Eesti Rahva Muuseumi auditi aruanne

AUDIT nr 2_2025/KuM Riigiasutus Eesti Rahva Muuseumi sisekontrollisüsteemi toimimine Siseauditi lõpparuanne Juuni 2025 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum SISUKORD KOKKUVÕTE ......................................................................................................................... 3 I VALDKONNA ÜLEVAADE ................................................................................................ 6 II AUDITI ISELOOMUSTUS ................................................................................................ 9 Kultuuriministeeriumi siseaudit 2 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum KOKKUVÕTE Riigiasutus Eesti RahvaMuuseumi sisekontrollisüsteem on auditeeritud ulatuses parendamist vajav. Auditi käigus tehti kokku 9 tähelepanekut, millest 7 olid keskmise ja 2 madala olulisusega. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele. Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Detailsemalt vt aruande lisa 1 Sisekontrollisüsteem on mõjus (hinnang) Tegelik Juhtimine ja administ- reerimine sh teabehaldus Töökeskkond ja 3,0 4,5 Finants, varade turvalisus haldus sh kogud 4 Turundus ja 4,0 3,0 Personal Kommunikatsioon 4 4,0 Hanked ja ostud IT Positiivne praktika 1. ERMi arengukavas on mh kirjeldatud ERMi väärtused ning strateegilised eesmärgid, võtmenäitajad ja sihttasemed. ERMi 12-liikmeline nõuandev koda koguneb 2 korda aastas. Nõukoja juures tegutseb kuni viieliikmeline teadusnõukogu. 2. Regulaarselt (2-3 korda kuus) toimuvad juhtkonna koosolekud ja protokollid on töötajatele kättesaadavad intranetis ja DHS-is. Asjaajamine toimub valdavalt elektroonselt. Lepingud registreeritakse DHS-is Webdesktop. 3. ERMi eelarve koostatakse majasisese eelarve koostamise ja täitmise eeskirjale. Eelarvete sisendi esitamise eest finantsjuhile vastutavad eelarveüksuste juhid. Majandamiskulude väljamaksmise aluseks olevad dokumendid kinnitatakse vastava eelarveüksuse juhi poolt e-arvete keskkonnas Fitek või riigitöötaja infoportaalis RTIP. E-arvete keskuse kinnitusringide koosseisud on määratud direktori käskkirjaga. Kehtib 4-silma printsiip arvete kooskõlastamisel, direktor kinnitab arveid alates 5000 eur. 4. Varade moodul on RTIPis kasutuses, põhivaradele ja väikevaradele määratud RTIPis vastutajad, varad on arvele võetud. Iga-aastaseid põhi- ja väikevahendite inventuure viiakse läbi. Sularahakassa inventuurid on läbi viidud vastavalt sularahakassa eeskirjale. 10 aasta jooksul on inventeeritud kõik ERMi museaalid. 5. ERMi töötajatel on ametijuhendid, kus on fikseeritud aruandlusliinid. Puhkuste, koolituste ja lähetuste vormistamine toimub läbi RTIPi. 6. ERMi hankekord reguleerib mh riigihangete planeerimist, alla lihthanke piirmäära jäävate asjade/teenuste ostmist, huvide konflikti ennetamist ja ärahoidmist riigihankel. Kultuuriministeeriumi siseaudit 3 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum 7. Sisekommunikatsioonis on kasutuses kasutuses intranet HOOV, võrgukettad ja WebDesktop DHS, MS Outlook, MS Teams. Paar korda aastas toimuvad majakoosolekud, kus käsitletakse kogu maja puudutavaid teemasid. 8. Töökeskkonna riskianalüüsid on läbi viidud 2020. ja 2021. a. Kinnitatud on tulekahju korral tegutsemise plaan ning koostatud ERMi ohuplaan. Kinnitatud on töökeskkonnanõukogu koosseis, töökeskkonnaspetsialist ja töökeskkonnavolinikud ja esmaabiandjad. Keskmise olulisusega tähelepanekud 1. Strateegiline planeerimine a. ERMi struktuuriskeem ei vasta põhimääruses kirjeldatud struktuurile. b. Arengukavas 2021-2025 kirjeldatud arengueesmärgid ja nende näitajad ei ühti TERE teenuskaardi näitajatega. Tegevuskavad ei ole koostatud lähtuvalt arengukavast ühtsetel põhimõtetel ning ei teki tegevuskava koondi, mida süsteemselt aasta jooksul seiratakse. c. Tegevusega seonduvate riskidega tegeleb direktor igapäevaselt, kuid need ei ole fikseeritud ega ka hinnatud. Soovitused: 1. Uuendada ERMi põhimäärust, et oleks vastavuses kirjeldatud struktuuriga. Kui on soov luua valdkonnajuhtide ametikohad, tuleb piiritleda nende ülesanded ja uuendada struktuuriüksuste koosseisud ja nimetused. 2. Uue arengustrateegia koostamisel lähtuda sihtasutusena tegutsevatele muuseumidele seatud asutaja ootustest ja neile seatud võtmeindikaatoritest. Kooskõlastada arengustrateegia ministeeriumiga. 3. Iga-aastased tegevuskavad peavad lähtuma strateegilistest eesmärkidest, määrata tegevuste eest vastutajad ja tähtajad. Osakondade tegevuskavad tuleb koostada ühtses formaadis ja koondada asutuseüleseks tegevuskavaks (nt kasutada KuM kasutuses olevat tööplaani infosüsteemi). Edaspidiselt seirata kvartaalselt tegevuskava täitmist. Võtta plaani ERMi riskide kaardistamine, riskide hindamine ning maandamistegevuste läbiviimine. ERM nõustus, vt TP 1 2. Teabehaldus a. Asjaajamiskord on osaliselt vananenud (aastast 2017) ja ei käsitle kogu teavet, mida ERM haldab. b. Puudub ühtne süsteem, kus hoiustada alla lihthanke piirmäära jäävate asjade/teenuste ostmisega seotud pakkumusi. Hetkel on pakkumused tellija e-postis, võrgukettal vms. WD-s lepingu juures reeglina pakkumusi ei hoiustata. Soovitused: 1. Ühtsele dokumendihaldussüsteemile ülemineku järgselt koostada kogu muuseumi teavet koondav teabehalduskord. 2. Luua süsteem, et lepingutega koos hoiustatakse nt WD-s ka tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid ning pakkumused. Soovitame alates 5000 eurost alati võtta võrreldavad pakkumused. ERM nõustus, vt TP 2 3. Korruptsiooni ennetamine a. Kõrvaltegevustest teavitamine ei toimu süsteemselt. RTIPi kõrvaltegevuste moodulist on puudu paljude töötajate kõrvaltegevused. b. Aastatel 2023-2024 esines üksikuid tehinguid seotud isikutega, st ERM on ostnud teenuseid oma töötajalt. Soovitused: 1. Fikseerida töökorralduse reeglites kõrvaltegevustest teavitamise süsteem – teavitada töötajaid tööle asumisel, millistest kõrvaltegevustest tuleb teada anda RTIPi kõrvaltegevuste moodulis. Tuletada süsteemselt töötajatele meelde, et nad teavitaksid oma uutest kõrvaltegevustest RTIPi kaudu. 2. Vältida võimalusel edaspidi tehinguid oma töötajatega. Kui leitakse, et kõige soodsam/ sobivam viis teenust osta on oma töötajalt, viia läbi turuvõrdlus ning fikseerida põhjus, miks selline otsus tehti. ERM nõustus,vt TP 3 4. Personalijuhtimine a. Ametijuhendid on osaliselt vananenud ja tuleks üle vaadata (nt määratud asedirektori ametikoht, mida põhimääruse järgi ei ole). b. Detailselt põhitöötasu ja tulemustasustamise põhimõtteid töötasujuhendis reguleeritud ei ole (palgaastmestik, tulemustasu määrad vms). Hetkel tegeletakse palgajuhendi koostamisega ning plaanis on määratleda ka palgaastmestik. c. Arenguvestluste läbiviimiseks hästi toimivat süsteemi ei ole. Mõned osakonnajuhid on teinud arenguvestlusi, kuid mõned mitte. Samuti puudub ühtne arenguvestluste vorm ning tulemusi ei koondata. d. Koolitusvajadusi peavad osakonnajuhid hindama enne tuleva aasta eelarve kinnitamist, sh planeerima eelarvevahendid. Personaljuhil puudub eraldiseisev koolituste eelarve. e. Uue töötaja tööle asumisel ei võeta kinnitust, et ta on ERMi sisemiste kordadega jm oluliste dokumentidega tutvunud. Kultuuriministeeriumi siseaudit 4 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum Soovitused: 1. Vaadata üle ametijuhendid ja ülesannete jaotus asutuses, vajadusel uuendada ametijuhendeid. 2. Koostada uus töötasujuhend, sh fikseerida tulemus- ja lisapalkade süsteem ja palgaastmestik. 3. Panna paika arenguvestluste süsteem – iga aasta lõpus peaksid osakonnajuhid oma alluvatega läbi viima arenguvestlused, mille tulemused koondatakse ning neid kasutatakse koolitusplaani koostamisel, parendustegevuste planeerimisel jms. 4. Eraldada personalijuhile koolituseelarve, et võimalik oleks koolitused tagada ka siis kui aasta jooksul peaksid ilmnema olulised koolitusvajadused. 5. Uue töötaja tööle asumisel võtta ka kinnitus, et ta on tutvunud asjakohaste sisekordade jm dokumentidega. Kasutada selleks DHSi kaudu elektroonilist kinnitamist. ERM nõustus, vt TP 6 5. ERMi ja ERMi AÜ vahelises kollektiivlepingus on sätteid, mis on kehtiva õigusraamistikuga võrreldes vananenud ning sätteid, mis piiravad asutuse juhtimisotsuste tegemist (nt lepingu punktid 2.1.6 ja 9.3.4) Soovitused: 1. Analüüsida, millised kollektiivlepingu sätted ei ole enam kehtiva seadusandluse kohaselt ajakohased. AÜga läbirääkimiste käigus muuta vastavalt uue perioodi kollektiivlepingu tingimusi. 2.Eemaldada kollektiivlepingu pikendamisel lepingust punkt töötaja koondamisel on võrdsete tööalaste oskuste ja kvalifikatsiooni korral töölejäämise eelisõigus ERMi ametiühingu liikmetel, kuna tegemist on juhtimisotsusega ning vastav punkt ei taga ERMi töötajate võrdset kohtlemist. ERM nõustus, vt TP 7. 6. Infotehnoloogia a. ERMi infoturbepoliitika on osaliselt vananenud, viited koostööle RMIT-iga jm. b. Kübertesti läbinud inimeste arv oli 2023 madal - 51% (2024. a 74%). Soovitused: Uuendada infoturbepoliitikat, sh lisada sinna kohustus läbida iga-aastane kübertest või võtta üle KuMi haldusala infoturbepoliitika. Võtta kasutusele E-ITS stardimeetmed. ERM nõstus, vt TP 8. 7. Töökeskkond ja turvalisus a. ERMi külastajaid hõlmavaid evakuatsiooniõppusi läbi viidud ei ole. b. Ohuplaanis on mh lisa 1 p 6. evakuatsiooni juhtide ja evakuatsiooni liidrite kontaktid – evakuatsioonijuhiks on määratud ERMi turvatöötajad, kuid plaanist puuduvad kontaktnumbrid, kuhu pöörduda. c. Kultuuriväärtuste päästmist hõlmavaid ERMi siseseid õppusi läbi viidud ei ole. Soovitused: 1. Edaspidi viia läbi evakuatsiooniõppusi kui ERM on lahti külastajatele, et veenduda, kas nii ERMi töötajad kui külastajad pääsevad välja ohutult ning kiiresti. 2. Viia perioodiliselt läbi kultuuriväärtuste päästmist hõlmavaid ERMi siseseid õppusi, et minimeerida võimalikke kahjusid reaalse ohu korral. 3. Täiendada ERMi ohuplaani ning lisada sinna ka turvatöötajate kontaktnumbrid. ERM nõustus, vt TP 9 /kuupäev ja allkiri digitaalallkirjas/ Krista Nelson Avaliku sektori üksuse siseaudiitor 1009 siseauditi juht Kultuuriministeerium Kultuuriministeeriumi siseaudit 5 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum I VALDKONNA ÜLEVAADE ERM on KuMi hallatav riigiasutus ja riigimuuseum muuseumiseaduse tähenduses, mis asutati 1909 Tartus ning pühendati meie suurima vanavarakoguja Jakob Hurda mälestusele, et säilitada tema pärand ja eesti rahvateaduse igakülgseks edendamiseks. Esmatähtsaks peeti nagu paljudes teistes Euroopa maades samal ajal vana kaduva talurahvakultuuri talletamist. 2010 ühines Heimtali muuseum, mis asub Viljandi vallas Heimtali külas. 2016. a avati ERMi uus maja (Muuseumi tee 2, Tartu) koos uute püsinäitustega "Kohtumised" ja "Uurali kaja". ERMil on 11 struktuuriüksust1: finantsteenistus; haldusteenistus; hariduskeskus; info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (edaspidi IKT) teenistus; Heimtali muuseum; kogude osakond; kommunikatsiooni- ja turundusteenistus; konserveerimisosakond; müügi- ja teenindusosakond; personaliteenistus ja teadusosakond. Veebruaris 2025. a seisuga töötas ERMis 140 inimest, täistöökohale taandatuna 127 inimest. Muuseumi põhiülesanne põhimääruse järgi on eesti, soome-ugri ja põhjarahvaste, samuti Eestis elavate rahvusgruppide ja naaberrahvaste kultuuri kajastava materjali kogumine, säilitamine, uurimine ning vahendamine hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel. ERMi arengukava on koostatud perioodiks 2021-2025. ERMi strateegilised eesmärgid vastavalt arengukavale, sh missioon ja visioon 2021-2025: 1 ERMi põhimäärus, Vastu võetud 08.07.2013 nr 10, RT I, 10.07.2013, 48 Kultuuriministeeriumi siseaudit 6 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum Tabel 1. TERE süsteemis on ERMil 4 teenust ja 11 mõõdikut: 2023 Teenuse mõõdetav 2024 2025 2026 2027 2028 Teenus tegelik tulemus sihtväärtus sihtväärtus2 sihtväärtus sihtväärtus2 sihtväärtus (raporteeritud) Museaalide kogumine Digiteeritud kogude 40 35 37 40 43 50 ja säilitamine osakaal, % Kogude uurijate arv 610 600 600 600 600 600 muuseumis kohapeal Kogude digiteenuste 354 700 57 000 58 000 59 000 60 000 300 000 kasutamiste arv MUISis kirjeldatud 38 34 36 38 40 50 kogude osakaal (%) Teadustöö Kõrgetasemeliste 18 16 16 16 16 16 teaduspublikatsioonide arv Teadus- ja 9 4 4 4 4 4 arendusprojektide arv Näitusetegevus Näituste külastuste arv 94 398 100 000 100 000 120 000 120 000 120 000 Rahvusvaheliste 2 3 3 3 3 2 koostöönäituste arv Muuseumi külastajate 4,7 4,7 4,7 4,7 4,7 rahulolu (0-5) Haridusprogrammide Gruppide arv 1 244 1 350 1 250 1 250 1 250 1 250 ja sündmuste korraldamine Gruppides osalejate 26 372 26 600 26 100 26 100 26 100 26 100 arv (tuh) Allikas: KuM SIO andmed, e-kiri 7.03.2025 Tabel 2. ERMi tulud-kulud 2022-2024 (eur) 2024 2023 2022 Tulud kokku, sh 19 198 066 14 499 458 13 997 134 Kaupade ja teenuste müük 2 608 643 2 490 711 2 304 269 Saadud toetused 2 626 571 2 509 963 3 522 278 sh, Saadud välistoetused 33 646 112 291 297 615 sh, Saadud kodumaised toetused 2 592 925 2 397 672 3 224 663 Ministri käskkirjaga kinnitatud eelarve 7 330 127 9 370 961 8 541 822 Muud siirded riigiasutustelt 6 632 725 127 823 -371 235 Kulud kokku, sh -15 412 751 -12 674 054 -10 815 923 Tegevuskulud -11 562 441 -10 893 460 -10 041 811 antud toetused -15 784 tööjõukulud -4 011 239 -3 744 351 -3 126 430 majandamiskulud -7 525 350 -7 149 098 -6 914 512 muud kulud -10 068 -11 -869 Põhivara amortisatsioon ja väärtuse muutus -674 089 -852 374 -774 126 Siirded riigiasutustele -3 176 221 -928 220 14 Allikas: SAP BO aruanne EA000 (tulud ja kulud, ei kajastu investeeringud ja käibemaksukulu), aruanne EA009 (ministri kärkkirjaga eraldatud eelarve liik 20 aasta lõpu seisuga, va. investeeringud ja ülekantav jääk) Kultuuriministeeriumi siseaudit 7 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum Sisseostetud teenused: KuM ostab sisse finants- ja personaliarvestuse teenust – Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK ); Riigi Kinnisvara AS (RKAS) kinnisvarahalduse teenus (va Heimtali, kus RKAS-i vahendusel ostetakse vaid elektrienergiat). Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid:  ERMi põhimäärus;  muuseumiseadus; riigihangete seadus, riigivaraseadus, korruptsioonivastane seadus, avaliku teabe seadus; isikuandmete kaitse seadus; Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ jm;  muuseumi sisemised korrad ja juhised, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad; kollektiivleping ERMi AÜ-ga jm;  IT: dokumendihaldussüsteem Webdesktop, siseveeb HOOV, SAP (majandustarkvara), Fitek arvete menetlemise süsteem; RTIP (lähetused, puhkused, majanduskulud, varad, sh inventuurid), muuseumide infosüsteem MUIS, MS Teams, OneDrive, Sharepoint jt. Kultuuriministeeriumi siseaudit 8 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum II AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi 2025. a tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 07.02.2025 käskkirjaga nr 27) alusel viisime läbi auditi, milles hindame riigiasutuse Eesti Rahva Muuseumi (edaspidi ERM või muuseum) sisekontrollisüsteemi toimimist. Hindamisel lähtume järgmisest alaküsimusest: kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada ERMi tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine? Sisekontrollisüsteemi toimimist hinnatakse lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine Auditeeritav periood: 2023. a kuni auditi toimingute lõpuni. Auditi ulatus: ERMi sisekontrollisüsteem ja osutatavad teenused. Auditi läbiviimise aeg: 25.02.2025 – 13.05.2025. Auditi eest vastutav isik on siseauditi juht Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen Heiter ja siseauditi juht Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad:  Kertu Saks – ERMi direktor (lahkus ametist veebr 2025)  Laura Kipper (direktori asetäitja, arendusdirektor; alates 5.05.2025 ERMi direktor)  Merilin Piipuu – KuMi kultuuriväärtuste asekantsler;  Marju Reismaa – KuMi muuseuminõunik Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime ülemaailmseid siseauditi standardeid, vt https://www.siseaudit.ee/et/iia-standardid . Auditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused:  analüüsisime ERMi tulemusi-saavutusi, töökorraldust, kliendi rahulolu-uuringu tulemusi;  analüüsisime muuseumis kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente; kuidas toimib eelarve planeerimine ja täitmine;  testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist, inventuuride korraldust;  viisime läbi seotud isikutega tehingute kontrolli;  viisime läbi täpsustavad intervjuud muuseumi töötajatega;  hindasime ERMi sisekontrollisüsteemi toimimist. Kultuuriministeeriumi siseaudit 9 AUDIT nr 2_2025/KuM Eesti Rahva Muuseum Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski Juhtkonna tegevus tase mõjus on adekvaatsed, sobivad on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid ja mõjusad parendused võivad olla võimalikud parendamist tuvastatud ükskikud on juhitud madal kuni mõningane vajadus vajav kontrollinõrkused keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole juhitud keskmine vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist kontrollinõrkused kuni kõrge kiireloomuliseks vajav tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul sobivad ja mõjusad kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname ERMi töötajaid, KuMi teenistujaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. Kultuuriministeeriumi siseaudit 10  AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 B-OSA: AUDITI TULEMUSED 4.1 Avalike teenuste osutamine Analüüsisime, milline on ERMi omatulu teenimise võimekus ja kulud, sh kas on võimalik muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine. 4.1.1. Võrdlus teiste muuseumidega  Kõrvutasime ERMi näitajad (töötajate arv 127 täiskohale taandatult 2024. a lõpus) teiste suuremate ja edukamate muuseumidega. Võrdlusesse võtsime SA Eesti Kunstimuuseumi (töötajate arv 120), SA Eesti Meremuuseumi (töötajate arv 77) ja SA Eesti Ajaloomuuseum (töötajate arv 67).  Parema võrdluse saamiseks lisasime juurde 3 lisanäitajat, mida regulaarselt seiratakse asutaja ootuste kaudu sihtasutuste vormis tegutsevates muuseumides: a) Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR – kui palju kulutame 1 külastaja kohta. Mida rohkem külastajaid, seda väiksem on kulu; b) Ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR – efektiivsusnäitaja; c) Omatulu osakaal kogutuludest % - näitab iseteenimisvõimet. Muuseumi tulud koosnevadki peamiselt toetustest ja enda teenitud tuludest – s.o riigieelarve ja projektitoetused KULKAst, Muinsuskaitseametist, KOVst, HTMst vmt. Tabel 3. ERMi näitajad 2022-2024 Eesti Rahva Muuseum 2 022 2 023 2 024 Museaalide arv 795 404 802 378 Töötajate arv (täiskohale taandatuna) 123 131 127 Tulud: kokku toetused + omatulu 13 997 134 14 499 458 19 198 066 Tulud: tasulised teenused 2 304 270 2 490 711 2 608 643 Kulud: tööjõud, muud kulud (ilma 10 041 811 10 893 460 11 562 441 RKAS kuludeta) Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* 151 66 63 EUR ettevõtlustulu töötaja kohta 18 734 19 013 20 540 (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Omatulu osakaal kogutuludest % 16 17 14 Külastajate arv 66 527 164 438 182 892 Allikas: SAP BO aruanne EA000 (tulud ja kulud, ei kajastu investeeringud ja käibemaksukulu), aruanne EA009 (ministri kärkkirjaga eraldatud eelarve liik 20 aasta lõpu seisuga, va. investeeringud ja ülekantav jääk), muuseumide esitatud statistika Statistikaametile, audiitori arvutused Kultuuriministeeriumi siseaudit 1 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 ERMi erisused kommentaarina: a) ERMi tegevuskuludes sisaldavad ka ERMi uue hoone ehituse kapitalikomponendi kulukanded RKAS-le, mille aastane summa on märkimisväärne - 2 216 055 €. Ei kajastu tabelis 2; b) ERMi kui riigiastutuse puhul mõistetakse termini ettevõtlustulu all omatulu s.o tasulised teenused; c) ERMi finantsressurss koosneb riigieelarve eraldistest tegevuskuludeks ja investeeringuteks, välisgrantide ja kodumaiste toetuste tulust ning omatulust. I Tegevuskulu külastaja kohta vs ettevõtlustulu töötaja kohta aastas 2022 40000 180 35000 160 151 30000 140 120 25000 100 20000 80 15000 29010 58 60 10000 44 40 5000 20 32 18734 13107 9832 0 0 Eesti Rahva Muuseum Eesti Meremuuseum Eesti Kunstimuuseum Eesti Ajaloomuuseum ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR 2023 40000 100 35000 90 80 30000 70 25000 66 60 20000 32 49 50 15000 40 34 30 10000 19013 35082 20 5000 21909 10501 10 0 0 Eesti Rahva Muuseum Eesti Meremuuseum Eesti Kunstimuuseum Eesti Ajaloomuuseum ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Kultuuriministeeriumi siseaudit 2 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 2024 40000 70 35000 63 60 30000 48 50 25000 40 20000 31 35 30 15000 20 10000 36364 20540 23176 5000 10476 10 0 0 Eesti Rahva Muuseum Eesti Meremuuseum Eesti Kunstimuuseum Eesti Ajaloomuuseum ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Allikas: Äriregistri maj. aasta aruanded, SAP BO aruanded ja KUM statistikatabelid Saab välja tuua, et:  Kõik muuseumid on erinäolised ja oma tegevusspetsiifikaga ning erinevate tegevusfiliaalidega. Kogude mõistes on suurim kogu Ajaloomuuseumil (üle 1,1 mln museaali) ja ERMil (üle 800 tuh museaali). Sarnasemad kogude arvud on Kunstimuuseumil (ca 80 tuh museaali) ja Meremuuseumil (üle 113 tuh museaali).  Suurim tegevuskulude langus külastaja kohta toimus kolme aastaga ERMis (-88 eur) ja ka Eesti Kunstimuuseumis (-23 eur). Meremuuseum hoiab keskmist taset, mis jääb 32 eur/külastaja kohta. Tõusnud on aga kulud külastajatele Ajaloomuuseumis (+4 eur).  Tasub edaspidiselt tegevuskulude suhtarvu seirata ning vastavalt mõelda tegevustele, mis aitaks külastatavust suurendada kui paratamatult ka kulud suurenevad.  Kõige suurema lisandväärtusega töötaja kohta on Meremuuseum, kus näitaja on keskmiselt üle 33 tuh ja aasta-aastalt ka tõusnud. Ka Kunstimuuseum on lisandväärtust töötaja kohta kasvatanud, ulatudes nüüd juba 23 tuh eur/töötaja kohta. ERM on iga- aastaselt lisandväärtust töötaja kohta kasvatanud ning vaadates ka külastajate arvu kasvu on arenguruumi. Ajaloomuuseumil on lisandväärtus töötaja kohta veidi vähenenud, kuna kuigi külastatavus on suurenenud, kasvas ka töötajate arv (ERMis aga vähenes). Kultuuriministeeriumi siseaudit 3 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 II Omatulu osakaal kogutuludest - iseteenimisvõime 2022 Muuseumi külastajad vs teenitud tulu 35 200 000 31 30 150 000 25 21 20 13 arv % 100 000 16 15 10 50 000 219 479 213 934 66 527 68052 5 0 0 Eesti Rahva Muuseum Eesti Meremuuseum Eesti Kunstimuuseum Eesti Ajaloomuuseum Külastajate arv Omatulu osakaal kogutuludest % 2023 Muuseumi külastajad vs teenitud tulu 350000 35 300000 31 354032 30 250000 25 200000 251156 20 19 arv % 17 150000 20 15 100000 71057 10 164438 50000 5 0 0 Eesti Rahva Muuseum Eesti Meremuuseum Eesti Kunstimuuseum Eesti Ajaloomuuseum Külastajate arv Omatulu osakaal kogutuludest % 2024 Muuseumi külastajad vs teenitud tulu 400000 40 350000 35 34 300000 30 250000 21 25 Arv 200000 20 % 17 150000 220833 352977 15 14 100000 10 182892 50000 76228 5 0 0 Eesti Rahva Muuseum Eesti Meremuuseum Eesti Kunstimuuseum Eesti Ajaloomuuseum Külastajate arv Omatulu osakaal kogutuludest % Allikas: äriregistri maj. aasta aruanded, SAP BO aruanded ja KUM statistikatabelid Kultuuriministeeriumi siseaudit 4 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 Saab välja tuua, et:  Teistest eristub Meremuuseum, kelle omatulu jääb üle 30% kogutuludest.  ERMis on omatulu (sh külastajate arv) püsinud enam vähem stabiilsena, kuigi 2024 langes (-3%), Kunstimuuseumi omatulu püsib viimasel kahel aastal 20% juures. Ajaloomuuseumi omatulu on aga vähenenud (-4%). 4.1.2. ERMi külastatavus ja tulud-kulud Allikas: ERMi müügi ja teeninduse osakonna 2024. a tegevusaruanne Saab välja tuua, et:  2024. aastal külastas ERMi ja Heimtali muuseumit kokku 182 892 külastajat, seda nii näitustel, oma progammi sündmusi kui ka rendisündmusi külastades. Enim müüakse endiselt kogu maja pileteid, millele järgneb juba muuseumikaardiga külastaja pilet. Väliskülaliste osakaal külastajate koguarvust oli 10%, 2023. aastal oli see keskmiselt 5%. Soomlaste ja lätlaste kõrval on tõusnud sakslaste, poolakate ja rootslaste osakaal.  Rendisündmustest – konverentsidel, seminaridel, etendustel, kontsertidel, vastuvõttudel jne, mida oli kokku 341, võttis 2024. a osa 67 537 külalist.  2024. aastal parendati külastajakogemust: o Avati peretuba. Selle ruumi eesmärk on pakkuda puhkehetke väikelastega vanematele, et perekondade muuseumi külastus oleks positiivsem, pikem ja et pered tahaksid ERMi tulla. o Avati Mängumets, tegelusmaastik lastele aitas tunduvad tõsta perekondade külastust. o Parandati majasiseste viitade loetavust, st tehti need tumedamaks. Külastajate tagasiside oli olnud pikalt, et viitasid ei ole märgata, kuna peegeldavad vastu. o Korrastati garderoob. Garderoobi peamine probleem oli, et olemasolevad lockerid ei toimi – puuduvad võtmed ja lukud on katki. Olemasolevatel Kultuuriministeeriumi siseaudit 5 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 lockeritel on nüüd olemas võtmed, lukud töötavad. Lisaks suurendati enam kui poole võrra lockerite arvu. o Lisaks asusid 2024. aastal muuseumis tööle külastusjuhid, kelle eesmärk on külastajate suunamine, info jagamine ja avaliku ala korrashoidu tagamine. Tänu külastusjuhtidele on ERM saanud kaardistada palju erinevaid parendamist vajavaid kohti muuseumis ja külastajakogemuses.  ERMi külastajate arv on tasapisi taastunud koroonakriisist. 2017. a tasemeni jõutud veel ei ole, kuid arvestada tuleb, et tegemist oli ERMi uue maja avamisjärgse aastaga.  ERMi tulud jaotuvad ligikaudu 16% kaupade ja teenuste müügist vs 84% saadud toetustest ja muudest siiretest riigiasutustelt.  ERMi tegevuskulud jaotuvad ligikaudu 33% tööjõukulud vs 67% majandamiskulud.  Omatulu teenib ERM kaupade ja teenuste müügist, mh muuseumi piletid, giiditeenused, muuseumitunnid, töötoad, sünnipäevaprogrammid, ruumide ja tehnika rent, sh tehnilised lahendused üritusteks ERMis jm. Samuti müüakse muuseumipoes meeneid, raamatuid jms. Tasuliste teenuste ja toodete hinnad on direktori kk-ga kinnitatud. Vt täpsemalt omatulu teenimist p 4.1.1 võrdlusena teiste muuseumidega.  ERMil on enda peetav restoran koos palgaliste töötajatega. 2024 oli restoran 120 180 euroga plussis. Sinna hulka ei ole arvestatud RKASe kulusid nagu elekter, soojustus jm. Restoran peab olema isemajandav s.t ei tohi kasutada riigi eraldatud tegevustoetust.  ERMi koosseisu kuulub Heimtali muuseum, mis asub Viljandi maakonnas, töötab 4 inimest. Heimtali muuseum on ERMi kuluüksusena pidevas kahjumis (vt tabel 4). Teisisõnu Heimtali muuseumi tegevuskahjum tuleb katta põhimaja omatulu arvelt. ERMi tulud (eur) 2024 2023 2022 25 000 000 20 000 000 6 632 725 15 000 000 127 823 10 000 000 9 370 961 8 541 822 7 330 127 5 000 000 2 626 571 2 509 963 3 522 278 2 608 643 2 490 711 2 304 269 0 -371 235 -5 000 000 Kaupade ja teenuste müük Saadud toetused Ministri käskkirjaga kinnitatud eelarve Muud siirded riigiasutustelt Allikas: SAP BO aruanded 2022-2024 Kultuuriministeeriumi siseaudit 6 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 ERMi tööjõukulud vs majandamiskulud (eur) 2024 2023 2022 a 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 7 525 350 6 914 512 7 149 098 6 000 000 4 000 000 2 000 000 4 011 239 3 744 351 3 126 430 0 tööjõukulud majandamiskulud Allikas: SAP BO aruanded 2022-2024 Tabel 4. Heimtali muuseumi tulud-kulud 2022-2024 (eur) Heimtali muuseum 2024 2023 2022 TULUD 22 994 41 519 8 901 Kaupade ja teenuste müük 18 494 41 519 8 901 Saadud toetused 4 500 KULUD 102 391 118 345 Töötasud 64 161 64 717 45 937 Erisoodustused 284 77 Maksud tööjõukuludelt 21 708 21 842 15 467 Majandamiskulud 16 238 31 709 6 207 Kinnistu Kääriku Heimtali 2024 2023 2022 KULUD 22 946 28 986 16 707 Majandamiskulud 18 083 24 130 13 266 Muud kulud 7 30 Amortisatsioon 4 856 4 856 3 411 INVESTEERINGUD 25 500 31 540 Allikas: SAP BO aruanded 2022-2024 Kultuuriministeeriumi siseaudit 7 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Eesmärgiks hinnata, kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada ERMi tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine. Kriteerium:  Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine, kooskõlas Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 definitsiooniga. Positiivne praktika: vt Lõpparuanne lk 3-4. 4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus Kriteeriumid:  tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond;  tõhus strateegiline planeerimine ja planeeritu elluviimine, täitmise ja mittesaavutamise hindamine;  vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevuse;  regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhataja teadlikuse organisatsiooni olukorrast;  toimiv dokumendihalduse ja teabehalduse funktsioon toetab organisatsiooni tegevust ja on kooskõlas õigusaktidega;  sõlmitud lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus ja organisatsiooni huvide kaitse;  organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski maandamiseks. ERMi juhib direktor, kellega sõlmib tähtajalise töölepingu kuni viieks aastaks kultuuriminister. Muuseumi direktori ametikoha täitmiseks korraldati avalik konkurss. Selgus, et: I. Strateegiline planeerimine  ERMi põhimääruse järgi on muuseumis järgmised struktuuriüksused: finantsteenistus; haldusteenistus; hariduskeskus; info- ja kommunikatsioonitehnoloogia teenistus; Heimtali muuseum; kogude osakond; kommunikatsiooni- ja turundusteenistus; konserveerimisosakond; müügi- ja teenindusosakond; personaliteenistus ja teadusosakond. Vastavalt põhimäärusele kinnitab muuseumi direktor struktuuriüksuste koosseisu.  Audiitoritele edastati ERMi struktuurijoonis, mille järgi on ERMis valdkonnajuhid, kellele alluvad osakonnad, mille all on omakorda teenistused. Käskkirja, millega selline struktuur oleks kinnitatud, ei ole. Lisaks on nt peavarahoidja ametijuhendis kirjas, et tema ametinimetus on peavarahoidja-asedirektor, mis ei ole koosseisu käskkirjaga kinnitatud ametikoht. Kultuuriministeeriumi siseaudit 8 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1  Kui tahta, et ERMil oleks mitmetasandiline struktuur, tuleb muuta põhimäärust. Tuua sisse, et on nt kuni 4 valdkonnajuhti ja piiritleda nende ülesanded. Seejärel korrastada struktuuriüksuste nimetused. Mõistlik ei ole hoida eraldi teenistustena personaliteenistust, haldusteenistust jne, vaid koondada tugitegevused kokku nt tugiosakonna alla. Joonis 1. ERMi struktuur Allikas: ERMi edastatud e-kiri audiitoritele 24.03.2025  ERMi põhimääruse § 5 lg 4 järgi on muuseumil tegevuse põhisuundade kavandamiseks, muuseumi töö paremaks korraldamiseks, tema tegevuse hindamiseks ja kultuuriministrile vastavate ettepanekute esitamiseks 12-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, mille juures tegutseb viieliikmeline teadusnõukogu. Viimastel aastatel on ERMi nõukoda kogunenud 2 korda aastas.  ERMil on kehtiv arengukava aastateks 2021-2025, kus on kirjeldatud muuseumi põhiväärtused, peamised sihtgrupid, missioon ja visioon. Samuti on arengukavas kirjeldatud eesmärgid ning 14 võtmenäitajat koos sihttasemetega aastaks 2025.  ERMi arengueesmärkide saavutamist mõõdetakse iga-aastase või perioodilise monitooringu raames võtmenäitajate abil. Näitajad tulenevad muuseumi missioonist, visioonist ja eesmärkidest ning riiklikest juhistest ja aitavad jälgida kavandatud tegevuste tulemuslikkust ja eesmärkide poole liikumise tõhusust.  Lisaks on ERMil TERE teenuskaart, kus on fikseeritud 4 teenust ja 11 mõõdikut. Teenuskaardi mõõdikud ei ühti alati arengukava võtmenäitajatega.  Võtmenäitajaid seiratakse teenuskaardi seire raames kord aastas. Kuid kuna arengukava näitajad ja teenuskaardi näitajad ei ühti üks ühele, ei seirata kõiki arengukavas toodud Kultuuriministeeriumi siseaudit 9 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 näitajaid. Näiteks on arengukavas näitajad nagu hariduskeskuse kasutajate arv, pärandkultuuri teenuste ja koostööprojektide arv, kogukonna kaasamise ja kogukonnaprojektide arv, muuseumi tuntus Eestis, mis puuduvalt teenuskaardilt ja mida ei seirata.  Uue arengukava koostamine on planeeritud käesolevasse aastasse. Plaanis on alustada septembrist 2025 arengukava koostamisega.  Iga osakond koostab eelolevaks aastaks oma tegevuskava/tööplaani iseseisvalt. Tegevuskavad erinevad oma formaadilt ning ERMi ülest koondtööplaani ei koostata. Samuti puudub tööplaani täitmise seire süsteem. Iga osakond jälgib aasta jooksul ise, mis tööd on tehtud ning mis plaanis. Osakonnad koostavad aasta lõpus tegevuskava täitmise aruande, mis samuti erineb oma formaadilt nii osakonniti kui algsest tegevuskavast. St ei ole võimalik seirata, kas plaanitud tegevused ja eesmärgid täideti või mitte (nt mis on täitmise, või edasilükatud ülesannete %). Samuti puuduvad valdavalt tegevuskavades tegevuste eest vastutajad ja tähtajad.  Arendusdirektori sõnul kui vana arengukava tehti, siis tegevuskava vormi sinna juurde ei tehtud. Arendusdirektori tööle tulekuga ERMi püüti kasutusele võtta tegevuskava vormi, kuid see ei juurdunud töö planeerimise vahendina. Seetõttu aasta plaan on jätkuvalt igal osakonnal eraldiseisvalt ja üldist suurt plaani ei tekigi. Keskset seiret ei ole, et saaks jälgida aasta lõikes kuidas läheb.  Muuseumi eesmärkide saavutamist ohustavaid riske hinnati arengustrateegia koostamisel. Tegevusriskidega tegeleb direktor igapäevaselt, kuid need ei ole fikseeritud ega ka hinnatud. Olulisus Tähelepanek 1 Keskmine 1. ERMi struktuuriskeem ei vasta põhimääruses kirjeldatud struktuurile. 2. Arengukavas 2021-2025 kirjeldatud arengueesmärgid ja nende näitajad ei ühti TERE teenuskaardi näitajatega. Tegevuskavad ei ole koostatud lähtuvalt arengukavast ühtsetel põhimõtetel ning ei teki tegevuskava koondi, mida süsteemselt aasta jooksul seiratakse. 3. Tegevusega seonduvate riskidega tegeleb direktor igapäevaselt, kuid need ei ole fikseeritud ega ka hinnatud. Risk: strateegiline planeerimine ja iga-aastaste tegevuste planeerimine on eraldiseisvad protsessid; tegevuste seire ei toimu süsteemselt; vastuolu õigusaktiga. Soovitused: 1. Uuendada ERMi põhimäärust, et oleks vastavuses kirjeldatud struktuuriga. Kui on soov luua valdkonnajuhtide ametikohad, tuleb piiritleda nende ülesanded ja uuendada struktuuriüksuste koosseisud ja nimetused. 2. Uue arengustrateegia koostamisel lähtuda sihtasutusena tegutsevatele muuseumidele seatud asutaja ootustest ja neile seatud võtmeindikaatoritest. Kooskõlastada arengustrateegia ministeeriumiga. 3. Iga-aastased tegevuskavad peaksid lähtuma strateegilistest eesmärkidest, tegevuskavades peaksid olema fikseeritud tegevuste eest vastutajad ja tähtajad. Osakondade tegevuskavad tuleb koostada ühtses formaadis ja koondada asutuseüleseks tegevuskavaks (näitena kasutada KuM kasutuses olevat tööplaani infosüsteemi). Edaspidiselt kvartaalselt seirata tegevuskava täitmist. Kultuuriministeeriumi siseaudit 10 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 4. Võtta plaani ERMi riskide kaardistamine, riskide hindamine ning maandamistegevuste läbiviimine. Nt iga-aastase eelarve ja tegevuskava koostamisel fikseerida ka olulised (kriitilisemad) tegevust mõjutavad riskid ning nende maandamistegevused. Kommentaar: Nõustume. Tähelepanek 1. P.1. On protsesse, kus rakendatakse põhimäärusest erinevat hierarhia loogikat. Soovitused: P.2. ERMil puuduvad asutajad sihtasutuse mõistes. Kinnitatud arengukava edastatakse ministeeriumile. II. Teabehaldus sh asjaajamine  ERMis on kehtestatud sisemist töökorraldust reguleerivad korrad – töökorralduse reeglid1, asjaajamisekord2, eelarve koostamise ja täitmise eeskiri3, sularahakassa eeskiri4, hankekord5, sõidukite kasutamise kord6, infoturbepoliitika7, töötasujuhend jm.  Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus, st kehtib Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Määruse peatükk 4 laieneb kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ning § 16 reguleerib dokumendihalduse korraldust, mille lõige 3 sätestab, et „asutus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt.“  Selgus, et ERMis toimub asjaajamine valdavalt elektroonselt – dokumendihaldussüsteemis (DHS) Webdesktop (WD), muuseumide infosüsteemis MUIS, võrguketastel ja intranetis jm.  WD-s registreeritakse dokumendid vastavalt ERMi dokumentide liigitusskeemile (kooskõlastatud Rahvusarhiiviga) ning digiallkirjastatakse DHS-is. Lepingud registreeritakse WD-s vastava lepingu alustüübi järgi ning lepingu juures registreeritakse ka tööde vastuvõtuaktid. Pakkumusi valdavalt koos lepingutega ei hoiustata, need on tellija kaustas, e-postis vms. Ühtset süsteemi, kus pakkumusi hoiustada ei ole, nt WD-s lepingu juures.  Vähesel määral toimub ka paberil asjaajamist – juhiabi sõnul hoiustatakse paberil välismaa dokumendid, mille tuleb käsitsi allkirjastada ning toitlustuse osad dokumendid.  ERMi asjaajamiskord on vananenud (aastast 2017) ja plaanis on selle uuendamine. Juhiabi sõnul on ERM oodanud mitu aastat ühtsele dokumendihaldussüsteemile (RTK koordineerib) üleminekut ja sellega seoses on asjaajamiskorra uuendamine edasi lükkunud. 1 Eesti Rahva Muuseumi töökorralduse reeglid, kinnitatud direktori kk-ga 15.01.2016 2 Eesti Rahva Muuseumi asjaajamiskord, kinnitatud direktori kk-ga 03.01.2017 3 Eesti Rahva Muuseumi eelarve koostamise ja täitmise eeskiri, kinnitatud direktori käskkirjaga 21.02.2025 4 Eesti Rahva Muuseumi sularahakassa eeskiri, kinnitatud direktori kk-ga 18.02.2025 5 Eesti Rahva Muuseumi hankekord, kinnitatud direktori kk-ga 19.02.2025 6 ERMi sõidukite kasutamise kord, kinnitatud direktori kk-ga 25.09.2024 7 Infoturbepoliitika põhimõtted, kinnitatud direktori kk-ga 29.03.2018 Kultuuriministeeriumi siseaudit 11 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1  WD-le kõikidel ERMi töötajatel ligipääsu pole, kuna kõik ei saa hakkama süsteemi kasutamisega. Peamiselt toimetavad dokumendihaldussüsteemis juhiabi, personal ja finants.  Kasutusel on RTIP, kus toimub puhkuste, lähetuste vormistamine, koolituste vormistamine, majanduskulude deklareerimine, varade arvestus ja inventuuride dokumentatsioon. Juhiabi toimetab sageli ka RTIPis ERMi töötajate lähetustega.  ERM ei ole arhiivimoodustaja Rahvusarhiivi hindamisotsuse HO 28.12.2017 nr 5 1/17/68 järgi (Dokumentide liigitusskeemis on viide varasemale hindamisotsusele - 02.02.10 nr 53). Seega hävitatakse dokumendid säilitustähtaja möödumisel.  Juhtkonna koosoleku protokollid on registreeritud WD-s ning kättesaadavad ka siseveebis kõikidele töötajatele. Olulisus Tähelepanek 2 Keskmine 1. Asjaajamiskord on osaliselt vananenud (aastast 2017) ja ei käsitle kogu teavet, mis ERM haldab. 2. Puudub ühtne süsteem, kus hoiustada alla lihthanke piirmäära jäävate asjade/teenuste ostmisega seotud pakkumusi. Hetkel on pakkumused tellija e-postis, võrgukettal vms. WD-s lepingu juures reeglina pakkumusi ei hoiustata. Risk: osa teabest, sh selle asukohast ja haldamise viisist, on kaardistamata. Risk, et asutusele oluline teave kaob. Soovitused: 1. Ühtsele dokumendihaldussüsteemile ülemineku järgselt koostada kogu muuseumi teavet koondav teabehalduskord. 2. Luua süsteem, et lepingutega koos hoiustatakse nt WD-s ka tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid ning pakkumused. Soovitame alates 5000 eurost alati võtta võrreldavad pakkumused. Kommentaar: Nõustume. Tähelepanek 2 P.1. Asjaajamiskorra (s.h dokumentide liigitusskeemi) uuendamine on päevakorras. P.2. Alla lihthanke piirmäära elektrooniline arhiiv on väljatöötamisel. III. Korruptsiooni ennetamine  ERMi hankekord reguleerib riigihangete planeerimist, huvide konflikti ennetamist ja ärahoidmist riigihankel, sh huvide konflikti olukordi ja enesetaandamist riigihankel. Riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isikud, sh hankekomisjoni, ideekonkursi tehnilise komisjoni või žürii liige, ekspert, riigihanke eest vastutav isik ja hankelepingu täitmise eest vastutav isik, kohustuvad mh teavitama direktorit ning taandama ennast viivitamatult riigihanke ettevalmistamisest ja korraldamisest, kui talle saab teatavaks või esineb huvide konflikt, mis annab alust kahelda tema erapooletuses ja sõltumatuses.  Kui ERMis asub tööle uus töötaja antakse talle täitmiseks ankeet, kus mh peab märkima ta oma kõrvaltegevused. Jooksvalt ERMi töötajad kõrvaltegevuste moodulit RTIPis ei kasuta ja oma uusi kõrvaltegevusi sisse ei kanna. Selgus, et mitmete töötajate kõrvaltegevused on RTIPist puudu.  Tuvastati ka tehingud seotud isikutega: Kultuuriministeeriumi siseaudit 12 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 a) Kinograaf OÜ, kus ERMi tehnikajuht on juhatuse liige, osanik - ERM on 2023-2024 a tellinud mitmeid töid (tehniline produktsioon jms). Enamus arveid on tasutud ERMi poolt enne tema tööle asumist ERMis (tööle asumise aeg ERMis 2.09.2024) - 1 arve tasutud pärast tööle asumist (arve kp 5.09.2024) summas 1 250 - tehniline produktsioon. Selgus, et teenus oli asutatud ERMile enne muuseumis tööle asumist. b) A & R Lavad OÜ, kus ERMi tehnik on juhatuse liige - ERM on tellinud 2023-2024 kokku 6 korral teenust (lava jm rent) koondsummas 4071 eur. Kõik arved esitatud ERMile peale tehniku tööle asumist ERMis 2.01.2023. Tähelepanek 3 Keskmine 1. Kõrvaltegevustest teavitamine ei toimu süsteemselt. RTIPi kõrvaltegevuste moodulist on puudu paljude töötajate kõrvaltegevused. 2. Aastatel 2023-2024 esines üksikuid tehinguid seotud isikutega, st ERM on ostnud teenuseid oma töötajatelt. Risk: korruptsioonirisk; avalike vahendite mittekorrektne kasutamine Soovitused: 1. Fikseerida töökorralduse reeglites kõrvaltegevustest teavitamise süsteem – teavitada töötajaid tööle asumisel, millistest kõrvaltegevustest tuleb teada anda RTIPi kõrvaltegevuste moodulis. Tuletada süsteemselt töötajatele meelde, et nad teavitaksid oma uutest kõrvaltegevustest RTIPi kaudu. 2. Vältida võimalusel edaspidi tehinguid oma töötajatega. Kui leitakse, et kõige soodsam/ sobivam viis teenust osta on oma töötajalt, viia läbi turuvõrdlus ning fikseerida põhjus, miks selline otsus tehti. Kommentaar: Nõustume. Täpsustus: P.3.a) Kõik Kinograaf OÜ-lt tellitud teenused on osutatud enne tehnikajuhi tööleasumist, sh ka septembris esitatud arve, mis puudutab augustikuus osutatud teenust. 4.2.2. Turundus, kommunikatsioon ja külastajakogemus Kriteeriumid:  Sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi tugevdamist;  kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke ja teenuste osutamist; ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt;  organisatsioon on avalikkuse silmis vajalik ja usaldusväärne, mõjukas partner. Selgus, et:  ERMis toimuvad juhtkonna koosolekud keskmiselt 2-3 korda kuus (suveperioodil harvemini, talveperioodil tihedamini). Juhtkonna koosolekud protokollitakse ja tehakse avalikuks töötajatele. Majakoosolekud kõikidele töötajatele toimuvad paar korda aastas.  Töötajatel on Intranetis HOOV olemas kõik olulisem – sh korrad, mis lähevad kinnitamisel laiali ka läbi WD kõikidele töötajatele e-kirjaga. Lisaks on intranetis üleval ERMI ABC, milles on oluline info tööaja, hoonesse ja ruumidesse sissepääsu, Kultuuriministeeriumi siseaudit 13 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 parkimise, tasustamise, haigestumise, puhkuse, kaugtöö, lähetuste, koolituste, töötervishoiu, soodustuste jm kohta.  ERMil on kommunikatsiooni- ja turundusteenistus, mis mh tegeleb nii muuseumi sisese kui väljapoole suunatud kommunikatsiooniga. Selgus, et ERMil puudub turundus ja/või kommunikatsioonistrateegia. Turundus- ja kommunikatsioonitegevuste planeerimine toimub osakonna tegevuskavas. Audiitoritele edastatud 2023 tegevuskavas on kirjeldatud tegevused, kuid puuduvad tähtajad ning vastutajad. Turundus- ja kommunikatsioonitegevuste 2023. a tegevusaruannet ning 2024. a tegevuskava ja aruannet ei edastatud.  Perioodil 01.05.2024-31.12.2024 läbi viidud kliendi rahulolu uuringu tulemustest ilmneb, et valdav osa (71,4%) küsimustikule vastanud ERMi külastajatest jäid väga rahule muuseumi külastamise kogemusega. Nende inimeste osakaal, kes ei jäänud üldse rahule oli 5,1%.  Näitustega jäi väga rahule 67% külastajatest, üldse ei jäänud näitustega rahule 4,8% külastajatest.  Restoraniga rahulolu oli mõnevõrra madalam, kuid seda numbrit mõjutas nende inimeste osakaal, kes ei külastanud üldse restorani (35,4%). Väga jäid restorani külastamisega rahule 36,3% vastanutest, üldse ei jäänud rahule 4,9% vastanutest.  Muuseumipoe külastusega jäi väga rahule 45,2% vastanutest, samal ajal kui 24,6% vastanutest poodi ei külastanud. 5,2% vastanutest ei jäänud muuseumipoega üldse rahule.  Sarnane rahulolu uuring viidi läbi ka perioodil 01.01.2025-07.05.2025. Muuseumi külastamise kogemusega jäi rahule 70,3%, üldse ei jäänud rahule 3,3% vastanutest. Näitustega jäi väga rahule 67,9%, üldse ei jäänud näitustega rahule 1,4% vastanutest. Restoraniga jäi väga rahule 29,8%, üldse ei jäänud rahule 2,4% vastanutest, restorani ei külastanud 47,1% vastanutest. Muuseumipoe külastusega jäi väga rahule 44,3%, üldse ei jäänud rahule 2% vastanutest, poodi ei külastanud 31% vastanutest.  Avaliku teabe seaduse § 28 on sätestatud, milline teave peab riigiasutuse veebilehel avalikustatud olema. Kontrollisime avalikustatud teavet ERMi kodulehel https://www.erm.ee/et ning ilmnes, et avalikustatud ei ole ERMi töötulemuste ja ülesannete täitmise aruandeid ning ERMi eelarveid ja nende täitmise aruandeid. Olulisus Tähelepanek 4 Madal 1. ERMil puudub turundus ja kommunikatsioonistrateegia. 2. Muuseumi kodulehel ei ole avalikustatud kogu teave, mis on nõutud avaliku teabe seadusega. Risk: külastajaskond ja omatulu väheneb, sh muuseumi tähtsus ja mõjusus kogukonnas. Soovitused: 1. Koostada ERMi sisene turundus- ja kommunikatsioonistrateegia, millest lähtuvalt tekib iga-aastane tegevuskava vastutajate ja tähtaegadega. Seirata strateegia eesmärkide saavutamist ning vajadusel kohandada planeeritud tegevusi; 2. Lisada kodulehele info, mis kajastaks nii kinnitatud eelarvet kui ka arengukava, tegevuskava ja eelarve täitmise aruandeid (miinimumina käimasolev, eelnev ja üle-eelmine aasta). Kommentaar: Nõustume. Kultuuriministeeriumi siseaudit 14 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh kogud ja hanked Kriteeriumid:  Eelarvestamine/ planeerimine ja finantsarvestus toimib vastavalt nõuetele;  Varade, sh kogude arvestus/inventeerimine toimub vastavalt nõuetele;  Omatulu teenimine on tulemuslik;  Sularahakassa töökorraldus vastab nõuetele;  Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja läbipaistvalt sõltumata ostu summast;  Hanked on läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad. Regulatsioon: avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend8; KuMi raamatupidamise sise-eeskiri9, KuMi valitsemisala finantsarvestuse toimemudel, ERMi eelarve koostamise ja täitmise eeskiri, ERMi hankekord, KuMi riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord10, ERMi sularahakassa eeskiri. Selgus, et:  Eelarve koostamise protsessi läbiviimise eest vastutab finantsjuht. Eelarveüksuste eelarvete planeerimiseks vajaliku sisendi esitamise eest finantsjuhile vastutavad eelarveüksuste juhid.  ERMi eelarve koostamisel juhindutakse ERMi eelarve koostamise ja täitmise eeskirjast. Eelarve koostatakse tekkepõhiselt üheks eelarveaastaks. ERMi koondeelarve koostatakse alt-üles põhimõttel ja see koosneb aasta agregeeritud koondeelarvest, mille aluseks on detailsed eelarved.  Koondeelarve kajastab ERMi finantseerimise põhiliike: riigieelarvest eraldatud vahendid; majandustegevusest laekuv tulu; riigieelarve välised vahendid (siseriiklikud toetused, välisgrantid); arvestuslikud vahendid (käibemaksu kulu, amortisatsioon).  Detailse eelarvestamise objektideks on eelarveüksused (SAPi ressurss/kulukoht), mille jaotus vastab ERMi kinnitatud struktuurile (osakonnad/allüksused). Tulenevalt vajadusest eristada tegevuse sisu võib ühele struktuuriüksusele vastata ka mitu eelarveüksust. Eelarveüksuse juht on vastava struktuuriüksuse juht.  ERMi eelarve sisuliseks aluseks on ERMi arengukava, tegevuskava ning osakondade/allüksuste tööplaanid. ERMi detailne eelarve planeeritakse alltoodud osade kaupa (igas osas planeeritakse eelarvekirjed eelarveüksuste ja eelarveliikide lõikes kuude kaupa): 1. töölepinguga tööjõu eelarve; 2. piirsummade ehk kululimiitide eelarve (sh võlaõiguslikud tööjõu kulud, majandamiskulud, investeeringud); 8 Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend, Rahandusministri määrus 11.12.2003 nr 105, RT I, 03.01.2025, 7 9 Kultuuriministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri, kinnitatud kultuuriministri 23.12.2024 käskkirjaga nr 220 10 Kultuuriministeeriumi valtsemisala riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord, kultuuriministri 04.06.2024 käskkirjaga nr 95 Kultuuriministeeriumi siseaudit 15 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 3. omatulu eelarve (sh toitlustus, rendisündmused, muuseumipood, näituste programmid, haridusprogrammid, muud tulud); 4. toetuste/grantide eelarved (eelarveaasta jooksul jooksvalt).  Eelarveüksuste juhid vastutavad oma ja alluvate eelarveüksuste eelarvete täitmise eest, samuti kulude sihipärasuse eest. Eelarveüksuse juhil on õigus oma vastutusala piires restruktureerida piirsummade eelarve kulusid kehtestatud aastalimiidi piires. ERMi eelarve täitmise arvestuse ja sisemise jooksva aruandluse tagab finantsteenistus.  ERMis on kinnitatud 17.09.24 direktori kk-ga kuludokumentide muuseumipoolsed kinnitusringid ja kinnitamise tähtajad. Selles on fikseeritud Fiteki e-arvekeskuse kinnitusringid, lähetusaruannete ja majanduskulude kinnitusringid RTIPis.  Fiteki e-arvekeskuses kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel. Kulujuht on alati kinnitusringis. Direktor kinnitab arveid alates 5000 eur.  Raamatupidamise teenust osutab ERMile avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi järgi RTK.  ERMis on kehtestatud sularahakassa eeskiri, mis mh sätestab sularahakassade maksimaalse limiidi, töökorralduse, e-Riigikassas asuvale pangakontole kandmise korra ning kassa dokumenteerimise, inventeerimise ja turvanõuded.  ERMis on 5 sularahakassat: infolett; muuseumipood; toitlustus; Heimtali muuseum; mobiilne kassa. Igas kassas on töökohtade summaarne limiit 5 000 eurot, va Heimtali muuseumis on limiit 800 eurot ja mobiilses kassas on limiit 3 000 eurot.  Kassades toimub tehingute kajastamine müügiprogrammis Buum. Kassadest (va Heimtali ja mobiilne kassa) antakse sularaha töökohtade kaupa üle inkassatsiooni ettevalmistamiseks finantsteenistuse töötajale (raamatupidaja, tema äraolekul pearaamatupidaja) vähemalt kaks korda nädalas või limiidi täitumisel. Nädalavahetuse kassad antakse üle hiljemalt enne järgneva nädala klienditeeninduse algust. Raha üleandmine inkassatsioonifirmale toimub kord nädalas kui inkassatsiooni ettevalmistava kassa jääk inkassatsiooni päevaks on üle 6000 eurot.  2024. a viidi korralised kassade inventuurid läbi vastavalt KuMi raamatupidamise sise- eeskirjale. Inventuurid viis läbi kolmeliikmelised komisjonid, kellest ükski ei olnud selle kassa eest vastutav isik.  Materiaalse vastutuse lepinguid ERMis sõlmitud (nt kassapidajatega) sõlmitud ei ole.  Varade moodul on RTIPis kasutuses, vastutajaks haldusjuht. IT vara eest vastutab infotehnoloogia spetsialist, kes võtab arvele IT varad ning haldab neid RTIP-is. RTIPi on kantud nii põhivarad kui väikevarad, varadele on määratud vastutajad, kasutajad ja asukoht. Varale on peale kantud triipkoodid, mis teeb ka inventeerimise lihtsamaks.  Osadele töötajatele on ostetud ERMi poolt mobiiltelefonid (ametikohad fikseeritud direktori kk-s 2.1-16/3). Samas käskkirjas on fikseeritud ka ametikohad, kellele hüvitatakse tööalaseks kasutamiseks mobiilsideteenusete ja mobiilse andmeside kasutamise kulud ning hüvitise piirnormid kalendrikuus (30 euro ulatuses).  Viiakse läbi iga-aastaseid inventuure. Selleks moodustatakse 2 kaheliikmelist komisjoni. Inventuuri komisjonide koosseis ei ole viimasel kolmel aastal varieerunud. Osade väikevahendite juures RTIPis kirjas, et vara ei inventeerita. Haldusjuhi sõnul need varad liiguvad ühest kohast teisse ning on keeruline inventeerida. Varade inventuuridega seotud dokumentatsioon hoiustatakse RTIPis. Kultuuriministeeriumi siseaudit 16 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1  Varade müüki viimastel aastatel toimunud ei ole, samuti ei anta rendile ERMi varasid. Varade mahakandmine toimub vastavalt KuMi valitsemisala raamatupidamise sise- eeskirjale – vormistatakse mahakandmise otsus, kuhu lisatakse ka mahakandmise põhjus, mille kinnitab asutuse direktor.  Museaalide arvele võtmine toimub vastavalt ERMi kogude korralduse põhimõtetele 2022- 2026. Museaalid jõuavad muuseumi teadus- ja näituseprojektide ning uurimistöö raames toimuva kogumistöö tulemusena, aga ka annetuste, deponeerimise, ostmise, pärandamise või kinkimise tulemusel. Muuseumikogude täiendamise komisjon vaatab objektid üle ja langetab otsuse nende kogusse vastuvõtmise kohta. Kogusse vastuvõtmise vormistab peavarahoidja. Museaali kirjeldamisel kasutatakse MuISi.  Museaalide laenutamine toimub peamiselt teistele muuseumitele. Selleks tehakse MuISis taotlus ja selle pealt vormistab peavarahoidja väljaandeakti. Pärast näitust tuuakse tagasi ja vormistatakse MuISis tagastusakt. Garantiikirjad vormistatakse nende mäluasutustega, kes ei ole liitunud MuISiga.  ERM on MuISi sisestanud kõik oma museaalid vähemalt number-nimetus tasemel. Vastavalt ERMi kogude korralduse põhimõtetele saab iga museaal inventeeritud kord 10 aasta jooksul. Sellises tempos on praktikas jõutud toimetada vastavalt paika pandud inventuuride ajakavale. Viimane oli etnograafiliste jooniste inventuur 2024. a. Inventuuris jäid leidmata 56 etnograafilist joonist, mis puudusid ka 2007. ja 2014. aasta inventuuris. Inventuuride dokumentatsioon hoiustatakse MuISis.  ERMi hankekorra (kinnitatud 2017 aastal) järgi maksumusest alates 5000 eurot võetakse konkurentsi olemasolu korral ja juhul, kui see on halduskoormust ning konkureerivate pakkujate pakutavate asjade, teenuste või ehitustööde kvaliteeti arvestades otstarbekas ja võimalik, vähemalt kolm võrreldavat pakkumust kirjalikus vormis. Maksumusega alla 5000 euro on võrreldavate pakkumuste võtmine soovituslik. Pakkumisi võib küsida ka suuliselt või leida turul pakutavate samalaadsete asjade või teenuste avalikult kättesaadava info ja hinnavõrdluse ees. Hankeleping sõlmitakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui selle maksumus on vähemalt 20 000 eurot.  Hankekord ja hankeplaan on üleval ERMi kodulehel.  Selgus, et alla lihthanke piirmäära jäävate asjade/teenuste ostmisel pakkumusi valdavalt võetakse ja leping sõlmitakse alates 20 000 eur piirmäärast. Esines paar erandit. Tuvastasime, et OIXIO IT AS-ilt telliti 2024. a IT teenuseid koondsummas 26 984 eur ilma käibemaksuta, kuid pakkumusi ei võetud ning lepingut ei sõlmitud. IT arendusjuhi sõnul tellisid mitu erinevat osakoda ERMist antud ettevõttelt teenuseid. Samuti telliti võrguseadmete seadistustööde teenuseid Corinthian Events OÜ 2023. a summas 19 080 eur. IT arendusjuhi sõnul pakkumusi ei võetud, kuna tegemist oli kiireloomulise hankega aasta lõpus.  ERMil on 2 sõidukit ning traktor Heimtali muuseumis. Sõidukite kasutamine käib ERMi sõidukite kasutamise korra järgi. Sõidukite kasutamise infot haldab ning protsessi korraldab haldusjuht. Sõiduki kasutamise vajalikkuse ja sõidu sisu eest vastutavad sõiduki kasutaja ja tema vahetu juht. Kasutaja kontrollib sõiduki saadavust Outlook’i kalendris ning teeb seal vastava broneeringu, mille haldusjuht kooskõlastab. Lähetuse raames planeeritav sõit ja selle vajalikud detailid, s.h. vahetu juhi kinnitus registreeritakse RTIPis. Arvestust sõidukite Kultuuriministeeriumi siseaudit 17 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 kasutajate ja läbisõidu kohta peetakse elektroonilise sõidupäeviku vormis. Sõiduki tehnilise korrasoleku ja tankimise eest vastutab kasutajale üleandmisel haldusjuht. Olulisus Tähelepanek 5 Madal  Teenusepakkujaga OIXIO IT AS lepingut ei sõlmitud ja pakkumusi ei võetud, kuigi teenuse kogusumma 2024 ületas 20 000 piiramäära (26 984 eur ilma km-ta).  Corinthian Events OÜ-t telliti teenust 2023 summas 19 080 eur (ilma km-ta). IT arendusjuhi sõnul pakkumusi ei võetud, kuna tegemist oli kiireloomulise hankega aasta lõpus.  Inventuurikomisjonide koosseis ei ole viimasel kolmel aastal vahetunud. Risk: Huvide konflikti risk. Inventuurid ja inventuuritulemused ei pruugi olla objektiivsed. Soovitused: 1. Jälgida, et alates 20 000 piirmäärast sõlmitakse teenusepakkujatega leping. Soovitame alates 5000 eurost konkurentsi olemasolul võtta võrreldavad pakkumused ja luua ERMi ülene süsteem pakkumuste hoiustamiseks koos lepingutega ja tööde üleandmise-vastuvõtmise aktidega. 2. Varieerida inventuuride komisjonides osalevaid isikuid, et tagada nende sõltumatus. Kommentaar: Tähelepanek 5. P.1. Nõustume P.3. Võtame soovituse teadmiseks. Samas on inventuuride komisjonide sõltumatus tagatud, kuna neisse ei kuulu inventeeritava varagrupi eest vastutavaid töötajaid. Vastavalt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendile ning KuM-i valitsemisala raamatupidamise sise- eeskirjale tunnevad komisjoni liikmed inventeerimise põhimõtteid, inventeeritavat vara ja on võimelised hindama varade seisukorda ja järelejäänud eluiga. Seetõttu töö olnud kiire ja efektiivne. 4.2.4. Personalijuhtimine Kriteeriumid:  ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisele;  värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt asutuse vajadustele;  töötajate hindamine tagab töötajate arengu ning vastavuse nõuetele;  personali areng toetab kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist;  motivatsioonipoliitika tagab vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust;  tegeletakse võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt töötajatelt põhjuste kohta;  tagatud töötajate regulaarne puhkuste korraldus. Regulatsioon: ERMi töökorralduse reeglid, ERMi töötasu juhend11, ERMi kollektiivleping 2024-2025 jm. 11 Eesti Rahva Muuseumi töötasujuhend, kinnitatud direktori poolt 01.01.2019 Kultuuriministeeriumi siseaudit 18 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 Selgus, et:  Kui uus töötaja asub ERMis tööle tutvustab personalijuht ERMi sisekordasid. Allkirja sisekordadega tutvumise kohta uuelt töötajalt ei võeta.  ERMi töötasujuhendis on kirjas, et töötasude ja -tingimuste ülevaatamine toimub iga kalendriaasta alguses, arvestades ERMile eraldatud eelarvelisi vahendeid. Töötajate põhitöötasu alammäärad lähtuvad Vabariigi Valitsuse ja TALO ning Eesti Kultuuritöötajate Ametiliidu ja KuMi vahel sõlmitud palgalepetest. Rahaliste vahendite olemasolul võib direktor käskkirjaga kehtestada üleriigilistest lepetest paremad töötasu alammäära tingimused, arvestades seejuures, et õiglases proportsioonis oleksid samaväärsetel ametialastel positsioonidel töötavate erinevate struktuuriüksuste töötajate töötasud. Lisatasusid makstakse täiendavate tööülesannete täitmise, nõutavast tulemuslikuma töö, üle- ja öötundidel ning riigipühadel töötatud aja eest. ERMi töötajatele võib rahaliste vahendite olemasolul direktori otsusega maksta ühekordseid preemiaid ja toetusi (nt puhkusetoetus, jõulutoetus jmt).  Detailsemalt põhitöötasu ja tulemustasustamise põhimõtteid juhendis reguleeritud ei ole (palgaastmestik, tulemustasu määrad vms). Personalijuhi sõnul tegeletakse hetkel palgajuhendi koostamisega ning plaanis on määratleda ka palgaastmestik.  ERM on osalenud riigi- ameti-, ja hallatavate asutuste, riigi asutatud sihtasutuste ning avalik-õiguslike asutuste palgauuringus, kuid infot pole kasutatud ERMi teenistuskohtade paigutamisel tööperedesse.  ERMi töötajatel on ametijuhendid, millest mõned on vananenud ning tuleks üle vaadata ja vajadusel uuendada. Nt sündmuskeskuse juhtivspetsialisti ametijuhendis on tema ametinimetuseks müügispetsialist ning vahetuks töökorraldajaks toitlustusjuht. Toitlustusjuhi kohta ei ole 2025. a ERMis. Etenduste ja kontsertide projektijuhi ametijuhendis on tema ametinimetuseks programmijuht. Andmekaitseteemadega tegeleb ERMis infotehnoloogia arendusjuht, kuid ametijuhendis vastavalt ülesannet fikseeritud ei ole. Juhiabi ametijuhendis on sisekommunikatsiooni korraldamine, mis tema sõnul on hoopis kommunikatsiooni- ja turundusteenistuse ülesanne.  2024. a lõpus toimunud koondamiste tulemusena jäid kauba transpordi ja vastuvõtu ülesanded jagamata. Hetkel tegeleb nende ülesannete täitmisega peamiselt haldusjuht lisaks ametijuhendijärgsetele ülesannetele. Tegemist on ajutise lahendusega.  ERMil on kollektiivleping ERMi ametiühinguga (AÜ), mis on pikendatud aastateks 2024-2025. Selles on fikseeritud mh töösuhted, koolitused, töö- ja puhkeaeg, puhkus, töötasu, töötingimused, tööandja ja ametiühingu vahelised suhted. ERMi AÜ-sse kuulub 5.12.2024 seisuga 51 ERMi töötajat (kokku ERMis 140 töötajat 28.02.2025 seisuga). Lepingu sõlmimisel tunnistab tööandja ehk ERM ametiühingu õigust esindada ja kaitsta individuaalsetes töösuhetes oma liikmed ning kollektiivses töösuhtes kõiki töötajaid.  Kollektiivlepingu 7.1.6. kohaselt AÜ ja ERM peavad töötasu osas läbirääkimisi vähemalt üks kord aastas enne uue aasta palgamäärade kehtestamist. Selgus, et sellist praktikat ERMis siiani pole olnud. Punkti 9.1.2. järgi AÜ usaldusisik osaleb juhatuse nõupidamistel, kus arutatakse ERMi töötajate töösuhetega seotud aktuaalseid küsimusi. Kultuuriministeeriumi siseaudit 19 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 Intervjuude käigus selgus, et usaldusisikut ERMi juhtkonna koosolekutele varasemalt kaasatud ei ole.  Kollektiivlepingu p 2.1.6 kohaselt töötaja töökoha koondamisest informeerib tööandja töötajaga samaaegselt usaldusisikut. Töötaja koondamisel on võrdsete tööalaste oskuste ja kvalifikatsiooni korral tööle jäämise eelisõigus ERMi ametiühingu liikmetel. Audiitorite hinnangul ei kohtle selline punkt ERMi töötajaid võrdselt, st ametiühingusse kuulumise fakt ei tohiks mõjutada tööandja otsust, keda koondada. Kollektiivlepingu 9.3.4. järgi on AÜ usaldusisikul teda volitanute nimel õigus vastavalt "Töötajate usaldusisiku seaduse" § 9 järgi levitada takistamatult tööalast ja töötajaid esindava ühingu tegevust käsitlevat teavet. Selline punkt on töötajate usaldusisiku seadusest välja võetud ning seega ei ole ka kollektiivlepingus kohane. ERMi töötajad, sh ametiühingu liikmed, peaksid kaitsma tööandja mainet ning mitte levitama infot, mis seda kahjustab.  Puhkuste vormistamine toimub läbi RTIPi, kus määratakse ka asendaja puhkuse perioodiks. Töökorralduse reeglites seisab, et põhipuhkus on 28 päeva ning seaduses ja kollektiivlepingus ette nähtud juhul antakse töötajale pikendatud põhipuhkust. Kollektiivlepingu p 4.3 järgi antakse töölepinguga töötajatele lisapuhkust 5 tööpäeva kalendriaasta jooksul. Töölepinguga töötajale antakse lisapuhkuse päev(i) vastavalt ERMis töötatud pidevale tööstaažile – iga 10 aasta eest 1 puhkusepäev. Töötajatele antakse ka jõulupuhkust perioodil 27.12-31.12 vastavalt kollektiivlepingu p.-le 4.4.  ERM hüvitab töötajate sportimis- või liikumispaiga regulaarse kasutamisega otseselt seotud kulud või avaliku rahvaspordiürituse osavõtutasu - spordikulud hüvitatakse kuni 60 eurot kvartalis. Kulude hüvitamiseks tuleb esitada kvartali lõppedes 5 tööpäeva jooksul RTIPis majanduskulude moodulis terviseedendamise kulude aruanne.  Koolitustele registreerimine toimub samuti RTIPis. Koolituste plaanid ja eelarved peavad osakonnajuhatajad finantsjuhile esitama järgmise aasta eelarve planeerimise protsessi osana. Seega kui osakonnajuhatajad ei oska järgneva aasta koolitusvajadusi hinnata eelneva aasta lõpus, siis aasta jooksul koolitusi lisada on keerulisem, kuna eelarvevahendeid koolitusteks ei ole planeeritud. Selline olukord realiseerus 2025. a. Juhul, kui üksuse juht leiab, et töötaja koolitusel osalemine on siiski vajalik, leitakse finantsallikas koolitusel osalemiseks võimalusel vastava osakonna piirsummade eelarvest.  Arenguvestluste läbiviimiseks hästi toimivat süsteemi ei ole. Mõned osakonnajuhid on teinud arenguvestlusi, kuid mõned mitte. Samuti puudub ühtne arenguvestluste vorm ning tulemusi ei koondata/analüüsita.  2024. a läbi viidud rahulolu-uuringu tulemustest ilmnes, et üldine tööga rahulolu oli 67,2%, mis on võrreldes 2021. aastal toimunud uuringuga langenud 12,5% võrra (2021. aasta tulemus 79,7%). Pühendumuse juures hinnati kõige kriitilisemalt asutuse juhtimist (ennekõike asutuse tööõhkkonda, mis on 5-palli skaalal 2024. aastal 3 punkti, 2021. aastal 4 punkti), koostööd, võrdust ja vaimset heaolu, muudatuste juhtimist ja arengu- ja karjäärivõimalusi. Muudatuste juhtimise osas joonistus negatiivsena välja kaasatus muudatuste planeerimisse, nende läbimõeldus ja info liikumine muudatuste kohta. Organisatsioonis tervikuna on pühendumuse koondhinnang avaliku sektori keskmisest madalam ning ka eelmise uuringuga võrreldes on pühendumuse koondindeks langenud. Kultuuriministeeriumi siseaudit 20 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1  Kevadel 2025 kutsuti ERMis kokku kõik töötajad ja kaardistati teemade kaupa ettepanekud, kuidas saaks töökeskkonda paremaks muuta. Iga töötaja sai ära märkida, mis kõige olulisem teema on tema jaoks. Toimus väljasõit Rakveres, kus käidi konkreetsemalt ettepanekud läbi. Samuti telliti ERMi lepitaja teenus. Eesmärgiks on tulemuste baasil koostada mh hea käitumistava ja töökiusuga tegelemise kava. Olulisus Tähelepanek 6 Keskmine 1. Ametijuhendid on vananenud ja tuleks üle vaadata (nt määratud asedirektori ametikoht, mida põhimääruse järgi ei ole). Andmekaitseteemadega tegeleb ERMis infotehnoloogia arendusjuht, kuid ametijuhendis vastavalt ülesannet fikseeritud ei ole. Juhiabi ametijuhendis on sisekommunikatsiooni korraldamine, mis tema sõnul on hoopis kommunikatsiooni- ja turundusteenistuse ülesanne. 2. Detailselt põhitöötasu ja tulemustasustamise põhimõtteid töötasujuhendis reguleeritud ei ole (palgaastmestik, tulemustasu määrad vms). Personalijuhi sõnul tegeletakse hetkel palgajuhendi koostamisega ning plaanis on määratleda ka palgaastmestik. 3. Arenguvestluste läbiviimiseks hästi toimivat süsteemi ei ole. Mõned osakonnajuhid on teinud arenguvestlusi, kuid mõned mitte. Samuti puudub ühtne arenguvestluste vorm ning tulemusi ei koondata. 4. Koolitusvajadusi peavad osakonnajuhid hindama enne tuleva aasta eelarve kinnitamist. Personaljuhil puudub eraldiseisev koolituste eelarve. 5. Uue töötaja tööle asumisel ei võeta kinnitust, et ta on ERMi sisemiste kordadega jm oluliste dokumentidega tutvunud. Risk: töötajad ei ole teadlikud oma ülesannetest ja vastutusalast; tasustamise põhimõtted ei ole läbipaistvad; töötajate mured ja vajadused ei jõua süsteemselt juhtideni; täiendkoolituste planeerimise süsteem ei ole paindlik. Soovitused: 1. Vaadata üle ametijuhendid ja ülesannete jaotus asutuses, vajadusel uuendada ametijuhendeid. 2. Koostada uus töötasujuhend, sh fikseerida tulemus- ja lisapalkade süsteem ja palgaastmestik. 3. Panna paika arenguvestluste süsteem – iga aasta lõpus peaksid osakonnajuhid oma alluvatega läbi viima arenguvestlused, mille tulemused koondatakse ning neid kasutatakse koolitusplaani koostamisel, parendustegevuste planeerimisel jms. 4. Eraldada personalijuhile koolituseelarve, et võimalik oleks koolitused tagada ka siis kui aasta jooksul peaksid ilmnema olulised koolitusvajadused. 5. Uue töötaja tööle asumisel võtta ka kinnitus, et ta on tutvunud asjakohaste sisekordade jm dokumentidega. Kasutada selleks DHSi kaudu elektroonilist kinnitamist. Kommentaar: Nõustume. Tähelepanek 6. P.4. Eelarveüksuse juht saab tellida koolitusi kinnitatud piirsummade limiidi arvelt eeldusel, kui planeeritud sisulised tegevused on täidetud. 2025. aasta personalieelarvesse on planeeritud koolitusi, mis on mõeldud kas kogu majale või seotud töökeskkonna ja -ohutusega, nt esmaabiandjate (täiend)koolitus, toiduhügieen, vaimse tervise koolitused kõikidele töötajatele, andmekaitse, protsesside/muutuste juhtimine. Töötajatele pakutakse ka tasuta koolitusi, mis ei kajastu eelarves. Kultuuriministeeriumi siseaudit 21 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 Olulisus Tähelepanek 7 Keskmine ERMi ja ERMi AÜ vahelises kollektiivlepingus on sätteid, mis on kehtiva õigusraamistikuga võrreldes vananenud ning sätteid, mis piiravad asutuse juhtimisotsuste tegemist (nt lepingu punktid 2.1.6 ja 9.3.4) Risk: kahju asutuse mainele, töötajate ebavõrdne kohtlemine Soovitused: 1. Analüüsida, millised kollektiivlepingu sätted ei ole enam kehtiva seadusandluse kohaselt ajakohased. AÜga läbirääkimiste käigus muuta vastavalt uue perioodi kollektiivlepingu tingimusi. 2.Eemaldada kollektiivlepingu pikendamisel lepingust punkt töötaja koondamisel on võrdsete tööalaste oskuste ja kvalifikatsiooni korral töölejäämise eelisõigus ERMi ametiühingu liikmetel, kuna tegemist on juhtimisotsusega ning vastav punkt ei taga ERMi töötajate võrdset kohtlemist. Kommentaar: Nõustume. 4.2.5. Infotehnoloogia Kriteeriumid:  IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud;  jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades organisatsiooni eesmärke saavutamist;  IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt;  organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt kaitstud varguste ja kahjustamise eest;  IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul mahus, mis tagab organisatsiooni tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta;  kasutuses olevad IS-d aitavad kaasa asutuse eesmärkide saavutamisele ning on kasulikud/vajalikud töövahendid. Regulatsioon: KuMi haldusala infoturbe poliitika12, ERMi infoturbepoliitika Selgus, et:  ERMi infoturbepoliitikas on reguleeritud infoturbe põhimõtted, nende saavutamise suunised, infoturbe korralduse loogika ning peamiste infoturbemehhanismide rakendamine asutuses.  Vastavalt ERMi infoturbepoliitikale (aastast 2018) infoturbepoliitika põhimõtteid vaadatakse üle kord aastas infoturbejuhi poolt ning vajadusel tehakse ettepanek asutuse juhile selle muutmiseks. Infoturbepoliitika kohaselt selle dokumendi väljatöötamise ja vajaduspõhise uuendamise eest vastutab valitsemisala infoturbejuht asutuses. ERMis hetkeseisuga infoturbejuht puudub. Infoturbe teemasid koordineerib valitsemisala üleselt KuMi infoturbejuht, varasemalt toimus koostöö RMIT-iga. Infoturbpoliitikas esineb viiteid RMIT-ile, nt „Asutus koostöös RMIT-iga viivad läbi asutuste töötajatele kohustuslikke regulaarseid infoturbealaseid koolitusi“, mis ei ole enam ajakohane. 12 Kultuuriministeeriumi haldusala infoturbe poliitika, kinnitatud kultuuriministri 13.07.2023 kk-ga nr 171 Kultuuriministeeriumi siseaudit 22 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1  ERMil on oma arvutipark, milleks kasutatakse renditeenust. RITi arvutitöökoha teenusele ei ole veel üle mindud, kuid IT arendusjuhi sõnul on ERMil selleks huvi olnud. Üleminek jäi toppama ilmselt kuna selgus, et ERM ei ole tüüpiline arvutitöökohtadega asutus. Võrgus olevaid seadmeid on ERMis tublisti üle 2000.  ERMi enda arendatud on muuseumi Intranet HOOV. Võrgukettad on jätkuvalt olemas, kuna staažikad töötajad kasutavad neid, kuid vaikselt minnakse üle pilve. ERMil on omad serverid, mis mahutavad suuri infomahtusid.  2023 läbis kübertesti ERM alla haldusala keskmise ehk alla 75%. Kübertesti läbinud inimeste arv Eesti Rahva Muuseum (70005536) 51%. 2024. a testi tegemine ERMis käis aprillis 2025 ning IT arendusjuht tegi mitmeid meeldetuletusi töötajatele, et selle läbimine on oluline. Tema sõnul on töötajaid, kes seda testi ei tee mingil põhjusel. 2024. a läbis kübertesti 74% ERMi töötajatest.  Riigiasutustena on ERM kohustatud E-ITSi rakendama, kuid auditeerimisest on muuseumid vabastatud. IT arendusjuhi sõnul sellega tegeletakse ning 2025. a lõpuks püütakse E-ITSi stardimeetmed kasutusele võtta. Olulisus Tähelepanek 8 Keskmine 1. ERMi infoturbepoliitika on osaliselt vananenud, viited koostööle RMIT-iga jm. 2. Kübertesti läbinud töötajate arv oli 2023 madal - 51%, 2024. a. testi on läbinud 74% ERMi töötajatest. Risk: turvarisk, IT risk Soovitused: Uuendada infoturbepoliitikat, sh lisada sinna kohustus läbida iga-aastane kübertest või võtta üle KuMi haldusala infoturbepoliitika. Võtta kasutusele E-ITS stardimeetmed. Kommentaar: Nõustume. Tähelepanek 8. P.1. Võtame üle kehtiva KuMi haldusala infoturbepoliitika. P.2. Infoturbe testi läbimises on toimunud edasiminek, 2024. a. testi on läbinud 74% töötajatest. E- ITS stardimeetmete rakendamine on käimas. 4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus Kriteeriumid:  organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud nõuetekohaselt;  töötajate turvalisus on tagatud. Regulatsioon: ERMi töökorralduse reeglid, ERMi ohuplaan13, Tulekahju korral tegutsemise plaan14, 13 ERMi ohuplaan, kinnitatud direktori käskkirjaga 31.01.2025 14 ERMi tulekahju korral tegutsemise plaan, kinnitatud direktori käskkirjaga 8.11.2023 Kultuuriministeeriumi siseaudit 23 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 Selgus, et:  Viimased töökeskkonna riskianalüüsid on läbi viidud 2020 ja 2021 tulenevalt Covid 19 ohust.  Kinnitatud tulekahju korral tegutsemise plaan (2023. a) ning koostatud ERMi ohuplaan, mis käsitleb mh erinevate ohtlike olukordade (tulekahju, veeõnnetus, pommiähvardus, vandalism, vargus, küberrünnak, elektri- või veevarustuse katkestus, sõjaolukord) puhul kriisiaegset tegevust, kommunikatsiooni ja museaalide väljaviimist hoonest. Ohuplaanis on mh lisa 1 p 6. evakuatsiooni juhtide ja evakuatsiooni liidrite kontaktid – evakuatsioonijuhiks on määratud ERMi turvatöötajad, kuid puuduvad kontaktnumbrid, kuhu pöörduda.  Evakuatsiooniõppused toimusid viimati eelmise aasta septembris. RKAS korraldab evakuatsiooniõppusi. Õppused on siiani esmaspäeviti toimunud, mil muuseum on külastajatele suletud, st külastajatega õppusi uues majas veel ei ole läbi viidud.  2023 viidi läbi riiklik kultuuriväärtuste päästmise kontrollõppus ERMis koostöös Muinsuskaitseametiga. Õppuse üldisem eesmärk oli kontrollida olemasolevaid kommunikatsioonikanaleid ja -mehhanisme ning jälgida, kuidas toimub suhtlus erinevate ametkondade ja asutuste vahel – kas ja milline on kehtestatud protokoll ning kuidas on koostöö koordineeritud, et kahju oleks võimalikult väike. Üheks soovituseks oli korraldada regulaarseid nii inimeste kui ka kultuuriväärtuste päästmist hõlmavaid õppusi majasiseselt, mängides läbi erinevaid võimalikke stsenaariume. Haldusjuhi sõnul selliseid õppusi veel läbi viidud pole, kuna tegemisel oli ohuolukorra plaan. Edaspidi on planeeritud iga-aastane läbimängimine teatud osas.  Kinnitatud on töökeskkonnanõukogu koosseis, töökeskkonnaspetsialist ja töökeskkonnavolinikud ja esmaabiandjad. Vastav info on üleval avalikes kohtades (nt köögis) ja HOOVis.  Siiani on ERMi uues majas kasutatud biomeetrilist läbipääsusüsteemi. Lisaks on töötajatel kaardid, millega ustest läbi pääseb. Probleem tekkis biomeetriaga seoses EU nõuetega - biomeetriliste andmete hoidmine ei ole reguleeritud ERMi lepingus RKASega. Käesoleval aastal toimub ka läbipääsu süsteemi uuendus, kuna süsteem on vananenud. Eesmärk on 2025. a lõpuks saada biomeetriline süsteem töökorda ja sõrmejälje süsteem kasutusse tagasi. Olulisus Tähelepanek 9 Keskmine 1. ERMi külastajaid hõlmavaid evakuatsiooniõppusi läbi viidud ei ole. 2. Ohuplaanis on mh lisa 1 p 6. evakuatsiooni juhtide ja evakuatsiooni liidrite kontaktid – evakuatsioonijuhiks on määratud ERMi turvatöötajad, kuid plaanist puuduvad kontaktnumbrid, kuhu pöörduda. 3. Kultuuriväärtuste päästmist hõlmavaid ERMi siseseid õppusi läbi viidud ei ole. Risk: risk inimelule ja varale Soovitused: 1. Edaspidi viia läbi evakuatsiooniõppusi kui ERM on lahti külastajatele, et veenduda, kas nii ERMi töötajad kui külastajad pääsevad välja ohutult ning kiiresti. Kultuuriministeeriumi siseaudit 24 AUDIT nr 2_2025/KuM Lisa 1 2. Viia perioodiliselt läbi kultuuriväärtuste päästmist hõlmavaid ERMi siseseid õppusi, et minimeerida võimalikke kahjusid reaalse ohu korral. 3. Täiendada ERMi ohuplaani ning lisada sinna ka turvatöötajate kontaktnumbrid. Kommentaar: Nõustume. Tähelepanek 9. P.1. Plaanime järgneva evakuatsiooniõppuse läbiviimist külastajatega. P.2. Täiendame Tulekahju korral tegutsemise plaani kontaktidega P.3. Võtame kultuuriväärtuste päästmisega seotud õppused planeerimisse Kultuuriministeeriumi siseaudit 25