Juhendi kinnitamine

KÄSKKIRI Tallinn 10.07.2024 nr 117 Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine Justiitsministri 04.10.2023 määruse nr 25 „Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus“ § 11 lg 1 p 4 alusel: 1. Kinnitan Siseauditite läbiviimise korra, versioon 10 (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks 15.3.2022 käskkirja nr 51 „Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine“ p 2. 3. Käskkiri teha teatavaks kõikidele instituudi töötajatele. (allkirjastatud digitaalselt) Ivar Prits direktor Kertu Kulm 663 6619, [email protected]  Kinnitatud 10.07.2024 käskkirjaga nr 117 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(5) juhendid Koostatud: 09.07.2024 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 1. Eesmärk Korra eesmärgiks on anda juhiseid siseauditi planeerimiseks, läbiviimiseks ning auditijärgseteks tegevusteks vastavalt instituudis rakendatud rahvusvaheliste standardite nõuetele. 2. Ulatus Käesolev kord laieneb kõikidele instituudi töötajatele. 3. Vastutused 3.1 Siseauditi aastaplaani koostamise, täitmise kontrolli ja juhtkonna teavitamise eest vastutab sisekontrolli juhtivspetsialist. 3.2 Siseauditi plaanimise, ettevalmistamise, läbiviimise, tulemuste dokumenteerimise ja edastamise ees vastutab siseaudiitor. 3.3 Siseauditi käigus leitud mittevastavuse kõrvaldamise, vajalike korrigeerivate ning ennetavate tegevuste läbiviimise eest vastutab vastava struktuuriüksuse juht. 3.4 Siseauditi järgsete tegevuste eest vastutab sisekontrolli juhtivspetsialist. 4. Mõisted Siseaudit – süstemaatiline, sõltumatu ja dokumenteeritud protsess auditi tõendusmaterjali hankimiseks ja objektiivseks hindamiseks, et määrata auditi kriteeriumide täitmise ulatus Siseauditi valdkond – tegevus, mida auditeeritakse (nt struktuuriüksus kõikide oma funktsioonidega, projekt või konkreetne tegevus ühes või mitmes struktuuriüksuses) Siseauditi kriteerium – nõue, millega võrreldakse siseauditi tõendusmaterjale Siseauditi tõendusmaterjal – tõendusdokumendid, faktide konstateering või muu auditi kriteeriumitesse puutuv ja kontrollitav teave Siseaudiitor – siseauditi tegemiseks pädev instituudi töötaja, kes on läbinud siseaudiitori koolituse; üldjuhul sisekontrolli juhtivspetsialist Auditeeritav – kogu instituut või struktuuriüksus, mida auditeeritakse Struktuuriüksuse/valdkonna esindaja – auditeeritava struktuuriüksuse/valdkonna töötaja, kes vahendab siseaudiitorile selgitusi ning võimaldab juurdepääsu tõendusdokumentidele nõuetele vastavuse hindamiseks Mittevastavus – nõude mittetäidetus Korrigeeriv tegevus – tegevus mittevastavuse põhjuse kõrvaldamiseks Märkus – tähelepanu juhtimine ebatäpsusele; alusnõue puudub Parendusettepanek – täiustamisvõimalus, mis ei ole seotud ühegi nõude eiramisega  Kinnitatud 10.07.2024 käskkirjaga nr 117 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 2(5) juhendid Koostatud: 09.07.2024 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 5. Üldnõuded 5.1 Siseauditi tegemisel juhindutakse instituudis rakendatud rahvusvahelistes standardites ning käesolevas korras toodud nõuetest. Siseaudit viiakse läbi vastavalt siseauditi aastaplaanile, mille koostab ja kooskõlastab siseaudiitoritega sisekontrolli juhtivspetsialist. Plaan koostatakse selliselt, et üldjuhul vähemalt kord aastas vaadatakse üle kõik juhtimissüsteemi kuuluvad valdkonnad. 5.2 Siseauditi aastaplaanis määratakse auditi aeg, valdkond, kriteeriumid ning siseaudiitorid. Siseaudiitorite määramisel jälgitakse sõltumatuse põhimõtet, et oma tegevust ei auditeerita. Mitme siseaudiitori korral märgitakse plaanis auditi planeerimise, läbiviimise, dokumenteerimise eest vastutav audiitor esimesena. 5.3 Siseauditi aastaplaani kinnitab direktor. 5.4 Vajadusel võib siseauditeid läbi viia ka väljaspool aastaplaani (nt erakorralised siseauditid). 5.5 Siseaudiitorid peavad läbima vastava koolituse. Koolitus võib olla nii sise- kui väliskoolitus. Andmed välise koolituse läbimise kohta asuvad personalitalituses ning nii sise- kui väliskoolituste kohta instituudi võrgukettal kaustas Kvaliteet. 5.6 Siseauditist võtavad osa siseaudiitor(id) ja struktuuriüksuse juht/esindaja. Auditeeritava struktuuriüksuse juht määrab vajadusel oma struktuuriüksuse esindaja, kes jagab siseaudiitori(te)le selgitusi ning esitab vajalikud tõendusmaterjalid. 5.7 Siseaudit koosneb järgmistest etappidest: ettevalmistus, sissejuhatav tutvustus, teostus, lõppkoosolek (vajadusel), kirjaliku kokkuvõtte koostamine, korrigeerivate ja/või ennetavate tegevuste läbiviimise kontroll ja mõjususe hindamine ning vajadusel järelaudit. 6. Siseauditi ettevalmistus 6.1 Vastutav siseaudiitor korraldab siseauditi ettevalmistamist lähtudes siseauditi aastaplaanist. Koostab kava ja edastab selle auditeeritava struktuuriüksuse juhile või valdkonna eest vastutavale isikule. Kohapealsed tegevused kooskõlastatakse üldjuhul vähemal üks nädal ette. Erakorraliste auditite puhul võib kava koostamist ning etteteatamise aega mitte rakendada. Siseauditi kava koosneb järgnevatest osadest (Lisa 1 Siseauditi valdkonna kava): 1) siseauditi aastaplaani punkt 2) valdkond 3) läbiviimise aeg ja koht 4) auditeeritav periood 5) siseaudiitor(id) 6) siseauditi kriteeriumid 7) eesmärk 8) tegevused, vastutajad, vajadusel ka kuupäevad, koht ja eeldatav kestus 9) vastutav siseaudiitor (nimi, kuupäev) 10) auditeeritava struktuuriüksuse juht (nimi, kuupäev)  Kinnitatud 10.07.2024 käskkirjaga nr 117 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 3(5) juhendid Koostatud: 09.07.2024 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 6.2 Siseaudiitorid tutvuvad auditeeritava valdkonna alusnõuete ning eelnevate auditite leidudega. 7. Siseauditi läbiviimine 7.1 Siseaudit algab auditi üldise eesmärgi lühida selgitusega, vajadusel tutvustatakse siseaudiitoreid ning kooskõlastatakse tegevuste üksikasjad. Lepitakse kokku lõppkoosoleku vajadus ja selle toimumise aeg. Kui audit ei alga kohapealsete tegevustega, siis edastatakse eesmärk ning tegevuste info kirjalikult koos auditi kavaga. 7.2 Siseaudiitor(id) võib(vad) siseauditi käigus läbi viia erinevaid tegevusi (nt vaatlus, küsitlus, tõendusmaterjalide uurimine). Lisaks vastavuse hindamisele tuleks alati uurida võimalusi parendamiseks. Valdkonna kokkuvõttes toodud märkusele tuleb võimalusel ja otstarbekusel esitada parendusettepanek/ennetav tegevus. 7.3 Siseaudiitor(id) hindab(vad) siseauditi tulemusi, määratlevad mittevastavused ja parendusvõimalused/ennetavad tegevused. 7.4 Auditeeritava struktuuriüksuse juht analüüsib parendusettepanekuid, ennetavaid tegevusi, korraldab leitud mittevastavuste kõrvaldamise (parandamise) ja määrab kindlaks ning teostab vajalikud korrigeerivad tegevused vastavalt Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korrale. 7.5 Siseauditi lõppkoosolekust (kui selle korraldamine on vajalik) võtavad osa siseaudiitor(id) ja auditeeritava struktuuriüksuse juht, struktuuriüksuse esindaja ning vajadusel ka teised töötajad. Lõppkoosolekul esitab siseaudiitor siseauditi tulemused: positiivsed tähelepanekud, märkused, parendusettepanekud/ennetavad tegevused, mittevastavused ja annab hinnangu valdkonna kohta. 7.6 Tulenevalt auditi käigus avastatud mittevastavuse olulisusest, võib vastavas valdkonnas läbi viia järelauditi. Järelauditi läbiviimise aeg lepitakse eelnevalt kokku ning märgitakse ka valdkonna kokkuvõttesse. Järelauditi käigus vaadatakse ainult konkreetse mittevastavuse kõrvaldamist. Järelauditi tulemused vormistatakse valdkonna kokkuvõtte lisana. 7.7 Vastutav siseaudiitor koostab valdkonna kokkuvõtte ning kooskõlastab selle teiste auditis osalenud audiitoritega. Valdkonna kokkuvõttes sisalduv teave peab andma selge ülevaate siseauditi käigust. Tuleb anda üldine hinnang auditeeritava valdkonna tegevuste vastavusele auditi kriteeriumitele. Antud hinnang peab olema objektiivne ning toetuma usaldusväärsele, koguseliselt piisavale ja asjakohasele tõendusmaterjalile. 7.8 Leitud mittevastavuse kirja panemisel tuleb märkida nõude mittetäidetus (lühiselgitus, milles mittevastavus seisneb) ning alusnõue (viide kvaliteedikäsiraamatule, eeskirjale, korrale, standardile vms). Valdkonna eest vastutav isik märgib mittevastavuse põhjuse, tegevuse selle kõrvaldamiseks (parandamiseks), korrigeerivad meetmed ning tähtaja. Parendusettepaneku/ennetava tegevuse juurde märgib valdkonna eest vastutaja, kas ettepanek/tegevus aktsepteeritakse ning tähtaja või põhjenduse, miks ei aktsepteerita. Valdkonna kokkuvõtte üldise hinnangu osa all tuleb kirjeldada, kuidas siseaudiitor sai andmed mittevastavuse kohta (tutvumine dokumentidega, töötaja selgitus jne).  Kinnitatud 10.07.2024 käskkirjaga nr 117 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 4(5) juhendid Koostatud: 09.07.2024 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 7.9 Valdkonna kokkuvõte (Lisa 2): 1) valdkond ja eesmärk 2) läbiviimise koht ja aeg 3) siseaudiitor(id) 4) auditeeritav periood 5) auditeeritava struktuuriüksuse/valdkonna esindaja(d) 6) lõppkoosolek (vajadusel) 7) ulatus 8) siseauditi leiud (mittevastavused, märkused, positiivsed tähelepanekud) 9) üldine hinnang ja otsus valdkonna kohta siseauditi tulemuste põhjal 10) parendusettepanekud/ennetavad tegevused 11) lisad 12) koostaja nimi, allkiri, kuupäev 13) valdkonna eest vastutaja nimi, allkiri, kuupäev 14) levitamine 7.10 Vastutav siseaudiitor edastab valdkonna kokkuvõtte auditeeritava struktuuriüksuse juhile ja/või valdkonna eest vastutavale isikule kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. 7.11 Leitud mittevastavused ja tehtud parendusettepanekud/ennetavad tegevused kantakse Mittevastavuste ja parendusettepanekute registrisse vastavalt Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korrale. 7.12 Instituudi siseveebis avaldatakse ainult plaaniliste siseauditite valdkonna kokkuvõtted . 7.13 Valdkonna kokkuvõtted säilitatakse elektroonselt instituudi dokumendihaldussüsteemis sarjas 6 – 3 Siseauditite aruanded jm seonduvad dokumendid. 8. Siseauditi järgsed tegevused ja hindamine 8.1 Sisekontrolli juhtivspetsialist jälgib Mittevastavuste ja parendusettepanekute registri täitmist ning kokkulepitud tegevuste lõpuleviimist ja hindab mõjusust vastavalt Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korrale. 8.2 Siseauditite ja siseauditi järgsete tegevuste tulemusi käsitletakse juhtimissüsteemi juhtkonnapoolsel ülevaatusel ja kord kvartalis toimuval juhtkonna koosolekul. 9. Seonduvad dokumendid 9.1 Siseauditi aastaplaan 9.2 Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise kord 9.3 Mittevastavuste ja parendusettepanekute register 9.4 EN ISO/IEC 17025 9.5 EN ISO/IEC 17020  Kinnitatud 10.07.2024 käskkirjaga nr 117 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 5(5) juhendid Koostatud: 09.07.2024 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 10. Lisad 10.1 Lisa 1 Siseauditi valdkonna kava 10.2 Lisa 2 Siseauditi valdkonna kokkuvõte 11. Dokumendi muudatuste register vana uus Kuu- Muudatuse Muudatuse sisu Ver- Peatükk, Ver- Peatükk, päev tegija nimi sioon alapunkt sioon alapunkt 7 6.1 8 6.1 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust, viidud vastavusse tegeliku praktikaga 7 7.1 8 7.1 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust, viidud vastavusse tegeliku praktikaga 7 7.2 8 7.2 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust 7 7.5 8 7.5 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust 8 4 9 4 10.03.22 K. Kulm Lisatud „korrigeeriv tegevus“ 8 9 10.03.22 K. Kulm Läbivalt korrigeeritud sõnastust 9 5.1 10 5.1 09.07.24 K. Kulm Eemaldatud struktuuriüksuste juhtidega kooskõlastamise nõue 9 7.12 10 7.12 09.07.24 K. Kulm Täpsustatud, et siseveebis avaldatakse ainult plaaniliste auditite kokkuvõtted 9 10 09.07.24 K. Kulm Läbivalt ühtlustatud sõnastust  Kinnitatud 10.07.2024 käskkirjaga nr 117 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(1) juhendid Koostatud: 09.07.2024 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Lisa 1 Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist SISEAUDITI VALDKONNA KAVA Siseauditi aastaplaani punkt ja valdkond Siseauditi läbiviimise aeg ja Auditeeritav koht periood Siseaudiitorid Siseauditi kriteeriumid Eesmärk Tegevused, vastutajad, kuupäevad, eeldatav kestus, koht Vastutav siseaudiitor (nimi, kuupäev) Auditeeritava struktuuriüksuse juht (nimi, kuupäev)  Kinnitatud 10.07.2024 käskkirjaga nr 117 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(1) juhendid Koostatud: 09.07.2024 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Lisa 2 Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist SISEAUDITI VALDKONNA KOKKUVÕTE NR Valdkond ja eesmärk Siseauditi läbiviimise koht ja aeg Siseaudiitorid Auditeeritav periood Struktuuriüksuse/valdkonna esindajad Siseauditi lõppkoosolek (vajadusel) Läbiviimise aeg Osavõtjad 1. Auditi ulatus 2. Kokkuvõte leitud mittevastavuste/märkuste kohta 2.1. Mittevastavuse põhjus (märgib valdkonna eest vastutaja) 2.2. Tegevus mittevastavuse kõrvaldamiseks (märgib valdkonna eest vastutaja) 2.3. Tähtaeg (märgib valdkonna eest vastutaja) 3. Positiivsed tähelepanekud 4. Üldine hinnang valdkonna kohta siseauditi tulemuste põhjal 5. Parendusettepanekud 5.1. Ettepaneku hindamine ja otsus rakendamiseks (aktsepteeritud/ei aktsepteerita, põhjendus) (märgib valdkonna eest vastutaja) 5.2. Tähtaeg (märgib valdkonna eest vastutaja) Lisad Koostaja (nimi, allkiri) Koostamise kuupäev Valdkonna eest vastutaja (nimi, allkiri, kuupäev) Levitamine