiseks ettevalmistamise, säilitamise ning asjaajamise üleandmise nõuded Tarbijakaitseametis (edaspidi amet ). Asjaajamiskord on kohustuslik järgimiseks kõigile ameti teenistujatele. Asjaajamiskorra koostamisel on aluseks võetud „ A rhiiviseadus “ , “ A valiku teabe seadus “ , “ I sikuandmete kaitse seadus “ , “ D igitaalallkirja seadus “ , „ M ärgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus “ , “ R iigivapi seadus “ , „ Tarbijakaitse seadus “, „ Asjaajamiskorra ühtsed alused ", " Arhiivieeskiri ", standardi EVS-ISO 15489:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon" 1. ja 2.osa; standard EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon ning standard EVS 882-1:2013 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri“. Sõnastik"; Rahvusarhiivi juhis " Dokumendi- ja arhiivihaldus " ja ameti peadirektor i poolt kinnitatud käskkirjad ning korraldused . Ameti asjaajamise korraldamise, selle häireteta ja nõuetekohase toimimise eest vastutab haldusosakond . Dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset korraldab haldusosakon d . Asjaajamise üldist korraldamist teostab haldusosakond. Asjaajamiskord ei hõlma tööd riigisaladust sisaldavate dokumentidega, mis on sätestatud riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse korras. Asja lahendamise tähtaegadest kinnipidamist jälgivad struktuuriüksuste juhid. Ameti asjaajamisperiood iks on kalendriaasta 1. jaanuar - 31. detsember . Ameti postiaadress on Rahukohtu 2, Tallinn, 10130 , kodulehe aadress on www.tarbijakaitseamet.ee ja e-posti aadress on
[email protected] . Euroopa Liidu tarbija nõustamiskeskus-osakonna e-posti aadress on
[email protected] , kodulehe aadress on www.ecc.ee ja www.consumer.ee . Ameti dokumendiregister on avalikustatud Tarbijakaitseameti kodulehel: http://www.tarbijakaitseamet.ee . K äesolevas korras kasutatakse mõisteid alljärgnevas tähenduses: avaldus - dokument, millega isik pöördub ameti või ameti teenistuja poole; avalik teave – mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites; digitaalallkiri – tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga digitaaldokument – masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument, mis on üldjuhul kasutatav, edastatav ja töödeldav arvuti abil; dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks; dokumendihaldus – halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohj amise ga; märgukiri – on isiku pöördumine, millega isik teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks ning annab adressaadile teavet. piiratud juurdepääsuga teave – teave, millele on juurdepääsupiirang kehtestatud seadusega või selle alusel antud õigusaktidega; selgitustaotlus – on isiku pöördumine, milles isik taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine. struktuuriüksus – ameti osakond või talitus; teabevaldaja – amet ; teabenõudja – iga isik, kes esitab teabevaldajale teabenõude avaliku teabe seaduses sätestatud korras; teabenõue – teabenõudja poolt avaliku teabe seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks; teabenõude täitja – teabevaldaja ametiisik, kellele teabenõue on esitatud või menetlemiseks antud; teenistuja – ametnik sõltumata tema töö-ja teenistussuh te õiguslikust regulatsioonist. Dokumendihaldussüsteem Tarbijakaitseameti dokumendihaldus toimub kahes infosüsteemis (vt. tabel 1) Ametisse saabunud, ametist välja saadetavate ja ameti dokumentide haldamiseks kasutatakse dokumendihaldussüsteem e GoPro ja TAKIS 2 . Tabel 1. Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja Dokumendihaldus- süsteem „ GoPro “ Registreeritavate dokumentide registreerimisandmed ning digitaal- ja digiteeritud dokumendid , sarjad 1, 2, 3, 4, 5 H aldusosakond (HO) , Turujärelevalveosakond (TJO) Dokumendiha l dus- süsteem „T AKIS 2 “ Registreeritavate dokumentide registreerimisandmed ning digitaal- ja digiteeritud dokumendid, sarjad 6 ,7,8 . Registreeritud kaebuste, järelevalve dokumentide menetluse käigu andmed ja turujärelevalve aruandlus Haldusosakond (HO) , Turujärelevalveosakond (TJO) , EL tarbijate nõustamiskeskus- osakond (ELTNK). Kasutajate autentimine infosüs teemides toimub paroolipõhiselt ja TAKIS 2-e saab siseneda ka ID-kaardiga . Dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS ) peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest. Vastavalt MKM andmevarunduse korrale tehakse DHS-ist pärast iga tööpäeva serverites automaatselt varukoopia id . DHS sisaldab erinevate dokumendiliikide kohta peetavaid allregistreid . DHS võimaldab: registreerida erinevaid dokumendiliike vastavalt ameti dokumentide loetelule ja asjaajamiskorrale; kehtestada juurdepääsupiiranguid, määrates süsteemi kasutajaõigusi ja dokumendi kasutusõigusi; vormistada dokumentidele vastusdokumente; saada ülevaade oma tööülesannetest ja nende täitmise tähtaegadest; edastada dokumente teadmiseks, täitmiseks, kooskõlastamiseks, ettepanekute esitamiseks ja digitaalseks allkirjastamiseks; dokumente digitaalselt allkirjastada . Saabunud d okumendid registreeritakse DHS- i des vastavalt sarjale . Iga d okument sisestatakse DHS-i üks kord . A meti kodulehel on a valikustatud dokumendiregister , kus on registreeritud ametisse saabunud ja väljasaadetud dokumendid, peadirektori käskkirjad ning sõlmitud lepingud http://www.tarbijakaitseamet.ee/et/node/303 . Ministeeriumid, Riigikantselei, maavalitsused, ametid ja inspektsioonid vahetavad omavahel dokumente elektrooniliselt dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu (vt l isa 1). Kindlustamaks, et saadetav dokument jõuaks adressaadini saadetakse dokument ka e-maili teel asutuse üldisele e-maili aadressile ning kontaktile, kellega asutusest suheldakse. Asutused, kes ei kasuta DVK-d, saadetakse dokument asutuse üldisele e-maili aadressile ning kontaktile, kellega antud menetluse raames suhel d akse. Digitaalselt allkirjastatud d okumendid , mida on vaja saata läbi DVK, saadetakse haldusosakonda , kes korraldab dokumentide saatmis e vastavalt sätestatud korrale (vt lisa 2). Dokumendiregistrisse kantavad andmed Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse: saatja või saaja nimi ja kontaktandmed; saabumise või saatmise kuupäev; liik ( avaldus/ kaebus, selgitustaotlus, pöördumine, märgukiri, teabenõue, kiri, volikiri, vms); lühike sisuseletav pealkiri; dokumendi saatmisviis (elektronpost, post, faks, kuller, käsipost vms); dokumendi saatja poolt märgitud viit; juurdepääsupiirang ud sarja tähis dokumentide loetelu järgi (vt l isa 3 ) . isiku nimi, kellele dokument on suunatud või kes dokumendi koostas ja allkirjastas; lahendamise tähtaeg; täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal). Lepingute kohta kantakse dokumendiregistrisse : le pingupoolte nimetused (vajadusel registri- või isikukood); lepingu liik; number; kuupäev; lepingu objekt; tähtaeg; jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg; dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine Dokumendivahetuskeskuse ( DVK ) kaudu, postiga, e-postiga, kullerpostiga ja käsipostiga saabunud dokumendid registreeritakse kantseleis haldusosakonna spetsialist i poolt. Kirjad , mille adressaadiks on märgitud teine asutus , institutsioon või isik, suuna b haldusosakonna spetsialist edasi õigele adressaadile. Ümbrikke ja postisaadetisi märkusega "ISIKLIK" ning avalike konkursside pakkumisi kantseleis ei avata ja edastatakse otse teenistujale . Kui selgub, et märkega "ISIKLIK" saabunud dokument on ametialane, tuleb see viia kantseleisse, kus see koheselt registreeritakse DHS- is . Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis sisaldab asutuse nime, saabumise kuupäeva , sarja tähist ja registreerimisnumbrit. Lähtudes dokumendi sisust lisatakse mär g e „AK“ (Ametisiseseks kasutamiseks) DHS-i, märkides juurdepääsupiirangu aluse, lõpptähtpäeva ja registreerimise kuupäeva (vt l isa 5 ja lisa 5.1). Kantselei s registreeri takse ja skaneeri takse paberkandjal saabunud dokumendid DHS- is saabumise või sellele järgneval tööpäeval ning saad etakse ringlusse vastavalt peatüki le 5. Dokumendi juures säilitatakse ümbrik juhul, kui: saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku järgi; kui arve või muu dokumendi kuupäe v erineb postitempli kuupäevast; saadetud on juurdemaksuga saadetis . Ameti faksile saabunud dokumendid võetakse vastu kantseleis , registreeritakse DHS- is , skaneeritakse ja saadetakse ringlusse. Ameti e- posti aadressi dele
[email protected] , ja
[email protected] saabunud dokumendid registreerib DHS- is haldusosakonna spetsialist. Kui ameti teenistuja e-posti aadressile saabu b uus registreerimist vajav kiri, peab teenistuja selle esimesel võim a lusel edastama registreerimiseks aadressil e
[email protected] . Vastuskirjad, mis saadetakse ameti teenistuja ( menetleja ) e-posti aadressile, registreerib ameti teenistuja ise. Dokumendi sisestamisel DHS-i tuleb esitada vähemalt süsteemi poolt määratud kohustuslikud * märgitud andmed. DHS- is registreeritakse järgmised dokumendiliigid: peadirektori käskkirjad; saabunud ja väljasaadetavad kirjad; arved; avansi- ja lähetuskulude aruanded; kirjalikud avaldused, märgukirjad ja taotlused; teabenõuded; konkursside protokollid; volikirjad; töövõtulepingud; m ajanduslepingud; t ööde üleandmise ja vastuvõtmise aktid. DHS- is ei registreerita: raamatupidamisdokumente, v.a sissetulevad arved ning raamatupidamisd o kumendid, mis nõutakse välja järelevalve toimingute raames ; õnnitlus- ja tänukirju; perioodikat ja reklaamimaterjale; meediapäringuid; informatiivse sisuga trükiseid, kui nende esitamine ametile ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele; kirju märgetega "ISIKLIK". Dokumentide läbivaatamine ja täitmine ning neile vastamine Kantseleis r egistreeritud dokumendid edastatakse läbivaatamiseks DHS-i kaudu tarbijate teenindustalituse ( edaspidi TTT) juhatajale . TTT juhataja vaatab läbi sarjadesse 6 ja 7 kuuluvad dokumendid ja suunab need edasi sisutalitusse, määrates asja vastutajaks sisutalituse juhataja, kes määrab menetleja ja korraldab edasise asjaajamise . Sarja 8 kuuluvad dokumendid vaatab läbi EL tarbija nõustamiskes kus-osakonna juhataja ja määrab menetleja ning korraldab edasise asjaajamise . Asja edasise menetlemise käigus lisatakse menetlemisel infosüsteemi täiendavaid andmeid (ettevõtte andmed, toodete või teenuste liigi, pöördumiste põhjused , reklaamimeetodi ja müügimeetodi) . Dokumentide nõuetekohase vormistamise, dokumendiregistrisse dokumendi menetluse käigus tehtud märgete, sissekannete ja dokumentide ringluse eest vastutab menetleja . Kui on saabunud dokument, milles tõstatatud probleemid ei kuulu ameti poolt lahendamisele, edastab TTT teenistuja dokumendi vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teavitades sellest sama aja jooksul dokumendi saatjat. Tööülesande täitmise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi registreerimisele järgnevast päevast. Täitmise individuaaltähtaeg võib olla dokumendi tekstis või määratakse dokumendi resolutsioonis. Dokumentide lahendamise täitmise tähta jad vastavalt õigusaktides sätestatud tähtaegadega on toodud tabelina ( vt l isa 4 ) . Kui dokument, mis on saadetud Tarbijakaitseametile teadmiseks ei vaja meiepoolset vastust , siis lõpetatakse menetlus , märkides menetluse juurde „võetud teadmiseks“. Kui selline dokument on registreeritud TAKIS2 -s siis lisatakse dokument/toiming „muu toiming“, ning märgitakse: „Dokument on võetud teadmiseks“. Kui vastuskirja koostamine ei ole vajalik ja avaldaja ei nõua kirjalikku vastust, võib täitja sissetulnud kirjas olevad probleemid lahendada telefoni teel. Sel juhul teeb täitja DHS- is märkuste lahtrisse täitmismärke ( GoPro ) või vastava sissekande (TAKIS2) , kus näidatakse, kuidas, millal ja kelle poolt asi lahendati. Samuti märgib ära DHS- i s vastamise kuupäeva ning tööülesande täidetuks. Asja lahendamise tähtaega võib seadustes ettenähtud korras ja tingimustel pikendada teavitades teist poolt sellest kirjalikult . Kui lahendamise tähtaeg sisaldub riigiasutuse või kohaliku omavalitsuse kirjas, tuleb tähtaja pikendamiseks pöörduda hiljemalt tähtpäevale eelneval tööpäeval kirja autori poole. Sel juhul teeb täitja taotluse tähtaja pikendamise ks, põhjendades tähtaja pikendamise vajadust . Avald ustele, selgitustaotlustele ja teabenõuetele vastatakse vastavalt juhenditele , mis määravad kindlaks tarbija suulise või kirjaliku pöördumise menetlemise korra (vt lisad 9-1 3 ). Dokumendihaldussüsteemis GoPro kirjadele vastamist ja registrisse kantud dokumentide vormistamist ja dokumendihaldussüsteemi korrektset täitmist kontrollib kord kvartalis HO poolt määratud teenistuja ja edastab info tuvastatud puuduste kohta otse menetlejale ja tema otses ele juh i le. Menetluste kannetes tuvastatud puudused kõrvaldab asja menetleja . Dokumendihaldussüsteemis TAKIS2 kirjadele vastamist , registrisse kantud dokumentide vormistamist ja dokumendihaldussüsteemi korrektset täitmist kontrollib kord kvartalis TJO , ELTNK ja HO poolt määratud teenistuja nimetatud osako n dade poolt väljatöötatud kontrolliplaani alusel ja edastab info tuvastatud puuduste kohta otse menetlejale ja tema otses ele juh i le. Menetluste kannetes tuvastatud puudused kõrvaldab asja menetleja . Ameti kodulehel oleva te dokumendiregistri te GoPro ja TAKIS2 välisvaateid jälgib ja kontrollib haldusosakond ja tuvastatud puuduste kohta edastab informatsiooni otse menetlejale , kes viib sisse vajalikud parandused. Avald ustele ja selgitustaotlustele tähtaegselt vastamist kontrollib kirja täitmiseks määratud menetleja otsene juht . Puuduste eest vastutab menetleja . Vähemalt üks kord igal k alendriaasta l teostavad TJO ja HO poolt määratud teenistujad kokkulepitud korra alusel kontrolli sarjadele dokumendihaldussüsteemi des GoPro või TAKIS-2 tuvastamaks ja kõrvaldamaks võimalikke dokumentide menetlemisel tekkinud ebatäpsusi. Dokumendi vormistamise üld nõuded Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt peatükis 1 punktis 1.3 nimetatud õigusaktide ja st andarditega ettenähtud nõuetele (vt lisa 6 ) . Dokumendi d vormistatakse digitaalsel t (edaspidi digitaaldokument) või paberkandjal ning allkirjastatakse vastavalt digitaal selt või omakäelise allkirjaga . Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi liigist, sarjast, kuhu dokument kuulub, säilitustähtajast, adressaadi soovist ja arhiveerimise võimalustest. Digitaaldokumente salvestatakse *. ddoc ( Digital Document File ), või *. pdf ( Portable Document Format ) vormingus. Arvutifailide nimedes on keelatud kasutada sümboleid (,./ < > @ [ ] & # * = jne), mis tuleb asendada ala- või sidekriipsuga ja täpitähti (õ, ä, ö, ü, š, ž) , mis tuleb asendada tähtedega o, a, u, y, s, z. Asjaajamiskorras kehtestatud dokumentide vormistamise nõuded kehtivad kõikide dokumentide vormistamis t e suhtes. Järelevalvemenetluses vormistatavate dokumentide n äidisvormid on toodud lisadena (vt lisa de loetelus lisasid 7 .1- 7.10 ). Väärteomenetluses vormistatavate dokumentide näidisvormid on toodud lisadena (vt lisa de loetelus lisasid 8 .1 – 8.1 9 ). Mallid ja plangid Dokumendid vormistatakse digitaalselt DHS - is elektrooniliselt kättesaadavatele mallidele või paberkandjal olevatele plankidele (vt lisa sid 14 - 18 ) . Ameti kirjaplangi kujunduse aluseks on A4 formaadis üldplank ja plangi päises kasutatav vasakule joondatud ühevärviline riigivapiga logo, mis asub kirjapeaväljal. Kirjaplankidel on ameti logo musta värvi ja kasutatakse vastavalt vajadusele eesti- ja ingliskeelseid logosid. Kirjad, mis saadetakse ametist välja digitaalselt või paberkandjal, peavad olema ameti logo kandval plangil, mis allkirjastatakse digitaalselt või erandina käsitsi 2 eksemplaris (teine eksemplar jääb asutusse toimiku juurde). Kirjaplank on A4 formaadis ja selle trükkimisel kasutatakse 80 - 160 g/m² valget paberit. A metist väljasaadetava d käskkirjad ja korraldused vormistatakse ameti üldplangile (lisa 14). Ameti kirjaplangile vormistatakse kõik asutusest väljasaadetavad kirjad (vastuskirjad, selgitusnõuded, märgukirjad jms). Vastavalt kirja sisule valitakse kirjaplank kas juurdepääsu piiranguga ( vt lisa 17) või juurdepääsu piiranguta ( vt lisa 16). Välisriikidesse saadetavad kirjad vormistatakse ingliskeelse logoga kirjaplangile (lisa 18). Tarbijavaidluste k omisjoni kirjaplank ametikirjade vormistamiseks (vt lisa 1 9 ). Euroopa Liidu tarbija nõustamiskeskus-osakond vormistab vastuskirjad ameti kirjaplangile ja kaaskirjad oma kujundatud elektroonilisele e-kirja mallile (vt lisa 20 ) . Paberdokumendi trükkimine Ametis teostatakse dokumendihaldust üldjuhul digitaalselt ja paberdokument prinditakse välja juhul kui : dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga; tulene valt dokumendihalduse heast tavast; adressaadi elektronposti aadress ei ole teada või kui adressaat ei ole nõus dokumendi elektroonilise edastamisega ; p eadirektori loaga erijuhtumite korral . Mitmeleheliste dokumentide esimene leht prinditakse riigivapikujutisega kirja plangile ning järgmised lehed trükitakse valgele paberile . Ametisse jääva kirja teine eksemplar (ärakiri) vormistatakse valgele paberile ja allkirjastatakse koos originaaldokumendiga. Kõik paberkandjal sõlmitavad l eping ud prinditakse välja kahes eksemplaris valgele paberile. Ameti tööks vajalike paberdokumentide printimisel peab teenistuja kontrollima printeri sätteid ja võimalusel valima vähem paberikuluka printimise võimaluse. Dokumendi allkirjastamine Digitaaldokumendi allkirjastamisel moodustub üks tervik dokumendist, digiallkirjast ja allkirjastamise kuupäevast, mida ei ole võimalik enam eraldi muuta. Digitaalselt allkirjastatakse dokumendid DHS- i s või vastavalt vajadusele ka süsteemiväliselt . Paberkandjal dokumendile või digitaalsele dokumendile kirjutab alla allkirjaõigust omav isik omakäeliselt või digitaalselt. Ameti dokumentide allkirjas tamise korra ldamise ja teenistujatele allkirjastamise õiguse andmise tingimused ja nõuded on avaldatud peadirektori käskkirjadega „Ameti dokumentide allkirjastamine“ ja „Allkirja õiguse andmine“. Käskkirjad on avaldatud siseveebis rubriigis „E eskirjad, juhendid ja muud vajalikud dokumendid“ . Peadirektori käskkirjad, lepingud ja volikir j ad vormistatakse üldplangile ja allkirjastatakse digitaalselt DHS- i s või erandjuhul paberkandjal. Paberkandjal ametikiri, volikiri ja muud seadusest tulenevad dokumendid allkirjastatakse kahes eksemplaris, leping vastavalt poolte arvule. Peale paberkandjal dokumendi allkirjastamist on kohustuslik allkirjasta tud dokument skaneerida ja registreerida DHS- is . Paberkandjal allkirjastatud dokumentidest üks eksemplar jääb vastava sarja kausta. Peadirektori äraolekul allkirjastab dokumente peadirektori käskkirjaga asendama määratud teenistuja . Pitsat Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse ameti poolt väljaantavale paberdokumendile, millel ei ole kujunduselemendina kasutatud väikest riigivappi või kui see on õigusaktiga ette nähtud : Tarbijakaitseameti peadirektori poolt välja antud volikirjad; dokumentide koopiad; tööraamatu kanded; garantiikirjad; teenistuslehed; tõendid töötamise kohta; muud õigusaktiga ettenähtud dokumendid. Vapip itser peab puudutama vähemalt dokumendile allakirjutanu allkirja viimaseid tähti. Vapipitsatit hoitakse haldusosakonnas lukustatud kapis. Dokumendist ärakirja, koopia või väljavõtte tegemine Kui dokumendist on tehtud tõestamist vajav ärakiri, koopia või väljavõte, tehakse sellele vastav märge ´´ ÄRAKIRI ´´ , ´´ KOOPIA ´´ või ´´ VÄLJAVÕTE ´´ kõikide lehtede paremasse ülanurka . Märked kirjutatakse suurtähtedega ja kirjavahemärkideta või kasutatakse selleks vastavat templit . Templid asuvad haldusosakonnas. Haldusosakonna teenistuja tõestab dokumendi ärakirja, koopia või väljavõtte õigsust tõestusmärkega „ÄRAKIRI ÕIGE “ , „KOOPIA ÕIGE “ või „VÄLJAVÕTE ÕIGE “ , mis koosneb allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametinimetusest. Dokumendi ja k irja vormistamine Algatuskiri on ameti või isiku algatatud (esimene) kiri antud küsimuses, mis paneb aluse järgnevale kirjavahetusele või tegevusele. Vastuskiri on algatuskirjale vastuseks koostatud kiri. Kirja vormistamisel kasutatakse kirja de mall e, mis asuvad DHS- i s vastavalt dokumendi ja e-maili vormistamise juhendile (vt lisa 6) . Digitaalselt dok umendile vastuskirja vormistamist alustatakse digimallile DHS – is ja töö katkestamisel see salvestatakse – kirja ei tohi registreerida . (vt lisa 6.1 ) . Enne digitaalse dokumendi lõpliku versiooni allkirjastamist või allkirjastamisele saatmist kontrollitakse DHS- is üle kõik ide kohustu s like väljade tä itmis e õigsus ja alles siis kiri registreeritakse ning allkirjastatakse või saadetakse allkirjastamisele. A sutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokument vormistatakse mallile , millel on AK märge. Kui vastus tuleb välja saata paberkandjal, vormistatakse ja allkirjastatakse see kahes eksemplaris, millest üks saadetakse majast välja ja teine jääb asutusse. Paberkandjal vormistatud majast väljasaadetav vastus kirja eksemplar skaneeritakse peale paber andjal allkirjastamist ja lisatakse failina vastava registreeringu juurde DHS- is TAKIS2-e ja Go Pro-sse . Ministeeriumitele, ametitele, inspektsioonidele jt edastatakse kõik d okumendid läbi DVK . Dokumendi õige vormistamise eest vastutab dokumendi koostaja. Ameti p eadirektori käskkiri Ameti peadirektor annab käskkirju vastavalt põhimääruses kehtestatud õiguspiiridele. Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsim uses uue käskkirja väljaandmiseni . Sisu järgi jagunevad Tarbijakaitseameti käskkirjad: peadirektori üldkäskkirjad , personalikäskkirjad ja puhkusekäskkirjad (vt lisa 2 1 ) ; lähetuskäskkirjad . (vt l isa 2 2 ) . Käskkirjad vormistatakse DHS- i s käskkirja digimallile , valides eelnevalt käskkirja liigi või erandina süsteemiväliselt ja enne allkirjastamist registreeritakse. Käskkirjad vormistab haldusosakond. K äskkiri vormistatakse ainult elektrooniliselt ja allkirjastatakse digitaalselt. Käskkirja koostamisel tuleb mä rkida, millise õigusakti alusel ja täitmiseks on käskkiri antud. Kui käskkirja juurde kuulub lisa, märgitakse selle paremas se ülemisse nurka kinnitusmärge, lisa number ja käskkirja väljaandmise kuupäev ja number. Ameti kõik käskkirjad allkirjastab peadirektor. Kui käskk irja allkirjastab peadirektorit asendav ametnik, trükitakse käskkirjale ametniku nimi ja ametinimetus ning lisatakse asendatava peadirektori ametinimetus omastavas käändes koos sõnaga "ülesannetes". Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui tekstis pole sätestatud teisiti. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada peadirektori uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse, kelle käskkiri millisest kuupäevast ja millise registrinumbri ning pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud. Protokoll . Memo Protokoll on koosoleku või mõne toimingu käiku kirjeldav dokument, kus jäädvustatakse olulised asjaolud, sõnavõtud ja otsused. Ametis protokollitakse juhtkonna koosolekuid , komisjonide ja töögruppide ko osolekuid ning muid nõupidamisi ( vt l isa 2 3 ja 2 4 ) . Protokolli vormistab protokollija hiljemalt kolme tööpäeva jooksul koosoleku toimumise päevast alates. Protokoll vormistatakse digitaalselt ja vastavalt vajadusele avaldatakse siseveebis . K oosoleku nimetus märgitakse nimetavas käändes. Protokolli märgitakse koosoleku toimumise alguse ja lõpu kellaajad. Protokolli märgitakse osavõtjate ja puudujate nimed. Kui päevakorrapunkte on rohkem kui üks, siis päevakorra punktid nummerdatakse. Üldjuhul kasutatakse kogu protokolli ulatuses skeemi: kuulati — sõna võtsid — otsustati. Sõnad „ PÄEVAKORD “ , „ KUULATI “ ja „ OTSUSTATI “ kirjutatakse suurtähtedega ja neile järgneb koolon. Kirjaliku ettekande olemasolul ettekande sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ning tehakse märge lisa kohta. Protokollile kirjutavad üldjuhul alla koosoleku juhataja või esimees ning protokollija , kui ei ole otsustatud või õigusaktides sätestatud teisiti. P rotokollid registreeritakse vajadusel DHS- is GoPro . Vajaduse otsustab koosoleku, nõupidamise jne juhataja. Juhtkonna koosolekute protokollid säilitatakse elektrooniliselt siseveebis http://siseveeb.tarbijakaitseamet.ee . Memo on sisekommunikatsiooniks mõeldud informatsiooni jäädvustav ja meeldetuletav dokument (vt l isa 2 5 ) . Memo tekst koostatakse võ imalikult lühike ja konkreetne ja v ajadusel allkirjastatakse ning registreeritakse DHS-s. Ametis koostatud memod nõupidamiste, kohtumiste, koolituste, lähetuste ja infopäevade koh ta säilitatakse elektrooniliselt siseveebis http://siseveeb.tarbijakaitseamet.ee . Volikiri Volikiri on peadirektori poolt esindajale antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja volitusi. Volikiri vormistatakse ameti logoga kirjaplangile. Kui volitus tuleneb vastava valdkonna eriseadusest, vormistatakse volikiri käskkirjana. Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult: esindatav; volituse ulatus; esindaja ees- ja perekonnanimi; esindaja ametikoht. Volikirja kehtivuse tähtaeg märgitakse volikirja lõppu . Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti. Volikirjad vormistab haldusosakond vastavalt osakonna juhataja poolt esitatud taotlusele. Volikirja allkirjastab peadirektor või tema äraolekul käskkirjaga määratud asendaja. Täitemenetlus Täitemenetlusse suunamisel järgitakse tegevusskeemi: Menetleja edastab täitedokumendid ( kohtuvälise menetleja otsus ja määrus väärteo eest karistusena määratud rahatrahvi , samuti kirjalikus hoiatamismenetluses määratud hoiatustrahvi, väärteomenetluse kulude ja muude avalik-õiguslike rahaliste sissenõuete kohta; sunniraha ja asendustäitmise kulude sissenõudmise aluseks olev haldusak t) tarbijateeninduse talituse (edaspidi TTT) peaspetsialistile; TTT peaspetsialist sisestab andmed TARN-i ; TTT peaspetsialist kontrollib 1x nädalas üle TKA aktiivsed asjad TARNis ja annab tagasiside informatsioonist menetlejale ; Kui tuleb läbi TARN teade, et nõue on täidetud - lõpetab menetleja asja menetluse TAKISes HO peaspetsialist edastab TJOle 2x kuus ülevaated: sunniraha laekumiste kohta ning trahvide laekumise kohta; Täitemenetluse lõpetamine Tarbijakaitseameti ( sissenõudja ) avalduse alusel : menetleja : 1) kontrollib lõpetamise aluseks olevaid asjaolusid ; 2) koostab sissenõudmise lõpetamise avalduse ; menetleja - edastab avalduse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks talituse juhile või osakonnajuhatajale või peajuristile; talituse juht või osakonnajuhataja või peajurist: 1) kontrollib avalduse põhjendatust ja avalduse aluseks olevaid asjaolusid; 2) kooskõlastab ja allkirjastab põhjendatud avalduse; menetleja edastab allkirjastatud avaldus edastatakse TTTsse ; TTT spetsialist sisestab dokumendi (avalduse) Pankrotihaldrite ja kohtutäiturite infosüsteemi TARN (edaspidi TARN); TTT spetsilist edastab kohtutäiturilt saabuvad teated ja otsused menetlejale ; Oluline info täitemenetluste juures: Täitemenetluse lõpetamise taotlemine enne nõude täielikku sissenõudmist kohtutäituri poolt toimub erandlikel ja rangelt põhjendatud juhtumitel; kui TKA ( sissenõudja ) taotleb täitemenetluse lõpetamist enne nõude täielikku sissenõudmist kohtutäituri poolt ning kohtutäitur on nõude sissenõudmiseks teinud täitetoiminguid ehk juhul kui täidetud on kaks eelnevat tingimust, maksab TKA ( sissenõudja ): 1) menetluse alustamise tasu ja 2) pool menetluse põhitasust, arvestatuna sissenõudmata jäänud summalt . Arhiivitöö korraldamine ja d okumentide hoidmine Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates , mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale märgitakse: dokumentide loeteluga sellele dokumendisarjale antud tähis; nimetus; toimiku piirdaatumid; säilitustähtaeg. Iga aasta alguses seab haldusosakonna spetsialist sisse jooksva aasta toimikud. Dokumentide liigipõhiste sarjade puhul paigutatakse toimikusse reeglina ühe asjaajamisaasta dokumendid. Kui mõnes sarjas koguneb dokumente vähe, võib toimikut jätkata järgneva(te)l asjaajamisaasta(te)l. Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Enne toimikusse paigutamist kontrollib dokumendi koostaja dokumendi vormistamise õigsust (allkirjade, kuupäevade, indeksite, täitmismärgete olemasolu). D okumente ei pan d a kilede sisse või nende vahele. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatusdokument koos vastuskirjaga ja asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. Toimikusse paigutatakse dokumendid üldjuhul numeroloogilises järjestuses, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. Kui dokumendist on tehtud tõlge, siis pannakse toimikusse ka tõlkija poolt viseeritud tekst. Ühte toimikusse paigutatakse ainult ühte sarja kuuluvad dokumendid. Toimikute koostamisel peab jälgima sisu vastavust toimiku pealkirjale (sarja nimetust). Teeninduspiirkondadesse saabunud või nendeni jõudnud paberkandjal kirjad ja pöördumised ning paberkandjal omakäeliselt allkirjastatud vastuskirjad peab to oma ameti peamajja kantseleisse arhiveerimiseks , kus haldusosakonna spetsialist need arhiveerib vastava lt dokumendi sarja dele kaustadesse. Kõik k antseleisse üleantavad dokumendid peavad olema registreeritud ja dokumendi peale peab olema kantud dokumendi asutusse saabumise kuupäev ja registreerimisnumber . Paberkandjal dokumentide (t oimikute ) ettevalmistamine säilitamiseks Alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitusajaga paberkandjal arhivaalid antakse ameti arhiivi 3 aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist. Enne arhiivi andmist valmistatakse paberkandjal arhivaalid neid hoidnud osakonnas ette järgnevaks säilitamiseks, toimides järgnevalt: k ontrollitakse arhivaalide sarja kuuluvust, vajadusel paigutatakse arhivaal õigesse sarja, tehes muudatused ka dokumendiregistri te s; eemaldatakse mustandid, koopiad , l ühiajalise säilitusajaga (kuni 10 a k.a) paberkandjal arhivaale võib säilitada tähtaja möödumiseni osakonnas ja seejärel anda arhiivi need sarjad, mida kõige vähem kasutatakse , r aamatupidamise lühiajalise säilitusajaga toimikud antakse arhiivi kolme aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise lõppu. Ameti arhiivi vastu võetud paberkandjal alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid valmista takse ette edasiseks säilitamiseks järgmiselt: arhivaalid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; liigsed arhivaalide koopiad ja mittearhiiviaines eraldatakse; arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse; arhivaalid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus; avaliku arhiivi nõudel lehed nummerdatakse; toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse. Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile vms vähemalt järgmised üksuse või üksuste identifitseerimiseks ja juurdepääsuks vajalikud andmed: arhiivimoodustaja nimi; struktuuriüksuse nimi; asjaajamisindeks või -tähis; pealkiri; piirdaatumid; tähis arhivaalide loetelu järgi. Asjaajamise üleandmine teenistuja vabastamisel , töötaja puhkusele minnes või töökorralduse muutmisel Asjaajamise järjepidevuse tagamiseks on teenistujal kohustus teenistus- või töökohalt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise , puhkusele minekul kauemaks kui 14 päevaks või asutuse töökorralduse muutmise korral andma asjaajami n e üle oma otsesele juhile või vastuvõtjaks määratud teenistujale . Ametist l ahkuv teenistuja on kohustatud asjaajamise üle andma oma otsesele juhile või selle vastuvõtjaks määratud isikule hiljemalt teenistusest vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise päevaks. Puhkusele minev teenistuja on kohustatud asjaajamise ja ülevaate pooleliolevatest menetlustest oma otsesele juhile üle andma hiljemalt viimasel tööpäeval enne puhkusele jäämist. Asjaajamine antakse üle asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise akti vormistamisega (vt l isa 2 6 ) . Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise aktile märgitakse: teenistuja pooleliolevate tööde ja dokumentide loetelu ; tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastamata dokumentide loetelu ; teenistuja valduses oleva vara nimekiri. Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise akt kooskõlastatakse vahetu juhi või oma osakonna juhatajaga ning haldusosakonna juhatajaga või haldusosakonna teenistujaga . Lõppsätted Asjaajamise üldist korraldamist teostab ja arhiivimoodustaja ülesandeid täidab haldusosakond . Asjaajamiskorra juurde kuuluvad lisad on toodud loeteluna käesoleva korra lõpus lehekülgedel 1 5 - 19 . Asjaajamiskorra lisade loetelu koos lisadega : Lisa 1 DVK i nfosüsteemi lühitutvustus \s Lisa 2 Dokumentide saatmine DVK- sse läbi GoPro \s Lisa 3 D okumentide loete lu \s Lisa 4 Dokumentide lahendamise tähtajad \s Lisa 5 Juurdepääsupiiranguga dokumentide menetlemise juhend \s Lisa 5.1 Juurdepääsupiirangud TJO ja E LTNK Lisa 6 Dokumentide elemendid ja vormistamise nõuded \s Lisa 6.1 Dokumentide vormistamine digimallile , kooskõlastamine ja allkirjastamine \s Lisa 7 Järelevalve ja haldusmenetlus (lisad 7.1- 7. 10 ) Lisa 7.1 Tarbijakaitseameti j ärelevalve meetme üldprotokoll ja lisaleht Lisa 7.2 Teade haldusmenetluse algatamise kohta \s Lisa 7.3 Kohustuslik ettekirjutus \s Lisa 7.4 Näidise proovivõtmise akt \s Lisa 7.5 Toidukaupade kaalumise mõõteprotokoll \s Lisa 7.6 Jookide mahumõõtmise protokoll \s Lisa 7.7 Kütuse mahumõõtmise protokoll Lisa 7.8 Hinnateabe kontrollimise lisaleht \s Lisa 7.9 Toidukaupade proovivõtu protokoll \s li Lisa 7.10 Paikvaatluse protokoll \s Lisa 8 Väärteomenetlus (lisad 8.1 – 8.1 9 ) Lisa 8.1 Väärteomenetluse toimiku tiitelleht \s Lisa 8.2 Vaatlusprotokoll \s Lisa 8.3 Asitõendi vaatlusprotokoll \s Lisa 8.4 K utse väärtemenetluses - menetlusalune isik \s Lisa 8.5 Menetlusaluse isiku ülekuulamise protokoll (kiirmenetluses) \s Lisa 8.6 Kohtuvälise menetleja otsus väärteo asjas füüsilisele isikule (kiirmenetlus) \s Lisa 8.7 Kohtuvälise menetleja otsus väärteo asjas juriidilisele isikule (kiirmenetlus) \s Lisa 8.8 Väärteo protokoll ( üldmenetlus ) \s Lisa 8.9 Menetlusaluse isiku ülekuulamise protokoll ( üldmenetluses ) \s Lisa 8.10 Kohtuvälise menetleja otsus väärteo asjas ( üldmenetlus ) \s Lisa 8.11 Tunnistaja ülekuulamise protokoll \s Lisa 8.12 Määrus väärteomenetluses - kaitsja taotluse rahuldamine \s Lisa 8.13 Määrus väärteomenetluses - asitõendiks tunnistamise määrus \s Lisa 8.14 Määrus väärteomenetluses - ekspertiisikulude hüvitamine \s Lisa 8.15 Määrus väärteomenetluses - ekspertiisimäärus \s Lisa 8.16 Määrus väärteomenetluses - menetluskulude määramise osas \s Lisa 8.17 Määrus väärteomenetluses - väärteomenetluse lõpetamise määrus \s Lisa 8.18 Kohtuvälisemenetleja nõudekiri \s Lisa 8.19 K utse väärteomenetluses - tunnistaja \s Lisa 9 Tarbijate kaebuste lahendamise juhend \s Lisa 10 Tarbijate pöördumiste lahendamise juhend \s Lisa 11 Ametiabi taotluse vorm \s Lisa 12 Kaebuste lahendamine EL tarbijate nõustamiskeskus-osakonnas \s Lisa 13 Teabenõudele vastamise juhend \s Lisa 14 Ü ldplank \s Lisa 15 Ü ldplank (ingliskeelne) \s Lisa 16 Kirja plank \s Lisa 17 Kirja plank AK märkega \s Lisa 18 Kirjaplank (ingliskeelne) \s Lisa 19 Tarbija vaidluste k omisjoni kirjaplank \s Lisa 20 EL tarbijate nõustamiskeskus - osakonna e-mailide mall \s Lisa 21 Üldkäskkiri \s Lisa 22 Lähetuskäskkiri \s Lisa 23 Koosoleku protokoll \s Lisa 24 Tarbijavaidluste k omisjoni istungi protokoll \s Lisa 25 Memo \s Lisa 26 Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise akt \s Lisa 27 Otsus sunniraha määramise kohta \s Lisa 28 Täitemenetlusse asjade suunamine \s
Tarbijakaitseamet Tarbijakaitseameti asjaajamiskord Sisukord TOC \o "1-3" \h \z \u 1. Asjaajamise üldised põhimõtted PAGEREF _Toc414369823 \h 2 2. Dokumendihaldussüsteem PAGEREF _Toc414369824 \h 3 3. Dokumendiregistrisse kantavad andmed PAGEREF _Toc414369825 \h 4 4. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine PAGEREF _Toc414369826 \h 5 5. Dokumentide läbivaatamine ja täitmine ning neile vastamine PAGEREF _Toc414369827 \h 6 6. Dokumendi vormistamise üldnõuded PAGEREF _Toc414369828 \h 7 7. Mallid ja plangid PAGEREF _Toc414369829 \h 8 8. Paberdokumendi trükkimine PAGEREF _Toc414369830 \h 8 9. Dokumendi allkirjastamine PAGEREF _Toc414369831 \h 8 10. Pitsat PAGEREF _Toc414369832 \h 9 11. Dokumendist ärakirja, koopia või väljavõtte tegemine PAGEREF _Toc414369833 \h 9 12. Dokumendi ja kirja vormistamine PAGEREF _Toc414369834 \h 9 13. Ameti peadirektori käskkiri PAGEREF _Toc414369835 \h 10 14. Protokoll. Memo PAGEREF _Toc414369836 \h 10 15. Volikiri PAGEREF _Toc414369837 \h 11 16. Täitemenetlus PAGEREF _Toc414369838 \h 11 17 Arhiivitöö korraldamine ja dokumentide hoidmine PAGEREF _Toc414369839 \h 12 18 Paberkandjal dokumentide (toimikute) ettevalmistamine säilitamiseks PAGEREF _Toc414369840 \h 13 19 Asjaajamise üleandmine teenistuja vabastamisel, töötaja puhkusele minnes või töökorralduse muutmisel PAGEREF _Toc414369841 \h 14 20 Lõppsätted PAGEREF _Toc414369842 \h 14 Asjaajamiskorra lisade loetelu koos lisadega: PAGEREF _Toc414369843 \h 15 K INNITATUD P eadirektori 29.02.2016 käskkirjaga nr 1-1/ 16-016 TARBIJAKAITSEAMETI ASJAAJAMISKORD Asja ajamise üldised põhimõtted Asjaajamiskord määrab kindlaks dokumentide vastuvõtmise ja väljasaatmise, registreerimise ja täitmisele suunamise, tähtajalise täitmise kontrolli, vormistamise ja kooskõlastamise, toimikute moodustamise, säilitamiseks ettevalmistamise, säilitamise ning asjaajamise üleandmise nõuded Tarbijakaitseametis (edaspidi amet ). Asjaajamiskord on kohustuslik järgimiseks kõigile ameti teenistujatele. Asjaajamiskorra koostamisel on aluseks võetud „ A rhiiviseadus “ , “ A valiku teabe seadus “ , “ I sikuandmete kaitse seadus “ , “ D igitaalallkirja seadus “ , „ M ärgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus “ , “ R iigivapi seadus “ , „ Tarbijakaitse seadus “, „ Asjaajamiskorra ühtsed alused ", " Arhiivieeskiri ", standardi EVS-ISO 15489:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon" 1. ja 2.osa; standard EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon ning standard EVS 882-1:2013 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri“. Sõnastik"; Rahvusarhiivi juhis " Dokumendi- ja arhiivihaldus " ja ameti peadirektor i poolt kinnitatud käskkirjad ning korraldused . Ameti asjaajamise korraldamise, selle häireteta ja nõuetekohase toimimise eest vastutab haldusosakond . Dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset korraldab haldusosakon d . Asjaajamise üldist korraldamist teostab haldusosakond. Asjaajamiskord ei hõlma tööd riigisaladust sisaldavate dokumentidega, mis on sätestatud riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse korras. Asja lahendamise tähtaegadest kinnipidamist jälgivad struktuuriüksuste juhid. Ameti asjaajamisperiood iks on kalendriaasta 1. jaanuar - 31. detsember . Ameti postiaadress on Rahukohtu 2, Tallinn, 10130 , kodulehe aadress on www.tarbijakaitseamet.ee ja e-posti aadress on
[email protected] . Euroopa Liidu tarbija nõustamiskeskus-osakonna e-posti aadress on
[email protected] , kodulehe aadress on www.ecc.ee ja www.consumer.ee . Ameti dokumendiregister on avalikustatud Tarbijakaitseameti kodulehel: http://www.tarbijakaitseamet.ee . K äesolevas korras kasutatakse mõisteid alljärgnevas tähenduses: avaldus - dokument, millega isik pöördub ameti või ameti teenistuja poole; avalik teave – mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites; digitaalallkiri – tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga digitaaldokument – masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument, mis on üldjuhul kasutatav, edastatav ja töödeldav arvuti abil; dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks; dokumendihaldus – halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohj amise ga; märgukiri – on isiku pöördumine, millega isik teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks ning annab adressaadile teavet. piiratud juurdepääsuga teave – teave, millele on juurdepääsupiirang kehtestatud seadusega või selle alusel antud õigusaktidega; selgitustaotlus – on isiku pöördumine, milles isik taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine. struktuuriüksus – ameti osakond või talitus; teabevaldaja – amet ; teabenõudja – iga isik, kes esitab teabevaldajale teabenõude avaliku teabe seaduses sätestatud korras; teabenõue – teabenõudja poolt avaliku teabe seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks; teabenõude täitja – teabevaldaja ametiisik, kellele teabenõue on esitatud või menetlemiseks antud; teenistuja – ametnik sõltumata tema töö-ja teenistussuh te õiguslikust regulatsioonist. Dokumendihaldussüsteem Tarbijakaitseameti dokumendihaldus toimub kahes infosüsteemis (vt. tabel 1) Ametisse saabunud, ametist välja saadetavate ja ameti dokumentide haldamiseks kasutatakse dokumendihaldussüsteem e GoPro ja TAKIS 2 . Tabel 1. Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja Dokumendihaldus- süsteem „ GoPro “ Registreeritavate dokumentide registreerimisandmed ning digitaal- ja digiteeritud dokumendid , sarjad 1, 2, 3, 4, 5 H aldusosakond (HO) , Turujärelevalveosakond (TJO) Dokumendiha l dus- süsteem „T AKIS 2 “ Registreeritavate dokumentide registreerimisandmed ning digitaal- ja digiteeritud dokumendid, sarjad 6 ,7,8 . Registreeritud kaebuste, järelevalve dokumentide menetluse käigu andmed ja turujärelevalve aruandlus Haldusosakond (HO) , Turujärelevalveosakond (TJO) , EL tarbijate nõustamiskeskus- osakond (ELTNK). Kasutajate autentimine infosüs teemides toimub paroolipõhiselt ja TAKIS 2-e saab siseneda ka ID-kaardiga . Dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS ) peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest. Vastavalt MKM andmevarunduse korrale tehakse DHS-ist pärast iga tööpäeva serverites automaatselt varukoopia id . DHS sisaldab erinevate dokumendiliikide kohta peetavaid allregistreid . DHS võimaldab: registreerida erinevaid dokumendiliike vastavalt ameti dokumentide loetelule ja asjaajamiskorrale; kehtestada juurdepääsupiiranguid, määrates süsteemi kasutajaõigusi ja dokumendi kasutusõigusi; vormistada dokumentidele vastusdokumente; saada ülevaade oma tööülesannetest ja nende täitmise tähtaegadest; edastada dokumente teadmiseks, täitmiseks, kooskõlastamiseks, ettepanekute esitamiseks ja digitaalseks allkirjastamiseks; dokumente digitaalselt allkirjastada . Saabunud d okumendid registreeritakse DHS- i des vastavalt sarjale . Iga d okument sisestatakse DHS-i üks kord . A meti kodulehel on a valikustatud dokumendiregister , kus on registreeritud ametisse saabunud ja väljasaadetud dokumendid, peadirektori käskkirjad ning sõlmitud lepingud http://www.tarbijakaitseamet.ee/et/node/303 . Ministeeriumid, Riigikantselei, maavalitsused, ametid ja inspektsioonid vahetavad omavahel dokumente elektrooniliselt dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu (vt l isa 1). Kindlustamaks, et saadetav dokument jõuaks adressaadini saadetakse dokument ka e-maili teel asutuse üldisele e-maili aadressile ning kontaktile, kellega asutusest suheldakse. Asutused, kes ei kasuta DVK-d, saadetakse dokument asutuse üldisele e-maili aadressile ning kontaktile, kellega antud menetluse raames suhel d akse. Digitaalselt allkirjastatud d okumendid , mida on vaja saata läbi DVK, saadetakse haldusosakonda , kes korraldab dokumentide saatmis e vastavalt sätestatud korrale (vt lisa 2). Dokumendiregistrisse kantavad andmed Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse: saatja või saaja nimi ja kontaktandmed; saabumise või saatmise kuupäev; liik ( avaldus/ kaebus, selgitustaotlus, pöördumine, märgukiri, teabenõue, kiri, volikiri, vms); lühike sisuseletav pealkiri; dokumendi saatmisviis (elektronpost, post, faks, kuller, käsipost vms); dokumendi saatja poolt märgitud viit; juurdepääsupiirang ud sarja tähis dokumentide loetelu järgi (vt l isa 3 ) . isiku nimi, kellele dokument on suunatud või kes dokumendi koostas ja allkirjastas; lahendamise tähtaeg; täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal). Lepingute kohta kantakse dokumendiregistrisse : le pingupoolte nimetused (vajadusel registri- või isikukood); lepingu liik; number; kuupäev; lepingu objekt; tähtaeg; jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg; dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine Dokumendivahetuskeskuse ( DVK ) kaudu, postiga, e-postiga, kullerpostiga ja käsipostiga saabunud dokumendid registreeritakse kantseleis haldusosakonna spetsialist i poolt. Kirjad , mille adressaadiks on märgitud teine asutus , institutsioon või isik, suuna b haldusosakonna spetsialist edasi õigele adressaadile. Ümbrikke ja postisaadetisi märkusega "ISIKLIK" ning avalike konkursside pakkumisi kantseleis ei avata ja edastatakse otse teenistujale . Kui selgub, et märkega "ISIKLIK" saabunud dokument on ametialane, tuleb see viia kantseleisse, kus see koheselt registreeritakse DHS- is . Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis sisaldab asutuse nime, saabumise kuupäeva , sarja tähist ja registreerimisnumbrit. Lähtudes dokumendi sisust lisatakse mär g e „AK“ (Ametisiseseks kasutamiseks) DHS-i, märkides juurdepääsupiirangu aluse, lõpptähtpäeva ja registreerimise kuupäeva (vt l isa 5 ja lisa 5.1). Kantselei s registreeri takse ja skaneeri takse paberkandjal saabunud dokumendid DHS- is saabumise või sellele järgneval tööpäeval ning saad etakse ringlusse vastavalt peatüki le 5. Dokumendi juures säilitatakse ümbrik juhul, kui: saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku järgi; kui arve või muu dokumendi kuupäe v erineb postitempli kuupäevast; saadetud on juurdemaksuga saadetis . Ameti faksile saabunud dokumendid võetakse vastu kantseleis , registreeritakse DHS- is , skaneeritakse ja saadetakse ringlusse. Ameti e- posti aadressi dele
[email protected] , ja
[email protected] saabunud dokumendid registreerib DHS- is haldusosakonna spetsialist. Kui ameti teenistuja e-posti aadressile saabu b uus registreerimist vajav kiri, peab teenistuja selle esimesel võim a lusel edastama registreerimiseks aadressil e
[email protected] . Vastuskirjad, mis saadetakse ameti teenistuja ( menetleja ) e-posti aadressile, registreerib ameti teenistuja ise. Dokumendi sisestamisel DHS-i tuleb esitada vähemalt süsteemi poolt määratud kohustuslikud * märgitud andmed. DHS- is registreeritakse järgmised dokumendiliigid: peadirektori käskkirjad; saabunud ja väljasaadetavad kirjad; arved; avansi- ja lähetuskulude aruanded; kirjalikud avaldused, märgukirjad ja taotlused; teabenõuded; konkursside protokollid; volikirjad; töövõtulepingud; m ajanduslepingud; t ööde üleandmise ja vastuvõtmise aktid. DHS- is ei registreerita: raamatupidamisdokumente, v.a sissetulevad arved ning raamatupidamisd o kumendid, mis nõutakse välja järelevalve toimingute raames ; õnnitlus- ja tänukirju; perioodikat ja reklaamimaterjale; meediapäringuid; informatiivse sisuga trükiseid, kui nende esitamine ametile ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele; kirju märgetega "ISIKLIK". Dokumentide läbivaatamine ja täitmine ning neile vastamine Kantseleis r egistreeritud dokumendid edastatakse läbivaatamiseks DHS-i kaudu tarbijate teenindustalituse ( edaspidi TTT) juhatajale . TTT juhataja vaatab läbi sarjadesse 6 ja 7 kuuluvad dokumendid ja suunab need edasi sisutalitusse, määrates asja vastutajaks sisutalituse juhataja, kes määrab menetleja ja korraldab edasise asjaajamise . Sarja 8 kuuluvad dokumendid vaatab läbi EL tarbija nõustamiskes kus-osakonna juhataja ja määrab menetleja ning korraldab edasise asjaajamise . Asja edasise menetlemise käigus lisatakse menetlemisel infosüsteemi täiendavaid andmeid (ettevõtte andmed, toodete või teenuste liigi, pöördumiste põhjused , reklaamimeetodi ja müügimeetodi) . Dokumentide nõuetekohase vormistamise, dokumendiregistrisse dokumendi menetluse käigus tehtud märgete, sissekannete ja dokumentide ringluse eest vastutab menetleja . Kui on saabunud dokument, milles tõstatatud probleemid ei kuulu ameti poolt lahendamisele, edastab TTT teenistuja dokumendi vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teavitades sellest sama aja jooksul dokumendi saatjat. Tööülesande täitmise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi registreerimisele järgnevast päevast. Täitmise individuaaltähtaeg võib olla dokumendi tekstis või määratakse dokumendi resolutsioonis. Dokumentide lahendamise täitmise tähta jad vastavalt õigusaktides sätestatud tähtaegadega on toodud tabelina ( vt l isa 4 ) . Kui dokument, mis on saadetud Tarbijakaitseametile teadmiseks ei vaja meiepoolset vastust , siis lõpetatakse menetlus , märkides menetluse juurde „võetud teadmiseks“. Kui selline dokument on registreeritud TAKIS2 -s siis lisatakse dokument/toiming „muu toiming“, ning märgitakse: „Dokument on võetud teadmiseks“. Kui vastuskirja koostamine ei ole vajalik ja avaldaja ei nõua kirjalikku vastust, võib täitja sissetulnud kirjas olevad probleemid lahendada telefoni teel. Sel juhul teeb täitja DHS- is märkuste lahtrisse täitmismärke ( GoPro ) või vastava sissekande (TAKIS2) , kus näidatakse, kuidas, millal ja kelle poolt asi lahendati. Samuti märgib ära DHS- i s vastamise kuupäeva ning tööülesande täidetuks. Asja lahendamise tähtaega võib seadustes ettenähtud korras ja tingimustel pikendada teavitades teist poolt sellest kirjalikult . Kui lahendamise tähtaeg sisaldub riigiasutuse või kohaliku omavalitsuse kirjas, tuleb tähtaja pikendamiseks pöörduda hiljemalt tähtpäevale eelneval tööpäeval kirja autori poole. Sel juhul teeb täitja taotluse tähtaja pikendamise ks, põhjendades tähtaja pikendamise vajadust . Avald ustele, selgitustaotlustele ja teabenõuetele vastatakse vastavalt juhenditele , mis määravad kindlaks tarbija suulise või kirjaliku pöördumise menetlemise korra (vt lisad 9-1 3 ). Dokumendihaldussüsteemis GoPro kirjadele vastamist ja registrisse kantud dokumentide vormistamist ja dokumendihaldussüsteemi korrektset täitmist kontrollib kord kvartalis HO poolt määratud teenistuja ja edastab info tuvastatud puuduste kohta otse menetlejale ja tema otses ele juh i le. Menetluste kannetes tuvastatud puudused kõrvaldab asja menetleja . Dokumendihaldussüsteemis TAKIS2 kirjadele vastamist , registrisse kantud dokumentide vormistamist ja dokumendihaldussüsteemi korrektset täitmist kontrollib kord kvartalis TJO , ELTNK ja HO poolt määratud teenistuja nimetatud osako n dade poolt väljatöötatud kontrolliplaani alusel ja edastab info tuvastatud puuduste kohta otse menetlejale ja tema otses ele juh i le. Menetluste kannetes tuvastatud puudused kõrvaldab asja menetleja . Ameti kodulehel oleva te dokumendiregistri te GoPro ja TAKIS2 välisvaateid jälgib ja kontrollib haldusosakond ja tuvastatud puuduste kohta edastab informatsiooni otse menetlejale , kes viib sisse vajalikud parandused. Avald ustele ja selgitustaotlustele tähtaegselt vastamist kontrollib kirja täitmiseks määratud menetleja otsene juht . Puuduste eest vastutab menetleja . Vähemalt üks kord igal k alendriaasta l teostavad TJO ja HO poolt määratud teenistujad kokkulepitud korra alusel kontrolli sarjadele dokumendihaldussüsteemi des GoPro või TAKIS-2 tuvastamaks ja kõrvaldamaks võimalikke dokumentide menetlemisel tekkinud ebatäpsusi. Dokumendi vormistamise üld nõuded Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt peatükis 1 punktis 1.3 nimetatud õigusaktide ja st andarditega ettenähtud nõuetele (vt lisa 6 ) . Dokumendi d vormistatakse digitaalsel t (edaspidi digitaaldokument) või paberkandjal ning allkirjastatakse vastavalt digitaal selt või omakäelise allkirjaga . Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi liigist, sarjast, kuhu dokument kuulub, säilitustähtajast, adressaadi soovist ja arhiveerimise võimalustest. Digitaaldokumente salvestatakse *. ddoc ( Digital Document File ), või *. pdf ( Portable Document Format ) vormingus. Arvutifailide nimedes on keelatud kasutada sümboleid (,./ < > @ [ ] & # * = jne), mis tuleb asendada ala- või sidekriipsuga ja täpitähti (õ, ä, ö, ü, š, ž) , mis tuleb asendada tähtedega o, a, u, y, s, z. Asjaajamiskorras kehtestatud dokumentide vormistamise nõuded kehtivad kõikide dokumentide vormistamis t e suhtes. Järelevalvemenetluses vormistatavate dokumentide n äidisvormid on toodud lisadena (vt lisa de loetelus lisasid 7 .1- 7.10 ). Väärteomenetluses vormistatavate dokumentide näidisvormid on toodud lisadena (vt lisa de loetelus lisasid 8 .1 – 8.1 9 ). Mallid ja plangid Dokumendid vormistatakse digitaalselt DHS - is elektrooniliselt kättesaadavatele mallidele või paberkandjal olevatele plankidele (vt lisa sid 14 - 18 ) . Ameti kirjaplangi kujunduse aluseks on A4 formaadis üldplank ja plangi päises kasutatav vasakule joondatud ühevärviline riigivapiga logo, mis asub kirjapeaväljal. Kirjaplankidel on ameti logo musta värvi ja kasutatakse vastavalt vajadusele eesti- ja ingliskeelseid logosid. Kirjad, mis saadetakse ametist välja digitaalselt või paberkandjal, peavad olema ameti logo kandval plangil, mis allkirjastatakse digitaalselt või erandina käsitsi 2 eksemplaris (teine eksemplar jääb asutusse toimiku juurde). Kirjaplank on A4 formaadis ja selle trükkimisel kasutatakse 80 - 160 g/m² valget paberit. A metist väljasaadetava d käskkirjad ja korraldused vormistatakse ameti üldplangile (lisa 14). Ameti kirjaplangile vormistatakse kõik asutusest väljasaadetavad kirjad (vastuskirjad, selgitusnõuded, märgukirjad jms). Vastavalt kirja sisule valitakse kirjaplank kas juurdepääsu piiranguga ( vt lisa 17) või juurdepääsu piiranguta ( vt lisa 16). Välisriikidesse saadetavad kirjad vormistatakse ingliskeelse logoga kirjaplangile (lisa 18). Tarbijavaidluste k omisjoni kirjaplank ametikirjade vormistamiseks (vt lisa 1 9 ). Euroopa Liidu tarbija nõustamiskeskus-osakond vormistab vastuskirjad ameti kirjaplangile ja kaaskirjad oma kujundatud elektroonilisele e-kirja mallile (vt lisa 20 ) . Paberdokumendi trükkimine Ametis teostatakse dokumendihaldust üldjuhul digitaalselt ja paberdokument prinditakse välja juhul kui : dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga; tulene valt dokumendihalduse heast tavast; adressaadi elektronposti aadress ei ole teada või kui adressaat ei ole nõus dokumendi elektroonilise edastamisega ; p eadirektori loaga erijuhtumite korral . Mitmeleheliste dokumentide esimene leht prinditakse riigivapikujutisega kirja plangile ning järgmised lehed trükitakse valgele paberile . Ametisse jääva kirja teine eksemplar (ärakiri) vormistatakse valgele paberile ja allkirjastatakse koos originaaldokumendiga. Kõik paberkandjal sõlmitavad l eping ud prinditakse välja kahes eksemplaris valgele paberile. Ameti tööks vajalike paberdokumentide printimisel peab teenistuja kontrollima printeri sätteid ja võimalusel valima vähem paberikuluka printimise võimaluse. Dokumendi allkirjastamine Digitaaldokumendi allkirjastamisel moodustub üks tervik dokumendist, digiallkirjast ja allkirjastamise kuupäevast, mida ei ole võimalik enam eraldi muuta. Digitaalselt allkirjastatakse dokumendid DHS- i s või vastavalt vajadusele ka süsteemiväliselt . Paberkandjal dokumendile või digitaalsele dokumendile kirjutab alla allkirjaõigust omav isik omakäeliselt või digitaalselt. Ameti dokumentide allkirjas tamise korra ldamise ja teenistujatele allkirjastamise õiguse andmise tingimused ja nõuded on avaldatud peadirektori käskkirjadega „Ameti dokumentide allkirjastamine“ ja „Allkirja õiguse andmine“. Käskkirjad on avaldatud siseveebis rubriigis „E eskirjad, juhendid ja muud vajalikud dokumendid“ . Peadirektori käskkirjad, lepingud ja volikir j ad vormistatakse üldplangile ja allkirjastatakse digitaalselt DHS- i s või erandjuhul paberkandjal. Paberkandjal ametikiri, volikiri ja muud seadusest tulenevad dokumendid allkirjastatakse kahes eksemplaris, leping vastavalt poolte arvule. Peale paberkandjal dokumendi allkirjastamist on kohustuslik allkirjasta tud dokument skaneerida ja registreerida DHS- is . Paberkandjal allkirjastatud dokumentidest üks eksemplar jääb vastava sarja kausta. Peadirektori äraolekul allkirjastab dokumente peadirektori käskkirjaga asendama määratud teenistuja . Pitsat Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse ameti poolt väljaantavale paberdokumendile, millel ei ole kujunduselemendina kasutatud väikest riigivappi või kui see on õigusaktiga ette nähtud : Tarbijakaitseameti peadirektori poolt välja antud volikirjad; dokumentide koopiad; tööraamatu kanded; garantiikirjad; teenistuslehed; tõendid töötamise kohta; muud õigusaktiga ettenähtud dokumendid. Vapip itser peab puudutama vähemalt dokumendile allakirjutanu allkirja viimaseid tähti. Vapipitsatit hoitakse haldusosakonnas lukustatud kapis. Dokumendist ärakirja, koopia või väljavõtte tegemine Kui dokumendist on tehtud tõestamist vajav ärakiri, koopia või väljavõte, tehakse sellele vastav märge ´´ ÄRAKIRI ´´ , ´´ KOOPIA ´´ või ´´ VÄLJAVÕTE ´´ kõikide lehtede paremasse ülanurka . Märked kirjutatakse suurtähtedega ja kirjavahemärkideta või kasutatakse selleks vastavat templit . Templid asuvad haldusosakonnas. Haldusosakonna teenistuja tõestab dokumendi ärakirja, koopia või väljavõtte õigsust tõestusmärkega „ÄRAKIRI ÕIGE “ , „KOOPIA ÕIGE “ või „VÄLJAVÕTE ÕIGE “ , mis koosneb allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametinimetusest. Dokumendi ja k irja vormistamine Algatuskiri on ameti või isiku algatatud (esimene) kiri antud küsimuses, mis paneb aluse järgnevale kirjavahetusele või tegevusele. Vastuskiri on algatuskirjale vastuseks koostatud kiri. Kirja vormistamisel kasutatakse kirja de mall e, mis asuvad DHS- i s vastavalt dokumendi ja e-maili vormistamise juhendile (vt lisa 6) . Digitaalselt dok umendile vastuskirja vormistamist alustatakse digimallile DHS – is ja töö katkestamisel see salvestatakse – kirja ei tohi registreerida . (vt lisa 6.1 ) . Enne digitaalse dokumendi lõpliku versiooni allkirjastamist või allkirjastamisele saatmist kontrollitakse DHS- is üle kõik ide kohustu s like väljade tä itmis e õigsus ja alles siis kiri registreeritakse ning allkirjastatakse või saadetakse allkirjastamisele. A sutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokument vormistatakse mallile , millel on AK märge. Kui vastus tuleb välja saata paberkandjal, vormistatakse ja allkirjastatakse see kahes eksemplaris, millest üks saadetakse majast välja ja teine jääb asutusse. Paberkandjal vormistatud majast väljasaadetav vastus kirja eksemplar skaneeritakse peale paber andjal allkirjastamist ja lisatakse failina vastava registreeringu juurde DHS- is TAKIS2-e ja Go Pro-sse . Ministeeriumitele, ametitele, inspektsioonidele jt edastatakse kõik d okumendid läbi DVK . Dokumendi õige vormistamise eest vastutab dokumendi koostaja. Ameti p eadirektori käskkiri Ameti peadirektor annab käskkirju vastavalt põhimääruses kehtestatud õiguspiiridele. Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsim uses uue käskkirja väljaandmiseni . Sisu järgi jagunevad Tarbijakaitseameti käskkirjad: peadirektori üldkäskkirjad , personalikäskkirjad ja puhkusekäskkirjad (vt lisa 2 1 ) ; lähetuskäskkirjad . (vt l isa 2 2 ) . Käskkirjad vormistatakse DHS- i s käskkirja digimallile , valides eelnevalt käskkirja liigi või erandina süsteemiväliselt ja enne allkirjastamist registreeritakse. Käskkirjad vormistab haldusosakond. K äskkiri vormistatakse ainult elektrooniliselt ja allkirjastatakse digitaalselt. Käskkirja koostamisel tuleb mä rkida, millise õigusakti alusel ja täitmiseks on käskkiri antud. Kui käskkirja juurde kuulub lisa, märgitakse selle paremas se ülemisse nurka kinnitusmärge, lisa number ja käskkirja väljaandmise kuupäev ja number. Ameti kõik käskkirjad allkirjastab peadirektor. Kui käskk irja allkirjastab peadirektorit asendav ametnik, trükitakse käskkirjale ametniku nimi ja ametinimetus ning lisatakse asendatava peadirektori ametinimetus omastavas käändes koos sõnaga "ülesannetes". Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui tekstis pole sätestatud teisiti. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada peadirektori uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse, kelle käskkiri millisest kuupäevast ja millise registrinumbri ning pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud. Protokoll . Memo Protokoll on koosoleku või mõne toimingu käiku kirjeldav dokument, kus jäädvustatakse olulised asjaolud, sõnavõtud ja otsused. Ametis protokollitakse juhtkonna koosolekuid , komisjonide ja töögruppide ko osolekuid ning muid nõupidamisi ( vt l isa 2 3 ja 2 4 ) . Protokolli vormistab protokollija hiljemalt kolme tööpäeva jooksul koosoleku toimumise päevast alates. Protokoll vormistatakse digitaalselt ja vastavalt vajadusele avaldatakse siseveebis . K oosoleku nimetus märgitakse nimetavas käändes. Protokolli märgitakse koosoleku toimumise alguse ja lõpu kellaajad. Protokolli märgitakse osavõtjate ja puudujate nimed. Kui päevakorrapunkte on rohkem kui üks, siis päevakorra punktid nummerdatakse. Üldjuhul kasutatakse kogu protokolli ulatuses skeemi: kuulati — sõna võtsid — otsustati. Sõnad „ PÄEVAKORD “ , „ KUULATI “ ja „ OTSUSTATI “ kirjutatakse suurtähtedega ja neile järgneb koolon. Kirjaliku ettekande olemasolul ettekande sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ning tehakse märge lisa kohta. Protokollile kirjutavad üldjuhul alla koosoleku juhataja või esimees ning protokollija , kui ei ole otsustatud või õigusaktides sätestatud teisiti. P rotokollid registreeritakse vajadusel DHS- is GoPro . Vajaduse otsustab koosoleku, nõupidamise jne juhataja. Juhtkonna koosolekute protokollid säilitatakse elektrooniliselt siseveebis http://siseveeb.tarbijakaitseamet.ee . Memo on sisekommunikatsiooniks mõeldud informatsiooni jäädvustav ja meeldetuletav dokument (vt l isa 2 5 ) . Memo tekst koostatakse võ imalikult lühike ja konkreetne ja v ajadusel allkirjastatakse ning registreeritakse DHS-s. Ametis koostatud memod nõupidamiste, kohtumiste, koolituste, lähetuste ja infopäevade koh ta säilitatakse elektrooniliselt siseveebis http://siseveeb.tarbijakaitseamet.ee . Volikiri Volikiri on peadirektori poolt esindajale antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja volitusi. Volikiri vormistatakse ameti logoga kirjaplangile. Kui volitus tuleneb vastava valdkonna eriseadusest, vormistatakse volikiri käskkirjana. Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult: esindatav; volituse ulatus; esindaja ees- ja perekonnanimi; esindaja ametikoht. Volikirja kehtivuse tähtaeg märgitakse volikirja lõppu . Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti. Volikirjad vormistab haldusosakond vastavalt osakonna juhataja poolt esitatud taotlusele. Volikirja allkirjastab peadirektor või tema äraolekul käskkirjaga määratud asendaja. Täitemenetlus Täitemenetlusse suunamisel järgitakse tegevusskeemi: Menetleja edastab täitedokumendid ( kohtuvälise menetleja otsus ja määrus väärteo eest karistusena määratud rahatrahvi , samuti kirjalikus hoiatamismenetluses määratud hoiatustrahvi, väärteomenetluse kulude ja muude avalik-õiguslike rahaliste sissenõuete kohta; sunniraha ja asendustäitmise kulude sissenõudmise aluseks olev haldusak t) tarbijateeninduse talituse (edaspidi TTT) peaspetsialistile; TTT peaspetsialist sisestab andmed TARN-i ; TTT peaspetsialist kontrollib 1x nädalas üle TKA aktiivsed asjad TARNis ja annab tagasiside informatsioonist menetlejale ; Kui tuleb läbi TARN teade, et nõue on täidetud - lõpetab menetleja asja menetluse TAKISes HO peaspetsialist edastab TJOle 2x kuus ülevaated: sunniraha laekumiste kohta ning trahvide laekumise kohta; Täitemenetluse lõpetamine Tarbijakaitseameti ( sissenõudja ) avalduse alusel : menetleja : 1) kontrollib lõpetamise aluseks olevaid asjaolusid ; 2) koostab sissenõudmise lõpetamise avalduse ; menetleja - edastab avalduse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks talituse juhile või osakonnajuhatajale või peajuristile; talituse juht või osakonnajuhataja või peajurist: 1) kontrollib avalduse põhjendatust ja avalduse aluseks olevaid asjaolusid; 2) kooskõlastab ja allkirjastab põhjendatud avalduse; menetleja edastab allkirjastatud avaldus edastatakse TTTsse ; TTT spetsialist sisestab dokumendi (avalduse) Pankrotihaldrite ja kohtutäiturite infosüsteemi TARN (edaspidi TARN); TTT spetsilist edastab kohtutäiturilt saabuvad teated ja otsused menetlejale ; Oluline info täitemenetluste juures: Täitemenetluse lõpetamise taotlemine enne nõude täielikku sissenõudmist kohtutäituri poolt toimub erandlikel ja rangelt põhjendatud juhtumitel; kui TKA ( sissenõudja ) taotleb täitemenetluse lõpetamist enne nõude täielikku sissenõudmist kohtutäituri poolt ning kohtutäitur on nõude sissenõudmiseks teinud täitetoiminguid ehk juhul kui täidetud on kaks eelnevat tingimust, maksab TKA ( sissenõudja ): 1) menetluse alustamise tasu ja 2) pool menetluse põhitasust, arvestatuna sissenõudmata jäänud summalt . Arhiivitöö korraldamine ja d okumentide hoidmine Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates , mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale märgitakse: dokumentide loeteluga sellele dokumendisarjale antud tähis; nimetus; toimiku piirdaatumid; säilitustähtaeg. Iga aasta alguses seab haldusosakonna spetsialist sisse jooksva aasta toimikud. Dokumentide liigipõhiste sarjade puhul paigutatakse toimikusse reeglina ühe asjaajamisaasta dokumendid. Kui mõnes sarjas koguneb dokumente vähe, võib toimikut jätkata järgneva(te)l asjaajamisaasta(te)l. Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Enne toimikusse paigutamist kontrollib dokumendi koostaja dokumendi vormistamise õigsust (allkirjade, kuupäevade, indeksite, täitmismärgete olemasolu). D okumente ei pan d a kilede sisse või nende vahele. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatusdokument koos vastuskirjaga ja asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. Toimikusse paigutatakse dokumendid üldjuhul numeroloogilises järjestuses, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. Kui dokumendist on tehtud tõlge, siis pannakse toimikusse ka tõlkija poolt viseeritud tekst. Ühte toimikusse paigutatakse ainult ühte sarja kuuluvad dokumendid. Toimikute koostamisel peab jälgima sisu vastavust toimiku pealkirjale (sarja nimetust). Teeninduspiirkondadesse saabunud või nendeni jõudnud paberkandjal kirjad ja pöördumised ning paberkandjal omakäeliselt allkirjastatud vastuskirjad peab to oma ameti peamajja kantseleisse arhiveerimiseks , kus haldusosakonna spetsialist need arhiveerib vastava lt dokumendi sarja dele kaustadesse. Kõik k antseleisse üleantavad dokumendid peavad olema registreeritud ja dokumendi peale peab olema kantud dokumendi asutusse saabumise kuupäev ja registreerimisnumber . Paberkandjal dokumentide (t oimikute ) ettevalmistamine säilitamiseks Alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitusajaga paberkandjal arhivaalid antakse ameti arhiivi 3 aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist. Enne arhiivi andmist valmistatakse paberkandjal arhivaalid neid hoidnud osakonnas ette järgnevaks säilitamiseks, toimides järgnevalt: k ontrollitakse arhivaalide sarja kuuluvust, vajadusel paigutatakse arhivaal õigesse sarja, tehes muudatused ka dokumendiregistri te s; eemaldatakse mustandid, koopiad , l ühiajalise säilitusajaga (kuni 10 a k.a) paberkandjal arhivaale võib säilitada tähtaja möödumiseni osakonnas ja seejärel anda arhiivi need sarjad, mida kõige vähem kasutatakse , r aamatupidamise lühiajalise säilitusajaga toimikud antakse arhiivi kolme aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise lõppu. Ameti arhiivi vastu võetud paberkandjal alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid valmista takse ette edasiseks säilitamiseks järgmiselt: arhivaalid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; liigsed arhivaalide koopiad ja mittearhiiviaines eraldatakse; arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse; arhivaalid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus; avaliku arhiivi nõudel lehed nummerdatakse; toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse. Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile vms vähemalt järgmised üksuse või üksuste identifitseerimiseks ja juurdepääsuks vajalikud andmed: arhiivimoodustaja nimi; struktuuriüksuse nimi; asjaajamisindeks või -tähis; pealkiri; piirdaatumid; tähis arhivaalide loetelu järgi. Asjaajamise üleandmine teenistuja vabastamisel , töötaja puhkusele minnes või töökorralduse muutmisel Asjaajamise järjepidevuse tagamiseks on teenistujal kohustus teenistus- või töökohalt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise , puhkusele minekul kauemaks kui 14 päevaks või asutuse töökorralduse muutmise korral andma asjaajami n e üle oma otsesele juhile või vastuvõtjaks määratud teenistujale . Ametist l ahkuv teenistuja on kohustatud asjaajamise üle andma oma otsesele juhile või selle vastuvõtjaks määratud isikule hiljemalt teenistusest vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise päevaks. Puhkusele minev teenistuja on kohustatud asjaajamise ja ülevaate pooleliolevatest menetlustest oma otsesele juhile üle andma hiljemalt viimasel tööpäeval enne puhkusele jäämist. Asjaajamine antakse üle asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise akti vormistamisega (vt l isa 2 6 ) . Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise aktile märgitakse: teenistuja pooleliolevate tööde ja dokumentide loetelu ; tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastamata dokumentide loetelu ; teenistuja valduses oleva vara nimekiri. Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise akt kooskõlastatakse vahetu juhi või oma osakonna juhatajaga ning haldusosakonna juhatajaga või haldusosakonna teenistujaga . Lõppsätted Asjaajamise üldist korraldamist teostab ja arhiivimoodustaja ülesandeid täidab haldusosakond . Asjaajamiskorra juurde kuuluvad lisad on toodud loeteluna käesoleva korra lõpus lehekülgedel 1 5 - 19 . Asjaajamiskorra lisade loetelu koos lisadega : Lisa 1 DVK i nfosüsteemi lühitutvustus \s Lisa 2 Dokumentide saatmine DVK- sse läbi GoPro \s Lisa 3 D okumentide loete lu \s Lisa 4 Dokumentide lahendamise tähtajad \s Lisa 5 Juurdepääsupiiranguga dokumentide menetlemise juhend \s Lisa 5.1 Juurdepääsupiirangud TJO ja E LTNK Lisa 6 Dokumentide elemendid ja vormistamise nõuded \s Lisa 6.1 Dokumentide vormistamine digimallile , kooskõlastamine ja allkirjastamine \s Lisa 7 Järelevalve ja haldusmenetlus (lisad 7.1- 7. 10 ) Lisa 7.1 Tarbijakaitseameti j ärelevalve meetme üldprotokoll ja lisaleht Lisa 7.2 Teade haldusmenetluse algatamise kohta \s Lisa 7.3 Kohustuslik ettekirjutus \s Lisa 7.4 Näidise proovivõtmise akt \s Lisa 7.5 Toidukaupade kaalumise mõõteprotokoll \s Lisa 7.6 Jookide mahumõõtmise protokoll \s Lisa 7.7 Kütuse mahumõõtmise protokoll Lisa 7.8 Hinnateabe kontrollimise lisaleht \s Lisa 7.9 Toidukaupade proovivõtu protokoll \s li Lisa 7.10 Paikvaatluse protokoll \s Lisa 8 Väärteomenetlus (lisad 8.1 – 8.1 9 ) Lisa 8.1 Väärteomenetluse toimiku tiitelleht \s Lisa 8.2 Vaatlusprotokoll \s Lisa 8.3 Asitõendi vaatlusprotokoll \s Lisa 8.4 K utse väärtemenetluses - menetlusalune isik \s Lisa 8.5 Menetlusaluse isiku ülekuulamise protokoll (kiirmenetluses) \s Lisa 8.6 Kohtuvälise menetleja otsus väärteo asjas füüsilisele isikule (kiirmenetlus) \s Lisa 8.7 Kohtuvälise menetleja otsus väärteo asjas juriidilisele isikule (kiirmenetlus) \s Lisa 8.8 Väärteo protokoll ( üldmenetlus ) \s Lisa 8.9 Menetlusaluse isiku ülekuulamise protokoll ( üldmenetluses ) \s Lisa 8.10 Kohtuvälise menetleja otsus väärteo asjas ( üldmenetlus ) \s Lisa 8.11 Tunnistaja ülekuulamise protokoll \s Lisa 8.12 Määrus väärteomenetluses - kaitsja taotluse rahuldamine \s Lisa 8.13 Määrus väärteomenetluses - asitõendiks tunnistamise määrus \s Lisa 8.14 Määrus väärteomenetluses - ekspertiisikulude hüvitamine \s Lisa 8.15 Määrus väärteomenetluses - ekspertiisimäärus \s Lisa 8.16 Määrus väärteomenetluses - menetluskulude määramise osas \s Lisa 8.17 Määrus väärteomenetluses - väärteomenetluse lõpetamise määrus \s Lisa 8.18 Kohtuvälisemenetleja nõudekiri \s Lisa 8.19 K utse väärteomenetluses - tunnistaja \s Lisa 9 Tarbijate kaebuste lahendamise juhend \s Lisa 10 Tarbijate pöördumiste lahendamise juhend \s Lisa 11 Ametiabi taotluse vorm \s Lisa 12 Kaebuste lahendamine EL tarbijate nõustamiskeskus-osakonnas \s Lisa 13 Teabenõudele vastamise juhend \s Lisa 14 Ü ldplank \s Lisa 15 Ü ldplank (ingliskeelne) \s Lisa 16 Kirja plank \s Lisa 17 Kirja plank AK märkega \s Lisa 18 Kirjaplank (ingliskeelne) \s Lisa 19 Tarbija vaidluste k omisjoni kirjaplank \s Lisa 20 EL tarbijate nõustamiskeskus - osakonna e-mailide mall \s Lisa 21 Üldkäskkiri \s Lisa 22 Lähetuskäskkiri \s Lisa 23 Koosoleku protokoll \s Lisa 24 Tarbijavaidluste k omisjoni istungi protokoll \s Lisa 25 Memo \s Lisa 26 Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise akt \s Lisa 27 Otsus sunniraha määramise kohta \s Lisa 28 Täitemenetlusse asjade suunamine \s