Palamuse muuseumi auditi aruanne

AUDIT nr 3_2025/KuM Riigiasutus Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi sisekontrollisüsteemi toimimine Siseauditi lõpparuanne Juuni 2025 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi SISUKORD I AUDITI ISELOOMUSTUS .................................................................................................. 3 II KOKKUVÕTE ..................................................................................................................... 5 III VALDKONNA ÜLEVAADE............................................................................................. 7 Sisekontrollisüsteemi toimimine Palamuse Muuseumis ....................................................... 9 4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus ........................................................ 13 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon sh avalik teave ........................................................ 17 4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh kogud .................................................................. 18 4.2.4. Personalijuhtimine ....................................................................................................... 21 4.2.5. Infotehnoloogia ............................................................................................................. 22 4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus........................................................................................... 23 Kultuuriministeeriumi siseaudit 2 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi I AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi siseauditi 2025. a tööplaan (kinnitatud kultuuriministri 07.02.2025 käskkirjaga nr 27) alusel viisime läbi auditi, milles hindame riigiasutuse Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi (edaspidi Palamuse Muuseum või Muuseum) sisekontrollisüsteemi toimimist. Hindamisel lähtume järgmisest alaküsimusest: kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada Palamuse Muuseumi tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine? Sisekontrollisüsteemi toimimist hinnatakse lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine Auditeeritav periood: 2022. kuni auditi toimingute lõpuni. Auditi ulatus: Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi sisekontrollisüsteem ja osutatavad teenused. Auditi läbiviimise aeg: 28.02.2025-12.05.2025. Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen Heiter ja SAO juht Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad:  Arne Tegelmann – direktor;  Merilin Piipuu - kultuuriväärtuste asekantsler;  Marju Reismaa –muuseuminõunik. Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseauditi standardeid, vt https://www.siseaudit.ee/et/iia-standardid. Siseauditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused:  analüüsisime Muuseumi tulemusi-saavutusi, töökorraldust, kliendirahulolu-uuringu tulemusi.  analüüsisime muuseumi kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente; kuidas toimib eelarve planeerimine ja täitmine;  viisime läbi täpsustavad intervjuud muuseumi töötajatega;  testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist, inventuuride korraldust;  hindasime Muuseumi sisekontrollisüsteemi toimimist. Kultuuriministeeriumi siseaudit 3 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi Aruande tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski Juhtkonna tegevus tase mõjus on adekvaatsed, sobivad on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid ja mõjusad parendused võivad olla võimalikud parendamist tuvastatud ükskikud on juhitud madal kuni mõningane vajadus vajav kontrollinõrkused keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole juhitud keskmine vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist kontrollinõrkused kuni kõrge kiireloomuliseks vajav tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul sobivad ja mõjusad kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname Muuseumi töötajaid, KuMi teenistujaid, auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. Kultuuriministeeriumi siseaudit 4 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi II KOKKUVÕTE Riigiasutus Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi sisekontrollisüsteem on auditeeritud ulatuses mõjus, parendustegevustega jätkatakse. Auditi käigus tehti kokku 9 tähelepanekut, millest 3 olid keskmise ja 2 madala olulisusega, 4 tähelepanekut kõrvaldati aruande projekti kooskõlastamisel. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele. Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Juhtimine ja administ- reerimine sh teabehaldus 5 4 Finantsarvestus, Töökeskkond ja 3,0 varade haldus sh turvalisus 4 3 4,5 kogud 2 Sisekontrollisüsteem on mõjus 1 (hinnang) 0 Tegelik Turundus ja Kommunikat sioon 4,0 Personal sh avalik teave 5,0 3,0 3,5 Hanked ja ostud, IT lepingud Positiivne praktika Muuseum viis ellu vajalikud muudatused auditi aruande projekti kooskõlastamisel.  muudeti töökorralduse reegleid ja kehtestati kõrvaltegevusest teavitamine RTIP vahendusel;  täiendati muuseumi kodulehte, lisades avaliku teabe seadusega nõutud info;  Transpordiametis registreeriti muuseumi 2 sõidukit ametisõidukiteks ja alustati segakasutuses oleva ametisõiduki osas erisoodustuse tasumist; läbipaistva arvestuse pidamiseks võeti kasutusele 3 kütusekaarti (igale sõidukile oma + hooldusinventarile);  koostati ja kinnitati sularahaeeskiri;  asutuse toimimisega seonduvad horisontaalsed ülesanded jaotati töötajate vahel direktori käskkirjaga. Määratleti IT ja infoturbe, töökeskkonnaspetsialist, isikuandmete kaitse, esmaabi eest vastutavad isikud. 2.Muuseumil on oma arengustrateegia, missioon ja visioon, mida asutakse uuendama 2025 IV kvartalis; iga- aastaselt koostatakse tegevuskava ja toimub ülesannete täitmise seire. 2024 viidi läbi külastajate rahulolu hindamine, mis on väga kõrge - keskmiselt 9,8 palli 10st. 3. Muuseumil on väike kollektiiv, kes on püsiv, pühendunud ning külastajatele suunatud. Mõeldakse, kuidas nähtavust ja külastatavust suurendada, sh olla ka aktraktiivne külastuskoht nii eestimaalastele kui ka väliskülalistele, nt lätlastele. 4. Infovahetus töötajatega on korraldatud (väike kollektiiv, vahetu suhtlus); kehtestatud ja töötajatele tutvustatud töökorralduse jmt reeglid (paberil ja allkirja vastu); 5. Eelarvestamine ja finantsarvestus toimib üldiselt nõuetele vastavalt v.a ametiautode arvestus ja sularahakassa eeskiri puudub; üle on võetud KuMi hankekord ja riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord; põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi; kulude kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi; kehtestatud on puhkuste, lähetuste korraldus, sh varade haldus toimib nõuetekohaselt RTIPis; 6. Lähtutakse KuMi haldusala infoturbe poliitikast, lisaks on kehtestatud asutusesisene IS-de kasutamise kord; Kultuuriministeeriumi siseaudit 5 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi 7. Tööohutus on muuseumi töötajatele tagatud v.a tuletõrjeõppusi ei ole läbi viidud; viiakse läbi töökeskkonna riskianalüüse, kehtestatud on hädaolukorra lahendamise plaan ja tuleohutusjuhend. Keskmise olulisusega tähelepanekud 1.Strateegiline planeerimine ja riskijuhtimine  Kehtiva arengustrateegia täitmist ei seirata, puuduvad sihttasemed;  Põhimäärus näeb ette, et muuseumil on kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, mida tegelikkuses ei eksisteeri;  Tegevusega seonduvate riskidega tegeleb direktor igapäevaselt, kuid need ei ole fikseeritud ega ka hinnatud;  Muuseumi reorganiseerimine on veninud üle 10. a. Soovitused muuseumile: 1) uue arengustrateegia koostamisel võtta eeskujuks sihtasutusena tegutsevatele muuseumidele seatud asutaja ootustest ja neile seatud võtmeindikaatoritest. Määratleda ka sihttasemed ning kooskõlastada arengustrateegia ministeeriumiga. 2) Edaspidiselt hinnata ka elluviimist ning koostada tegevusaruanne, mis hindaks ka arengustrateegia indikaatorite täitmist; 3) Iga-aastase eelarve ja tegevuskava koostamisel fikseerida ka olulised (kriitilisemad) tegevust mõjutavad riskid ning nende maandamistegevused. Soovitus ministeeriumile: jätkata reorganiseerimise plaaniga. Juhul, kui muuseum jätkab riigiasutusena, hinnata koostöös KuMiga nõukoja vajalikkust. Kui leitakse, et muuseumil ei ole vaja nõuandvat nõukoda, muuta ka vastavalt põhimäärust sh võtta välja punkt, et arengukava kooskõlastatakse ERMiga. Muuseum nõustus, vt TP 1 2.Teabehaldus  Muuseumi dokumendihaldus ei vasta õigusaktides toodud nõuetele ja toimub paberkandjal;  Muuseumil ei ole selge ka muu teabe süsteemne haldamine- puudub asutuse võrguketas. Soovitus: kaaluda võimalust minna üle dokumendihalduse- ja arhiiviga Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendi- ja arhiiviteenusele. Muuseum nõustus, vt TP 2. 3.Väikeostud, lepingud, ametiautode kasutus  Otseostude ja väikehangete korraldus vajab parendamist (puuduvad hinnapäringud ja võrdlevad pakkumused).  Sõlmitud lepingute üle koondülevaade puudub, ei ole leitavad dokumendihaldussüsteemist ega säilitata elektroonselt.  Muuseumi ametiautodega seonduv vajab korrastamist. Soovitused: 1) viia läbi kehtivate lepingute inventuur. Edaspidiselt sõlmida ja säilitada lepingud elektroonselt dokumendihaldussüsteemis. Lepingu lõppemisel lisada DHSi ka teenuse üleandmise -vastuvõtmise akt. 2) otse- ja väikeostude puhul viia läbi ka hinnapäringuid ning võetud pakkumused/hinnapäringud säilitada sõlmitud lepingu juures või luua vastav süsteem võrgukettal/Sharepointis. 3) sõiduk 072 MPD osas lisada kütusekulude arvestuseks FITEKsse sõidupäeviku väljavõte ja määrata Transpordiametis sõiduk üksnes ametiautoks. Edaspidiselt muuseumi sõidukite liisimisel, soetada sõiduk koos GPS seadmetega. Muuseum nõustus, vt TP 3 ja 6 Madala olulisusega tähelepanekud  Arenguvestlusi töötajatega ei ole läbi viidud, sh puudub üldistatud teave töötajate rahulolust;  Õigusaktidega ettenähtud võimalust töötajate motiveerimiseks (100 eur/kvartalis) ei kasutata;  Infotehnoloogia, sh infoturbe haldamise korraldust on vajalik tugevdada - täpsustada on vajalik kodulehe ja püsiekspositsiooni edasise haldamisega seonduv temaatika sh kas avaldatud andmed/teave kuulub Palamuse Muuseumile;  Tuletõrje – ja evakuatsiooniõppuseid ei ole toimunud. Soovitused: 1) Selleks, et saaks koondada probleemid ja murekohad ja mõelda lahendustele ning kaardistada töötajate koolitusvajadused, soovitame juhil pidada töötajatega kord aastas arenguvestlusi. 2) Töötajate pühendumuse ja motivatsiooni tõstmiseks, on võimalik kasutada õigusaktidega ettenähtud tööandja võimalust ja kompenseerida kuni 100 eur/kvartalis tervise edendamise kulusid. 3) pöörduda min-i infoturbejuhi poole ja konsulteerida IT/infoturbe korralduse parendamiseks. 4) korraldada tuleohutusõppused, sh evakueerumisõppused. Kaasata vajadusel tuleohutusega seonduvate tegevuste planeerimiseks ja läbiviimiseks asjatundja, ostes vajaminev teenus sisse. Tulemusena paraneb töötajate teadlikkus ja osatakse kriisiolukordades käituda. Muuseum nõustus, vt TP 7 ja 8 Kultuuriministeeriumi siseaudit 6 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi III VALDKONNA ÜLEVAADE Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum (edaspidi Palamuse Muuseum) on KuMi hallatav riigiasutus ja riigimuuseum muuseumiseaduse tähenduses. Palamuse muuseum on ainus Eesti kihelkonnakoolide ajalugu tutvustav muuseum, mis uurib, kogub, ja säilitab koolielu alates 17. sajandist kuni Eesti iseseisvumiseni. Süvenenumalt tutvustatakse kihelkonnakoolide toimimist Eestis läbi O. Lutsu „Kevade“. Samuti talletab muuseum kohalikku haridus- ja kultuuripärandit teaduslikel ja meelelahutuslikel eesmärkidel, lähtudes oma tegevuses loodussäästlikest ja keskkonnasõbralikest põhimõtetest. Muuseumi juhib direktor, kellega sõlmib tähtajalise töölepingu kuni viieks aastaks kultuuriminister. Muuseum on osakondadeta terviklik organisatsioon. Muuseumil on põhikirja § 5 kohaselt ka nõukoda, mida ei ole kokku kutsutud. Muuseumil on põhimäärus1, arengustrateegia2 ja iga-aastased tegevuskavad. Muuseumi põhiülesanne põhimääruse järgi on 19. sajandi kihelkonnakooliajaloo ja Oskar Lutsu „Kevadega” seotud kultuuriväärtusliku materjali kogumine, säilitamine, uurimine ning vahendamine hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel (vt põhimäärus § 3). Arengustrateegia missioon: ainus Eesti kihelkonnakoolide ajalugu tutvustav muuseum, mis tutvustab koolielu läbi O.Lutsu Kevade. Talletab kohalikku haridus- ja kultuuripärandit teaduslikel ja meelelahutuslikel eesmärkidest, lähtudes loodussäästlikest ja keskkonnasõbralikest põhimõtetest. Visiooniks on olla aktraktiivne ja innovaatiline kultuuri- ja haridusasutus. Digiteeritud kogud võimaldavad kõigil huvilistel MUISi kaudu ligi pääseda kooli ja haridust puudutavatele museaalidele. Tõusnud on kõigi teenuste ja külastajate arv. Õueala on täienenud ja avatud külastajatele sobilikus stiilis objektidega. TERE süsteemis on Palamuse Muuseumil üks teenus ja mõõdik: „Muuseumiteenus Palamuse Muuseumis“, eesmärk „Tagada muuseumikogu säilimine ja kättesaadavus erinevatele sihtgruppidele“. 2021 2022 2022 2023 2023 TERE mõõdik täitmine sihttase täitmine sihttase täitmine Tegevuskulu ilma hoonete 31 30 31 30 30 hoolduskuludeta 1 külastaja kohta Allikas: KuM SIO andmed, ekiri 07.03.2025 1 Palamuse Muuseumi põhimäärus, vastu võetud 08.07.2013, https://www.riigiteataja.ee/akt/110072013061 2 Palamuse Muuseumi arengustrateegia 2021-2025, kinnitatud direktori 31.12.2020 kk nr 43 Kultuuriministeeriumi siseaudit 7 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi Sisseostetud teenused: arvuti töökohateenus – RIT ehk Riigi IT Keskus; Finants- ja personaliarvestuse teenus – Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK. Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid:  Palamuse Muuseumi põhimäärus;  muuseumiseadus; riigihangete seadus, riigivaraseadus, avaliku teenistuse seadus; korruptsioonivastane seadus, avaliku teabe seadus; isikuandmete kaitse seadus; Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“;  muuseumi sisemised korrad ja juhised, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad jm;  IT: dokumendihaldussüsteem Webdesktop; SAP (raamatupidamistarkvara), Fitek arvete menetlemise süsteem; RTIP (lähetused, puhkused, majanduskulud, varad, sh inventuurid), muuseumide infosüsteem MUIS. Tabel 1. Palamuse Muuseumi finantsnäitajad 2022-2024 aastatel ja 2025 eelarve 2022 2023 2024 2025 Tulud kokku, sh 393 171,01 461 122,58 309 553,53 KUMi eraldatud eelarveline tegevustoetus 196 795,00 229 382,00 237 089,00 227 605 Kaupade ja teenuste müük (tegelik) 56 610,12 52 354,53 59 404,53 saadud kodumaised toetused (tegelik) 44 226,00 7 265,00 13 060,00 muud siirded riigiasutustelt (tegelik) 95 539,89 172 121,05 0 Kulud kokku, sh -328 653,62 -283 559,68 -373 181,80 tegevuskulud (tegelik) -319 720,25 -282 880,00 -330 769,37 investeeringud -8 139,00 0,00 -34 142,00 Käibemaksukulu tegevuskuludelt -794,37 -679,68 -8 270,43 Tulem 64 517,39 177 562,90 -63 628,27 Allikas: SAP BO EA000 RE täitmise aruanne Kultuuriministeeriumi siseaudit 8 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi IV AUDITI TULEMUSED Sisekontrollisüsteemi toimimine Palamuse Muuseumis 4.1 avalike teenuste osutamine Analüüsisime, milline on Palamuse Muuseumi omatulu teenimise võimekus ja kulud, sh kas võimalik on muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine. Selgus, et:  Palamuse Muuseumil endal on hea ülevaade aastate ja kalendrikuude lõikes, mis iseloomustab külastuste sessoonsust. Tooni annab mai/juuni, mil koolid korraldavad õppereise. Periood 2019 2024 keskmine külastajate arv on 15 034, kuid 2019 aasta külastuste tipptaset (24 709) ei ole senini suudetud saavutada. Palamuse Muuseumi külastajad 2019-2024 4500 4000 3500 Külastajate arv 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Allikas: direktori edastatud statistika, ekiri 06092025  kõrvutasime Palamuse Muuseumi näitajad teiste muuseumidega, kes asuvad samuti maakonnakeskustest eemal ja on analoogsed ja/või oma spetsiifikaga. Võrdlusesse võtsime A.H. Tammsaare Muuseum Vargamäel (sihtasutus, töötajate arv 5) ja Eesti Piimandusmuuseumi (sihtasutus, töötajate arv 7) ja Karilatsi Vabaõhumuuseum (riigiasutus, töötajate arv 5, Võru Instituudi koosseisus). Kahjuks Karilatsi kohta 2024 andmed aruande koostamise hetkel puuduvad.  Parema võrdluse saamiseks lisasime juurde 3 lisanäitajat, mida regulaarselt seiratakse asutaja ootuste kaudu sihtasutuste vormis tegutsevates muuseumides: a)Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR – kui palju kulutame 1 külastaja kohta. Mida rohkem külastajaid, seda väiksem on kulu; b) Ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR – efektiivsusnäitaja; c) Omatulu osakaal kogutuludest % - näitab iseteenimisvõimet. Muuseumi tulud koosnevadki peamiselt toetustest ja enda teenitud tuludest – s.o riigieelarve ja projektitoetused KULKAst, Muinsuskaitseametist, KOVst, HTMst vmt. Kultuuriministeeriumi siseaudit 9 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi I Tegevuskulu külastaja kohta vs ettevõtlustulu töötaja kohta aastas 2022 10000 40 38 35 8000 29 30 6000 24 25 20 4000 16 15 10 2000 4697 8087 8219 5128 5 0 0 Palamuse (R) Tammsaare Piimandusmuuseum Karilatsi (R) Vargamäel (SA) (SA) ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR 2023 9000 35 8000 30 29 7000 27 25 6000 23 5000 20 4000 16 15 3000 7479 8219 7100 4506 10 2000 1000 5 0 0 Palamuse (R) Tammsaare Piimandusmuuseum Karilatsi (R) Vargamäel (SA) (SA) ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR 2024 9000 35 8000 32 30 29 7000 26 25 6000 20 5000 15 4000 3000 8486 10 7705 7998 2000 5 1000 0 Palamuse Muuseum A.H. Tammsaare Muuseum EESTI (riigiasutus) Vargamäel (SA) PIIMANDUSMUUSEUM (SA) ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) *… Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Allikas: äriregistri maj. aasta aruanded, SAP BO aruanded ja KUM statistikatabelid Kultuuriministeeriumi siseaudit 10 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi Saab välja tuua, et:  Suurem tegevuskulude langus külastaja kohta toimus Piimandusmuuseumis (-12 eur). Tammsaare hoiab enam-vähem stabiilset taset, kuigi 2024 on kulud külastajatele suurenenud;  Palamuses on tagasilöök (+6 eur), kulud külastajatele on suurenenud. Samas on tõusnud lisandväärtus töötaja kohta. Tasub edaspidiselt suhtarvu seirata ning vastavalt mõelda tegevustele, mis aitaks külastatavust suurendada kui paratamatult ka kulud suurenevad. Optimaalne on hoida suhtarvuna 30 eur taset.  Ettevõtlustulu töötaja kohta püsib Palamusel keskmiselt 8010 eur juures, sama ka Tammsaare Muuseumil. Suurim hüpe on toimunud Piimandusmuuseumil, kus vähenenud töötajatega on suudetud omatulu kasvatada.  Kuna külastatavus on sesoonne, tasub Palamuse Muuseumil mõelda kas vähese külastatavuse kuudel (talvekuud), kulude kokkuhoidmise eesmärgil muuseum külastajatele mõnel päeval/kalendrikuul (jaanuar-märts) sulgeda ja/või avada üksnes suuremateks gruppideks. Tekiks võimalus valmistuda hooajaks ning tegeleda tegevustega, milleks muidu aega ei jää. Direktori kommentaar: Palamuse muuseum on talvekuudel (01.10 – 30.04 külastajatele suletud esmaspäeval ja pühapäeval, 01.05 – 30.09 oleme avatud kõik päevad. II Omatulu osakaal kogutuludest - iseteenimisvõime 2022 Muuseumi külastajad vs teenitud tulu 14000 30 12000 26 25 10000 20 8000 19 Arv 14 15 15 % 6000 4000 10 2000 5 0 0 Palamuse (R) Tammsaare Piimandusmuuseum Karilatsi (R) Vargamäel (SA) (SA) Külastajate arv Omatulu osakaal kogutuludest % 2023 Muuseumi külastajad vs teenitud tulu 14000 30 12000 26 25 10000 20 8000 18 17 Arv 15 % 6000 11 10 4000 2000 5 0 0 Palamuse (R) Tammsaare Piimandusmuuseum Karilatsi (R) Vargamäel (SA) (SA) Külastajate arv Omatulu osakaal kogutuludest % Kultuuriministeeriumi siseaudit 11 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi 2024 Muuseumi külastajad vs teenitud tulu 14000 22 12000 22 22 10000 21 8000 21 Arv 20 % 6000 20 20 4000 19 19 2000 19 0 18 Külastajate arv Omatulu osakaal kogutuludest % Allikas: äriregistri maj. aasta aruanded, SAP BO aruanded ja KUM statistikatabelid Saab välja tuua, et:  Palamuse omatulu osakaal jääb 11-20% vahele (kõikuv). Arvestades külastajate arvu kasvu, võiks olla parem, ulatudes vähemalt 25%. Eeldab ka muudatuste tegemist muuseumi hinnakirjas;  teistel muuseumidel jääb omatulu osakaal samuti ca 20% piiridesse. Riigiasutusel puudub otsene kohustus/vältimatu vajalikkus omatulu teenida, mistõttu on nad pigem orienteeritud pakkuda külastajatele avalikke teenuseid võimalikult soodsalt. Samas kui tõsta piletihinda, tekiks võimalus teenida rohkem omatulu, mida saab omakorda kasutada töötajatele hea töö eest premeerimiseks. Kultuuriministeeriumi siseaudit 12 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi 4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Eesmärgiks hinnata, kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada Palamuse Muuseumi tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine. Kriteerium:  Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine, kooskõlas Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 definitsiooniga. 4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus Kriteeriumid:  tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond;  tõhus strateegiline planeerimine ja planeeritu elluviimine, täitmise ja mittesaavutamise hindamine;  vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevuse;  regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhataja teadlikkuse organisatsiooni olukorrast;  toimiv dokumendihalduse ja teabehalduse funktsioon toetab organisatsiooni tegevust ja on kooskõlas õigusaktidega;  sõlmitud lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus ja organisatsiooni huvide kaitse;  organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski maandamiseks. Muuseumi juhib direktor, kellega on sõlmitud leping alates 01.04.2002, uus ametiaeg kuni 31.03.2027. Kuna tegemist on väikese asutusega, osakonnad puuduvad ja töötajad alluvad vahetult direktorile. Selgus, et: I. Strateegiline planeerimine ja riskijuhtimine  Riigiasutus Palamuse Muuseumi reorganiseerimise võimalikkust on plaanitud üle 10. aasta. Loodeti KOVi kaasamisele, mis aga ei õnnestunud.  Põhimääruse § 5 lg 4 järgi on muuseumil kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda. Direktori sõnul antud nõukoja formaat ei tööta, algaastatel isegi oli. Nüüd on muuseum üle 10. a olnud reorganiseerimise ootel ja nõukoda ei ole plaanis kokku kutsuda.  Põhimääruse § 3 lg 4 järgi koostab muuseum arengukava koos iga-aastase tegevuskavaga, kooskõlastab selle enne kinnitamist Eesti Rahva Muuseumiga (edaspidi ERM) ja esitab KuMile teadmiseks. KuMi muuseuminõuniku sõnul (e-kiri 06.02.2024) on põhimäärusesse jäänud see punkt ajast, kui ERMi enda põhimäärus nägi ette, et ERMis on omakultuuride osakond, mille põhiülesanne on maakondades tegutsevate riigimuuseumide, riigi sihtasutuse muuseumide ja riigile kuuluvat muuseumikogu kasutavate muuseumide nõustamine ning koostööl põhinevate arendusprojektide koordineerimine. Hiljem antud osakond ERMis likvideeriti. Seega pole ERMis enam Kultuuriministeeriumi siseaudit 13 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi kedagi, kes arengukavasid vaataks ja samas ka puudub sisuline põhjendus miks peaks ERM seda tegema. Maakonnamuuseumid teevad koostööd ERMiga, mitte ei ole alluvussuhtes. Vajalik oleks vastav säte tunnistada kehtetuks, kuid ollakse reorganiseerimise ootel.  Kehtiv arengustrateegia lõpeb 2025 ning vajalik koostada uus strateegia Kultuuri arengukava 2021-20303 ja eesmärkidest lähtuvalt.  Tegevuskavad ehk tööplaanid ja täitmise aruanded koostatakse iga-aastaselt. Tegevuskavades on märgitud tegevuste tähtajad ja vastutajad. Täitmise koondkokkuvõte tegevuste lõikes koostatakse kord aastas nn kirjeldavalt.  Arengustrateegias on fikseeritud mitmed indikaatoreid, mille täitmist tuleks jooksvalt seirata, et mõõta tulemuslikkust. Tegelikkuses täitmise aruanne ei sisalda ülevaadet arengustrateegias fikseeritud mõõdikute näitajatest või seatud eesmärkide täitmisest. Sihttasemeid ei ole määratletud, mistõttu ei saa ka trendi hinnata;  Auditi käigus küsisime direktorilt tagasisidet arengustrateegias välja toodud indikaatorite täitmisest, mis meile ka edastati. Ambitsioon oli arendustest ehitada uus 60m2 abihoone ja paadisild koos jalakäijate kaarsillaga, kuid see on jäänud rahastuse puudumise tõttu teostamata. Tegevusaruannet ehk sünteesitud tagasivaadet aastale riigiasutus ei koosta;  Muuseumi eesmärkide saavutamist ohustavaid riske hinnati arengustrateegia koostamisel, tegevusriskidega tegeleb direktor igapäevaselt, kuid need ei ole fikseeritud ega ka hinnatud.  Ministeerium on järk-järgult kehtestanud riigi asutatud sihtasutusena toimivatele muuseumidele asutaja ootused, kus muuseumide võtmenäitajad on kõigile ühetaolised. See aga ei kohaldu riigiasutusele, kuid võib rakendada mõõdikute seadmisel analoogiat. Olulisus Tähelepanek 1 Keskmine 1. Kehtiva arengustrateegia täitmist ei seirata, puuduvad sihttasemed; 2. Põhimäärus näeb ette, et muuseumil on kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, mida tegelikkuses ei eksisteeri. 3. Tegevusega seonduvate riskidega tegeleb direktor igapäevaselt, kuid need ei ole fikseeritud ega ka hinnatud. 4. Muuseumi reorganiseerimine on veninud üle 10. a. Risk: strateegiline planeerimine on formaalne protsess, mille eesmärgid ei ole kooskõlas Kultuur 2030. Soovitused muuseumile: 1) Uue arengustrateegia koostamisel lähtuda sihtasutusena tegutsevatele muuseumidele seatud asutaja ootustest ja neile seatud võtmeindikaatoritest. Määratleda ka sihttasemed ning kooskõlastada arengustrateegia ministeeriumiga. 2) Edaspidiselt hinnata ka elluviimist ning koostada tegevusaruanne, mis hindaks ka arengustrateegia indikaatorite täitmist; 3 Kultuuri arengukava 2021-2030, kinnitatud Vabariigi Valitsuse poolt 18.03.2021 Kultuuriministeeriumi siseaudit 14 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi 3) Iga-aastase eelarve ja tegevuskava koostamisel fikseerida ka olulised (kriitilisemad) tegevust mõjutavad riskid ning nende maandamistegevused. Soovitus ministeeriumile: jätkata reorganiseerimise plaaniga. Juhul, kui muuseum jätkab riigiasutusena, hinnata koostöös KuMiga nõukoja vajalikkust. Kui leitakse, et muuseumil ei ole vaja nõuandvat nõukoda, muuta ka vastavalt põhimäärust sh võtta välja punkt, et arengukava kooskõlastatakse ERMiga. Kommentaar: Nõustume. Sügisel 2025 toimub uue arengukava (2026 – 2030 ) koostamine ning soovitused võetakse arvesse. II. Teabehaldus sh asjaajamine  Palamuse Muuseumis on olemas nõutud sisemist töökorraldust reguleerivad korrad, mis on töötajatele kättesaadavad kohapeal ja paberkandjal. Ühist asutuse võrguketast, kuhu oleks koondatud tööks vajalik teave, ei ole olemas;  Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus, st kehtib Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Määruse peatükk 4 laieneb kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ning § 16 reguleerib dokumendihalduse korraldust, mille lõige 3 sätestab, et „asutus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt.“  Muuseumi dokumendihaldus ei ole elektrooniline. Muuseumi asjaajamine toimub paberil. Dokumendihaldussüsteemis Webdesktop registreeritakse dokumendid ning neile antakse vastavad reg. numbrid, kuid faile ennast WD-sse üles ei laeta.  DHS WebDesktop ei ole integreeritud tööprotsessidesse ning ei toeta muuseumi igapäevast asjaajamist. Töövõtted on ebaefektiivsed, tegevusi, mida teeb muuseumi töötaja, teeks automatiseeritud töövood. Suurem osa dokumendihaldusest ei toimu DHS-is, vaid e-posti teel, sealhulgas dokumentide välja saatmine.  Paberkandjal dokumendid on korrektselt süstematiseeritud ja paigutatud kaustikutesse. Töötaja võrgukettal olev failistruktuur on läbimõeldud ja korrastatud ning dokumentide otsimine ja leidmine on võimalik, kuid konkreetsete dokumentide leidmine tugineb isiklikule teadlikkusele, kuna võrgukettal olevatel failidel puudub DHS-i viide.  Direktor allkirjastab dokumendid üldiselt käsitsi. Paberdokumente hoitakse paberkaustades.  Asjaajamiskord on vananenud (aastast 2005) ja vajalik uuendada ning koostada teabehalduse kord.  Asutus ise ei ole DHS WD administraator. WD aastane kulu on 52 eur/kuus (624 eur aastas ilma km-ta) ja kokku soetatud 2 litsentsi. Praktikas kasutab WD-d 1 töötaja.  Palamuse Muuseum ei ole arhiivimoodustaja Rahvusarhiivi hindamisotsuse HO 28.12.2017 nr 5 1/17/68 järgi. Seega hävitatakse dokumendid säilitustähtaja möödumisel. Arhiiv on korrastatud. Olulisus Tähelepanek 2 Keskmine Muuseumi dokumendihaldus ei vasta õigusaktides toodud nõuetele ja toimub paberkandjal. Kultuuriministeeriumi siseaudit 15 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (DHS) registreeritakse dokumendid üksnes numbri saamiseks, reaalselt dokumente WD-sse üles ei laeta, vaid need on leitavad/säilitatakse pabertoimikutes. DHS ei ole töötajate hulgas kasutuses. Muuseumil ei ole selge ka muu teabe süsteemne haldamine- puudub asutuse võrguketas. Risk: ressursside dubleerimine; olulise teabe kadumise risk; mittevastavus õigusaktidega. Soovitus muuseumile: 1) Kaaluda võimalust minna üle dokumendihalduse- ja arhiiviga Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendi- ja arhiiviteenusele. Infolaud saab keskenduda põhitegevusele ning keskselt on tagatud dokumentide haldamine, DHS toetab tööprotsesse, dokumendid on nõuetekohaselt arhiveeritud (sh pabertoimikud kaovad!) avalik dokumendiregister on hallatud ja kontrollitud. RTK DA-teenus toetaks muuseumi töökorraldust ja muuseumi dokumendihaldus vastaks nõuetele. 2) Koostada ajakava ja määrata vastutaja, et isiklikult võrguketastelt saaksid dokumendid ümber tõstetud ühtsesse süsteemi, soovitavalt enne RIT ATK 2.0 rakendumist. Fikseerida põhimõte, et isiklikul võrgukettal või edaspidiselt Onedrives on isiklik teave, mis töötaja lahkumisel jäädavalt kustutatakse. Asutuse teave on ühiselt jagatud asukohas (kas võrguketas või Sharepoint) ja kuulub asutusele ning säilitamisele. Soovitus ministeeriumile: Jätkata asutuse nõustamist. Kuna DHS-i (WD) kasutamine on tihti KUMi hallatavatel riigiasutustel kitsaskohaks, on otstarbekas läheneda sellele tsentraalselt. RTK- l on olemas DHS-i WD haldamise ja teenuse osutamise võimekus. KUM võiks tellida asutustele keskse koolituse. Kommentaar: Nõustume. III Otseostud, väikehanked ja sõlmitud lepingud Kriteeriumid: Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja läbipaistvalt sõltumata ostu summast; Hanked on läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad sh väikehanked. Aluseks: Palamuse hankekord4  Palamusel on hankekord (04.09.2017 direktori käskkiri nr 9J). Otseost on alla 5000 EUR ost ja väikeostud (alla 30 000 EUR). Mõlemal juhul tuleb järgida riigihangete seaduse üldpõhimõtteid ja teostada turuvõrdluse saamiseks hinnapäringud. Selgus, et võrreldavaid pakkumusi üldjuhul ei võeta ega säilitata keskselt sõlmitud lepingu juures.  Sõlmitud lepingud ei ole leitavad elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemist.  Kehtivate lepingute üle koondülevaadet ei ole. Nt mõni leping on aastast 2002 nn tähtajatu ja leiti koostööpartneri juurest (Kudina Tankla, leping EEKs). Olulisus Tähelepanek 3 Keskmine 1. Otseostude ja väikehangete korraldus vajab parendamist (puuduvad hinnapäringud ja võrdlevad pakkumused). 4 Kinnitatud 04.09.2017 direktori käskkirjaga nr 9J Kultuuriministeeriumi siseaudit 16 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi 2. Sõlmitud lepingute üle koondülevaade puudub, ei ole leitavad dokumendihaldussüsteemist ega säilitata elektroonselt. Risk: mittevastavus riigihangete seaduse üldpõhimõtete järgimisel (läbipaistvus, kontrollitavus, konkurentsi edendamine); olulise teabe kadumise risk. Soovitused muuseumile: 1) viia läbi kehtivate lepingute inventuur. Tähtajatuid lepinguid ei saa riigiasutus sõlmida (maksimaalselt 3. aastat). Edaspidiselt säilitada lepingud elektroonselt dokumendihaldussüsteemis. Lepingu lõppemisel lisada DHSi ka teenuse üleandmise - vastuvõtmise akt. 2) otse- ja väikeostude puhul viia läbi ka hinnapäringuid ning võetud pakkumused/hinnapäringud säilitada sõlmitud lepingu juures või luua vastav süsteem võrgukettal/Sharepointis. Kommentaar: Nõustume. IV. Korruptsiooni ennetamine  Palamuse Muuseum on üle võtnud KuMi hankekorra põhimõtted, milles on sätestatud huvide konflikti definitsioon, selle ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel. Riigihankeid Palamuse Muuseumis viimastel aastatel ise läbi ei ole viinud;  Töötajate kõrvaltegevustest teavitamise süsteemi muuseumis ei ole.  Kontrollisime töötajate seotud isikuid äriregistristi andmetega. Tehinguid töötajatega seotud isikutega ei tuvastanud, direktor on teadlik piirangutest.  Leidsime 2 tehingut, kus teenust oli tellitud direktoriga seotud isikult ja mille arve ka direktor ise kinnitas. Tegemist oli muuseumile vajaliku majutusteenuse ostmisega lähedal seisvast MTÜst Eesti Evangeelse Luterliku Kiriku Palamuse Püha Bartholomeuse Kogudusest. Direktor nõustus märkusega, edaspidiselt suunab arved kinnitamiseks ministeeriumile. Olulisus Tähelepanek 4 Keskmine 1. Kõrvaltegevustest teavitamist ei toimu. 2. Direktor on ametiisik korruptsioonivastase seaduse mõistes, mistõttu on keelatud tehingud iseenda või seotud isikutega. Risk: huvide konflikti ja korruptsiooni ennetamine; mittevastavus korruptsioonivastase seadusega (§ 11) Soovitused: 1) soovitame töökorralduse reeglites fikseerida kõrvaltegevustest teavitamise põhimõtted ning kasutada edaspidiselt teavitamisel RTIPi võimalusi; 2) direktoril edaspidiselt mitte kinnitada ise arveid endaga seotud isikuga, vaid suunata arve kinnitamiseks ministeeriumile. Kommentaar: Nõustume. Töökorralduse reeglites vastav punkt lisatud ( käskkiri lisatud aruande projektile) 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon sh avalik teave Kriteeriumid:  Sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi tugevdamist; Kultuuriministeeriumi siseaudit 17 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi  kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke ja teenuste osutamist; ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt;  avaliku teabe seaduses nõutud teave on avalikustatud;  organisatsioon on avalikkuse silmis vajalik ja usaldusväärne, mõjukas partner. Selgus, et:  Palamuse Muuseumis toimuvad koosolekud vajaduspõhiselt, peamiselt suheldakse näost näkku (väike asutus). Töö paremaks korraldamiseks on kasutusele võetud Excel, kuhu märgitakse üritused, töötajate puudumised, asendamiseks jm oluline info.  Teenuste paremaks turundamiseks on muuseum liitunud SA Tartumaa Turism (Lõuna- Eesti turimiklaster) ja käib aktiivselt messidel.  2023 osales muuseum välisturu võimekuse programmis ja kaardistas muuseumi võimalused välisturistide suurendamiseks ja seadis eesmärgiks suurendada muuseumi tuntust läti turistide (perede) hulgas.  2024 viis muuseum läbi ka külastajate rahulolu küsitluse. Kokku vastas 326 külastajat, keskmine hinnang 10 pallilisel skaalal 9,8. Huvitav nüanss, et üksnes 17,7% osalesid rahulolu küsitluses QR-koodiga, enamik vastas paberkandjal.  Avaliku teabe seaduse § 28 kohaselt peab riigiasutus avalikustama teatud teabe oma kodulehel. Puudu on arengukava, tegevuskava ja eelarve täitmise aruanded. Töötajate telefoninumbrid eraldiseisvalt ei ole avalikustatud kuna võimalik on kirjutada või helistada üldnumbril. Olulisus Tähelepanek 5 Madal Muuseumi kodulehel ei ole avalikustatud kogu teave, mis on nõutud avaliku teabe seadusega Risk: avaliku teabe läbipaistvus Soovitused: lisada kodulehele info, mis kajastaks nii kinnitatud eelarvet kui ka arengukava, tegevuskava ja eelarve täitmise aruandeid (käimasolev, eelnev ja üle-eelmine aasta). Kui dokumendihaldus on muutunud elektrooniliseks, lisada kodulehele link registrile, mille kaudu on võimalik näha kogu avalikustamisele kuuluvat teavet. Kommentaar: Nõustume. Kogu vajalik info kodulehele lisatud. 4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh kogud Kriteeriumid:  Eelarvestamine/ planeerimine ja finantsarvestus toimib vastavalt nõuetele;  Varade, sh kogude arvestus/inventeerimine toimub vastavalt nõuetele;  Omatulu teenimine on tulemuslik;  Sularahakassa töökorraldus vastab nõuetele; Kultuuriministeeriumi siseaudit 18 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi Regulatsioon: KuMi raamatupidamise sise-eeskiri5, , KuMi riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord6, Palamuse Muuseumi töökorralduse reeglid7 ; kogumispõhimõtted8 Selgus, et:  Muusemikogude üle teostab järelevalvet Muinsuskaitseamet (varasemalt KuM) muuseumiseaduse § 22 ja 23 kohaselt. Viimane järelevalve viidi läbi 2014. aastal. Muuseum ise viib läbi korralisi inventuure, järgides 5. a tsüklit: igal aastal inventeeritakse konkreetne kogu tervikuna;  Iga-aastase muuseumi eelarve koostab direktor, kes seirab eelarve täitmist.  Kehtiva KuM rmtp sise-eeskirja p 10.2.2. (Laieneb Palamusele) kohaselt: Sularahakassat omav asutus koostab sularahakassa eeskirja määrates selles kassa maksimaalse limiidi, e- Riigikassas asuvale pangakontole inkasseerimise korra ning kassa dokumenteerimise, inventeerimise ja turvanõuded. Asutuses ei ole sularahakassa eeskirja. Varaline vastutus on fikseeritud töökorralduse reeglites punkt 10.2; ootamatuid sularaha inventuure ei toimu.  Kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel - direktor kinnitab arve, lisab vajadusel aktid ja lõpliku kinnituse annab RTK spetsialist.  Kulujuhtimiseks on eArvekeskuses (Fitek) süsteem kehtestatud, kuid org-i väiksust arvestades ei ole kulujuhte määratud, st arveid menetleb direktor.  Palamuse Muuseumis jagunevad tegevuskulud suurusjärgus 70% personalikuludeks ja 30% majandamiskuludeks. Investeeringud sõltuvad riigi eraldistest.  Varade moodul on RTIPis kasutuses, nii põhivara kui väikevahendite üle peetakse korrektset arvestust, toimuvad iga-aastased inventuurid.  Muuseumil on kaks sõiduautot. Sõiduk 274 FJJ on direktori ainukasutuses. Teisisõnu võib sõiduautot kasutada era ja ametisõitudeks, aga maksma peab ka erisoodustust. Vt. https://emta.ee/ariklient/maksud-ja-tasumine/tulumaks-ja- sotsiaalmaks/erisoodustused/erisoodustuse-maksustamise-kord Selgus, et erisoodustust ei olnud arvestatud. RTK tegi vastavad parandused ja alates jaanuarist 2025 on erisoodustusmaksu arvestust korrigeeritud.  Direktori lepingus on fikseeritud ka piirmäär. Lepingu punkt 3.3.2 Tööandja kehtestab asutuse poolt töötaja kasutusse antud sõiduauto kütuse tarbimise piirnormiks 100 eurot kalendrikuus. Direktori selgituste kohaselt on see määratud üksnes erasõitude tarbeks. Sõnastus lepingus viitab ametisõiduki ühes kalendrikuus toimuva kütuse tarbimise piirmäärale kokku. Tegelikkuses on antud piirmäära kalendrikuudes ületatud. RTK ei tea direktorile määratud piirnormist. 5 Kultuuriministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri, viimane kehtiv kinnitatud kultuuriministri 23.12.2024 käskkirjaga nr 220; 6 Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord, kinnitatud kultuuriministri 04.06.2024 käskkirjaga nr 95 7 Direktori 21.08.2023 käskkiri nr 7J 8 Direktori 28.12.2022 käskkiri nr 3J Kultuuriministeeriumi siseaudit 19 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi  Muuseumi teine ametisõiduk 072 MPD on kõikide kasutuses, peetakse sõidupäevikut ja garazeeritud Palamuses. Transpordiameti kodulehelt kontrollides ei ilmne, et tegemist on ainult ametiautoga. Vajalik teha vastav märge, sellisel juhul ei ole vajalik maksta erisoodustust.Vt ka https://emta.ee/ariklient/maksud-ja-tasumine/tulumaks-ja- sotsiaalmaks/erisoodustused/soidupaeviku-pidamine  Ametisõidukitega seoses tekivad kütusekulud. Selleks kasutatakse lähedal asuva Kudina Tankla OÜ kütust, kellega on sõlmitud leping. Leping ütleb, et lisaks arvele edastatakse asutusele tankimislehed. Hetkel ei ole FITEKsse lisatud kütuse tarbimise ajalugu: mis kuupäeval ja kellaajal, mitu liitrit ja mis tüüpi kütust võeti. Sõiduautode ja murutraktori kütuse vahelise jaotuse määrab direktor. Kuid puudub selgus, millest lähtuvalt jaotus tehti. Sõiduauto 072 MPD tarbimist võiks tõendada sõidupäevik, kuid sõiduki 274 FJJ sõitude üle arvestust ei ole. Autodel puuduvad ka GPSid. Olulisus Tähelepanek 6 Keskmine 1.Muuseumi ametiautodega seonduv vajab korrastamist: a) Sõiduk 274 FJJ, mis on segakasutuses (tegelikkuses direktori kasutuses)- alustati erisoodustusmaksu tasumist. Direktorile määratud kütuse limiit vajab ülevaatamist, sest esineb ületusi. b) Sõiduk 072 MPD – vajalik määrata ametisõidukiks. c) Kütuse arvete alusel toimuv jaotus autod vahel ei ole läbipaistev ja kontrollitav. 2.Muuseumi sularaha korraldus vajab parendamist – puudub sularahaeeskiri. Risk: maksurisk, riigi raha läbipaistev ja korrektne kasutamine Soovitused: 1) sõiduk 072 MPD osas lisada kütusekulude arvestuseks FITEKsse sõidupäeviku väljavõte ja määrata Transpordiametis sõiduk üksnes ametiautoks. 2) edaspidiselt muuseumi sõidukite liisimisel, soetada sõiduk koos GPS seadmetega; 3) kütuse arvete juurde lisada täpsem tankimise ajalugu ja selgitus, kuidas tekib kütusekulude jaotus autode vahel; 4) direktorile määratud kütusekulu piirmäära osas pidada min-ga läbirääkimisi ja muuta vajadusel lepingu sõnastust. Leppida kokku, kes kontrollib limiidist kinnipidamist; 5) koostada nõutud sularaha eeskiri ja viia läbi ootamatuid sularaha inventuure. Kommentaar: Nõustume. Sõidukid on Transpordiametis määratud ametiautodeks. Alates 1.juunist 2025 kasutusele võetud kolm kütuse tankimise kaarti (1) 274 FJJ tarbeks, (2) 072 MPD tarbeks ning (3) kompaktlaaduri, murutraktori, muruniiduki, trimmeri, sae tarbeks). Sularahaeeskiri koostatud ( käskkiri lisatud aruande projektile). Kultuuriministeeriumi siseaudit 20 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi 4.2.4. Personalijuhtimine Kriteeriumid:  ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisele;  värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt asutuse vajadustele;  töötajate hindamine tagab töötajate arengu ning vastavuse nõuetele;  personali areng toetab kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist;  motivatsioonipoliitika tagab vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust;  tegeletakse võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt töötajatelt põhjuste kohta;  tagatud töötajate regulaarne puhkuste korraldus. Regulatsioon: töökorralduse reeglid, 2025 lisatasude ja toetuste maksmise kord9, töölähetuse kord10 Selgus, et:  Personaliteemadega tegeleb direktor. Probleemiks on kujunenud lisanduvate tööülesannete jaotamine töötajate vahel. Uued tööülesanded ei fikseerita ametijuhenditega, seeläbi konkreetset vastutajat ehk ülesande täitjat ei ole. Nt on täpsemalt reguleerimata, kes vastutab asutuses IT, infoturbe, isikuandmete kaitse, esmaabi, töökeskkonna, rikkumisest teavitamise jm. Kui konkreetset vastutajat ei ole, vastutab asutuse juht.  Muus osas on töötajatel ametijuhendid, kus on fikseeritud ametikoha eesmärk, põhinõuded, tööülesanded, vastutus ja õigused. Ametijuhenditest enamus on aastast 2023 ja hiljem.  Arenguvestluseid läbi ei viida. Muuseumi väiksust arvestades personali rahulolu uuringut läbi viidud ei ole.  Eelarveliste vahendite olemasolul on võimalik saada koolitusi, kirjutatakse projekte jmt. Lähetuste ja muude majandamiskulude hüvitamiseks kasutatakse RTIPi. Koolitustele registreerimine ei toimu RTIPis;  Puhkuste vormistamine toimub samuti läbi RTIPi, kus määratakse ka asendaja puhkuse perioodiks.  Direktor on kinnitanud 2025 lisatasude ja toetuste määramise korra. Punkt 5 ütleb: Kõikidele muuseumi töötajatele ühesuguse põhimõtte alusel makstavaid ühekordseid lisatasusid, preemiaid ja toetusi makstakse samal alusel ka asutuse juhile ning sel juhul ei rakendata punkt 3 piiranguid. Direktor ei saa iseendale preemiaid, toetusi määrata. Kõik lisatasud vmt otsustab tööandja ehk vastavalt lepingule kultuuriminister.  Tööandja võimalust, hüvitada tervise edendamiseks töötajatele 100 eur kvartalis, ei kasutata. Vt täpsemalt: https://emta.ee/ariklient/maksud-ja-tasumine/tulumaks-ja- sotsiaalmaks/erisoodustused/tervise-ja-spordikulud 9 kinnitatud 10.01.2025 direktori käskkiri nr 1J 10 Kinnitatud 25.05.2023 direktori käskkiri nr 6J Kultuuriministeeriumi siseaudit 21 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi  Töötajale kompenseeritakse nägemisteravuse kompenseerimiseks kuni 150 eur/aastas11 Olulisus Tähelepanek 7 Madal 1.Asutuse toimimisega seonduvad horisontaalsed ülesanded on töötajate vahel jaotamata. Nt kes vastutab asutuses IT, infoturbe, isikuandmete kaitse, esmaabi, töökeskkonna, rikkumisest teavitamise jm. 2.Arenguvestlusi töötajatega ei ole läbi viidud, sh puudub üldistatud teave töötajate rahulolust. Õigusaktidega ettenähtud võimalust töötajate motiveerimiseks (100 eur/kvartalis) ei kasutata; 3. Direktori koostatud lisatasude määramise kord ei saa laieneda asutuse juhile; 4. Töötajad koolitustel käivad, kuid registreerimiseks ei kasutata RTIPi moodulit. Risk: õigusaktidega mittevastavus; töötaja pühendumuse langus; asutuse arengu seisak. Soovitused: 1) Vaadata üle ametijuhendid ja ülesannete jaotus asutuses, kokkuleppel töötajaga leppida kokku uutes tööülesannetes. Nt määrata vastutaja direktori käskkirjaga. 2) Selleks, et saaks koondada probleemid ja murekohad ja mõelda lahendustele ning kaardistada töötajate koolitusvajadused, soovitame juhil pidada töötajatega kord aastas arenguvestlusi. 3) Vaadata üle 2025. a lisatasude kord ja võtta sealt välja sõna „laieneb ka asutuse juhile“. Asutuse juhile ehk direktorile määrab preemiad, toetused tööandja ehk kultuuriminister; 4) Töötajate pühendumuse ja motivatsiooni tõstmiseks, on võimalik kasutada õigusaktidega ettenähtud tööandja võimalust ja kompenseerida kuni 100 eur/kvartalis tervise edendamise kulusid. 5) Võtta maksimaalselt kasutusele RTIPi võimalused sh koolituste moodul. Võimaldab asutusel saada hea ülevaate saadud koolitustest. Kommentaar: Nõustume. Vastutajad määratud käskkirjaga ( käskkiri lisatud aruande projektile). Lisatasude kord muudetud ( käskkiri lisatud aruande projektile). 4.2.5. Infotehnoloogia Kriteeriumid:  IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud;  jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades organisatsiooni eesmärke saavutamist;  IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt;  organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt kaitstud varguste ja kahjustamise eest;  IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul mahus, mis tagab organisatsiooni tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta;  kasutuses olevad IS-d (MUIS, SAP, Webdesktop) aitavad kaasa asutuse eesmärkide saavutamisele ning on kasulikud/vajalikud töövahendid. 11 Direktori 10.01.2025 käskkiri nr 2J Kultuuriministeeriumi siseaudit 22 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi Regulatsioon: KuMi haldusala infoturbe poliitika12, Palamuse Muuseumi infosüsteemide kasutamise kord13 Selgus, et:  lähtutakse KuMi haldusala infoturbe poliitikast, lisaks on kehtestatud asutusesisene infosüsteemide kasutamise kord, kus sisalduvad infosüsteemide haldamise põhimõtted, infoturbeintsidentide lahendamine jm;  iga-aastaselt viib KUM asutuses läbi infoturbetesti, milles osales 67% töötajatest;  Probleemiks on kujunenud Palamuse Muuseumi kodulehe ja loodud püsiekspositsiooni edasine haldamine sh kellele kuuluvad andmed, filmid jmt. Hetkel on leping LimeGrow OÜga, aastane kogukulu 725 eur (ilma km-ta). Olulisus Tähelepanek 8 Madal Infotehnoloogia sh infoturbe haldamise korraldust on vajalik tugevdada. Määratlemata, kes vastutab IT ja infoturbe korralduse eest. Täpsustada on vajalik kodulehe ja püsiekspositsiooni edasise haldamisega seonduv temaatika sh kas avaldatud andmed/teave kuulub Palamuse Muuseumile. Risk: turvarisk, IT risk Soovitus: pöörduda min-i infoturbejuhi poole ja konsulteerida IT/Intoturbe korralduse parendamiseks. Kommentaar: Nõustume. IT ja infoturbe eest vastutav isik määratud ( käskkiri lisatud eelmise punkti juurde) 4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus Kriteeriumid:  organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud nõuetekohaselt;  töötajate turvalisus on tagatud. Regulatsioon: Palamuse Muuseumi töökorralduse reeglid, hädaolukorra lahendamise plaan14 tulekahju korral tegutsemise plaan15, töökeskkonna riskianalüüs16 Selgus, et:  töökorralduse reeglites on viited töötervishoiu, tööohutuse, ja tuleohutuse eraldiseisvatele juhistele, mis on olemas ja töötajatele allkirja vastu tutvustatud (paberkandjal allkirjalehed); 12 Kultuuriministeeriumi haldusala infoturbe poliitika, kinnitatud kultuuriministri 13.07.2023 kk-ga nr 171 13 Kinnitatud 29.03.2018 direktori käskkiri nr 8J 14 Koostatud 2010 15 Kinnitatud 25.08.2023 direktori käskkiri nr 9J 16 Koostatud aprill 2019 Kultuuriministeeriumi siseaudit 23 AUDIT nr 3_2025/KuM Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseumi  viimane töökeskkonna riskianalüüs läbi viidud 2019, uuendused 2021. a tulenevalt Covid kriisist;  Tuleohutuse – ega evakuatsiooniõppusi ei ole muuseumis läbi viidud. Olulisus Tähelepanek 9 Madal Tuleohutuse – ja evakuatsiooniõppuseid ei ole toimunud. Risk: oht varale ja inimesele Soovitus: korraldada tuleohutusõppused, sh evakueerumisõppused. Kaasata vajadusel tuleohutusega seonduvate tegevuste planeerimiseks ja läbiviimiseks asjatundja, ostes vajaminev teenus sisse. Tulemusena paraneb töötajate teadlikkus ja osatakse kriisiolukordades käituda. Kommentaar: Nõustume. Õppus viiakse läbi IV kvartalis 2025. /kuupäev ja allkiri digitaalallkirjas/ Krista Nelson Avaliku sektori üksuse siseaudiitor 1009 siseauditi juht Kultuuriministeerium Kultuuriministeeriumi siseaudit 24