RTK arendatava keskse dokumendihaldussüsteemi teemal

Dokumendihaldussüsteemi andmebaasi valik, teabe r iskianalüüs Dokumendihaldussüsteem on infosüsteem, millega enamus ministeeriumide ja riigiasutuste töötajaid oma igapäevase töö käigus kokku puutub . O otused uuele DHSile suured, mida näitavad nii süsteemi arendamisele eelnenud kasutajamugavuse analüüs kui ka 202 3 . läbiviidud infokorje kaar d istus. Täiendavad ootused on lisandunud seoses RTK keskse dokumendihaldusteenusega, kus 01. 0 5.2024. a seisuga teenindatakse 15 asutust, kuid sarnaselt teiste RTK teenustega, on see lähiaastatel laienev teenus. Ühtse DHSi arenduse ja juurutamise seisukohast on üks võtmeküsimusi andmebaasi küsimus. Süsteemi arenduse lähteülesandes on välja toodud, et süsteem peab toetama kolme varianti: üks andmebaas iga haldusala oma andmebaasis iga asutus oma andmebaasis Varasemalt on kaardistatud plussid ja miinused erinevate variantide osas (lisa tud ). Võttes arvesse uuele dokumendihaldussüsteemile seatud ootused, siis suurima efekti teenuse kvaliteedile ja kulude optimeerimisele annab ühtse andmebaasi kasutuselevõtt. Ühtse andmebaasi o lulisemate võimalustena on välja toodud : riigiasutuste standardiseeritum dokumendihaldusteenus, mis toetab riigireformist tulenevaid muudatusi (asutuste liitmine, töötajate liikumine asutuste vahel), asutuseülesed töövood ja dokumentide/andmete dubleerimise vähendamine , süsteemi kulud väiksemad (ühtsed arendused, hooldus, süsteemi tugi). Ühtse andmebaasi o lulisemate ohtudena on välja toodud , et süsteem muutub asutuste jaoks jäigemaks, õiguste haldamine keeruline ja seotud suuremate riskidega, suurenevad jõudluse ja turvalisusega seotud riskid. Ühtse andmebaasi riskide maandamiseks süsteemis: võimalik asutusepõhiselt õiguseid hallata; süsteemi luues arvestatakse jõudluse ja käideldavuse juures asutuste paljususe ja mahtudega ( sh kasutajate arv) ; süsteemi luues arvestatakse turva- ja käideldavuse nõuetega ( varasem ISKE turva klass K2T2S2) ; süsteemi arendamisel võetakse arvesse kaasatud asutuste parimaid praktikaid ja lahendusi. Varasemalt kasutusel olnud ISKE ( rakendusjuhend 8.00 ) turvaklassidele on süsteemi riske kaardistades oluline silmas pidada kolm e mõõdet: Käideldavus (K) Terviklus (T) Konfidentsiaalsus (S) Uus dokumendihaldussüsteem peab vastama vähemalt järgmisele tasemele: K2T2S2 Käideldavus (K) K0 – Käideldavus – väiksem kui 90% aastas ja maksimaalne lubatud ühekordse katkestuse pikkus teenuse töö ajal üle 24 tunni (st ühekordse katkestuse pikkus tohib olla suurem kui 24 tundi)*; K1 – Käideldavus – suurem või võrdne 90% ja väiksem kui 99% aastas ning maksimaalne lubatud ühekordse katkestuse pikkus teenuse töö ajal kuni 24 tundi (st ühekordse katkestuse pikkus võib olla vahemikus väiksem või võrdne 24 tunniga ja suurem kui 4 tundi)*; K2 – Käideldavus – suurem või võrdne kui 99% ja väiksem kui 99,9% aastas ning maksimaalne lubatud ühekordse katkestuse pikkus teenuse töö ajal kuni 4 tundi (st ühekordse katkestuse pikkus võib olla vahemikus väiksem või võrdne 4 tunniga ja suurem kui 1 tund)*; K3 – Käideldavus – suurem ja võrdne kui 99,9 % aastas ja maksimaalne lubatud ühekordse katkestuse pikkus teenuse töö ajal kuni 1 tund (st ühekordse katkestuse pikkus võib olla väiksem või võrdne 1 tunniga) *; * Maksimaalne lubatud katkestuste arv, maksimaalne lubatud summaarne katkestuste aeg ja muud detailsemad teenustaseme mõõdikud kirjeldatakse ja lepitakse kokku asutuse teenustaseme lepetes (SLA-des). Teenustaseme lepingus tuleb detailsemal tasemel määrata teenuse osutamise tingimused (nt päringutele vastamise aeg, planeeritud hooldustööde tegemise aeg, nõutav rikete kõrvaldamise aeg, riketest teavitamise kontaktid, varundamise tingimused jmt). Terviklus (T) T0 – info allikas, muutmise ega hävitamise tuvastatavus ei ole olulised; info õigsuse, täielikkuse ja ajakohasuse kontrollid pole vajalikud; T1 – info allikas, selle muutmise ja hävitamise fakt peavad olema tuvastatavad; info õigsuse, täielikkuse, ajakohasuse kontrollid erijuhtudel ja vastavalt vajadusele; T2 – info allikas, selle muutmise ja hävitamise fakt peavad olema tuvastatavad; vajalikud on perioodilised info õigsuse, täielikkuse ja ajakohasuse kontrollid; T3 – infol allikal, selle muutmise ja hävitamise faktil peab olema tõestusväärtus; vajalik on info õigsuse, täielikkuse ja ajakohasuse kontroll reaalajas. Konfidentsiaalsus ( S ) S0 – avalik info: juurdepääsu teabele ei piirata (st lugemisõigus kõigil huvitatutel, muutmise õigus määratletud tervikluse nõuetega); S1 – info asutusesiseseks kasutamiseks: juurdepääs teabele on lubatav juurdepääsu taotleva isiku õigustatud huvi korral; S2 – salajane info: info kasutamine lubatud ainult teatud kindlatele kasutajate gruppidele, juurdepääs teabele on lubatav juurdepääsu taotleva isiku õigustatud huvi korral ; S3 – ülisalajane info: info kasutamine lubatud ainult teatud kindlatele kasutajatele, juurdepääs teabele on lubatav juurdepääsu taotleva isiku õigustatud huvi korral. Kas asutus saab ülal toodud kriteeriumitest lähtudes olla ühes andmebaasis koos teistega, on teabevaldaja otsus. Otsuse tegemisel on asutusele abiks asutuse teabe riskianalüüs. Kui asutus on varasemalt riskid juba hinnanud, saab valiku tegemisel lähtuda sellest , nt E-ITS. Kui ajakohast riskianalüüsi asutusel ei ole, tuleks mõelda otsuse tegemisel järgnevale: Kas on õiguslikke takistusi ühtses andmebaasis paiknemisele? Kui, siis millised need on? Kas asutusel on teavet, mis vajab lisaks tavapärastele kaitsemeetmetele (õiguste haldus, süsteemi käideldavus, ….) lisaks täiendavat kaitset? Millist teavet ? Kui palju antud teavet asutuses on (nt protsentuaalselt)? K asutusel on teabe kaitsmiseks kasutusel täiendavad meetmed, mida peab rakendama? Millised need on? UDHS Dokumendihaldussüsteem i andmebaasi erinevate valikute plussid-miinused (riskid) L ahendus V õimalikud asutused P lussid M iinused Ühtne andmebaas Asutused, kelle turvaklass vastab keskmisele turva- ja käideldavuse tasemele (K2T2S2) Dokumendihalduse teenust oluliselt lihtsam standardiseerida, rakendada ühtlustatud põhimõtteid (liigitusskeem, dokumendi liigid, metaväljad, menetlused). Võimaldab asutusteülest koostööd/koosloomet (nt ühisprojektid) ja ühismenetlusi (kooskõlastamist, allkirjastamist) ning vähendab asutustevahelist dubleerimist Info/dokumendivahetus asutustevaheliselt kiirem. Asutusteülene süsteemi arendus , hooldus ja tehniline haldamine efektiivsem (üks keskkond). Majutuse kulud on väiksemad (puudub vajadus hoida iga keskkonna ketta puhvrit) ühtne varundus, ühtne turvalisuse tagamine. Liideste arendused lihtsamad ja vähem kulukamad. Lihtsam riigireformist tulevaid muudatusi sisse viia (asutuste liitmine, osakondade/teenuste liikumine, valitsemisala vahel asutuste liikumine, teenistujate liikumine). Kesksete teenuse pakkujatel (RTK, RIT, RMIT, SMIT) asutused ühes baasis (lihtsam administreerimine, jm tegevuste teostamine). Kasutajatoe pakkumine efektiivsem (juhendamine, koolitused, juhendid). Keskne teenus lihtsam (nt dokumentide registreerimine, administreerimine, jm). Asutuse ja riigi jaoks väiksemad kulud. Asutuse seisukohast jäigem (vähem asutuse spetsiifikat). Kui süsteemi töös esineb tõrkeid, siis kogu riigiasutuste dokumendihaldus halvatud (käideldavusega seotud aspekt). Kui süsteemi saadakse ligipääs/satub rünnaku alla, on riskid seotud suurema hulga teabega (turvalisusega seotud aspekt). Õiguste haldamine keeruline, seotud suuremate riskidega, vajab asutuse väga selget kaardistust. Inimliku vea suurem mõju (vale õiguste seadistus) (turvalisusega seotud aspekt). Süsteemi kasutus võib olla jõudlusprobleemide tõttu häiritud, mõju ulatus suur (kõik ühes baasis olevad asutused) (käideldavusega seotud aspekt). Kaitsemeetmed rakenduvad kõigile ühiselt rangeima meetme alusel (nt julgeolekuasutuste range AK käsitlus pilvemääruse kontekstis). L ahendus V õimalikud asutused Plussid Miinused Haldusala ühes andmebaasis Haldusala, mille asutus(te) el on kõrgemad turva- ja käideldavuse nõuded Info/dokumendivahetus haldusala siseselt kiirem, vähem dubleerimist ( ühismenetlused haldusalaüleselt). Suurem ühtlustatus haldusalaüleselt. Võimaldab ühismenetlusi haldusala siseselt, kuid mitte teiste ministeeriumide/riigiasutustega. Samad riskid, mis esinevad ühe andmebaasi korral, kuid mõnevõrra väiksemal skaalal. Järgnevast variandist vähem paindlikum, asutuse spetsiifikat saab vähem arvestada. Ministeeriumidel oma haldusaladega võib ajapikku tekkida taas omad erisused, raske ühtlustatud põhimõtteid erinevates süsteemides ühtsena hoida. Kesksete teenuse pakkujatel (RTK, RIT, RMIT, SMIT) iga haldusala puhul eraldi baas (vajalik igakordne baasi vahetamine tegevuste teostamisel). Haldus/hooldus/arendusete paigaldused haldusalapõhised . Kulud väiksemad kui eraldi andmebaasi korral. Iga asutuse DHS oma andmebaasis Asutused, kus on kõrgemad turva- ja käideldavuse nõuded (K3T3S3) Võimalus rakendada rohkem asutuse spetsiifikast tulenevaid erisusi. Õiguste haldamine lihtsam ja seotud väiksemate riskidega. Käideldavuse nõudeid kergem tagada. Hajusalt paiknev teave paremini kaitstud. Ühe asutuse piires infoturbe põhimõtteid (teenistujate teadlikkus teatud asutustes kõrgem, eeldused ja ootused erinevad) lihtsam tagada. Kaitsemeetmed määratud asutuse vajaduste alusel (nt julgeolekuasutuste range AK käsitlus pilvemääruse kontekstis). Ei võimalda ühismenetlusi ja ega vähendada dokumentide dubleerimist asutuste vahel. Keerukam rakendada ühtlustatud põhimõtteid, sh hoida erinevate baaside seadistused ühetaolised. Kesksete teenuse pakkujatel (RTK, RIT, RMIT, SMIT) iga asutuse puhul eraldi baas (vajalik igakordne baasi vahetamine tegevuste teostamisel). Haldus/ hooldus/arenduste paigaldused igas baasis eraldi. Asutuse ja riigi jaoks kulukam. Saatja: "Regina Siim" <[email protected]> Saaja: [email protected], "Eesti Teadusagentuur" <[email protected]>, "Keeleamet info" <[email protected]>, [email protected], "Harno info" <[email protected]>, [email protected], "Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus" <[email protected]>, "HTM HEVkoolijuhid list" <[email protected]>, "HTM riigigymnaasiumijuhid list" <[email protected]>, "Rakenduskõrgkoolid HTM rektorid" <[email protected]>, "Kutsekoolid HTM direktorid list" <[email protected]>, [email protected] Teema: RTK arendatava keskse dokumendihaldussüsteemi teemal Kuupäev: 2024-08-22 11:25 Tähelepanu! Tegemist on väljastpoolt asutust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tere! Ministeeriumi dokumendi- ja arhviivihaldus konsolideeriti 01. jaanuarist 2024 Riigi Tugiteenuste Keskusega. Ministeeriumi dokumendihaldussüsteemi Pinal kasutatakse edasi kuni arendatakse ja võetakse kasutusele uus keskne dokumendihaldussüsteem. Seda projekti juhib Riigi Tugiteenuste Keskus. Keskse DHS-i näol luuakse ühtne, standardiseeritud ning kasutajasõbralik platvorm dokumentide ja andmete koosloomeks ning haldamiseks. Praegu teadaoleva info kohaselt toimub keskse DHS-i kasutusele võtmine etappidena. Ministeerium võtab keskse DHS-i kasutusele tõenäoliselt 2026 aasta jooksul ja peale seda HTM-i haldusala asutused, kes Pinalit kasutavad. Täpsem juurutus- ja koolitusplaan selles osas veel selgub ning kindlasti hoiame teid kursis. Tuleviku mõttes tuleb arvestada, et kui HTM ja hallatavad asutused on võtnud uue keskse DHS-i kasutusele, siis Pinal suletakse. Keskse DHS-i arutelud DH juhtrühmas (riigiüleselt asekantslerite tasandil) on jõudnud etappi, kus tuleb otsustada uue süsteemi andmebaasi valik. DH juhtrühmale on tehtud ettepanek toetada ühtse andmebaasi kasutusele võtmist. Ühtses andmebaasis hakatakse andmeid hoidma asutuste põhiselt eraldi segmentidena. Õiguseid on võimalik hallata dokumendi- ja toimikupõhiselt nii nagu on ka praegu Pinalis. Üks asutus näeb ainult enda dokumendipuud ja dokumente vastavalt määratud õigustele. Asutuste ülese koosloome/koostöö puhul määratakse õigused töövoo kaudu. Ühtse andmebaasi turvaklass vastaks tasemele K2T2S2, mis on käideldavuse ja tervikluse nõuete osas kõrgem kui praegu Pinalil, mis vastab IT passi järgi turvaklassile K1T1S2. Suuremad riskid ühtse andmebaasi kasutusele võtmisega on: * süsteem muutub asutuste jaoks jäigemaks * õiguste haldamine on keeruline ja seotud suuremate riskidega * suurenevad jõudluse ja turvalisusega seotud riskid Riskide maandamiseks: * võimalik asutusepõhiselt õiguseid hallata; * süsteemi luues arvestatakse jõudluse ja käideldavuse juures asutuste paljususe ja mahtudega (sh kasutajate arv); * süsteemi luues arvestatakse turva- ja käideldavuse nõuetega (varasem ISKE turvaklass K2T2S2); * süsteemi arendamisel võetakse arvesse kaasatud asutuste parimaid praktikaid ja lahendusi. Lisan manusena dokumendid, mis annavad täpsema ülevaate andmebaasi valikuga seonduvast. Tagasisidena ootaksin infot selle kohta, kas teie asutusel on praegu teavet (dokumente), mida praegu Pinalis ei registreerita turvariski põhjusel? Milliseid täiendavaid meetmeid seejuures rakendatakse teabe kaitsmiseks? Hinnates ministeeriumi dokumentide loetelu ei näe me praegu takistust ühtse andmebaasi kasutusele võtuks. Ootame ka teie mõtteid ja ettepanekuid selle valiku tegemise jaoks. Palun võimalusel vastata järgmise nädala jooksul, sest juhtrühma peame oma ettepaneku esitama 04. septembriks 2024. Lugupidamisega Regina Siim infohalduse peaspetsialist haldusosakond 735 0175 | 5697 3716