Tähtaja pikendamine

CIVITTA EESTI AS Registrikood 11092241 RIIA 24A, 51010 TARTU +372 735 2802 [email protected] Marika Priske Sotsiaalministeerium Gonsiori 29, 15027 Tallinn HANKELEPINGU TÄHTAJA PIKENDAMISE TAOTLUS 18.07.2018 Käesolevaga esitab Civitta Eesti AS, kui ühispakkujate volitatud esindaja, taotluse riigihanke viitenumbriga 173297 „Paikkondlike tervishoiu- ja sotsiaalteenuste integreerimise eelanalüüs ja pilootprojekti rakendamise kava koostamine“ hankelepingu tähtaja pikendamiseks kolme kuu võrra kuni 31.10.2017. Ülevaade projekti senistest tegevustest ja tähtaja pikendamise vajadusest on esitatud alljärgnevalt. Projekti eesmärgid Kavandatava Viljandi paikkondlike tervishoiu- ja sotsiaalteenuste integreerimise pilootprojekti (PAI) eesmärk on pakkuda koostöös erinevate teenuseosutajatega kokkulepitud kliendigruppidele nende vajadustest lähtuvaid efektiivseid ning integreeritud tervise- ja sotsiaalteenuseid, mille kohalik kättesaadavus on piisavalt oluline. PAI eelanalüüsi ja kavandamise ehk PAIK-projekti eesmärk on leida kliendigruppidele/persoonadele nende vajadustele vastav optimaalne uus teenusmudel, mis: 1. tagaks loogilise sisenemise ja ligipääsu teenustele; 2. täpsustaks teenusvaliku põhimõtted ja 3. integreeriks erinevad pakutavad lahendused ühtses teenusprotsessis. Ülevaade projekti kavandatud metoodikast ja teostatud tegevustest Etapilisus Projekt koosneb üldjoontes kolmest suuremast etapist: 1. olemasoleva olukorra kaardistamine, 2. uue protsessi visiooni kirjeldamine ja 3. juhtimismudeli kirjeldamine. Ajaliselt oli kavandatud viia 2. ja 3. etapp läbi paralleelselt. Antud projekti puhul oli juba ette teadaolevalt kõige keerukam sobilike metoodikate kasutamine ja omavaheline kombineerimine erinevates etappides. Sarnast projekti ei ole varasemalt Eestis läbi viidud ja vastav kogemus ning võrdlusvõimalus projekti ettevalmistamise ning lepingu planeerimise käigus seetõttu puudus. Riskide maandamise eesmärgil toodi igas etapis kasutatavate metoodikate kohta pakkumuses välja ka rahvusvahelised referentsid. Metoodikate omavahelise kombineerimise sh etappide teostamise ajalise järgnevuse ja kestuse osas polnud võimalik mujalt referentsi võtta ning läbirääkimiste käigus nii haiglalt kui Sotsiaalministeeriumilt saadud tagasiside alusel eeldati, et pakutav ajakava ning etappide rakendamise ajaline järgnevus on võimalik. BY EE LT LV MD RO RS RU UA  CIVITTA EESTI AS Registrikood 11092241 RIIA 24A, 51010 TARTU +372 735 2802 [email protected] Segmenteerimine ja sihtrühma valik Lähtuvalt esialgsest pakkumusest oli planeeritud segmenteerimine ja sihtrühmade valik teostada lähtuvalt nn Lynn’i väljatöötatud metoodikast, mida oli plaanis valideerida tuginedes olemasolevale statistikale. Pärast läbiviidud fookusgruppe kitsendati Lynn’i segmente viiele segmendile. Täiendav segmentide kitsendamine oli omakorda vajalik veel Tellija hinnangul, mille tulemusena kujunes projekti olulisemaks sihtrühmaks eakad (üle 60 aastased). Protsesside kirjeldused Lähtuvalt lähteülesandest pakkus töö teostaja välja metoodika, mille keskmes olid ümberkorraldamisele minevad protsessid ning nende parendamisest lähtuva juhtimissüsteemi väljatöötamine. Ümberkorraldamiseks valiti projekti algul järgnevad teenusprotsessid: • perearsti teenus, • ambulatoorne eriarsti teenus, • statsionaarne eriarsti teenus, • erakorralise meditsiini teenus, • ambulatoorne ja statsionaarne psühhiaatrilise abi ja lastepsühhiaatria teenus, • koduõendusteenus, • iseseisev statsionaarne õendusteenus, • sotsiaalnõustamise teenus, • kiirabiteenus, • töötervishoiuteenus, • koolitervishoiu teenus, • apteegiteenus. Probleemkohtade analüüs Teenuseosutajatega läbiviidud intervjuude ning teenuse tarbijatega läbi viidud fookusgrupiintervjuude tulemusena tuvastati ca 100 probleemi. Probleemid tulenevad põhiliselt teenuseosutajate omavahelisest vähesest suhtlusest. Olemasolev vähene suhtlus on enamasti mitteformaalne ja tugineb konkreetsete inimeste omavahelistel suhetel ja heal tahtel. Projekti üks suuremaid väljakutseid on need suhtluskanalid leida ja formaliseerida viisil, et need toimiksid alati ja kõigi abivajajate jaoks. Protsesside ümbermodelleerimise metoodika Tuvastatud probleemide põhjal töötas projekti töörühm välja metoodika teenuste protsessi ümbermodelleerimiseks ja kooskõlastas selle juhtrühmaga. Võttes eelduseks sotsiaalministeeriumi suunise, et pilootprojekti eeldatavad rakendajad oleks aktiivselt kaasatud, jõudis töörühm paikkondliku arendusprotsessi mudelini, mida võib nimetada ka rakkerühmade mudeliks. Mudeli põhjal on integreeritud teenuste arendamise loogiline järgnevus järgmine: tuvastatud probleemid viiakse vastavusse valitud segmentidega. Iga segmendi jaoks kutsutakse kokku iga teenusepakkuja konkreetsed inimesed, kes reaalselt nende inimestega kokku puutuvad – rakkerühm. Rakkerühmade põhimõte Rakkerühma eesmärk on sõnastada probleemid, mida tahetakse koos lahendada ning kasutades erinevaid disainimeetodeid kirjeldada ära tulevased protsessid ja vajalikud tugiteenused. Rakkerühma suurus on tavaliselt 5-10 inimest. BY EE LT LV MD RO RS RU UA  CIVITTA EESTI AS Registrikood 11092241 RIIA 24A, 51010 TARTU +372 735 2802 [email protected] Juhtimissüsteemi kirjeldus Rakkerühmades väljatöötatud lahenduste elluviimiseks on vajalik organisatsioon koos juhtimisprintsiipidega. Esialgne metoodika näeb ette koostöökogu moodustamise, kuhu lisaks rakkerühma juhtidele kuuluvad ka kaasatud organisatsioonide juhid. Koostöökogu eesmärk on rakkerühmades väljatöötatud lahenduste ühildamine teiste rakkerühmade lahendustega. Samuti otsustab väljapakutud lahenduste elluviimise prioriteedid ning ajakava. Metoodika kirjeldus Kirjeldatud arendusprotsessi mudeli metoodika valmib hiljemalt 15.08.2017. Metoodika testimine lõppes juuni viimastel nädalatel. Projekti pikendamise põhjendus Ülalkirjeldatud metoodika väljatöötamine, arendamine, sobivaima lahenduse leidmine ning ellurakendamise läbiproovimine on lõpule jõudnud. Uue metoodika abil on tööd teinud ja arendusettepanekuteni jõudnud juba kahe segmendi rakkerühmad. Töö käigus on jõudnud projekti osapooled arusaamisele, et juhtimismudeli kirjeldamine paralleelselt uue protsessi visiooni kirjeldamisega ei anna sisuliselt soovitud tulemust. Kvaliteetse tulemuse saavutamiseks on vajalik etapi 3 sisendina kasutada etapi 2 tulemust. See tähendab omakorda, et projekti ei ole võimalik lõpetada planeeritud ajakavas. Antud asjaolu selgus projekti ellurakendamise käigus ja seda ei olnud osapooltel võimalik ette näha, kuna analoogilise komplekssuse ja metoodikaga projekti ei ole varasemalt ei Eestis ega osapoolte teada ka välismaailmas ellu viidud. Kuna algselt paralleelseteks plaanitud etapid on mõistlik ellu viia järjestikku, on tegevuste lõpetamiseks vaja täiendavat kolme kalendrikuud (projekti maht ja sisu jääb samaks). Uuendatud ajakava on esitatud lisas 1. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Ander Ojandu Civitta Eesti AS juhatuse liige LISAD Lisa 1. Muudetud ajakava_18.07.2017 BY EE LT LV MD RO RS RU UA