Sisendi andmine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

1. Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused–Riigi Teataja Arhiiviseadus–Riigi Teataja Arhiivieeskiri–Riigi Teataja Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja Maksukohustuslaste registri põhimäärus–Riigi Teataja Maksukorralduse seadus–Riigi Teataja Maksu- ja Tolliameti teabehalduse kord Maksu- ja Tolliameti dokumentide liigitusskeem 2. Jah, dokumendid registreeritakse vastavas infosüsteemis vastuvõtmise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval. Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi saaja või looja. Teave sõltub dokumendiliigist. Tavalise kirjavahetuse puhul: liikumise suund, saatmisviis, dokumendi kandja, dokumendi liik, pealkiri, saaja/saatja info, kelle kohta dokument saadeti, juurdepääsupiirang, -alus, -algus ja -lõpp. 3. Jah, vastavalt dokumendil olevatele andmetele nt sisedokumentide (käskkiri, protokoll, akt) puhul on vähem registriandmeid (dokumendiliik, pealkiri, allkirjastaja, koostaja ja juurdepääsupiiranguga seotud andmed). 4. Registreerimise otsustus on jäätud kirja saajal/saatjale, aga kui pöördumine sisaldab otsuseid või sellega võetakse seisukohti, tuleb see registreerida. 5. Registrid ei ole avaliku, eraldi on olemas Avalik dokumendiregister kuhu kuvatakse kirjavahetus, lepingud ja käskkirjad mis kuuluvad avalikustamisele, kuid dokumentidele juurdepääs on piiratud, kuna Maksu- ja Tolliameti poolt koostatud dokumendid on 98% ulatuses juurdepääsupiiranguga (maksusaladus). 6. Jah. 7. Maksu- ja Tolliamet on ühes dokumendihalduse süsteemis koos teiste Rahandusministeeriumi haldusalas olevate asutustega. 8. Vormingud annab ette Rahvusarhiiv, valdavalt on dokumendid pdf, asice, eml või msg. Dokumente säilitatakse DHS-s ning rakendustes, kus need loodi või sisestati ning säilitatakse vastavalt dokumentide loetelus kehtestatule. 9. Vastavalt ameti peadirektori poolt kehtestatud dokumentide liigitusskeemile, millega määratakse dokumentide säilitustähtajad. Säilitustähtajad tulenevad, kas seadusest tulenevalt või ameti vajadusest. 10. Paberkandjal toimikud antakse ameti arhiivi kokkuleppelisel, kuid mitte hiljem, kui kaks aastat pärast toimiku lõpetamist asjaajamises. Toimikud loetakse asjaajamises lõpetatuks: • kalendriaasta lõppemisel (näiteks: kirjavahetus, deklaratsioonid, protokollid jms) • lepingusuhete lõppemisel (näiteks: üürilepingu lõppemine, hankelepingu lõppemine, töölepingu lõppemine jms) • probleemi lahendamise või asja lõpetamise korral (näiteks: väärteotoimikud, kontrollitoimikud jms). Arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid antakse alatiseks säilitamiseks üle Rahvusarhiivi. 11. Dokumentide hävitamiseks eraldamise aluseks on dokumentide loomise või saamise ajal kehtinud liigitusskeem ja selles toodud säilitustähtajad ning Rahvusarhiivi hindamisotsused. 12. Kohtupraktika puudub.  Rahandusministeerium Teie 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3 [email protected] Meie 18.12.2025 nr 1.1-5/027723-1 Sisendi andmine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Edastame pöördumise „Sisendi küsimine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta” tagasiside. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Tauno Krull haldusosakonna juhataja Lisa: Küsimustiku tagasiside Kristiina Normet [email protected] Lõõtsa 8a / 15176 Tallinn / Eraklientide nõustamine +372 880 0811 / Äriklientide nõustamine +372 880 0812 [email protected] / www.emta.ee / Registrikood 70000349  Rahandusministeerium Teie: 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3 Meie: 30.12.2025 nr 2-11/0465-1 Vastus küsimustikule Edastame Statistikaameti vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. Vastused küsimustele: 1. Asutuse dokumentide haldamisel, säilitamisel ja arhiveerimisel lähtub Statistikaamet avaliku teabe seadusest, arhiivieeskirjast, riikliku statistika seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest. Asutustel on kohustus kehtestada ka asutuse dokumendihaldust reguleeriv dokument, nt teabehalduse- ja dokumendiringluse kord ja liigitusskeem, kus on näha kõik registreeritavad dokumendid ja säilitustähtajad. 2. Registreeritakse kõik asutusse saabuvad ja väljasaadetavad dokumendid. Registrisse kantakse metaandmed (dokumendi pealkiri, reg kpv ja reg number, koostaja/saatja, juurdepääsupiirang, allkirjastaja, dokumendi fail/id). Dokumendi registreerimise eest vastutab teenistuja, kes loob või saab dokumendi. 3. Erisus - grandipakkumised registreeritakse vastavasse infosüsteem (neid ei dubleerita asutuse dokumendiregistris), samuti ei registreerita õigusakte, kui neid otse asutusele ei saadeta, aga tagasiside antakse (väljaminev kiri registreeritakse). Sisu põhjal võivad tuleneda erinevad metaandmed (nt protokollil või käskkirjal on kohustuslikud väljad erinevad). Sisust tulenevad ka juurdepääsupiirangud, st kõik registreeritavad dokumendid ei ole ligipääsetavad kõigile. 4. Jah on koostatud – teabehalduse- ja dokumendiringluse kord. 5. Jah. 6. e-postiga, postiga ja üle DHXi (otse dokumendihaldussüsteemi) saabunud või saadetavaid dokumente käsitletakse samade põhimõtete alusel. SMS-sõnumeid ei registreerita, kuna neid ei loeta dokumentideks. 7. Statistikaametil on dokumentide registreerimiseks oma süsteem (Livelink). Riigiülestest süsteemidest on kasutusel nt riigihangete register, FITEK (arvete esitamise ja menetlemise keskkond) ja riigitöötaja iseteenindusportaal (personalidokumendid). 8. Andmed on digitaalsel, masinloetaval kujul või avatud vormingus. Dokumente säilitatakse dokumendihaldussüsteemis. Dokumentide säilitustähtajad on toodud asutusepõhises liigitusskeemis. 9. Statistikaameti dokumentide säilitustähtaeg on määratud dokumentide liigitusskeemis. Sõltuvalt dokumendi liigist võib see säilitustähtaeg olla 6 kuust kuni alatiseni. 10. Avaliku sektori asutused lähtuvad arhiivieeskirjast. 11. Dokumendid, mis on ületanud säilitustähtaja, hävitatakse. Hävitamisel koostatakse dokumentide hävitamise akt. Dokumendid hävitatakse selliselt, et nende taastamine ei ole peale hävitamist võimalik. 12. Statistikaametil puudub kohtupraktika, kuid oleme saanud suuniseid dokumentide hävitamiseks tulenevalt isikuandmete kaitse seadusest seoses teadusuuringute jaoks kogutud andmetega (nt nõue hävitada isikuandmeid sisaldavad andmed teatud tähtajaks). Statistikaamet Tatari 51, 10134 Tallinn rg-kood 70000332; tel 625 9300 [email protected], www.stat.ee Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Annika Kitsing Personali- ja tugiteenuste osakonna juhataja Kersti Mustsaar 5323 1921 [email protected]  Rahandusministeerium [email protected] Teie: 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3 Meie: 30.12.2025 nr 1.1-5/134-1 Vastus sisendi kogumisele Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Edastame Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse vastused Justiits- ja Digiministeeriumi edastatud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule (lisatud). Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Marek Mägi direktori asetäitja direktori ülesannetes Lisa: Dokumentide haldamine ja säilitamine Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuses Triin Teppor [email protected] Lõõtsa 8a, 11415 Tallinn / [email protected] / www.rmit.ee / registrikood 70009244  Dokumentide haldamine ja säilitamine Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuses (RmIT) 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuses on dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine reguleeritud asutuse dokumendihalduse korras, dokumentide liigitusskeemis, valdkonna juhistes. Valdkondlikud juhised reguleerivad muu hulgas IT teenuste arendamisega seotud andmete haldamist Atlassiani tootepere keskkonnas Jira. 2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub? Vastavalt asutuse dokumendihalduse korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud allpool kirjeldatud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam trükised, perioodika, valesti adresseeritud dokumendid, tööle või praktikale kandideerimisega seotud dokumendid jm. Registrisse kantakse järgmised andmed: • Sissetulev/väljaminev kiri: dokumendi liik, dokumendi sisu peegeldav pealkiri, sisukirjeldus, saatja/saaja andmed: organisatsioon, kontaktandmed, saatja/saaja kuupäev, saatja viit, registreerimise kuupäev, registreerimise number, allkirjastaja nimi, koostaja nimi, saatmisviis, formaat, märkused, juurdepääsupiirang, alus, algus- ja lõpp-kuupäev, kestus. • Käskkiri/korraldus/leping/protokoll: dokumendi liik, registreerimise kuupäev, registreerimise number, dokumendi kandja, juurdepääsumärked: algus- ja lõpp-kuupäev, juurdepääsupiirang, alus, algus- ja lõppkuupäev. Lepingutel osapoolte andmed, riigihanke viitenumber, summad, hankelepingute etapid ja aktid, lepingu kehtivuse lõpp, lepingu staatus, dokumendi kandja, allkirjastaja nimi, kontaktisik, kuluüksus. Dokumendi registreerimise eest vastutajad on määratud asutuse dokumendihalduse korras: RmITi üldmeilile ([email protected]), DHXi kaudu ja postiaadressile saabunud dokumendid registreerib DHSis dokumendihalduse spetsialist. Paberkandjal dokumendi registreerimisel lisab dokumendihalduse spetsialist DHSi skaneeritud dokumendi. Töötaja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise vajaduse otsustab töötaja, lähtudes DHSis sätestatud nõuetest. Registreerimisele kuuluva e-kirja saadab töötaja registreerimiseks RmITi üldmeilile. Millisel hetkel registreerimine toimub? Dokumendid registreeritakse DHSi dokumendiregistris hiljemalt selle allkirjastamisele, saabumisele või väljasaatmisele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis registreeritakse ja edastatakse see läbivaatamiseks esimesel võimalusel. 3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?  Registreerimiskohustuse erandeid kohaldatakse kooskõlas seadustega. Vastavalt asutuse dokumendihalduse korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised, perioodika jm kas dokumendihaldussüsteemis või teistes infosüsteemides. 4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta? Asutuse dokumendihalduse korras on reguleeritud: Töötaja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise vajaduse otsustab töötaja, lähtudes DHSis sätestatud nõuetest. Registreerimisele kuuluva e-kirja saadab töötaja registreerimiseks RmITi üldmeilile. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Asutuse dokumendiregistrid on avalikud. 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Sõltumata teabekandjast võetakse asutuse tegevusega seotud teave arvele kas dokumendihaldussüsteemis või teises infosüsteemis. Suuliselt esitatud teave protokollitakse, registreeritakse ja menetletakse dokumendihaldussüsteemis. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus kasutab dokumendihaldussüsteemi LiveLink ja Riigitöötaja iseteenidusportaali (RTIP). Personalivaldkonnaga seotud dokumentide menetlemine toimub kooskõlas RTIPi juhenditega. 8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? Dokumentide säilitamine on reguleeritud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse dokumendihalduse korras ja dokumentide loetelus kooskõlas õigusaktidega. Dokumente hoitakse alles nende säilitustähtaja jooksul ning pärast säilitustähtaja lõppu võib dokumendid hävitada, kooskõlas Arhiivieeskirja § 13 lg-ga 1. Iga töötaja vastutab tema kasutuses või vastutusel olevate paberdokumentide säilimise eest. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) paberdokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, tuleb hoida dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni. Kuni 10-aastase ehk lühiajalise säilitustähtajaga digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid säilitatakse dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10 aasta) digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid säilitatakse kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt. Dokumentide hävitamist koordineerib dokumendihalduse spetsialist. Asutuses kasutatakse arhiiviseadusega kehtestatud arhiivivorminguid. Teavet hoitakse dokumendihaldussüsteemis, sise- ja välisveebis. 9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse? Asutuse dokumentide säilitustähtaegade määramise aluseks on: Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse dokumendihalduse kord, dokumentide loetelu, valdkonna eriseadused; arhiiviseadus ja selle rakendusakt arhiivieeskiri; Vastavalt Rahvusarhiivi hindamisotsusele arhiiviväärtuslikke dokumente Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskusel ei ole. Säilitustähtaja ületanud dokumendid/teave hävitatakse asutuse hävitamisakti alusel. Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus kasutab säilitustähtaegu: alatine, 75, 55, 50, 25, 10, 7, 5,3. 10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi? Asutuse dokumentide üleandmine on reguleeritud Rahandusministeeriumi dokumendihalduse korras, dokumentide loetelus kooskõlas õigusaktidega. 11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? Asutuse dokumentide hävitamine on reguleeritud Rahandusministeeriumi dokumendihalduse korras, dokumentide loetelus kooskõlas määruste ja õigusaktidega. Säilitustähtaja ületanud dokumendid/teave hävitatakse asutuse hävitamisakti alusel. 12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms). Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskusel ei ole dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat.  Kärt Allert Teie 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3 Rahandusministeerium [email protected] Meie 30.12.2025 nr 2-11/25/2555-2 Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Saadame Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) andmed dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine reguleeritud? Palun esitage vastava regulatsiooni ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles. RTK dokumendihaldust reguleerivad:  Avaliku teabe seadus (AvTS) – sätestab avaliku teabe kättesaadavuse ja juurdepääsupiirangute alused.  Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri – määravad arhivaalide säilitamise, üleandmise ja hävitamise nõuded.  Määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ – kohustab dokumente menetlema elektrooniliselt, digiteerima paberdokumendid ja tagama tervikliku ülevaate teabe elukäigust.  RTK infohalduskord – kehtestab infohalduse põhimõtted RTK-s. Infohalduse korra eesmärgiks on anda terviklik ülevaade organisatsiooni infohalduse põhimõtetest, kasutatavatest infosüsteemidest ja keskkondadest ning nende haldamisest.  RTK dokumendihalduskord – kehtestab dokumendi loomise, registreerimise, menetlemise, säilitamise, üleandmise ja hävitamise põhimõtted.  RTK liigitusskeem – ülevaade RTK-s tekkivast teabest, sh säilitamistähtajad, säilitamise asukoht, juurdepääsu põhimõtted, jm. 2. Kas kõik avaliku võimu asutuste valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millist teavet dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millal registreerimine toimub? Jah, kõik saabunud, väljasaadetavad ja asutusesisesed dokumendid, millel on tõendusväärtus, registreeritakse dokumendihaldussüsteemis (DHS), v.a töödokumendid (mustandid jm), mida hoitakse asutuse sisevõrgus (Confluence, SharePoint, Jira, jm). Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340 Dokumendihaldussüsteemi kantakse minimaalselt avaliku teabe seadusest tulenevad andmed: 1. kellelt on saabunud või kellele väljastatud; 2. saabumise või väljastamise kuupäev; 3. dokumendi rekvisiidid (dokumendi number ja kuupäev, pealkiri, vastutaja/koostaja; allkirjastaja); 4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri, leping vms); 5. dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud. Registreerimise eest vastutab dokumendi saaja või looja või dokumendihaldur, kes haldab asutuse üldpostkasti. Registreerimine toimub üldjuhul dokumendi vastuvõtmisel (esimesel võimalusel) või dokumendi allkirjastamisel. Lisaks dokumendihaldussüsteemile registreeritakse dokumendid asutuse muudes infosüsteemides:  Riigitöötajate Iseteenindusportaal (RTIP): Riigitöötajate personalidokumentide haldamiseks. Koolituste, puhkuste, puudumiste ja töötamisega seotud dokumendid (nt töölepingud, lisatasude käskkirjad), töötajate taotlused, lähetusaruanded, lähetus- ja majanduskulude aruanded. Osaliselt sisestab süsteemi dokumendid personalitöötaja, töötaja lisab endaga seotud avaldused/aruanded. Dokumendid registreeritakse üldjuhul allkirjastamise/kinnitamise hetkel.  Toetuste infosüsteem (SFOS): Statistilise ja finantsteabe kogumiseks, aruandluse esitamiseks, järelevalveks ning toetuste maksete tegemiseks. Sisaldab taotlejaga seotud andmeid ja dokumente, nt toetuse andmise otsused, lepingud ja lepingute muudatused toetuse saajatega, maksekorraldused ja maksearuanded, järelevalve aruanded ja kontrollaktid, tagasinõude otsused (kui toetuse saaja ei täida tingimusi), projektide aruanded (vahe- ja lõpparuanded), auditid ja auditi tulemused, kirjavahetus taotlejaga, selgitused, täiendavad dokumendid; taotluste menetlusprotokollid ja hindamislehed. Osaliselt dubleeritakse dokumente asutuse dokumendihaldussüsteemis (otsused, lepingud). Dokumendid lisab süsteemi toetuste koordinaator või taotluse esitaja.  Riigihangete register (RHR): Riigihangete läbiviimiseks ja haldamiseks. Sisaldab: hanketeateid, pakkumusi ja nende avamise protokolle, hankelepinguid ja lepingute muudatusi, vaidlustuste dokumente, otsuseid ja aruandeid hanke kohta. Osaliselt dubleeritakse dokumente asutuse dokumendihaldussüsteemis (pakkumused, protokollid, hankelepingud, jm). Dokumendid sisestab hankespetsialist. 3. Kas dokumentide registreerimise nõuetele rakendatakse erandeid sõltuvalt nende sisust? Erandid kehtivad dokumentidele, millel puudub tõendusväärtus (nt reklaammaterjalid, kutsed, turunduspakkumused, jmt). Samuti ei registreerita asutusesiseseid mustandeid ja tööversioone, neid hoitakse Confluences, SharePointis, Jiras. 4. Kas on juhised kirjavahetuse registreerimiseks? Jah, dokumendihalduskord sätestab, et tööalane kirjavahetus (e-kirjad) registreeritakse DHS-is, kui see sisaldab asutuse jaoks olulist tõendusväärtusega infot, nt otsuseid, kohustusi või muid menetluslikke toiminguid. Isiklikku kirjavahetust ei registreerita. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Avaliku teabe seaduse alusel on dokumendiregistri avalik osa kättesaadav, kuid juurdepääsupiiranguga dokumentide sisu ei avalikustata – nähtavad on vaid metaandmed. RTK avalik dokumendiregister: https://www.rtk.ee/asutus-uudised-kontakt/dokumendiregister. Samuti on RTIPil olemas avalik dokumendiregistri vaade, mis on kättesaadav siit: https://www.riigitootaja.ee/rtip-client/login 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Jah, osaliselt on elektroonilised sõnumid võrdsustatud paberdokumentidega. E-kirjad, mis sisaldavad menetluslikku teavet, registreeritakse DHS-is. SMS-e ja näiteks Teamsi vestlusi, ei registreerita DHSis. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühtset süsteemi või on igal asutusel oma süsteem? Hetkel on igal asutusel oma dokumendihaldussüsteem, RTK kasutab Deltat. RTK eestvedamisel toimub uue keskse dokumendihaldussüsteemi arendamine, mis võetakse tulevikus kasutusele ca 160 riigiasutuses. RTK haldab vastutava töötlejana keskseid infosüsteeme, mida kasutavad ka teised riigiasutused.  Riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP) – personalidokumentide haldamine. Riigi personali ja palgaarvestuse andmekogu asutamine ja selle põhimäärus. 26.08.2022 § 3 lg 1.  Riigihangete Register (RHR) – riigihankedokumentide haldamine. Riigihangete registri põhimäärus. 01.01.2024 § 3 lg 1.  Struktuuritoetuste register – struktuuritoetustega seotud dokumentide haldamine. Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus. 23.06.2023§ 2 lg 1. 8. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? Dokumendid säilitatakse vastavalt dokumendihalduskorrale ja liigitusskeemile, mis määrab säilitustähtaja, hoiukoha ja arhiveerimisviisi. Iga dokument liigitatakse vastavalt asutuse liigitusskeemile, mis määrab: säilitustähtaja (nt 5 aastat, 10 aastat, alaline säilitamine) ja hoiukoha (asutuse dokumendihaldussüsteem või muu infosüsteem, nt RTIP, RHR vm). Digitaalsete dokumentide vormingud peavad vastama riiklikele standarditele, mis on kehtestatud arhiivieeskirjas. Näiteks enamkasutatavad failivormid:  PDF/A – pikaajaliseks säilitamiseks ja arhiveerimiseks (Rahvusarhiivi nõue) – käskkirjad, otsused, jm dokumendid dokumendihaldussüsteemis.  DOCX – tööversioonid ja lühiajalised dokumendid. Failid peavad säilitama autentsuse ja tervikluse (digiallkirjad, metaandmed) kogu elukäigu vältel. 9. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised tähtajad kehtivad? Säilitustähtajad määratakse liigitusskeemi alusel, arvestades:  asutuse ärivajadust,  õigusaktidest ja juriidilistest kokkulepetest tulenevaid nõudeid,  Rahvusarhiivi hindamisotsust. Kehtivad tähtajad:  Lühiajalised dokumendid: alla 10 aasta (nt igapäevane kirjavahetus, aruanded, mis kaotavad kiiresti aktuaalsuse). Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340   Pikaajalised dokumendid: 10–50 aastat (nt personalidokumendid, lepingud, finantsaruanded).  Arhiiviväärtusega dokumendid: dokumendid, millele Rahvusarhiiv on omistanud arhiiviväärtuse ja mis antakse alaliseks säilitamiseks üle Rahvusarhiivi, kuna neil on püsiv tõendusväärtus või ajalooline tähtsus. Need dokumendid ei hävitata, vaid arhiveeritakse vastavalt Rahvusarhiivi nõuetele. 10. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel? Dokumentide üleandmisel asutuse arhiivihoidlasse dokumendid korrastatakse vastavalt asutuses kehtestatud korrale (nõuded on kirjeldatud dokumendihalduskorras). Üleandmine toimub üleandmise-vastuvõtmise akti alusel. Arhivaalid (arhiiviväärtusega dokumendid) korrastatakse ja kirjeldatakse arhiivieeskirja nõuete järgi ning antakse üle Rahvusarhiivile digitaalselt või füüsiliselt vastuvõtukeskkonna kaudu. 11. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused dokumentide kõrvaldamisel/hävitamisel? Dokumendid hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist, kui neil pole arhiiviväärtust. Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, enne hävitamist akt kooskõlastatakse sisu eest vastutajatega. Kui dokumendid on aktiivses kasutuses ja/või on vajaduse pikemalt säilitada, pikendatakse säilitustähtaega. Paberdokumendid hävitatakse purustamise teel, digitaalsed dokumendid hävitatakse tervikuna, st ei säiliks ühtegi faili ega metaandmeid, mis võimaldaksid dokumendi taastamist. Hävitatud dokumendid eemaldatakse süsteemist pöördumatult. 12. Palun kirjeldage kohtupraktikat ja/või tavasid, mis on seotud dokumentide haldamise ja säilitamisega (kohtud, ombudsmanid, teabevolinikud jne). RTKl puudub kirjeldatud kohtupraktika. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Kristi Madismäe 521 4195 [email protected]  Rahandusministeerium Teie: 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3 [email protected] Meie: 6 .12.2026 nr 2-1/2-26 Vastused 12.12.2025 infopäringule “ Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kotha Kuidas on avaliku võimu asutuste dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine reguleeritud? Palun esitage asjakohaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles). Vastus: Õigusaktid ja nende ametlikud tõlked on leitavad aadressilt https://www.riigiteataja.ee/index.html Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millist teavet dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub? Kõik dokumendid registreeritakse Eesti Loto dokumendihaldussüsteemis. Registrisse kantakse saa t ja nimi, kontaktandmed, saatja kirja number ning saadetud dokumendid . Registreerimise eest vastutab büroojuht. Registreerimine toimub vahetult peale dokumendi saabumist. Kas dokumentide registreerimise nõuetele kohaldatakse nende sisu alusel mingeid erandeid? Dokumendi sisust lähtuvalt määratakse dokume ndi lugemisõigused , arhiveerimise või hävitamise kord . Kas on kehtestatud juhiseid või põhimõtteid seoses avaliku teenistuja poolt otse saadetud või vastuvõetud kirjavahetuse registreerimisega? Kuivõrd kõik avaliku teenistuja dokumendid registreeritakse, siis avaliku teenistuaja poolt otse saadetud dokumenti d ele erikorda kehtestatud ei ole. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Eesti Loto AS dokumendiregister ei ole avalik. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-sõnumid jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Ei. Eesti Lotos k õiki e-kirju ei registreerita , kuid k indlasti registreeritakse kõik ametiasutustelt saabunud e-kirjad. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma registreerimissüsteemi? Eesti Loto AS kasutab enda registreerimissüsteemi. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? Eesti Loto dokumentide vormingu ja hoidmise nõuded on sätestatud vastavalt arhiiviseadusele ja Eesti Loto kehtivale Dokumendihaldus- ja asjaajamiskorra le . Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja milliseid säilitustähtaegu rakendatakse? Eesti Loto on dokumentide säilitamis- ja arhiveerimistähta egade määramisel lähtunud arhiiviseadusest ja Eesti Loto kehtivale Dokumendihaldus- ja asjaajamiskorra st . Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel? Dokumentide arhiivi üleandmisel lähtub Eesti Loto peamiselt ajalistest kriteeriumidest. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide kõrvaldamisel või hävitamisel? Dok umentide hävitamisel lähtub Eesti Loto arhiiviseadusest ja Eesti Loto kehtivale Dokumendihaldus- ja asjaajamiskorrast Palun kirjeldage olemasolevat kohtupraktikat ja/või praktikat dokumentide haldamise ja säilitamise valdkonnas (kohtud, õiguskantslerid, teabevolinikud jms). Eesti Lotol puudub kohtupraktika dokumentide haldamise ja säilitamise valdkonnas . Lugupidamisega, Triin Agan Ju hatuse liige Hannes Mädo, jurist , [email protected] Saatja: "rahapesu - RAB" <[email protected]> Saaja: "Info - RAM" <[email protected]> Teema: Sisendi andmine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Kuupäev: 2025-12-29 07:29 Teie 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3 Meie 29.12.2025 nr 1.1-6/174-2 Tere Edastame sisendi Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. 1. How is management, preservation and archiving of documents by public authorities regulated? Please provide an official translation of the relevant regulations in one of the Council of Europe languages (English or French). Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused–Riigi Teataja <https://www.riigiteataja.ee/akt/129122024019?leiaKehtiv> Arhiiviseadus–Riigi Teataja <https://www.riigiteataja.ee/akt/113032019033?leiaKehtiv> Arhiivieeskiri–Riigi Teataja <https://www.riigiteataja.ee/akt/114072023005?leiaKehtiv> Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja <https://www.riigiteataja.ee/akt/122032011010?leiaKehtiv> Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus–Riigi Teataja <https://www.riigiteataja.ee/akt/114032025023?leiaKehtiv> Rahapesu Andmebüroo teabehalduse kord Rahapesu Andmebüroo dokumentide liigitusskeem 2. Are all documents held by a public authority registered? If so, what information about the documents is put on the register? Who is responsible for the registration? At which point does registration take place? Registreeritakse dokumendid, mis on asutuse tegevuse seisukohalt olulised. Dokumendid registreeritakse dokumendihalduse süsteemis (DHS) esimesel võimalusel ja hiljemalt järgmisel tööpäeval. Registreerimist teostavad dokumendihalduse eest vastutavad isikud, dokumendi looja või vastuvõtja. Registrisse kantav teave oleneb dokumendiliigist. Eesmärgiga tagada dokumendi leitavus, jälgitavus ja tõendusväärtus kantakse dokumendi registreerimisel DHS-i vähemalt järgmised andmed: * dokumendi registreerimisnumber; * dokumendi kuupäev; * dokumendi liik (nt kiri, käskkiri, leping); * dokumendi pealkiri või lühisisu; * saatja või adressaat; * dokumendi koostaja või vastutav isik; * juurdepääsupiirang, kui see on kehtestatud; * vajaduse korral viide seotud dokumentidele või menetlusele. 3. Are there any exceptions applied to the requirements for registration of documents based on their content? Avalikus dokumendiregistris (ADR) kuvatakse sissetulevad kirjad, väljaminevad kirjad, käskkirjad ja lepingud. Muud dokumendiliigid registreeritakse DHS-is ja ADR-is neid ei kuvata. 4. Are there some instructions or policies in place as regards registration of correspondence sent directly to/from a public official? DHS-is registreerimise põhimõtted on kirjeldatud asutuse teabehalduse korras ja põhiprotsessides. 5. Are the registers of official documents public? ADR-is kuvatakse sissetulevad ja väljaminevad kirjad, käskkirjad ja lepingud. 6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same way as physical documents? Ei registreerita SMS-e ja muude äppide kaudu saadetud kirju, sõnumeid ja dokumente. 7. Do public authorities use a common system for registering documents, or does each public authority use its own system for registration? Rahapesu Andmebüroo kasutab dokumendihalduse süsteemi Delta. 8. What criteria do public authorities apply for storing official documents? For example, in what format and where documents are stored? Rahvusarhiivi poolt ette antud vormingud, mis on toodud Arhiivieeskirja lisas nr 1. Valdavalt on dokumendid pdf, asice, csv, xls, jpeg, mp4, jpg, png. Dokumente säilitatakse DHS-is vastavalt dokumentide loetelus kehtestatule. 9. What criteria do public authorities apply for the retention of documents and what retention periods are applied? Vastavalt asutuse dokumentide liigitusskeemile on määratud dokumentide säilitustähtajad, mis tulenevad kas seadusest või asutuse vajadustest. Säilitustähtajad on kehtestatud Rahvusarhiivi hindamisotsusega ning arhivaalid kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi vastavalt arhiivieeskirjale. 10. What criteria do public authorities apply for transferring documents to archives? Arhiivi üleandmine toimub Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel. Kõik dokumendid, millele on antud arhiiviväärtus, antakse Rahvusarhiivile üle alatiseks säilitamiseks. 11. What criteria do public authorities apply for eliminating/destroying documents? Dokumente hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist vastavalt asutuse dokumentide liigitusskeemile ja kehtestatud säilitustähtaegadele. Dokumentide hävitamine toimub kooskõlas õigusaktidega ja Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel. 12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards document management and preservation (from courts, ombudsmen, information commissioners, etc). Puuduvad. Lugupidamisega Rahapesu Andmebüroo | Estonian Financial Intelligence Unit Pronksi 12, Tallinn | www.fiu.ee <https://www.fiu.ee> Teie 28.11.2025 nr 7-2/9004 Justiits- ja Digiministeerium Meie 12.01.2026 nr 11-3.1/5180-11 [email protected] Sisendi andmine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Edastame Rahandusministeeriumi ja ministeeriumi haldusala asutuste vastused dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. Vabandame vastuse viibimise pärast. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kristo-Taavi Ruus ühisosakonna juhataja Lisad: 1. Rahandusministeeriumi vastus.pdf 2. Maksu- ja Tolliameti vastus.asice 3. Statistikaameti vastus.asice 4. Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse vastus.asice 5. Riigi Tugiteenuste Keskuse vastus.asice 6. Rahapesu Andmebüroo vastus.eml 7. AS Eesti Loto vastus.asice Kärt Allert 626 9307 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272  Rahandusministeeriumi vastused dokumentide haldamise ja säilitamise küsimustele 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Ministeeriumi dokumentide ja teabe haldamisel juhindutakse õigusaktidest (nagu arhiiviseadus, arhiivieeskiri, teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, avaliku teabe seadus, haldusmenetluse seadus, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus, isikuandmete kaitse seadus, e-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus jne) ja ministeeriumis kehtestatud dokumendihalduskorrast ning liigitusskeemist. 2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub? Dokumendihaldussüsteemis registreeritakse ministeeriumisse saabunud, väljasaadetavad ja asutusesisesed dokumendid (näiteks ministeeriumis koostatud õigusaktide eelnõud ja õigusaktid, haldusaktid, lepingud, saabunud ja väljasaadetavad kirjad, otsused, protokollid, aktid, aruanded, majasisesed dokumendid). Dokumendid registreeritakse üldjuhul dokumendi saabumise või hiljemalt järgmiselt tööpäeval või dokumendi allkirjastamisel. Posti teel või ministeeriumi üldisele e-posti aadressile saabunud dokumendi registreerib dokumendihalduse spetsialist. Dokumendihaldussüsteemi kantakse avaliku teabe seadusest tulenevad andmed ja lisaks dokumenti identifitseerivad andmed, mis võivad olla dokumendi liigiti erinevad. Dokumendihaldussüsteemi kantakse minimaalselt avaliku teabe seadusest tulenevad andmed: 1. kellelt on saabunud või kellele väljastatud; 2. saabumise või väljastamise kuupäev; 3. dokumendi rekvisiidid (dokumendi number ja kuupäev, pealkiri, vastutaja/koostaja; allkirjastaja); 4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri, leping vms); 5. dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud. 3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid? Jah. Dokumendihaldussüsteemis ei registreerita dokumendihalduskorrast lähtuvalt näiteks kutseid üritustele, mis ei ole seotud ministeeriumi tööga, anonüümkirju (isikut ei ole võimalik kindlaks teha ja puuduvad isiku sideandmed), kirju, millel on rämpsposti tunnused, ministeeriumi teenistujate ja osakondade vahelist kirjavahetust, reklaammaterjale. Samuti ei registreerita dokumendihaldussüsteemis asutusesiseseid tööfaile (mustandid), mida hoitakse Sharepointis. 4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta? Ministeeriumi dokumendihalduskord reguleerib ja seab kohustuse, et iga teenistuja tagab oma tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise selle sisust tulenevalt. Registreerimisele kuuluvad näiteks teabenõue, märgukiri, selgitustaotlus, kaebus, samuti e- kirjad, mis näiteks sisaldavad konkreetse asja menetluses tähtsat fakti või asjaolu. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Ministeeriumi dokumendihaldussüsteemi avalik dokumendiregister on leitav ministeeriumi veebilehelt. Avalikus dokumendiregistris avalikustatakse dokumente avaliku teabe seaduse § 12 tulenevalt. 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Ministeeriumi dokumendihalduskord reguleerib ja seab kohustuse registreerida dokumendihaldussüsteemis teenistuja tööalasele e-postkasti saabuvad tõendusväärtusega e- kirjad ja koostatud e-kirjad nende sisust tulenevalt. SMS-sõnumeid ja Teamsi vestlusi dokumendihaldussüsteemis ei registreerita. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? Rahandusministeerium kasutab dokumendihaldussüsteemi Delta. Rahandusministeerium haldab vastutava töötlejana allolevaid andmekogusid, mida kasutavad ka teised riigiasutused: Andmekogu Põhimäärus Volitusnorm Riigi kinnisvararegister Riigi kinnisvararegistri Riigivaraseadus pidamise põhimäärus Audiitortegevuse register Audiitortegevuse registri Audiitortegevuse seadus asutamine ja registri pidamise põhimäärus Väärtpaberite register Väärtpaberite registri pidamise seadus Riigiabi ja vähese tähtsusega Riigiabi ja vähese tähtsusega Konkurentsiseadus abi register abi registri põhimäärus 8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? Dokumentide säilitamisel juhindume arhiivieeskirjast, ministeeriumis kehtestatud dokumendihalduskorrast ja liigitusskeemist. Arhiivieeskirjaga on kehtestatud arhiivipüsivad vormingud, valdavalt on dokumendid .docx, .xlsx, .pdf, .asice, .eml või .msg vormingus. Dokumentide haldamine toimub dokumendihaldussüsteemis kuni hävitamiseni või Rahvusarhiivile üleandmiseni. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide haldamine vastavalt nende põhimäärustele või kasutusjuhendile. 9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse? Dokumentidele, sealhulgas infosüsteemides olevale teabele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse seadustes ja muudes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud säilitustähtajast. Kui säilitustähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud õigusaktiga, arvestatakse: faktide või tegevuse tõestamise ja isikute õiguste kaitse vajadust; ministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust; avaliku arhiivi võimalikku huvi. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta või sündmuse toimumise lõppemisest. Dokumendi säilitustähtaeg võib olla alatine või määratud aastates või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega. 10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi? Arhivaalide korrastamisel ja üleandmisel Rahvusarhiivile juhindume arhiivieeskirjast ja Rahvusarhiivi juhistest. 11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, hävitatakse peale säilitustähtaja möödumist poole aasta jooksul. Dokumentide hävitamisel juhindutakse kehtestatud liigitusskeemist ja Rahvusarhiivi hindamisotsustest. Dokumendid hävitatakse kas dokumendi füüsilise hävitamise teel, kasutades vastava teenuse osutamisele spetsialiseerunud ettevõtte teenust, või kustutades digitaalse teabe selle kandjalt nii, et selles sisalduvat teavet ei ole võimalik taastada. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide ja teabe hävitamine vastavalt infosüsteemi põhimääruses sätestatule. 12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms). Rahandusministeeriumil puudub kohtupraktika dokumentide haldamise ja säilitamise valdkonnast.