Tänuüritus

Pöördume sooviga leida partner Sotsiaalministeeriumi tänuürituse ettevalmistamiseks ja peo läbiviimiseks. Eesmärk on korraldada meeldejääv tunnustusüritus, kuhu on oodatud kogu sotsiaalministeeriumi tööpere (ca 130-140 külalist1), mis pakuks emotsioone ja elamusi ning kannaks sotsiaalministeeriumi väärtusi. Koosviibimine peaks toimuma neljapäeval, 29. jaanuaril 2025. Soovime leida koostööpartneri, kes pakub välja ürituse toimumiskoha (Tallinnas), ideed ja teostuse tegevusteks, sh vajaliku tehnika. Partnerilt soovime saada võimaliku nägemuse peo ülesehitusest, temaatikast, programmist, esinejatest ning cateringipakkumisest. Toitlustuse puhul palume arvestada, et pakutav toit oleks liha- ja kalavaba (lubatud on piimatooted ja muna) ning osa menüüst ka täielikult vegantoit, osa gluteeni- ja laktoosivaba. Toitlustuspakkumus peab sisaldama mittealkohoolset tervitusjooki. Külalistel võiks olla võimalus osta koha peal ise erinevaid jooke. Ootame, et ürituse programm on läbimõeldud ja kava on detailselt kirjeldatud lähtuvalt ürituse eesmärgist, piduliku osa programmi ettepanek vastab täielikult sihtgrupile ning tänuürituse temaatikale; kogu üritus on seotud üheks tervikuks, andes edasi kandvat sõnumit, on visuaalselt lahendatud. Sündmusel on kindlasti:  pidulik ja rõõmus, samas pingevaba meelolu (stiilipidu pigem ei soovi)  õhtujuht  elamus(ed) ja hea muusika (bänd) ja või DJ  juhtkonna sõnavõtt (kantsler ja minister)  parimate töötajate tunnustamine (tunnustamise tseremoonia planeerimine koostöös tellijaga, läbi viib õhtujuht)  kokkuvõte Sotsiaalministeeriumi 2025. aasta tulemustest, sisend ehk tegevuste ja tulemuste kirjeldused tellijalt (nt ülevaade vastu võetud seadusemuudatustest)  maitsvad toidud  tantsimine  mõni põnev tegevus või töötuba  fotograaf koos fotoseinaga või fotobox  arvestatud keskkonna hoidmise aspektidega: Keskkonnahoidlike ürituste korraldamise riiklik juhis | Kliimaministeerium Eelarve: Kuni 25 000 (lisandub käibemaks). Pakkumuste esitamine ja menetlemine 1 Ministeeriumi esindaja täpsustab osalejate arvu 5 päeva enne ürituse toimumist; toitlustuse ees tasumine toimub vastavalt osalejate arvule 1. Huvitatud isikutel on õigus küsida pakkumuskutse kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti teel [email protected]. Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 3 tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. 2. Pakkumuses esitab pakkuja: 1.2.1. Pakkumuse maksumuse vormi (lisatud pakkumuskutsele). Pakkumuse maksumus peab sisaldama: ruumide rent, toitlustus, programm (õhtujuht, tehnika, bänd või dj, fotograaf, meelelahutuslikud tegevused, fotobox) projektijuhtimine; 1.2.2. ürituse programm (tegevused ja ürituse loovlahendus, sh esitab pakkuja loovidee, kuidas Sotsiaalministeeriumi tööperele esitleda aasta kokkuvõtet (nt slaidiesitlus, video või piltidena jne) ning aitab kaasa teostusega). Ürituse programm tuleb esitada piisava põhjalikkusega, et hankijal oleks võimalik selle alusel pakkumust hinnata; 1.2.3. Näidismenüü, mis tuleb esitada piisava detailsusega, et hankijal oleks võimalik selle alusel pakkumust hinnata 3. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski. 4. Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 30 päeva alates pakkumuste esitamise tähtpäevast. 5. Pakkumus tuleb esitada e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 13. detsember 2025 kl 14.00 6. Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. 7. Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. 8. Hankija avab kõik tähtajaks esitatud pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust pakkumuskutses sätestatud nõuetele. 9. Juhul kui pakkumus ei vasta pakkumuskutses esitatud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi. 10. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi vastavalt pakkumuskutsele lisatud hindamismetoodikale. 11. Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise kohta mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul alates lepingu sõlmimisest. 12. Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu. Lepingule kohaldatakse ministeeriumi töövõtulepingute üldtingimusi (kättesaadavad: Lepingute üldtingimused | Sotsiaalministeerium).  Lisa pakkumuskutsele Pakkumuse maksumuse vorm Pakkuja üldandmed Pakkuja ärinimi Pakkuja registrikood Pakkuja juriidiline aadress Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Pakkuja kontaktisik/ volitatud esindaja lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Pakkumuse maksumus kuluartiklite lõikes Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot) Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) Käibemaks: Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga) 1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt pakkumuskutses märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi. 5. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud. Hindamiskriteeriumid Kõikidele nõuetele vastavaid pakkumusi hindavad 3 pakkujatest sõltumatut hindajat. Hindajad hindavad pakkumusi väärtuspunktide põhiselt konsensuslikult. Hindajatel on õigus pakkumusi omavahel võrrelda. Nr Kriteerium Osakaal (max punkte) 1 Toitlustus 30 Tegevused ja ürituse 2 loovlahendus 60 3 Hind 10 KOKKU 100 Hindamismetoodika kirjeldus 1. Toitlustus 30 punkti –  Rikkalik menüü, mis sisaldab erinevaid valikuvõimalusi nii soolaste kui magustoitude osas ning on tasakaalustatud ja tervislik;  Keskkonnahoidlikkus: 1) Pakkuja kasutab toitlustuseks kohalikke tooteid (keskkonnaalane eesmärk- vältida pikki tarneteekondi, millega vähendatakse keskkonnajalajälge); 2) Pakkuja on kirjeldanud meetmeid, kuidas vältida toidu raiskamist (nt toit pakitakse kaasa korduskasutatavatesse karpidesse osalejatele, või annetatakse Toidupanka või viiakse toidukappi) 20 punkti- menüü pole mitmekülgne ja tervislik, arvestatud on osaliselt kohaliku toorainega, toidu raiskamise ja vältimise aspektiga pole täielikult arvestatud ja seda on kirjeldatud pealiskaudselt. 10 punkti – menüü on ühekülgne ja pole tervislik, pole arvestatud toitlustuses kohaliku toorainega, puudu on kirjeldus, kuidas välditakse toidu raiskamist. 2. Tegevused, ürituse loovlahendus 60 punkti - tegevused on läbi mõeldud, huvitavad ja teostatavad, arvestades külaliste arvu (130-140), õhtujuht, fotograaf ja muusikaline etteaste on läbi mõeldud. Ürituse kontseptsioon läheb kokku sotsiaalministeeriumi väärtuste ja missiooniga ning valdkondadega. Välja on pakutud idee, kuidas esitleda töötajatele aasta kokkuvõtteid ja tulemusi, arvestades Sotsiaalministeeriumi valdkondi ja teemasid. 40 punkti – tegevuste puhul pole täielikult läbi mõeldud ja välja toodud ning põhjendatud, kuidas need lähevad kokku organisatsiooni visiooni, missiooni ja väärtustega. Õhtujuht, muusikaline etteaste ja tegevused ei moodusta tervikut. Aasta kokkuvõtte esitlemiseks on välja pakutud ideed, mis pole läbi mõeldud või ei lähe hästi kokku Sotsiaalministeeriumi väärtustega. 20 punkti – tegevuste kirjeldusest jääb arusaamatuks, kuidas need sobivad ürituse sihtgrupile, tegevusi on vähe või need pole huvitavad, muusikaline etteaste, õhtujuht ei ole sobiv arvestades sihtgruppi ja valdkondasid, millega iga päev tegeletakse. Pealiskaudselt on välja pakutud idee aasta kokkuvõtte tutvustamiseks. 3. Hind Madalaima väärtusega pakkumus saab maksimaalse arvu punkte (10 punkti). Teised pakkumused saavad punkte proportsionaalselt vähem ja arvutatakse valemiga: "madalaim väärtus" / "pakkumuse väärtus" X "osakaal". Eduka pakkuja valik Edukaks pakkujaks tunnistatakse kolme hindamiskriteeriumi lõikes summaarselt enim punkte saanud pakkumuse esitaja. Võrdsete punktide korral tunnistatakse edukaks pakkuja, kelle pakkumus sai tegevuste ja ürituse loovlahenduse kriteeriumis enim punkte.