Tervisedokumentide vormistamise ja arhiveerimise põhimõtete kinnitamine

KÄSKKIRI 16.04.2026 nr 1-1/26/14 Tervisedokumentide vormistamise ja arhiveerimise põhimõtete kinnitamine Kaitseministri 27.03.2013 määruse nr 25 „Kaitseressursside Ameti põhimäärus“ § 19 lg 1 p 8 alusel 1. Kinnitan Kaitseressursside Ameti tervisedokumentide vormistamise ja arhiveerimise põhimõtted (lisatud). 2. Kui juhendis toodud toiming on antud ülesandeks juhendis nimetamata isikule, lähtub ta toimingut teostades juhendi põhimõtetest. 3. Tunnistan kehtetuks Kaitseressursside Ameti peadirektori 15.02.2021 käskkirja nr 1-1/21/6 „Tervisedokumentide ja tervisekaartide vormistamise, arvestuse ja arhiveerimise põhimõtete kinnitamine“. 4. Käskkiri teha teatavaks Kaitseressursside Ameti värbamisosakonna kutsealuste büroo töötajatele ja üldosakonna dokumendihalduse valdkonna töötajatele. (allkirjastatud digitaalselt) Martin Kukk peadirektori asetäitja peadirektori ülesannetes  KINNITATUD peadirektori käskkirjaga 16.04.2026 nr 1-1/26/14 Tervisedokumentide vormistamise ja arhiveerimise põhimõtted Juhend on kaitseministri 28.03.2023 määruse nr 14 „Kaitseväekohustuslase ja kaitseväekohustust võtta sooviva isiku terviseseisundi kaitseväeteenistuskohustuslase või tegevväelase tervisenõuetele vastavuse hindamise tingimused ja kord“ § 5 lg-te 1 ja 3 ning § 8 lg 2 kohaldamiseks ning on seotud Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ § 13 lg-ga 3 ning Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 16 lg-tega 8 ja 9. Tervisedokumentide vormistamise ja arhiveerimise õiguspärasuse ja kvaliteedi eest vastutab vastava toimingu tegija. 1. Toimingud tervisedokumentidega enne terviseseisundi hindamist (edaspidi hindamine) 1.1. Enne hindamist saabunud dokumendid (v.a kohustuslike terviseuuringute vastused) ja terviseseisundi muutumise teated, mis sisaldavad isiku terviseseisundi kirjeldust, registreerib üldosakonna dokumendihalduse valdkonna töötaja kaitseväekohustuslaste registris (edaspidi register) terviseseisundi dokumendina (sari 8-3). 2. Toimingud tervisedokumentidega pärast hindamist Hindamise eest vastutav isik: 2.1. Skaneerib hindamisel saadud või pärast hindamist saabunud paberkandjal dokumendid (võimalusel värviliselt). Kui skaneeritud dokumentidel esinevad puudused, skaneerib need uuesti. 2.2. Kontrollib enne dokumentide registrisse lisamist originaali ja skaneeritud dokumendi vastavust ning kvaliteeti1, sh veendub, et kõik dokumendi lehed on skaneeritud, tekst on loetav ning arusaadav ja fail on avatav (st arhiivipüsivas vormingus, nt pdf)). 2.3. Lisab skaneeritud ja/või elektroonilisel kujul saadud dokumendid registrisse viimase hindamise lõppotsuse juurde ning annab dokumendile pealkirja2. Dokumendi pealkiri peab sisaldama infot dokumendi sisu kohta: terviseuuring, tervisedokument. Vajadusel avab lühidalt pealkirjas dokumendi sisu (nt terviseuuring_EKG; terviseuuring_veri; tervisedokument_epikriis; tervisedokument_uuringu_vastus). 2.4. Lisab registrisse dokumendid, mille amet on küsinud tervishoiuteenuse osutajalt välja põhjusel, et isik ei ole andnud nõusolekut enda tervise infosüsteemi andmete kasutamiseks ning mida ei ole lisatud registrisse terviseseisundi dokumendina (sari 8-3). 2.5. Võimalusel skaneerib isiku esitatud dokumendid hindamisel ning tagastab need isikule. 2.6. Kustutab digitaalselt saadud failid ning hävitab paberkandjal saadud dokumendid3 mitte varem kui 5 (viie) tööpäeva möödumisel dokumendi lisamisest registrisse, et registris toimuks lisatud dokumendi varundamine. 2.7. Lisatud dokumendid säilitatakse edaspidi digitaalselt registris. 2.8. Registrisse ei lisata dokumente, mille kohta on Kaitseressursside Ametil tervishoiuteenuse osutajalt saadud usaldusväärne info, et need dokumendid on olemas tervise infosüsteemis. 1 Teave on kvaliteetne, kui see on autentne, terviklik ja kasutatav. Autentne - dokumendi algsed omadused (sisu, struktuur ja kontekst) on säilinud. Terviklik - dokument on täielik ja muutmata. Kasutatav - dokumendi asukohta on võimalik tema haldamise ja säilitamise ajal kindlaks teha ning dokument on kättesaadav, tõlgendatav ja esitatav. 2 Dokumendi pealkiri võib ja üldjuhul erineb failinimest. Failinimes ei kasutata täpitähti ja tühikuid. 3 Paberkandjate hävitamiseks kasutatakse paberipurustajat (märkega „lubatud kasutada kuni AK tasemega teabe hävitamiseks“) või viiakse need andmekandjate kogujasse (infokaitseteenuse konteiner). KINNITATUD peadirektori käskkirjaga 16.04.2026 nr 1-1/26/14 Tervisedokumentide vormistamise ja arhiveerimise põhimõtted Juhend on kaitseministri 28.03.2023 määruse nr 14 „Kaitseväekohustuslase ja kaitseväekohustust võtta sooviva isiku terviseseisundi kaitseväeteenistuskohustuslase või tegevväelase tervisenõuetele vastavuse hindamise tingimused ja kord“ § 5 lg-te 1 ja 3 ning § 8 lg 2 kohaldamiseks ning on seotud Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ § 13 lg-ga 3 ning Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 16 lg-tega 8 ja 9. Tervisedokumentide vormistamise ja arhiveerimise õiguspärasuse ja kvaliteedi eest vastutab vastava toimingu tegija. 1. Toimingud tervisedokumentidega enne terviseseisundi hindamist (edaspidi hindamine) 1.1. Enne hindamist saabunud dokumendid (v.a kohustuslike terviseuuringute vastused) ja terviseseisundi muutumise teated, mis sisaldavad isiku terviseseisundi kirjeldust, registreerib üldosakonna dokumendihalduse valdkonna töötaja kaitseväekohustuslaste registris (edaspidi register) terviseseisundi dokumendina (sari 8-3). 2. Toimingud tervisedokumentidega pärast hindamist Hindamise eest vastutav isik: 2.1. Skaneerib hindamisel saadud või pärast hindamist saabunud paberkandjal dokumendid (võimalusel värviliselt). Kui skaneeritud dokumentidel esinevad puudused, skaneerib need uuesti. 2.2. Kontrollib enne dokumentide registrisse lisamist originaali ja skaneeritud dokumendi vastavust ning kvaliteeti1, sh veendub, et kõik dokumendi lehed on skaneeritud, tekst on loetav ning arusaadav ja fail on avatav (st arhiivipüsivas vormingus, nt pdf)). 2.3. Lisab skaneeritud ja/või elektroonilisel kujul saadud dokumendid registrisse viimase hindamise lõppotsuse juurde ning annab dokumendile pealkirja2. Dokumendi pealkiri peab sisaldama infot dokumendi sisu kohta: terviseuuring, tervisedokument. Vajadusel avab lühidalt pealkirjas dokumendi sisu (nt terviseuuring_EKG; terviseuuring_veri; tervisedokument_epikriis; tervisedokument_uuringu_vastus). 2.4. Lisab registrisse dokumendid, mille amet on küsinud tervishoiuteenuse osutajalt välja põhjusel, et isik ei ole andnud nõusolekut enda tervise infosüsteemi andmete kasutamiseks ning mida ei ole lisatud registrisse terviseseisundi dokumendina (sari 8-3). 2.5. Võimalusel skaneerib isiku esitatud dokumendid hindamisel ning tagastab need isikule. 2.6. Kustutab digitaalselt saadud failid ning hävitab paberkandjal saadud dokumendid3 mitte varem kui 5 (viie) tööpäeva möödumisel dokumendi lisamisest registrisse, et registris toimuks lisatud dokumendi varundamine. 2.7. Lisatud dokumendid säilitatakse edaspidi digitaalselt registris. 2.8. Registrisse ei lisata dokumente, mille kohta on Kaitseressursside Ametil tervishoiuteenuse osutajalt saadud usaldusväärne info, et need dokumendid on olemas tervise infosüsteemis. 1 Teave on kvaliteetne, kui see on autentne, terviklik ja kasutatav. Autentne - dokumendi algsed omadused (sisu, struktuur ja kontekst) on säilinud. Terviklik - dokument on täielik ja muutmata. Kasutatav - dokumendi asukohta on võimalik tema haldamise ja säilitamise ajal kindlaks teha ning dokument on kättesaadav, tõlgendatav ja esitatav. 2 Dokumendi pealkiri võib ja üldjuhul erineb failinimest. Failinimes ei kasutata täpitähti ja tühikuid. 3 Paberkandjate hävitamiseks kasutatakse paberipurustajat (märkega „lubatud kasutada kuni AK tasemega teabe hävitamiseks“) või viiakse need andmekandjate kogujasse (infokaitseteenuse konteiner).