Einar Vallbaum
Vallavanem Teie 09.01.2026 nr
Viru-Nigula Vallavalitsus
[email protected] Meie 02.02.2026 nr 7-5/260200/2600878
Dokumentide registreerimine
Lugupeetud vallavanem
Õiguskantslerini jõudis teave, et Viru-Nigula Vallavalitsus ei registreeri dokumendiregistris kõiki
vallavalitsusele saabunud e-kirju ja neile saadetud vastuseid.
Leian, et e-kirjade registreerimata jätmisega on vallavalitsus eiranud seaduse nõudeid.
Ametiasutusele saabunud ja väljasaadetud dokumendid tuleb registreerida dokumendiregistris
hiljemalt järgneval tööpäeval (avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lg 1 p 1 ja § 16 lg 1; vt ka
märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse
(MSVS) § 7 lg 1). Dokumendiregistrisse ei pea kandma neid isikuga seotud dokumente, mis on
juba kantud teise andmekogusse ja millele on isiku juurdepääs tagatud (AvTS § 12 lg 21; vt ka
avaliku teabe seaduse üldjuhend, lk 11). Registreerima ei pea ka suulisi pöördumisi, kui neile
vastatakse suuliselt (AvTS § 16 lg 3 p 2; MSVS § 7 lg 2).
Kui vallavalitsus saab e-kirja, peab ta esmalt välja selgitama, mis liiki pöördumine see on (AvTS
§ 12 lg 3 p 5). Sellest, kuidas isiku pöördumist käsitletakse, sõltub näiteks see, kui pika tähtaja
jooksul võib ja millisel viisil tuleb pöördumisele vastata. Teabenõudele vastamise reeglid on kirjas
avaliku teabe seaduses, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse märgukirjale ja
selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse järgi ning haldusakte
antakse ja toiminguid sooritatakse haldusmenetluse seaduse ja vastava eriseaduse kohaselt.
Isiku e-kiri, milles ta teeb ettepaneku mõne probleemi lahendamiseks või küsib, kuidas on mõni
asi korraldatud, on märgukiri ja/või selgitustaotlus (MSVS § 2 lõiked 1 ja 2). Vastavalt seadusele
tuleb e-posti teel saadetud märgukiri ja selgitustaotlus ning vastus sellele registreerida
dokumendiregistris. Kui märgukirjas esitatud seisukohta või ettepanekut ei arvestata, tuleb
märgukirja saatjale selgitada selle põhjust (MSVS § 5 lg 8 teine lause). Selgitustaotlusele
vastamisel antakse isikule tema küsitud teave või õigusalane selgitus või põhjendatakse, miks selle
andmisest keeldutakse (vt MSVS § 5 lg 8 kolmas lause).
Seega tuleb dokumendiregistris registreerida nii vallavalitsuse üldisele kui ka vallaametnike
e-posti aadressile saabunud ja sealt välja saadetud kirjad (sh märgukirjad ja selgitustaotlused ning
vastused neile). See nõue pole eesmärk omaette, vaid aitab tagada, et igast pöördumisest jääb jälg
2
ja et iga pöördumisega ka tegeldakse nii, nagu seadused ette näevad. Kirjade registreerimine annab
ka ülevaate vallavalitsuse tegevusest ja on asutuse n-ö mälu.
Seadusega kehtestatud dokumentide registreerimise nõuet ei saa muuta vallavalitsuse
dokumendihalduskorraga (Viru-Nigula vallavanema 04.11.2020 käskkiri 14-2/7, lisa 7, p 15).
Samuti ei saa vallavalitsus valida, millised kirjad tuleb registreerida ja milliseid mitte.
Üldjuhul sisaldavad isikute e-kirjad ja asutuse vastused neile isikuandmeid (sh isiklikud
kontaktandmed, näiteks telefoninumber, e-posti aadress jne). Kui e-kirjas on isikuandmed, peab
vallavalitsus kehtestama kirjale juurdepääsupiirangu (AvTS § 12 lg 3 p 6, § 35 lg 1 p 12). Kui seda
ei tehta, on pöörduja isiklikud andmed valla dokumendiregistri vahendusel kõigile vabalt
kättesaadavad (AvTS § 12 lg 41). Vallavalitsuse dokumendiregistri otseligipääsu kaudu võib
isiklik e-posti aadress ja telefoninumber sattuda võõraste kätte ja oluliselt kahjustada isiku eraelu
puutumatust, näiteks võidakse inimesega ühendust võtta (vt ka üldjuhend, lk 16).
Palun hoolitsege, et Viru-Nigula Vallavalitsusele saabunud e-kirjad ja neile saadetud vastused
oleksid dokumendiregistris nõuetekohaselt registreeritud. Ootan Teilt tagasisidet hiljemalt nelja
nädala jooksul.
Lugupidamisega
/allkirjastatud digitaalselt/
Ülle Madise
Teadmiseks: Andmekaitse Inspektsioon
Evelyn Bach 693 8436
[email protected]