Juurdepääsupiirangute määramine dokumentide edastamisel

Tallinna Haridusamet [email protected] 16.09.2026 nr 2-11/26/1912-1 Juurdepääsupiirangute määramine dokumentide edastamisel Riigi Tugiteenuste Keskus osutab Haridus- ja Teadusministeeriumile (edaspidi HTM) dokumendihaldusteenust ning tegeleb HTMi dokumentide registreerimise, vormistamise ja edastamisega. Soovime juhtida Teie tähelepanu dokumentidele juurdepääsupiirangute määramise olulisusele. Tallinna Haridusameti poolt HTMile edastatud järelevalvemenetlustega seotud dokumentide puhul on esinenud korduvalt juhtumeid, kus juurdepääsupiirang on jäetud määramata või on määratud ebaõigel õiguslikul alusel. Need dokumendid võivad sisaldada tundlikke isikuandmeid, mille kaitsmise kohustus on mõlemal teabevaldajal. Viimase ligikaudu kuue kuu jooksul oleme sellel teemal korduvalt tagasisidet andnud ning juhtinud tähelepanu konkreetsetele juhtumitele. Kahjuks ei ole olukord paranenud ning HTMi saabub jätkuvalt dokumente, millel juurdepääsupiirang puudub või on määratud vale õigusliku aluse järgi. Juurdepääsupiirangu määramine dokumendile on eelkõige teabevaldaja kohustus. RTKle kui dokumendihaldusteenuse osutajale toob juurdepääsupiirangu puudumine või selle ebaõige määramine dokumentide registreerimisel kaasa täiendava halduskoormuse ning vajaduse teha lisatoiminguid täpsustuste küsimiseks ja andmete korrastamiseks. Juurdepääsupiirangute korrektne määramine on oluline ka seetõttu, et Tallinna Haridusameti töötajad saadavad dokumente HTMile sageli e-kirjaga otse ametnikele. Ka sellistele e-kirjadele ja nende lisadele võib olla vaja määrata juurdepääsupiirang. Palume teavitada Tallinna Haridusameti töötajaid, et dokumentide edastamisel Haridus- ja Teadusministeeriumile tuleb enne saatmist veenduda, et:  dokumentidele on määratud vajalikud juurdepääsupiirangud;  juurdepääsupiirangu õiguslik alus vastab dokumendi sisule;  piirangu kehtivusaeg ja muud vajalikud andmed on korrektselt määratud;  allasutuste dokumentide edastamisel on kontrollitud juurdepääsupiirangute olemasolu ja korrektsust ning vajaduse korral juhitud allasutuste tähelepanu juurdepääsupiirangute määramise vajadusele. Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340 Loodame Teie toetusele ja heale koostööle, et tagada dokumentide nõuetekohane edastamine ning vähendada edaspidi täiendavat töökoormust nii saatja kui ka vastuvõtja jaoks. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kristi Madismäe dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja Teadmiseks/sama: Haridus- ja Teadusministeerium Airi Undrits [email protected]