-88572 -11715 0 0 Lp Katrin Truve AS Kesko Senukai Estonia
[email protected] Teie: 21 .07 .2020 Meie: 31 .07 .2020 nr 2.1.-5/20/2612 Vastus selgitustaotlusele Andmekaitse Inspektsi oon (inspektsioon) sai Teie pöördumise, milles soovite teada, kas Teie kirjeldatud kõnesalvestamise puhul on tegemist isikuandmete automatiseeritud töötlemisega, mille kohaselt tuleb vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklite le 12 ja 13 isikut andmetöötlusest koheselt teavitada. Lisaks märgite, et kõnesid salvestatakse klienditeeninduse kvaliteedi tõstmiseks ja hilisemate pretensioonide lahendamiseks. Samuti toote välja , et hilisemalt ei saa nime ega telefoninumbri järgi kõne salvestist üles leida. Esmalt juhime tähelepanu, et isikuandmeteks on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta (vt IKÜM artikkel 4 punkt 1). Isikuandmeteks on muuhulgas isiku nimi. Seega kui kõne käigus öeldakse oma nimi või isik on muud moodi tuvastatav (nt hääl, vestluse sisu), on tegemist isikuandmetega. Isikuandmete töötlemine on isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming, sh kogumine, säilitamine (vt IKÜM artikkel 4 punkt 1). Seega sõltumata sellest, kas tegemist on automatiseeritud töötlemisega või mitte, on kõnesalvestiste näol tegemist reeglina isikuandmete töötlemisega. Ehk Teie toodud kirjelduse osas tuleb lähtuda IKÜM nõuetest. Selgitame, et igasuguseks isikuandmete töötlemiseks (sh kogumiseks ja säilitamiseks) peab olema õiguslik alus ja eesmärk (vt IKÜM artikleid 5 ja 6) . Teie pöördumisest aga ei nähtu, millisel õiguslikul alusel üleüldse kõnesalvestamine toimub/toimuks. Siinjuures ka rõhutame, et iga andmetöötleja peab ise hindama, millisel õiguslikul alusel ja eesmärgil on vajalik andmeid koguda ja säilitada. Andmetöötlusnõuete, sh õiguslike aluste, osas soovitame lugeda ka inspektsiooni juhiseid isikuandmete töötleja üldjuhend ja õigustatud huvi . Juhul, kui kõnede salvestamine toimub kliendi nõusolekul, siis peab kliendile andma võimaluse vestelda klienditeenindajaga telefonil, mille vestlust ei salvestata. Sel juhul saab klient ise vabatahtlikult otsustada, kas ta nõustub vestluse salvestamisega. Lisaks olete märkinud, et kõnede salvestamise eesmärgiks on muuhulgas hilisemate pretensioonide lahendamine. Samas väidate, et hilisemalt ei saa nime ega telefoninumbri järgi kõne salvestist üles leida. Seega jääb arusaamatuks, ka s ja kuidas on võimalik salvestis üles leida ning kas ja mis ulatuses kõne salvestamine siis üldse nimetatud eesmärki täidab. Siinjuures ka r õhutame, et isikuandmeid võib töödelda üksnes sellises ulatuses, mis on eelnevalt määratletud eesmärkide saavutamiseks vältimatult vajalik . Andmetöötlejal on kohustus seejuures alati hinnata, kas andmete töötlemine on ikka tõesti eesmärgi täitmiseks vältimatult vajalik või on eesmärgi täitmisel võimalik kasutada vähem riivavamaid meetmeid. Ehk antud juhul tuleb põhjalikult hinnata nii klienditeeninduse kvaliteedi tõstmise kui hilisemate pretensioonide lahendamise kui eesmärgi vajalikkust kõnesalvestiste tegemise näol. Lisaks olete märkinud, et kõnesalvestisi säilitate 3 kuud. Inspektsioonile jääb arusaamatuks, kus kohast tuleneb selline säilitamisperiood ning kas üldise säilitamisaja puhul on ikka lähtutud eesmärgi ja minimaalsuse põhimõttega. Samuti jääb arusaamatuks, kas olukorras, kus pretensiooni lahendamine võtab kau em aega kui 3 kuud, kustutatakse selle lahendamis e ajal kõnesalvestis ära. Märgime, et andmetöötleja peab suutma põhjendada iga otsust, mis ta isikuandmete töötlemise osas teeb. Samuti tuleb kajastada isik uandmete säilitamise ajavahemikke andmekaitsetingimustes. Lisaks märgime, et inimesel on õigus tutvuda enda kohta käivate andmetega (vt IKÜM artikkel 15). Seejuures tuleb inimesele reeglina edastada töödeldavate isikuandmete koopia. Seega tuleb siinjuures läbi mõelda ka see, kuidas on võimalik inimesel enda kohta käiva salvestisega tutvuda ning seda ka selgelt andmekaitsetingimustes reguleerida. Märgime, et läbi tuleb mõelda ka see osa, mis puudutab kõnesalvestise koopia väljastamisel võimalikku töötaja (klienditeenindaja) õiguste kahjustamist. Ehk andmed tuleb väljastada nii, et klient saab enda kohta käiva kõnesalvestise selliselt , et see ei kahjusta töötajate huve. Näi teks vajadusel ja olukorras, kus töötaja räägitu ei sisalda kliendi isikuandmeid, on võimalik see osa salvestisel kinni katta või olukorras, kus töötaja räägitu sisaldab kliendi isikuandmeid, siis selles osas töötaja häält moonutada. Lisaks rõhutame, et ka töötajale peab andmetöötlus olema läbipaistev, koostatud korrektsed andmekaitsetingimused, mis sisaldavad muuhulgas teavet salvestiste edastamise võimalikkuse ja kohustuse osas kliendile. Samuti tuleb hinnata ka töötaja vaates muuhulgas seda, kas kõne salvestamine klienditeenindaja hindamise eesmärgi täitmiseks on vältimatult vajalik või on selleks muid ja vähem riivavamaid meetmeid. Ka selle olukorra puhul tuleb lähtuda IKÜM-st ning töötajatele anda kogu asjaomane teave andmetöötluse osas. Mis puudutab inimese teavitamist kõnesalvestamisest, siis märgime, et andmetöötlejal on kohustus lähtuda muuhulgas IKÜM artiklist 5, sh peab töötlemine olema seaduslik, õiglane ja läbipaistev. L äbipaistvuse põhimõte eeldab seda, et kogu isikuandmete töötlemisega (sh kõnesalvestistega ) seotud teave ja sõnumid on lihtsalt kättesaadavad, arusaadavad ning selgelt sõnastatud . Ehk koostatud peavad olema andmekaitsetingimused. Andmekaitsetingimuste sisu reguleerivad IKÜM artiklid 12 – 13. Täpsemalt on võimalik läbipaistvuse osas lugeda ka inspektsiooni koostatud isikuandmete töötleja üldjuhendi lehekülgedelt 43 – 45 (10. peatükk. Läbipaistvus). Olgu mär gitud, et andmekaitsetingimustega peab olema võimalik tutvuda enne, kui inimese kõne salvestama hakatakse. Sell eks, et seda nõuet täita, tuleb andmekaitsetingimused avaldada selliselt, et inimesel on nendega võimalik igal ajal tutvuda (nt võrgulehel). Samuti tuleb kohe kõne alguses inimest teavitada, et kõne salvestatakse ning mis on salvestamise eesmärk. O luline on ka see , et töötaja, kes kliendiga räägib, oskaks vähemalt suunata inimest täpsele aadressile, kus on võimalik kõnesalvestiste osas saada täiendavat teavet. Lugupidamisega Raiko Kaur vaneminspektor peadirektori volitusel