Lõpparuande edastamine

Euroopa Majanduspiirkonna ja Norra finantsmehhanismi projekti nr 2014-2021.1.01.22-0022 „Estonian - Norwegian Cooperation Towards a Sustainable Architectural Education and Diverse Creative Output“ PROJEKTIAUDIT Toetuse saaja: Louis Kahni Eesti Sihtasutus Programmioperaator: Riigi Tugiteenuste Keskus Lõpparuanne NOR-EMP-47/2025 14.10.2025 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel ei ole olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Puudusi esines projektiga seotud kulude tõendamisel, mis tõi kaasa mitteabikõlblikke kulusid. Märge struktuuritoetuse registris2: ➢ märkustega, olulised tähelepanekud; Olulised tähelepanekud toetuse saajale: Kuna toetuse saaja ei osanud selgitada autorilepingutes kokku lepitud tasu kujunemist, ei ole toetuse kasutamise nõuded täidetud – mitteabikõlblik kulu auditi ulatuses 250,06 eurot, väljaspool auditi ulatust 2 249,94 eurot. Olulised tähelepanekud programmi elluviijale: Olulisi tähelepanekuid programmi elluviijale ei ole Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2  A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Programmi nimetus 2014-2021.1.1 Fund for Bilateral Relations (EE-BF) Meetme tegevus 2014-2021.1.1.1 Kahepoolsete suhete fond (programmide ülesed tegevused) (Rahandusministeerium) Projekti number 2014-2021.1.01.22-0022 struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS) Projekti nimetus „Estonian - Norwegian Cooperation Towards a Sustainable Architectural Education and Diverse Creative Output“ Toetuse saaja ja partner(id): Louis Kahni Eesti Sihtasutus, Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Taotluse rahuldamise otsuse Rahastatud JCBF otsusega 14.04.2022 (otsuse muutmise) number ja kuupäev Programmioperaator RIIGI TUGITEENUSTE KESKUS Programmi elluviija Rahandusministeerium Projekti kulude abikõlblikkuse 15.04.2022 - 30.04.2025 periood 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Euroopa Majanduspiirkonna ja/või Norra finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 5.5(1)(c) nimetades ära projektiauditi läbiviimise. Vastastikuse mõistmise memorandumi3 artikkel 5 (lisa A) nimetades ära auditeeriva asutuse ülesandeid täitva üksuse. Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna auditeerimise 2025. a tööplaan4 nimetades ära projektiauditite valimisse sattunud projektid. Eesmärk Projektiauditi eesmärgiks on analüüsida ja hinnata: 1) projekti toetatavate tegevuste ja kulude vastavust rakendusmääruses ja projekti elluviimislepingus toodud nõuetele, nende otstarbekust ja sihipärasust; 2) deklareeritud kulude vastavust toetuse saaja raamatupidamisaruannetele ja raamatupidamise algdokumentidele; 3) toetuse maksmist õigeaegselt ja ettenähtud mahus 3 Eesti Vabariigi ja Islandi Vabariigi, Liechtensteini Vürstiriigi, Norra Kuningriigi vaheline Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamist aastatel 2014-2021 käsitlev vastastikuse mõistmise memorandum ja Eesti Vabariigi ja Norra Kuningriigi vaheline Norra finantsmehhanismi rakendamist aastatel 2014-2021 käsitlev vastastikuse mõistmise memorandum. 4 Tööplaan koostatakse lähtuvalt statistilise valimi moodustamise metoodikast, mille kohaselt on kõikidel projektidel võrdne võimalus valimisse sattuda. 3  Auditi läbiviija(d) Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakonna tellimusel viis auditi läbi Grant Thornton Baltic OÜ riskijuhtimisteenuste nõustaja Kai Paalberg Auditi läbiviimise aeg 17.07.2025 – 14.10.2025 Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. Auditi toimingud Auditi toimingute käigus projekti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: • projekti tegelik teostamine, • projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, • kulude abikõlblikkus, • projektiga seotud raamatupidamise korraldus, • omafinantseeringu olemasolu, • finantsmehhanismi sümboolika kasutamine. Valimi metoodika (kui Valimi metoodika lühikirjeldus: valim võeti kõigist kahepoolsete suhete fondi kohaldub) kuludest kasutades MUS valimimetoodikat. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks SFOS nr (auditi ulatuses olnud kulude summa) olevad väljamaksed PO29115 (200,25 EUR) (väljamaksetaotluse SFOS nr, PO32734 (800 EUR) kuupäev, abikõlblik summa PO35395 (846,65 EUR) eurodes) Toetuse ja omafinantseeringu Toetus: 100% osakaal abikõlblikest summadest (%) Valimi suurus (eurodes)5 1 846,90 eurot Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 250,06 eurot (tähelepanek nr 4.1). TOETUS OMA- Väljamaksetaotluse number: Finants- KOKKU Riiklik FINANTSEERING Kokku mehhanis toetus m Mitteabikõlblik summa 250,06 250,06 0 0 250,06 auditeeritud kuludes (eurodes) Mitteabikõlblik summa 2 249,94 2 249,94 0 0 2 249,94 väljaspool auditi ulatust (eurodes): Leitud vea määr (%) 6 13,54 % 5 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 6 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 4 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Vabariigi Valitsuse 05.07.2018. a määruse nr 55 „Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord“ artikkel 11 lõike 2 järgi sätestatakse projekti elluviijaga sõlmitavas või õigusaktis projekti elluviija ja muu toetust saava isiku kohustus osutada järelevalve, auditi või hindamise tegijale igakülgset abi ning tagatakse ligipääs toetuse kasutamisega seotud ruumidele, territooriumile ning seadmetele. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 3. Järeltoimingud Toetuse saajal tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoiminguid programmi elluviija. Järeltegevuste tulemustest annab programmi elluviija tagasisidet SFOS-i vahendusel. Auditeeriv asutus koondab riiklikult kontaktasutuselt, sertifitseerivalt asutuselt, programmioperaatorilt ja programmi elluviijalt saadud informatsiooni soovituste rakendamise kohta ning vajadusel küsib täiendavat informatsiooni. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. 5 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Toetuse eesmärgipärane kasutamine Toetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ja rakendamise tingimustele. 2. Raamatupidamises kajastamine Audiitoril ei olnud võimalik anda hinnangut projekti kulude kajastamisele toetuse saaja raamatupidamises, sest toetuse saaja ei esitanud auditi jooksul projekti raamatupidamisega seotud andmeid. 3. Toetuse maht ning ajastus Toetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Toetuse saaja ei ole hankija riigihangete seaduse mõistes. Tuvastasime seoses lepingute sõlmimisega olulise puuduse, mis tõi kaasa mitteabikõlblikke kulusid. Oluline tähelepanek 4.1 – Kuna toetuse saaja ei osanud selgitada autorilepingutes kokku lepitud tasu kujunemist, ei ole toetuse kasutamise nõuded täidetud - mitteabikõlblik kulu auditi ulatuses 250,06 eurot, väljaspool auditi ulatust 2 249,94 eurot Kahepoolsete suhete fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement) ptk 3 art 3.1 järgi on abikõlblikud kulud, mis vastavad regulatsiooni (Regulation on the implementation of the European Economic Area Financial Mechanism 2014-2021) peatükis 8 toodud üldistele abikõlblikkuse tingimustele. Regulatsiooni ptk 8 artikkel 8.15 p 3 järgi peavad lepingute sõlmimine (sealhulgas lepingute sõlmimisele eelnevad menetlused) ja lepingute tingimused lähtuma proportsionaalsuse põhimõttest ning vastama parimatele majandustavadele, sealhulgas võimaldama potentsiaalsete pakkujate vahel täielikku ja ausat konkurentsi, näiteks tõhusa hinnavõrdluse kaudu, ning tagama EMP finantsmehhanismi 2014–2021 vahendite optimaalse kasutamise. Auditi ulatuses olnud kolmest kulureast kaks on seotud litsentsilepingute alusel tehtud maksetega. Toetuse saaja ei suutnud selgitada, kuidas kujunesid lepingutes kokkulepitud litsentsitasud. Projekti tegevuste elluviimiseks on toetuse saaja sõlminud kaks litsentsilepingut: 1) 10.06.2023. a sõlmis toetuse saaja K.K-ga autorilepingu nr 2/23, mis reguleerib litsentsiaari loodud tõlketeose kasutamist ja levitamist toetuse saaja poolt. Litsentsitasu on 5000 eurot (bruto). 2) 29.04.2024. a sõlmis toetuse saaja K.K-ga autorilepingu nr 4/23, mis reguleerib Kahni keskuse inglisekeelse lähteülesande ja sellega seotud andmebaasi (brief) kasutamist ja levitamist toetuse saaja poolt. Litsentsitasu on 5000 eurot (bruto). Toetuse saaja ei suutnud auditi jooksul selgitada autorilepingutes kokku lepitud tasu kujunemist, esitada tõendeid läbirääkimistest lepingu osapoolega, ega esitada audiitorile kuludega seotud raamatupidamise väljavõtet. 6 Toetuse saaja selgitas, et mõlema autorilepingu alusel on valminud projekti elluviimiseks vajalikud dokumendid ning esitas need ka audiitorile. Ühel dokumendil puudub viide dokumendi autorile ning teise puhul on autorilepingu osapool vaid üheks autoriks (kokku oli dokumendile märgitud kolm autorit). Auditi ulatuses oli loetletud kahe lepinguga seotud kulusid summas 1000,25 eurot, kuid kokku on toetuse saajale lepingutega seotud kulusid hüvitatud rohkem – mõlema lepingu osas on hüvitatud maksed lepingu osapoolele kokku 8000 eurot ning lepinguga seotud tulumaks kokku 2000 eurot. Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord (edaspidi Ühendmäärus) reguleerib muuhulgas Norra/EMP FM kulude abikõlblikkust. Ühendmääruse § 21 lg 1 järgi vähendatakse toetust sõltuvalt rikkumise raskusest 2, 5, 10 või 25 protsenti tegevustele või tegevuste kogumile eraldatud toetusest ilmneb, et toetuse saaja on eiranud oma kohustusi või talle kehtestatud nõudeid ja finantskorrektsiooni otsuse tegemisel ei ole võimalik kohustuse või nõude täitmata jätmise laadist tulenevalt selle rahalise mõju suurust hinnata, kuid esineb põhjendatud oht, et täitmata jätmine tõi kaasa rahalise mõju. Tulenevalt rikkumise olemusest peame antud juhul põhjendatuks rakendada 25-protsendilist toetuse vähendamise määra: 1) toetuse saaja ei suutnud auditi ajal selgitada lepingus kokkulepitud teenuse maksumuse kujunemist, millest tulenevalt ei ole võimalik veenduda teenuse hinna vastavuses turuhinnale; 2) puuduvad tõendid teenuse tegeliku osutamise kohta (tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid) ning valminud tulemi põhjal ei ole selge, kes on tegelikult olnud tellitud teoste autoriks/teenuse teostajaks, mistõttu ei ole võimalik veenduda, et lepingupartner on teenuse tegelikult osutanud; 3) toetuse saaja ei esitanud auditi ajal asutuse raamatupidamise väljavõtet kulude kajastamise kohta, mistõttu ei ole võimalik veenduda, et toetuse saaja on kogu toetust kasutanud ettenähtud eesmärgil. Auditi ulatuses on lepingutega seotud kulust projekti kulusse kantud 1000,25 eurot. 25%-ne finantskorrektsioon moodustab 250,06 eurot, milles toetuse osa on 250,06 eurot. Risk toetuse saajale: kui toetuse saaja ei teosta pakkumiste võtmist läbipaistvalt, ei säilita toetuse kasutamisega seotud dokumente (hinnapakkumusi, läbirääkimistega seotud kirjavahetus jms), mistõttu ei ole hinnavõrdluse teostamist ning vahendite optimaalset kasutamist võimalik tõendada, eksisteerib risk, et kulu abikõlblikkuse tingimused on täitmata ja toetuse saaja peab mitteabikõlbliku kulu ulatuses toetuse osaliselt või täielikult tagasi maksma. Soovitus toetuse saajale: soovitame toetuse saajal teha mitteabikõlblike kulude osas tagasimakse. Soovitame edaspidi tagada kulude tegemisel läbipaistvus, säilitada kulude tegemisega seotud dokumendid vastavalt seatud nõuetele, sealhulgas tagada ka töötajate lahkumisel dokumentide säilitamine. Toetuse saaja kommentaar: Toetuse saaja esitas auditi aruandele omapoolsed kommentaarid. Kommentaarid on lisatud auditi toimikusse. Risk riiklikule kontaktasutusele: on risk, et toetust ei ole kasutatud õiguspäraselt ja toetus tuleb osaliselt või täielikult tagasi nõuda. Soovitus riiklikule kontaktasutusele: Soovitame algatada mitteabikõlblike kulude osas toetuse osalise tagasinõudmise protsess. Riikliku kontaktasutuse kommentaar: Arvestame auditi soovitusega ja algatame järelevalvemenetluse. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev riiklikus kontaktasutuses: Anne-Ly Aalde, 90 päeva auditi lõpparuande kinnitamisest. 7 5. Riigiabi andmine Meede ei sisalda riigiabi andmist ega vähese tähtsusega abi. 6. Teavitamine ja avalikustamine Toetuse saaja/partner on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. 8 Kinnitame lõpparuande 9 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Kristina Mjasojedova Kai Paalberg riskijuhtimisteenuste nõustaja Riskijuhtimisteenuste juht Grant Thornton Baltic OÜ Grant Thornton Baltic OÜ Tallinn, 14.10.2025 9  Hr. Karl Laas Louis Kahni Eesti Sihtasutus Meie 21.10.2025 nr 10-5/4571-1 [email protected] Lõpparuande edastamine Austatud juhatuse liige Edastame Teile Euroopa Majanduspiirkonna ja Norra finantsmehhanismide 2014-2021 eelarvest finantseeritud projekti nr 2014-2021.1.01.22-0022 „Estonian - Norwegian Cooperation Towards a Sustainable Architectural Education and Diverse Creative Output“ projektiauditi lõpparuande. Auditi teostas Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna lepingupartner Grant Thornton Baltic OÜ. Täname Teid auditi jooksul osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Alber Finantskontrolli osakonna juhataja Auditeeriva asutuse juht Lisa: auditi lõpparuanne üheksal (9) leheküljel. Teadmiseks: Pr Laura Pikkoja, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]) Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]) Mart Pechter 611 3152 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272