Lennumeteoroloogiateenuse ümberkorraldamise dokumendid

KÄSKKIRI Tallinn 22. oktoober 2020 nr 1-1/20/106 Projekti „Eesti lennumeteoroloogiateenuse ümberkorraldamine“ juhtkomitee ja töörühma muutmine Keskkonnaministri 19. juuni 2015. a määruse nr 36 „Keskkonnaagentuuri põhimäärus" § 7 lõike 2 punktide 3 ja 6 alusel: 1. Muudan 03.07.2019 käskkirja nr 1-1/19/48 ja asendan punktides 1 ja 2 nimetatud projektijuhi projekti koordinaatoriga. 2. Muudan käskkirja punktiga 3 kinnitatud projekti töökorda ja kinnitan selle uues redaktsioonis (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Svetlana Pudova asedirektor direktori ülesannetes Saata: juhtkomitee ja töörühma liikmed  KINNITATUD KAUR-i direktori 22. oktoobri 2020 käskkirjaga nr 1-1/20/106 Lisa PROJEKTI „EESTI LENNUMETEOROLOOGIATEENUSE ÜMBERKORRALDAMINE“ TÖÖKORD 1. REGULEERIMISALA Töökord reguleerib Keskkonnaagentuuri (edaspidi KAUR) ja AS-i Tallinna Lennujaam (edaspidi TLL) „Eesti lennumeteoroloogiateenuse ümberkorraldamine“ (edaspidi projekt) läbiviimise raamistikku, juhtkomitee ja töörühma töökorraldust ning ülesandeid. 2. TÖÖKORRA EESMÄRK 2.1 Tagada 30. mail 2019. aastal KAUR-i, TLL, Lennuliiklusteeninduse AS-i (edaspidi EANS) ja Lennuameti (edaspidi LA) allkirjastatud ühiste kavatsuste protokollis ja selle lisas fikseeritud kokkulepete ning planeeritud tegevuste efektiivne ja eesmärgipärane elluviimine. 2.2 Tagada projekti korrektne dokumentatsioon ja selle säilitamine. 3. KEHTIVUS Projekti töökorraldus kehtib kuni projekti eesmärkide realiseerumiseni. 4. PROJEKTI ELLUVIIJAD, NENDE ÜLESANDED JA TÖÖKORRALDUS 4.1 Projekti elluviimiseks on moodustatud projektis osalevate poolte vahel juhtkomitee ja töörühm, mille peamisteks ülesanneteks on tagada optimaalne juhtimisahel ja tegevuste toimimine. Projekti koordineerib projekti koordinaator. 4.2 Projekti juhtkomitee ülesanneteks on juhtida projekti, kinnitada projekti detailne tegevuskava, teha vajaduse korral muudatusi projekti tegevuskavas ja ettepanekuid projekti tegevuste osas ning tagada projekti edukas elluviimine. 4.3 Juhtkomitee töökorraldus: 4.3.1 projekti juhtkomitee koosolekud toimuvad mitte harvem kui üks kord poole aasta jooksul, vajadusel sagedamini. Juhtkomitee koosoleku kutsub kokku projekti koordinaator, teatades sellest vähemalt kaks nädalat ette. Juhtkomitee koosolekutel võivad vastavalt vajadusele eelneva kokkuleppe korras osaleda ka juhtkomiteesse mittekuuluvad isikud. 4.3.2 juhtkomitee otsuste kinnitamiseks kogunetakse aruteluks ja kinnitatud otsused protokollitakse või projekti koordinaator kogub kinnitused elektrooniliselt ja protokollib tulemuse. Protokolli allkirjastavad juhtkomitee esimees või tema asendaja ja projekti koordinaator. 4.3.4 otsused võetakse juhtkomitees vastu poolthäälteenamusega. Kui hääled jagunevad võrdselt, on määravaks juhtkomitee esimehe hääl. 4.3.5 juhtkomitee liikmetel on õigus pärida aru projekti tegevuste planeerimisest, tegevuskava täitmisest ja muudest projekti toimingutest. 1 (3)  4.3.6 juhtkomitee koosolekule kutsutakse vajadusel Keskkonnaministeeriumi ja Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi esindajad. 4.3.7 juhtkomitee liikmetele e-kirjaga esitatud dokumendid kooskõlastatakse 3 (kolme) tööpäeva jooksul. Kui nimetatud aja jooksul tagasisidet ei anta, loetakse dokument vaikimisi kooskõlastatuks. Juhtkomitee liikmel on etteteatamise korral õigus saada ajapikendust kooskõlastuse andmiseks. 4.3.8 juhtkomitee tegevusest ei tohi osa võtta liige, kellel võib esineda huvide konflikt või kelle erapooletuses tekib kahtlus. Nimetatud asjaolude ilmnemisel peab sellest teada saanud isik viivitamata teavitama juhtkomitee esimeest ja projekti koordinaatorit. Huvide konflikti või erapooletuse kahtluse korral ei võta juhtkomitee liige juhtkomitee sellisest tegevusest osa, mille puhul esineb liikmel huvide konflikt või erapooletuse kahtlus, sh ei osale nendega seoses olevate otsuste kaasarääkimisel. 4.4 Projekti töörühma ülesanneteks on tegevuskavas kokkulepitu täitmine, koguda ja töödelda projekti edukaks elluviimiseks informatsiooni lähtuvalt vastutusvaldkonnast, täpsustada ning anda esmane kooskõlastus tööde mahtudele ja ajagraafikutele, tagada korrektse sisendi andmine teiste vastusvaldkondade töörühma liikmetele nende tegevuste elluviimiseks ja vajadusel anda aru juhtkomiteele. 4.4.1 Töörühma liikmed on TLL ja KAURi spetsialistid. Vajadusel kaasatakse Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse (edaspidi KEMIT), EANS- i ja Lennuameti spetsialiste. 4.4.2 Töörühma liikmed vastutavad oma valdkonna osas koordineerimise ja tekkivate küsimuste lahendamise ning kogu vastava informatsiooni edastamise eest projekti koordinaatorile. Töörühma koosseis valdkonniti: 4.4.2.1 juristid; 4.4.2.2 finantsspetsialistid; 4.4.2.3 infotehnoloogiaspetsialistid; 4.4.2.4 meteoroloogilise vaatlustehnikaga tegelevad spetsialistid; 4.4.2.5 lennumeteoroloogia teenuse osutamisega tegelevad spetsialistid. 4.5 Töörühma töökorraldus: 4.5.1 Projekti töörühma koosolekud toimuvad vastavalt vajadusele. Töörühma koosoleku kutsub kokku projekti koordinaator. Töörühma koosolekutel võivad vastavalt vajadusele eelneva kokkuleppe korras osaleda ka töörühma mittekuuluvad isikud. 4.5.2 Töörühma erinevate vastutusvaldkondade eest vastutavad spetsialistid kohtuvad ja konsulteerivad omavahel vastavalt vajadusele tagades, et töörühma poolt kokkulepitud tegevused ja vastuvõetud otsused oleks tähtaegselt täidetud. Kohtumised ja kokkulepped protokollitakse töörühma liikmeks oleva valdkonna spetsialisti poolt või projekti koorinaatori poolt, viimase osalemisel valdkonna töörühma kohtumisel. 4.6 Projekti koordinaatori ülesandeks on koordineerida projekti tegevuste elluviimist ja selles osalejaid. Muuhulgas on projekti koordinaatori ülesanneteks: 4.6.1 koostada ja vajadusel ajakohastada projekti tegevusplaan ning korraldada tegevuste elluviimist vastavalt kokkulepitud ajakavale, mahule ja eelarvele, juhindudes projektile kehtestatud reeglitest ja osapooltega sõlmitud lepingutest. 4.6.2 koostada vastavalt vajadusele projekti tegevusi käsitlevaid tegevusaruandeid. 4.6.3 dokumenteerida ja ohjata projekti käigus kogutud dokumentatsiooni. 2 (3)  4.6.4 korraldada ja protokollida juhtkomitee ja töörühmade töökoosolekuid ja seminare. 4.6.5 tagada teabevahetus projekti raames juhtkomitee ja töörühma liikmete vahel. 4.6.6 valmistada ette projektist teavitamise ja avalikustamisega seotud ülesanded ning korraldada nende elluviimine koos KAUR-i ja TLL avalike suhete valdkonna spetsialistidega. 4.6.7 täita muid ühekordseid projekti elluviimisega seotud ülesandeid. 5. DOKUMENTEERIMINE 5.1 Projekti läbiviimine dokumenteeritakse kirjalikult ning säilitatakse projekti läbiviimise ajal KAUR-is. Dokumenteerimisel lähtutakse KAUR-i asjaajamiskorrast. 5.2 KAUR-i dokumendihaldussüsteemis on projekti jaoks loodud eraldi dokumendisari, kuhu tuleb lisada projekti ametlikku suhtlust kajastavad dokumendid, juhtkomitee ja töörühma protokollid, aruanded, päringud ning nende vastused. 5.3 Projekti paberdokumendid asuvad projekti läbiviimise ajal projekti koordinaatori juures ja lisatakse punktis 5.2 nimetatud asukohta. Kui originaaldokument asub mujal, siis tuleb koopiale lisada viide originaaldokumendi asukohale. 5.4 Projekti läbiviimisel dokumenteeritakse koosolekud, otsused ja/või järgneva töökorralduse ülesanded ning tähtajad. 5.5 Projekti dokumentatsioon on üldjuhul avalik, v.a. seadustes toodud juhtudel. 5.6 Projekti lõppedes kuulub projekti dokumentatsioon tähtajatule säilitamisele. 5.7 Töökorras ja sellega seotud dokumentides sisalduvate erinevuste või vastuolude ilmnemiste korral prevaleerib hilisemalt kinnitatud dokumendis sisaladuv. 3 (3) Saatja: Tiina Josepson <[email protected]> Saadetud: 26.10.2020 13:22 Adressaat: <[email protected]>; Einari Bambus <[email protected]>; Rait Kalda <[email protected]>; Eve Härm <[email protected]>; <[email protected]> Koopia: Silver Luik <[email protected]>; <[email protected]>; Lennuamet <[email protected]>; <[email protected]>; Noreply Lennuamet <[email protected]> Teema: Lennumeteoroloogiateenuse ümberkorraldamise dokumendid Manused: image001.png; Projekti „Eesti lennumeteoroloogiateenuse ümberkorraldamine“ juhtkomitee ja töörühma muutmine.asice Tere! Edastan projekti „Eesti lennumeteoroloogiateenuse ümberkorraldamise“ juhtkomitee ja töörühmade muudetud käskkirja ja projekti ajakohastatud töökorra. Lugupidamisega Tiina Josepson Juhtivspetsialist / Riigi Ilmateenistus Keskkonnaagentuur Mustamäe tee 33 | 10616 Tallinn Tel: +372 5697 7136 | www.keskkonnaagentuur.ee | www.ilmateenistus.ee Facebook: Keskkonnaagentuur | Riigi Ilmateenistus Instagram: Keskkonnaagentuur