Patendiameti juhendmaterjalide haldamise kord

KÄSKKIRI 27.05.2020 nr 1-1/20-14-O Patendiameti juhendmaterjalide haldamise kord Käskkiri kehtestatakse justiitsministri 28.01.2016 määruse nr 5 „Patendiameti põhimäärus“ § 15 punkti 3 alusel. 1. Eesmärk Käesolev kord määrab kindlaks Patendiameti juhtimissüsteemis kasutatavate asutusesisese ja asutusevälise päritoluga juhendmaterjalide (nt juhtimissüsteemi käsiraamat, protseduurid, korrad, eeskirjad, juhendid, vormid) kontrolli all hoidmise põhinõuded. 2. Kasutamisvaldkond ja vastutajad 2.1. Käesolev kord kehtib kõikide Patendiameti juhtimissüsteemis kasutatavate juhendmaterjalide (v.a. tõendusdokumentide) vormistamisel, kehtestamisel, ülevaatusel, kaasajastamisel, muutmisel, kättesaadavaks tegemisel ja vananenud juhendmaterjalide juhusliku kasutamise vältimisel. Samuti kehtib kord asutusevälise päritoluga juhendmaterjalide kontrolli all hoidmisel. 2.2. Käesoleva korra ajakohastamise eest vastutab juhiabi. 2.3. Peadirektor  määrab dokumendi eest vastutaja;  vastutab asutuse juhendmaterjalide kehtestamise eest. 2.4. Dokumendi eest vastutaja  vastutab oma vastutusvaldkonnas olevate juhendmaterjalide nõuetekohase vormistamise, sobivuse ülevaatamise, kooskõlastamise, kaasajastamise, muutmise, avaldamiseks suunamise ja vananenud versioonide kasutuselt kõrvaldamise eest. 2.5. Kõik töötajad  vastutavad käesolevas korras toodud nõuetest kinnipidamise eest oma vastutusala piires. 3. Dokumendi sisu 3.1. Juhendmaterjalide koostamine ja vormistamine 3.1.1. Ettepanekuid uute juhendmaterjalide loomiseks või olemasoleva muutmiseks võivad teha kõik asutuse töötajad. Uusi juhendmaterjale puudutavad ettepanekud teeb töötaja reeglina oma vahetule juhile, kes määrab loodavale dokumendile vastutaja. Asutuseüleste dokumentide puhul määrab dokumendile vastutaja reeglina peadirektor. 3.1.2. Kõik juhendmaterjalid (v.a. juhtimissüsteemi käsiraamat, protsessiskeemid, vormid ja ametijuhendid) vormistatakse käesoleva dokumendi eeskujul. 3.1.3. Juhendmaterjalid identifitseeritakse nende nimetuse ja kehtivuse kuupäeva alusel. 3.1.4. Enne käesoleva korra kehtestamist loodud juhendmaterjalide osas ei rakendata korras nõutud vormistamise nõudeid. 3.1.5. Patendiametis luuakse ja kehtestatakse juhendmaterjalid reeglina elektroonilisel kujul. 3.1.6. Juhendmaterjalid koostatakse eesti keeles, rahvusvaheliseks kasutamiseks mõeldud juhendmaterjalid on üldjuhul inglise keeles. 3.2. Juhendmaterjalide kooskõlastamine ja kinnitamine 3.2.1. Pärast juhendmaterjali valmimist saadab dokumendi eest vastutaja dokumendihaldusprogrammi (edaspidi DHSi) vahendusel dokumendi kooskõlastamiseks isikutele, keda juhendmaterjal puudutab või kes selle sisu koostamisel panustasid. Vastutaja määrab kooskõlastamiseks ka tähtaja. Kooskõlastamine toimub DHSis dokumendi juurde loodava töövoo kaudu, millesse on lisatud allkirjastajaks peadirektor. 3.2.2. Pärast kooskõlastamist täiendab vastutaja esitatud ettepanekute alusel juhendmaterjali ja saadab vajadusel täiendavale kooskõlastamisele. Kooskõlastatud dokument liigub DHS-is automaatselt juhendmaterjali kehtestamiseks peadirektorile. 3.2.3. Juhendmaterjalid ja vormid kehtestab reeglina peadirektor käskkirjaga. Pärast dokumendi kehtestamist korraldab dokumendi eest vastutaja kehtetu dokumendi asendamise kehtiva vastu siseveebis. DHSis on nähtav ka varasem versioon. 3.3. Juhendmaterjalide kättesaadavuse, hoidmise ja loetavuse tagamine 3.3.1. Dokumendi eest vastutaja korraldab pärast juhendmaterjali kehtestamist DHSi kaudu dokumendi avaldamise ja asjassepuutuvate isikute teavitamise. 3.3.2. Kõik kehtestatud juhendmaterjalid on kättesaadavad siseveebilehel. 3.3.3. Siseveebilehel on kehtestatud dokumendid avaldatud reeglina pdf-formaadis. Kehtivad juhendmaterjalid on siseveebilehel kaitstud muutmise ja kustutamise eest, kasutajad saavad dokumente lugeda ja välja printida. 3.3.4. Juhendmaterjalide varasemaid versioone on võimalik võrrelda DHSis, kus säilitatakse ka aegunud dokumente. 3.3.5. Kui dokumendi algne eksemplar on vaid paberil, siis see skaneeritakse ja tehakse kättesaadavaks analoogiliselt elektroonsetele juhendmaterjalidele. 3.3.6. Juhendmaterjalide loetavuse või säilimise probleemide korral informeerib kasutaja sellest dokumendi eest vastutajat. 3.3.7. Siseveebilehel ja DHSis salvestatud dokumendifailide ja andmete säilimise tagamiseks toimub andmete automaatvarundamine. Automaatvarundamise eest vastutab Registrite ja Infosüsteemide Keskus. 3.4. Juhendmaterjalide ülevaatus, kaasajastamine ja muutmine 3.4.1. Juhendmaterjalid vaatab üle dokumendi koostaja vastavalt vajadusele, kui on toimunud olulisi muudatusi õigusaktides, asutuse tegevuses jms. Reeglina viiakse juhendmaterjalide ülevaatus läbi vähemalt kord aastas. 3.4.2. Iga töötaja võib teha ettepanekuid juhendmaterjalide muutmiseks dokumendi eest vastutajale. Vastutaja otsustab dokumendi kaasajastamise vajalikkuse ning korraldab muudatuste sisseviimise. 3.4.3. Muutmisvajaduse korral viib dokumendi eest vastutaja dokumenti sisse muudatused ja saadab selle uuesti kooskõlastusringile.  Muudatuste korral antakse dokumendist välja uus peadirektori poolt allkirjastatud ja käskkirjaga kinnitatud dokument, millel on uus kehtivuse kuupäev. Muudetud dokumendi kooskõlastamine, kehtestamine, avaldamine ja asjaosaliste teavitamine toimub üldjuhul sarnaselt eelnenud dokumendi väljaandmisega. DHSis seotakse uus dokument varasema dokumendiga. 3.4.4. Vormil tehtud muudatust eraldi ei tähistata, muudatuse identifitseerimine toimub eelmise versiooniga võrdlemise teel. 3.4.5. Vananenud elektroonilisi dokumente säilitatakse DHSis (vt p 3.2.3.). 3.5. Asutusevälise päritoluga juhendmaterjalide ohje 3.5.1. Õigusaktid 3.5.1.1. Õigusaktide ilmumist ja muudatusi jälgivad juristid ja teavitavad muudatustest ameti asjassepuutuvaid töötajaid siseveebi vahendusel. 3.5.1.2. Viited seadustele / õigusaktidele tuuakse ära konkreetses dokumendis (vajadusel koos viidete/linkidega seonduvatele õigusaktile). Kui õigusaktide muutmine nõuab ka sisemiste juhendmaterjalide muutmist, siis edastatakse vastavasisuline ettepanek seonduva dokumendi eest vastutajale. 3.5.2. Standardid 3.5.2.1. Asutuse tegevuses kasutatavatele standarditele viidatakse siseveebilehel. 3.5.2.2. Pärast infot keskse ISO standardi uue versiooni kehtestamise kohta asendatakse Patendiametis vana versioon uuenenud versiooniga. 4. Seonduvad juhendmaterjalid Käesoleva korraga on seotud juhtimise käsiraamat, asjaajamiskord ja töökorralduse reeglid. 5. Rakendussätted 5.1. Tunnistan kehtetuks Patendiameti peadirektori 27.06.2019 käskkirja nr 1-1/19-24-O „Patendiameti juhendmaterjalide haldamise kord“. 5.2. Käesolevat haldusakti on võimalik vaidlustada, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtusse haldusmenetluse seadustikus sätestatud tähtaja jooksul, tingimustel ja korras. (allkirjastatud digitaalselt) Margus Viher Peadirektor