Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse värbamise juhend

KÄSKKIRI Tallinn 05.09.2024 nr 1-3/26 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse värbamise juhend Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimääruse § 8 lõike 2 punkti 6 alusel 1. ÜLDSÄTTED 1.1 Juhendi eesmärgiks on kirjeldada Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (edaspidi Keskus) personali värbamise ja tööle asumise põhimõtted, tegevused ja vastutus, et tagada Keskusele sobivate professionaalsete töötajate valik ja sujuv tööle asumine. 1.2 Töötajate värbamisel tugineb Keskus väärtustele, eetikapõhimõtetele, organisatsioonisisestele kirjalikele ja suulistele kokkulepetele ning töötaja teadmistele, oskustele ja kompetentsidele. 1.3 Keskus on avatud kõikidele uutele töötajatele ja soodustab võrdseid võimalusi inimeste värbamisel. 1.4 Hariduse, teadmiste, kogemuste, oskuste ja sobivate isikuomaduste poolest võrdsete kandidaatide puhul eelistatakse erivajadustega kandidaate. 2. PERSONALI PLANEERIMINE 2.1 Värbamisele eelneb personali planeerimine. Personali planeerimine on protsess, mille käigus viiakse kokku Keskuse vajadused, ressursid ja võimalused selleks, et täita Keskuse eesmärke. 2.2 Olulised struktuuri- ja personalimuudatused kavandatakse üldjuhul ette järgmiseks õppeaastaks ja/või kalendriaastaks direktori, personalijuhi ja struktuuriüksuste juhtide koostöös. 2.3 Töökoha vabanemisel analüüsib vastava struktuuriüksuse juht olemasoleva personali koormatust, töökorraldust, kvalifikatsiooni ja arengupotentsiaali ning teeb ettepanekud täiendava personali värbamise vajaduse kohta. Võimaluse korral eelistatakse organisatsioonisisest liikumist. 2.4 Personaliotsingu väljakuulutamise vaba töökoha täitmiseks otsustab direktor. 2.5 Personali värbamise ja valiku korralduse, kokkuvõtete tegemise ning värbamis- ja valikuprotsessi käigus kogutud dokumentide hoidmise eest vastutab personalijuht. 3. PERSONALIOTSINGU VÄLJAKUULUTAMINE JA VÄRBAMISALLIKATE NING -KANALITE VALIK 3.1 Enne värbamist peab olema koostatud töökohale ametijuhend või minimaalselt peamiste tööülesannete kirjeldus. Ametijuhendi või peamiste tööülesannete kirjelduse koostab vastava struktuuriüksuse juht koostöös personalijuhiga. Ametijuhendi kinnitab direktor. 3.2 Personalijuht koostab koostöös uut töötajat vajava struktuuriüksuse juhiga otsingukuulutuse, mis sisaldab vähemalt järgmisi andmeid: 3.2.1 töökoha nimetus; 3.2.2 töökoha peamised ülesanded; 3.2.3 kandidaadile esitatavad nõuded; 3.2.4 kandideerimiseks vajalike dokumentide loetelu, nende esitamise viis ja koht; 3.2.5 dokumentide esitamise lõpptähtaeg; 3.2.6 kui asjakohane, siis eeldatav tööle asumise aeg; 3.2.7 otsingutingimuste ning töökoha kohta täiendavat infot jagava töötaja nimi ja kontaktandmed. 3.3 Võimalike värbamismeetoditena kasutatakse organisatsioonisisest ja organisatsioonivälist otsingut. 3.3.1 Organisatsioonisisese värbamise puhul leitakse töökoha profiilile vastavad kandidaadid Keskuse töötajate hulgast, kas sisemise personaliotsingu (sisekonkurss) kaudu, töötajate edutamisel või üleviimisel teisele kohale. 3.3.2 Sisekonkursi korral avaldatakse üldjuhul otsingukuulutus Keskuse siseveebis, märkides kuulutusse, et tegemist on sisekonkursiga. Väljakuulutatud konkursist võib töökoha profiilile ja nõudmistele vastavaid Keskuse töötajaid täiendavalt informeerida elektronposti teel või suuliselt. 3.3.3 Keskus soosib võimalusel ja vajalike kompetentside olemasolul organisatsioonisisest värbamist. 3.3.4 Organisatsioonivälisel värbamisel leitakse töökoha nõudmistele vastavad kandidaadid väljastpoolt Keskust avaliku personaliotsingu (avalik konkurss) või sihtotsingu kaudu. 3.3.5 Avalik konkurss kuulutatakse välja läbi meediakanalite ning sellest võivad osa võtta kõik inimesed, kes vastavad töökoha nõuetele. Meediakanalitena kasutatakse üldjuhul personaliotsingu keskkondi, Keskuse sotsiaalmeedia kanaleid ning kodulehte. Avaliku konkursi korral võidakse avaldada kuulutus täiendavalt ka erialaseltside, ülikoolide töövahendusportaalide või muude sarnaste keskkondade kaudu. 3.3.6 Sihtotsing on otsing, mis on suunatud konkreetsetele sihtgruppidele. Sihtotsingut tehakse vastavate erialaliitude kaudu, otsitakse personaliotsingu keskkondade kaudu kindlate kriteeriumite alusel või tehakse ettepanek osaleda konkursil konkreetsele sobivate kompetentsidega inimesele või inimestele. 4. VALIKUMEETODID JA ETAPID 2 4.1 Valiku läbiviimisel osaleb üldjuhul täidetava töökoha vahetu juht ja personalijuht. Vajadusel kaasatakse teisi spetsialiste või osakonnajuht. 4.2 Valiku käigus toimub värbamisprotsessis laekunud informatsiooni töötlemine ja määratakse kindlaks kandidaatide sobivus töökohale, kasutades selleks erinevaid valikumeetodeid, sealhulgas: 4.2.1 elulookirjelduse ja teiste kandidaadi poolt esitatud dokumentide analüüs; 4.2.2 individuaalintervjuu või grupiintervjuu (sh telefoniintervjuu); 4.2.3 töökoha vaatlus (vastavalt vajadusele); 4.2.4 kodutöö (näiteks essee, analüüs); 4.2.5 kandideerija ja Keskuse töötajate meeskonnatööd; 4.2.6 arvuti-, keele- ja esinemisoskuste testid; 4.2.7 taustauuring. 4.3 Dokumentide esmase analüüsi (CV, kaaskirja, motivatsioonikirja) viib läbi üldjuhul personalijuht, kaasates vajadusel teisi Keskuse töötajaid, või täidetava töökoha vahetu juht koostöös personalijuhiga. Dokumentide selekteerimisel lähtutakse värbamisel püstitatud kriteeriumidest, analüüsitakse kandidaatide eluloolisi andmeid ning varasemat töökogemust. Dokumentide analüüsi tulemusena toimub kandidaatide esmane valik. Seatud kriteeriumitele mittevastavad kandidaadid jäävad edasisest valikuprotsessist kõrvale. Välja jäänud kandidaatidele saadab personalijuht vastavasisulise kirja läbi värbamistarkvara pärast nende suhtes langetatud otsuse tegemist. 4.4 Edasised valikumeetodid, nende läbiviijad ja korraldamise järjekord lepitakse kokku täidetava töökoha vahetu juhi ja personalijuhi vahel iga valikuprotsessi puhul eraldi, lähtudes töökoha nõuetest, iseloomust ning kandidaatide arvust. 4.5 Intervjuu käigus täpsustatakse kandidaadi poolt kandideerimisdokumentides esitatud fakte, selgitatakse välja kandidaadi hoiakud ja motiveeritus, kandidaadile antakse ülevaade konkreetsetest tööülesannetest, töökorraldusest, töötingimustest ning töötasust. 4.6 Intervjuule kutsutud kandidaatide optimaalne arv otsustatakse iga personaliotsingu puhul eraldi. 4.7 Intervjuu viivad üldjuhul läbi täidetava töökoha vahetu juht koos personalijuhiga, vajadusel võib intervjuule kaasata teisi Keskuse töötajaid. 4.8 Avaliku konkursi korral (ja vajadusel ka teiste konkursiliikide puhul) võidakse rakendada kandidaatide valiku protsessis ka töökoha vaatlust. 4.8.1 Töökoha vaatlus lepitakse kokku täidetava töökoha vahetu juhi ja personalijuhi vahel iga valikuprotsessi puhul eraldi, lähtudes töökoha nõuetest ning kandidaatide arvust. 4.9 Enne lõplikku otsust võidakse teha valituks osutunud kandidaadile taustauuring. Taustauuringu teeb personalijuht kandidaadi eelneval nõusolekul või kandidaadi poolt kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatega vesteldes. 4.10 Lisaks punktis 4.10 nimetatud taustauuringule, teeb personalijuht valituks osutunud kandidaadi suhtes päringu kontrollimaks lastega töötamise piirangu puudumist. 4.11 Valiku langetamisel avaldavad oma arvamuse kandidaatide võimaliku töökohale sobivuse kohta kõik valikuprotsessis osalenud isikud. Kandidaatide eelistamisel võetakse arvesse nende haridust, erialast ettevalmistust, varasemat tööalast tausta ja isikuomadusi. 3 4.12 Välja valitud kandidaadile annab tema suhtes langetatud otsusest teada kas struktuuriüksuse juht või personalijuht telefoni teel hiljemalt järgmisel tööpäeval pärast kandidaadi suhtes langetatud otsuse selgumist. 4.13 Kandidaatidele, kes ei osutunud töökohale valituks, saadab personalijuht läbi värbamistarkvara äraütlemiskirja kolme tööpäeva jooksul pärast lõpliku valiku tegemist. 4.14 Kõikidele värbamis- ja valikuprotsessis osalenud kandidaatidele tagatakse konfidentsiaalsus, sealhulgas: 4.14.1 kandidaatide andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele ja valikuprotsessis mitteosalevatele isikutele; 4.14.2 kandideerimisdokumendid, proovitööde ja intervjuude tulemused ning soovitused on kasutamiseks ainult valikuprotsessis osalevatele isikutele. 4.15 Kandidaadil on õigus saada otsingukuulutuses märgitud kontaktandmete kaudu põhjendusi ja selgitusi värbamise ja valiku läbiviimise korra ning teda puudutavate otsuste tegemise kohta. 4.16 Kui konkursi tulemusena tööle võtmiseks esitatud kandidaat loobub oma kandidatuurist või tööle võetud isik vabastatakse enne katseaja lõppu, võib Keskuse direktor ilma uut konkurssi välja kuulutamata teha ettepaneku tööle asumiseks konkursil paremuselt järgmisele kandidaadile. 4.17 Personalijuht vastutab värbamis- ja valikuprotsessis tekkinud ja kogutud dokumentide säilitamise eest vastavalt kehtivatele õigusaktidele ja Keskuse sisemistele kordadele. 4.18 Kandidaatide isikuandmete töötlemisel jälgitakse isikuandmete kaitse üldmääruse nõudeid. 4.18.1 Andmete kogumisel jälgitakse andmete minimaalsuse põhimõtet, st kogutakse nii palju andmeid kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. 4.18.2 Andmete kogumisel hinnatakse alati eelnevalt, kas andmed on valiku tegemiseks vajalikud (eesmärgipärasuse nõue) ja kas just sellises ulatuses (minimaalsuse nõue). 4.18.3 Samuti järgitakse töölepingu seaduse §-s 11 ja võlaõigusseaduse §-s 14 lepingueelsete läbirääkimiste kohta käivad nõudeid, mille kohaselt võib kandidaadilt töökuulutuses nõuda või töövestlusel küsida üksnes neid andmeid, mille suhtes Keskusel on õigustatud huvi. Õigustatud huvi tuleb hinnata lähtuvalt konkreetsest töösuhtest, võttes arvesse täidetava ametikoha nõudeid. 4.19 Igal kandidaadil, nii sellel, kes tööle võeti, kui ka neil, kes valituks ei osutunud, on igal ajal õigus teada saada, milliseid andmeid ja kust tööandja nende kohta on kogunud. Kandidaadil on õigus teada saada: 4.19.1 mis andmeid täpselt tema kohta kogutakse; 4.19.2 miks neid kogutakse; 4.19.3 kust neid kogutakse; 4.19.4 kes neid andmeid töötleb (töötleja nimi ja kontaktandmed); 4.19.5 kellele andmeid võidakse edastada; 4.19.6 kellele andmeid on edastatud. 4.20 Konkursiga seotud dokumente säilitatakse värbamistarkvaras üks (1) aasta. Mittevalituks osutunud kandidaatide kandideerimisel esitatud dokumentide pikemaks säilitamiseks (eelkõige 4  edasise võimaliku vakantsi tarbeks) on Keskus kohustatud saama vastava isiku kirjaliku nõusoleku. 5. UUE TÖÖTAJA SISSEELAMINE 5.1 Sisseelamise eesmärgiks on aidata kaasa uue töötaja kiirele kohanemisele Keskusega, motiveerides teda võimalikult kiiresti heade tööalaste tulemuste saavutamisele ning organisatsiooni väärtuste ning töökorralduse omandamisele. Uute töötajate kohanemisele kaasaaitamine on osa organisatsioonikultuurist ja iga Keskuse töötaja, eelkõige vahetute juhtide ja personalijuhi, vastutus. 5.2 Töötaja sisseelamise protsessi olulisimad osad on juhendamine, üksusesisene toetamine, uue töötaja sissejuhatav koolitus ja katseaeg. 5.3 Juhendamine on vahetu juhi ja uue töötaja koostööl põhinev aktiivne õpisuhe, mis aitab uuel töötajal saavutada vajalikke võtmepädevusi ja töösuhteid. Juhendamise peamine eesmärk on tutvustada vahetu juhi poolt uuele töötajale Keskust, selle tööd ja kombeid. Samuti tutvustada tööülesandeid ja juhendada tööülesannete läbiviimisel. 5.4 Üksusesisene toetamine on protsess, kus kõik või vabatahtlik üksuse töötaja teeb täiendavaid pingutusi uue töötaja paremaks sisseelamiseks, näiteks läbi erinevatesse tegevustesse kaasamisel puhkuse hetkedel (töötajate puhketoas kohvi võtmine või lõunale minek vms). 5.5 Sissejuhatava koolituse eesmärk on tutvustada uuele töötajale Keskust ja töötajaid, Keskuse eesmärke ja tööd reguleerivaid protsesse, erinevate struktuuriüksuste tööd ja tööd toetavaid tugistruktuure. Uue töötaja sissejuhatavat koolitust koordineerib personalijuht, kaasates struktuuriüksuste juhte ja vajadusel teisi spetsialiste. 5.6 Sissejuhatav koolitus võib toimuda grupis, kui samal ajaperioodil on tööle asunud mitmeid uusi töötajaid, või individuaalselt. Individuaalse sissejuhatava koolituse puhul planeerib uue töötaja vahetu juht uuele töötajale kohtumised iga osakonnajuhi ja teiste asjassepuutuvate töötajatega. 5.7 Kõik Keskuse töötajad võetakse tööle üldjuhul neljakuulise katseajaga. Katseaja eesmärgiks on võimaldada töötajal omandada tööks vajaminevaid oskusi, saada vajalikku informatsiooni töötaja tööoskuste kohta ning täita tööülesandeid kõige tulemuslikumal viisil. 5.8 Iga uus töötaja saab vahetu juhi poolt katseajaks konkreetsed tööülesanded koos oodatud tulemustega. Uue töötaja tööalase väljaõpetamise ja juhendamise eest vastutab katseajal tema vahetu juht. Vahetu juhi kohustus on tagada ka uuele töötajale jooksvalt tagasisidestamine, et uuel töötajal oleks võimalik katseaeg edukalt läbida. 5.8.1 Kui uue töötaja väljaõpetamist ei saa mõjuvatel põhjustel teostada vahetu juht, siis määratakse juhendaja struktuuriüksuse teiste töötajate hulgast. 5.9 Enne katseaja lõppu toimub töötajaga katseaja lõpu vestlus, mille eesmärgiks on anda vastastikust tagasisidet Keskuse ja töötaja ootuste ning rahulolu kohta. Katseaja lõpu vestlus toimub vastavalt Keskuse koostöövestluste läbiviimise korrale. 5.9.1 Katseaja edukal läbimisel jätkab töötaja Keskuses tööd. 5.9.2 Juhul kui katseajal esines töötaja töös vajakajäämisi või puudusi, millele vahetu juht juhtis tähelepanu, kuid uus töötaja ei suutnud vajakajäämisi või puudusi likvideerida, lõpetatakse tööleping katseajaga, andes katseaja lõpu vestlusel ülevaade vastavatest vajakajäämistest või puudustest. 5  5.10 Katseajaga lõpetatakse töösuhe töölepingu seaduses sätestatud alustel ja korras. 5.11 Tööle võtmise ja sisseelamise tegevused ja vastutajad: Tegevus Vastutaja Aeg Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (RTIP) personalijuht Esimesel võimalusel, vähemalt 5 isikuandmete ankeedi koostamine, uuele töötajale päeva enne töötaja tööle asumist täitmiseks saatmine ja kooskõlastusringile saatmine Vajalike töövahendite sh tööruumi, läbipääsukaardi, üldosakonna juht Töövahendid/tööriided/tööruum võtme, arvuti, bürootarvete tagamine. Olenevalt vahetu juht on olemas hiljemalt töötaja tööle ametikohast tööriiete tellimine personalijuht asumise päevaks Uuele töötajale tööruumi korda seadmine (sh vahetu juht Hiljemalt uue töötaja esimese tervituskaart) personalijuht tööpäeva hommikuks Töölepingu koostamine ja allkirjastamisele saatmine personalijuht Hiljemalt üks päev enne uue RTIPis töötaja tööle asumist Uue töötaja tööohutuse ja töötervishoiu alane töökeskkonna- Kahe esimese nädala jooksul juhendamine spetsialist Katseaja eesmärkide ja oodatud tulemuste seadmine vahetu juht Katseaja kahe esimese nädala jooksul Keskuse töö, kommete, töökorralduse, töötajate vahetu juht 1-2 kuu vältel alates uue töötaja tutvustamine. Tööülesannete läbiviimise vastav töötaja tööle asumisest juhendamine/toetamine Uue töötaja sissejuhatava koolituse korraldamine personalijuht Uue töötaja katseaja jooksul, vahetu juht soovitavalt esimese 2 kuu jooksul Katseaja lõpu vestluse pidamine, edasiste vahetu juht Vähemalt 2 nädalat enne katseaja eesmärkide seadmine lõppu 6. LÕPPSÄTTED 6.1 Tunnistada kehtetuks direktori 05.11.2015 käskkiri nr 1-3/60 „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse värbamise põhimõtted“. 6.2 Juhend jõustub allkirjastamisest. (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor 6