Haridus- ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine

MINISTRI KÄSKKIRI 19.01.2024 nr 1.1-2/24/16 Haridus- ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Raamatupidamise seaduse § 11 lõike 2 ning rahandusministri 11. detsembri 2003. a määruse nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ § 1 lõike 4 alusel: 1. Kinnitan „Haridus- ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirja“ (edaspidi eeskiri) (lisatud). 2. Käskkiri jõustub andmisel käskkirja punktides 3 ja 4 toodud erisustega. 3. Eeskirja punkti 3.5 rakendatakse tagasiulatuvalt 1. aprillist 2023. 4. Eeskirja punkte 3.8, 10.2.2, 10.2.5 ja 11.2.9 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse tegevust reguleerivas osas rakendatakse tagasiulatuvalt 1. juulist 2023. 5. Tunnistan kehtetuks haridus- ja teadusministri 10. märtsi 2023. a käskkirja nr 72 „Haridus- ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine“. 6. Käesolevat käskkirja on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tartu Halduskohtusse halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Kristina Kallas minister  LISA KINNITATUD haridus- ja teadusministri käskkirjaga „Haridus– ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine” HARIDUS- JA TEADUSMINISTEERIUMI RAAMATUPIDAMISE SISE-EESKIRI 1 (19) SISUKORD 1. EESMÄRK JA KOHALDAMINE 3 2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS 3 3. KASUTATAV TARKVARA 3 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE, DOKUMENTIDE KONTROLL JA TEHINGUTE KIRJENDAMINE 5 5. DOKUMENDIKÄIVE, DOKUMENTIDE GRUPEERIMINE JA SÄILITAMINE 6 6. RAAMATUPIDAMISREGISTRID 7 7. KONTOPLAAN, ARVESTUSOBJEKTID JA KOODID 7 8. EELARVE JA SELLE TÄITMISE JÄLGIMINE 9 9. KONTODE SALDODE KONTROLLIMINE JA PARANDUSKANDED 9 10. RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS 9 10.1. Pangakontod ja siirded riigieelarvest 9 10.2. Sularahakassa 10 10.3. Pangakaardid 11 11. TULUDE, NÕUETE JA SAADUD ETTEMAKSETE ARVESTUS 12 11.1. Riigilõivud 12 11.2. Toodete ja teenuste müük 12 11.3. Saadud toetused 13 11.4. Muud tulud 13 11.5. Nõuete ja saadud ettemaksete kajastamine 14 11.6. Nõuete hindamine 14 11.7. Lootusetud nõuded 15 12. KULUDE, KOHUSTUSTE JA MAKSTUD ETTEMAKSETE ARVESTUS 15 12.1. Antud toetused 15 12.2. Tegevuskulud 15 12.3. Kohustiste ja makstud ettemaksete arvestus 16 13. VARUDE ARVESTUS 17 14. PÕHIVARADE ARVESTUS 17 15. VÄHEVÄÄRTUSLIKU VARA ARVESTUS 18 16. MAKSUDE ARVESTUS JA DEKLARATSIOONIDE KOOSTAMINE 18 17. INVENTEERIMINE 19 18. BILANSIVÄLISED KONTOD 19 2 (19) 1. EESMÄRK JA KOHALDAMINE 1.1. Haridus– ja Teadusministeeriumi (edaspidi HTM) raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärk on kehtestada HTMi kui raamatupidamiskohustuslase ning tema valitsemisala asutuste kui raamatupidamiskohustuslaste üksuste (edaspidi asutus) raamatupidamise ja finantsaruandlus kord. 1.2. Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS), riigieelarve seadusest, avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri) ja selle juurde kuuluvatest lisadest ja juhendmaterjalidest, raamatupidamise toimkonna juhenditest, rahandusministri määrustest eelarveliste asutuste eelarvestamisel ning riigikassa kassalisel teenindamisel, Euroopa Liidu välisabi kasutamist reguleerivatest õigusaktidest, töö tasustamist ja maksustamist reguleerivatest õigusaktidest ning teistest raamatupidamist reguleerivatest seadustest, määrustest ja muudest normatiivaktidest, samuti asutuste põhimäärustest ja muudest normdokumentidest. 1.3. Eeskirjas ei korrata üldjuhul punktis 1.2. märgitud õigusaktides või juhendites kehtestatut. 2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS 2.1. Asutusele osutab raamatupidamise teenust HTMi ning Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) vahelise tugiteenuste osutamise kokkuleppe (edaspidi kokkulepe) alusel RTK finantsarvestuse osakonna Haridus– ja Teadusministeeriumi valitsemisala talitus (edaspidi Keskus). 2.2. Personali- ja palgaarvestuse teenust osutab RTK personaliteenuste osakonna Haridus– ja Teadusministeeriumi valitsemisala talitus (edaspidi PTO). 2.3. Raamatupidamisele vajaliku informatsiooni ja dokumentatsiooni edastamise kord ja tegevuste jaotus asutuste ja Keskuse vahel on esitatud kokkuleppe lisas „HTMi valitsemisala finantsarvestuse toimemudel“ (edaspidi finantsarvestuse toimemudel). Palgaarvestuse tegevuste jaotust asutuste ja PTO vahel reguleerib kokkuleppe lahutamatu osana RTK nõukoja kinnitatud „Personali-ja palgaarvestuse standardtoimemudel“. 2.4. Asutuse igapäevase raamatupidamise korraldamise ning finantsaruannete õigsuse ja tähtaegse koostamise eest kooskõlas õigusaktide ja käesoleva eeskirjaga vastutab RTK Haridus– ja Teadusministeeriumi valitsemisala talituse juhataja-pearaamatupidaja (edaspidi pearaamatupidaja). 3. KASUTATAV TARKVARA 3.1. Asutuse raamatupidamisarvestust peetakse vastavalt kokkuleppele riigi ühtses majandustarkvaras SAP (edaspidi SAP). SAP moodulite kasutamisel lähtutakse RTK koduleheküljel avaldatud SAPi kasutusjuhenditest. 3.2. Asutus saab vajalikke aruandeid SAPi veebipõhise aruandlussüsteemi Business Object (edaspidi SAP BO) kaudu. 3 (19) 3.3. Asutus kasutab Riigitöötaja Iseteenindusportaali (edaspidi RTIP) mooduleid. RTIPis vormistatud dokumendid säilitatakse samas portaalis. 3.3.1. Põhivarade ja väheväärtusliku vara arvestust peab asutus RTIPi varade moodulis. 3.3.2. Lähetuskorralduste ja lähetuskulude aruannete vormistamiseks ja menetlemiseks kasutab asutus RTIPi lähetuste moodulit. 3.3.3. Koolituste arvestust, sh koolitustaotluste ja koolituslähetuste vormistamiseks ja menetlemiseks kasutab asutus RTIPi koolituste moodulit. 3.3.4. Mitmesuguste majanduskulude hüvitamise taotlemiseks ja kuluaruannete menetlemiseks kasutab asutus RTIPi majanduskulude moodulit. 3.3.5. Asutuse töötajate puhkuste korraldusi vormistab ja menetleb asutus RTIPi puhkuste moodulis. 3.3.6. Isikuandmete haldamiseks kasutab asutus RTIP isikuandmete moodulit. 3.4. Ostuarvete registrit peetakse ja ostuarveid säilitatakse vastavalt kokkuleppele e-arvete lahenduse infosüsteemis (edaspidi eAK). eAKs toimub ostuarvete vastuvõtmine, kontrollimine, arvestusobjektide lisamine, tehingu kooskõlastamine ja kinnitamine (allkirjastamine). eAKst eksporditakse andmed automaatselt SAPi. 3.5. Õppelaenunõuete analüütilist arvestust võlglaste lõikes peetakse Maksu- ja Tolliametis Vabariigi Valitsuse 9. septembri 2020. a määruse nr 67 alusel. 3.6. Vajaduspõhiste õppetoetuste taotluste menetlemine toimub Eesti Hariduse Infosüsteemis (edaspidi EHIS). Otsused edastatakse SAPi arvestuse pidamiseks ja väljamaksete tegemiseks. Haridusportaali kaudu esitatud taotluste alusel tehtud otsused säilitatakse EHISes, e-postiga edastatud taotluste alusel tehtud otsused säilitatakse RTK dokumendihaldussüsteemis. 3.7. Müügiarvete koostamiseks ja nõuete arvestuse pidamiseks kasutatakse müügisüsteemi ERPLY (edaspidi ERPLY) või SAPi müügimoodulit. ERPLY kasutamisel eksporditakse SAPi koondkanded. Analüütiline informatsioon müügiarvete, nõuete ja laekumiste kohta asub ERPLYs. 3.8. Asutus kajastab kassatehingud ERPLY kassamoodulis, v.a Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus, kes kajastab kassatehinguid SAPi kassaraamatus. ERPLYst edastatud kassatehingud kajastatakse SAPis koondkannetena. 3.9. Ülekannete tegemine ja laekumiste vastuvõtmine toimub e-Riigikassa infosüsteemi kaudu, välja arvatud õppelaenunõuete arvestuses, kus tehingud kajastatakse Rahandusministeeriumi SEB pangakontol. 3.10. Asutuse käskkirju, lepinguid ja mitmesuguseid muid raamatupidamise algdokumente säilitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS). Asutuse koostatud raamatupidamise algdokumendid edastatakse Keskusele ja PTO-le elektrooniliselt DHSi kaudu või e–posti teel. 4 (19) 3.11. HTM, Haridus- ja Noorteamet (edaspidi Harno) ning Eesti Keele Instituut menetlevad taotlusvoorude toetuste taotlusi ja aruandeid Toetuste Menetlemise Infosüsteemis (edaspidi TMS), teadusprogrammide taotlusvoorude taotlusi ja aruandeid Eesti Teadusinfosüsteemis (ETIS). 3.12. Maksudeklaratsioonid esitatakse ja säilitatakse e-Maksuameti infosüsteemis. 3.13. Statistilist aruandlust esitatakse e-STAT-i vahendusel. 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE, DOKUMENTIDE KONTROLL JA TEHINGUTE KIRJENDAMINE 4.1. Tehingute raamatupidamisregistritesse kirjendamise aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Asutus dokumenteerib majandustehingud ja edastab raamatupidamise algdokumendi RTKle vastavalt finantsarvestuse toimemudelile. 4.2. Raamatupidamiskirjendi aluseks olev algdokument peab vastama RPSi paragrahvides 7 ja 71 sätestatule. 4.3. Dokumendi kooskõlastamisel märgitakse asutuse finants- ja juhtimisarvestuse pidamiseks vajalikud arvestusobjektid ning lisatakse vajadusel muud informatsiooni, mis selgitab tehingu majanduslikku sisu, finantseerimisallikate jaotust vms. Kui kaup või teenus on saadud kätte arve väljastamisest erineval kuupäeval ning arvel pole märgitud kauba tarne kuupäeva, teenuse osutamise kuupäeva või perioodi, on asutusel kohustus lisada arve menetlemisel märge või dokument kauba või teenuse kättesaamise kuupäeva või perioodi kohta. 4.4. Algdokumendi või selle alusel koostatud koonddokumendi kinnitab asutuse juht või tema volitatud isik (edaspidi kinnitaja). 4.4.1. Eeskirja punktis 12.2.11. märgitud tööd võtab töö teostajalt vastu HTMi ja Riigi Kinnisvara AS (edaspidi RKAS) vahel sõlmitud lepingu alusel RKASi esindaja. RKASi esindajalt võtab arvete kinnitamisega tööd vastu ja kinnitab lõpetamata ehitiste üleandmise dokumendid riigivara valitsemise valdkonna juht vastavalt Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisel oleva riigivara valitsemise korrale. 4.4.2. Riigi üldhariduskoolide üüri- ja kinnisvara korrashoiuteenuste kulud kajastatakse HTMi kuludena. Koolidele esitatud RKASi, kohalike omavalitsuste ja eraettevõtete üüri- ja kinnisvara korrashoiuteenuste arved kinnitab HTMi haldusosakonna juhataja. Kool kinnitab eAKs arve kooskõlastamisel, kas kuludokumendil märgitud tööd, teenused ja kaubad on arvel märgitud mahus tehtud ja vastu võetud. 4.5. Kinnitaja vastutab, et: a) dokument kajastab majandustehingut õigesti ning dokumendil on selgelt arusaadav tehingu sisu; b) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 5 (19)  c) tehing on seaduspärane; d) tehing on kooskõlas eelarvega; e) tehingu tingimused vastavad parimatele sarnaste tehingute tingimustele; f) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse põhimõttest ja riigihangete seadusest; g) märgitud on majandusteabe liigendamiseks kasutatavad tunnused ehk arvestusobjektid, h) dokument on kontrollitud järgides asutuse dokumendimenetluse korda (kooskõlastusringi). 4.6. RTK tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: a) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega; b) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo koodi õigsus vastavalt üldeeskirjale; c) dokumendi menetluse käigus asutuse kinnitatud majandusteabe liigendamiseks vajalike arvestusobjektide ja lisatunnuste olemasolu; d) maksetähtpäev ja tehingu summad; e) tekkepõhine periood; f) arvete korral nende vastavus käibemaksuseadusele; g) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; h) kas asutus on dokumendi kinnitanud. 4.7. Üldeeskirja paragrahvi 491 järgi seotud isikute kohta avaldamisele kuuluvate tehingute puhul esitavad dokumentide koostajad, kooskõlastajad ja kinnitajad vastavasisulise kommentaari neile teadaoleva infoga. 4.8. HTMi valitsemisalas loetakse seotud isikuks üldeeskirja § 491 lõike 1 punkti 1 mõistes alljärgneval ameti- või töökohal töötavaid isikuid ning nende abikaasasid, elukaaslasi ja lapsi: a) minister; b) kantsler; c) HTMi asekantsler; d) HTMi osakonnajuhataja; e) HTMi valitsemisala asutuse juht. 4.9. Seotud isikuks loetakse ka eeskirja punktis 4.8 nimetatud ameti- või töökohal töötavate isikute ameti- või tööülesandeid täitma volitatud isikuid ning nende abikaasasid, elukaaslasi ja lapsi. 4.10. Eeskirja punktides 4.8 ja 4.9 loetletud töötajad ja ametnikud esitavad digitaalselt allkirjastatud kinnituskirja finantsarvestuse toimemudelis märgitud tähtajaks ja korras selle kohta, kas aruandeaastal on või ei ole tehtud õigusaktidele mittevastavaid või turutingimustest erinevatel tingimustel tehtud tehinguid seotud isikutega. 5. DOKUMENDIKÄIVE, DOKUMENTIDE GRUPEERIMINE JA SÄILITAMINE 6 (19) 5.1. Asutuse dokumendikäibe korraldus peab tagama dokumentide õigeaegse koostamise ja RTKni jõudmise. Dokumendikäibe tähtajad ja säilitamise kord on reguleeritud toimemudelites. 5.2. Raamatupidamisdokumentide grupeerimisel toimikutesse ja nende säilitamisel lähtutakse RPSi paragrahvist 12, toimemudelitest, asutuste ja RTK asjaajamiskorrast. 5.3. Ostuarved registreeritakse ja säilitatakse eAK infosüsteemis. RTIPis, ERPLYs, DHSis, EHISes ja TMSis menetletud dokumendid säilitatakse samas infosüsteemis. E-Riigikassa kontoväljavõtted säilitatakse e-Riigikassa infosüsteemis. 5.4. Kui dokument on nõuetekohaselt elektrooniliselt säilitatud koos dokumendi kontrollimist kinnitavate andmetega, võib paberdokumendi hävitada. 6. RAAMATUPIDAMISREGISTRID 6.1. Raamatupidamisregistreid, mis sisaldavad kontode saldosid ja liikumisi ning raamatupidamiskirjendites olevat informatsiooni, peetakse SAPis. 6.2. ERPLY kasutamisel peetakse analüütilisi registreid müügisüsteemis ERPLY. 7. KONTOPLAAN, ARVESTUSOBJEKTID JA KOODID 7.1. Majandustehingute kajastamisel lähtutakse üldeeskirja paragrahvis 6 reguleeritud kontoplaanist ja rahandusministri määruses „Eelarveklassifikaator“ kehtestatud arvestusobjektidest. 7.2. SAPis on HTMi kui raamatupidamiskohustuslase majandustehingute arvestuse pidamiseks avatud tunnus G000. SAPis kasutatav kontoplaan ja muud arvestusobjektid on kättesaadavad SAP BO aruandest AA002. 7.3. Asutuse tulude ja kulude eristamiseks kasutatakse SAPis asutusele omistatud koode (HTMi kui iseseiseva asutuse kood on G10, tulukeskuse kood on TG10, kulukeskuste koodid algavad koodiga KG10 jne). 7.4. Raamatupidamises detailsema arvestuse pidamiseks kasutatakse SAPis 8-kohalisi raamatupidamiskontode koode erandina üldeeskirjas kehtestatud kontode koodide pikkusest. 7.5. Maismaasõidukite ressursikoodide kasutamisel lähtutakse üldeeskirja § 32 lõikes 4 sätestatust. 7.6. Kinnistute või hoonete ressursikoode, mis algavad tähisega KI, kasutatakse juhul, kui asutusesiseselt on vaja pidada kuluarvestust hoonete ja kinnistuste lõikes . 7.7. HTMi valitsemisalas kasutatavad tegevusalakoodid on: 01330 muude üldiste teenuste kajastamiseks (Rahvusarhiiv), 04360 soojatootmisega seotud tehingute kajastamiseks (Luua Metsanduskool ja Vana-Vigala Tehnika- ja Teeninduskool), 08107 noorsootööga seotud tehingute kajastamiseks, 7 (19)  09110 alusharidusega seotud tehingute kajastamiseks, 09212 põhi- ja üldkeskharidusega seotud kulude, v.a 10.-12. klassi õpetajate tööjõukulude kajastamiseks, 09213 üldhariduskoolide 10.-12. klassi õpetajate tööjõukulude kajastamiseks, 09214 1.-9. klassi õpetajate tööjõukulude kajastamiseks, 09300 kutsehariduse andmisega seotud tehingute kajastamiseks (riigi kutseõppeasutused ja rakenduskõrgkoolid, kes viivad läbi kutseõpet), 09303 kutsehariduse õpetajate tööjõukulude kajastamiseks, 09400 kõrgharidusega soetud tehingute kajastamiseks (riigi rakenduskõrgkoolid), 09500 täiskasvanute täienduskoolitusega seotud tehingute kajastamiseks (riigi kutseõppeasutused, riigi rakenduskõrgkoolid, riigi teadus- ja arendusasutused, HTM, Harno, Keeleamet), 09510 noorte huvihariduse ja huvitegevusega seotud tehingute kajastamiseks, 09600 koolitranspordiga seotud tehingute kajastamiseks riigi üldhariduskoolid, riigi kutseõppeasutused ja kutseõpet läbi viivad riigi rakenduskõrgkoolid), 09601 koolitoiduga seotud tehingute kajastamiseks (riigi üldhariduskoolid, riigi kutseõppeasutused, kutseõpet läbi viivad riigi rakenduskõrgkoolid), 09602 öömajaga seotud tehingute kajastamiseks (riigi üldhariduskoolid, riigi kutseõppeasutused ja rakenduskõrgkoolid), 09609 hariduse abiteenustega seotud tehingute kajastamiseks, 09700 teadus- ja arendustegevusega seotud tehingute kajastamiseks (HTM, Harno, Rahvusarhiiv, riigi teadus- ja arendusasutused ning riigi rakenduskõrgkoolid), 09800 hariduse haldusega seotud tehingute kajastamiseks (HTM, Harno, Keeleamet, Eesti Keele Instituut, Rahvusarhiiv), 10121 muu puuetega inimeste sotsiaalse kaitse kajastamiseks (Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus). Kui HTM asutus, kelle põhitegevus ei ole õppetöö, osutab üld-, kutse- ja kõrgharidusega seotud administratiivseid, nõuandvaid või koordineerivaid teenuseid, sh õppekavade väljatöötamine, eksamite korraldamine, haridusteemaliste uuringute läbiviimine ja hariduspoliitika analüüsimine, kvaliteedi hindamine, õppetöö arendamisega seotud toetuste vahendamine ja elluviimine, õppematerjalide ja -vara loomine, ja viib läbi teisi toetavaid tegevusi, siis lähtutakse kulu kajastamisel tegevuse sisust ja eesmärkidest ning kasutatakse tegevusalakoode 09212, 09300 ja 09400. Toetuste andmist kajastatakse reeglina toetuse saaja tegevusala või toetuse eesmärgi tegevusalakoodiga. Asutus kui toetuste saaja lähtub tegevusalakoodi kasutamisel toetuse sisust; millisele tegevusalale kulutused tehakse. 7.8. Koolitussündmuse kood (koolituse ID) luuakse iga koolituse kohta RTIPi koolitusmooduli kaudu. Koolitussündmuse kood lisatakse kuludokumentidele kooskõlastamise käigus või kinnitamisel. 7.9. Lähetuse kood (TRIPi kood) luuakase iga lähetuse kohta RTIPis . TRIPi koodid lisatakse kuludokumentidele kooskõlastamise käigus või kinnitamisel. Asutuse lähetuskorras kehtestatakse juhud, mil kuludokumentidele TRIPi koode ei lisata. 7.10. Dokumendi menetlemisel lisatakse kanderidadele käibemaksukood vastavalt SAPi kasutusjuhendile “Toimingud”. 8 (19) 7.11. ERPLYs kasutatakse käibemaksuga maksustatava käibe (ettevõtluse) ja maksustamisele mittekuuluva käibe (mitteettevõtluse) eristamiseks järgmisi koode: E – ettevõtlus, M – mitteettevõtlus. 8. EELARVE JA SELLE TÄITMISE JÄLGIMINE 8.1. HTMi valitsemisala aasta eelarve ja kulude jaotuskavad kinnitatakse ministri käskkirjaga. RTK sisestab riigieelarve SAPi Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnalt saadud korralduse alusel. Asutus võib saata Keskusele detailsema eelarve kuluüksuste, ressursside/kulukohtade või projektide kaupa vastavalt finantsarvestuse toimemudeli punktile 2.2). Keskus sisestab asutuselt saadud eelarve ja nende muudatused SAPi. 8.2. Asutus kinnitab volitatud isikud, kes vastutavad eelarve sihipärase kasutamise eest ning kontrollivad ja kinnitavad algdokumente vastavalt eeskirja 4. peatükile. Asutus tagab, et algdokumendid jõuavad RTKle pärast seda, kui asutus on läbi viinud omapoolsed eelarve kontrolliprotseduurid. 8.3. Eelarve täitmise jälgimine toimub vastavalt finantsarvestuse toimemudelile. 9. KONTODE SALDODE KONTROLLIMINE JA PARANDUSKANDED 9.1. RTK kontrollib vähemalt iga kuu lõpu seisuga kontode analüütiliste saldode õigsust. Saldode kontrollimiseks kasutatakse SAPi ja SAP BO ning ERPLY aruandeid. Aasta lõpu seisuga tehakse inventuur kõigi bilansikontode avatud saldode kohta. RTK viib läbi nõuete ja kohustiste inventuuri ja saadab inventuuri dokumendid asutusele. Asutus vaatab saldod üle ja esitab vajaduse korral täiendava info andmete korrigeerimiseks. Pärast saldode kooskõlastamist vormistab RTK lõpliku inventuuriakti. 9.2. Raamatupidamiskandeid ei kustutata ega tehta neis selgitusteta ega viideteta parandusi. SAPis kasutatakse parandamiseks storneerimist, mis automaatselt seob esialgse ja storneeritud kande. 9.3. Paranduskande alusdokumendiks võib olla esialgne alusdokument, asutuse teatis parandamist vajavate andmete kohta või RTK poolt koostatud raamatupidamisõiend. 10. RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS 10.1. Pangakontod ja siirded riigieelarvest 10.1.1. Maksete tegemiseks kasutatakse e-Riigikassas avatud HTMi valitsemisala kulukontot 1200002250 ja laekumiste vastuvõtmiseks valitsemisala tulukontot 2800047737. Maksed kajastatakse siirete kontodel. 9 (19) 10.1.2. Asutusel, kes kasutab müügisüsteemi ERPLY, on e-Riigikassas avatud HTMi kontona eraldi tulukontod. 10.1.3. Lõivutulude kogumiseks on avatud eraldi tulukontod: 2900082980 Rahvusarhiivile; 2900073546 HTMile; 2900082401 Harnole. 10.1.4. Harno Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse Agentuuri Euroopa Komisjonilt saadud toetuste ja nende arvelt tehtud väljamaksete kajastamiseks on avatud järgmised e-kontod riigikassas: 2500084430 Erasmus+ toetused (programmi perioodil 2014-2020); 2500084443 Euroopa Solidaarsuskorpuse toetused (programmi perioodil 2014-2020); 2500084456 Erasmus+ ja ESK võrgustikud ja juhtimine (programmi perioodil 2014- 2020); 2500084469 Erasmus+ toetused (programmi perioodil 2021-2027); 2500084472 Euroopa Solidaarsuskorpuse toetused (programmi perioodil 2021-2027); 2500084485 E+ ja ESK juhtimine ja võrgustikud (programmi perioodil 2021-2027). 10.1.5. Keskus kajastab e-Riigikassa kontode liikumised SAPis jooksvalt igal järgmisel tööpäeval ning sulgeb kõik avatud kanded hiljemalt järgmise kuu 5. tööpäeval. 10.1.6. Ülekannete tegemisel osaleb kaks Keskuse töötajat. Maksekorralduste koostaja moodustab SAP-is maksekorraldused maksetähtaja järgi ja maksekorralduste saatja saadab need SAPist X-tee liidese kaudu e-Riigikassasse. 10.1.7. Kui laekumisel ei ole selgelt viidatud laekumise sisule, pöördub Keskus asutuse poole selgituste saamiseks. 10.1.8. Selgituseta või asutustele mittekuuluvad laekumised võetakse SAPis klientide lõikes arvele selgitamata laekumistena kontole 20360020 ja ERPLYs kontole 20360000. Nende edasi- või tagasikandmise aluseks võib olla raha maksja või raha saaja sellekohane esildis, asutuse edastatud taotlus või Keskuse koostatud raamatupidamisõiend. 10.1.9. Selgitamata laekumised vaatab Keskus üle hiljemalt iga kuu lõpus. Kui kahe aasta jooksul pole laekumise kohta midagi selgunud, kannab Keskus laekumise õiendi alusel tuluks kontole 38889000. Raamatupidamisõiendile märgitakse laekumise kuupäev, summa, muud olemasolevad andmed laekumise kohta, tuluks kandmise põhjendus, õiendi koostaja nimi ja allkiri. 10.1.10. Asutuse e-Riigikassa kontole ekslikult makstud summa ning enammakstud summa alates 10 sendist võib maksjale tagasi kanda taotluseta, kui on selgelt arusaadav, et ekslikult kantud summa ei kuulu asutusele ega teistele asutustele. 10.1.11. Enammakstud kuni 10 sendi suuruse laekumise võib keskus kanda asutuse tuluks kontole 38889000. 10.2. Sularahakassa 10.2.1. Sularahakassad on asutuste müügikohtades (sööklas, kohvikus, õpilaskodus jne). Asutus vastutab sularaha turvalise hoidmise eest. 10 (19) 10.2.2. Asutus kajastab sularahatehingud müügisüsteemi ERPLY kassamoodulis, v.a Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus, kes kajastab sularahatehingud SAP kassaraamatus. 10.2.3. Asutuse juhi käskkirjaga kehtestatakse: a) sularaha päevalimiit kassade lõikes, b) erakorraliste kassainventuuride korraldus, c) sularaha hoidmise ja panka viimise korraldus, d) sularahakassade juurdepääsu tagamine eeskirja punktis 10.2.4 märgitud vastutava isiku töölt äraoleku korral. 10.2.4. Asutuse juhi käskkirjaga määratakse sularahatehingute eest vastutav isik, kes vastutab, et: a) kassadokument kajastab sularaha liikumist õigesti, b) sularahatehing on seaduspärane, c) sularahatehing registreeritakse selle toimumisel müügisüsteemi ERPLY kassamoodulis, d) tegelik sularaha jääk on vastavuses infosüsteemis kajastatud jäägiga, e) kehtestatud sularaha jäägi limiiti pole ületatud, f) kassa suletakse iga tööpäeva lõpus. 10.2.5. Müügisüsteemi ERPLY kassa koondkanded kajastatakse kontol 10000020 ning Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse sularahatehingud kajastatakse kontol 1000003. 10.2.6. Sularaha panka viimisel kajastatakse tehing kuni raha panka laekumiseni kontol 10008000. 10.3. Pangakaardid 10.3.1. Asutuse deebet- või krediitkaarti on lubatud kasutada ainult teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama kaardi mittesihipärase kasutamisega vm viisil riigile tekitatud kahju. Kui kaardivaldaja teenistus- või töösuhe lõpeb, on ta kohustatud tagastama kaardi asutusele hiljemalt viimasel tööpäeval. 10.3.2. Krediitkaarte kasutatakse juhul, kui kulutuse eest ei ole võimalik tasuda ülekande teel. 10.3.3. Kaardivaldaja esitab igakuiselt RTIPi majanduskulude mooduli kaudu krediitkaardiga tehtud kulutuste kohta aruande, lisades sellele vajalikud selgitused koos kuludokumentidega. Keskus kajastab krediitkaardiga makstud tehinguid kuludes ja kohustuste kontol 20329000 aruandvate isikute (kaardiomanike) lõikes, võttes aluseks asutuse poolt kinnitatud aruanded. 10.3.4. Kuludokumendi puudumisel kajastatakse tehtud kulu nõudena konto 10392000 deebetis. Kuludokumendi mitteesitamisel esitab asutus RTKle hiljemalt ühe kuu möödumisel nõude arvele võtmisest otsuse, kuidas puuduva alusdokumendita tehtud kulutuse puhul toimida. 11 (19) 11. TULUDE, NÕUETE JA SAADUD ETTEMAKSETE ARVESTUS 11.1. Riigilõivud 11.1.1. Riigilõivuseaduse 4. peatükis ja 17. peatüki 2. jaos kehtestatud HTMi valitsemisala riigilõivuga maksustatavate teenuste osutamisest saadav tulu kajastatakse kontol 32099900 ning 17. peatüki 5. jaos kehtestatud arhiiviseaduse alusel tehtavatest toimingutest saadav tulu kajastatakse kontol 32011000. 11.2. Toodete ja teenuste müük 11.2.1. Õppemaksud ja muud koolitustasud kajastatakse kontol 32200000. Kui õppemaks laekub seoses tasemehariduse omandamisega, siis kajastatakse tulu vastava tasemehariduse tegevusala koodiga kontol 32200005. Kui tasu laekub seoses täiskasvanute täienduskoolitusega, siis kajastatakse tulu tegevusala koodiga 09500 kontol 32200003. Täienduskoolituseks loetakse väljaspool tasemeõpet õppekava alusel toimuvat eesmärgistatud ja organiseeritud õppetegevust. Kui tasu laekub seoses regulaarse juhendatud huviala omandamisega, siis kajastatakse tulu tegevusala koodiga 09510 kontol 32200004. 11.2.2. Kontol 32201000 kajastatakse tulu teadus-, uurimis-, arendus- ja konsultatsiooniteenustest, näiteks rakenduskõrgkoolide rakendusuuringud, erialane nõustamine, juhendmaterjalide koostamine, lepingulised arendustööd. 11.2.3. Kontol 32204000 kajastatakse tulu vastavalt koolieelse lasteasutuse seadusele, kui lapsevanem katab toidukulu lasteasutuses (tegevusala kood 09110). Samuti kajastatakse sellel kontol lapsevanema tasu põhikooli ja gümnaasiumi laste toitlustamise eest ning tasud kutsekoolides müüdud toidu eest, kui söökla ei ole praktikabaas (tegevusala kood 09601). Kontol kajastatakse ka haridusasutuste oma töötajate toitlustusest saadud tulu. Koolide kinnistes sööklates oma töötajate makstud tasu toidu eest kajastatakse üldjuhul kulude vähendusena. Tulud kajastatakse sama tegevusala koodiga, millega kajastatakse toitlustamiseks tehtud kulud. Kutsekoolides, kus toimub kokaõpe ja kus toitu müüakse teenuse osutamise korras, kajastatakse teenuse müügist saadud tulu kontol 32206000. 11.2.4. Kontol 322050** kajastatakse tulud õppekavavälisest tegevusest, näiteks üldhariduskoolides pikapäevarühma või koolis toimuva huviharidusega seotud tulud, mille katab õpilane või vanem jne. Näiteks kui tasu laekub õppekavavälise mitteregulaarsete ühekordsete huviala kursuste või koolituste eest, siis kajastatakse tulu 32205000 põhitegevuse tegevusala koodiga (näiteks Tallinna Teeninduskool 09300). Kontol kajastatakse ka rehabilitatsiooni- ja ööpäevaringse hooldusteenusteenuse osutamisest ning tasuliste huviringide ja rühmade tegevusest saadud tulu, kogukonnale suunatud koolitused (näiteks lastele hügieeniõpetus), meeskonnatöökoolitused. Kuni 18 aasta vanuste õppurite mitteregulaarsete huvikursuste tulud deklareeritakse Maksu- ja Tolliametile vormil INF3 ja kajastatakse SAPis kontol 32205004. 11.2.5. Kontol 32206000 kajastatakse kutseõppeasutuse seaduses ja rakenduskõrgkooli seaduses märgitud kooli põhitegevusega seotud tasulistest teenustest saadavad tulud, sh nende majandustegevusega seotud kaupade ja teenuste müük, sh toitlustusteenuse pakkumisest saadavad tulud, juhul kui konkreetses koolis toimub kokaõpe ja toitlustusteenuse pakkumine on osa praktikabaasist. Samuti kajastatakse kontol 12 (19)  õppeasutuse praktikabaasis valmistatud toodete või osutatud tasuliste teenuste müügist saadav tulu, sh remonditöökojas, juuksuritöö ja iluteenuste osutamisel, toodete valmistamisel õmblustöökojas, puidutöökojas. Kontol kajastatakse majutusteenuste tulu juhul, kui tegemist on majutuse praktikabaasiga. Siin kajastatakse õppeprotsessi käigus bioloogilisest varast saadavat elutu, töödeldud põllumajandusliku valmistoodangu (nt lehmadelt saadud piima, marjapõõsastelt ja viljapuudelt korjatud saagi, langetatud metsast saadud varude) müügi tulu. Kontol kajastatakse ka rakenduskõrgkoolide tasulistest teenustest saadavat tulu, näiteks trükiste kujundamine, rõivaste disainimine ja õmblemine, teaduskonverentside korraldamine, lennusimulaatori kasutamine, v.a. teadus-, uurimis-, arendus- ja konsultatsiooniteenuste osutamisest saadav tulu, mis kajastatakse kontol 32201000. 11.2.6. Kontol 32209000 kajastatakse muud haridusalasest tegevusest saadavat tulu, näiteks tulu paljundusteenusest, videoprojektorite ja tulu muude tehniliste vahendite rendist, piletite müügist, kontsertide korraldamisest, diplomi või õpilaspileti dublikaadi väljastamise eest. Samuti kajastatakse kontol läbirääkimiste osavõtutasu kokkuleppehinnaga kestvuslepingutega metsamaterjali müügi lepingute sõlmimiseks. Kontol kajastatakse ka Harno majandustegevusest saadavad tulud. 11.2.7. Kontol 32251000 kajastatakse tulu majutusteenuse osutamisest (v.a. õppuritele), kui majutusteenuse osutamine ei toimu praktikabaasis. Kontol kajastatakse ka ruumide, näiteks aulate, klassiruumide, spordiväljakute ja ujulate lühiajalisest kasutamisest saadud tulu. Praktikabaasidena kasutatavates hostelites ja õpilaskodudes kajastatakse majutusteenuse tulu kontol 32206000. 11.2.8. Kontol 32290000 kajastatakse Rahvusarhiivi majandustegevusest saadav tulu. 11.2.9. Kontol 32248000 kajastatakse Astangu Rehabilitatsiooni Keskuse majandustegevusest saadav tulu. 11.2.10. Õppurite kohatasu, mis sisaldab kalkuleeritud kommunaalkulusid ning teisi kohatasu maksumusse arvestatud kulukomponente, kajastatakse kulu vähendusena kontol 55110830. 11.2.11. Kui õppurile vahendatakse kommunaalteenuseid otse meetodil (näitude alusel ja tarnijatele makstavas hinnas) või kui kooli kuluarvestuse mudeli järgi on vajadus kulude edasimüük kulukomponentide lõikes eristada, kajastatakse teenuse müük konkreetsetel kommunaalteenuste edasimüügi kontodel 55110130, 55110230 jne. 11.2.12. Õppeõiguse ja õppekava hindamisest saadavad ekspertiisitasud kajastatakse muude administratiivkulude vähendamisena kontol 55009930. 11.2.13. Asutuse juht kehtestab korra, milles reguleeritakse, mis tingimustel võib asutus kaupu või teenuseid müüa hinnakirjast erinevate hindadega, sh allahindlusega või kokkuleppehindadega, ning milles määratakse seda otsust tegema volitatud töötaja. 11.3. Saadud toetused 11.3.1. Toetuste kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 7. peatükis toodud põhimõtetest. 11.4. Muud tulud 13 (19) 11.4.1. Muude tuludena kajastatakse kontorühmas 381 üksuse varude ja põhivara müügist tekkivat müügikasumit või -kahjumit, mis leitakse müügihinna, müügiga seotud kulude ja raamatupidamisliku jääkväärtuse vahena. 11.4.2. Kontogrupis 3814 kajastatakse loomse või taimse elusorganismi (kasvava metsa, istikute, taimede, loomade) müügist saadavat tulu. 11.4.3. Bilansivälise väheväärtusliku vara (kasutusest eemaldatud varade, vanametalli vms) müügist saadavat tulu kajastatakse muu tuluna kontol 38183000 ning müügiga seotud kulusid (transport, koristamine vms) kajastatakse kontol 38183100. 11.4.4. Keeleameti sisse nõutud sunniraha kajastatakse kontol 38885000. 11.4.5. Lootusetuks nõudeks arvatud (bilansist välja kantud) nõude laekumine kajastatakse kontol 38889000. 11.5. Nõuete ja saadud ettemaksete kajastamine 11.5.1. Nõuete kajastamisel lähtutakse üldeeskirja paragrahvist 36 ja saadud ettemaksete kajastamisel üldeeskirja paragrahvist 48. 11.5.2. Üldreeglina kajastatakse nõudeid ostjatele esitatud müügiarvete alusel. Arved koostatakse hinnakirjas kehtestatud hindade ja/või lepingus kokkulepitu alusel. Nõuded teenuste ja toodete müügist, mis on koostatud SAPis, kajastatakse kontol 10300000 ning mis on koostatud ERPLYs, kajastatakse kontol 10300020. Asutused, kes müügiarvete väljastamiseks kasutavad müügisüsteemi ERPLY, vastutavad, et süsteemis kajastatud hinnakirjad on uuendatud ja vastavuses asutuses kehtestatud hinnakirjale. 11.5.3. Teenuste ja toodete müügiga seoses saadud ettemaksud kajastatakse SAPis koostatud ettemaksuarvete alusel kontol 20390000 ja ERPLYs tellimuste või ettemaksuarvete alusel kontol 20390020. 11.5.4. ERPLYs suletakse nõue kaardimaksega tasumise hetkel ja makse kajastatakse viitlaekumise kontol 10319020 kuni summa laekumiseni asutuse pangakontole. SAPis jäetakse asutuse pangakontole laekunud kaardimaksed nõuete koostamise ootele ja kui nõue on koostatud, siis seotakse laekunud summa nõudega. 11.5.5. Õppelaenunõuete lühiajaline osa kajastatakse kontol 10324010 ning pikaajaline osa kontol 15324010. Kontol 10369020 kajastatakse riigiressursi jäägi lühiajalist osa ja pikaajalist osa kajastatakse kontol 15369020. Kuni 32 euro suuruse õppelaenunõude võib bilansist maha kanda konto 60501000 kaudu, kuna sissenõudmise kulud ületaksid sissenõutavat summat. 11.5.6. Nõuete tähtaegset laekumist jälgitakse lähtudes finantsarvestuse toimemudelist. 11.5.7. Müüdud kinkekaardid kajastatakse kontol 203900 kinkekaardi väärtuses ning käive loetakse toimunuks kinkekaardi müümisel. 11.6. Nõuete hindamine 14 (19) 11.6.1. Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse kaudsel meetodil lähtudes üldeeskirja paragrahvis 37 kehtestatust. Harno Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse Agentuuri toetuste tagasinõudeid kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvatena kooskõlastatult agentuuriga. 11.7. Lootusetud nõuded 11.7.1. Nõue loetakse lootusetuks, kui üksusel puuduvad igasugused võimalused nõude tagasinõudmiseks (nt võlgniku pankrot, likvideerimine, nõudeõigus on aegunud, võlgnikku ei leita, asukoht on teadmata) või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. 12. KULUDE, KOHUSTUSTE JA MAKSTUD ETTEMAKSETE ARVESTUS 12.1. Antud toetused 12.1.1. Toetuste kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 7. peatükis toodud põhimõtetest. 12.1.2. Kontogrupis 4134 kajastatakse toetusi füüsilistele isikutele õppetoetuste seaduse ja haridusseaduse alusel ning muudel juhtudel, kui toetuse määramise aluseks on õppimine. Stipendium kajastatakse kassapõhiselt kuluna sõltumata summast, kui see on antud aruandeaasta või konkreetselt määramata perioodi kulude katteks, v.a. juhtudel, kus rahastaja tingimused kassapõhist kajastamist ei võimalda. 12.1.3. Tegevustoetused, sh liikmemaksud kajastatakse maksmisel kohe kuludes. 12.1.4. Sihtfinantseerimine mis on alla üldeeskirja § 41 lõikes 1 esitatud kahekordset põhivara kapitaliseerimise alampiiri, kantakse kassapõhiselt kuludesse, v.a. juhtudel, kus toetuse andmise tingimused seda ei võimalda. 12.1.5. Sihtfinantseerimise ettemakset vähendatakse toetuse saaja esitatud sihtfinantseerimise teatise ja asutuse kinnitatud toetuse kasutamise aruande alusel. Üksuse ja toetuse saaja vahel lepitakse kokku aruande esitamise sagedus ja tähtajad (soovitavalt hiljemalt aruandekuule või -kvartalile järgevaks 20. kuupäevaks). 12.2. Tegevuskulud 12.2.1. Tegevuskulude kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 8. peatükis kehtestatust. 12.2.2. Töötasu arvutatakse iga kuu kohta ja kantakse töötajate pangakontodele asutuse töökorra reeglites kehtestatud tähtajal. 12.2.3. Abikaasatasu arvestatakse ja makstakse Eestis registreeritud pangas avatud arvelduskontole eurodes. 12.2.4. Töötaja e-posti aadressile edastatakse väljavõte (palgateatis) arvestatud ja kinnipeetud summade ja panka ülekandmisele saadetud summa kohta. 12.2.5. Puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksud kantakse selle kuu kulusse, millise kuu arvestuses need kajastati. 15 (19) 12.2.6. Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aastaaruande lõpu seisuga. Ettesaadud puhkusepäevade tasu kajastatakse kontol 10393000 ja puhkusetasu kohustist kontol 20201000. 12.2.7. Külaliste vastuvõtuga, vaba aja ürituste korraldamisega, sh toitlustamisega seotud kuludokumentide kooskõlastamisel märgib asutus erisoodustuse arvestuseks selgitusena külaliste ja asutuse töötajate arvu või külaliste ja asutuse oma töötajate kulude jaotuse proportsiooni. Kui kuludokumendil ei ole võimalik täpselt kindlaks määrata erisoodustuse arvestamiseks vajalikke proportsioone, kasutatakse erisoodustuse ja nendelt arvestatavate maksukulude arvestamisel proportsiooni 30% (maksustatav) ja 70% (mittemaksustatav). 12.2.8. Kingituste ostuarvete kooskõlatamisel märgitakse kingituse otstarve või saaja. 12.2.9. Vabariigi Valitsuse määruse „Kuvariga töötamise töötervishoiu ja tööohutuse nõuded” § 3 lõike 6 kohaselt hangib tööandja töötajale või teenistujale, kelle nägemisteravus on vähenenud, kuvariga tööks ettenähtud prillid või muud nägemisteravust korrigeerivad abivahendid või hüvitab kokkuleppel töötajaga nende maksumuse. Asutuse juht kehtestab käskkirjaga abivahendite kompenseerimise piirhinna. 12.2.10. Kontol 551106 kajastatakse muuhulgas ka kooli õppehoonete, praktikamajade ja õpilaskodude ning laagri hoonete korrapärase või hooldusremondiga kaasnevad kulud vara seisukorra taastamiseks. Korrapäraseks remondiks loetakse teatava perioodi järel toimuvat remonti, mille käigus ei muudeta vara suurust ega sihtotstarvet ega vahetata välja vara olulisi komponente. Hooldusremondiks loetakse teatava perioodi järel toimuvat puhastava ja korrastava iseloomuga remonti vara normaalse toimimise tagamiseks. 12.2.11. Haridus- ja noorteprogrammis kavandatud HTMi ning hallatavate asutuste remonttööd, soetused, investeeringud kinnisvarasse ning keskselt tellitavate korrashoiuteenuste kulu planeeritakse vajadusel HTMi kui üksikasutuse eelarves. HTM valitsemisel olevates hoonetes või rajatistes tehtud tööd kajastatakse lõpetamata ehituste ja etapiviisiliste soetustena kontol 155910 ning teostatud tööd antakse asutustele lõpetamata ehitistena üle. 12.3. Kohustiste ja makstud ettemaksete arvestus 12.3.1. Üldeeskirja § 15 lõike 8 järgi üldjuhul ettemakseid ei tehta. Ettemakset kasutatakse, kui seda ei ole võimalik vältida. 12.3.2. Ettemakstud tulevaste perioodide kulud kantakse arve eest tasumise kuus kohe kuluks juhul, kui arve summa ilma käibemaksuta on alla üldeeskirja § 41 lõikes 1 esitatud kapitaliseerimise alampiiri. 12.3.3. Õppurite tasutud õpilaskodu kohatasu tagatis kajastatakse SAPis kontol 20362000 ja ERPLYs kontol 20362020. 12.3.4. Kui raamatupidamise aastaaruande koostamise ajaks puudub arve, kajastatakse kohustis viitvõlana kontol 20329000. Kui summa ei ole täpselt teada, võetakse viitvõlgnevuse arvutamise aluseks eelneva perioodi tegelik kulu või lähtutakse lepingulisest maksumusest. 16 (19) 13. VARUDE ARVESTUS 13.1. Varude üle SAPis analüütilist arvestust ei peeta. 13.2. Vajaduse korral peetakse varude arvestust asutuses bilansiväliselt. Asutus kehtestab varude arvestuse korra, milles sätestatakse varude arvestuspõhimõtted ja laoarvestuse tööprotsessid. Laoarvestuse programmides võetakse varud arvele koguseliselt ja summaliselt. 13.3. Kui aasta lõpu seisuga on asutustel inventeeritud varude summa üle üldeeskirja § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiiri, kajastatakse varud bilansis, korrigeerides kulusid, lähtudes asutuselt saadud inventuuridokumendist. 14. PÕHIVARADE ARVESTUS 14.1. Põhivarade arvestuses lähtutakse üldeeskirja paragrahvides 39-47 kehtestatust ja HTMi valitsemisel oleva riigivara valitsemise korrast. 14.2. Põhivara arvestust peetakse SAPis ja RTIPi varade moodulis. 14.3. SAPis kajastab põhivaraga seotud tehingud Keskus ning RTIPi varade moodulis asutus. 14.4. Põhivarad grupeeritakse klassidesse lähtudes SAPis ja RTIPi varade moodulis olevatest riigi ühtsetest põhivara klassidest. Põhivara klass määrab, millistele kontodele tehakse põhivaraga seotud kanded. 14.5. Iga uue põhivara soetamisel avatakse uus projekti struktuurelemendi kood (WBS- element), mille kaudu kantakse vara soetamisel tehtud kulutused varakaardile. Vara soetus kajastatakse esmalt vastavat varaklassi tähistava kontogrupi kontol algusega 5529. Kontole lisatakse projekti struktuurelemendi kood. 14.6. Iga kuu lõpus viiakse soetatud varade soetusmaksumused kontogrupist 5529 üle põhivara kontodele algusega 15 koos põhivara soetuseks tehtud kulutuste varakaartidele kandmisega. Lõpetamata ehitustöid kajastatakse poolelioleva põhivara klassis eraldi kaartidel. 14.7. Kasutusele võetud põhivara kohta SAPi sisestatud põhiandmed kanduvad automaatselt RTIPi varade moodulisse. Asutus täiendab RTIPis tekkinud vara kaardi andmeid vastutajate, kasutajate, asukoha jms andmetega ning võtab põhivara RTIPis arvele. 14.8. Põhivarade registreerimise ja andmete korrastamise muudes registrites (riigi kinnisvararegister (edaspidi: RKVR), ehitisregister, transpordiameti e-teeninduses jm) korraldab asutuse varade arvestuse eest vastutav isik. RKVSis oleva vara objekti koodi märgib asutus RTIPi varade moodulis vara kaardile üldandmete lehele välise tunnuse jaotusesse tagades nii andmete ristviitamise RTIPis ja RKVRis. 14.9. Uute varade amortisatsiooninormid on järgmised: 1) ehitised ja rajatised 2,5% aastas, eeldatav kasulik eluiga 40 aastat, 17 (19)  2) arvutustehnika 33,3% aastas, eeldatav kasulik eluiga 3 aastat, 3) masinad ja seadmed 25 % aastas, eeldatav kasulik eluiga 4 aastat, 4) elektriautod 33,3% aastas, eeldatav kasulik eluiga 3 aastat, 5) inventar 20 % aastas, eeldatav kasulik eluiga 5 aastat, sh klaverid 5% aastas, eeldatav kasulik eluiga 20 aastat, sh muud amortiseeruvad muusikainstrumendid, 10% aastas, eeldatav kasulik eluiga 10 aastat, 6) immateriaalne põhivara 33,3% aastas, eeldatav kasulik eluiga 3 aastat. 14.10. Asutuse vara tundev spetsialist võib määrata uutele varadele eeskirja punktis 14.9 märgitud amortisatsiooninormidest erinevad normid lähtudes konkreetse vara kasulikust elueast, tootja või eksperdi hinnangust. 14.11. Spetsiifiliste või kasutatud varade amortisatsiooninormi määramisel lähtub asutus vara kasulikust elueast. 14.12. Järelejäänud kasulikku eluiga hinnatakse parenduste arvele võtmisel ja inventuuride käigus. Kui ilmneb, et vara järelejäänud hinnanguline eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooninormi. 15. VÄHEVÄÄRTUSLIKU VARA ARVESTUS 15.1. Asutus võtab alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri väheväärtusliku varana arvele varaobjektid RTIPis. 15.2. Asutus kehtestab tingimused, millisel juhul tuleb väheväärtuslikud varad arvele võtta, lähtudes enda vajadusest. 15.3. Igale väheväärtuslikele varale, mida ei saa hiljem tuvastada ilma inventarinumbrita, kantakse peale inventarinumber kleepimise, graveerimise vms teel. 15.4. Väheväärtuslik vara kantakse arvelt maha võõrandamise või mahakandmise otsuse alusel, mis vormistatakse RTIPis. 16. MAKSUDE ARVESTUS JA DEKLARATSIOONIDE KOOSTAMINE 16.1. PTO esitab Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt maksudeklaratsiooni TSD lähtudes tulumaksuseadusest. 16.2. Keskus esitab Maksu- ja Tolliametile käibedeklaratsioonid ja informatsioonikohustuse kohta koostatavad deklaratsioonivormid. 16.3. Maamaks kajastatakse kuludes maksutähtpäeva saabumisel Maksu- ja Tolliameti maksuteate alusel. 16.4. Asutuse deklareeritud keskkonnatasud kajastatakse kuludes deklareerimise kvartali lõpu kuupäevaga. Raskeveokimaksud kajastatakse kuludes maksetähtpäeval. 18 (19) 17. INVENTEERIMINE 17.1. Inventeerimisel lähtutakse üldeeskirja paragrahvides 50-52 kehtestatust. 17.2. Asutuse ja RTK vastutus inventuuride läbiviimisel on kehtestatud finantsarvestuse toimemudelis. 17.3. Asutuse varade inventuurikomisjoni moodustamise, inventuuri läbiviimise korraldus ja inventuuri ajal koostatud dokumendid vormistatakse RTIPis. 17.4. Asutuse juht korraldab sularahakassa inventuuri läbiviimise ja moodustab inventuurikomisjoni. 17.5. Erakorralisi inventuure tehakse varade eest vastutava või materiaalselt vastutava isiku vahetumise korral üleandmise-vastuvõtmise päeva seisuga. Varguse, röövimise, omastamise ja kuritarvituse, samuti ujutuse, põlengu jm juhtumi korral väärtuse vähenemise kindlakstegemisel viiakse inventuur läbi viivitamatult nimetatud asjaolude selgumise järel. 17.6. Sularaha inventuuri tulemuse kajastab Keskus üldjuhul üldeeskirja paragrahvi 52 kohaselt: puudujäägid kuni nende hüvitamiseni kontol 103690** (SAPis 10369000, ERPLYs 10369020) ja ülejäägid kontol 38889000. Koolides, kus sularaha puudujäägid või ülejäägid on tekkinud õppurite õppepraktika käigus, võib need asutuse taotluse (akti või muu kinnitatud dokumendi) alusel kajastada õppekuludena kontol 55249000. 17.7. Keskus inventeerib aasta lõpu seisuga nõuete ja kohustuste saldod ning saadab kinnitatud inventuuriakti asutustele teadmiseks 18. BILANSIVÄLISED KONTOD 18.1. Bilansivälised kontod (kontoliik 9) esitab Keskus täiendava informatsioonina aasta lõpu seisuga detsembrikuu saldoandmikus. Bilansiväliste kontode kajastamist selgitab RTK juhend “Juhend bilansiväliste kontode esitamiseks saldoandmikes”. 18.2. Bilansivälise informatsiooni koondamine ja raamatupidamise kajastamine on reguleeritud finantsarvestuse toimemudeli punktis 10.2. 19 (19) Seletuskiri ministri käskkirja “Haridus-ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine“ eelnõu kohta Ministri käskkirja eelnõu järgi kehtestatakse käskkirja lisana valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri uues redaktsioonis ning tunnistatakse kehtetuks ministri 10.03.2023. a käskkiri nr 72 „Haridus- ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine“. Käskkirja sisu Võrreldes 10.03.2023 kehtestatud raamatupidamise sise-eeskirja versiooniga tehakse järgmised muudatused: 1. Punkti 3.5 alusel lõpetatakse alates 31.03.2023. a infosüsteemis PMen (edaspidi: PMen) õppelaenunõuete analüütilise arvestuse pidamine. Kuni 2020. aastani tegeles RTK õppelaenunõuete sissenõudmisega ning pidas nõuete üle analüütilist arvestust Pmenis. Alates 2020. aastast tegeleb nõuete sissenõudmisega Maksu-ja Tolliamet (edaspidi EMTA), kuid avaliku sektori finantsarvestuse ja–aruandluse juhendi § 13 lõike 4 kohaselt kajastatakse nõuded üldjuhul selle riigi raamatupidamiskohustuslase üksuse bilansis, kelle majandustegevuse tulemusena või eesmärkide saavutamisega seoses need tekkisid. Seetõttu kajastuvad õppelaenunõuete koondandmed endiselt HTMi bilansis sõltumata sissenõudja vahetumisest. Alates 01.04.2023. a viis EMTA õppelaenunõuete analüütilise arvestuse SAPiga liidestatud infosüsteemi APEX, mistõttu pole PMen enam aktiivses kasutuses. Lisaks HTMi õppelaenunõuete analüütilise arvestusele kasutati PMeni ka HTMi valitsemisala koolide ja asutuste raamatupidamisandmete säilitamiseks. Raamatupidamise seadus § 12 lõike 1 järgi on raamatupidamisandmete säilitamise kohustus 7. aastat, kuid on olnud välisprojekte, kus toetuse kasutamise tingimuste järgi on andmete, sh projekti pearaamatu säilitamise kohustus kuni 25 aastat. Kaalusime koostöös RTKga võimalust Pmeni kasutamisest täielikult loobuda, mis oleks tähendanud kogu andmebaasis olevate andmete salvestamist, nende säilitamist RTK võrguketastel, nende süstematiseerimist ja süsteemi dokumenteerimist andmete kiire taasesitamise tagamiseks. RTK sõnutsi ei kaalu taolise andmefailide hoidmise ja nende üle arvestuse pidamise töömaht üles Pmeni kui arhiivbaasi kasutamisega seotud kulu andmete säilitustähtaja lõpuni. Eelnõu koostamise ajaks ei ole veel teada, millal ja mis tingimustel oleks võimalik PMen anda HTMi bilansist RTK bilanssi ja muuta PMeni majutusteenuse osutamise tingimusi RITi ja HTMi vahelises lepingus. Punkti 3.5 muudatus on eelnevalt kooskõlastatud TJO tehnilise konsultandi Heigo Ankuhiniga. 2. Punktis 3.6 täpsustatakse vajaduspõhiste õppetoetuse määramise otsuste säilitamise erisused s.t Haridusportaali kaudu edastatud taotluste alusel tehtud otsused säilitatakse EHISes ja e- postiga edastatud taotluste korral säilitatakse otsused RTK DHSis. Punkti 3.6 muudatus on eelnevalt kooskõlastatud TJO andmeteenuste juhi Margus Kärneriga. 3. Punkti 3.8 täiendatakse Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse kassatehingute kajastamise reegli lisamisega. 4. Punkti 3.11 täiendatakse ning lisatakse Toetuste Menetlemise Infosüsteemi (TMS) kasutajaks Eesti Keele Instituut (EKI) taotlusvoorude puhul, mis algavad 2023. aasta detsembris või edaspidi. Seni on EKI kasutanud avatud taotlusvoorude menetlemiseks infosüsteemi Entu. Ettepaneku muuta senist praktikat ja viia EKI voorupõhiste toetuste menetlemine TMSi, tegi HTMi keelepoliitika osakonna juhataja Andero Adamson. TMSi kasutusele võtmine EKIs toob HTMile kaasa ka Kultuuriministeeriumiga TMSi kasutamise lepingu muutmise, EKI töötajate koolitamise ja juhendamise, EKIs aga toetuse andmist reguleerivate kordade ja senise tööprotsessi muutmise. Teadus- ja arendustegevuse poliitika osakonna juhataja Katrin Pihori ettepanekul lisatakse erisus teadusprogrammide taotlusvoorude taotluste ja toetuse kasutamise aruannete menetlemise kohta Eesti Teaduseinfosüsteemis (ETIS). Punkti 4.4.2 muudetakse riigivara pidamise valdkonna eksperdi (kuluhaldur) Sigre Kuivi ettepanekul. Riigi üldhariduskoolide üüri- ja kinnisvara korrashoiuteenuste arvete menetlemist laiendatakse lisaks RKASle ka teistele teenuste pakkujatele (nt kohalikud omavalitsused, eraettevõtjad). Viidatud punkti sõnastuse laiendamise vajaduse tingisid kohalikelt omavalitsustelt (KOV) riigi pidamisele üle antud üldhariduskoolid, mis tegutsevad KOVi omandis olevates hoonetes, kus kinnisvara korrashoiuteenuseid osutavad lisaks RKASile ka kohalikud omavalitsused ja/või eraettevõtjad. Muudatuse vajadus on tingitud eelkõige Kohtla- Järve Järve Kooli, Lüganuse Kooli, Kiviõli I Keskkooli, Kiviõli Vene Kooli ja Sillamäe Eesti Põhikooli arvetega seonduvalt. Üldhariduskoolide korrashoiuteenuste kulud on eelarvestatud HTMi eelarves. Lisaks RKAS arvetele menetletakse edaspidi ka teiste teenuse pakkujate poolt esitatud kinnisvara korrashoiuteenuste arved koolide arvete menetlemise keskkonnas FitekIN. Arvete kinnitamiseks on hädavajalik saada kindlus, et arvetel märgitud tööd on tehtud, teenused osutatud ja kaubad tarnitud ning selle kindluse saab anda koolipoolne kinnitaja. Selline korraldus on kõige kuluefektiivsem. Teenuse pakkuja esitab arved riigi üldhariduskoolile, kooli esindaja kontrollib arvel kajastatud kuluridade paikapidavust, kulu kinnitab HTMi eelarve rea eest vastutaja ja kajastatakse HTMi kuludena. Sarnast mudelit on kasutatud RKAS üüri- ja kinnisvara korrashoiuteenuste arvete menetlemisel alates 2023. aastast. KOVide ja eraettevõtete poolt tagatakse mitmele üldhariduskoolile näiteks tarbimisteenused (vesi, küte, elekter) ja hoonete kindlustus. Eraettevõtjate poolt on tagatud heakorrateenused (koristus- ja hügieenitarvikute hankimine, porivaibad jne), väliheakord (libedusetõrje, muruniitmine jne) ja jäätmekäitlus. 5. Punkti 4.8 lisati ministri 2.11.2020 käskkirjaga nr 261 kinnituskirjade esitamise kohustus lisaks HTMi struktuuriüksuste juhtidele ka Harno osakondade, agentuuri ja büroo juhtidele. HTMi ja Harno juhtkonna ühise visiooni järgi oleks pidanud kahe asutuse baasil tekkima kompetentsikeskused, mis töötaksid asutuste-üleselt (nt personali-, finants- ja tehnoloogia juhtimine). Praeguseks on põhimõtted ja asutuste vaheliste ülesannete jagunemine ning vastutus muutunud, millest tulenevalt jäetakse HTMi siseauditi osakonna juhataja Eve Silla ettepanekul kinnituskirja esitamise kohustus Harno töötajatest vaid peadirektorile. Kinnituskirjade esitamise kohustus tekib ka punktis 4.8 märgitud isikute asendamisel, sh puhkuste, haiguste vm põhjusel töölt eemal viibimise ajal. 6. Punkt 6.2 kustutatakse põhjusel, et alates 2020. aastast tegeleb riiginõuete sissenõudmise- ja selle üle arvestuse pidamisega Maksu-ja Tolliamet. Vt seletuskirja punkt 1. 7. Punktis 7.7 täpsustatakse tegevusala koodide kasutamist. Ekslikult on tegevusala 09500 kasutajaks märgitud ka Rahvusarhiiv – käskkirja muudatusega viga parandatakse. Täpsustatakse kutseõpet läbi viivate rakenduskõrgkoolide tegevusala koodide kasutust ning nimekirja täiendatakse alates 2023. aasta suvest HTMi valitsemisalas tegutseva Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses kasutatava tegevusala koodiga. Koodi 09700 kasutajate hulka lisatakse ka Rahvusarhiiv ning riigi rakenduskõrgkoolid. Kui majandustehingud sisaldavad mitut tegevust, jaotatakse kulud või tulud tegevusala koodidele. Kui taoline eristamine pole võimalik (rahaliselt mõõdetav), klassifitseeritakse tehing tegevusalale, mis on antud tehingu puhul valdavaim. Tihti vastab ühele tegevusalale kogu institutsionaalne üksus või asutuse struktuuriüksus. Sellisel juhul võib klassifitseerimine osutuda lihtsamaks läbi tegevusala omistamise tervele nimetatud üksusele. Lisatakse selgitus juhuks, kus kasutatakse kulude kajastamisel põhitegevuse koodiga võrreldes teistsuguseid koode. UNESCO OECD Eurostat (UOE) mõistes on haridusasutused majandusüksused, mis pakuvad haridust või haridusega seotud teenuseid inimestele ja teistele haridusasutustele. Haridusasutused jagunevad järgmiselt: 1) õppetööga tegelevad haridusasutused ehk õppeasutused (instructional institutions). Eesti kontekstis on sellised asutused kõik EHIS-esse kantud, tasemeharidust andvad õppeasutused; 2) haridusasutused, mis ei tegele õppetööga (non-instructional institutions). Need on asutused, mis osutavad haridusega seotud administratiivseid, nõuandvaid või asjatundlikke teenuseid (koolidele või füüsilistele isikutele). Punkti lõppu täiendatakse kontoplaani kasutusjuhendi lausega, mis selgitab tegevusala koodi kasutamist toetuste andmisel ja saamisel. 8. Punkti 10.2.2. täiendatakse, kuna Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus ei kasuta müügisüsteemi ERPLY ja seetõttu kajastab sularahatehingud SAPi kassaraamatus, vt seletuskirja punkt 3. 9. Punkti 10.2.5 täiendatakse raamatupidamiskonto nimetamisega, millel kajastatakse Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse sularahatehingud. Kontot 10000002 HTMi valitsemisalas ei kasutata. 10. Eeskirja punkti 11.2 alapunktiga 11.2.9 kehtestatakse, et Astangu Rehabilitatsiooni Keskuse majandustegevusest saadav tulu kajastatakse raamatupidamiskontol 322480000 (konto nimetus: sotsiaalse rehabilitatsioonikeskuste tulud). Punktides 11.2.6. ja 11.2.8 sõna „laekuv(ad)“ sõnaga „saadav(ad). Tekkepõhise arvestuse korral võib sõna „laekuv(ad)“ olla eksitav ja seostuda kassapõhise arvestusega. 11. Punktiga 12.1.4 asendatakse sõna „projektitoetus“ avaliku sektori finantsarvestuse- ja aruandluse juhendis kasutatud mõistega „sihtfinantseerimine“. 12. Punkti 12.1.5 täiendatakse ja lisatakse võimalus ettemakstud sihtfinantseerimist kanda raamatupidamises kuludesse ka sihtfinantseerimise teatise alusel. Kuigi avaliku sektori finantsarvestuse-ja aruandluse juhendi §25 lõikes 7 on sihtfinantseerimise teatise esitamise sageduseks kord aastas st teatis on tarvis esitada aasta lõpu seisuga hiljemalt 31. jaanuariks, esitatakse teatisi reaalselt rohkem tagamaks kulude-tulude vastavuse kajastamise saldoandmikes kvartaalselt. Kulude kuluaruande alusel kajastamisel võetakse arvesse ka eelnevalt teatiste alusel kajastatud summad ning vajaduse korral korrigeeritakse tehtud tehinguid. Näiteks: eraldati 40157,40 eurot toetust ning toetuse saaja esitas 1. detsembril aruande toetuse kasutamise kohta. Samas oli raamatupidamises toetuse saaja esitatud sihtfinantseerimise teatiste alusel toetuse kasutamine periodiseeritud esimesse poolaastasse summas 11013,75 eurot ja kolmandasse kvartalisse 28951,04 eurot ning seetõttu kajastati kulu aruande heaks kiitmisel täiendavalt vaid 192,61 eurot. Vt väljavõte TMSist: Mitmeid redaktsiooni punkte sõnastatakse ümber punkti sisu muutmata. Varasemas redaktsioonis punkt 4.4.3 on viidud punktiks 11.2.13. Eelnõu koostas eelarve- ja finantsjuhtimise osakonna finantsarvestuse valdkonna juht Katrin Jakobson ja RTK HTMi talituse juhataja-pearaamatupidaja Agnes Jakobsoo.