Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse huvigruppide tagasiside kogumise kord

KÄSKKIRI Tallinn 13.01.2025 nr 1-3/5 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse huvigruppide tagasiside kogumise kord Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimääruse § 8 lõige 2 punkti 6 alusel 1. Üldsätted 1.1. Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (edaspidi Keskus) huvigruppide tagasiside kogumise kord (edaspidi kord) reguleerib tagasisideküsitluste korraldamise, tulemuste analüüsimise, arvestamise ja avalikustamise korraldust. 1.2. Huvigruppidelt tagasiside kogumise eesmärk on saada infot teenuse saajate ja teiste huvigruppide rahulolu ning vajaduste kohta, et hinnata seniste tegevuste tulemuslikkust, tõsta nende kvaliteeti ning luua huvigruppide vajadustele vastavaid teenuseid. 1.3. Tagasiside kogumise pideva arendamise ning korra rakendamise eest vastutab Keskuse tugiteenuste arendamise osakonna arendusspetsialist. Tagasisideküsitluste läbiviimise ning küsitlustulemuste analüüsimise ja avalikustamise eest vastutavad õppetöö arendamise osakond, tugiteenuste aredamise osakond ja personalijuht. 2. Tagasiside tüübid 2.1. Keskus korraldab regulaarseid tagasiside küsitlusi ja vajadusel ühekordseid tagasisideküsitlusi. 2.2. Keskus võib algatada või osaleda Keskuse välistes õppijatele või töötajatele või muudele Keskuse huvigruppidele suunatud küsitlustes või uuringutes. 2.3. Ühekordsete tagasisideküsitluste korraldamisel rakendatakse korras sätestatud regulaarse tagasiside küsitluse põhimõtteid. 2.4. Regulaarselt korraldatavad tagasisideküsitlused on: 2.4.1. õppijale suunatud tagasisideküsitlused: 2.4.1.1. õppijate tagasiside küsitlus 2.4.1.2. praktika kolmepoolne tagasiside 2.4.1.3. õppijate esinduse küsitlus 2.4.2. töötajale suunatud tagasisideküsitlused: 2.4.2.1. töötajate rahulolu ja pühendumine 2.4.2.2. katseaja lõpuvestlus 2.4.2.3. iga-aastane koostöövestlus 2.4.2.4. lahkumisvestlus 2.4.3. teistele huvigruppidele suunatud tagasisideküsitlused: 2.4.3.1. vilistlaste tagasiside küsitlus 2.4.3.2. õppijate lähedaste tagasiside küsitlus  2.4.3.3. rehabilitatsiooniteenuse saajate tagasiside 2.4.3.4. praktikantide tagasiside küsitlus 2.4.3.5. Keskuse läbiviidud koolitustel osalejate tagasiside. 3. Tagasiside kogumise korraldus 3.1. Õppijatele ja teistele huvigruppidele suunatud tagasisideküsitluste korraldus: 3.1.1. Tagasisideküsitluste läbiviimisel ja tulemuste analüüsimisel järgitakse põhimõtet, et need oleksid võrreldavad eelmistel perioodidel toimunud tagasisidede ja analüüside tulemustega ning seetõttu kasutatakse küsitlustes korduvaid küsimusi. Lisaks võivad tagasisideküsitlused sisaldada küsimusi, mis käsitlevad hetkel aktuaalseid teemasid. 3.1.2. Tagasisideküsitlustele vastamine toimub isikuliselt, kuid küsitluste tulemused avalikustatakse üldistatud kujul nii, et küsitluste vastuseid ei ole võimalik seostada ühegi konkreetse vastajaga. Keskus tagab alusandmete konfidentsiaalsuse. 3.1.3. Tagasisideküsitluse vormid töötab välja ja vaatab üks (1) kord aastas enne järgmise tagasiside perioodi algust üle arendusspetsialist koos vastava tagasiside kogumise eest vastutava töötajaga. 3.1.4. Kehtiv tagasiside vorm on leitav Lime Survey süsteemist ja tuleb lisaks salvestada avalikule kettale, arenduse kausta „Tagasiside ja rahulolu, statistika“. 3.1.5. Rahuloluküsitluste kokkuvõtte koostamise eest vastutab arendusspetsialist koostöös vastava tagasiside kogumise eest vastutava töötajaga. 3.1.6. Küsitluse kokkuvõte tuleb salvestada avalikule kettale, arenduse kausta „Tagasiside ja rahulolu, statistika“. 3.1.7. Jooksva aasta detsembri lõpus laeb arendusspetsialist kõik tagasiside kokkuvõtted koos küsitlusvormidega dokumendihaldussüsteemi (DHS) (sari 3.2-1– Tagasiside küsitluste kokkuvõtted). 3.2. Töötajatele suunatud tagasisideküsitluste korraldus: 3.2.1. Rahulolu ja pühendumise uuringut viiakse läbi üle aasta koostöös välise partneriga. 3.2.1.1. Rahulolu ja pühendumise uuringu küsimused valitakse koostöös välise partneriga ning küsimused on võrreldavad eelmiste uuringutega. 3.2.1.2. Rahulolu ja pühendumise uuringut analüüsib ja tulemusi tutvustab juhtkonnale ning töötajatele väline partner. 3.2.1.3. Rahulolu ja pühendumise uuringu tagasiside raport asub avalikul kettal personali kaustas ning dokumendihaldussüsteemis (sari 2.1-21– Personalialased uuringud ja aruanded). 3.2.2. Koostöövestlused toimuvad kord aastas ajavahemikus oktoober – detsember. 3.2.2.1. Koostöövestluse läbiviimiseks kasutatakse PlanPro keskkonda. 3.2.2.2. Koostöövestlus toimub töötaja ja tema vahetu juhi vahel. 3.2.2.3. Koostöövestluse ankeete hoitakse PlanPro keskonnas. 3.2.2.4. Katseaja lõpuvestlus toimub töötaja katseaja lõpus. 3.2.2.5. Katseaja lõpuvestluse läbiviimiseks kasutatakse PlanPro keskkonda. 3.2.2.6. Katseaja lõpuvestlus toimub töötaja ja tema vahtu juhi vahel. Vajadusel on kaasatud osakonnajuhataja ja personalijuht. 3.2.2.7. Katseaja lõpuvestluste ankeete hoitakse PlanPro keskkonnas. 3.2.3. Lahkumisvestlus toimub vestluse vormis lahkuva töötaja ja personalijuhi vahel ning tulemusi ei dokumenteerita. 4. Tagasiside analüüsimise, arvestamise ja avalikustamise korraldus 4.1. Saadud tagasiside analüüsitakse ning arutatakse juhtkonna ja/või laiendatud juhtkonna poolt läbi regulaarselt toimuvatel koosolekutel. Seejärel planeeritakse vajalikud parendus- /arendustegevused. Vastavad tegevused kannavad osakondade juhid Keskuse tööplaani. 4.2. Saadud tagasiside tutvustamine 4.2.1. Tagasiside üldkokkuvõtte avalikustab kommunikatsioonijuht Keskuse kodulehel ja partnerite uudiskirjas. 4.2.2. Õppijate tagasiside kokkuvõtte edastab noorsootöötaja õppijatele läbi infokirja. Samuti toimub tagasiside tutvustamine õppijatele rühmajuhendaja tundides ja õppijate esinduses. 2  4.2.3. Personalile tutvustatakse tagasiside kokkuvõtteid arendusspetsialisti ja osakonnajuhatajate poolt osakondade koosolekutel või selleks korraldatud infotundides. 4.3. Küsitlused Originaal Tulemuste Nimetus Aeg Vorm Läbiviija - kokkuvõte vastused Õppijate tagasiside Iga aasta aprill, Elektrooniline september Õppetöö Lime küsitlus mai küsitlus – Lime arendamise Survey Survey osakond Õppijate lähedaste Iga aasta mais Elektrooniline september Õppetöö Lime tagasiside küsitlus küsitluse – arendamise Survey Lime Survey osakond Praktika kolme Vahetult peale Intervjuu august Õppetöö Lime poolne tagasiside praktika lõppu arendamise Survey +praktikabaaside osakond tagasiside (valdkonnajuhid, töökorraldusele kutseõpetajad, tööhõive- spetsialistid) Lõpetanute Novembris 6 Telefoni- jaanuar Õppetöö Lime tagasiside küsitlus kuud ja 1,5 küsitlus arendamise Survey aasta pärast osakond (tööhõive- lõpetamist spetsialistid) Rehabilitatsiooni- Teenuse Elektrooniline jaanuar Tugiteenuste Lime teenuse saajate lõppedes küsitlus – Lime arendamise Survey tagasiside Survey osakond (teenuste konsultant) Praktikantide Vahetult Elektrooniline detsember Valdkonnajuhid/ Lime tagasiside küsitlus praktika küsitlus – Lime osakonnajuhid Survey lõppedes Survey Keskuse läbiviidud Vahetult Elektrooniline detsember Tugiteenuste Juhan koolitustel koolituse küsitlus – Lime arendamise osalenute lõppedes Survey osakond tagasiside (arendusspetsialist) Töötajate rahulolu- Üle aasta Elektrooniline detsember Personalijuht Väline uuring küsitlus partner 4.4. Muud struktureeritud võimalused tagasiside andmiseks Tulemuste Nimetus Aeg Vorm Vastutav töötaja kokkuvõte Töötajate Iga-aastane, Elektroonselt Koolitusvajadus Personalijuht, koostöövestlused tavaliselt oktoober– – PlanPro kantakse personali valdkonnajuhid, detsember arenguplaani, osakonnajuhid ja lisandub toimunud direktor, direktori koolituste kohta asetäitja töötajate hinnang 3 Uue töötaja Vastavalt Elektroonselt Koolitusvajadus Töötaja vahetu katseaja lõpuvestlus töölepingus (PlanPro) kantakse personali juht ja/või sätestatud katseaja arenguplaani. osakonnajuht jooksul Töötaja Vastavalt Vestlus Lahkumise Personalijuht lahkumisvestlus lahkumisavaldusele, põhjuste enne viimast kaardistamine tööpäeva Õppijate esindus 4 x aastas Vestlus ja Vastavalt Noorsootöötaja protokoll töökorrale Ettepanekute, Pidev Paberkandjal, Vastavalt Direktori asetäitja, tagasiside ja elektroonselt, tagasiside, vastava osakonna kaebuste süsteem telefoni teel ettepanekute ja juht, vastava kaebuste korrale valdkonna juht, õppijate lepitaja. 5. Lõppsätted 5.1. Tunnistan kehtetuks direktori 11.03.2021 kinnitatud käskkirja nr 1-3/12 „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse huvigruppide tagasiside kogumise süsteem“. 5.2. Käskkiri jõustub allkirjastamisest. (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor 4