Töökorraldus juhendite (P18_J02, P18_J03, P18_J04) kinnitamine

Kontori - ja kuvari töö ohutusjuhend 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1. Eesmärk Ohutusjuhendi eesmärk on anda töötajale selged juhised ohutuks, tervist hoidvaks ja ergonoomiliseks kontori- ja kuvari tööks nii büroos kui kodukontoris. Juhend aitab ennetada tööga seotud tervisekahjustusi, tööõnnetusi ning vaimse ülekoormuse teket. 1 . 2 . Rakendusala Juhend kehtib kõigile töötajatele , kes teevad kontori - või kuvariga tööd: ministeeriumi bürooruumides K odukontoris muus kokkulepitud kaugtöö tegemise kohas . Juhendi töökoha kujundamise, tööasendi, puhkepausid ja tervise hoidmise nõuded kehtivad sõltumata töö tegemise asukohast. 1.3. Seos teiste juhenditega Käesolev juhend reguleerib kontori- ja kuvaritööga seotud tervise- ja ohutusnõudeid ning töötaja tegutsemist tööohutuse probleemide korral . Töö tegemise asukoha, hübriidtöö kokkulepete, suhtluse ja töökorralduse osas lähtutakse hübriidtöö põhimõtetest (P18_J02) . Tööinfo hoidmisel ja jagamisel lähtutakse teabehalduse juhendist (P01) ning tööseadmete kasutamisel IT-vara kasutamise juhendist. Kui käesolev juhend viitab teisele juhendile, ei korrata selle nõudeid siin üksikasjalikult. 2 . Rollid ja kohustused 2.1. Töötaja järgib käesolevas juhendis toodud tööohutuse, ergonoomika ja tervise hoidmise põhimõtteid kujundab oma töökoha võimal uste piires ergonoomiliseks kasutab töövahendeid sihipäraselt ja heaperemehelikult teeb regulaarselt puhkepause ja vahetab keha asendeid ei kõrvalda ise elektri- ega muid tehnilisi rikkeid, kui selleks puudub pädevus Annab teada töökoha puudusest, ohtlikust olukorrast, tööga seotud tervisevaevusest ja töö käigus toimunud õnnetusest peatükis 4 kirjeldatud korras. 2.2. Tööandja korraldab kuvariga töö nii, et töötaja saab vaheldada arvutitööd muude ülesannetega või pidada puhkepause hindab vajaduse korral koos töötajaga töökoha ja töökorraldusega seotud riske ja probleeme ning lepib võimaluse korral kokku parendustegevused t eeb juhendi töötajatele kättesaadavaks 3 . Üldised ohutusnõuded Kontori - ja kuvari töö l võivad esineda järgmised peamised ohud: pikaajalisest istumisest, sund asendist ja korduvatest liigutustest tulenevad luu- ja lihaskonna vaevused silmade väsimus, kuivus ja nägemise ülekoormus töökoormuse, töökorralduse, suhtlemise või muude tööga seotud psühhosotsiaalsed ohutegurid komistamine, libisemine ja kukkumine elektrioht väiksemad lõike- ja olmevigastused k augtööl lisaks töökoha puudulik ergonoomika, ebapiisav valgustus , töö- ja eraelu piiri hägustumine ning muud kodusest töökeskkonnast tulenevad riskid. 4. Tegutsemine ohu, terviserikke ja tööõnnetuse korral Kui märkad olukorda, mis võib ohustada sinu või teiste inimeste elu või tervist, lõpeta võimalusel ohtlik tegevus ning väldi enda või teiste sattumist ohtu. Kui toimub õnnetus või äkiline terviserike: Hinda olukorda ja taga ohutus . Ära sea ennast abi andmisel ohtu. Anna vajadusel esmaabi . Büroos saad pöörduda väljaõppe saanud esmaabiandja poole. Esmaabiandjate kontaktid on leitavad korruste köökides või siseveebis personaliportaalis töökeskkonna teemalehel. Tõsise vigastuse, äkilise terviserikke või vahetu ohu korral helista 112 . Teavita juhtunust esimesel võimalusel oma vahetut juhti ja töökeskkonnaspetsialisti , ka juhul, kui esialgu tundub vigastus väike. Kui töötaja ise ei saa juhtunust teatada, teeb seda võimalusel õnnetuse pealtnägija või teine töötaja. Säilita võimalusel õnnetuskoht muutmata, kui see ei tekita täiendavat ohtu ega takista abi osutamist. Tööandja selgitab peale teate saamist välja juhtunu asjaolud ja hindab kas tegemist oli tööõnnetusega. Vajaduse korral korraldatakse tööõnnetuse uurimine ja rakendatakse meetmeid sarnase juhtumi kordumise vältimiseks. Samu põhimõtteid tuleb järgida ka siis, kui õnnetus juhtub kodukontoris või muus kokkulepitud kaugtöö tegemise kohas tööülesande täitmise ajal. Kui sa ei ole kindel kas juhtunu võib olla tööõnnetus, teavita sellest siiski oma vahetut juhti ja töökeskkonnaspetsialisti. Kui sul tekib või süveneb tööga seotud tervisevaevus , näiteks selja-, kaela-, käe- või randmevaevus, silmade ülekoormus või tööga seotud vaimne ülekoormus, anna sellest teada oma vahetule juhile või töökeskkonnaspetsialistile. Vajaduse korral hinnatakse koos töötajaga töökoha, töövahendite või töökorralduse kohandamise vajadust. 5. Ohutu ja ergonoomiline töökoht 5 .1. Üldpõhimõtted Töökoht peab võimaldama töötada mugavas ja võimalikult loomulikus asendis. Tööasendeid tuleb päeva jooksul mitmeid kordi vahetada. Tööpind peab olema piisavalt suur, et paigutada kuvar, klaviatuur, hiir ja muud töövahendid sobivalt. Töötajal peab olema piisavalt ruumi käte toetamiseks, jalgade liigutamiseks ja tööasendi muutmiseks Töökoht tuleb võimaluse korral kohandada enne töö alustamist ning uuesti üle vaadata kui töövahendid, töökoht või ülesanded muutuvad. 5 .2. Kuvar Paiguta kuvar enda ette Kuvari kõrgus ja kaldenurk peavad olema reguleeritavad. Kuvar peaks asuma silmade kõrgusel või veidi madalamal. Kahe kuvariga tööta misel paiguta kuvarid nii , et väheneks vajadus pidevalt pead ja kaela pöörata: kui kasutad üht kuvarit rohkem, paiguta see otse enda ette ja teine selle kõrvale Kui kasutad mõlemat kuvarit võrdselt, paiguta kuvarite ühenduskoht enda ette Kuvarite ülemised servad võiksid olla ligikaudu samal kõrgusel Vaate muutmisel väldi pidevat kaela pööramist ning pööra vajadusel kogu keha koos tooliga Kui s a ei kasuta kahte kuvarit korraga, siis lülita ühe kuvari ekraan välja. Ühe kuvariga töötades peaks olema õige isteasend selline, nagu pildil: left 0 0 0 5 .3. Klaviatuur ja hiir K laviatuur peab olema eraldiasetsev, mati pinnaga ja v õimalusel kaldega. Klaviatuur ja hiir peavad paiknema käeulatuses samal tasapinnal. Randmed peaksid olema võimalikult neutraalses asendis. Klaviatuuri ees peab olema ruumi käte ja randmete toetamiseks. 5 .4. Laud ja tool T öötool peab olema stabiilne ega tohi tavapärasel kasutamisel kõikuda, libiseda ega ümber minna . I stme kõrgus peab olema reguleeritav. Reguleeri istme kõrgus nii, et jalad toetuvad põrandale või vajadusel jalatoele . S eljatoe asend ja kaldenurk peavad olema muudetavad. Seljatugi peab toetama alaselga . Reguleeritava kõrgusega lauda kasutades vaheta päeva jooksul istuvat ja seisvat tööasendit. Püsti töötades: reguleeri laud sellisele kõrgusele, et õlad jäävad lõdvestunuks ja käsivarred saavad mugavalt toetuda paiguta kuvar otse enda ette ära seisa pikalt liikumatult ühes asendis vaheta regulaarselt seisuasendit, istumist ja liikumist. 5 .5. Sülearvutiga töötamine Kui töötad sülearvutiga pikemalt, kasuta võimaluse korral eraldi kuvarit, klaviatuuri ja hiirt või muid abivahendeid, mis võimaldavad hoida kuvari sobival kõrgusel ja töötada neutraalsemas asendis . Diivanil, voodis või muus ebasobivas asendis töötamine võib sobida lühiajaliselt, kuid ei tohiks olla tavapärane pikaajalise kuvaritöö tööasend. 6 . T öötamine ja puhkepausid 6 .1. Puhkepausid kuvaritööst Kuvariga töötamist tuleb regulaarselt katkestada kas teiste tööülesannete tegemise või puhkepausidega . Kuvariga töötamise katkestused peavad kokku moodustama vähemalt 10% kuvariga töötamise ajast. Katkestusi on soovitatav teha sagedamini ja lühemalt, mitte koguda neid üheks pikaks pausiks. Näiteks võib regulaarselt: eemalda da pilgu kuvarilt ja vaadata kaugusesse tõusta püsti muuta tööasendit teha mõni tööülesanne, mis ei nõua kuvari vaatamist liikuda ja sirutada. 6.2. Tööasendi vahetamine ja liikumine Ka ergonoomiliselt sobivas tööasendis ei ole hea pikalt liikumatult püsida. Seetõttu: vaheta tööasendit päeva jooksul korduvalt tööta võimaluse korral vahepeal püsti tee venitusi kaela-, õla- ja seljapiirkonnale väldi pikka järjestikust liikumatut istumist. Puhkepauside ajal on soovitatav liikuda, sirutada või teha lihtsaid harjutusi. Head harjutused leiad Tööinspektsiooni õppevideost Töö istuvas asendis . 6 . 3 . Silmade hoidmine Arvutitöö koormab silmi ning võib põhjustada kuivust, väsimust ja nägemise üleping et . Selle vä hendamiseks : paiguta kuvar nii, et sellele ei langeks häirivaid peegeldusi taga töökoha piisav valgustus vaata regulaarselt kuvarist eemale ja kaugusesse reguleeri kuvari heledus ja teksti suurus enda jaoks mugavaks kasuta 20-20-20 põhimõtet: iga 20 minuti järel vaata vähemalt 20 sekundiks umbes 6 meetri kaugusele (20 jalga – sellest tuleb põhimõtte kolmas „20“). K ui silmade väsimus, nägemishäired või muud vaevused püsivad, tegutse käesoleva juhendi peatükis 4 kirjeldatud viisil. 7 . Psühhosotsiaalsed ohutegurid 7.1. Tööga seotud psühhosotsiaalsed riskid Psühhosotsiaalsed ohutegurid võivad olla seotud muu hulgas töökoormuse, töötempo, rollide ja vastutuse ebaselguse, vähese toe, konfliktide , töökiusu või diskrimineerimise ning töö- ja eraelu piiride hägustumisega. Töötaja : annab juhile teada, kui töökoormus või tähtajad ei võimalda tööülesandeid mõistlikult täita räägib juhiga , kui töökorraldus või tööga seotud suhted põhjustavad püsivat ülekoormust või stressi annab teada töökiusu, ahistamise, diskrimineerimise või muu sobimatu käitumise juhtumitest hoiab võimaluse piires töö- ja puhkeaja piiri ning annab juhile teada, kui töökorraldus seda järjepidevalt ei võimalda. 7.2. Abi saamine Tööga seotud vaimse tervise või psühhosotsiaalse mure korral võib töötaja pöörduda oma vahetu juhi, personaliosakonna, töökeskkonnaspetsialisti või töökeskkonnavoliniku poole. Töökiusu ja diskrimineerimise märkamiseks ja juhtumitest teavitamiseks lähtutakse Turvalise töökeskkonna juhendist ( vt siin ). Tööandja pakutavate vaimse tervise tugivõimaluste info on leitav siseveebis personaliportaalis töötervishoiu teemalehel ( vt siin ). 8. Büroos töötamise ohutusnõuded 8 .1. Liikumine büroos Liikudes büroos vaata ette, ole tähelepanelik ümbruse suhtes ja ära kõnni telefoni vaadates. Hoia käiguteed vabad . Teata lahtistest juhtmetest, libedatest pindadest ja muudest komistusohtudest. Ära jä t a isiklikke esemeid käiguteele ega evakuatsiooniteedele. 8 .2. Elektriohutus Vooluvõrku ei tohi ühendada isiklikke elektriseadmeid (v.a mobiiltelefoni laadija). Kui sul on vältimatu vajadus töö tegemiseks mõnda kodunt kaasa toodud seadet vooluvõrku ühendada, uuri Rahandusministeeriumi üldosakonna haldus talituses t, kas see on lubatud. Kui märkad katkist elektrijuhet vms , ära hakka seda ise puudutama või parandama . Teata probleemist haldustalitusele. 8 .3. Esmaabi büroos Esmaabivahendid asuvad ministeeriumi korruste köökides. Väljaõppe saanud esmaabiandjate kontaktid on leitavad korruste köökides ja siseveebis personaliportaalis töökeskkonna teemalehelt ( vt siin ). Töö käigus toimunud õnnetuse korral tegutse lisaks peatükis 4 “Tegutsemine ohu, terviserikke ja tööõnnetuse korral” kirjeldatud viisil. 9 . Kodukontoris töötamise eripärad K äesoleva juhendi töökoha ergonoomika, kuvaritöö, puhkepauside, tervise hoidmise ja probleemidest teavitamise põhimõtted kehtivad ka kodukontoris töötades . Hübriidtöö korralduse, töö tegemise asukoha, suhtlusviiside ja muude töökorralduslike küsimuste puhul lähtutakse hübriidtöö põhimõtetest (P18_J02). 9 .1. Kodukontori täiendavad riskid Kodukontor is pööra lisaks tähelepanu sellele, et töökoht oleks piisavalt valgustatud käiguteedel ei oleks juhtmeid ega muid komistamist põhjustavaid esemeid töövahendid oleksid ohutult paigutatud ja töökorras tööruumis oleks nõuetekohane suitsuandur ning vajadusel vinguandur töökoht võimaldaks teha kuvaritööd käesolevas juhendis kirjeldatud ergonoomilisel viisil. 9 .2. Kui kodukontori tingimused muutuvad Kui kodukontori tingimused muutuvad nii, et seal ei ole võimalik ohutult või tervist hoidvalt töötada, teavita sellest oma juhti. Vajaduse korral hinnatakse koos töötajaga töökoha riske ja lepitakse kokku sobiv lahendus. 10. Abi ja kontaktid Töökeskkonnaspetsialisti, töökeskkonnavolinike ja töökeskkonnanõukogu liikmete nimed ja kontaktid on leitavad SISE_SOM töökeskkonna teemalehelt . Olukord Kuhu pöördun? Vahetu oht, raske vigastus või äkiline terviserike 112 Tööõnnetus Vahetu juht ja töökeskkonnaspetsialist Tööga seotud tervisevaevus Vahetu juht või töökeskkonnaspetsialist Töökoormus või psühhosotsiaalne probleem Vahetu juht, personaliosakond, töökeskkonnaspetsialist või töökeskkonnavolinik Töökius või diskrimineerimine Turvalise töökeskkonna juhendis toodud kanalid Bürooruumi või mööbli puudus Rahandusministeeriumi ühisosakonna haldustalitus või töökeskkonnaspetsialist IT-vahendi rike IT-abi Esmaabi büroos Esmaabiandjate kontaktid korruste köökides ja SISE-SOM-is. Ohtlik olukord või muu tööohutuse probleem Vahetu juht või töökeskkonnaspetsialist 1 1 . Seotud dokumendid ja lisad Hübriidtöö põhimõtted (P18_ J02 ) Teabehalduse juhend (P01) IT-vara kasutamise juhend Turvalise töökeskkonna juhend 1 2 . Dokumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioonist 2. Versioon Muudatuse sisu Hübriidtöö põhimõtted 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1 . Eesmärk Hübriidtöö juhendi eesmärk on luua Sotsiaalministeeriumis ühine ja selge arusaam hübriidtöö korraldusest ning toetada selle ühtset rakendamist. Juhend aitab kokku tuua hübriidtöö põhimõtted, rollid ja ootused, et tagada sujuv koostöö, tulemuslik töökorraldus, töötaja võrdne kohtlemine nin g töö- ja eraelu tasakaal. Samuti aitab juhend teha teadlikke valikuid töö tegemise aja, koha ja viisi osas , arvest ades tööülesannete iseloomu, meeskonna vajadusi ja organisatsiooni eesmärke. 1 . 2 . Rakendusala Juhend reguleerib hübriidtöö korraldust Sotsiaalministeeriumis ning hõlmab töö tegemist eri asukohtades, töökorralduslikke kokkuleppeid, koostöö- ja suhtlusviise, töövahendite ja töökohtade kasutamist, kodukontoriga seotud tingimusi ning tööohutuse ja töötervishoiu nõudeid. Tööohutuse ja töötervishoiu nõuete täitmisel lähtutakse ka kontoritöötaja ohutusjuhendist. Juhend kehtib kõigile ministeeriumi t eenistujatele , kelle töökorraldus toimub täielikult või osaliselt hübriidtöö vormis. 1.3. Mõisted Hübriidtöö on paindlik töökorraldus, kus töötaja teeb tööd nii kontoris kui ka kaugtööna, lähtudes tööülesannetest ja kokkulepetest. Kaugtöö on töötamine distantsilt. Kaugtöö puhul on peamine töö tegemise koht kodukontoris või riigi loodud kaugtöökoht regioonis. Kodukontor on ruum või ala töötaja elukohas, mis vastab tööohutuse ja töötervishoiu nõudmistele ja mis on kas peamine töö tegemise koht (kaugtöö) või osaliselt kasutatav töötamise koht töötaja jaoks (hübriidtöö). Peamine füüsiline töö tegemise koht – peamine töökoht on töötamise asukoht ( kontor või kodukontor) , kus ta töötab rohkem kui poole tööajast. Tegevuspõhine kontor t ähendab, et töötajatel ei ole oma kindlaid töö tegemise koht i , vaid nad valivad töö tegemise koha kasutada olevate töö tegemise kohtade hulgast vastavalt käsil olevale tööle. Töö tegemiseks on loodud nii vaikseid süvenemise tööruume, ajurünnakute-, kliendikohtumiste- ja ka puhkeruume. Töötajad võivad töökohti vahetada mitmeid kordi päeva jooksul. Tiim on grupp töötajaid, kes töötab koos ühise ülesande ja/või eesmärgi täitmise nimel. Tiimi liikmed ei pea olema ühest struktuuriüksusest. T eenistuja on asutusega avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olev ametnik või eraõiguslikus töösuhtes olev töölepinguline töötaja. 1. 4 . Üldised põhimõtted 1.4.1 Töö tegemise füüsilise asukoht on soovituslik planeerida lähtuvalt tööülesannete iseloomust ja eesmärgist: Süvenemist nõudev töö, nt virtuaalne ja kirjalik info jagamine, tekstiloome, planeerimine jne Eelistatud kodukontor või kontoris vaikse töötamise alad. Tiimi tunde ja sidususe hoidmine ning tugevdamine , nt koostöökohtumised, strateegia koosolekud, ajurünnakud, uute lahenduste loomine, uue töötaja sisseelamine jne Kontoris koostöö ja koosolekute aladel ning virtuaalselt ja hübriidvormis. . Tugeva tiimitunde olemasolul enamik kohtumisi (kaaluda sobivust innovatiivsete lahenduste loomisel) Virtuaalsed või hübriidvormis kohtumised, arvestades seejuures töö iseloomu ja kohtumise eesmärki. 1.4.2 Töötades asukohast sõltumata lähtume vastastikusest usaldusest, kokkulepetest, sujuvast koostööst ja arvestavast suhtlusest. 1.4.3. Sujuva koostöö ja sidususe tagamiseks on olulised regulaarsed kohtumised . Selleks peab olema: ✅ kokku lepitud regulaarsed 1:1 kohtumised juhi ja töötaja vahel . Soovituslik sagedus on uue töötaja puhul üks kord nädalas kohtudes soovituslikult ühes ruumis, hiljem minimaalselt üks kord kuus; ✅ kokku lepitud regulaarsed tiimikoosolekud . Soovituslik sagedus on minimaalselt üks kord kuus; ✅ tiimitunde tagamiseks tiim i motivatsiooni päeva(d) kaks korda aastas, sh tiimi jõulud; ✅ kokku lepitud tiimi hübriidtöö must e r , mis sobib töö iseloomu ja töötajate vajadustega 1.4.4 Kolleegidega suhtlemisel arvestame üksteise töökorralduse ja vajadusega . Enne pöördumist vaatame võimalusel kolleegi Outlooki kalendrit ning arvestame ka tema Teamsi staatusega. 1.4.5. Kui töötaja on haigestunud ja võib kolleege nakatada, jääb ta haiguslehele või töötab kokkuleppel juhiga kaugtöö vormis. Haiguslehe korral tuleb töötajal teavitad a sellest oma vahetut juhti ning mär kida eemaloleku ka Outlooki kalendrisse ja e-p osti automaatvastusesse. 1.4.6. Tulemusliku töökorralduse ning töö- ja puhkeaja tasakaalu tagamiseks järg i me meie koosolekute head tava ( P18_J03 ) . 1.4.7. Uute töötajate siss e elamise süsteemne ja läbimõeldud protsess on paindlikus töökorralduses võtmetähtsusega ning seda tuleb juhil ja tiimil teadlikult toetada ja järgida ( P09 ). 1.4.8 Töölähetuse algpunktiks loetakse töölepingus/ametisse määramise käskkirjas märgitud töö tegemise asukohta. Töötaja viibib töölähetuses juhul, kui tööandja saadab ta tööülesandeid täitma tema tavapärasest ehk kokkulepitud töötamise kohast erinevasse kohta. ( Lähetus te protsessi P04 ) 2 . Kaugtöö ja kodukontor Kaugtöö eesmärk on võimaldada töö- ja isikliku elu paindlikumat seostamist, andes igale töötajale võimaluse osaleda oma töö korraldamises vastavalt personaalsele tööstiilile ning vajadustele, et tõsta töö tulemuslikkust . Sotsiaalministeeriumis on kaugtöö soositud ja toetatud . Meile on oluline kokkulepitud tulemuste tähtaegne teostus, mitte kontoris ega arvuti taga istudes veedetud tundide arv. Kaugtöö d tehes : tööta n kokkulepitud töötundide ulatuses ja jälgi n teadlikult tööst puhkamise põhimõtteid (pausid, tööaja norm päevas 8h ja nädalas 40h) kasut an asutusesiseseks suhtlus eks Teams rakendus t tagan ekraanil oleva info ja dokumentide konfidentsiaalsuse ning väldin avalikus ruumis tundliku info töötlemist lähtu n teabehalduse juhendist (P01) , IT-vara kasutamise juhendist (P10_J01) ja koosolekute heast tavast (P18_J03) . 2 .1. Avaldus püsivalt kodukontoris töötamiseks Püsivalt kodu k ontoris töötamise eelduseks on : katseaja lõppemine (töötatud on vähemalt 4 kuud) , arutelu ja kokkulepe juhiga , et selline töötamise viis on töötajale sobilik. Erandina võib kodukontoris töötamine toimuda ka enne katseaja lõppemist, kui see on juhiga eraldi kokku lepitud. Jrk Tegevu s Tähtaeg Vastutaja Teeb avalduse RTIP keskkonnas Pärast katseaja lõppu Teenistuja Saadab töötajale PlanPro ´sse kodukontori riskide hindamise küsimustiku 3 tp Personali-spetsialist Täidab PlanPros kodukontori riskide hindamise küsimustiku ning läbib Digiriigi Akadeemia platvormil koolituse „ Töötervishoiu ja -ohutuse e-kursus “ neljanda moodul „Ergonoomilise töökeskkonna kujundamine“ 3 tp Teenistuja 2 . 2 . Töövahendid kodukontoris Teenistujale vajalikud IT-vahendid tagab tööandja vastavalt IT-vara kasutamise ja IT-vara haldamise ning tellimise juhendile (P10) . Kodukontori töökoha paigaldamine ja seadistus tuleb töötajal ise korraldada lähtudes tööandja tööohutuse ja – tervishoiu juhistest (P18_J04) . Tööandja ei hüvita kodukontoris töötamisega seotud kulusid nagu elekter ja isikliku mobiiltelefoni kasutamine jms. Kaugtööl olles täidab töötaja kohustusi, mis on sätestatud ministeeriumi teabehalduse juhendis ( P01) . 2.3 . Kodukontori kulude hüvitamine Töötajal, kes on valinud kodukontori kui peamise töökoha avalduse esitamisega RTIP keskkonnas, on õigus taotleda kodukontori sisseseadmisega seonduvate kulude osalist hüvitamist järgnevas korras: Osaliselt hüvitamisele kuuluvad töövahendid on töölaud ja töötool Töötaja võib hüvitist taotleda ühekordselt kuni 200 (kahesaja) euro ulatuses (laua ja tooli eest kokku). Hüvitatakse tegelik kulu kuludokumendi alusel, kuid mitte rohkem kui 200 euro ulatuses. Hüvitatavad töövahendid peavad tagama ergonoomilise tööasendi (töölaud peab olema standardsele kirjutuslauale vastava kõrgusega või reguleeritava kõrgusega ja töötool peab vastama ohutusjuhendis kirjeldatud nõuetele). Hüvitise saamiseks esitab töötaja majanduskulude aruande koos kuludokumentidega RTIP majanduskulude moodulis : -402866 39149 2806728 169020 K ui töötamise aeg organisatsioonis on peale hüvitise saamist lühem kui üks aasta (12 kuud), siis võivad tööandja ja töötaja kokku leppida hüvitise proportsionaalses tagasi maksmises töötaja poolt. Individuaalselt kokkulepitav töötaja poolt tagasi makstav summa ei tohi olla suurem kui 50% saadud hüvitisest. 2.4 . Kaugtöökohad riigimajades Ajutiselt kaugtöö tegemiseks regioonides saab eelneva broneeringu alusel kasutada riigimajades asuvaid augtöökohti. Nende kohta leiad info siit: Kaugtöökohad | Riigi Kinnisvara 2.5. Kaugtöö tegemine välisriigis Välisriigis töötamine tuleb alati enne juhiga kokku leppida ja kooskõlastada. Otsuse tegemisel vaadatakse, millises riigis ja kui kaua soovid töötada, milliseid tööülesandeid seal täidad ning kas sellega kaasneb töökorralduse, infoturbe, andmekaitse, julgeoleku, maksude või sotsiaalkindlustusega seotud riske. Kui soovid välisriigist töötada järjest vähemalt 30 kalendripäeva või teed seda regulaarselt, tuleb esitada Riigitöötaja Iseteeninduses kaugtöö avaldus, milles märgid sihtriigi, välisriigis töötamise aja ja põhjuse. Sinu juht hindab kas välisriigist töötamine sobib tööülesannete ja ti imi töökorraldusega. Välisriigist töötades peab töötaja ise välja selgitama kas tema maksuresidentsus muutub või kas tal tekib sihtriigis isiklik maksu- või deklareerimiskohustus. SoM hindab vajadusel koostöös Riigi Tugiteenuste Keskusega tööandjale tekkivaid maksu- ja sotsiaalkindlustuskohustusi, sh vajadust taotleda A1 tõend või muu vajalik dokument. Töötaja peab esitama selleks vajaliku info. Kui välisriigis töötamisega kaasnevaid kohustusi ei ole võimalik piisavalt selgelt hinnata või need on tööandjale ebamõistlikult koormavad, võib SoM jätta kaugtöö kooskõlastamata. Riskiriigis on kaugtöö ja tööseadmete kasutamine üldjuhul keelatud ning erand on võimalik ainult põhjendatud juhul. Välisriigist töötades järgib töötaja lisaks käesolevale dokumendile ka juhendit “Kaugtöö tegemise juhis kolmandates riikides” . Tööseadmete kasutamise, riigipõhiste piirangute ja tehnilise ligipääsu ning intsidendi korral tegutsemise kohta on täpsemad juhised leitavad RIT juhendist “Töö tegemine reisides ja välislähetustel”. Tööinfo hoi dmisel ja jagamisel lähtutakse teabehalduse juhendist (P01). Juba antud kooskõlastust võib muuta või tühistada, kui muutub sihtriigi olukord, reisisoovitus, ligipääsupiirang või mõni muu asjaolu, mille põhjal luba anti. 3. Töötamine kontoris Kontoris töötamine tähendab töö tegemist ühises töökeskkonnas, kasutades kontori erinevaid alasid vastavalt tegevuse iseloomule ja otstarbele. Töökoht, koosolekuruumid, vaiksed alad ja koostööruumid on mõeldud kasutamiseks viisil, mis toetab nii keskendumist, koostööd kui ka sujuvat töökorraldust. Kontoris töötades oleme arvestavad ja avatud meelega. Kasutame erinevaid töötamise alasid vastavalt vajadusele ning korraga kasutame ühte töökohta. Vaikne ala , kus toimub töötamine avatud kontori formaadis, on mõeldud keskendumist nõudvaks individuaalseks tööks. Neis alades arvestame teiste töötajate vajadusega keskenduda, hoiame üldise mürataseme madalana ning väldime pikemaid vestlusi ja koosolekuid. Vaikses tsoonis töötades ei ole helistamine lubatud ning kõnede tegemiseks kasutame üldjuhul kõneboksi. Nõupidamiste ja koostöö alasid kasutame vastavalt broneeringule. Kui ruumi kasutamise vajadus ära langeb, tühistame broneeringu esimesel võimalusel. Töökorrustel nõupidamisruumides külalistele organiseeritult kohvi ei pakuta. Üldine töökorraldus kontoris : Üleriideid ja jalanõusid hoiame garderoobis Isiklikke asju hoiame hoiukapis Söömine toimub ainult kohvikus või korruse kööginurgas ning igaüks jälgib, et tal ei jääks nädalavahetuseks midagi külmkappi Töökorrustele külaliste toomisel vastutab kohtumise korraldaja, et külalised teadvustaksid ja jälgiksid kokkulepitud tegutsemise põhimõtteid. NB! korruste lõikes võivad olla täiendavad kokkulepped külaliste, väikeste laste ja lemmikloomade toomise, kaasavõetud toidu soojendamise, sünnipäevade jt tähtsate sündmuste tähistamise ning muu osas. 4 . Tööohutus ja tervishoid Tööandja ja töötaja lähtuvad töö tegemisel tööohutuse ja töötervishoiu nõuetest sõltumata töö tegemise asukohast. Kõik töötajad peavad tutvuma kontoritöötaja ohutusjuhendiga ( P18_J04 ) ning järgima selles toodud nõudeid. Tuleohutuse tagamisel kontoris lähtutakse ministeeriumite ühishoone tulekahju korral tegutsemise plaanist ( siin ) ja töötamisel teistes kontorites (nt riigimajades) sealsete st tulekahju korral tegutsemise plaanidest. Lisaks tuleb töötajal läbida tuleohutuse koolitus vähemalt üks kord aastas. Tööandja tagab tööohutuse ja töötervishoiu alase info, juhendite ja koolituste kättesaadavuse. Töötaja vastutab oma töökoha kasutamise eest viisil, mis ei ohusta tema enda ega teiste tervist ja ohutust . Töö andja hindab vajadusel koos töötajaga kodukontoris töötamisega seotud riske, vastavalt kodukontori riskide hindamise lehele. 5 . Seotud dokumendid ja lisad Sotsiaalministeeriumi t öökorralduse reeglid (P18_J01) Koosolekute korraldamise hea tava (P18_J03) IT-vara kasutamise juhend tööperele (P10_J01) Teabehalduse juhend (P10) Kontoritöötaja ohutusjuhend (P19_J04) Lähetuste protsess (P04) Värbamise, valiku ja sisseelamise protsess (P09) Kaugtöö tegemise juhis kolmandates riikides Kodukontori riskide hindamisleht 6. Dokumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. V ersioon Muudatuse sisu Koosolekute korraldamise hea tava 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1. Eesmärk Koosolekute korraldamise hea tava kirjeldab p õhimõtteid, mis toetavad efektiivsete ja kaasavate koosolekute korraldamist paindliku töö tingimustes. Kohtume eelkõige väärtuse loomiseks selliselt, et kõik osalejad töötavad koosoleku eesmärgi nimel maksimaalselt kaasa. Peame lugu teineteise ajast , oleme ettevalmistunud ja tulemuslikud. Paindliku töö toetamise ja järjepidevuse eesmärgil tagame informatsiooni võrdse kättesaadavuse ühistöökeskkonnas (vt P01) 1.2. Koosoleku planeerimine K oosolekuks planeerime minimaalselt vajaliku aja mitte harjumuspärase tunnikese . S tandardne koosoleku pikkus on 25 või 50 minutit , lähtu Outlook ’i seadist usest . K oosolekut kalendrisse pannes jätame kahe koosoleku vahele pausi , optimaalselt 10 minutit . A rvestame kaaskolleegi kalendriga , me ei planeeri koosolekuid teise süvenemisajale või lõunapausile . Koosoleku algusaega me ei planeeri enne kl 9.00 ja üldjuhul pärast 16.00. Enne pühi lühendatud tööpäevadel me ei planeeri ühiseid koosolekuid pärast 14.00. NB! E smaspäevad hoiame oma valdkonna koosolekuteks ja tiimi töö planeerimisek s. NB! Reeded hoiame koosolekute vabad, et tagada süvenemise aeg , teha nädala kokkuvõtted ning valmistuda uue nädala töödeks . 1 . 3 . Enne koosolekut Otsusta , kas koosolek on efektiivseim tööviis antud teema käsitlemiseks . K iire info jagamiseks tee telefonikõne või saada info Teams’i kaudu. S õnasta koosoleku eesmärk ja oodatav tulemus ning koosta päevakord . E dasta materjalid osalejatele hiljemalt koosolekule eelneval päeval , et nad saaksid end ette valmistada . K oosoleku kutse edasta vaid osalejatele, kellel on koosolekuga seoses kindel roll ja vastutus . NB! Sulle saadetud kutse edasi saa tmine kolleegi(de)le tuleb enne kooskõlasta da koosoleku korraldajaga . 1. 4 . Koosoleku ajal H oia kinni päevakavast ja ajalisest raamist, lepi kokku, kes jälgib kella ja kes teeb märkmeid . V irtuaalkoosoleku salvestamiseks ja transkribeerimiseks veendu kas kõik osalised on sellega nõustunud . L epi kokku küsimuste esitamiseviis ja see, kes seda haldab (käe tõstmise funktsioon ja chatis küsimine) . L epi vajadusel kokku jätkukohtumine ( follow u p ) . 1. 5 . Peale koosolekut K oo sta kokkuvõte/ protokoll/ memo (vt P01 p 2.3), kui koosolekul võetakse vastu otsuseid või kui koosoleku sisu on tähtis teada ka koosolekul mitteosalejatele . J aga kokkuvõtet osalejatega viisil, mis on koosolekul osalejatele ligipääsetav . Eelista ühistöökeskkonna kaudu jagamise võimalusi ( vt P01) . 2 . Seotud dokumendid ja lisad Hübriidtöö põhimõtted (P18 _J02) SoM töökorralduse reeglid (P18_J01) Teabehalduse juhend (P01) 3 . Dokumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. Versioon Muudatuse sisu KANTSLERI KÄSKKIRI 22.09.2026 nr 66 Töökorraldus juhendite (P18_J02, P18_J03, P18_J04) kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1 ja § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014 määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punkti 17 alusel: 1. Kinnitan dokumendid: 1.1. „Hübriidtöö põhimõtted“(Tähis: P18_J02_ver1) lisatud lisana 1; 1.2. „Koosolekute korraldamise hea tava“ (Tähis: P18_J03_ver1) lisatud lisana 2; 1.3. „Kontori- ja kuvaritöö ohutusjuhend“ (Tähis: P18_J04_ver1) lisatud lisana 3. (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler