Leping

KÄSUNDUSLEPING 4-3/25/246-1 Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke tn 4, 10122 Tallinn (edaspidi käsundiandja), mida esindab Pärt-Eo Rannap ja Fitek OÜ, registrikood 16869243, asukoht Veerenni tn 40a, 10138 Tallinn (edaspidi käsundisaaja), mida esindab juhatuse liige Mait Sooaru edaspidi koos pooled või eraldi pool, sõlmisid käsunduslepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Leping on sõlmitud riigihanke „Ostuarvete vastuvõtt, elektrooniline haldus ja andmevahetus SAPiga (RTK)” (viitenumber 293704) (edaspidi riigihange) tulemusena. 1.2. Lepingut rahastatakse riigieelarvest. 1.3. Lepingu dokumendid, mis on lepingu lahutamatuteks osadeks, on järgmised: 1.3.1. lepingu muudatused; 1.3.2. käesolev lepingu põhitekst koos lisadega; 1.3.3. poolte heaks kiidetud protokollilised otsused (koosolekute protokollid); 1.3.4. käsundiandja poolt riigihanke menetluses antud selgitused ulatuses, milles need ei muuda, vaid üksnes täpsustavad või selgitavad riigihanke alusdokumente; 1.3.5. muud riigihanke alusdokumendid, sh tehniline kirjeldus koos selle lisadega; 1.3.6. käsundisaaja pakkumus riigihankes. 1.4. Kui lepingu dokumentide vahel esineb vastuolusid, lähtutakse prioriteetsuse määramisel eelmises punktis toodud lepingu dokumentide loetelu järjekorrast (loetelus eespool asetsev lepingu dokument on prioriteetsem järgneva suhtes). Riigihanke alusdokumentide vastuolude korral on nende prioriteetsuse järjekord järgmine: hanketeade, hankelepingu eseme tehniline kirjeldus, muud riigihanke alusdokumendid. 1.5. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.5.1. Lisa 1 – andmetöötluse leping. 2. Lepingu ese 2.1. Lepingu esemeks on käsundiandjale lepingus ja selle lisades kokkulepitud tingimustel ostuarvete vastuvõtu, elektroonilise halduse ja SAPiga andmevahetuse teenuse osutamine (edaspidi käsund), mis hõlmab muu hulgas käsundisaaja järgmisi kohustusi: 2.1.1. ostuarvete vastuvõtmine, digiteerimine, elektroonilise arvete menetluskeskkonna kasutamine, andmevahetus SAPiga, e-ostuarvete arhiveerimine koos menetlusinfo ja raamatupidamisdokumendi numbriga. 2.2. Käsundi täitmise täpsem kirjeldus ja kord ning käsundi täitmisele esitatavad täpsemad nõuded on toodud riigihanke alusdokumentides ja käsundisaaja pakkumuses. 3. Lepingu hind ja tasumise tingimused 3.1. Käsundiandja tasub käsundisaajale käsundi täitmise eest vastavalt pakkumuses fikseeritud ühikhindadele (ei sisalda käibemaksu) tegelikult täidetud käsundi mahus: 3.1.1. Ühe ostuarve haldamise kompleksteenus: PDF ostuarve vastuvõtmine, PDF dokumendist digiteerimine ning ostuarve e-arvena eAHKisse edastamine maksumus on 0,2 eurot; 3.1.2. Ühe ostuarve haldamise kompleksteenus: e-ostuarve vastuvõtmine, arve eAHKs menetlemise võimaldamine ja SAPi edastamine ning arvele SAPi kandenumbri kirjendamine maksumus on 0,025 eurot;  3.1.3. Ühe unikaalse kasutaja litsents ühe kalendrikuu kohta, mis sisaldab kõiki kasutajale vajalikke üldteenuseid ostuarvete haldamise toeks, sh e-ostuarvete arhiveerimine, maksumus on 0,3 eurot. 3.1.4. Ühiku hindadele lisandub käibemaks õigusaktides sätestatud korras. 3.2. Lepingus toodud hinnad sisaldavad kõiki kulusid, mis käsundisaaja on teinud käsundi täitmiseks, sealhulgas tasu intellektuaalomandiõiguste eest juhul, kui käsundisaaja kasutab lepingu täitmiseks autoriõigustega kaitstud teoseid. Autoriõigustega kaitstud teoste puhul annab käsundisaaja käsundiandjale lepingu kehtivuse ajaks lihtlitsentsi territoriaalsete piiranguteta autoriõiguse seaduse tähenduses. Käsundisaaja jätkab eAHK pidevat arendamist ning uute funktsionaalsuste lisamist. Lisanduvad funktsionaalsused, mille lisamise initsiatiiv tuli käsundisaaja poolt, on käsundiandjale ja asutustele kättesaadavad ja kasutatavad käesoleva lepingu raames ning sama teenuse kuutasu eest. Samuti katavad lepingus toodud hinnad käsundi täitmisel tekkinud kahju VÕS § 628 lg 5 tähenduses. 3.3. Käsundisaaja koostab ja esitab käsundiandjale iga aruandluskuu kohta aruande, mis kajastab osutatud teenuste mahtu asutuste lõikes, hiljemalt aruandluskuule järgneva kuu 5. kuupäevaks allkirjastamiseks. Pärast aruande allkirjastamist esitab käsundisaaja arve. 3.4. Käsundisaaja esitab käsundiandjale arve e-arvena. Arvele tuleb märkida riigihanke viitenumber 293704, 15-kohaline lepinguosa viitenumber (leitav riigihangete registrist lepingu juurest) ja poolte kontaktisikute andmed. Arve maksetähtaeg peab olema vähemalt 14 kalendripäeva arve esitamisest. 4. Käsundi täitmine 4.1. Käsundi täitmise tähtaeg on 60 kuud alates 01.12.2025. Kui selleks ajaks ei ole lepingut allkirjastatud, siis on käsundi täitmise tähtaeg 60 kuud alates lepingu sõlmimisest. 4.2. Käsundisaaja kohustub: 4.2.1. täitma käsundi kooskõlas lepinguga, tegutsema käsundi täitmisel käsundiandja huvides ja hoolsalt ning järgima käsundiandja juhiseid; 4.2.2. tegema käsundi täitmisel ka tegevused ja toimingud, mis ei ole lepingus ega selle lisades otsesõnu sätestatud, kuid mis olemuslikult kuuluvad käsundi hulka või on vajalikud käsundi täitmiseks; 4.2.3. teatama käsundiandjale viivitamatult kõigist käsundi täitmisega seotud asjaoludest, mille vastu käsundiandjal on mõistlikult võttes huvi; 4.2.4. andma käsundiandjale viimase soovil informatsiooni käsundi täitmise kohta kolme kalendripäeva jooksul käsundiandjalt vastava päringu saamisest; 4.3. Käsundisaajal on õigus: 4.3.1. saada käsundiandjalt käsundi täitmiseks vajalikke juhiseid; 4.3.2. saada käsundiandjalt nõuetekohase käsundi täitmise eest tasu. 4.4. Käsundiandja kohustub: 4.4.1. edastama 10 tööpäeva jooksul alates lepingu allkirjastamisest käsundisaajale käsundi täitmiseks vajaliku informatsiooni ning juhised; 4.4.2. maksma käsundisaajale lepingus kokkulepitud alustel ja korras tasu; 4.4.3. teavitama käsundisaajat viivitamatult asjaoludest, mis võivad mõjutada käsundi täitmist käsundisaaja poolt. 4.5.Käsundiandjal on õigus: 4.5.1. anda käsundisaajale teenuse osutamiseks juhiseid. Kui juhistest kinnipidamisega kaasneks käsundiandjale ilmselt ebasoodus tagajärg, võib käsundisaaja järgida juhiseid alles siis, kui ta on juhtinud käsundiandja tähelepanu ebasoodsale tagajärjele ja käsundiandja ei muuda juhiseid. 4.5.2. keelduda teenuse vastuvõtmisest st keelduda käsundi täitmise aruande allkirjastamisest, kui käsundi täitmise aruanne ei vasta lepingule, sealhulgas, kui see ei kajasta käsundi täitmise seisukohast olulist informatsiooni piisava täpsusega. 5. Poolte vastutus 5.1. Kui käsundisaaja rikub lepingust tulenevat kohustust, sh kui käsundisaaja ei täida käsundit lepingutingimuste kohaselt, on käsundiandjal lisaks muudele õiguskaitsevahenditele õigus nõuda käsundisaajalt leppetrahvi kuni 400 eurot iga rikkumise juhu kohta. Leppetrahvi määramist ja suurust peab käsundiandja põhjendama, arvestades käsundisaaja rikkumise raskust, ulatust, laadi ja muid tähtsust omavaid asjaolusid. 5.2.Käsundiandja esitab pretensiooni mõistliku aja jooksul teenuse mittevastavusest teada saamisest arvates. 5.2.1. Pretensioonis fikseeritakse teenuses ilmnenud puudused ja määratakse tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. Käsundiandja võib nõuda puuduste kõrvaldamist või uue teenuse osutamist, kui sellega ei põhjustata käsundisaajale ebamõistlikke kulusid või põhjendamatuid ebamugavusi. Kui käsundisaaja rikub lepingust tulenevat kohustust, mille heastamine ei ole võimalik või kui käsundiandjal ei ole heastamise vastu huvi, tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata. 5.3. Lepingus sätestatud käsundi täitmise tähtpäeva või lepingu alusel pretensioonis määratud tähtajast kinnipidamise mittejärgimise korral on käsundiandjal õigus nõuda käsundisaajalt leppetrahvi kuni 40 eurot iga viivitatud päeva eest, kuid mitte rohkem kui 10% tähtaja mittekinnipidamise algamise kuul osutatud teenuse maksumusest. 5.4. Kui käsundiandja viivitab lepingus sätestatud rahaliste kohustuste täitmisega, on käsundisaajal õigus nõuda käsundiandjalt viivist 0,05% tähtaegselt tasumata summalt päevas, kuid mitte rohkem kui 10% kohustuse mahust. 5.5. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuskohustuse rikkumisel käsundisaaja või tema esindaja, töötaja, lepingupartneri või muu isiku poolt, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, on käsundiandjal õigus nõuda käsundisaajalt leppetrahvi kuni 10000 eurot iga rikkumise juhu kohta ja/või leping erakorraliselt üles öelda. 5.6. Leppetrahvid on sätestatud eesmärgiga tagada kohustuse täitmist, mitte täitmist asendada. Pool teavitab teist poolt leppetrahvi nõudmisest 90 päeva jooksul alates rikkumisest teada saamisest. Leppetrahvid tuleb tasuda 14 kalendripäeva jooksul põhjendatud nõude saamisest. 5.7. Käsundiandjal on õigus leping korraliselt üles öelda, teatades sellest ette vähemalt 14 kalendripäeva. Käsundisaaja võib lepingu üles öelda vaid erakorraliselt. Lepingu ülesütlemiseks saadab pool teisele poolele kirjaliku avalduse. 5.8. Käsundiandjal on õigus leping erakorraliselt üles öelda muu hulgas, kui: 5.8.1. käsundisaaja ei täida käsundit kokkulepitud tähtajaks ega täida käsundit ka käsundiandja poolt määratava 14-päevase täiendava tähtaja jooksul; 5.8.2. käsundisaaja on käsundi täitnud mittenõuetekohaselt ja rikkumist on võimalik kõrvaldada, kuid käsundisaaja ei kõrvalda rikkumist käsundiandja poolt määratava 14-päevase täiendava tähtaja jooksul; 5.8.3. käsundisaaja rikub lepingus sätestatud konfidentsiaalsuskohustust; 5.9. Käsundisaajal on õigus leping erakorraliselt üles öelda muu hulgas, kui: 5.9.1. käsundiandja viivitab arve tasumisega enam kui 21 päeva ja ei lõpeta rikkumist käsundisaaja poolt määratava 14-päevase täiendava tähtaja jooksul; 5.9.2. käsundi täitmine muutub võimatuks käsundiandja rikkumise tõttu ja käsundiandja ei lõpeta rikkumist käsundisaaja määratava 14-päevase täiendava tähtaja jooksul. 5.10. Vääramatu jõu osas kohaldavad pooled VÕS §-s 103 sätestatut. Seoses käsundi täitmist takistada võiva pandeemia või muu kriisiga on vääramatuks jõuks vaid see, kui käsundi täitmist takistab riigiasutuse kohustusliku iseloomuga korraldus või muu regulatsioon. 6. Teadete edastamine 6.1. Teated edastatakse reeglina kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Kui teate edastamisel on õiguslikud tagajärjed, peavad teated olema kirjalikus vormis. Teated edastatakse lepingus sätestatud kontaktisiku kontaktandmetel. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud teist poolt informeerima. Kuni kontaktandmete  muutusest teavitamiseni loetakse teade kättesaaduks, kui see on saadetud poolele lepingus sätestatud kontaktandmetel. 6.2. Kirjalik teade loetakse kättesaaduks, kui see on üle antud allkirja vastu või saadetud postiasutuse poolt tähitud kirjaga poole aadressil ja postitamisest on möödunud viis kalendripäeva. E-posti teel, sh digitaalselt allkirjastatud dokumentide saatmise korral loetakse teade kättesaaduks e-kirja saatmisele järgneval tööpäeval. 6.3. Poolte kontaktisikud on: 6.3.1. Käsundiandja kontaktisikuks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Marek Ilves, telefon 56 602 016, e-post [email protected]. 6.3.2. Käsundisaaja kontaktisikuks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Kristi Neidra, telefon 55578080, e-post [email protected]. 6.3.3. Kontaktisikul on õigus esindada poolt kõikides lepingu täitmisega seotud küsimustes. Lepingu muutmisel, lõpetamisel ja õiguskaitsevahendite kasutamisel on kontaktisikul õigus poolt esindada vaid esindusõigusliku isiku kirjaliku volituse alusel. 7. Konfidentsiaalsus 7.1. Käsundisaaja kohustub lepingu kehtivuse ajal ning pärast lepingu lõppemist tähtajatult hoidma konfidentsiaalsena ja mitte avaldama talle seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud käsundiandjat või muid isikuid puudutavaid mis tahes andmeid ning dokumente, mille konfidentsiaalsena hoidmise vastu on käsundiandjal õigustatud huvi, sh neid, mille avalikuks tulek võib kahjustada käsundiandja huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma andmeid ega dokumente, mis on avalikud. Käsundisaaja võib konfidentsiaalset informatsiooni kasutada üksnes lepingu täitmiseks. 7.2. Käsundisaaja võib konfidentsiaalset informatsiooni avaldada kolmandatele isikutele käsundiandja eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis nõusolekul. Samuti võib käsundisaaja informatsiooni avaldada: 7.2.1. isikutele, kellele avaldamise kohustus tuleneb õigusaktidest; 7.2.2. isikutele, kellele avaldamine on vajalik lepingu täitmiseks ja keda on teavitatud, et informatsioon on konfidentsiaalne, ja nad on seotud konfidentsiaalsuskohustusega; 7.2.3. audiitoritele, advokaatidele, pankadele, kindlustusandjatele või teenusepakkujatele, kes on seotud konfidentsiaalsuskohustusega. 7.3. Käsundisaaja tagab, et tema esindajad, töötajad, lepingupartnerid ja muud isikud, keda ta kohustuste täitmisel kasutab, on lepingus sätestatud konfidentsiaalsuskohustusest teadlikud ning järgivad vastavat kohustust tingimusteta ja tähtajatult. 7.4. Käsundisaaja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Kui kolmandale isikule avaldatakse lepingus sätestatud või õigusaktist tulenevate kohustuste täitmiseks isikuandmeid, on käsundisaaja kohustatud tagama, et isik, kellele isikuandmeid avaldatakse, järgib lepingus ja õigusaktides sätestatud isikuandmete töötlemise nõudeid. Pooled sõlmivad lepingu lisana andmetöötluse lepingu. 7.5. Käsundisaajal ei ole õigust teha teateid meediale, üldsusele või muule auditooriumile käsundiandja eelneva kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis nõusolekuta. Meediapäringute korral tuleb käsundisaaja vastus kooskõlastada käsundiandjaga. 8. Lepingu kehtivus ja muutmine 8.1. Käsundit hakatakse täitma alates 01.12.2025. Kui selleks ajaks ei ole lepingut sõlmitud, hakatakse lepingut täitma lepingu allkirjastamisest. Lepingu lõppemine ei mõjuta selliste kohustuste kehtivust ja täitmist, mis oma olemuse tõttu kehtivad ka pärast lepingu lõppemist. 8.2. Kui lepingu lõppemise ajaks ei ole uue riigihanke tulemusel lepingut sõlmitud, on käsundiandjal käsundisaaja nõusolekul õigus pikendada lepingu kehtivust kuni 3 kuud. 8.3. Kumbki pool ei tohi lepingust tulenevaid õigusi ega kohustusi üle anda ega muul viisil loovutada kolmandale isikule ilma teise poole eelneva kirjaliku nõusolekuta. 9. Lõppsätted 9.1. Pooled juhinduvad lepingu täitmisel Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest. Kui lepingu mõni säte on vastuolus Eesti Vabariigis kehtivate õigusaktidega ja tühine, ei mõjuta see ülejäänud sätete kehtivust. 9.2. Käsundisaaja on teadlik, et leping on avaliku teabe seaduses sätestatud ulatuses avalik. 9.3. Lepinguga seotud vaidlused, mida pooled ei ole suutnud läbirääkimiste teel lahendada, antakse lahendamiseks Harju maakohtule. Käsundiandja: Käsundisaaja: Riigi Tugiteenuste Keskus Fitek OÜ Lõkke tn 4, 10122 Tallinn Veerenni tn 40a, 10138 Tallinn /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Pärt-Eo Rannap Mait Sooaru peadirektor juhatuse liige  Töövõtulepingu 4-3/25/246-1 Lisa 1 ANDMETÖÖTLUSE LEPING Käesolev isikuandmete töötlemist puudutav lepingulisa (edaspidi: lisa) on lahutamatu osa riigihanke „Ostuarvete vastuvõtt, elektrooniline haldus ja andmevahetus SAPiga (RTK)“, viitenumber 293704 tulemusena sõlmitud käsunduslepingust nr 4-3/25/246-1 (edaspidi: leping), mis sõlmitakse Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi: vastutav töötleja) ja Fitek OÜ(edaspidi: volitatud töötleja) vahel. Vastutavat töötlejat ja volitatud töötlejat nimetatakse edaspidi eraldi ka kui pool ning ühiselt kui pooled. 1. Lisa eesmärk 1.1. Käesoleva lisa eesmärk on kokku leppida vastastikustes õigustes ja kohustuses, mida pooled lepingu täitmisega kaasneval isikuandmete töötlemisel järgivad. Käesolev lisa kujutab endast pooli omavahel siduvat andmetöötluslepingut Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse (2016/679) (edaspidi: üldmäärus) artikli 28 lõike 3 tähenduses. 1.2. Füüsiliste isikute (edaspidi: andmesubjektide) kategooriad ja nende kohta käivate isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel töödeldakse, isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja eesmärgid ning vastutava töötleja esmased dokumenteeritud juhised sisalduvad lepingus, sh selle juurde kuuluvates dokumentides. Vastutav töötleja võib anda isikuandmete töötlemiseks volitatud töötlejale täiendavaid dokumenteeritud juhiseid. 1.3. Pooled kohustuvad lepingu täitmisel järgima kõiki kohalduvaid andmekaitsealaseid õigusakte, kuid ka suuniseid, juhendeid ja tegevusjuhiseid, mis on koostatud isikuandmete kaitse valdkonnas järelevalve, teavitus- ja ennetustöö korraldamise eest vastutava kohaliku ja/või Euroopa Liidu asutuse poolt. 2. Mõisted 2.1. Käesolevas lisas olevate mõistete sisustamisel lähtutakse üldmääruses sätestatust, sealhulgas järgmistest terminitest ja nende definitsioonidest: 2.1.1. „Isikuandmed“ – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta; tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave, võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal; 2.1.2. „Isikuandmete töötlemine“ – iga isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, näiteks kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine; 2.1.3. „Isikuandmetega seotud rikkumine“ – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab edastatavate, salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu. 3. Isikuandmete töötlemine 3.1. Volitatud töötleja kohustub töötlema isikuandmeid üksnes lepingu täitmise eesmärgil, vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste alusel, lepingus kirjeldatud ulatuses ja viisil ning vastavalt käesolevas lisas sätestatud tingimustele. Kui see on lepingu täitmiseks vajalik, võib volitatud töötleja isikuandmeid töödelda ka järgmistel eesmärkidel: 3.1.1. asjakohaste info- ja sidesüsteemide hooldamine, tagades sellise töötlemise vastavuse käesolevas lisas nimetatud õigusaktidele ja juhenditele. 3.2. Volitatud töötleja teavitab andmesubjekte nende isikuandmete töötlemistingimustest ja tagab, et tal on isikuandmete töötlemiseks vajalikud õigused ja nõusolekud. 3.3. Volitatud töötleja vastutab vastutavale töötlejale edastatud isikuandmete õigsuse ja kättesaadavaks tegemise eest. 3.4. Kui volitatud töötleja ei ole vastutava töötleja juhistes kindel, kohustub ta mõistliku aja jooksul vastutava töötlejaga selgituste või täiendavate juhiste saamiseks ühendust võtma. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat viivitamatult kõigist avastatud vastuoludest dokumenteeritud juhiste ja käesolevas lisas nimetatud õigusaktide või juhendite vahel. 3.5. Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid (edaspidi: teine volitatud töötleja) üksnes vastutava töötleja igakordsel eelneval loal, mis on antud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 3.6. Ilma vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist võimaldava loata võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete töötlemiseks teisi volitatud töötlejaid üksnes juhul, kui see on vajalik volitatud töötleja info- ja sidesüsteemide hoolduseks, kui hoolduse läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole võimalik. Sellisel juhul teavitab volitatud töötleja vastutavat töötlejat teise volitatud töötleja kaasamise, lisamise või asendamise kavatsusest, andes seeläbi vastutavale töötlejale võimaluse esitada ettepaneku suhtes vastuväiteid. Kui vastutav töötleja ei ole esitanud volitatud töötlejale 10 kalendripäeva jooksul vastuväiteid või kui vastutav töötleja selle heaks kiidab, võib volitatud töötleja teavituses märgitud viisil teise volitatud töötleja kaasata, lisada või asendada. 3.6.1. Volitatud töötleja vastutab kõigi teiste volitatud töötlejate tegevuse eest nagu enda tegevuse eest ning sõlmib teise volitatud töötlejaga isikuandmete töötlemiseks kirjalikud lepingud vastavalt üldmääruse artikli 28 lõikele 4, milles sisalduvad käesolevas lisas sätestatuga vähemalt samaväärsed andmekaitsekohustused. 3.6.2. Kui vastutav töötleja on andnud volitatud töötlejale loa kasutada lepingust tulenevate kohustuste täitmiseks teisi volitatud töötlejaid, on lepingust tulenevatele küsimustele vastamisel kontaktisikuks vastutavale töötlejale üksnes volitatud töötleja ning volitatud töötleja tagab selle, et kõnealune teine volitatud töötleja täidab lepingu nõudeid. Vastutav töötleja võib igal ajahetkel võtta tagasi volitatud töötlejale antud loa teise volitatud töötleja kasutamiseks. 3.7. Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud isikuandmeid konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui lepingus sätestatud eesmärgil. Samuti kohustub volitatud töötleja tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud isikutel (sh volitatud töötleja töötajad, teised volitatud töötlejad ja nende töötajad jt, kellel on ligipääs lepingu täitmise käigus töödeldavatele isikuandmetele) lasub samaväärne konfidentsiaalsuskohustus. 3.8. Volitatud töötleja kohustub rakendama asjakohaseid turvameetmeid, muu hulgas tehnilisi ja korralduslikke, viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks üldmääruse artikli 32 nõuetele, sealhulgas: 3.8.1. vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele andmetöötlusseadmetele; 3.8.2. ära hoidma andmekandjate omavolilist teisaldamist; 3.8.3. tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid isikuandmeid töödeldi (sh kui andmeid töödeldi omavoliliselt); 3.8.4. tagama, et igal isikuandmete töötlemises osaleval isikul oleks juurdepääs ainult temale tööülesannete täitmiseks vajalikele isikuandmetele. 3.9. Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi vastata kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas edastades kõik andmesubjektidelt saadud andmete kontrollimise, parandamise ja kustutamise, andmetöötluse keelamise ja muud taotlused vastutavale töötlejale viivitamatult nende saamisest alates. Andmesubjekti taotluse lahendamise otsustab vastutav töötleja. Volitatud töötleja ei vasta andmesubjekti või mistahes muu kolmanda isiku päringule ilma vastutava töötleja eelneva kooskõlastuseta. 3.10. Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36 sätestatud kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet. 3.11. Vastutav töötleja võib viia läbi auditeid, eesmärgiga kontrollida volitatud töötleja käesolevast lisast tulenevate kohustuste täitmist. Volitatud töötleja teeb sel eesmärgil vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis taotluse alusel kättesaadavaks kogu teabe, mis on vajalik käesolevas lisas sätestatud kohustuste täitmise tõendamiseks . Pooled on kokku leppinud, et: 3.11.1. vastutava töötleja auditeid võib läbi viia vastutav töötleja ja/või kolmas isik, keda vastutav töötleja on selleks volitanud; 3.11.2. volitatud töötlejal on kohustus anda vastutavale töötlejale teavet, sh andmeid ja dokumente, mida on vaja selleks, et tõendada käesoleva lisa nõuetekohast järgimist; 3.11.3. vastutav töötleja käsitleb volitatud töötlejalt auditi raames saadud teavet konfidentsiaalsena. 3.12. Volitatud töötleja suunab kõik järelevalveasutuste päringud viivitamatult, kuid hiljemalt päringu saamisele järgneva 3 kalendripäeva jooksul otse vastutavale töötlejale, kuna suhtluses järelevalveasutustega pole volitatud töötlejal õigust vastutavat töötlejat esindada ega tema nimel tegutseda. Volitatud töötleja teeb järelevalveasutuse päringute lahendamisel ja neile vastamisel, iseäranis volitatud töötlejat puudutavates küsimustes või toimingutes, vastutava töötlejaga igakülgselt koostööd. 4. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda 4.1. Volitatud töötleja võib edastada isikuandmeid väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda asuvale vastuvõtjale (sh teisele volitatud töötlejale), ainult juhul, kui vastavaks andmeedastuseks ja edasiseks andmetöötluseks esineb õiguslik alus, sh: 4.1.1. vastuvõtjale, kes asub riigis, kus on Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsuse kohaselt tagatud Euroopa Liidu ja Euroopa Majanduspiirkonnaga samaväärne isikuandmete kaitse tase; või 4.1.2. asjakohaste kaitsemeetmete rakendamisel üldmääruse artikli 46 tähenduses. 4.2.Eelmises punktis sätestatust sõltumata töötleb volitatud töötleja isikuandmeid väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda (sh edastab kolmandas riigis asuvale vastuvõtjale) üksnes vastutava töötleja igakordsel kirjalikul loal. 5. Pilvepõhise AI keelamine 5.1. Isikuandmeid ei tohi sisestada või edastada avalikesse või kommertslikesse tehisintellekti süsteemidesse (nt Deepseek, ChatGPT, Google Bard, Microsoft Copilot jt). 6. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest teavitamine 6.1. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset leidnud, ilma põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema poolt kasutatav teine volitatud töötleja saab isikuandmete töötlemisega seotud rikkumisest või selle kahtlusest teada. 6.2. Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast rikkumisest teada saamist edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega seotud rikkumist puudutava asjakohase informatsiooni, täites käesolevas lisas toodud isikuandmete töötlemise rikkumisest teavitamise vormi (edaspidi: vorm) ja lisades juurde muu asjakohase dokumentatsiooni. Juhul, kui kõiki asjaolusid ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale vormi esialgsete andmetega. Täiendatud vorm lõpliku informatsiooniga rikkumise asjaolude kohta tuleb esitada vastutavale töötlejale esimesel võimalusel pärast esialgsete andmetega vormi esitamist. 6.3. Volitatud töötleja teeb isikuandmetega seotud rikkumise või selle kahtluse korral vastutava töötlejaga igakülgset koostööd selleks, et koostada tegevusplaan ja rakendada seda isikuandmetega seotud rikkumise või selle kahtluse kõrvaldamiseks. Volitatud töötleja peab tegema kõik temalt mõistlikult oodatava, et isikuandmetega seotud rikkumise jätkumist ja edasisi rikkumisi ära hoida ning kahju vähendada. 6.4. Järelevalveasutuse ja/või andmesubjekti teavitamise vajaduse üle isikuandmetega seotud rikkumise või selle kahtluse korral otsustab vastutav töötleja. Volitatud töötleja ei edasta järelevalveasutusele, andmesubjektile või mistahes muule kolmandale isikule teavitust ilma vastutava töötleja eelneva kooskõlastuseta. 7. Muud sätted 7.1. Volitatud töötleja kohustub lepingu lõppemisel kustutama, hävitama või tagastama vastutavale töötlejale kõik lepingu alusel töödeldavad isikuandmed ja nende koopiad vastavalt vastutava töötleja antud dokumenteeritud juhistele. Kui pole antud teistsuguseid juhiseid, siis tuleb isikuandmed kustutada, hävitada või tagastada hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul alates lepingu lõppemisest, välja arvatud juhul, kui Euroopa Liidu või selle liikmesriigi õiguse kohaselt nõutakse andmete säilitamist. Isikuandmete kustutamise, hävitamise ja/või tagastamise kulud kannab volitatud töötleja. 7.2. Volitatud töötleja väljastab vastutavale töötlejale volitatud töötleja esindusõigusega isiku kirjaliku kinnituse, et tema ja kõik tema kasutatud teised volitatud töötlejad on teinud eelmises punktis nimetatud toimingud. 7.3. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis võivad mõjutada volitatud töötleja võimet või väljavaateid pidada kinni käesolevast lisast ja vastutava töötleja dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis käesolevat lisa puudutavates täiendustes ja muudatustes kokku kirjalikult. 7.4. Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata käesoleva lisa kehtivuse lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus, jäävad jõusse ka pärast käesoleva lisa kehtivuse lõppemist ning nendele rakendatakse lepingus sätestatut, kui käesolevas lisas ei ole kokku lepitud teisiti. Vastutav töötleja Volitatud töötleja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Lisa ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE RIKKUMISEST TEAVITAMISE VORM 1. Kontaktandmed Isik, kellelt saab rikkumise asjaolude kohta täiendavat informatsiooni ja tema kontaktandmed: _________________________________________________________________________________ 2. Teavituse tüüp (märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Eelteavitus ☐ Lõplik teavitus ☐ Varasema teavituse täiendamine 3. Aeg (sisesta kuupäev ja märgi kast) Millal sain rikkumisest teada (kuupäev/kuu/aasta):_________________________________________ Rikkumine toimus pikemal perioodil (algus- ja lõppkuupäev/kuu/aasta):_________________________ ☐ Toimus ühekordne rikkumine ☐ Rikkumine jätkuvalt toimub 4. Rikkumise andmed Kirjelda, mis juhtus ning kuidas rikkumise avastasite: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Rikkumise asjaolud (märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Seade isikuandmetega on kaotatud või varastatud ☐ Paberdokument on varastatud, kaotatud või jäetud mitteturvalisse keskkonda ☐ Isikuandmete loata avaldamine ☐ Isikuandmeid nägi vale isik ☐ Isikuandmed edastati valele isikule ☐ Infosüsteemidesse loata või ebaseaduslik sisenemine (nt häkkimine, pahavara, lunavara või õngitsusrünne) ☐ Isikuandmed olid kättesaadavad seoses andmekandjate ebapiisava hävitamisega ☐ Muud (palun täpsusta): _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Miks rikkumine toimus (märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Organisatsiooni töökorralduse reeglite, sisekorra rikkumine ☐ Töötajate vähene teadlikkus (nt puudulikud sisekorrad ja töökorralduse reeglid, töötajate mittepiisav koolitus) ☐ Inimlik viga ☐ Tehniline viga Muu (nimetage siin ka koostööpartner(id) nt teine volitatud töötleja, kui rikkumine toimus tema juures):___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ☐ Asjaolud pole veel teada 5. Rikkumisest puudutatud isikuandmed Rikkumisest puudutatud kaustade, dokumentide, failide, e-kirjade, andmebaaside arv, mis sisaldavad isikuandmeid. (nt mitu dokumenti edastati valele inimesele; märgi kast, valides vahemik või sisesta täpne arv või märgi „pole teada“) ☐ 1-9 ☐ 10-49 ☐ 50-99 ☐ 100-499 ☐ 500-999 ☐ 1000-4999 ☐ 5000 – 9999 ☐ 10000 ja rohkem Kui on teada, sisesta täpne arv:______ ☐ Pole veel teada Tee järgnevalt valik, millised isikuandmeid rikkumine puudutab (märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Ees-, perenimi ☐ Sünniaeg ☐ Isikukood ☐ E-post ☐ Telefoni nr ☐ Postiandmed või elukoha aadress ☐ Kasutajanimed, salasõnad ☐ Maksevahendite andmed (andmed, mis võimaldavad võtta üle isiku maksevahendi) ☐ Majandus või finantsandmed (tehingu ajalugu, majanduslikku seisundit näitavad andmed, maksevõime hindamine) ☐ AK teavet sisaldavad dokumendid (sh ameti- ja kutsesaladusega kaitstud teave) ☐ Geolokatsiooni andmed ☐ Suhtlusandmed (nt kes kellega ja millal rääkis, kirjutas) ☐ Andmed süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegude kohta ☐ Lapsendamissaladuse andmed ☐ Andmed sotsiaalkaitsevajaduse või eestkoste kohta ☐ Rassiline või etniline päritolu ☐ Poliitilised vaated ☐ Usulised või filosoofilised (maailmavaatelised) veendumused ☐ Ametiühingusse kuulumine ☐ Geneetilised andmed ☐ Biomeetrilised andmed ☐ Terviseandmed ☐ Seksuaalelu ja seksuaalne sättumus Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Kas isikuandmed olid asjakohaselt krüpteeritud? (sh krüptovõtmeid ei ole kompromiteeritud ja need on andmetöötleja kontrolli all. Märgi kast, üks valik) ☐ Jah ☐ Ei 6. Rikkumisest puudutatud isikud Rikkumisest puudutatud isikute arv (märgi kast, valides vahemik või sisesta täpne arv või märgi „pole teada“) ☐ 1-9 ☐ 10-49 ☐ 50-99 ☐ 100-499 ☐ 500-999 ☐ 1000-4999 ☐ 5000-9999 ☐ 10000 ja rohkem Kui on teada, sisesta täpne arv:_______ ☐ Pole veel teada Tee järgnevalt valik, milliseid isikute kategooriaid rikkumine puudutab (märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Töötajad ☐ Kliendid ☐ Alaealised (nt õpilased, lapsed). ☐ Patsiendid ☐ Sotsiaalset kaitset vajavad inimesed Muu (palun selgita):_________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 7. Võimalikud tagajärjed rikkumisest puudutatud isikutele Konfidentsiaalsuskadu (andmetele said juurepääsu selleks mittevolitatud isikud. Märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Oht isikuandmete ulatuslikumaks töötlemiseks kui näeb ette esialgne eesmärk või isiku nõusolek ☐ Oht isikuandmete kokku viimiseks muu isikuid puudutava infoga ☐ Oht, et isikuandmeid kasutatakse teistel eesmärkidel ja/või ebaõiglasel viisil Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Tervikluse kadu (andmeid on volitamata muudetud. Märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Oht, et isikuandmeid on muudetud ja kasutatud, kuigi need ei pruugi olla enam kehtivad ☐ Oht, et isikuandmeid on muudetud muul moel kehtivateks andmeteks ja neid on hiljem kasutatud teistel eesmärkidel Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Käideldavuse kadu (puudub õigeaegne ja hõlbus juurdepääs andmetele. Märgi kast) ☐ Puudub võime osutada rikkumisest puudutatud isikutele kriitilist (elutähtsat) teenust Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Füüsiline, varaline või mittevaraline kahju või muu samaväärne tagajärg (märgi kast, üks või mitu valikut) ☐ Isik jääb ilma kontrollist oma isikuandmete üle ☐ Isiku õiguste piiramine (nt ei saa kasutada teenust või lepingust tulenevaid õigusi) ☐ Õiguslik tagajärg (nt isik ei saa hüvitist, toetust, luba mõneks tegevuseks) ☐ Diskrimineerimine ☐ Identiteedivargus ☐ Pettus ☐ Rahaline kahju ☐ Kahju tervisele ☐ Risk elule ☐ Pseudonümiseerimise loata tühistamine ☐ Mainekahju ☐ Usalduse kadu ☐ AK teabe või ameti- ja kutsesaladusega kaitstud teabe kadu Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ 8. Rikkumisega seotud järeltegevused Isikute teavitamine Juba teavitatud (kuupäev/kuu/aasta):_____________ Kuidas teavitus toimus (märgi kast, üks või mitu valikut): ☐ E-kirjaga ☐ Lühisõnumiga (SMS) ☐ Helistamisega ☐ Meedias sh sotsiaalmeedias ☐ Asutuse/ettevõtte võrgulehel Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ Mis oli teavituse sisu:________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Veel pole teavitanud, kuid teavitame: (kuupäev/kuu/aasta):_____________ ☐ Pole selge kas on vaja teavitada ☐ Ei ole vajalik teavitada Kui pidasite vajalikuks isikuid mitte teavitada, siis selgitage, kuidas jõudsite järeldusele, et rikkumisega ei kaasne isikute õigustele ja vabadustele suurt riski: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Kirjeldage kavandatud ja rakendatud meetmeid rikkumise lahendamiseks, kahjulike mõjude leevendamiseks ja ennetamiseks tulevikus: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 9. Rikkumise piiriülene mõju Millises riigis on teie peamine tegevuskoht? (palun kirjuta riigi nimi):___________________________ Rikkumisest on puudutatud ka teiste EL riikide isikud: ☐ Ei ☐ Jah (palun täpsusta, milliste riikide ning tooge välja isikute arv riikide lõikes. Kui puudutatud isikuandmete koosseis on riigiti erinev, tooge ka see välja): _________________________________________________________________________________