Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse siseauditi korraldus

KÄSKKIRI Tallinn 02.10.2023 nr 1-3/26 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse siseauditi korraldus Käesolev käskkiri on kehtestatud Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (edaspidi keskus) põhimääruse § 8 lõike 2 punkti 6 alusel 1. Siseauditi mõiste 1.1. Siseaudit (edaspidi audit) on sõltumatu, objektiivne, kindlust ja nõu andev tegevus, mis viiakse läbi keskusesiseselt iga-aastase siseauditi tööplaani ja käesoleva korra alusel. Auditi eesmärgiks on läbi süsteemse ja organiseeritud lähenemise hinnata keskuse äriprotsesside või nende osade ja juhtimise kvaliteeti ja tõhusust ning eesmärkide täitmist. 1.2. Auditit viib läbi auditirühm, kes koosneb juhtaudiitorist ja vähemalt ühest toetavast audiitorist. 1.2.1. Juhtaudiitor on audiitor, kes juhib auditirühma tööd, vastutab auditi läbiviimise eest ja allkirjastab auditi aruanded. 1.2.2. Toetav audiitor on auditit läbi viiv isik, auditirühma liige. 1.3. Iga auditi täpsed eesmärgid sõnastatakse konkreetse auditi kavas. 1.4. Käesolevas korras ei käsitleta siseauditeid 04.10.2012 Vabariigi Valitsuse määruse nr 79 „Täidesaatva riigivõimu asutuse siseauditeerimise üldeeskiri“ mõistes. Eelnimetatud määrusega kooskõlas olevaid siseauditeid viib keskuses läbi Haridus- ja Teadusministeerium. 2. Auditite planeerimine 2.1. Auditid planeeritakse üheks aastaks ette keskuse tööplaanis kooskõlastatuna kõigi üksuste juhtidega. 2.2. Igal aastal viiakse läbi vähemalt kaks (2) siseauditit. 2.3. Ettepanekud auditi valdkondade osas teevad üksuste (osakond, talitus või õppesuund) juhid tööplaani koostamise käigus. 2.4. Ettepanekute tegemisel ja auditeeritavate valdkondade valikul lähtutakse järgmistest teguritest: 2.4.1. otseste avalike teenuste äriprotsesside loomuomased riskid;  2.4.2. spetsiifilised riskid, mis võivad tekkida jooksvalt; 2.4.3. juhtimise ja üldiste tugiteenustega seotud riskid. 2.5. Lisaks punktis 2.4 nimetatud teguritele võidakse arvesse võtta järgmisi muudatuste elluviimisest tingitud riskitegureid (loetelu ei ole lõplik): 2.5.1. muudatused õigusaktides ja/või keskuse kordades; 2.5.2. muutused keskuse struktuuris või ülesannetes; 2.5.3. võtmeisikute vahetumine või vastutusvaldkonna muutumine; 2.5.4. eelmiste auditite tulemused. 3. Audiitorid 3.1. Auditeid viivad läbi auditialase väljaõppe saanud keskuse töötajad. 3.2. Esmasteks kriteeriumiteks audiitorite valikul on audiitori pädevus ja audiitori sõltumatus auditeeritavast tegevusest (st audiitor ei tohi auditeerida iseenese töövaldkonda). 3.3. Audiitoril on õigus teha ettepanekuid eriteadmisi nõudvate küsimuste lahendamisel teiste spetsialistide kaasamiseks. 3.4. Audiitorid peavad kinni pidama järgmistest auditeerimispõhimõtetest: 3.4.1. Ausus – audiitorid peavad tegema oma tööd ausalt, erapooletult ja vastutustundlikult; 3.4.2. Õiglane esitus – auditi leiud, järeldused ja auditi aruanded peavad peegeldama auditeid tõeselt ja täpselt; 3.4.3. Konfidentsiaalsus – audiitor vastutab auditi käigus kogutud teabe konfidentsiaalsena hoidmise eest ja kasutab auditi käigus saadud teavet ainult auditi ülesannete täitmiseks; 3.4.4. Sõltumatus – audiitorid peavad olema auditeeritavast tegevusest ja auditeeritava valdkonna juhtidest sõltumatud tagamaks auditi järelduste objektiivsuse; 3.4.5. Tõenduspõhine lähenemisviis – auditi järelduste usaldusväärsuse tagamiseks peab auditi tõendusmaterjal olema kontrollitav. 4. Auditite läbiviimine 4.1. Auditi läbiviimise eest vastutab juhtaudiitor. Auditit viivad lisaks juhtaudiitorile läbi vähemalt üks toetav audiitor. 4.2. Iga audit koosneb üksteisele järgnevatest järgmistest etappidest: 4.2.1. ettevalmistamine (auditeeritavat valdkonda puudutavate dokumentidega tutvumine, auditi kriteeriumite täpsustamine, kava koostamine, kooskõlastamine auditeeritavaga, küsimustike koostamine jm ettevalmistavad tegevused); 4.2.2. auditi läbiviimine (avakoosoleku läbiviimine, intervjuude, vaatluste ja vahekoosolekute läbiviimine, tähelepanekute ja järelduste tegemine jm info talletamiseks vajalikud tegevused); 4.2.3. aruande koostamine (aruande projekti koostamine, lõppkoosoleku läbiviimine, abinõude plaani koostamine, aruande esitamine). 4.3. Auditi läbiviimisel kaasab juhtaudiitor auditeeritava valdkonna eest vastutaja, kelleks võib olla keskuse üksuse juht (osakonna või õppesuuna või talituse juht) 2  või töötaja, kelle tööülesannete hulka kuulub vastutus konkreetse tööprotsessi toimimise eest. 4.4. Auditi läbiviimise protsess ja vastutuse jagunemine auditite läbiviimisel on kirjeldatud allolevas tabelis. PV – põhivastutus (algatab tegevuse ja vastutab selle elluviimise eest) OV – osavastutus (st osaleb tegevuses) Auditeeritava Direktori Juht- Toetav Tegevus Direktor valdkonna asetäitja audiitor audiitor eest vastutaja Auditite iga-aastase plaani OV PV OV koostamine tööplaani raames Audiitorite valik ja kokkulepped auditi ajakava osas nii audiitorite kui ka PV auditeeritava valdkonna eest vastutajaga. Auditeeritava valdkonna eest vastutaja informeerimine auditi PV alustamisest Audiitoritele auditeeritavat valdkonda puudutavatele materjalidele PV ligipääsu võimaldamine Läbiviidava auditi valdkonna monitooring, materjalide PV PV kaardistamine, nendega tutvumine Läbiviidava auditi eesmärkide ja OV PV OV PV PV kriteeriumite täpsustamine Auditi kava koostamine ja OV OV PV PV vormistamine Auditi ettevalmistamine (küsimustikud, intervjuud, muu PV PV metoodika) Auditi läbiviimine (sh avakoosolek, intervjuud, küsimustikud, analüüsid, PV PV vahekoosolekud tähelepanekute läbirääkimiseks) Auditi aruande koostamine ja esitamine auditeeritava valdkonna PV PV eest vastutajale Auditi aruande kooskõlastamine ja PV selgituste esitamine Auditi lõppkoosolek, tulemuste OV PV OV tutvustamine auditeeritavatele Abinõude plaani koostamine OV OV PV tähelepanekute ja järelduste põhjal Auditi aruande ja abinõude plaani PV PV kooskõlastamine ja allkirjastamine Abinõude plaani elluviimine PV Abinõude plaani elluviimise seire PV OV 5. Soovituste rakendamise seire 5.1. Auditi tulemusel tehtud tähelepanekud/leiud sisestab juhtaudiitor abinõude plaani. 3 5.2. Tähelepanekute/leidude põhjuseid analüüsivad direktor, direktori asetäitja ja auditeeritava valdkonna eest vastutaja, leppides kokku parendustegevused ja nende elluviimise ajakava. 5.3. Auditist tulenevad parendustegevused sisestab juhtaudiitor abinõude plaani. Abinõude plaani elluviimist jälgib direktori asetäitja. 6. Auditite dokumenteerimine (sh säilitamine) 6.1. Audititega seotud dokumendid salvestatakse keskuse dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) sarjas 1-12 vastava aasta alla. 6.2. Auditite kavandamisel ja läbiviimisel loodavad säilituskohustusega dokumendid on nimetatud allolevas tabelis. Dokumendi nimetus Looja/vastutaja Asukoht Siseauditi korraldus Direktori asetäitja DHS AKRK-s Avalik ketas, kaust Info ja juhendid Keskuse tööplaan Direktori asetäitja DHS Avalik ketas, kaust Juhtkond Auditi kava (lisa 1) Juhtaudiitor DHS sari 1-12 Auditi aruanne (lisa 2) Juhtaudiitor DHS sari 1-12 Abinõude plaan (lisa 3) Auditeeritava valdkonna DHS sari 1-12 eest vastutaja 7. Rakendussätted 7.1. Käskkiri jõustub allkirjastamisest. 7.2. Tunnistan kehtetuks 25.01.2016 käskkirja nr 1-3/11 „Siseauditi korralduse ja isikuandmete töötlemise korra kinnitamine“ punkt 1. Kert Valdaru direktor 4  KINNITATUD direktori 02.10.2023 käskkirjaga nr 1-3/26 Lisa 1 AUDITI KAVA Auditi nimetus: Auditeeritav üksus: Auditeeritava valdkonna eest vastutaja: Juhtaudiitor: Toetav(ad) audiitor(id): Auditi eesmärk: Auditeeritav periood: Auditi kriteeriumid, millele vastavust hinnatakse (kirjeldus või viide dokumendile) Auditi tegevuskava: Meetodid Tegevuse (küsimustik, Kelle juures Auditi etapp Kes teeb? Millal teeb? kirjeldus intervjuu, vaatlus teeb? jne) Ettevalmistamine (dokumentide hankimine, tutvumine auditi kriteeriumidega, dokumentide läbitöötamine ja võrdlemine kriteeriumidega, kava koostamine ja kooskõlastamine auditeeritavaga, küsimustike koostamine) Auditi läbiviimine (vajadusel avakoosolek, intervjuude ja vaatluste läbiviimine, vajadusel vahekoosolekud, tähelepanekute ja järelduste tegemine) Aruandlus (aruande projekti koostamine, lõppkoosolek, aruande esitamine) Digitaalselt allkirjastavad juhtaudiitor ja auditeeritava valdkonna eest vastutaja. Teadmiseks edastatakse direktorile ja direktori asetäitjale. 5  KINNITATUD direktori 02.10.2023 käskkirjaga nr 1-3/26 Lisa 2 AUDITI ARUANNE 1. Auditi nimetus: Auditeeritav üksus: Auditeeritava valdkonna eest vastutaja: Juhtaudiitor: Audiitor: Auditi eesmärk: Auditeeritav periood: Auditi kriteeriumid, millele vastavust hinnatakse (kirjeldus või viide dokumendile) 2. Lühikokkuvõte auditi leidudest ja järeldustest Lühidalt anda ülevaade, mis olid auditi tulemused. Sealhulgas võib kasutada selliseid kirjeldusi nagu „Olulises osas vastab...“ vms 3. Auditi tähelepanekud/leiud koos järelduste ja soovitustega Jrk nr Tähelepaneku alateemad Kirjeldus Kriteerium: Kirjeldada olukorda, millel vastavust hinnatakse Tingimus/olukord: Kirjeldada tegelikku olukorda (toimus nii) Põhjus: Kirjeldada miks erineb tegelikkus teooriast Järeldus: Järeldus on kokkuvõte probleemi Tähelepanek/leid 1 esinemisest ja tulemustest Risk, sh mõju Kui võimalik kirjeldada sündmus, mis võib esineda, mis mõjutab eesmärkide saavutamist, sh mida tähendab keskusele Soovitus: Kirjeldada, kuidas parandada olukorda Kriteerium: Tingimus/olukord: Põhjus: Tähelepanek/leid 2 Järeldus: Risk, sh mõju Soovitus: Kriteerium: Tingimus/olukord: Tähelepanek/leid n Põhjus: (lisada nii mitu, kui vaja) Järeldus: Risk, sh mõju Soovitus: Auditi dokumentide juures hoitakse ka eraldi andmeid järgmiste andmete kohta, kuid mida ei lisata auditi aruandesse. 4. Auditi käigus kasutatud dokumentide ja muude analüüsitud andmete loetelu 5. Auditi ajaline maht 6  Auditirühma Ettevalmistuseks Läbiviimiseks Aruandluseks Abinõude plaani liikme nimi kulunud aeg kulunud aeg kulunud aeg koostamiseks tundides tundides tundides kulunud aeg tundides Allkirjastatakse koos abinõude plaaniga. Digitaalselt allkirjastavad juhtaudiitor ja auditeeritava valdkonna eest vastutaja Teadmiseks edastatakse direktorile ja direktori asetäitjale 7  KINNITATUD direktori 02.10.2023 käskkirjaga nr 1-3/26 Lisa 3 ABINÕUDE PLAAN Auditi nimi: Koostaja: Kuupäev: Tähelepaneku/leiu nr Soovitus Parendustegevus Tähtaeg Vastutaja Allkirjastatakse koos auditi aruandega. 8