Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord

KÄSKKIRI Tallinn 21.05.2025 nr 1-3/17 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimäärus“ § 8 lõige 2 punkti 6 alusel ja kooskõlas Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõikega 3 1. ÜLDSÄTTED JA MÕISTED 1.1. Korra eesmärgiks on sätestada Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (edaspidi keskus) asjaajamise ja teabehalduse põhinõuded (edaspidi ka teabehalduse kord) ning reguleerida keskuses pakutavate avalike teenuste korraldamist ja arendamist. 1.2. Keskuse töötajad loovad, kooskõlastavad ja menetlevad dokumente üldjuhul elektrooniliselt. 1.3. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini). Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood. 1.4. Teabe haldamiseks keskuses kasutatakse dokumendihaldussüsteemi DELTA (edaspidi DHS) ning muid keskuse poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme, mis on kirjeldatud punktis 1.12. 1.4.1. Erinevate infosüsteemide juurdepääsuõiguste haldamine ja kasutajate nõustamine ning juhendamine toimub infosüsteemide peakasutajate poolt, kes on loetletud infosüsteemide nimekirjas punktis 1.12. 1.5. DHSi avalikule vaatele ehk avalikule dokumendiregistrile on viide keskuse veebilehel rubriigis „Avalik teave“. 1.6. Kõik keskuse töötajad on DHSi kasutajad. Kasutajad tuvastatakse ID-kaardi või paroolipõhiselt. Oma parooli andmine teisele kasutajale on keelatud. 1.7. DHSi sisestatud dokumentide õigsuse eest vastutavad dokumentides määratud vastutajad. 1.8. DHSis eristatakse järgmisi kasutajaõiguste rühmi: 1.8.1. Administraatorid hoiavad töös ja haldavad süsteemi (dokumendi- ja arhiiviloetelus funktsioonide ning sarjade koostamine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine, dokumendi liikide ja -mallide loomine ja korrastamine, eeldefineeritud töövoogude korrastamine jms tegevused), toimetavad ja registreerivad dokumente, saadavad neid välja jms tegevused. 1.8.2. Dokumendihaldurid saavad luua ja lisada uusi dokumente, käivitada töövooge, muuta töövoo käigus metaandmeid ja dokumendi (faili) sisu ning kustutada enda loodud või lisatud dokumente (v.a registreeritud dokumendid), edastada dokumente süsteemivälistele isikutele ja asutustele ning teha toiminguid ka registreerimisjärgselt. 1.8.3. Arhivaarid saavad seadistada dokumendi elukäigu ajakavasid, sooritada erinevaid arhiveerimistegevusi. 1.8.4. Tavakasutajad saavad vastavalt juurdepääsuõigustele vaadata dokumendi (faili) sisu ja selle metaandmeid, võtta teadmiseks, kooskõlastada ja allkirjastada neile suunatud dokumente. 1.8.5. Külalised (Riigi Tugiteenuste Keskuse määratud töötajad või ühekordse ülesande täitmiseks nt. audiitor) saavad ligipääsu infosüsteemile ja selle dokumentidele, v.a juurdepääsupiiranguga dokumendid ning menetleda neile täitmiseks suunatud dokumente. 1.9. Kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavatele teabele võib piirata DHSis sarja-, toimiku- või dokumendi põhiselt ning teistes süsteemides reguleeritakse seda üldiste juurdepääsuõiguste läbi. 1.10. Teabehalduse kord on täitmiseks kohustuslik kõigile keskuse töötajatele. Keskuse töötaja vastutab oma tööülesannete täitmiseks vajalike dokumentide ja teabe nõuetekohase loomise ja haldamise eest. Uuele töötajale tutvustab teabehalduse korda tema vahetu juht ning juhi puudumisel dokumendihalduse spetsialist. 1.11. Keskuse e-posti aadressid on [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] ja veebilehe aadress on www.astangu.ee. Töötajate ja struktuuriüksuste kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena veebilehel. 1.12. Keskuse asjaajamises loodud ja saadud teavet hallatakse järgmistes infosüsteemides: Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja Dokumendihaldussüsteem dokumendid ning andmed dokumendihalduse DELTA dokumentide registreerimise, spetsialist menetlemise, säilitamise ja hävitamise kohta Astangu infosüsteem AIS keskuse klientide andmed, üldosakonna juhataja isikuandmete allikad ning andmed kliendi andmetega tegelevate töötajate kohta Majandusarvestustarkvara personali-, palga- ja finantsjuht SAP finantsarvestus personalijuht ning aruandlus Majandusarvestustarkvara andmed müügi, kassa ja koostatud finantsjuht SAP (müügimoodul) arvete kohta E-arvete infosüsteem arved ja nende kinnitused finantsjuht Riigitöötaja Isikuandmete, puhkuste, koolituste, üldosakonna juhataja iseteenindusportaal lähetuste, varade ja finantsjuht majanduskulude personalijuht menetluskeskkond ning lähetus-, koolitus- ja puhkusedokumendid ja nende registriandmed Siseveeb teabe vahendamine töötajatele kommunikatsioonijuht 2 Veebileht teabe vahendamine avalikkusele, kommunikatsioonijuht info kõikide teenuste kohta Juhtimistarkvara PlanPro strateegia, tegevuskava ja direktori asetäitja tööplaani andmed koos täitmise ja vastutajate andmetega keskuse töötajate arenguvestluste, personalijuht katseaja lõpu vestluste, vahevestluste ja töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted Õppeinfosüsteem Õppeinfosüsteem - kutseõppijate õppespetsialist TAHVEL andmed, rühmade nimekirjad, päevikud, käskkirjad ja muud dokumendid Eesti Hariduse Riiklik infosüsteem. Kutseõppe õppespetsialist Infosüsteem EHIS õpilaste erialade nimekirjad, päringute teostamine. Täiendusõppe läbiviimiseks majandustegevusteade ja iga aastane aruandlus Täienduskoolituste Täiendusõppe õppekavad, õppespetsialist infosüsteem Juhan toimumised, lõpudokumendid, tagasiside kokkuvõtted Keskuse täiendusõppe kursuse teenuste konsultant sisseastumisavaldused Keskuse korraldatavate koolituste arendusspetsialist osalejate nimekirjad, lõpudokumendid ja tagasiside kokkuvõtted Rehabilitatsiooni Sotsiaalse ja tööalase teenuste konsultant Infosüsteem reha.ee rehabilitatsiooni dokumentide loomise ja väljasaatmise keskkond Sisseastumise Kutseõppe sisseastumisavaldused teenuste konsultant infosüsteem SAIS Virtuaalne Töötajate juhendamise ja töötajate direktori asetäitja töökeskkonnaspetsialist kinnituste, tervisekontrollide haldusjuht VITS korraldamise, isikukaitsevahendite väljastamise ja riskianalüüsi andmed Kübertest Keskuse töötajate direktori asetäitja www.kybertest.ee infoturbekoolituste ja -testi tulemuste andmed Riigihangete register Hankemeeskonna otsuste direktori asetäitja protokollid ja huvide konflikti puudumise kinnitused 3 1.13. Keskuse hallatavates infosüsteemides asuvate dokumentide, andmete ja registrite ning võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub kooskõlas kehtivate infoturbealaste kordadega ja isikuandmete töötlemise korraga. 1.14. Teabehalduse korra juurde kuulub „Dokumentide liigitusskeem“ (Lisa 1). 1.15. Dokumendihalduse spetsialist võib koostada teabehalduse korra paremaks rakendamiseks juhiseid, mis tehakse teatavaks töötajatele nii siseveebis kui ka avalikul kettal ning mille järgimine on kohustuslik. 2. TÖÖTAJATE PÄDEVUS JA VASTUTUS 2.1. Teabe turvalise ning jätkusuutliku haldamise ja juhtimisega seotu on korraldatud järgnevalt: 2.1.1. Keskuse teabehaldust korraldab üldosakond. 2.1.2. Keskuse avalike teenuste, teenuste osutamise käigus tekkiva teabe ja dokumendihalduse ühtse korraldamise tagab direktori asetäitja. 2.1.3. DHSi toimimise, sellele juurdepääsuõiguste haldamise ning selle kasutajate nõustamise ja juhendamise tagab dokumendihalduse spetsialist. 2.1.4. DHSi toimimise, arendamise ja seal tekkivate andmete turvalise haldamise tagab Registrite ja Infosüsteemide Keskus (edaspidi RIK). 2.1.5. Igapäevase jooksva dokumendihalduse ja sellega seotud infovahetuse korrektsuse tagavad dokumendihalduse spetsialist ja üldosakonna juhataja vastavalt oma ametijuhendile ja käesolevale korrale. 2.1.6. Teiste keskuse tööks vajalike infosüsteemide toimimise, arendamise ja seal tekkivate andmete turvalise haldamise tagab Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi TEHIK) ning teised vastavaid infosüsteeme haldavad asutused. Samuti tagab TEHIK vajalike andmete varundamise ja säilitamise kõikide nende poolt hallatavate infosüsteemide lõikes. 2.1.7. Andmekaitse valdkonna korraldamise ja asjakohaste juhiste koostamise tagab keskuse direktori asetäitja. 2.1.8. Andmekaitsenõuete täitmise üle teostab järelevalvet keskuses määratud andmekaitsespetsialist. 2.1.9. Teabe nõuetekohase avalikustamise keskuse veebilehel ning teistes avalikkusele suunatud infokanalites tagab kommunikatsioonijuht. Töötajad vastutavad oma valdkonna piires teabe õigsuse ning asja- ja ajakohasuse eest, edastades vajaliku info õigeaegselt kommunikatsioonijuhile. 2.1.10. Dokumentide õigeaegse ja nõuetekohase hoidmise ja hävitamise tagab üldosakond. 2.2. Struktuuriüksuse juht: 2.2.1. vastutab oma struktuuriüksuse vastutusvaldkonnas olevate avalike teenuste kvaliteetse toimimise ja struktuuriüksuse tegevuse dokumenteerimise eest õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2.2.2. vastutab teabe nõuetekohase, sh tähtaegse, menetlemise ning muu asjaajamise eest struktuuriüksuses; 2.2.3. vastutab dokumentide säilitamise eest struktuuriüksuses. 2.3. Iga töötaja vastutab oma tööülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohase loomise, selle õigsuse ja haldamise, sh temale määratud tööülesannete tähtaegse täitmise eest, ning tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni. 2.4. Üldosakond tagab töötajate regulaarse koolituse ja teavituse teabehaldust puudutavates küsimustes vastavalt vastutusvaldkonnale. 4 3. ANDMETE KAITSE PÕHISÄTTED 3.1. Keskus on ametisse määranud andmekaitsespetsialisti vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele. 3.2. Andmekaitsespetsialist kaasatakse dokumentide registreerimisel ja säilitamisel andmekaitset puudutavate küsimuste lahendamisesse. 3.3. Dokumentide registreerimisel on registreerijal õigus jooksvates küsimustes pöörduda andmekaitsespetsialisti poole, saamaks juhiseid dokumendi määramiseks asutusesiseseks kasutuseks ning selle õigusliku aluse kohta. 3.4. Keskuse hallatavates infosüsteemides asuvate dokumentide, andmete ja registrite ning võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub keskuse käskkirja „Infoturbealaste kordade kinnitamine“ kohaselt. 4. TEENUSTE KORRALDAMISE PÕHIMÕTTED 4.1. Keskuse eesmärk on pakkuda kvaliteetseid teenuseid. 4.2. Keskus on jaganud pakutavad teenused põhiteenusteks, üldteenusteks ja üldjuhtimise teenusteks. Teenused on omakorda kirjeldatud ära esimese ja teise tasandi teenustena, sealjuures kasutatakse teise tasandi teenust eelkõige tööplaani koostamise lihtsustamise eesmärgil. 4.3. Igale esimese tasandi teenusele on määratud teenuse omanikuna juhtkonna liige ning teise tasandi teenusele on määratud teenusejuht valdkonna juhi või spetsialisti tasandil, kes vastutab konkreetse teise tasandi teenuse arendamise, haldamise, kvaliteedi ja aruandluse eest. 4.4. Keskuse põhiteenused (esimese tasandi teenus) ja omanikud on: 4.4.1. Vastuvõtu korraldamine – tugiteenuste arendamise osakonna juhataja. 4.4.2. Kutseõppe korraldamine – õppetöö arendamise osakonna juhataja. 4.4.3. Täiendusõppe korraldamine – õppetöö arendamise osakonna juhataja. 4.4.4. Tugiteenuste korraldamine – tugiteenuste arendamise osakonna juhataja. 4.4.5. Tugiteenuste valdkonna arendamine – tugiteenuste arendamise osakonna juhataja. 4.4.6. Õppetöö valdkonna arendamine – õppetöö arendamise osakonna juhataja. 4.4.7. Kutserehabilitatsiooni teenuse oskuste ja teadmiste jagamine – tugiteenuste arendamise osakonna juhataja. 4.4.8. Rehabilitatsioonivaldkonna teenuste osutamine – tugiteenuste arendamise osakonna juhataja. 4.5. Keskuse üldteenused (esimese tasandi teenus) ja omanikud on: 4.5.1. Dokumendi- ja arhiivihalduse tugiteenus – üldosakonna juhataja. 4.5.2. IT juhtimine ja teenused – üldosakonna juhataja. 4.5.3. Kinnisvara haldamine – üldosakonna juhataja. 4.5.4. Ruumide rentimine ja tugiteenuste pakkumine – üldosakonna juhataja. 4.5.5. Toitlustusteenused – üldosakonna juhataja. 4.5.6. Finants tugiteenused – finantsjuht. 4.5.7. Õigusküsimuste tugiteenus – direktori asetäitja. 4.5.8. Personali tugiteenus – personalijuht. 4.5.9. Kommunikatsioon – kommunikatsioonijuht. 4.5.10. Erasmus+ korraldus – direktori asetäitja. 4.5.11. Õppekorralduse teenus – õppetöö arendamise osakonna juhataja. 4.6. Keskuse üldjuhtimise teenused (esimese tasandi teenus) ja omanikud on: 4.6.1. Strateegiline juhtimine – direktor. 4.6.2. Strateegiline kommunikatsioon – direktor. 5 4.6.3. Poliitika kujundamine – direktor. 4.6.4. Kriiside juhtimine – direktor. 4.6.5. Personalijuhtimine – direktor. 4.6.6. Eetika – direktori asetäitja. 4.6.7. Kvaliteedijuhtimine – direktori asetäitja. 4.6.8. Andmekaitse- ja infoturve – direktori asetäitja. 4.6.9. Finantside juhtimine – direktori asetäitja. 4.6.10. Rahvusvahelise koostöö juhtimine – direktori asetäitja. 4.6.11. Siseauditeerimine – direktori asetäitja. 4.7. Teenuse omanik vastutab teenuse arendamise, korraldamise ja kvaliteedi kui teenusega seotud protsesside korraldamise ja kvaliteedi eest. 4.7.1. Erinevad teenuste omanikud ja teenusejuhid teevad koostööd teiste keskuse töötajatega, et tagada keskuse teenuste ühtlane kvaliteet. 4.8. Teenused, nii esimese kui teise tasandi teenused, hoitakse aja- ja asjakohastena ning muudatused teenuste jaotuses kiidetakse heaks juhtkonnas. 4.9. Vastavalt vajadusele toimub teenuste arendamine e-kanalitesse, vältides teenuste dubleerimist. 4.10. Keskusel on ülevaade kõikidest pakutavates teenustest ja nende käigus tekkivast teabest. Kui klient on ühe teenuse raames andnud teatud andmed, mis on vajalikud ka teise teenuse pakkumisel, siis neid andmeid kliendilt rohkem ei küsita. 5. DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA REGISTREERIMINE 5.1. Üldine reegel on, et registreeritakse e-kirjad ning dokumendid, mis puudutavad keskuse tegevust ja ülesannete täitmist, näiteks: 5.1.1. konkreetse asja menetluses tähtis fakt/asjaolu; 5.1.2. info lepingu sõlmimise, muutmise ja lõpetamise kohta; 5.1.3. valdkonna spetsialisti käest arvamuse küsimist; 5.1.4. nõue andmete analüüsiks või koondamiseks; 5.1.5. info, mis vajab edasist menetlust, vastuskirja koostamist. 5.2. E-kiri hõlmatakse DHSi .pdf, .htm, .html või .txt vormingus. E-kirja manused hõlmatakse DHSi originaalvormingus. Pakitud manus(ed) tuleb lahti pakkida ja krüpteeritud dokumendid dekrüpteerida. Kui manuste lahti pakkimine on mahu tõttu ebaotstarbekas, võib need jätta lahti pakkimata, kuid eraldi tuleb DHSi salvestada sissejuhatav/kokkuvõttev kiri. 5.3. Korduvalt saabunud ning juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita, väljaarvatud juhul, kui selles on olulised lisad või esimesena saabunud dokument ei olnud allkirjastatud. 5.4. Dokumendid, mis saabuvad: 5.4.1. elektronpostiaadressile [email protected], [email protected] [email protected] ja [email protected] edastatakse dokumendihalduse spetsialisti poolt DHSi saabunud dokumentide loendisse; 5.4.2. elektronpostiaadressile [email protected] registreeritakse teenuste konsultandi poolt DHSis saabunud dokumentide loendisse; 5.4.3. dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu, saabuvad otse DHSi saabunud dokumentide loendisse. 5.5. Töötaja tööalasele elektronposti aadressile saabunud või sealt väljasaadetavate e- kirjade ja dokumentide vastavasse infosüsteemi hõlmamise eest vastutab töötaja. 5.6. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumentide puhul adressaadi õigsust ning allkirjade ja lisade olemasolu. Puuduste esinemisel informeeritakse saatjat. 6 5.6.1. Paberdokumendid skaneeritakse ja hõlmatakse DHSi .pdf-vormingus. Digiteerija kontrollib originaali ja skaneeritud dokumendi vastavust, et kas dokumendi kõik lehed on skaneeritud ja kogu tekst loetav ning arusaadav. 5.7. Dokumendi hõlmamisel määratakse dokumendi asukoht DHSi dokumendipuus (dokumendiloetelus) vastavas sarjas. Toimikusse saab lisada ainult kindlaks määratud liiki dokumente. 5.8. Dokumendi registreerija (DHSis dokumendihaldur) seab dokumendi hõlmamisel käesoleva korra punkti 10 kohaselt juurdepääsupiirangu. 5.9. Dokumendi registreerimisel genereeritakse hõlmatud dokumendile automaatselt dokumendi viit (number ja toimiku tähis) ja registreerimiskuupäev. 5.10. Dokumenti saab registreerida kas toimiku koosseisu või olemasoleva dokumendi vastuseks või järjeks sama asja koosseisus. Näiteks sissetulev kiri ja vastuskiri (väljaminev kiri) registreeritakse DHSis sissetuleva kirja vastuseks. Dokumendile, mis registreeritakse dokumendi juurde vastuseks, lisandub täiendav individualiseeriv number. Näide: 3.1-3/235- 2, kus 3.1-3 on sarja tähis, 235 dokumendi järjekorra nr, 2 vastuskirja individualiseeriv number. 5.11. DHSis registreeritud dokumentidele võib luua omavahelisi seoseid. 5.12. Dokumendi registreerija (DHSis dokumendihaldur) suunab vajadusel dokumendi registreerimise järgselt juhile täitja määramiseks või otse täitjale ülesande täitmiseks. 6. DOKUMENTIDE DIGITAALNE VORMISTAMINE 6.1. Keskuses on kasutusel eestikeelsed digitaalsed dokumendimallid, mille leiab DHSis. 6.2. Kui dokument on vaja välja saata paberil, võib elektrooniliselt loodud dokumendi paberil allkirjastamise asemel allkirjastada või kinnitada see DHSis digitaalselt ja välja saata paberkoopia. Vajadusel võib koopiale lisada kinnitusmärke. 6.3. Nii on dokumendi loomise protsess kuni lõpuni ühetaoline nii paber- kui ka digidokumendi puhul ja puudub vajadus säilitada saadetud dokumentide koopiaid paberil. 6.4. Loodav dokument peab vastama vastavale dokumendiliigile esitatud sisu- ja vorminõuetele. 6.5. Kui dokument on loodud ilma dokumendimalli kasutamata, laetakse DHSi valgele paberile/lehele vormistatud dokument. 6.6. Dokumendi koostab ja selle vormistuse eest vastutab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kellele on see ülesandeks tehtud. 7. DOKUMENDI MENETLEMINE, ALLKIRJASTAMINE JA TÄITMISE TÄHTAEG 7.1. Dokumendi kavandi koostab keskuse töötaja üldjuhul DHSis. 7.2. Kirju menetletakse digitaalselt DHSis, kasutades selleks ettenähtud dokumendi- ja töövoomalle. 7.3. Üld-, personali- ja õppekorraldusalane käskkiri koostatakse ja menetletakse DHSis. 7.4. Puhkuse-, lähetus- ja koolituskorraldus koostatakse ja kinnitatakse Riigitöötaja iseteenindusportaalis. Lähetus- ja koolitustaotluse ning sellega seotud aruandluse dokumendid menetletakse vastavalt keskuses kehtivale lähetuse ja koolituse eeskirjale. 7.5. Tööjõukuludest makstava käsundus- ja töövõtulepingu kavandi valmistab esitatud taotluse või avalduse alusel ja pooltevahelise lepingutingimuste arutelu tulemusena ette, vormistab, edastab kooskõlastamisele ning allkirjastamisele vastutav töötaja. 7.6. Töölepingu kavandi valmistab esitatud taotluse või avalduse alusel ja pooltevahelise lepingutingimuste arutelu tulemusena ette, vormistab, edastab kooskõlastamisele ja allkirjastamisele Riigitöötaja iseteenindusportaalis personalijuht. 7 7.7. Kõik keskuses koostatud lepingud ning teise lepingupoole esitatud lepinguprojektid kooskõlastab jurist või tema ülesannetes olev töötaja. Hankelepingute sõlmimisel järgitakse keskuses kehtivat riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korda. 7.8. Dokumendiga tehtavad tegevused DHSis on organiseeritud menetlusringidena, mis omakorda jagunevad tööülesanneteks - kooskõlastamine, täitmine, teadmiseks saatmine, allkirjastamine. Iga konkreetse tööülesandega on seotud selle täitja ja vajadusel täitmise tähtaeg. Lisaks tööülesande tähtajale kehtib ka dokumendi üldine täitmise tähtaeg, mida tuleb töötajal individuaalse tööülesande täitmisel samuti arvesse võtta. 7.9. Kui õigusaktidest, lepingutest või dokumendis märgitud tähtajast ei tulene teisiti, on saabunud dokumendi vastamise tähtaeg kuni 30 päeva, teabenõude puhul 5 tööpäeva. 7.10. Vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast. Tähtaega võib pikendada vaid õigusaktides ettenähtud korras, teavitades sellest adressaati ja lisades tähtaja pikendamise põhjenduse. 7.11. Dokumendi täitmise eest vastutav töötaja algatab pärast dokumendi koostamist menetlusringi, lisades vastavalt vajadusele töötajad, kellele dokumendi kavand kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks edastada. 7.12. Kooskõlastaja kooskõlastab dokumendi kavandi eeldefineeritud tööülesandena („kooskõlastan“, „Ei kooskõlasta“, „Kooskõlastan koos märkustega“). Vajadusel saab kooskõlastaja lisada kommentaari või siis märkustega faili kooskõlastuse juurde lisada. 7.13. Kui dokumenti on vastavalt menetlusringis saabunud kommentaaridele täiendatud, saadab dokumendi koostaja selle kooskõlastamiseks vajutades nupule „Jätka terviktöövoogu" ning siis peale seda liigub dokument järgmisele ülesande plokile nt. allkirjastamiseks. 7.14. Digitaaldokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „allkirjastamine” ID- kaardi või mobiil-ID-ga. Üldjuhul allkirjastab keskuse nimel väljasaadetavad dokumendid keskuse direktor või siis tema poolt volitatud isik. 7.15. Allkirjastatud dokument saadetakse DHSist välja vastavat e-kirja malli kasutades. Vajadusel edastatakse dokumendihalduse spetsialistile DHSis tööülesanne „täitmiseks“ dokumendi välja saatmiseks. 7.16. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning autentsus, usaldusväärsus ja terviklikkus on tagatud (nt kehtib esildiste, avalduste, aruandluste, tööajatabelite ja muude sisedokumentide puhul). 7.17. Tööülesanne loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud, kui dokument on välja saadetud või dokumendi saatjale on vastatud. 8. ASUTUSESISESELT DOKUMENDIST TEAVITAMINE JA DOKUMENDI TUTVUSTAMINE 8.1. Asutusesisestest dokumentidest teavitamine (nt töökorraldust puudutavad käskkirjad) ja dokumendi tutvustamine toimub üldjuhul DHSi kaudu, VITSas või siseveebis. 8.2. Dokument edastatakse töötajale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust. 8.3. Kui dokumendiga tutvumise kohta on vaja kinnitust keskuse töökorraldusest tulenevalt, teeb töötaja DHSis tutvumismärke ehk täidab tööülesande teadmiseks märkega „Võtan teadmiseks“. 8.4. Kui dokumenti on õigusaktist tulenevalt vaja töötajale tutvustada allkirja vastu, antakse allkirjad paberil tutvustuslehele või digitaalselt DHSis registreeritud tutvustuslehele. 9. DOKUMENDI JA SAADETISE VÄLJA SAATMINE 9.1. Digitaalselt allkirjastatud ja adressaadile edastamiseks märgitud dokumendi (koos e-kirja mallile vormistatud kaaskirjaga) saadab DHSist välja dokumendihaldur või koostaja DVK kaudu või e-kirjana. Saatja aadressiks märgitakse sellisel juhul [email protected]. 8 9.2. Vastuskirjad, mis ei eelda allkirjastamist, võib vastutav töötaja saata välja ise, kasutades selleks DHSi või Outlooki. Viimasel juhul tuleb e-kiri salvestada ka DHSis. 9.3. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab ta dokumendi DHSis .pdf-vormingus hõlmamise ja registreerimise eest. 9.4. Postiga, tähitud postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi või saadetise toob töötaja väljasaatmiseks dokumendihalduse spetsialistile. 10. TEABE AVALIKUSTAMINE VEEBILEHEL 10.1. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse keskuse veebilehe vastavasse rubriiki esimesel võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. 10.2. Keskuse veebilehel asuvas dokumendiregistris avalikustamisega tagatakse juurdepääs dokumentide registreerimisandmetele ja ka avalikele dokumentidele (v.a füüsilise isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele). 10.3. Dokumendiregistris ei avalikustata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, kus võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet (sarjad on tähistatud liigitusskeemi veerus „juurdepääsupiirang“), dokumendiregistris avalikustatakse ainult metaandmed (registreerimise number, registreerimise kuupäev, dokumendi liik, juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg). 11. ASUTUSESISESE TEABE MÄÄRATLEMINE 11.1. Dokumendi koostamisel või saamisel on iga töötaja kohustatud kontrollima, kas dokumendis sisalduv teave on asutusesiseseks kasutamiseks (vajadusel nõustab dokumendihalduse spetsialist või andmekaitsespetsialist). 11.2. Keskuses loodavale teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 alusel vastavatest lõigetest ja neis sätestatud punktidest: 11.3. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Direktor võib seda tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib. 11.4. Info juurdepääsupiirangute kohta on olemas lisas 1 „Dokumentide liigitusskeem“. 11.5. Lähtudes dokumendi sisust, teeb dokumendi vastutaja juurdepääsupiirangu märke „AK“ DHSis dokumendi metaandmetes, märkides dokumentide liigitusskeemist tuleneva juurdepääsupiirangu aluse (tehakse valik juurdepääsupiirangu alustes), kehtiv alates ja kuni (märgitakse kuupäevana) või kehtiv kuni kirjelduseni. 11.6. Kui sissetulev dokument on „AK“ märkega, siis kantakse „AK“ märge ka vastusele. Juurdepääsupiirangu aluseks märgitakse sel juhul algatuskirjas märgitud alus. 11.7. Isikuandmeid, sh tundlikke ja eriliigilisi (nt terviseandmed) isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele piiratakse juurdepääsu ka keskusesiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult töötajatele, kes vajavad dokumente ametiülesannete täitmiseks. 12. KESKUSES KASUTUSEL OLEVAD PITSATID 12.1. Keskuses on kasutusel järgmised pitsatid: Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja Riigivapiga pitsat - Ametkondlikud välislepingud, dokumendihalduse - volikirjad, spetsialist - garantiikirjad, - teatised, - tõendid, 9  - lepingud, - tunnistused, - koopiad, - ärakirjad, - väljavõtted. Direktori allkirjaga - Pitsatit kasutatakse dokumentide dokumendihalduse pitsat kinnitamisel, mis vajavad direktori spetsialist või tema poolt volitatud isikute allkirja. 12.2. Riigivapiga pitsati pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte tähte, ametliku kinnitusmärke puhul sõna “ÕIGE” viimaseid tähti. 12.3. Pitsateid hoitakse tulekindlas seifis. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse. 13. DOKUMENTIDE HOID 13.1. Kuni 3-aastase säilitustähtajaga paberdokumente võib hoida struktuuriüksuste tööruumides või arhiivi ruumis kuni hävitamiseks eraldamiseni. 13.2. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on rohkem kui 10-aastat säilitatakse arhiivivormingus. 13.3. Digitaaldokumente hoitakse DHSis. 13.4. Paberdokumendid, mis asuvad hübriidtoimikus (toimiku moodustavad erinevas vahekorras digitaal- ja paberdokumendid) skaneeritakse loomisel või saamisel dokument ja hõlmatakse DHSi. 13.5. Digiteeritud paberdokument tagastatakse selle esitajale või saatjale või hävitatakse. Kui originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist, koostööpartneri poolt või projektis kokkulepitust, siis tuleb originaal säilitada kuni üleandmiseni arhiivi või kuni hävitamiseni. 13.6. Toimiku arhiveerimine DHSis on suletud toimiku ülekandmine aktiivsest osast Dokumentide loetelust mitteaktiivsesse osasse Arhiivi. 13.7. DHSis asuvaid dokumente säilitatakse tihendamata ja krüpteerimata ning nende metaandmed säilitatakse andmekogus kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni ehk hävitamiseks eraldamiseni. 14. DOKUMENTIDE HÄVITAMINE 14.1. Dokumendid mille säilitustähtaeg on möödunud eraldatakse hävitamiseks, hävitatakse akti alusel. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on 1 aasta hävitatakse ilma hävitamisaktita. 14.2. Dokumendid hävitatakse kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast akti koostamist. 14.3. Dokumentide füüsilist hävitamist korraldab üldosakond. 14.4. Dokumentide hävitamise viis sõltub teabekandja tüübist (purustamine, põletamine, teabe kustutamine selle kandjalt) põhimõttel, et hävitatud teabe kasutamine ei tohi olla võimalik. 15. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE 15.1. Kui töötaja on lähetuses või puhkusel, määrab ta vajadusel Riigitöötaja iseteenindusportaalis, E-arvete infosüsteemis ja DHSis endale asendaja. Asendaja määramisel suunatakse DHSis uued ülesanded asendavale töötajale. 15.2. Ametikohad, kes kindlasti peavad tööülesanded suunama: osakonnajuhid, valdkondade juhid või spetsialistid vastavavalt vajadusele. 10 15.3. Töötaja töölepingu lõpetamise korral tuleb DHSis lõpetada pooleliolevad tööülesanded või suunata need edasi asendajale või oma vahetule juhile hiljemalt tööst vabastamise päevaks. 15.4. Töötaja annab asjaajamise üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga, kui seda nõuab vahetu juht või struktuuriüksuse juht. Üleandmis-vastuvõtuakti kantakse pooleliolevad dokumendid ja toimikud (viitega sarjale ja numbrile), mis on üleandja valduses. Muudel juhtudel lepivad üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja. 15.5. Struktuuriüksuse asjaajamine antakse üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga asutuse töökorralduse olulise muutmise korral. Asjaajamise üleandmist korraldab üldosakond. 15.6. Töötaja teavitab oma lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest keskuse kontaktisikust, seda eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul. 16. RAKENDUSSÄTTED 16.1. Tunnistan kehtetuks direktori 17.05.2023. a käskkirja nr 1-3/15 „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord“. 16.2. Käskkiri jõustub allkirjastamisest (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor Lisa: Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeem. 11  KINNITATUD direktori ............... käskkirjaga nr 1-3/.... Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeem Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeemi koostamisel on lähtutud keskuse ülesannetest, mis tulenevad keskuse põhimäärusest. Funktsioonid 1, 3–6, kajastavad keskuse põhitegevusi, funktsioonid 2 ja 7 on nn teenindavad ehk abifunktsioonid. Astangu Kutserehabilitatsiooni keskuses loodud ja säilitamisele kuuluva teabe säilitamine toimub DHSis ja keskuse arhiivis. Funktsioonide loetelu Jrk nr Nimetus Tegevused Keskuse juhtimisega seotud dokumendid. Korraldatakse hankeid. Protokollitakse juhtkonna nõupidamisi ja 1 Juhtimine muid üksuste koosolekuid, sõlmitakse koostöölepinguid. Korraldatakse keskuse töötajate personalitööd, hõlmatakse DHS-i personalialane dokumentatsioon, 2 Personalitöö ja tööohutuse tagamine korraldatakse asutuse töötervishoidu ja tööohutust. Keskuse asjaajamise korraldamine, statistika kogumine. Registreeritakse kirjavahetust juhtimise-, õppe-, 3 Infohaldamine rehabilitatsioono-, halduse- ja majandusküsimustes. Korraldatakse keskuse õppe- ja praktikatetegevust. Protokollitakse vastuvõtukomisjoni- ja õpilasesinduse 4 Õppekorraldus tegevust. Registreeritakse kirjavahetust klientidega. 5 Rehabilitatsioonitegevus Korraldatakse keskuse- ja riikliku rehabiltatsioonitegevust. Korraldatakse spetsialistidele koolitusi ja rahvusvahelisi projektitegevusi, sõlmitakse koostöölepinguid, 6 Arendustegevus töövõtu- või käsunduslepiguid, registreeritakse kirjavahetus koostööpartnerite vahel. Korraldatakse keskuse finantsplaneerimist ja -juhtimist, eelarve täitmist ja koostatakse aruandeid. 7 Finantstegevus Sõlmitakse rendi-, üüri ja majutusteenuse lepinguid. Lisa Kasutusel olevate infosüsteemide loetelu AvTS – avaliku teabe seadus TLS – töölepingu seadus IKS - Isikuandmete kaitse seadus DELTA – dokumendihaldussüsteem RTIP - Riigitöötaja Iseteenindus portaal AIS - Astangu infosüsteem ÕIS - õppeinfosüsteem SAIS - Sisseastumise infosüsteem PlanPro - Planeerimise, projektijuhtimise, koostöövestluste ja kompetentside tarkvara V - Avalik ketas RHR - riigihangete register VITS - Virtuaalne töökeskkonnaspetsialist Selgituste lahter avab sarja pealkirja ja kirjeldab dokumente, mida antud sarjas hoitakse.  KINNITATUD direktori ........ käskkirjaga nr 1-3/... Funktsioon: Juhtimine Tähis 1 SÄILITUS- JUURDE- STRUKTUURIÜKSUS/ TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG SISULINE VASTUTAJA PIIRANG 1-1 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asutamisdokumendid alatine* üldosakond Seif paber Direktori käskkirjad keskuse põhitegevuslike paber kuni 1-3 Üldkäskkirjad alatine* üldosakond tegevuste elluviimiseks DELTA 31.12.2010 3a kehtivuse Direktori volitused kaupade ostuks, teenuste 1-4 Volikirjad lõppemisest üldosakond tellimiseks DELTA Riigihanke alusdokumendid, pakkumised, RHR hankemeeskonna protokollid jm hangetega seonduv DELTA 1-5 Hankedokumendid 7a direktori asetäitja kirjavahetus ja dokumendid (käskkirjad) AK Juhtkonna protokollid, üksuste, töögruppide AvTS § 35 koosolekute prptpkollid, koostöökohtumiste 1-6 Juhtimisalased protokollid 3a lg 2 p 3 üldosakond protokollid-memod nt. SKA, TK, SoM, HTM DELTA Keskuse sisest tööd korraldav dokument, käskkirjade 1-7 Esildised 3a üldosakond koostamise alusdokument DELTA paber kuni 1-8 Ehitise ja renoveerimistööde projektdokumendid, lepingud alatine* üldosakond DELTA 31.12.2010 Strateegiad, tegevuskavad, tööplaanid-aruanded, Deltas kuni 1 - 11 Keskuse tööplaanid ja tööaruanded 3a direktori asetäitja mandaat. PlanPro 31.12.2022 Kirjavahetus ministeeriumiga sisekontrollialastes küsimustes (nt päringud ja vastused neile). Tähelepanekuid, järeldusi, soovitusi, võimalikke AK rakendusviise ja tähtaegu sisaldavad dokumendid AvTS § 35 siseauditi kohta. Lõpparuande juurde kuulub ka 1 - 12 Kvaliteedi ja siseauditite dokumendid 5a lg 2 p 3 direktori asetäitja vastavasisulise järelauditi aruanne. DELTA Koostöölepingud - vabatahtlikega, praktikantidega, asutustega tehtud koostöökokkulepped, 1 - 13 Koostöölepingud 10 a direktori asetäitja konfidentsiaalsuskokkulepped DELTA * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori .......... käskkirjaga nr 1-3/... Funktsioon: Personalitöö Tähis 2 STRUKTUURI- SÄILITUS- JUURDE- ÜKSUS/ TÄHIS SARI / ALLSARI SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG PÄÄSU- SISULINE PIIRANG VASTUTAJA 2.1 Personalitöö korraldamine 10 a AK DELTAs alates töölepingu AvTS § 35 Töölepingu sõlmimine, töö koormuse muutmine ja RITPis alates 01.01.2011 kuni 2.1 - 1 Töölepingud ja töölepingute muudatused lõppemisest* lg 1 p 12 personalijuht sellest tulenev palga muudatus. 01.01.2023 31.12.2022 Võib sisaldada AK dokumente, 75 DELTAs alates aastat - AvTS § 35 2.1 - 3 Personalikäskkirjad 10 a üldosakond Käskkirjad ametijuhendite kinnitamiseks. 01.01.2011 lg 11, 12 Puhkuse-, ajakava puhkuse-, puhkuse muutmise RTIPis alates DELTAs kuni 2.1 - 4 Puhkuste käskkirjad 7a personalijuht taotlused, käskkirjad 01.01.2015 31.12.2014 AK TLS § 28 lg 2 p 13 AvTS § 35 lg Lisatasud täiendavate ülesannete ja asendamiste RTIP alates DELTAs kuni 2.1 - 5 Lisatasu taotlused ja käskkirjad 7a 1 p 12 personalijuht eest, tulemustasu 01.09.2022 31.08.2022 RTIPis alates 2.1 - 6 Koolitustaotlused 3a personalijuht Andmed koolituste kotha 01.01.2017 RTIPis alates 2.1 - 6.1 Lähetuskorraldused 3a personalijuht Sise-, välis ja koolitusähetused, kuluaruanded 01.01.2017 RTIPis alates 2.1 -9 Personali koolituskavad, kokkuvõtted 3a personalijuht 01.01.2017 DELTAs alates Avaldused töösuhete algatamiseks, lõpetamiseks ja RTIPis alates 01.01.2011 kuni 2.1 - 10 Avaldused 1a personalijuht muud töötajate avaldused 01.01.2017 31.12.2022, töötajatele sisekorraeeskirja alusel lubatud RITPis alates 2.1 - 11 Puudumistaotlused 3a personalijuht tervisepäevad 01.01.2019 AK AvTS § 35 Töötajate koostöövestluste, katseaja lõpuvestluste, Plan Pro alates DELTAs kuni 2.1 - 13 Töötajate koostöövestluste kokkuvõtted 7a lg 2 p 3 personalijuht vahevestluste ja töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted 01.01.2021 31.12.2020  AK TLS § 28 RTIPis alates DELTAs kuni 2.1 - 14 Lisatasu esildised 3a lg 2 p 13 personalijuht 01.09.2022 31.08.2022 AK AvTS § 35 2.1 - 15 Tööajatabelid 3a lg 1 p 12 personalijuht DELTA 10 a AK töölepingu AvTS § 35 Sisaldab töötaja isikuandmeid, andmeid hariduse ja RTIPis alates DELTAs kuni 2.1 - 17 Isikutomikud lõppemisest* lg 1 p 12 personalijuht kvalifikatsiooni, töökoha, kõrvaltegevuste kohta 01.09.2022 31.08.2022 AK Sõlmitud tähtajalised lepingud füüsilsite isikutega 10 a lepingu AvTS § 35 (kes ei ole FIE) kokkulepitud konkreetse töö 2.1 -18 Töövõtu- ja käsunduslepingud füüsiliste isikutega/aktid lõppemisest lg 1 p 12 personalijuht tegemiseks, aktid DELTA 10 a lepingu Sõlmitud tähtajalised lepingud juriidiliste isikutega 2.1 -19 Töövõtu- ja käsunduslepingud juriidiliste isikutega/aktid lõppemisest personalijuht kokkulepitud konkreetse töö tegemiseks, aktid DELTA AK Rahulolu uuringud ja aruanded, muud AvTS § 35 personalialased uuring (nt palgauuring, haridus, DELTA, 2.1 -21 Personalialased uuringud ja aruanded 10 a lg 1 p 12 personalijuht kaadrivoolavus, jne). (V) ketas 2.2 Töötervishoid ja tööohutus Nõukogu protokollid, otsused, ohutegurite mõõtmise DELTA, protokollid, töökeskkkonna ohutegurite alates riskianalüüsid ja tegevuskavad, sisekontrolli aktid, 01.06.2024 2.2 - 1 Töötervishoiu ja tööohutusega seotud dokumendid 55 a* personalijuht ettepanekud jm. dokumendid VITS AK Seletuskirjad, tööõnnetuste või tööülesannete AvTS § 35 kirjeldused, õnnetuskoha skeem, raportid, 2.2 - 2 Tööõnnetuste ja kutsehaigestumisega seotud dokumendid 55 a* lg 1 p 11 personalijuht uurimiskokkuvõtted jm DELTA 10 a pärat AK töösuhte AvTS § 35 Tervisekontrollile saadetavate töötajate nimekiri, DELTA 2.2 - 6 Töötajate tervisekontrolli otsused lõppu* lg 1 p 11 personalijuht töötervishoiu arsti otsus VITS (nimekiri) * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori ....... käskkirjaga nr 1-3/... Funktsioon Infohaldamine Tähis 3 STRUKTUURI- SÄILITUS- JUURDE- ÜKSUS/ TÄHIS SARI / ALLSARI SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG PÄÄSU- SISULINE PIIRANG VASTUTAJA 3.1 Asjaajamise korraldamine Asutuse direktori vahetumisel on akt alalise alatine* 3.1 - 2 Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid üldosakond säilitustähtajaga DELTA Kirjavahetus juhtimis-, kutseõppe-, personali- ja 5a 3.1 - 3 rehabilitatsiooniküsimustes üldosakond DELTA 3.1 - 4 Kirjavahetus haldus- ja majandusküsimustes 5a üldosakond DELTA 3.1 - 5 Väljastatud tõendite, teatiste ärakirjad 5a üldosakond Tõendid töötajate, õppijate kohta DELTA 3.1 - 6 Taotlused 5a üldosakond Taotlused IT-vara uuendamiseks ja muud taotlused DELTA kuni 3.1 - 7 Asjaajamises lõpetatud toimikute loetelu hävitamiseni üldosakond DELTA Õppijate, klientide, lastevanemate kaebused ja 3.1 - 8 Kaebused ja avaldused 5a üldosakond nedele vastused DELTA 3.1 - 9 Asjaajamises lõpetatud toimikute hävitamise aktid 10 a üldosakond DELTA 3.2 Statistikakogumine 3.2 - 1 Tagasiside küsitluste kokkuvõtted ja statistilised aruanded 5a üldosakond DELTA * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori ........ käskkirjaga nr 1-3/.... Funktsioon: Õppekorraldus Tähis 4 STRUKTUURI- SÄILITUS- JUURDE- ÜKSUS/ TÄHIS SARI / ALLSARI SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG PÄÄSU- SISULINE PIIRANG VASTUTAJA 4.1 Õppetöö korraldamine 4.1 - 1 Õppekäskkirjad 10 a üldosakond DELTA AK sotsiaalse AvTS § 35 heaolu Õpilaskodu majutusteenusega seotud avaldused, 4.1 - 2 Kirjavahetus klientidega 5a lg 1 p 12 valdkond vastuvõtu teatised ja kirjavahetus klientidega DELTA Õppetöö arendamise AIS alates DELTAS kuni 4.1 - 3 Hindamismeeskonna otsused 5a osakond 01.01.2020 31.12.2019 õppetöö arendamise DELTAs kuni 4.1 - 5 Õppekorralduse ajakava 3a osakond (V) ketas 31.12.2017 õppetöö arendamise TAHVEL alates (V) ketas kuni 4.1 - 9 Tunniplaanid 1a osakond 01.09.2024 31.08.2023 AK õppetöö AIS, lisaks AvTS § 35 arendamise TAHVEL alates 4.1 - 10 Õppijate register alatine* lg 1 p 12 osakond 1.09.2024 TAHVEL alates õppetöö 1.09.2019 (V) ketas kuni arendamise kutseõpe, 31.08.2019 AK osakond alates kutseõpe, kuni AvTS § 35 1.09.2024 31.08.2023 4.1 - 11 Õppetööpäevikud 3a lg 1 p 12 Kutseõppekavad js täiendõppekava on TAHVLIS täiendusõpe täiendusõpe Kaitstud töö, reh.klientide ja õppijate dokumedid - sotsiaalse AK vastuvõtuavaldused, vastuvõtuhindamise heaolu AvTS § 35 kokkuvõtted, üleminekuplaanid, tegevuskavad, ja valdkond 4.1 - 14 Klientide toimikud 10 a lg 1 p 11 muud dokumendid AIS õppetöö AK TAHVEL alates arendamise AvTS § 35 1.09.2024 DELTA kuni osakond 4.1 - 16 Lõpueksamite protokollid 5a lg 1 p 11 täiendusõpe 31.08.2024 õppetöö arendamise JUHAN/ 4.1 - 17 Koolitustunnistuste ja tõendite register alatine* osakond TAHVEL AK õppetöö Kässkirja esildised Haapsalus KHK-le, Haapsalu AvTS § 35 arendamise KHKs käskkirjad kutseõppe õppijate kohta ja muu DELTA/ 4.1 - 19 Kutseõppe erialade õppetöö dokumendid 10 a lg 1 p 12 osakond kirjavahetus TAHVEL AK õppetöö AvTS § 35 arendamise 4.1 - 20 Õppenõukogu koosolekute protokollid alatine lg 1 p 12 osakond DELTA tugiteenuste arendamise 4.1 - 21 Õpilasesinduse koosolekute protokollid 3a osakond DELTA sotsiaalse heaolu 4.1 - 24 Hindamisteenuste register 5a valdkond AIS 4.2 Praktika korraldamine Praktikalepingud DELTAS, L, , praktika kaitsmise TAHVEL õppetöö protokollid DELTA kuni 31.08.2024 TAHVEL alates DELTA AK arendamise 1.09.2024, 3-poolsed praktika tagasisided (V) ketas paber AvTS § 35 osakond kuni 31.08.2025 TAHVEL alates 1.09.2025. (V) ketas 4.2 - 1 Praktikadokumendid 5a lg 1 p 12 paberkandjal kutseõpe kutseõppes TAHVEL alates kuni 1.09.2023, 31.08.2023, täiendusõpe AK õppetöö täiendusõppes TAHVEL alates AvTS § 35 arendamise paberkandjal 1.09.2024 lg 1 p 12 osakond Õppijate prakitkapäevikud kuni 31.08.2024 4.2 - 2 Õpilaste praktikapäevikud 3a * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori .......... käskkirjaga nr 1-3/.... Funktsioon: Rehabilitatsiooni tegevus Tähis 5 STRUKTUURI- SÄILITUS- JUURDE- ÜKSUS/ TÄHIS SARI / ALLSARI SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED Kommentaarid TÄHTAEG PÄÄSU- SISULINE PIIRANG VASTUTAJA Rehabilitatsioon AK iteenuste AvTS § 35 Tugiteenuste infosüsteem lg 1 p 11 arendamise Riikliku rehabilitatsiooni teenuse ostamisega seotud reha.ee alates DELTAs kuni 5-5 Riikliku rehabilitatsiooni teenuse osutamise dokumendid 10 a osakond dokumendid 01.06.2023 31.05.2023 AK Tugiteenuste AIS-Kliendi AvTS § 35 arendamise SKA suunamisotsus, hindamistulemus ja muud toimik alates DELTAs kuni 5-9 Riiklike rehabilitatsiooniteenuste klientide toimikud 10 a lg 1 p 11 osakond kliendiga seotud dokumendid 01.02.2017 31.01.2017  KINNITATUD direktori .......... käskkirjaga nr 1-3/.... Funktsioon: Arendustegevus Tähis 6 STRUKTUURI SÄILITUS- JUURDE- ÜKSUS/ TÄHIS SARI / ALLSARI SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG PÄÄSU- SISULINE PIIRANG VASTUTAJA õppetöö Õppekava,päevakava, osalejate registr.lehed, arendamise koolituste tunnistused, tõendid, tagasiside Juhanis alates 6.1 - 1 Keskuse poolt läbiviidavate koolituste ja infopäevade toimikud 3a osakond koondkokkuvõtte, võrgustiku töö protokollid JUHAN 01.01.2023 6-7 Välisprojektide toimikud välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.11 Muud välisprojektide toimikud 7a koordinaator kirjavahetus jne. DELTA välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.13 Välisvabatahtlik EVS/EVT 7a koordinaator kirjavahetus jne. DELTA välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.17 Erasmus+ 2020 7a koordinaator kirjavahetus jne. DELTA välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.18 WORK@BLE 7a koordinaator kirjavahetus jne. DELTA välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.19 Erasmus+ 2023 7a koordinaator kirjavahetus jne. DELTA välissuhete (V) ketas 6-8 Projektide register alatine* koordinaator Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 9.8 Teenuse disain kuni 31.12.2029 a* projektijuht kirjavahetus jne. DELTA Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 9.9 Keelekümblus kuni 31.12.2029 a* projektijuht kirjavahetus jne. DELTA Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 9.10 Jobpics kuni 31.12.2029 a* projektijuht kirjavahetus jne. DELTA 6 - 10 Projektide esitatud koondaruanded 7a finantsjuht DELTA Kaitstud töö tegevusega seotud dokumendid- AK vabatahtliku töölepingud, töölepingud, stipendiumi AvTS § 35 õiendid, aruanded, analüüsid/uuringud, küsitluste DELTA, (V) lg 1 p 11 6 - 16 Kaitstud töö teenus kuni 31.12.2028 a* projektijuht kokkuvõtted (V) ketas ketas * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori ................. käskkirjaga nr 1-3/.... Funktsioon: Finantstegevus Tähis 7 STRUKTUURI- SÄILITUS- JUURDE- ÜKSUS/ TÄHIS SARI / ALLSARI SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG PÄÄSU- SISULINE PIIRANG VASTUTAJA Dokumendid keskuse eelarve kinnitamise, muutmise 7 -1 Eelarve, eelarve muudatused ja seletuskirjad 7a finantsjuht ja seire kohta DELTA Majandus-, isikliku sõiduauto kasutamise-, RTIPis alates DELTAs kuni nägemisteravust korrigeerivate abivahendite ja 01.01.2018 31.12.2017 7 -2 Kulude aruanded 3a finantsjuht töötervishoiu kulude hüvitamise aruanne AK AvTS § 35 lg 1 p 12 - füüsilised Sõlmitud üüri- ja rendilepingud keskuse ruumide 7-3 Rendi- ja üürilepingud, aktid 7a isikud finantsjuht kasutamiseks DELTA Kirjavahetus pakkumuste kohta, memod pakkumiste 7-4 Toodete ja teenustega ostuga seotud dokumendid 7a finantsjuht hindamise ja ostuotsuse kohta DELTA Inventuuri korraldus, inventeeritud varade märkuste RTIPis alates DELTAs kuni 7-7 Põhivara ja bilansiväliselt arvestatava vara inventeerimise aktid 7a finantsjuht akt, inventeeritud varade koond, inventuuri lõppakt 01.01.2017 31.12.2016 Mahakandmise-, võõrandamise-, asutustevahelise DELTAs kuni 7-8 Mahakandmisaktid ja taotlused 7a finantsjuht üleandmise dokumendid RTIP 31.12.2016 Kassa kontrollimise aktid 7-9 Sularahakassa inventuuri dokumendid 7a finantsjuht DELTA Dokumendid finantsarvestuse korrigeerimiskannete, nõuetega seotud toimingute kohta 7 - 10 Raamatupidamise algdokumendid 7a finantsjuht DELTA AK AvTS § 35 7 - 12 Majutusteenuse osutamise lepingud 7a lg 1 p 12 üldosakond Sõlmitud õpilaskodu majutuslepingud DELTA  KINNITATUD direktori .............. käskkirjaga nr 1-3/... Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses kasutusel olevad infosüsteemid Struktuuriüksus/ sisuline Kasutusele Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus vastutaja võtu aasta dokumendid ning andmed dokumentide registreerimise, menetlemise, säilitamise 1 Dokumendihaldussüsteem DELTA ja hävitamise kohta üldosakond 2018 keskuse klientide andmed, isikuandmete allikad ning andmed kliendi andmetega 2 Astangu infosüsteem AIS tegelevate töötajate kohta üldosakond 2016 3 Riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP personali-, palga- ja finantsarvestus ning aruandlus personalijuht, finantsjuht 2012 Riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP 4 (müügimoodul) andmed müügi, kassa ja koostatud arvete kohta finantsjuht 2013 5 E-arvete infosüsteem arved ja nende kinnitused finantsjuht 2012 isikuandmete, puhkuste, koolituste, lähetuste, varade ja majanduskulude menetluskeskkond ning lähetus-, koolitus- ja puhkusedokumendid ja nende 6 Riigitöötaja iseteenindusportaal registriandmed personalijuht 2015 7 Siseveeb teabe vahendamine töötajatele kõik osakonnad 2014 8 Veebileht teabe vahendamine avalikkusele, info kõikide teenuste kohta kommunikatsioonijuht 2019 keskuse töötajate koostööestluste, katseaja lõpu vestluste, vahevestluste ja 9 Juhtimistarkvara PlanPro töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted, strateegia, tööplaanid, täitmise seire personalijuht/ direktori asetäitja 2020/2025 Õppeinfosüsteem - kutseõppijate andmed, rühmade nimekirjad, päevikud, õppetöö arendamise osakond 10 Õppeinfosüsteem -TAHVEL tunniplaanid, käskkirjad ja muud dokumendid 2020 tugiteenuste arendamise 11 Sisseastumise infosüsteem (SAIS) Kutseõppe sisseastumisavaldused osakond 2025 Riiklik infosüsteem. Kutseõppe õpilaste erialade nimekirjad, päringute teostamine. Täiendusõppe läbiviimiseks majandustegevusteade ja iga aastane õppetöö arendamise osakond 12 Eesti Hariduse Infosüsteem (EHIS) aruandlus 2016 Täiendusõppe õppekavad, koolitusdokumendid. õppetöö arendamise osakond 13 Täiendusõppe infosüsteem JUHAN Täiendusõppe sisseastumisavaldused 2022 Sotsiaalse ja tööalase rehabilitatsiooni dokumentide loomise ja väljasaatmise tugiteenuste arendamise 14 Rehabiltatsiooni Infosüsteem reha.ee keskkond osakonna juhataja 2023 Töötajate juhendamise ja töötajate kinnituste, tervisekontrollide korraldamise, 15 Virtuaalne töökeskkonnaspetsialist VITS isikukaitsevahendite väljastamise ja riskianalüüsi andmed direktori asetäitja 2024 16 Kübertest www.kybertest.ee Keskuse töötajate infoturbekoolituste ja -testi tulemuste andmed direktori asetäitja 2024 17 Riigihangete register Hankemeeskonna otsuste protokollid ja huvide konflikti puudumise kinnitused direktori asetäitja 2022