Käskkiri

( Igapool aas ta)   KÄSKKIRI 18.12.2024 nr 1-2/24-081 Rail Baltic projekti kontrollprotseduuride kinnitamine Tulenevalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kantsleri 05.12.2019 käskkirja nr 24.4-6/19-0100/9093 punktist 2.6.3 ning majandus-ja taristuministri 07.12.2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ § 5 lõike 2 alusel kinnitan 1. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid; 2. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 1 TTJA tegevusaruanne; 3. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 2 Vooskeemid; 4. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 3 Riigihangete eelkontrolli kontroll-lehed; 5. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 4 Arvete järelkontrolli kontroll-leht; 6. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 5 Arvete aruandluse vorm projekti ellu viivale asutusele. (allkirjastatud digitaalselt) Kristi Talving peadirektor Ingrid Jakobson  KINNITANUD {ametikoht} {reg.kpv} käskkirjaga nr {viit} Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2025  2 Sisukord Kasutatud lühendid ..................................................................................................................... 3 1. Sissejuhatus ......................................................................................................................... 4 2. Rail Baltic osapooled ja TTJA roll ...................................................................................... 4 3. Riigihangete eelkontrolli protseduur ................................................................................... 5 3.1 Dokumentide esitamine ............................................................................................... 7 3.2 Riigihanke alusdokumentide kontroll .......................................................................... 7 3.3 Riigihanke menetluse kontroll ..................................................................................... 8 3.4 Hankelepingu muudatuste kontroll .............................................................................. 9 4. Kuludokumentide järelkontroll ........................................................................................... 9 5. TTJA aruandlus ................................................................................................................. 11 6. Kontrollprotseduuride uuendamine .................................................................................. 12 Kasutatud lühendid CEF Euroopa Ühendamise Rahastu CS Contracting Scheme DHS TTJA dokumendihaldussüsteem IBA Inter-Beneficiary Agreement INEA Innovatsiooni ja Võrkude Rakendusamet JKS juhtimis- ja kontrollsüsteemide kirjeldus KLIM Kliimaministeerium MaaA Maa-amet NSA Riiklik ohutusasutus PE TTJA projektiekspert RBE OÜ Rail Baltic Estonia OÜ RBR RB Rail AS RHR Riigihangete register RHS Riigihangete seadus RO CEF toetusleping RTT TTJA raudteetalitus TRAM Transpordiamet TTJA Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet  4 1. Sissejuhatus Riigikogu ratifitseeris 19.06.2017 Eesti Vabariigi valitsuse, Läti Vabariigi valitsuse ning Leedu Vabariigi valitsuse vahelise Rail Baltic/Rail Baltica raudteeühenduse rajamise kokkuleppe (RB RV kokkulepe). Selle leppe järgi rajavad Balti riigid omavahelises koostöös Euroopa standardrööpmelaiusega (1435mm) Rail Balticu raudteetrassi koos seonduva taristuga ja rahastavad raudtee ehitust Euroopa ühendamise rahastust (edaspidi ka CEF) koos riikidepoolse omafinantseeringuga (edaspidi Rail Baltic projekt). Rail Baltic projekt on läbi ajaloo üks Eesti suurimaid investeeringuid transpordi infrastruktuuri. Rail Baltic on uus Euroopa rööpmelaiusega kiire raudtee, mis ühendab Balti riigid Lääne- Euroopa raudteevõrguga. Raudtee trass kulgeb Tallinnast Pärnu, Riia ja Panevežyse kaudu Kaunaseni, kust edasi ühendub see Leedu piiril Poola raudteevõrgustikuga. Raudtee pikkus läbi kolme Balti riigi on 870 km, sellest Eestis 213 km (Rail Baltic pikkus Eestis sisaldab nii Muugalt algava kaubaveo- kui Ülemistelt algava reisiveoharu pikkust). Rail Baltic projekti koordineerimiseks on Eesti, Läti ja Leedu riigi asutatud äriühingud loonud ühise äriühingu RB Rail AS (RBR), milles kõikidel riikidel on oma äriühingute kaudu 1/3 suurune osalus. Kolm Balti riiki on projekti keskseks koordinaatoriks määranud RBR-i. Projekti rahastamist Euroopa ühendamise rahastust taotlevad riigid koos RBR-ga. CEF vahendite kasutamist reguleerivad Euroopa Komisjoni ning liikmesriikide ja RBR vahel sõlmitud CEF toetuslepingud. Rail Baltic projekti elluviimise eest ning CEF vahendite kasutamise eest riikide territooriumitel vastutavad riigid. Eestis on Rail Baltic projektiga seotud peamiselt Kliimaministeerium (KLIM), Rail Baltic Estonia OÜ (RBE OÜ), Maa-amet (MaaA), Transpordiamet (TRAM) ning Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (TTJA). Lisaks viib vastavalt Contracting Scheme’is sätestatule teatud tegevusi Eesti territooriumil ellu ka RBR. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM) kehtestas Rail Baltic Euroopa ühendamise rahastu projekti Eesti-sisese juhtimis- ja kontrollisüsteemi (JKS) 05.12.2019 käskkirjaga nr 24.4-6/19-0100/9093. JKS peamised eesmärgid on Eesti osapoolte ülesannete, tegevuste elluviimise ja raha kasutamise läbipaistvuse ja kontrollitavuse tagamine ning projekti teostamise ja tulemustega seotud riskide maandamine. JKS määrab TTJA-le kontrolltoimingute teostamise ning käesolevate protseduuride koostamise kohustuse. Käesolevad protseduurid reguleerivad Rail Baltic projekti Eesti territooriumil toimuva CEF toetusest rahastatavate tegevuste riigihangete läbiviimise ja tehtud kulutuste järelevalvet. 2. Rail Baltic osapooled ja TTJA roll Rail Baltic projekti rakendamisega Eestis on peamiselt seotud KLIM, RBE OÜ, RBR, MaaA, TRAM ning TTJA. RBR on sissejuhatuses nimetatud kokkulepete kohaselt projekti koordinaator, läbi kelle käib muu hulgas suhtlus Euroopa Komisjoni Innovatsiooni ja Võrkude Rakendusametiga (INEA). KLIM esindab projektis Eesti riigi huvisid ning koordineerib projekti Eestis. CEF toetuslepingutes nimetatud konkreetsete Eestis toimuvate tegevuste elluviimise, mille täitmine ei ole antud RBR-le, on KLIM vastava teostuskokkuleppega delegeerinud RBE OÜ-le. KLIM kontrollib RBE OÜ tegevust läbi äriühingu nõukogu.  5 Arvestades RB projekti tegevuste mahtu ja spetsiifilisust peab KLIM lisaks sellele vajalikuks TTJA täiendavat kontrolli Rail Baltic projekti Eesti-siseste tegevuste vastavuse kohta projekti eesmärkidele, toetuslepingutele ja asjakohastele õigusaktidele. MaaA vastutab projekti elluviimiseks vajalike maade omandamise eest. TRAM põhiliseks rolliks on riigimaanteedele jäävate maanteeviaduktide ehitamise korraldamine. TTJA rolliks on seadustest tulenevalt Rail Baltic raudtee eriplaneeringu trassikoridori jäävate ehitiste ehitus- ja kasutuslubade väljastamine ning vajadusel projekteerimistingimuste väljastamine. TTJA on samuti Eestis raudtee ohutusasutus (National Safety Authority - NSA). Täiendavalt täidab TTJA järelevalvefunktsiooni Rail Baltic projekti Eesti osapoolte (v.a RB Rail AS) riigihangete korraldamise ja tehtud kulude üle. TTJA JKS-st tulenevad peamised ülesanded1: 1) teostada eelkontrolli RBE OÜ ja teiste Rail Baltic projekti Eesti osapoolte riigihangete üle (sh hankelepingute muudatuste üle); 2) teostada järelkontrolli eelkontrolli läbinud riigihangete elluviimise raames tellitud tööde ja teenustega seotud kuludokumentide üle; 3) koostada, kinnitada ja uuendada CEF toetusest rahastatavate riigihangete eelkontrolli ning eelkontrolli läbinud hangete kulude järelkontrolli protseduurid; 4) osaleda RB projekti Eesti-sisese riskijuhtimissüsteemi välja töötamises koos KLIM-i ja RBE OÜ-ga; 5) anda KLIM-le ülevaade hangete eelkontrolli ja kuludokumentide järelkontrolli osas, sealhulgas teha KLIM-le soovitusi avastatud rikkumiste kõrvaldamiseks; tuvastatud rikkumistest; 6) esitada CEF toetusest finantseeritud TTJA tegevuste (sealhulgas projekteerimistingimuste väljastamine ning loamenetluste läbiviimine) täitmise tööplaan KLIM-le iga aasta 1. poolaasta kohta hiljemalt eelneva aasta 15. detsembriks ja 2. poolaasta kohta 15. juuniks; 7) esitada CEF toetusest finantseeritud TTJA tegevuste täitmiseks eraldatud rahaliste vahendite kasutamise ja projekti loamenetluste staatuse aruanne 1. poolaasta kohta hiljemalt 15. juuliks ning 2. poolaasta kohta 15. jaanuariks. 3. Riigihangete eelkontrolli protseduur TTJA viib läbi hangete eelkontrolli kõigile Rail Baltic projekti elluviimiseks vajalikele ja CEF kaasrahastuse toel korraldatavatele hangetele, mille eeldatav maksumus ületab RHS §-s 14 sätestatud riigihanke piirmäära. Eelkontrolli läbiviimise käigus kontrollitakse kogu hankemenetluse protsessi vastavust RHS-s sätestatud nõuetele, RO-le ja muudele Rail Baltic projekti raames koostatud juhendmaterjalidele. Riigihangete eelkontrolli protseduur koosneb alusdokumentide kontrollist, menetluse kontrollist ning hankelepingu muudatuste kontrollist. 1 Käesoleva protseduuriga reguleeritud ülesanded on alla joonitud.  6 Hangete eelkontrolli protseduuri Rail Baltic projekti elluviimisel iseloomustab järgnev vooskeem:  7 3.1 Dokumentide esitamine Hanked viiakse üldreeglina läbi riigihangete registris (RHR). Erandjuhtudel (tõrked RHR-i töös või muud erakorralised asjaolud, mis ei võimalda hanget RHR-s läbi viia) võib hankija esitada riigihangete eelkontrolli protseduuri läbiviimiseks vajalikud dokumendid elektroonselt TTJA PE-le. Nimetatud juhul registreeritakse saabunud dokumendid TTJA DHS-s hiljemalt järgmisel tööpäeval dokumentide saabumisest. 1. Hankemenetlus RHR-s 1.1. Hankija valmistab kogu hanke väljakuulutamiseks vajaliku materjali (hanketeade, hanke alusdokumendid jm) ette RHR-s ning teavitab materjalide valmimisest e-kirjaga PE-d. 2. Hankemenetlus väljaspool RHR-i 2.1. Juhul, kui hankija viib riigihanke erandkorras läbi väljaspool RHR-i, esitab hankija TTJA-le riigihangete eelkontrolli protseduuri teostamiseks järgmised dokumendid enne nende kinnitamist: 2.1.1. Hanketeade ja hanke alusdokumendid; 2.1.2. Hankemenetlusega seotud muutmisdokumendid (hanketeate, hankedokumentide, hankelepingu projekti jmt muutmine); 2.1.3. Pakkujate/huvitatud osapoolte küsimused ning päringud hanke kohta ja hankija vastused neile ning hankija päringud pakkujatele pakkumuse või muude esitatud dokumentide kohta; 2.1.4. Taotlejate ja pakkujate kvalifitseerimise otsuse projekt (sh protokoll); 2.1.5. Pakkumuste vastavaks tunnistamise otsuse projekt (sh protokoll); 2.1.6. Pakkumuste hindamise ja edukaks tunnistamise otsuse projekt (sh protokoll); 2.1.7. Pakkumuste tagasilükkamise otsuse projekt (sh protokoll); 2.1.8. Põhjendused riigihanke menetlusliigi valikul, juhul, kui hankija ei plaani riigihanget läbi viia avatud või piiratud hankemenetlusena. 3.2 Riigihanke alusdokumentide kontroll Pärast teavituse laekumist hanke algatamiseks vajalike dokumentide lisamisest RHR-i või dokumentide laekumist TTJA-sse väljaspoolt RHR-i, teostab PE hanke alusdokumentide eelkontrolli 5 tööpäeva jooksul. Kui infovahetus toimub RHR-i kaudu, määratakse PE riigihangete registris hindaja staatusesse. 3. Riigihanke alusdokumentide kontrolli toimingud 3.1. PE kontrollib hankedokumentide vastavust RHS-le, RO-le ja muudele asjakohastele aktidele; 3.2. Kontrolli tulemusel täidab PE riigihangete kontroll-lehe (Lisa 3) need osad, mis puudutavad riigihanke alusdokumente; 3.3. Vajadusel küsib PE hankedokumentide kontrolli käigus nõu TTJA Ehitus- ja raudteeosakonna spetsialistidelt; 3.4. Kontrolli käigus puuduste tuvastamisel annab PE hankijale mõistliku tähtaja paranduste tegemiseks;  8 3.5. Korrektuuride tegemise järel teavitab hankija parandatud hankedokumentide lisamisest RHR-i (või saadab need elektrooniliselt, kui hankemenetlus toimub väljaspool RHR- i), mille järel kontrollib PE, kas puudused on eemaldatud; 3.6. Kui hankedokumendid vastavad nõuetele, lisab PE läbi RHR-i oma kooskõlastuse (või saadab kooskõlastuse elektrooniliselt, kui hankemenetlus toimub väljaspool RHR-i); 3.7. Juhul, kui hankedokumentides esineb ilmselge vastuolu RHS-s, RO-s või muudes asjakohastes aktides sätestatuga ning hankija keeldub kontrolli käigus tuvastatud puuduste parandamisest, koostab PE kirjaliku pöördumise KLIM-le. Kirjalik pöördumine peab sisaldama vähemalt tuvastatud vastuolu ning vastuolu kõrvaldamiseks astutud sammude põhjalikku kirjeldust. Kirjaliku pöördumise allkirjastab TTJA Raudteetalituse (RTT) juhataja. TTJA kirjaliku pöördumise alusel otsustab KLIM sanktsioonide rakendamise vajaduse üle vastavalt oma sisemisele korrale. 3.3 Riigihanke menetluse kontroll Pärast riigihanke alusdokumentide kontrolli jääb PE hankemenetluses osalema vaatlejana ning viib pisteliselt läbi hankemenetluse kontrolli. 4. Riigihanke menetluse kontrolli toimingud 4.1. PE valib vaatluse käigus pisteliselt välja hankemenetlused, mille puhul näeb vajadust hankemenetluse kontrolli läbi viia; 4.2. PE kontrollib menetluse (pakkumuste kontrolli ja lepingu sõlmimise) vastavust RHS- le, RO-le ja muudele asjakohastele aktidele; 4.3. Kontrolli tulemusel täidab PE riigihangete kontroll-lehe (Lisa 3) need osad, mis puudutavad hankemenetluse läbiviimist kuni hankelepingu sõlmimiseni; 4.4. Vajadusel küsib PE hankemenetluse kontrolli käigus nõu TTJA Ehitus- ja raudteeosakonna spetsialistidelt; 4.5. Kontrolli käigus puuduste tuvastamisel annab PE hankijale mõistliku tähtaja paranduste tegemiseks; 4.6. Korrektuuride tegemise järel teavitab hankija paranduste lisamisest RHR-i (või saadab need elektrooniliselt, kui hankemenetlus toimub väljaspool RHR-i), mille järel kontrollib PE, kas puudused on eemaldatud; 4.7. Kui PE leiab, et hankemenetlus vastab nõuetele, saadab ta hankemenetluse lõppedes RBE-le kinnituse, et menetluse kontroll on teostatud ning puudusi ei leitud; 4.8. Hankija on kohustatud e-posti teel PE-le teadmiseks saatma sõlmitud hankelepingute koopiad; 4.9. Juhul, kui hankedokumentides esineb ilmselge vastuolu RHS-s, RO-s või muudes asjakohastes aktides sätestatuga ning hankija keeldub kontrolli käigus tuvastatud puuduste parandamisest, koostab PE kirjaliku pöördumise KLIM-le. Kirjalik pöördumine peab sisaldama vähemalt tuvastatud vastuolu ning vastuolu kõrvaldamiseks astutud sammude põhjalikku kirjeldust. Kirjaliku pöördumise allkirjastab TTJA Raudteetalituse (RTT) juhataja. TTJA kirjaliku pöördumise alusel otsustab KLIM sanktsioonide rakendamise vajaduse üle vastavalt oma sisemisele korrale.  9 3.4 Hankelepingu muudatuste kontroll Hankijal on kohustus kõik hankelepingu muudatused kooskõlastada TTJA-ga enne nende muudatuste elluviimist. Hankelepingu muudatuste kooskõlastamiseks esitab hankija PE-le hankelepingu muudatuse eelnõu, millele on lisatud muudatuse vajaduse põhjendus ning vajadusel hinnakalkulatsioon/hinnapakkumus. Kui PE leiab, et kõik vastab nõuetele, annab ta RBE-le kooskõlastuse. Kui hankelepingu muudatus ei vasta nõuetele, annab PE hankijale mõistliku tähtaja paranduste tegemiseks. 4. Kuludokumentide järelkontroll TTJA teostab Rail Baltic projekti raames eelkontrolli läbinud hangetega seotud kuludokumentide järelkontrolli. Kontrolli käigus vaadatakse üle TTJA poolt positiivse hinnangu saanud hankelepingute alusel tehtud väljamaksed ning võrreldakse neid hankelepingus sätestatud tingimustega, Rail Baltic projekti tegevuste eelarvega ning üldiste CEF abikõlblikkuse kriteeriumitega.  10 Kuludokumentide järelkontrolli läbi viimise üldine menetlus on kujutatud järgneval vooskeemil:  11 1. Väljamaksete aruande esitamine ja menetlemine 1.1. Tegevuse elluviija esitab ühe kalendrikuu jooksul laekunud ja tasutud arvete osas, mille aluseks on eelkontrolli läbinud riigihankeleping, järgmise kalendrikuu 15. kuupäevaks protseduuri lisa 5 kohase kuludokumentide aruande; 1.2. Aruande lisadena peab tegevuse elluviija esitama muuhulgas ka järgmised dokumendid: 1.2.1. Kehtiva krediidiasutuse garantii, kui see on lepinguga nõutud; 1.2.2. Tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid; 1.2.3. Muud lepingus ette nähtud tööde teostamise kulgu kirjeldavad dokumendid; 1.2.4. Kuludokumendi koopia; 1.2.5. Kulude väljamaksmist tõendav raamatupidamissüsteemi väljavõtte. 1.3. Väljamaksete aruanne registreeritakse TTJA DHS-s PE poolt hiljemalt järgmisel tööpäeval alates selle saabumisest; 1.4. PE viib läbi kuludokumentide järelkontrolli 10 tööpäeva jooksul väljamaksete aruande saabumisest. 1.5. Kontrolli tulemusel täidab PE arvete kontroll-lehe (Lisa 4), võrreldes kuludokumente hankelepingus sätestatud tingimustega, Rail Baltic projekti tegevuste eelarvega ning üldiste CEF abikõlblikkuse kriteeriumitega; 1.6. Juhul, kui esitatud aruandes probleeme ei esinenud, teavitab PE sellest e-kirja teel tegevuse elluviijat hiljemalt 2 tööpäeva pärast aruande läbivaatamist; 1.7. Kahtluste tekkimisel tasutud kuludokumentide nõuetele vastavuse osas küsib PE tegevuse elluviijalt selgitusi. Juhul, kui tegevuse elluviija ei suuda piisavalt selgitada tuvastatud kõrvalekaldeid, teeb PE tegevuse elluviijale ettepaneku viia kuludokumendid ja tehtud kulutused kooskõlla hankelepingute või CEF rahastusotsuste nõuetega; 1.8. Juhul, kui toetuse saaja keeldub korrektuure tegemast, koostab PE kõiki asjaolusid kirjeldava seletuskirja, mis edastatakse RTT juhatajale läbi vaatamiseks ning allkirjastamiseks. Seletuskiri koos ettepanekuga finantskorrektsiooni läbi viimiseks saadetakse TTJA poolt KLIM-le rikkumise täiendavaks hindamiseks ning otsuse tegemiseks, kas algatada finantskorrektsiooni tegemine või mitte. 5. TTJA aruandlus TTJA esitab kontrolltoimingute teostamise kohta KLIM-le aruandeid iga poolaasta. PE koostab 1. poolaasta kohta hiljemalt 15. juuliks ning 2. poolaasta kohta hiljemalt 15. jaanuariks aruandeperioodil läbi viidud hangete eelkontrolli protseduuri osas Lisa 1 kohase hangete aruande. Koostatud aruande edastab PE RTT juhatajale kinnitamiseks, mille järel edastatakse aruanne KLIM-le ametliku kirjaga hiljemalt poolaasta 15. kuupäevaks. PE koostab 1. poolaasta kohta hiljemalt 15. juuliks ning 2. poolaasta kohta hiljemalt 15. jaanuariks aruandeperioodil läbi viidud hangete eelkontrolli protseduuri osas Lisa 1 kohase arvete aruande. Koostatud aruande edastab PE RTT juhatajale kinnitamiseks, mille järel edastatakse aruanne KLIM-le ametliku kirjaga hiljemalt poolaasta 15. kuupäevaks.  12 Välja arvatud erijuhtumite korral (nt vaidlus tegevuse elluviijatega) esitatakse mõlemad aruanded KLIM-le ühe dokumendina. 6. Kontrollprotseduuride uuendamine TTJA vaatab koostatud kontrollprotseduurid üle vähemalt iga nelja aasta tagant, vajadusel tihemini. Kontrollprotseduuride ülevaatamisel hinnatakse eelkõige seniste kontrolltoimingute tulemuslikkust ning antakse hinnang kontrolltoimingute piisavusele lähtudes muuhulgas Rail Baltic projekti riskijuhtimissüsteemist. Ülevaatuse käigus otsustatakse, kas kontrollprotseduurid vajavad uuendamist, või mitte. Erandjuhtudel, nagu JKS-i või muude Rail Baltic projekti elluviimist mõjutavate alusdokumentide muutmise järel algatatakse kontrollprotseduuride ülevaatamine TTJA PE poolt viivitamatult pärast alusdokumendi muudatuste jõustumist.