Taotlus isikuandmete töötlemiseks teadusuuringus

ANDMEKAITSETINGIMUSED MIS ON ANDMEKAITSETINGIMUSTE EESMÄRK? Ehkki Civitta Eesti AS -i ( „ Civitta “ ) klientideks on valdavas enamuses ettevõtted ja asutused , mitte eraisikud , puutub ka Civitta teatud määral kokku isikuandmetega. Andmekaitsetingimuste eesmärgiks on anda nendele inimestele teave, missuguseid isikuandmeid, kuidas ja mis eesmärgil Civitta töötleb ja missugused on inimese õigused seoses tema isikuandmete töötlemisega. Civitta Eesti AS-i kui isikuandmete vastutava töötleja registrikood on 11092241, juriidiliseks aadressiks on Riia tn 24a, 51010 Tartu ning lisaks Tartule tegutseb Civitta Tallinnas aadressil Lõõtsa 8, 11415 Tallinn. Kontakttelefon on +372 646 448 8 ja e-posti aadress [email protected] . Andmekaitsetingimuste avalikustamine täidab Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määruse (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) („ isikuandmete kaitse üldmäärus “) artiklites t 13 ja 14 tuleneva teavitamiskohustus e . MIS EESMÄRKIDEL JA KUIDAS CIVITTA ISIKUANDMEID TÖÖTLEB? Kliendile teenuse osutamine Civitta pakub oma klientidele juhtimiskonsultatsiooni , ettevõtlustuge ja - diagnostikat, aitab kirjutada toetustaotlusi ja juhtida projekti, viib läbi turu-uuringuid , teeb andmeanalüüsi ning nõustab laia spektrit organisatsioone alates idufirmadest ja lõpetades avaliku sektoriga. Nende teenuste osutamiseks on vajalik töödelda ettevõtte või asutuse juhtide ja töötajate isikuandmeid , nagu inimese kontaktandmed, positsioon ja tööandja , ning era kliendi kontaktandmeid. Ettevõtte või asutuse juhtide ja töötajate ning era kliendi isiku andmed võivad nähtuda kliendile teenuse osutamise käigus või teenuse lõpptulemusena kliendile esitatud raportist, projektist, analüüsist või uuringust. Selline isikuandmete töötlemine on vajalik, et täita kliendiga sõlmitud lepingut . Erakliendile arve esitamiseks on vajalik töödelda tema arveinfot. Uuringute läbiviimine Kui Civitta viib kliendi tellimusel läbi uuringut ning Civitta ja klient püstitavad üheskoos uuringu eesmärgi, määratlevad sihtrühmad ja küsitlemise metoodika , on Civitta ja klient uuringu käigus töödeldavate isikuandmete kaasvastutavad töötlejad. Kui ülaltoodud valikud teeb klient üksi, n äiteks hankedokumendis ülesannet kirjeldades , ning Civitta töötleb uuringu käigus isikuandmeid vastavalt kliendi juhistele, on uuringus klient isikuandmete vastutavaks töötlejaks ning Civitta volitatud töötlejaks . Kaasvastutava töötlejana on Civittal õigustatud huvi koguda uuringu läbiviimise eesmärgil avalikest allikatest (näiteks ettevõtte või asutuse koduleht, äriregister) sihtrühma kuuluvate ettevõtete ja asutuste juhtide või töötajate kontaktandmeid ning kasutada kontaktandmeid nendega ühenduse võtmiseks . Teenuste ja toodete sisseostmine tarnijatelt Civitta kasutab ka ise teiste ettevõtete teenuseid ning tellib oma tegevuseks vajalikke tooteid. V astavaks ärisuhtluseks on vajalik teada tarnija poolse kontaktisiku kontaktandmeid. Kontaktandmete ja arveinfo töötlemine on vajalik tarnelepingu täitmiseks. Infokirjade edastamine Civitta soovib viia oma klientide ja teiste isikuteni, kellega Civitta on koostööd teinud ja ärialaseid kontaktandmeid vahetanud, neile huvipakkuvaid ja kasulikke uudiseid Civitta tegevuse kohta. Civitta võib sel eesmärgil edastada e-posti teel infokirju kliendist ettevõtte või asutuse kontaktisikule, era kliendile, uuringus osalenud sihtrühma kuuluva organisatsiooni kontaktisikule, tarnija kontaktisikule. Civittal on õigustatud huvi hoida nende inimestega või nende inimeste esindatavate ettevõtete ja asutustega ärialast suhet. Inimesel on igal ajal õigus teavitada Civittat soovist infokirju enam mitte saada ning kõige lihtsam viis selleks on iga infokirja lõpus oleva vastava lingi klikkimine. Värbamine Civittasse tööle kandideerijad esitavad oma kandideerimisdokumentides Civittale järgnevaid isikuandmeid: kontaktandmed, haridus, kvalifikatsioon, senine töökogemus. KELLEL ON ISIKUANDMETELE LIGIPÄÄS? Civitta hoiab konfidentsiaalsena kõiki oma klientide andmeid, sealhulgas isikuandmeid. Civitta töödeldavatele isikuandmetele pääsevad ligi üksnes need töötajad ja juhtorganite liikmed, kellele see on vajalik nende positsioonist tulenevate ülesannete täitmiseks. Civitta võib projekti kaasata ja isikuandmetele ligipääsu anda vajalikku pädevust omavale koostööpartnerile. Rahvusvahelise kliendiprojekti raames võib Civitta edastada isikuandmeid teistes riikides tegutsevatele Civitta kontserni ettevõtetele. Isikuandmetele võib ligipääsu omada tarkvaralahenduse pakkuja. Juriidilisest isikust kliendi kontaktisikute ning era kliendi isikuandmeid võidakse edastada raamatupidamisteenuse osutajale . J uhul kui tasumata arve osas ei õnnestu saavutada kokkulepet, on võimalik eraisikust kliendi arveinfo ja kontaktandmete edastamine inkassoteenuse osutajale. KUI KAUA CIVITTA ISIKUANDMEID SÄILITAB? Civitta säilitab klientidele teenuse osutamist tõendavaid andmekandjaid , sh isikuandmeid sisaldavaid dokumente 10 aastat projekti lõppemisest. Civitta säilitab kliendist ettevõtte või asutuse kontaktisiku, era klien di , uuringus osalenud sihtrühma kuuluva ettevõtte või asutuse kontaktisiku ja tarnija kontaktisiku kontaktandmeid kliendisuhte või ühise projekti kestel. Õigustatud huvi olemasolu korral võib Civitta teatud olukordades säilitada kontaktandmeid ka pärast kliendisuhte või ühise projekti lõppemist, kuid mitte kauem, kui vajalik. Eelkõige võib Civitta kontaktandmeid säilitada ja edaspidi töödelda äriedenduse eesmärgil. Kui Civittal on õigustatud huvi hoida nende inimeste või nende inimeste esindatavate ettevõtete või asutustega ärialast suhet, säilitab Civitta kontaktandmeid nii kaua , kui on õigustatud huvist tulenevalt vajalik või kuni inimene on avaldanud soovi, et tema kontaktandmed kustutatakse . Teenuste või toodete sisseostmisega seotud lepinguid ja teenuse või toote kvaliteediga seotud infot säilitatakse kuni 10 aastat teenuse kättesaamisest või toote üleandmisest. Tööle kandideerijate k andideerimisdokumente säilitab Civitta ühe aasta jooksul alates kandidaadile värbamisotsuse teatavakstegemisest. Andmeid, mille säilitamiskohustus tuleneb õigusaktist (nt raamatupidamisandmed), säilitab Civitta õigusakti s ettenähtud aja jooksul. MISSUGUSED ON INIMESE ÕIGUSED SEOSES OMA ISIKUANDMETEGA? Tulenevalt andmekaitse üldmäärusest on inimesel õigus oma isikuandmetega tutvuda ja saada enda isikuandmetest koopia, õigus nõuda enda isikuandmete ülekandmist teisele vastutavale töötlejale, õigus nõuda enda isikuandmete kustutamist, parandamist või täiendamist ja isikuandmete töötlemise piiramist. Nende õiguste kasutamiseks palub Civitta võtta ühendust oma tavapärase kontaktisikuga Civittas või teatada oma soovist e-posti aadressil [email protected] . Kui inimene tunneb muret GDPR-i või muu isikuandmetega seotud õigusakti oletatava rikkumise pärast Civittas, palub Civitta taas võtta ühendust e-posti aadressil [email protected] . Kui inimene ei ole rahul sellega, kuidas Civitta tema kaebust lahendas, on tal õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile. Andmekaitse Inspektsiooni kontaktandmed on järgnevad: telefon +372 627 4135; meiliaadress [email protected] ; postiaadress Väike-Ameerika 19, Tallinn 10129. Andmekaitse Inspektsioon Väike-Ameerika 19 10129 TALLINN Civitta Eesti AS (taotluse esitaja) TAOTLUS ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISEKS TEADUSUURINGUS Juhindudes isikuandmete kaitse seaduse paragrahvis 16 sätestatust palun anda luba isikuandmete töötlemiseks isiku nõusolekuta X uuring hõlmab eriliigilisi isikuandmeid isikuandmete töötleja on määranud andmekaitsespetsialisti X Uuringu nimi ESF Kohanemis- ja lõimumismeetme rakendamise vahehindamine perioodil 2014- 2018 A. Selgitage lühidalt, miks on isiku tuvastamist võimaldavate andmete töötlemine vältimatult vajalik uuringu eesmärgi saavutamiseks: Kultuuriministeerium ja Siseministeerium on tellinud Civitta Eesti AS-lt ESF kohanemis- ja lõimumismeetme rakendamise vahehindamise. Vahehindamise läbiviimiseks on vajalik koguda andmeid kohanemis- ja lõimumismeetme tegevustes osalenud uussisserändajate (s.o. alla 5 aasta Eestis seaduslikult elanud välismaalased) ning meetmetegevustes mitteosalenud, ent sihtrühma sekka kuulunud uussisserändajate seas. Nimetatud sihtrühmadelt kogutakse andmeid anonüümse veebiküsitluse teel. Veebiküsitluse viib läbi Civitta Eesti AS alltöövõtja Norstat Eesti AS. Uussisserändajate hulgas küsitluse läbiviimine on ainus viis kuidas koguda laiapõhjalist informatsiooni meetme tegevuste asjakohasuse ja rakendamise tõhususe hindamiseks. Veebiküsitluse kaudu on võimalik uurida kas uussisserändajate hinnangul on pakutavad tegevused nende jaoks vajalikud, milline oli tegevuste reaalne mõju nende hilisemale kohanemise/lõimumise protsessile, millistel põhjustel nad tegevustes ei ole osalenud, kas tegevused on piisavalt kättesaadavad jne. Kvaliteetsete tulemuste tagamiseks on vajalik veebiküsitlusega koguda tagasisidet piisavalt hulgast uussisserändajatelt. Kuna uussisserändajate hulk on Eestis suhteliselt väike, siis ei ole võimalik nendeni jõuda kasutades muid võimalikke kontakte (nt Norstat Eesti AS tavapärast küsitluses osalejate paneeli kontakte, kuna need ei sisalda piisval hulgal uussisserändajate kontakte). Tulenevalt eeltoodust on uussisserändajate kontaktandmete saamine rahvastiku registrist ainus viis kuidas jõuda piisava aru uussisserändajateni. B. Selgitage ülekaaluka avaliku huvi olemasolu (näiteks edasiste strateegiate ning stsenaariumite kujundamine ühiskonnaheaolu muutmiseks; uued teadmised inimese, ühiskonna ja nende vastastikuse toime kohta; kuidas teadustulemusi on võimalik rakendada inimeste elu, tervise ja vabaduse kaitseks, heakskiidetud teadus- või arendusprojekt): Kultuuriministeerium ja Siseministeerium soovivad saada tõenduspõhise ja rakendusliku ESF vahenditest rahastatud kohanemis- ja lõimumismeetme ja selle tegevuste vahehindamise, millega analüüsitakse meetme ja selle tegevuste ellu rakendamise tõhusust, asjakohasust ja tulemuslikkust perioodil 2014–2018. Saadud andmete põhjal valmivad praktilised poliitikasoovitused meetme ja selle tegevuste elluviimiseks perioodil 2019–2023. C. Selgitage, kuidas tagate, et isikustatud andmete töötlemine ei kahjusta ülemääraselt andmesubjekti õigusi ega muuda tema kohustuste mahtu. Isikustatud andmeid töödeldakse ainult vahehindamise raames anonüümse veebiküsitluse saatmiseks valimi koostamisel ja küsitlusele vastamiseks kutse edastamiseks. Vajadusel saadetakse isikutele kuni kaks meeldetuletuskirja. Vastaja profiili tuvastamiseks küsitakse vastajalt tema sugu, elukohta maakonna piiritluses, peamist suhtluskeelt, rahvust, kodakondsust ning kas ta on Eestis elanud vähem või rohkem kui 5 aastat. Nimetatud küsimuste vastuse alusel kuvatakse vastajale ainult talle suunatud sisuküsimused (nt kui tegu ei ole Eesti kodakondsusega isikuga, siis küsitakse temalt hinnanguid Eesti kodakondsusega saamisega seotud tegevuste kohta). Veebiküsitluse raames kogutavad delikaatsed andmed on isikuandmete kaitse üldmääruse määratluses vaid etnilist päritolu kirjeldavad andmed (rahvus). Küsitlusele vastamine on vabatahtlik ning vastamisest võib küsitluse käigus loobuda. Küsitluse raames kogutud andmeid töödeldakse üldistatud kujul ning vahehindamise aruandes esitatakse vaid statistilisi ülevaateid, millega on välistatud küsitlusele vastanute tuvastamine nende poolt antud vastuste põhjal. D. Selgitage, kuidas toimub andmete edastamine isikuandmete allikalt teadusuuringu läbiviijani. Andmed edastatakse krüpteeritult, Exceli tabeli formaadis. 1. Vastutava töötleja üldandmed1 Täidab taotluse esitaja 1.1 Vastutava töötleja nimi Civitta Eesti AS 1.2 Registreeritus Eesti Teadusinfosüsteemis Ei 1.3 Registrikood 11092241 1.4 Isikuandmete töötlemiskoha või kohtade Volitatud töötleja tegevuskoha aadress: Endla aadressid 15, 10122 Tallinn maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks 1.5 Asu- või elukoha aadress (analoogne Lõõtsa 8, 11415 Tallinn registrikandega) maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks 1.6 Kontaktandmed [email protected] +372 5341 7107 Vastutav töötleja on uuringu läbiviija – taotluse esitaja. Juhul, kui ta kasutab uuringu läbiviimisel teisi isikuid ja 1 asutusi, siis on need teised isikud ja asutused volitatud töötlejad telefon, e-post NB! Andmed volitatud töötlejate kohta täidetakse allolevas taotluse lisas nr 1. Täidab taotluse esitaja 2. Teadusuuringu läbiviimise õiguslik alus Kultuuriministeeriumi, Siseministeeriumi ja Civitta Eesti AS-i vahel sõlmitud töövõtuleping Nimetage õigusakt, mis annab Teile õiguse teadusuuringut läbi viia. Ei piisa viitest isikuandmete kaitse seaduse § 16-le. vahehindamise läbiviimiseks. Akadeemilise uuringu korral võib see olla näiteks Teadus- ja Leping on sõlmitud riigihangete seaduse § 15 arendustegevuse korralduse seadus ( kui olete registreeritud lõike 1 alusel läbi viidud lihthanke teadus- või arendusasutus) või teadus- või arendusprojekti „Siseministeeriumi ja Kultuuriministeeriumi avamise otsus, leping vms ESF kohanemis- ja lõimumismeetme rakendamise vahehindamine perioodil 2014– 2018“ viitenumbriga 196001 tulemusel töövõtjaga kui lihthankes edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga. 3. Uuringu tellija Kultuuriministeerium ja Siseministeerium Täidetakse, kui uuringut viiakse läbi kellegi tellimusel ja talle edastatakse vaid uuringu tulem 4. Isikuandmete töötlemise eesmärk Vahehindamise eesmärgiks on hinnata meetme ja selle kohanemis- ja lõimumistegevuse Kirjeldage uuringu eesmärke (ka püstitatud asjakohasust, tõhusust, tulemuslikkust ja hüpoteesi/hüpoteese), mille saavutamiseks on vajalik isikuandmete töötlemine jätkusuutlikkust. Isikuandmete töötlemise eesmärk on kaasata vahehindamisesse uussisserändajaid ning koguda neilt laiapõhjalist tagasisidet meetme tegevuste asjakohasuse ja vajalikkuse kohta. 5. Isikute kategooriad, kelle andmeid Isikute kategooria, kelle andmeid töödeldakse on töödeldakse ning valimi suurus Eestisse alates 2011. elama asunud uussisserändajad (nii Euroopa Liidu kui ka Määratlege isikud/isikute rühmad, keda uurida kavatsete ning kolmandate riikide kodanikud). kui palju neid on Varasemate uussisserändajate seas läbiviidud veebiküsitluste tulemuste põhjal võib eeldada, et küsitlusele vastab 7-10% kutse saanud isikutest. ESF kohanemis- ja lõimumismeetme rakendamise vahehindamise läbiviimiseks on vajalik, et veebiküsitlusele vastab vähemalt 400 uussisserändajat, kellest 300 on meetmetegevustes osalenud isikud ja 100 ei ole üheski meetmetegevuses osalenud. Seetõttu on vajalik saata kutse veebiküsitlusele vastamiseks 4000 isiku e-posti aadressile. 5.1 Töödeldavate isikuandmete koosseis Andmeid päritakse isikute kohta, kellele on väljastatud elamisluba Eestis elamiseks Milliseid isikuandmeid töödeldakse (nt ees-ja perenimi, (kolmandate riikide kodanikud) või elamisõigus terviseseisundit kirjeldavad andmed jne) (EL kodanikud) perioodil 2011 – 2018 aasta. Nimetatud valimi kohta moodustatud isikute grupist valitakse kokku 4000 isikut järgmiste tunnuste alusel: 1. Päringu tegemise hetkel kehtiva Harjumaa aadressiga isikuid 55%, Ida-Virumaa aadressiga isikuid 9%, Tartumaa aadressiga isikuid 11% ja ülejäänud maakondade aadressidega isikuid juhuvaliku alusel 25%. 2. Elamisloa või elamisõiguse väljastamise aasta alusel järgmiselt: Eestisse saabunud 2011. aastal = 600 isikut Eestisse saabunud 2012. aastal = 600 isikut Eestisse saabunud 2013. aastal = 500 isikut Eestisse saabunud 2014. aastal = 500 isikut Eestisse saabunud 2015. aastal = 500 isikut Eestisse saabunud 2016. aastal = 500 isikut Eestisse saabunud 2017. aastal = 400 isikut Eestisse saabunud 2018. aastal = 400 isikut 3. EL kodanike ja kolmandate riikide kodanike kontaktaadresse päritakse võrdsel määral (50% ja 50%) iga aasta (2011-2018) lõikes. 4. Meessoost isikuid päritakse 60% ja naissoost isikuid 40% iga aasta (2011-2018) lõikes. 5. Ülejäänud vahehindamise valdkonna seisukohast valitud tunnuseid (st rahvus ja kodakondsus) arvestatakse juhuvaliku alusel. Eeltoodud tunnuste alusel valitud 4000 isiku kohta väljastatakse järgmised andmed: - sugu - elukoht (maakonna täpsusega; päringu tegemise ajal kehtiva aadressi järgi) - tunnus: EL kodanik või kolmanda riigi kodanik - elamisloa või elamisõiguse andmise aasta - kontaktandmete viimane kehtiv e-maili aadress - sideandmete viimane kehtiv e-maili aadress juhul kui see on viimasest kehtivast kontaktandmete e-maili aadressist erinev. 6. Isikuandmete allikad Rahvastikuregistri andmebaas Nimetage konkreetsed isikuandmete allikad (nt registrid, küsitluslehed jne), kust isikuandmeid saadakse 7. Uuringu vajadusteks kogutud Ei, isikuandmed kustutakse/hävitatakse pärast isikuandmete säilitamine, aeg ja põhjendus kogumise eesmärgi saavutamist 7.1 Isikuandmete umbisikustamise - (kodeerimise) viib läbi ... Täitke, kui vastasite eelmisele küsimusele JAH 7.2 Umbisikustatud andmete koosseis, mis - säilitatakse 8. Andmesubjekti teavitamine isikuandmete Andmesubjekti teavitamine ei ole töötlemisest võimalik/põhjendatud: andmete töötlemine ei kahjusta andmesubjekti huve, sest väljund on teaduslik üldistus; andmesubjektilt loa küsimine oleks seotud ebamõistlikult suurte kuludega; nõusoleku mittesaamine osa isikute poolt vähendab üldistuste valiidsust. 9. Isikuandmete edastamine välisriiki2 Ei Puudutab üksnes umbisikustamata andmeid Kui jah, siis täita alljärgnevad küsimused 9.1 Riigid, kuhu isikuandmeid edastatakse - Loetelu riikidest 9.2 Tingimused, mille alusel isikuandmeid - edastatakse Loetelu tingimustest (nt andmesubjekti informeeritud nõusolek, tööleping jms) 10. Teave, mille esitamist peab vastutav Isikuandmete kaitse eest vastutavaks isikuks töötleja vajalikuks täiendavalt esitada Civitta Eesti AS-s on Piia Viks-Binsol (+372 53417107; [email protected]) Näiteks teave isikuandmete kaitse eest vastutava isiku kohta) Kinnitan, et taotluses esitatud andmed vastavad tegelikkusele. Kui Te ei ole uuringu läbiviija-füüsiline isik, siis lisage õiguslik alus taotluse allkirjastamiseks (olete teadusasutuse juht, juriidilise isiku juhatuse liige, volikirja alusel tegutsev esindaja). Isikuandmete edastamine Eestist on lubatud üksnes sellisesse riiki, kus on piisav andmekaitse tase (Euroopa Liidu 2 liikmesriigid; Euroopa Majanduspiirkonna lepinguga ühinenud riigid http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/thirdcountries/index_en.htm; riigid, mille isikuandmete kaitse tase on Euroopa Komisjoni poolt hinnatud piisavaks). Isikuandmete kolmandatesse riikidesse edastamine toimub IKS-i § 18 lõike 3 ja 5 alusel. Taotluse lisad: Lisa 1: Volitatud töötlejate andmed X Lisa 2: Isikuandmete töötlemise korral isikuandmete kaitseks rakendatud X organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehniliste turvameetmete kirjeldus Lisa 3: Seaduse alusel loodud valdkonnapõhise eetikakomitee seisukoht (juhul, kui on olemas) Riivo Anton /allkirjastatud digitaalselt/ (allkirjastaja ees- ja perenimi) (allkiri ja kuupäev) Lisa nr 1 Volitatud töötlejate andmed NB! Täita ainult juhul, kui kasutatakse volitatud töötlejat/töötlejaid Vastutava töötleja töötajat ei pea volitatud töötlejana märkima. Volitatud töötleja nimi Norstat Eesti AS asutuse/äriühing/FIE nimi Registrikood või isikukood 11444875 Isikuandmete töötlemiskoha või kohtade Endla 15, 10122 Tallinn aadressid maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks Asu- või elukoha aadress (analoogne registrikandega) Endla 15, 10122 Tallinn maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks Kontaktandmed [email protected] +372 5019 915 telefon, e-post Loetelu volitatud töötlejatest peab olema ammendav (juhul, kui andmetöötlusprotsessi on kaasatud rohkem kui üks volitatud töötleja)