-864235 -144145 0 0 Lp Karel Kannel Proact Estonia AS
[email protected] Teie: 23 .04 .2020 Meie: 12 .05 .2020 nr 2.1.-5/20/1471 V astus selgitustaotlusele Andmekaitse Inspektsiooni saabus Teie selgitustaotlus , millega soovite infot tööle kandideerivate inimeste andmete säilitamise täht aja ja tingimuste kohta. I sikuandmeteks loetakse igasugust teavet tuvastatud või tuvasta tava füüsilise isiku kohta ning tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada (näiteks nime, isikukoodi, majandusliku jmt tunnuse põhjal). Isikuandmete kaitse üldmääruse artiklitest 5 ning 6 (IKÜM) tuleneb kohustus töödelda isikuandmeid üksnes siis, kui selleks on õiguslik alus – kas töötaja nõusolek või muu seadusest tulenev alus). Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, säilitamine ja edastamine. Oluline on ka töötlemise eesmärgi piirang, mille järgi peab andmetöötleja tagama, et isikuandmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ja õiguspärastel eesmärkidel ning neid ei töödelda hiljem viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus. Lisaks ei ole vähem olulised ka teised andmete töötlemise nõuded, milleks on minimaalsuse ehk võimalikult väheste andmete kogumise, õigsuse, säilitamise piirangu ning usaldusväärsuse ja konfidentsiaalsuse põhimõtted. Seega võib isikuandmeid koguda vaid ulatuses, mis on vajalik määratletud eesmärkide saavutamiseks. Iga kandidaadi kohta kogutud andmeid võib säilitada kuni värbamisotsuse vaidlustamistähtaja lõpuni (diskrimineerimisjuhtumi puhul: võrdse kohtlemise seaduse § 25 järgi on nõude aegumise tähtaeg on üks aasta alates päevast, millal kannatanud isik kahju tekkimisest teada sai või pidi teada saama) . Andmete töötlemise lõpetamisel tuleb andmed kas su lgeda, kustutada või muuta isik tuvastamatuks . Sulgemist tuleks kasutada juhul, kui andmeid on vajalik säilitada veel mõne aja vältel mitteaktiivses kasutuses , nt võimalike vaidluste puhuks (muidu tuleks reeglina siiski andmed kustutada). Muul juhul võib k andidaatide kohta kogutud andmeid töödelda (sh säilitada) üksnes juhul, kui kandidaat annab selliseks töötlemiseks oma nõusoleku . Kindlasti tuleb arvestada nõusolekule seatud tingimusi (et nõusolek oleks kehtiv). Nõusolekut reguleerib IKÜM artikkel 7, mille 1 lõige paneb vastutavale töötlejale kohustuseks tõendada, et andmesubjekt on nõustunud oma isikuandmete töötlemisega. K andidaadile peab olema teada, mis andmeid ning kui kaua tema kohta säilitatakse ehk koostatud peavad olema andmekaitsetingimused tulenevalt IKÜM artiklitest 12-13. Andmeid peaks säilitama ainult nii kaua, kuni seda on vajalik eesmärgi saavutamiseks (isikuandmete töötlemise põhimõtteid vt IKÜM artikkel 5) . Kuna vastutaval töötlejal on kohustus tõendada isikuandmete töötlemisega seotud tingimuste täitmist (ehk siis seda, et konkreetne kandidaat on andnud oma nõusoleku Tema andmete töötlemiseks), siis esmalt soovitan siiski vormistada kandidaatideg a nõusoleku andmine kirjalikult . Nõusolek vastab tingimustele, kui ta on 1) antud vabatahtlikult, 2) piisavalt konkreetselt kirjeldatud, 3) sellest tuleneb kandidaadi teadlikkus tema andmete töötlemise kohta, 4) see peab kujutama endas tahteavaldust. Soovitan tutvuda juhendiga, mis käsitleb isikuandmete töötlemist töösuhetes (asub siin ). See on hetkel küll täiendamisel, kuid põhimõtted on üldiselt jäänud samaks. Euroopa Andmekaitsenõukogu on 4. mail 2020 vastu võtnud ka uue nõusoleku juhise, millega on Teil võimalik tutvuda siin. Lugupidamisega, Maria Muljarova vanemi nspektor p eadirektori volitusel