IT-teenuste osutamine Astangu KRK liikumisel SoM haldusalast HTMi haldusalasse

IT- teenusete osutamine Astangu KRK-le liikumisel SoMi haldusalast HTMi haldusalasse KOOSOLEKU PROTOKOLL 12.06.2023 Teams keskkond Algus kell 12.00 Lõpp kell 13.05 Juhatas: Nele Labi (SoM) Protokollis lindistuse põhjal: Kristi Mikiver (SoM) Võtsid osa: Kert Valdaru (Astangu KRK), Veronika Kaska (Astangu KRK), Jürgen Rakaselg (HTM), Margit Grauen (HTM), Aivo Riisenberg (HTM), Toomas Adson (HTM), Indrek Rokk (HTM), Margus Arm (TEHIK), Marje Pihl (TEHIK), Tanel Tera (TEHIK), Nele Labi (SoM), Liina Kotkas (SoM), Marika Tuusis (HTM), Diana Kalvik (SoM), Heli Välli (Astangu KRK), Kristi Viisimaa (Astangu KRK). Puudus: Kristi Mikiver (SoM) PÄEVAKORD: 1. TEHIKult ülevaade teenuste kuludest 2. Täiendavad küsimused ja arutelu 3. Kokkuvõte ja lõpetamine 1. TEHIKult ülevaade teenuste kuludest Vastavalt eelmise koosoleku kokkuleppele jagas TEHIK 6. juunil teenuste kulude tabelit ja varade loetelu. Kohtumisel räägiti üle selles tabelis toodud teenuste ja kulude sisu, mis oli vahepealse ajaga täpsustunud. o Otsekulud. o Astangu IS hooldus ja väikearendus 40 000 aastas ja eelarves olemas ja liigub teenusega kaasa. o Delta halduskulu on 6 810 eur ja seda maksab TEHIK RITile. See raha on eelarves olemas ja liigub teenusega kaasa. Deltaga kaasneb aastas 15 000 -16 000 eur arenduskulu, mis on kogu SoM haldusala peale. HTMis Deltat kasutuses pole ja vajalik on uurida RITilt, mis Astangu KRK mahu pealt arenduskulu on. o Töökohateenus. Liisingus olevate seadmete loetelu on toodud TEHIKu poolt 6. juunil jagatud failis eraldi lehel. Kulu on 35 508 eur, mis on ka eelarves olemas ja antakse teenusega kaasa. Mõned arvutivahetused on Astangu KRKs veel sel aastal ees. Ning uued seadmed katsub TEHIK saada ühe lepingu alla. o Microsofti litsentsid. Töökoha arvutitega seotud litsentside osa täpsustus ning kulu on 24 400 eur. Täpsustus varasemate andmetega tulenes sellest, et Astangu KRK maksab ise oma lauarvutite litsentside eest ja see vähendas summat. Sülearvutitega seotud kate on eelarves olemas. Serverilitsentside osas võib olla veel vajadusi, sest TEHIKul on need ühe paketina ja eraldatavad on vaid konkreetsete arvutitega seotud. Astangu KRK-le pole seni haridusvaldkonna odavamaid litsentse rakendatud. Kuna Astangu KRK liigub HTMi haldusalasse, siis on teema aktuaalne ja HTMil võib olla võimalus täiendavat lisa leida/võita. o Võrguteenus. Valguskaabli kiu rendi teenus jätkub eeldatavasti ning seotud sellega, kuhu HTM majutab Astangu KRK teenuse. Vahendid saab anda kaasa. Marje täpsustab üle, kas nii Suurupi kui ka Ädala teenus on selle hinna sees. o Astangu.ee. Veebidel märkimisväärseid ülalpidamise kulusid pole. Muudatused tehakse reeglina oma jõududega. Lehti on toetanud siteimprove teenus ning selle kohta toodud summa on arvestuslik kulu. Astangu KRK lahkumine TEHKU kulusid ei vähenda ning seda summat TEHIK pigem kaasa ei annaks. Lisaks on veel ka domeenikulu. Siseveeb on toiminud ja erilisi kulusid pole sellega olnud. o Atlassian. Küsimus on, kas Astangu KRK jätkab nende tarkvaradega. Lisaks on need litsentseerimised tuhande kaupa ja TEHIKu kulud ei vähene Astangu KRK ära liikumisest. Astangu KRK-l on 103+3 litsents ja neist on enamik wiki ja mõned jira litsentsid. Arutelus jõuti tõdemuseni, et kuna AISi arenduses on jira kasutuses olnud, siis see peab jätkuma. Kuna Astangu KRK on kasutanud default paketti, siis pole keeruline lahendada, sest HTMil on Jira kasutuses. o Videokonverentsi teenus. Teenust on rahastatud lisavahenditest ja eelarvejääkidest. TEHIK otsib pragu lahendust, kas saab seadmed välja osta. Otsus sõltub summadest ning hinnapakkumisi veel saadud ei ole. Kui HTM kasutab Teamsi, siis saab Astangu jätkata ehk Teamsiga ja TEHIK videokonverentsi teenuse puhul piirduda seadmete kaasa andmisega. TEHIK on valmis seadmed Teamsi peale seadistama. o PlanPro jätkub ja eelarve liigub kaasa. o Tööjõukulude osa on integreeritud erinevate inimeste töödest, st pole asutuse lõikes ühte inimest. TEHIKus kulud ei vähene ja pole raha kaasa anda. Telefonide süsteem ei ole praegu eelarvepilti toodud (lauatelefonid ja arvutipõhine telefoniteenus ja tarkvara) ja vajab täpsustamist. Seadmed lähevad kaasa, kui Astangu neid vajab. Astangu KRK hinnangul nad vajavad neid seadmeid. Telefoniteenust pakub Astangu KRK-le praegu Telia ja sama pakkuja on ka HTMil. 2. Täiendavad küsimused ja arutelu HTM ei paku töökohateenust ja ostab RITilt, mistõttu on vajalik teada töökohtade arvu ning sellest tulenevalt teenuse hinda. Astangu KRK-l on praegu 80 sülearvutid ja 103 lauaarvutt + kuvarid. Seadmete loetelu on toodud eraldi tabelis (vt lisa 1). TEHIK vahetab kuvareid välja peale viiendat aastat. Astangu KRK tõi välja, et neid teeb murelikuks videokonverentsi teenuse jätkumine. On oluline, et lahendus, mis seadmete peal jookseb, saaks mõistlik. Kui kuuest klassist seadmed välja viiakse või kui väljaostetud seadmetele uut tarkvara peale ei tule, siis see tekitab tõsiseid häireid Astangu KRK põhitegevuses. TEHIK kinnitas, et otsib lahendust, et saaks rendimudelist välja. Kulumudelis on aastane eelarve 427 000 eurot, mis on märkimisväärsem summa kui otsekulud. Kulumudel kajastab teenuse kogumaksumust. Kaudkulude näol ei ole tegu ühekordsete kuludega. Need tekivad teenuse tellimisel/osutamisel teatud mahus igal juhul. Kui edasine lahendus saab olema näiteks see, et TEHIK jääb teenuse pakkujaks edasi ja üle antakse eelarvest vaid otsekulude osa, siis võib juhtuda, et TEHIK küsib lisaks raha ka teenuse pakkumise eest. Teenuse osutamisega on seotud kaudsed kulud ükskõik millisel teenuse pakkujal ning see kulude osa tuleb selgeks rääkida ja kokku leppida. Kokku lepitakse ülemineku hetke seisuga ning tulevikus hinna kallinemine jääb HTMi kanda. Finantsjuhid tõdesid, et tegevuspõhises eelarves on kulud ebatäpsed ehk arvestuslikud. Tarvilik on kulud täpsemalt lahti võtta ja analüüsida, sest neid arvutatakse haldusalades erinevalt. Kaudkulud mingis osas peavad teenusega kaasa minema. Teemaga edasi liikumiseks on vajalik koostada tegevuskava, kus määratakse teemade lõikes vastutajad ning koostatakse iga teema/teenuse kohta ka stsenaarium. Eelmisel kohtumisel ütles SoM, et on saadetud RaMile kiri juhtnööride saamiseks tekkinud olukorras toimimiseks. Vahepeal (kirjale järgnevalt) on toimunud üks arutelu MKMi initsiatiivil ja RaM jaoks oli see liiga vara. Uus koosolek, milleks RaM on saanud rohkem aega asju läbi mõelda, toimub 13.06. Perioodi juuli – detsember 2023 vahendite ümbertõstmise küsimuses otsustati oodata ära RaMi seisukoht. TEHIK saab omalt poolt juba koostada 2023 pildi. RAMilt oodatakse, kuidas peab mudelis kulusid kajastama, sest TEHIK ei ole oma kulumudelit ehitanud üles vaates, et osutatakse teenust teisele haldusalale (ehk, kuidas KAISis teenust jagatakse). RaMile saadetud kirjas olid küsimused nii kulumudeli vaatest kui ka küsimus, kuidas toimida, kui pole anda kaasa piisavalt vahendeid ning kuhugi tekib puudujääk igal juhul. 3. Kokkuvõte ja lõpetamine o Teeme põhjalikuma faili, kus on kulukomponendid täpsemalt lahti kirjutatud. Sellesse saab TEHIK panna juurde ettepaneku, kuidas nad näevad, et millal ja kuidas teenus üle võiks liikuda ning HTM saab panna juurde oma kommentaarid. Hea, kui tekiksid erinevad lahendusvariandid ning ka ajaline vaade stardist kuni uue mudeli tööle hakkamiseni. Selliselt liikudes saame iga teemaga täpsemaks minna. o Kui saame RaMilt vastuse, siis Liina ja Marika saavad arutada läbi, kuidas käesoleva aasta kulusid vormistada. Mõttena tõusis üles ka, et vajadusel võiks kaaluda teema viimist valitsusse ja saada sealt otsust, et teenust üle võttes ei tohi RIT hinda tõsta. o HTM küsib RITilt, millal nad teenuse(d) üle võtta saavad. Samuti on vajalik saada selgust, palju nende poolt osutatav teenus maksaks. Otsuse tegemise juures on oluline, et kasutame riigi raha heaperemehelikult. o Nädala jooksul tekib tabel teenustest variantidega. o Uue kohtumise aja otsime ka ca nädala pärast. (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Nele Labi Kristi Mikiver koosoleku juhataja protokollija (lindistuse põhjal) Koosoleku juhataja Protokollija