Tähelepanu juhtimine

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp juhatus VAU Haldus OÜ [email protected] Meie 02.09.2026 nr 2.1-1/26/1510-3018-2 Tähelepanu juhtimine Andmekaitse Inspektsioon (AKI) on saanud pöördumise seoses äriregistris korteriomanike isikuandmete avalikustamisega, mis puudutab korteriühistuid, mille osas tegutseb VAU Haldus OÜ korteriühistute esindajana (valitsejana). Pöördumise kohaselt on VAU Haldus OÜ esitanud mitmete erinevate korteriühistute valitsejana äriregistrile korteriomanike üldkoosolekul osalenute info eraldi dokumentidena, mis sisaldavad korteriomanike nimesid, infot korteriomandi kohta ja konkreetse isiku hääletustulemusi. AKI selgitab teile isikuandmete edastamise põhimõtteid, et saaksite oma tegevuse seoses korteriühistute üldkoosoleku protokollide jm dokumentide äriregistris avaldamisega üle vaadata ja viia sisse vajalikud muudatused isikuandmete kaitse nõuete paremaks täitmiseks. Isikuandmeteks peetakse mistahes teavet tuvastatud või tuvastatava inimese kohta, sh tema nime, aadressi jm. Isikuandmete töötlemine on mistahes toiming isikuandmetega, sh nende edastamine kolmandale isikule või nende avaldamine. Isikuandmete töötlemist reguleerib peamiselt isikuandmete kaitse üldmäärus (IKÜM), mille artikkel 5 näeb ette üldpõhimõtted, millele igasugune isikuandmete töötlemine peab vastama. Muuhulgas peab vastavalt IKÜM art 5 lg 1 punktis a sätestatud seaduslikkuse põhimõttele esinema isikuandmete töötlemiseks IKÜM art 6 lõikes 1 sätestatud õiguslik alus. Korteriomanike üldkoosolekul osalenute nimekirja ja protokolli äriregistrile esitamise õiguslikuks aluseks on IKÜM art 6 lg 1 p c (seadusest tulenev kohustus) koostoimes äriregistri seaduse (ÄRS) § 26 lg 1 punktiga 12 ja mittetulundusühingute seaduse1 (MTÜS) § 21 lõikega 6. Nimelt on juriidilistel isikutel, sh korteriühistutel ÄRS § 26 lg 1 punktist 12 tulenev kohustus esitada äriregistrile koos kandeavaldusega ka kande aluseks olev organi otsus koos koosoleku protokolliga või protokolli väljavõttega. MTÜS § 21 lõike 6 kohaselt on üldkoosoleku protokolli lahutamatuks lisaks ärakiri koosolekul osalenute nimekirjast. Õigusliku aluse olemasolu ei tähenda siiski seda, et isikuandmete töötlemine on igal konkreetsel juhul õiguspärane. Töötlemine kui toiming peab olema õigusliku alusega ka kooskõlas. Teisisõnu võivad lisapiirangud tuleneda õiguslikust alusest enesest ja IKÜM artiklis 5 sätestatud töötlemise põhimõtetest, mida tuleb hinnata koostoimes IKÜM artiklis 6 sätestatud vajalikkuse kriteeriumiga. Konkreetsete isikuandmete töötlemine peab olema vajalik kõnealuses aluses sätestatud eesmärgil töötlemiseks.2 See tähendab, et lisaks seaduslikkuse põhimõttele (ehk õiguslikule alusele) peab 1 Korteriomandi- ja korteriühistuseaduse § 20 lõike 1 kohaselt kohaldatakse seda seadust piiratud ulatuses ka korteriomanike üldkoosolekule. 2 RKHKo 26.09.2022 nr 3-20-1449, p 24. Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235 järgima ka teisi IKÜM artiklis 5 sätestatud põhimõtteid, muu hulgas eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtet. Eesmärgipärasuse põhimõte (IKÜM art 5 lg 1 p b) näeb ette, et isikuandmeid võib töödelda üksnes täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel. Minimaalsuse põhimõttest (IKÜM art 5 lg 1 p c) tuleneb, et igas andmetöötluse etapis võib töödelda isikuandmeid üksnes sellises mahus, mis on vajalik konkreetse eesmärgi saavutamiseks. Tavapärasel üldkoosoleku vormis koostatavasse protokolli märgitakse ainult mitu poolt ja vastu häält on antud ilma seda nimeliselt välja toomata. Kui üldkoosolekut ei kutsuta kokku, kuid võetakse vastu otsus, siis tuleb kanda protokolli vastuvõetud otsused poolt hääletanud korteriomanike nimedega (korteriomandi- ja korteriühistuseaduse § 21 lg 4 p 3). Andmeid võib suuremas mahus välja tuua üksnes siis, kui see on reaalselt vajalik ja põhjendatud (nt nimekaimudel isikukoodide märkimine, korteri numbri lisamine juhul kui see annab vajalikku lisainfot). ÄRS § 37 lg 3 näeb ette võimaluse esitada äriregistrile detailse protokolli asemel ka protokolli väljavõte, millesse on kantud üksnes registriandmete aluseks olev otsus. Väljavõttele ei pea lisama otsuse suhtes eriarvamusele jäänud isiku eriarvamust, kirjalikke ettepanekuid ja avaldusi. Seega on eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtteid arvestades võimalik äriregistrile kandeavaldus esitada ka selliselt, et sellele ei ole lisatud kogu protokolli ja iga korteriomaniku valiku kohta eraldi dokumenti. Arvestades tänapäevaste tehnoloogiliste vahendite võimekust ja seda, et äriregistris avaldatud dokumentidega saab igaüks tutvuda, tuleb isikuandmete avalikustamisel arvestada võimalikku mõju andmesubjektidele. Kui avaldatud dokumentides on isikuandmeid rohkem kui vajalik, võimaldavad need teha isikute eraelu kohta kaugeleulatuvaid järeldusi. Ka äriregistri abiinfos on välja toodud, et korteriühistu esindaja peab üle vaatama, et esitatavad dokumendid ei sisaldaks liikmete isikuandmeid ja muid tundlikke omavahelisi arutelusid. Eelnevast tulenevalt palub AKI teil vaadata üle oma praktikad seoses korteriomanike üldkoosolekutel osalenute nimekirja ja protokolli edastamisega äriregistrile, et tagada isikuandmete töötlemise vastavus andmetöötluse põhimõtetele. Käesolevale tähelepanu juhtimisele Andmekaitse Inspektsioon vastust ei oota. Lugupidamisega Helen Laane jurist peadirektori volitusel 2 (2)