ACL 27/2020

IHO File No. S1/6100/2020 ASSEMBLY CIRCULAR LETTER N° 27 25 June 2020 2nd SESSION OF THE IHO ASSEMBLY (A-2) Monaco, 16-18 November 2020 ______ APPROVAL OF THE SECOND TRANCHE OF PROPOSALS ORIGINALLY FOR CONSIDERATION BY THE 2ND SESSION OF THE ASSEMBLY References: A. IHO ACL 17/2020 dated 20 March 2020 – Proposed Scenario on the Postponement of A-2. B. IHO ACL 19/2020 dated 21 April 2020 – Approval of the scenario on the postponement of the 2nd Session of the IHO Assembly and associated activities resulting from exceptional circumstances due to COVID-19 C. IHO ACL 22/2020 dated 4 May 2020 – Call for approval of the second tranche of proposal originally for consideration by the 2nd session of the Assembly D. IHO ACL 25/2020 dated 5 June 2020 - Result of the election for the position of IHO director Dear Hydrographer, 1. Reference B informed you about the approval of the Member States on the proposed scenario on the postponement of the 2nd Session of the IHO Assembly and associated activities resulting from exceptional circumstances due to COVID-19 (Reference A refers). 2. As a consequence, Reference C invited Member States to vote on the second tranche of proposals originally for consideration by the 2nd session of the Assembly. 3. The IHO Secretariat thanks the following 54 Member States who responded to all, or some of, the proposals submitted through Reference B: Algeria, Argentina, Australia, Bangladesh, Belgium, Brazil, Canada, Chile, China, Colombia, Croatia, Cyprus, Denmark, Egypt, Estonia, Finland, France, Germany, Ghana, Greece, India, Indonesia, Iran (Islamic Republic of), Ireland, Italy, Japan, Latvia, Malaysia, Malta, Mauritius, Monaco, Morocco, Netherlands, New Zealand, Nigeria, Norway, Pakistan, Poland, Portugal, Republic of Korea, Romania, Saudi Arabia, Singapore, Solomon Islands, South Africa, Spain, Sweden, Thailand, Tunisia, Turkey, Ukraine, United Kingdom, United States of America and Uruguay. 4. This second tranche consists of seven (7) separate final proposals (annexed to Reference C). The results of the votes are summarized in the following table: Number Number of MS of MS Propsal Title of the Proposal who who voted yes voted no Revision of Rule 12 of the Rules of Procedure of the PRO 1.6 IHO Council and consequence on Rules 8 and 11 - 52 1 Timing of Election of the Chair and Vice-Chair PRO 1.10 Establishing an IHO strategy and resolution for gender-inclusive language Part one: IHO Resolution 53 0 Part two: IHO Decisions 501 21 PRO 2.4 Establishing a joint IHO-Singapore Innovation and 54 0 Technology Laboratory Revision of the IHO Resolution 2/1997 - PRO 3.1 Establishment of Regional Hydrographic 51 0 Commissions (RHC) Revision of the IHO Resolution 1/2005 - IHO PRO 3.2 52 0 Response to Disasters Pro b) Convene Council meetings regularly at the IHO of Council Secretariat 53 0 Chair report Adopt as the main theme until Assembly 3 (A-3) “the Pro c) effective implementation of the Revised Strategic of Council 53 0 Plan” keeping in mind to apply the principles of ISO Chair report 9001. 5. Ten Member States (Chile, Colombia, Croatia, France, Ghana, India, Indonesia, Netherlands, Spain and United Kingdom) offered comments in addition to their vote. These comments and the outcome of their review by the Secretariat are provided in Annex A to this Circular Letter. 6. When Reference A was issued, there were 93 Member States of the IHO with four States suspended. In accordance with the provisions of the Convention on the IHO, as amended, the conditions for approval of the proposal as stipulated in paragraph 28 of Reference A have been met. 7. As a consequence, and in application of the principles stated in Reference A (paragraphs 14 and 28), ex-post facto approval of the final Proposals 1.6, 1.10, 2.4, 3.1 and 3.2 plus the proposals b) and c) made by the Council Chair is deemed as to have been given by the Assembly. 1 Plus one abstention. Decision No.6 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved Revision of Rule 12 of the Rules of Procedure of the IHO Council and consequence on Rules 8 and 11 - Timing of Election of the Chair and Vice-Chair. Decision No.7 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the establishment of an IHO strategy and resolution for gender- inclusive language. The Assembly tasked the Secretary-General to: - to conduct a comprehensive review of the IHO Basic Documents and Resolutions, adopting the UN Guidelines on Gender-inclusive Language, and to provide draft revisions of IHO Publications M-1 and M-3 for the consideration of the Assembly at the next ordinary session (A-3). - to monitor the IHO’s progress towards the implementation of the UN Guidelines on Gender-inclusive Language to all IHO documentation and communications and report to the Assembly at the next ordinary session (A-3). Decision No.8 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the establishment a joint IHO-Singapore innovation and technology laboratory in Singapore to coordinate and testbed initiatives under the proposed composition, governance structure and terms of reference for the governing board and the management team. The Assembly tasked - the Secretariat as well as the Chairs of HSSC and IRCC to represent the IHO on the governing board and report regularly to the Council; - the Council to advise the governing board of the laboratory on other themes and projects regarded as supportive to the IHO Work Programme. Decision No.9 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the Revision of the IHO Resolution 2/1997 – Establishment of Regional Hydrographic Commissions (RHC) (Assembly Document A2_2020_PRO3- 1_EN_Res_21997_cc_v1). Decision No.10 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved Revision of the IHO Resolution 1/2005 - IHO Response to Disasters (Assembly Document A2_2020_PRO3-2_EN_Res_12005_cc_v1) Decision No.11 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, confirmed the option to convene Council meetings regularly at the IHO Secretariat until the Council decides otherwise. Decision No.12 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, confirmed the adoption of the effective implementation of the Revised  Strategic Plan keeping in mind to apply the principles of ISO 9001 as the main theme of supervision and control of the Council until Assembly 3 (A-3). 8. The detailed text of the decisions been made for Pro 1.6, Pro 1.10 and Pro 2.4 are provided in Annexes B, C and D to this Assembly Circular Letter for ease of convenience and are to be implemented in the IHO Basic Documents in due course (M-1 and M-3). The cumulative list of all ex-post facto decisions, made by the Assembly so far, are provided in Annex E. Yours sincerely, Mathias JONAS Secretary-General Annex A: Member State’s responses to IHO ACL 22/2020 and comments from the Secretariat Annex B: Red Line version of the approved text of Proposals 1.6 Annex C: Clean version of the approved text of Proposals 1.6 Annex D: Text of the new IHO Resolution addressing gender-inclusive language to be used in IHO documents and communications Annex E: Cumulative List of Assembly Decisions as of 25 June 2020  Annex A to ACL 27/2020 IHO File S1/6100/2020 MEMBER STATES’ RESPONSES TO IHO ACL 22/2020 AND COMMENTS FROM THE IHO SECRETARY-GENERAL APPROVAL OF THE SECOND TRANCHE OF PROPOSALS ORIGINALLY FOR CONSIDERATION BY THE 2ND SESSION OF THE ASSEMBLY Revision of Rule 12 of the Rules of Procedure of the PRO 1.6 IHO Council and consequence on Rules 8 and 11 - Timing of Election of the Chair and Vice-Chair COLOMBIA (Vote = YES) Las actualizaciones son correctas y oportunas. Updates are correct and timely. Comments by the Secretary-General: Noted. CROATIA (Vote = YES) Croatia supports this proposal because it believes that this revised procedure will have a positive effect on the effectiveness of the IHO Council. Comments by the Secretary-General: Noted. GHANA (Vote = YES) Delete [postal]. Comments by the Secretary-General: The Secretariat took due note of the wide acceptance and the effective application of digital voting in the course of the election process of the new IHO Director (Reference D refers). The Secretariat invites Member States to submit proposals how future voting processes can be facilitated by digital means under normal and exceptional circumstances. NETHERLANDS (Vote = NO) COVID-19 lead to a new insight on voting. Digital voting is now also an option besides postal voting. This insight should be reflected in rule 12 (b), (d) and (e). Either delete "postal" in front of "ballot" or insert "or digital" after "postal". Comments by the Secretary-General: The Secretariat took due note of the wide acceptance and the effective application of digital voting in the course of the election process of the new IHO Director (Reference D refers). The Secretariat invites Member States to submit proposals how future voting processes can be facilitated by digital means under normal and exceptional circumstances.  PRO 1.10 Establishing an IHO strategy and resolution for gender- inclusive language Part one: IHO Resolution CHILE (Vote = YES) No hay comentarjo. No comment. Comments by the Secretary-General: Noted. COLOMBIA (Vote = YES) Es preciso el lenguaje inclusivo. Inclusive language is needed. Comments by the Secretary-General: Noted. INDONESIA (Vote = YES) No objection from Indonesia related gender-Inclusive-language since it's in line with UN resolution Comments by the Secretary-General: Noted. Part two: IHO Decisions CHILE (Vote = NO) Chile does not support this second part "Decisions of the IHO", as this new activity generates an extra workload for the Secretary-General, an activity which is not associated with the mission nor the objectives of the IHO. Having a Resolution as the one supported in the First Part of this proposal should be sufficient to demonstrate the IHO willingness to comply with UN "gender inclusive language" guidelines. Comments by the Secretary-General: Noted. COLOMBIA (Vote = YES) Es necesario iniciar ya el cambio. Ojalá, cada CHR inicie lo propio en sus estatutos. It is necessary to start the change now. Hopefully, each RHC initiates the same in its statutes. Comments by the Secretary-General: Noted. SPAIN (Vote = NO) This IHM acknowledges the importance of adopting United Nations Guidelines on Gender- inclusive Language, but we consider that a comprehensive review and draft revisions of IHO Publications M-1 & M-3 would increase significantly the workload of the Secretary-General at the expense of other tasks. It is our view that the aforementioned publications could be revised at the earliest possible opportunity in conjunction with other content editing or revision, much like other documents. Comments by the Secretary-General: Noted.  PRO 2.4 Establishing a joint IHO-Singapore Innovation and Technology Laboratory COLOMBIA (Vote = YES) Será un gran apoyo para el crecimiento de capacidades It will be a great support for capacity building. Comments by the Secretary-General: Noted. CROATIA (Vote = YES) Croatia supports this proposal. Considering the ever-increasing pace and cycle of technological change as well as demands for proper decisions making at the policy level regarding the adoption and implementation of new technologies, it would be useful to have an Innovation and Technology Lab also tasked with education and advising the IHO and global hydrographic community in the very specific field such as hydrography. Comments by the Secretary-General: Noted. INDONESIA (Vote = YES) If possible, this innovation could make collaboration with University of technology or Maritime University in Regional Countries for example University from Singapore, Indonesia and Malaysia. Comments by the Secretary-General: The Secretariat recommends to explain this suggestion at the forthcoming HSSC meeting under the relevant agenda item.  Revision of the IHO Resolution 2/1997 - Establishment PRO 3.1 of Regional Hydrographic Commissions (RHC) CHILE (Vote = YES) El parrafo "LIDERSHIP" hace referencia a un documento, el "IRCC document titled Roles and Responsibilities of Regional Hydrographic Commission Chairs", que no existe. Cuando Chile hizo esta observacion, la que quede consignada en el Libro Rojo, genere el siguiente comentario del SG: SECRETARY-GENERAL's RESPONSE TO MEMBER STATES COMMENTS: In response to Chile's request for an IRCC document titled "ROLES AND RESPONSIBILITIES OF REGIONAL HYDROGRAPHIC COMMISSION CHAIRS" the Secretary-General wishes to clarify that this document is to be drafted in result of the approval of Proposal 3.1. Sin embargo no hay ninguna referencia en la Propuesta 3.1 que precise que en caso de ser esta aprobada, el documento titulado "ROLES AND RESPONSIBILITIES OF REGIONAL HYDROGRAPHIC COMMISSION CHAIRS" debera ser preparado. Menos hay indicacien sobre quien lo preparara, en que plazo y quien lo aprobara. The paragraph "LEADERSHIP" refers to a document, the "IRCC document entitled Roles and Responsibilities of Regional Hydrographic Commission Chairs", which does not exist. When Chile made this observation, which was recorded in the Red Book, it generated the following comment from the SG: SECRETARY-GENERAL's RESPONSE TO MEMBER STATES COMMENTS: In response to Chile's request for an IRCC document titled "ROLES AND RESPONSIBILITIES OF REGIONAL HYDROGRAPHIC COMMISSION CHAIRS" the Secretary-General wishes to clarify that this document is to be drafted as a result of the approval of Proposal 3.1. However, there is no reference in Proposal 3.1 To specify that if approved, the document entitled "ROLES AND RESPONSIBILITIES OF REGIONAL HYDROGRAPHIC COMMISSION CHAIRS" should be prepared. Except for an indication of who will prepare it, when it will be prepared and who will approve it. Comments by the Secretary-General: The Secretariat recommends adoption of a work item to the IRCC Work Programme to draft a document entitled "ROLES AND RESPONSIBILITIES OF REGIONAL HYDROGRAPHIC COMMISSION CHAIRS" as a consequence of the approval of this proposal. COLOMBIA (Vote = YES) Las actualizaciones son claras y los reportes nacionales abarcan todos los escenarios de un servicio hidrográfico. The updates are clear and the national reports cover all scenarios of a hydrographic service. Comments by the Secretary-General: Noted. INDIA (Vote = YES) Minimum common statutes be drafted for all RHCs to align with the revised resolution 2/1997 especially pertaining to mission and memberships. Comments by the Secretary-General: The Secretariat recommends to submit this proposal for discussion at the forthcoming IRCC meeting. INDONESIA (Vote = YES) For similarity of each RHC, if possible the length of the chair or vice chair position also is regulated. To regulate the countries whose membership status is suspended whether they are permitted to attend the annual RHC meeting or not, if permitted what rights are given and rights not given. Comments by the Secretary-General: The Secretariat recommends to submit this proposal for discussion at the forthcoming IRCC meeting.  Revision of the IHO Resolution 1/2005 - IHO Response PRO 3.2 to Disasters COLOMBIA (Vote = YES) Las actividades descritas para el servicio hidrográfico son correctas. Estas deben ser conocidas por las agencias de Gobierno para que la labor inmediata del servicio hidrográfico sean inmediatamente tenida en cuenta. The activities described for the hydrographic service are correct. They should be known by the government agencies so that the immediate work of the hydrographic service is immediately taken into account. Comments by the Secretary-General: The Secretariat recommends to distribute the named resolution and associated IHO instruments nationally. FRANCE (Vote = YES) La France soutien cette proposition et remercie le Japon pour son investissement sur le sujet. A l'occasion d'une future révision de la résolution 1/2005, il pourrait être pertinent d'étendre le périmètre des catastrophes couvertes aux évènements découlant de l'action de l'homme. La résolution 1/2005 de l'OHI traite de la réponse de l'OHI en cas de catastrophe d'origine naturelle : « tremblements de terre, tsunamis, ouragans et autres catastrophes naturelles » comme cela est mentionné en introduction de la résolution. Il serait intéressant de recueillir l'avis des Etats membres sur l'opportunité d'étendre le cadre de la résolution aux catastrophes dues à l'homme pour lesquelles une réponse de l'OHI pourrait s'avérer nécessaire, comme par exemple en réponse à des accidents de transport aériens ou maritimes. A ce titre, l'Organisation international de protection civile (OIPC) propose une catégorisation des différentes catastrophes qui pourrait utilement être citée dans la résolution (http://icdo.org/fr/catastropes.html). France supports this proposal and thanks Japan for its investment on the subject. On the occasion of a future revision of resolution 1/2005, it might be relevant to extend the scope of the disasters covered to events resulting from human action. IHO resolution 1/2005 deals with IHO's response to natural disasters: "earthquakes, tsunamis, hurricanes and other natural disasters" as mentioned in the introduction to the resolution. It would be interesting to obtain the views of Member States on the advisability of extending the framework of the resolution to man-made disasters for which an IHO response might be necessary, such as for example in response to air or maritime transport accidents. In this respect, the International Civil Defence Organisation (ICDO) proposes a categorisation of the various disasters which could usefully be cited in the resolution (http://icdo.org/fr/catastropes.html). Comments by the Secretary-General: Noted. INDONESIA (Vote = YES) If possible to be included in the P-5 (year book), contact number of the institution whose handling for disasters, because every country has different institutions. Comments by the Secretary-General: The Secretariat recommends to submit this proposal for discussion at the forthcoming IRCC meeting.  Pro b) Convene Council meetings regularly at the IHO of Council Secretariat Chair report: CHILE (Vote = YES) La enmienda introducida a lo propuesto por el Presidente del Consejo desvirtua la idea central. Lo que se debe o no aprobar es lo que propane el Presidente del Consejo, que dice relaci6n con la decision de convocar las reuniones del Consejo regularmente en la Secretaria de la OHi. The amendment introduced to what was proposed by the Chair of the Council distorts the central idea. What should or should not be approved is what the Chair of the Council proposes, which is related to the decision to convene the meetings of the Council regularly at the IHO Secretariat. Comments by the Secretary-General: Rule 2 of the Rules of Procedures of Council (M-1 refers) direct that: The Council shall meet at least once a year at the seat of the Organization unless convened elsewhere, in accordance with a decision of the Council, at a date fixed at the close of the previous meeting. The duration of the meeting, which shall not normally exceed three working days, shall be fixed at the close of the previous meeting. The Proposal of the Council Chair was understood that this rule remains in place but the option to meet elsewhere is suspended because of the arguments given in Reference C, Annex F. INDONESIA (Vote = YES) Indonesia agrees with decision to convene Council meetings regularly at the IHO Secretariat Proposed by Secretary General. Comments by the Secretary-General: Noted. UNITED KINGDOM (Vote = YES) The UK suggests that the IHO make provision for Council members to be able to partake in Council meetings remotely. Comments by the Secretary-General: United Kingdom`s suggestion is interpreted as such that the Secretariat is encouraged to make provisions for hybrid meetings composing physical presence and remote participation of Council members. The Secretariat is constantly monitoring the effects of the Covid-19 crisis on the operations of the IHO organs such as the Council. The Secretariat is of the view that the new normal after the crisis will result in new forms of consultations. This new type of collective deliberations will compose meetings, video conferences, digital voting and correspondences in hybrid arrangements consisting of more than one of those elements. A specific challenge to be met will be decision making through voting in direct timely coincidence to subject matter discussions. The Secretariat is currently investigating all sorts of combinations of the noted elements, searches for best practice examples and invests in technology for their proper conduct. The fact that IHO membership stretches over 20 time zones and the working languages are not the mother tongue for the majority of the Member States adds to the challenge.  Adopt as the main theme until Assembly 3 (A-3) “the Pro c) effective implementation of the Revised Strategic of Council Plan” keeping in mind to apply the principles of ISO Chair report 9001. CHILE (Vote = YES) El cambio hecho al texto propuesto confunde, pues resulta en una mezcla de componentes que ignoran que lo medular es la implementaci6n del Plan Estrategico. Chile solicita que se emplee el texto original propuesto por el Presidente del Consejo o en su defecto el siguiente: The change made to the proposed text is confusing, as it results in a mixture of components that ignore that the implementation of the Strategic Plan is at the core. Chile requests that the original text proposed by the Chair of the Council be used or, in its absence, the following text: "Confirm the adoption of "the effective implementation of the Revised Strategic Plan" as the main theme until the 3rd Assembly (A-3), keeping in mind the application of the principles of ISO 9001" Comments by the Secretary-General: The Secretariat has got the confirmation that the proposed wording reflects the intentions of the Council Chair’s proposal appropriately. COLOMBIA (Vote = YES) Es necesario que el Consejo OHI apoye la aplicación del plan estratégico. The IHO Council needs to support the implementation of the strategic plan. Comments by the Secretary-General: Noted.  Annex B to ACL 27/2020 IHO File S1/6100/2020 Red Line version of the approved text of Proposals 1.6 PRO 1.6: Revision of Rule 12 of the Rules of Procedure of the IHO Council and consequence on Rules 8 and 11 - Timing of Election of the Chair and Vice-Chair (Final proposal compiled by the Secretary-General) Red-line version of the approved revision Revised Rules 8, 11 and 12 of the Rules of Procedure of the Council [Proposed changes in the initial proposal are shown in red / red. [Changes proposed by the Secretary-General compared to the red line version of the initial proposal made to A-2 are shown underlined] RULE 8 The provisional agenda of meetings of the Council shall include: (a) adoption of the Agenda; (b) election of the Chair and Vice-Chair, when necessary in accordance with Rule 12 (f) of these Rules of Procedure; (bc) any item the inclusion of which has been requested by the Assembly; …. RULE 11 The Chair and Vice-Chair shall be elected by the Members for a period of three years, or until the end of the next ordinary session of the Assembly. RULE 12 (a) Members shall elect the Chair and Vice-Chair during their first meeting by correspondence as soon as is practicable after each ordinary session of the Assembly. (b) The Secretary-General shall chair the opening of that first meeting until election of the Chair The Secretary-General shall be responsible for conducting the election and act as interim Chair of the Council during the election process. The election shall be held by secret postal ballot. Under normal circumstances, the following timetable shall apply: (A = last day of the ordinary session of the Assembly) A + five weeks Nominations for the positions of Chair and Vice-Chair of the Council closed A + ten weeks Voting closed (c) The candidates receiving the largest number of votes for each position shall be elected with the minimum number of votes cast being at least two-third of the Members. (d) At meetings where the Chair and Vice-Chair are to be elected those elections shall respectively be the second and third items on the agenda. In the event of a tie for the position of Chair, a second round run-off will take place by postal ballot between those nominees with the highest equal number of votes. The following timetable shall apply: (A = last day of the ordinary session of the Assembly) A + fifteen weeks Voting closed (e) In the event of a tie for the position of Vice-Chair, a second round run-off will take place by postal ballot between those nominees with the highest equal number of votes. The following timetable shall apply: (A = last day of the ordinary session of the Assembly) A + fifteen weeks Voting closed (f) or inIn the case of a vacancy arising in the position of Chair and Vice-Chair during the inter-sessional period, an election shall take place during the next meeting of the Council. The nominations for the position shall be closed ten weeks before the opening day of the meeting of the Council and the Secretary-General shall submit the list of nominees to the Members together with the supporting documents for the meeting at least two months prior to the opening day of the meeting.  Annex C to ACL 27/2020 IHO File S1/6100/2020 Clean version of the approved text of Proposals 1.6 PRO 1.6: Revision of Rule 12 of the Rules of Procedure of the IHO Council and consequence on Rules 8 and 11 - Timing of Election of the Chair and Vice-Chair (Final proposal compiled by the Secretary-General) Clean version of the approved revision Revised Rules 8, 11 and 12 of the Rules of Procedure of the Council RULE 8 The provisional agenda of meetings of the Council shall include: (a) adoption of the Agenda; (b) election of the Chair and Vice-Chair, when necessary in accordance with Rule 12 (f) of these Rules of Procedure; (c) any item the inclusion of which has been requested by the Assembly; …. RULE 11 The Chair and Vice-Chair shall be elected by the Members for a period of three years, or until the end of the next ordinary session of the Assembly. RULE 12 (d) Members shall elect the Chair and Vice-Chair by correspondence as soon as is practicable after each ordinary session of the Assembly. (e) The Secretary-General shall be responsible for conducting the election and act as interim Chair of the Council during the election process. The election shall be held by secret postal ballot. Under normal circumstances, the following timetable shall apply: (A = last day of the ordinary session of the Assembly) A + five weeks Nominations for the positions of Chair and Vice-Chair of the Council closed A + ten weeks Voting closed (f) The candidates receiving the largest number of votes for each position shall be elected with the minimum number of votes cast being at least two-third of the Members. (d) At meetings where the Chair and Vice-Chair are to be elected those elections shall respectively be the second and third items on the agenda. In the event of a tie for the position of Chair, a second round run-off will take place by postal ballot between those nominees with the highest equal number of votes. The following timetable shall apply: (A = last day of the ordinary session of the Assembly) A + fifteen weeks Voting closed (f) In the event of a tie for the position of Vice-Chair, a second round run-off will take place by postal ballot between those nominees with the highest equal number of votes. The following timetable shall apply: (A = last day of the ordinary session of the Assembly) A + fifteen weeks Voting closed (f) In the case of a vacancy arising in the position of Chair and Vice-Chair during the inter-sessional period, an election shall take place during the next meeting of the Council. The nominations for the position shall be closed ten weeks before the opening day of the meeting of the Council and the Secretary-General shall submit the list of nominees to the Members together with the supporting documents for the meeting at least two months prior to the opening day of the meeting.  Annex D to ACL 27/2020 IHO File S1/6100/2020 Pro 1.10: Proposal to establish an IHO Strategy and resolution for gender-inclusive language (Final proposal compiled by the Secretary-General) Part one: IHO Resolution Last amendment 1st Edition TITLE Reference (CL or Reference IHC/A) GENDER-INCLUSIVE LANGUAGE TO x/2020 IHO A-2 BE USED IN IHO DOCUMENTS AND COMMUNICATIONS 1 Given that language plays an important role in shaping cultural and social attitudes, it is resolved that the Secretariat and all IHO organs must ensure that the language used in IHO documents and communications issued or amended will be gender inclusive as per the UN Guidelines on Gender-inclusive Language in both official languages English and French. For the case that Spanish translations are provided by the Secretariat the above guidelines will apply too. 2 Documents produced prior to the approval of this resolution will be updated at the earliest possible opportunity and, preferably, in conjunction with other content editing or revision.  Annex E to ACL 27/2020 IHO File S1/6100/2020 Cumulative List of Assembly Decisions as of 25 June 2020 Decision No.1 of A-2, 2020 is The Assembly, following a special voting procedure depicted in ACL 20/2020 and reported in ACL 25/2020, elected Rear Admiral Luigi SINAPI (Italy) to a post of Director for a term of office of six years starting on 1 September 2020. Decision No.2 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the interpretation that the Council has the authority to request and consider proposals submitted by Member States or the Secretary-General and confirmed that the Council is entitled to propose amendments to the General Regulations of the IHO for Member States’ approval. Decision No.3 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the final proposal compiled by the Secretary-General on the revision of Articles 14, 15, 20 and 25 of the General Regulations of the IHO (ACL 26/2020 refers). Decision No.4 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the final proposal compiled by the Secretary-General on the revision of Clause (c) of Article 16 of the General Regulations of the IHO – Hydrographic Interest (ACL 26/2020 refers). Decision No.5 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved Table of Tonnages, Shares, Contribution and Votes (2021-2023) (Assembly Document – A2_2020_G_03_EN - Table of Tonnages, Shares, Contribution and Votes (2021-2023)) Decision No.6 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved Revision of Rule 12 of the Rules of Procedure of the IHO Council and consequence on Rules 8 and 11 - Timing of Election of the Chair and Vice-Chair. Decision No.7 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the establishment of an IHO strategy and resolution for gender- inclusive language. The Assembly tasked the Secretary-General to: - to conduct a comprehensive review of the IHO Basic Documents and Resolutions, adopting the UN Guidelines on Gender-inclusive Language, and to provide draft revisions of IHO Publications M-1 and M-3 for the consideration of the Assembly at the next ordinary session (A-3). - to monitor the IHO’s progress towards the implementation of the UN Guidelines on Gender-inclusive Language to all IHO documentation and communications and report to the Assembly at the next ordinary session (A-3). Decision No.8 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the establishment in Singapore to coordinate and testbed initiatives under the proposed composition, governance structure and terms of reference for the governing board and the management team. The Assembly tasked - the Secretariat as well as the Chairs of HSSC and IRCC to represent the IHO on the governing board and report regularly to the Council; - the Council to advise the governing board of the laboratory on other themes and projects regarded as supportive to the IHO Work Programme. Decision No.9 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved the Revision of the IHO Resolution 2/1997 – Establishment of Regional Hydrographic Commissions (RHC) (Assembly Document A2_2020_PRO3- 1_EN_Res_21997_cc_v1). Decision No.10 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, approved Revision of the IHO Resolution 1/2005 - IHO Response to Disasters (Assembly Document A2_2020_PRO3-2_EN_Res_12005_cc_v1) Decision No.11 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, confirmed the option to convene Council meetings regularly at the IHO Secretariat until the Council decides otherwise. Decision No.12 of A-2, 2020 is The Assembly, following the approved voting procedure by correspondence as reported in ACL 19/2020, confirmed the adoption of the effective implementation of the Revised Strategic Plan keeping in mind to apply the principles of ISO 9001 as the main theme of supervision and control of the Council until Assembly 3 (A-3). Dossier de l’OHI n° S1/6100/2020 LETTRE CIRCULAIRE DE L’ASSEMBLEE n° 27 25 juin 2020 2ème SESSION DE L’ASSEMBLEE DE L’OHI (A-2) Monaco, 16-18 novembre 2020 ______ APPROBATION DU SECOND LOT DE PROPOSITIONS QUI DEVAIENT A L’ORIGINE ETRE EXAMINEES PAR LA 2EME SESSION DE L’ASSEMBLEE Références : A. LCA de l’OHI 17/2020 du 20 mars 2020 –Scénario proposé pour le report de la 2ème session de l’Assemblée de l’OHI et des activités associées en raison de circonstances exceptionnelles dues au COVID-19 B. LCA de l’OHI 19/2020 du 21 avril 2020 – Approbation du scénario proposé pour le report de la 2ème session de l’Assemblée de l’OHI et des activités associées. C. LCA de l’OHI 22/2020 du 4 mai 2020 – Demande d’approbation du second lot de propositions initialement soumises à l’examen de la 2ème Assemblée de l’OHI D. LCA de l’OHI 25/2020 du 5 juin 2020 – Résultat de l’élection au poste de Directeur de l’OHI Madame la Directrice, Monsieur le Directeur, 1. La référence B vous informait que les Etats membres avaient approuvé le scénario proposé pour le report de la 2ème session de l'Assemblée de l'OHI et des activités associées résultant de circonstances exceptionnelles dues à COVID-19 (cf. référence A). 2. Par conséquent, la référence C invitait les Etats membres à voter sur le second volet de propositions qui devaient initialement être examinées par la 2ème session de l'Assemblée. 3. Le Secrétariat de l'OHI remercie les 54 Etats membres suivants qui ont répondu à la totalité ou à une partie des propositions soumises dans le cadre de la référence B : Algérie, Allemagne, Argentine, Australie, Bangladesh, Belgique, Brésil, Canada, Chili, Chine, Chypre, Colombie, Croatie, Danemark, Egypte, Estonie, Finlande, France, Ghana, Grèce, Inde, Indonésie, Iran (République islamique d'), Irlande, Italie, Japon, Lettonie, Malaisie, Malte, Maurice, Afrique du Sud, Arabie Saoudite, Monaco, Maroc, Nigeria, Norvège, Nouvelle- Zélande, Pakistan, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République de Corée, Roumanie, Singapour, Îles Salomon, Espagne, Suède, Thaïlande, Tunisie, Turquie, Ukraine, Royaume-Uni, Etats- Unis d'Amérique et Uruguay. 4. Ce second volet se composait de sept (7) propositions finales distinctes (jointes en annexe à la référence C). Les résultats des votes sont résumés dans le tableau suivant :  Nombre Nombre d’EM qui d’EM qui Proposition Titre de la proposition ont voté ont voté « OUI » « NON » Révision de la règle 12 des Règles de procédure du Conseil de l’OHI et conséquence sur les règles 8 et 11 PRO 1.6 52 1 – Calendrier pour l’élection du président et du vice- président PRO 1.10 Elaboration d’une stratégie de l’OHI et d’une résolution en faveur du langage inclusif Partie une : Résolution de l’OHI 53 0 Partie deux : Décisions de l’OHI 501 21 PRO 2.4 Création d’un laboratoire conjoint OHI-Singapour pour 54 0 l’innovation et la technologie Révision de la résolution de l’OHI 2/1997 – Création de PRO 3.1 51 0 commissions hydrographiques régionales (CHR) Révision de la résolution de l’OHI 1/2005 – Réponse PRO 3.2 52 0 de l’OHI en cas de catastrophe Pro b) du rapport de convoquer régulièrement des réunions du Conseil du 53 0 président au secrétariat de l'OHI du Conseil Pro c) d'adopter comme thème principal jusqu'à l'Assemblée du rapport 3 (A-3) « la mise en œuvre effective du Plan du 53 0 stratégique révisé » en gardant à l'esprit d'appliquer président les principes de l'ISO 9001… ». du Conseil 5. Dix Etats membres (Chili, Colombie, Croatie, France, Ghana, Inde, Indonésie, Pays-Bas, Espagne et Royaume-Uni) ont formulé des commentaires en plus de leur vote. Ces commentaires et le résultat de leur examen par le Secrétariat sont présentés à l'annexe A de la présente lettre circulaire. 6. Lors de la publication de la référence A, l'OHI comptait 93 Etats membres dont quatre étaient suspendus. Conformément aux dispositions de la Convention relative à l'OHI en vigueur, les conditions d'approbation de la proposition telles que stipulées au paragraphe 28 de la référence A ont été satisfaites. 7. Par conséquent, et en application des principes énoncés dans la référence A (aux paragraphes 14 et 28), l'approbation ex post facto des propositions finales 1.6, 1.10, 2.4, 3.1 et 1 Plus une abstention. 3.2 ainsi que des propositions b) et c) faites par le président du Conseil, est considérée comme ayant été donnée par l’Assemblée. La décision n° 6 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la révision de la règle 12 des Règles de procédure du Conseil de l’OHI et conséquence sur les règles 8 et 11 - Calendrier pour l’élection du président et du vice-président. La décision n° 7 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve l’élaboration d’une stratégie de l’OHI et d’une résolution en faveur du langage inclusif. L’Assemblée charge le Secrétaire général : - de procéder à un examen complet des Documents de base et des résolutions de l'OHI, en adoptant les directives des Nations unies sur le langage inclusif, et de fournir des projets de révision des publications M-1 et M-3 de l'OHI pour examen par l'Assemblée lors de sa prochaine session ordinaire (A-3). - de suivre les progrès de l'OHI dans la mise en œuvre des directives de l'ONU sur le langage inclusif du genre dans tous les documents et communications de l'OHI et d’en rendre compte à l'Assemblée lors de sa prochaine session ordinaire (A-3). La décision n° 8 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la création d’un laboratoire conjoint OHI- Singapour pour l’innovation et la technologie à Singapour en vue de coordonner et de mettre à l’essai des initiatives conformément à la composition, à la structure de gouvernance et au mandat proposés pour le comité directeur et l'équipe de gestion. L’Assemblée charge : - le Secrétariat ainsi que les présidents du HSSC et de l'IRCC de représenter l'OHI au comité directeur et de rendre compte régulièrement au Conseil ; - le Conseil de conseiller le comité directeur du laboratoire sur les autres thèmes et projets considérés comme soutenant le programme de travail de l'OHI. La décision n° 9 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la révision de la résolution de l’OHI 2/1997 – Création de commissions hydrographiques régionales (CHR) (Document de l’Assemblée A2_2020_PRO3-1_FR_Res_21997_cc_v1). La décision n° 10 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la révision de la résolution de l’OHI 1/2005 – Réponse de l’OHI en cas de catastrophe (Document de l’Assemblée A2_2020_PRO3- 2_FR_Res_12005_cc_v1) La décision n° 11 de l’A-2, 2020 est la suivante :  L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, confirme la possibilité de convoquer régulièrement des réunions du Conseil au Secrétariat de l’OHI jusqu’à ce que le Conseil en décide autrement. La décision n° 12 de l’A-2, 2020 est la suivante : L’Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, confirme la mise en œuvre effective du plan stratégique révisé en gardant à l’esprit d’appliquer les principes de l’ISO 9001 comme thème principal sous la supervision et le contrôle du Conseil jusqu’à l’Assemblée 3 (A-3). 8. Le texte détaillé des décisions prises pour les Pro 1.6, Pro 1.10 et Pro 2.4 est fourni dans les annexes B, C et D de la présente lettre circulaire de l'Assemblée pour plus de commodité et devra être mis en œuvre dans les Documents de base de l'OHI en temps utile (M-1 et M-3). La liste cumulative de toutes les décisions ex-post facto, prises par l'Assemblée jusqu'à présent, est fournie à l'annexe E. Veuillez agréer, Madame la Directrice, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma haute considération, Mathias JONAS Secrétaire général Annexe A : Réponses des Etats membres à la LCA 22/2020 de l'OHI et commentaires du Secrétariat Annexe B : Version avec suivi des modifications en rouge du texte approuvé pour la proposition 1.6 Annexe C : Version propre du texte approuvé pour la proposition 1.6 Annexe D : Texte de la nouvelle résolution de l’OHI relative à l’utilisation du langage inclusif dans les documents et communications de l’OHI. Annexe E : Liste cumulative des décisions de l'Assemblée au 25 juin 2020  Annexe A à la LCA 27/2020 Dossier de l’OHI S1/6100/2020 REPONSES DES ETATS MEMBRES A LA LCA DE L’OHI 22/2020 ET COMMENTAIRES DU SECRETAIRE GENERAL DE L’OHI APPROBATION DU SECOND LOT DE PROPOSITIONS QUI DEVAIENT A L’ORIGINE ETRE EXAMINEES PAR LA 2EME SESSION DE L’ASSEMBLEE Révision de la règle 12 des Règles de procédure du Conseil de l’OHI et conséquences sur les règles 8 et 11 PRO 1.6 – Calendrier pour l’élection du président et du vice- président COLOMBIE (Vote = OUI) Las actualizaciones son correctas y oportunas. Les mises à jour sont correctes et opportunes. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. CROATIE (Vote = OUI) La Croatie soutient cette proposition parce qu’elle est d’avis que cette procédure révisée aura un impact positif sur l’efficacité du Conseil de l’OHI. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. GHANA (Vote = OUI) Supprimer [postal]. Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat a pris bonne note de la large acceptation et de la mise en œuvre efficace du vote électronique dans le cadre du processus d’élection du nouveau Directeur de l’OHI (cf. référence D). Le Secrétariat invite les Etats membres à soumettre des propositions sur la manière dont les futurs processus de vote pourraient être facilités grâce à des moyens numériques, que ce soit dans des circonstances normales ou exceptionnelles. PAYS-BAS (Vote = NON) La pandémie de COVID-19 a donné une perspective nouvelle au processus de vote. Le vote électronique est à présent une option en plus du vote par voie postale. Cette vision devrait être reflétée dans les règles 12 (b), (d) et (e). Il faudrait soit supprimer « postal » devant « bulletin » ou insérer « électronique » après « postal ». Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat a pris bonne note de la large acceptation et de la mise en œuvre efficace du vote électronique dans le cadre du processus d’élection du nouveau Directeur de l’OHI (cf. référence D). Le Secrétariat invite les Etats membres à soumettre des propositions sur la manière dont les futurs processus de vote pourraient être facilités grâce à des moyens numériques, que ce soit dans des circonstances normales ou exceptionnelles.  PRO 1.10 Elaboration d’une stratégie de l’OHI et d’une résolution en faveur du langage inclusif Partie une : Résolution de l’OHI CHILI (Vote = OUI) No hay comentarjo. Aucun commentaire. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. COLOMBIE (Vote = OUI) Es preciso el lenguaje inclusivo. Le langage inclusif est une nécessité. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. INDONESIE (Vote = OUI) Aucune objection de la part de l’Indonésie concernant le langage inclusif puisqu’il est conforme à la résolution des NU. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. Partie deux : Décisions de l’OHI CHILI (Vote = NON) Le Chili ne soutient pas cette partie deux intitulée « Décisions de l’OHI », puisque cette nouvelle activité génère une charge de travail supplémentaire pour le Secrétaire général, cette activité n’étant associée ni à la mission ni aux objectifs de l’OHI. Une résolution telle que celle contenue dans la partie une de la proposition devrait être suffisante pour démontrer la volonté de l’OHI de se conformer aux directives relatives au « langage inclusif » des NU. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. COLOMBIE (Vote = OUI) Es necesario iniciar ya el cambio. Ojalá, cada CHR inicie lo propio en sus estatutos. Il est nécessaire d’initier le changement maintenant. Il faut espérer que chaque CHR fera de même dans ses statuts. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. ESPAGNE (Vote = NON) L’IHM reconnait l’importance de l’adoption des directives des Nations Unies sur le langage inclusif, mais est d’avis qu’un examen approfondi et la rédaction de projets de révisions des Publications de l’OHI M-1 & M-3 accroîtrait de manière significative la charge de travail du Secrétaire général, aux dépends d’autres tâches. Nous estimons que les publications précédemment mentionnées pourraient être révisées à la première occasion qui se présentera, conjointement avec d’autres éditions ou révisions de leur contenu, de la même manière que pour d’autres documents. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire.  PRO 2.4 Création d’un laboratoire conjoint OHI-Singapour pour l’innovation et la technologie COLOMBIE (Vote = OUI) Será un gran apoyo para el crecimiento de capacidades Ce laboratoire sera d’un grand soutien au renforcement des capacités. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. CROATIE (Vote = OUI) La Croatie soutient cette proposition. Face au rythme toujours plus soutenu et au cycle des changements technologiques, et au vu de l’exigence d’une prise de décision appropriée au niveau politique quant à l’adoption et à l’implémentation des nouvelles technologies, il serait utile qu’un laboratoire pour l’innovation et la technologie soit également chargé de fournir un enseignement à l’OHI et à la communauté hydrographique mondiale, et de les conseiller, dans le domaine très spécifique qu’est l’hydrographie. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. INDONESIE (Vote = OUI) Si possible, cette innovation pourrait collaborer avec une université de technologie ou avec une université maritime de l’un des pays de la région, par exemple une université de Singapour, d’Indonésie ou de Malaisie. Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat recommande d’expliquer cette suggestion lors de la prochaine réunion du HSSC dans le cadre de l’item de l’ordre du jour concerné.  Révision de la Résolution de l’OHI 2/1997 – Création de PRO 3.1 commissions hydrographiques régionales (CHR) CHILI (Vote = OUI) El parrafo "LIDERSHIP" hace referencia a un documento, el "IRCC document titled Roles and Responsibilities of Regional Hydrographic Commission Chairs", que no existe. Cuando Chile hizo esta observacion, la que quede consignada en el Libro Rojo, genere el siguiente comentario del SG: SECRETARY-GENERAL's RESPONSE TO MEMBER STATES COMMENTS: In response to Chile's request for an IRCC document titled "ROLES AND RESPONSIBILITIES OF REGIONAL HYDROGRAPHIC COMMISSION CHAIRS" the Secretary-General wishes to clarify that this document is to be drafted in result of the approval of Proposal 3.1. Sin embargo no hay ninguna referencia en la Propuesta 3.1 que precise que en caso de ser esta aprobada, el documento titulado "ROLES AND RESPONSIBILITIES OF REGIONAL HYDROGRAPHIC COMMISSION CHAIRS" debera ser preparado. Menos hay indicacien sobre quien lo preparara, en que plazo y quien lo aprobara. Le paragraphe « DIRIGEANTS » fait référence au document de l'IRCC intitulé « Rôles et responsabilités des présidents des commissions hydrographiques régionales », qui n’existe pas. Lorsque le Chili a fait cette observation, qui était incluse dans le Livre rouge, le Secrétaire général a répondu le commentaire suivant : REPONSE DU SECRETAIRE GENERAL AUX COMMENTAIRES DES ETATS MEMBRES : En réponse à la demande du Chili concernant un document de l’IRCC intitulé « ROLES ET RESPONSABILITES DES PRESIDENTS DES COMMISSIONS HYDROGRAPHIQUES REGIONALES », le Secrétaire général tient à clarifier que ce projet de document doit être rédigé après l’approbation de la proposition 3.1. Toutefois, la proposition 3.1 ne fait à aucun moment référence au fait que si elle était approuvée, le document intitulé « ROLES ET RESPONSABILITES DES PRESIDENTS DES COMMISSIONS HYDROGRAPHIQUES REGIONALES » devrait être rédigé. Il n’est pas non plus indiqué qui le rédigera, quand, ni qui l’approuvera. Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat recommande l’adoption d’un item de travail dans le programme de travail de l’IRCC en vue de rédiger un projet de document intitulé « ROLES ET RESPONSABILITES DES PRESIDENTS DES COMMISSIONS HYDROGRAPHIQUES REGIONALES » suite à l’approbation de cette proposition. COLOMBIE (Vote = OUI) Las actualizaciones son claras y los reportes nacionales abarcan todos los escenarios de un servicio hidrográfico. Les mises à jour sont claires et les rapports nationaux couvrent tous les scénarios pour un service hydrographique. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. INDE (Vote = OUI) Un minimum de statuts communs à toutes les CHR devrait être rédigé afin de s’aligner avec la résolution 2/1997, notamment en ce qui concerne la mission et la composition. Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat recommande de soumettre cette proposition aux fins de discussions lors de la prochaine réunion de l’IRCC. INDONESIE (Vote = OUI) Aux fins de similarité entre les CHR, il faudrait envisager de réguler également la durée de mandat des président et vice-président. Il faudrait règlementer le statut des pays suspendus, afin de savoir s’ils peuvent participer aux réunions annuelles des CHR, et si tel est le cas, s’ils ont des droits et lesquels, le cas échéant. Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat recommande de soumettre cette proposition aux fins de discussions lors de la prochaine réunion de l’IRCC.  Révision de la Résolution de l’OHI 1/2005 – Réponse PRO 3.2 de l’OHI en cas de catastrophe COLOMBIE (Vote = OUI) Las actividades descritas para el servicio hidrográfico son correctas. Estas deben ser conocidas por las agencias de Gobierno para que la labor inmediata del servicio hidrográfico sean inmediatamente tenida en cuenta. Les activités décrites pour les services hydrographiques sont correctes. Elles devraient être connues des agences gouvernementales afin que les travaux immédiats des services hydrographiques soient immédiatement pris en compte. Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat recommande de diffuser la résolution et les instruments de l’OHI associés au niveau national. FRANCE (Vote = OUI) La France soutien cette proposition et remercie le Japon pour son investissement sur le sujet. A l'occasion d'une future révision de la résolution 1/2005, il pourrait être pertinent d'étendre le périmètre des catastrophes couvertes aux évènements découlant de l'action de l'homme. La résolution 1/2005 de l'OHI traite de la réponse de l'OHI en cas de catastrophe d'origine naturelle : « tremblements de terre, tsunamis, ouragans et autres catastrophes naturelles » comme cela est mentionné en introduction de la résolution. Il serait intéressant de recueillir l'avis des Etats membres sur l'opportunité d'étendre le cadre de la résolution aux catastrophes dues à l'homme pour lesquelles une réponse de l'OHI pourrait s'avérer nécessaire, comme par exemple en réponse à des accidents de transport aériens ou maritimes. A ce titre, l'Organisation internationale de protection civile (OIPC) propose une catégorisation des différentes catastrophes qui pourrait utilement être citée dans la résolution (http://icdo.org/fr/catastropes.html). Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. INDONESIE (Vote = OUI) Si possible, inclure dans la P-5 (Annuaire), les coordonnées du correspondant au sein de l’institution chargée de la gestion des catastrophes, chaque pays ayant différentes institutions. Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat recommande de soumettre cette proposition aux fins de discussions lors de la prochaine réunion de l’IRCC.  Pro b) Convoquer régulièrement des réunions du du rapport du Conseil au Secrétariat de l'OHI président du Conseil : CHILI (Vote = OUI) La enmienda introducida a lo propuesto por el Presidente del Consejo desvirtua la idea central. Lo que se debe o no aprobar es lo que propane el Presidente del Consejo, que dice relaci6n con la decision de convocar las reuniones del Consejo regularmente en la Secretaria de la OHi. L’amendement introduit à la proposition originale du président du Conseil déforme l’idée centrale. Ce qui devrait être approuvé, ou pas approuvé, est la proposition du président du Conseil, qui concerne la décision de convoquer régulièrement les réunions du Conseil au Secrétariat de l’OHI. Commentaires du Secrétaire général : La règle 2 des Règles de procédure du Conseil (cf. M-1) dispose : Le Conseil se réunit au moins une fois par an au siège de l’Organisation à moins qu’un autre lieu n’ait été établi conformément à une décision du Conseil, à une date fixée à la clôture de la précédente réunion. La durée de la réunion qui n’excède normalement pas trois jours ouvrables est fixée à la fin de la réunion précédente. La proposition du président du Conseil a été comprise de la façon suivante : cette règle reste en vigueur mais l’option de se réunir ailleurs est suspendue en raison des arguments donnés dans l’annexe F à la référence C. INDONESIE (Vote = OUI) L’Indonésie approuve la décision de convoquer régulièrement les réunions du Conseil au Secrétariat de l’OHI telle que proposée par le Secrétaire général. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire. ROYAUME-UNI (Vote = OUI) Le RU suggère que l’OHI prévoie la possibilité pour les membres du Conseil de participer aux réunions du Conseil à distance. Commentaires du Secrétaire général : La suggestion du Royaume-Uni est interprétée de la manière suivante : le Secrétariat est encouragé à prendre des dispositions en vue de réunions hybrides alliant une participation présentielle et à distance des membres du Conseil. Le Secrétariat suit en permanence les effets de la crise du Covid-19 sur le fonctionnement des organes de l’OHI tels que le Conseil. Le Secrétariat est d’avis que la nouvelle normalité après la crise comprendra de nouvelles formes de consultations. Ce nouveau type de délibérations collectives sera composé de réunions, de vidéoconférences, de votes électroniques et de correspondances arrangés de manière hybride et alliant plusieurs de ces éléments. Un défi spécifique à relever sera la prise de décision par le biais d'un vote coïncidant directement et en temps utile avec les débats sur le sujet. Le Secrétariat étudie actuellement toutes sortes de combinaisons des éléments mentionnés, recherche des exemples de meilleures pratiques et investit dans la technologie permettant leur bonne conduite. Le fait que la composition de l'OHI couvre 20 fuseaux horaires et que les langues de travail ne soient pas la langue maternelle de la majorité des Etats membres constitue un défi supplémentaire.  Pro c) Adopter comme thème principal jusqu'à l'Assemblée 3 du rapport (A-3) « la mise en œuvre effective du Plan stratégique du président révisé » en gardant à l'esprit d'appliquer les principes du Conseil de l'ISO 9001. CHILI (Vote = OUI) El cambio hecho al texto propuesto confunde, pues resulta en una mezcla de componentes que ignoran que lo medular es la implementaci6n del Plan Estrategico. Chile solicita que se emplee el texto original propuesto por el Presidente del Consejo o en su defecto el siguiente: Le changement effectué au texte proposé prête à confusion, puisqu’il résulte en un mélange de composantes ignorant que l’implémentation du Plan stratégique est le point central. Le Chili demande que le texte original de la proposition du président du Conseil soit utilisé ou, en son absence, le texte suivant : « Confirmer l’adoption comme thème principal jusqu’à l’Assemblée 3 (A-3) de « la mise en œuvre effective du Plan stratégique révisé » en gardant à l'esprit d'appliquer les principes de l'ISO 9001 ». Commentaires du Secrétaire général : Le Secrétariat a la confirmation que la formulation proposée reflète les intentions de la proposition du président du Conseil. COLOMBIE (Vote = OUI) Es necesario que el Consejo OHI apoye la aplicación del plan estratégico. Le Conseil doit soutenir la mise en œuvre du plan stratégique. Commentaires du Secrétaire général : Bonne note est prise de ce commentaire.  Annexe B à la LCA 27/2020 Dossier de l’OHI S1/6100/2020 Version avec suivi des modifications du texte approuvé de la proposition 1.6 PRO 1.6 : Révision de la règle 12 des Règles de procédure du Conseil de l’OHI et conséquence sur les règles 8 et 11 – Calendrier pour l’élection du président et du vice-président (Proposition finale compilée par le Secrétaire général) Version avec suivi des modifications en rouge de la révision approuvée Règles 8, 11 et 12révisées des Règles de procédure du Conseil [Les propositions de changements à la proposition initiale sont indiquées en rouge / rouge.] [Les changements proposés par le Secrétaire général par rapport à la version avec le suivi des modifications de la proposition initiale faite à l’A-2 sont soulignés] REGLE 8 L’ordre du jour provisoire des réunions du Conseil comprend : (a) L’adoption de l’ordre du jour ; (b) L’élection du Président et du Vice-président, lorsque nécessaire, conformément à la Règle 12 (f) de ces Règles de procédure ; (bc) Tout point dont l’Assemblée aura demandé l’inclusion ; …. REGLE 11 Le Président et le Vice-président sont élus par les Membres pour une période d’approximativement trois ans, ou jusqu’à la fin de la prochaine session ordinaire de l’Assemblée. REGLE 12 (a) Les Membres élisent le Président et le Vice-président lors de la première réunion par correspondance le plus tôt possible après qui suit chaque session ordinaire de l’Assemblée. (b) Le Secrétaire général préside l’ouverture de cette première réunion jusqu’à l’élection du Président. Le Secrétaire général est responsable de la conduite de l'élection et assure la présidence par intérim du Conseil pendant le processus électoral. L'élection a lieu par vote postal secret. Dans des circonstances normales, le calendrier suivant s'applique : (A = dernier jour de la session ordinaire de l’Assemblée) A + cinq semaines Clôture des soumissions de candidatures pour les postes de Président et de Vice-président du Conseil A + dix semaines Clôture des votes (c) Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix pour chaque poste sont élus, le nombre minimum de votes exprimés étant d'au moins les deux tiers des membres. (d) Pour les réunions lors desquelles le Président et le Vice-président doivent être élus, ces élections sont respectivement le deuxième et le troisième point de l’ordre du jour. En cas d'égalité des votes pour le poste de Président, un deuxième tour de vote par vote postal aura lieu entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix à égalité. Le calendrier suivant s'applique : (A = dernier jour de la session ordinaire de l’Assemblée) A + quinze semaines Clôture des votes (e) En cas d'égalité des votes pour le poste de Vice-président, un deuxième tour de vote par vote postal aura lieu entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix à égalité. Le calendrier suivant s'applique : (A = dernier jour de la session ordinaire de l’Assemblée) A + quinze semaines Clôture des votes (f) Au cas où le poste de Vice-Président deviendrait vacant pendant la période intersessions, une élection aura lieu lors de la prochaine réunion du Conseil. Les candidatures à ce poste seront closes dix semaines avant le jour d’ouverture de la réunion du Conseil et le Secrétaire général soumettra aux Membres la liste des candidats ainsi que les documents d'appui pour la réunion, au moins deux mois avant le jour d'ouverture de la réunion.  Annexe C à la LCA 27/2020 Dossier de l’OHI S1/6100/2020 Version propre du texte approuvé de la proposition 1.6 PRO 1.6 : Révision de la règle 12 des Règles de procédure du Conseil de l’OHI et conséquence sur les règles 8 et 11 – Calendrier pour l’élection du président et du vice-président (Proposition finale compilée par le Secrétaire général) Version propre de la révision approuvée Règles 8, 11 et 12révisées des Règles de procédure du Conseil REGLE 8 L’ordre du jour provisoire des réunions du Conseil comprend : (a) L’adoption de l’ordre du jour ; (b) L’élection du Président et du Vice-président, lorsque nécessaire, conformément à la Règle 12 (f) de ces Règles de procédure ; (c) Tout point dont l’Assemblée aura demandé l’inclusion ; …. REGLE 11 Le Président et le Vice-président sont élus par les Membres pour une période d’approximativement trois ans, ou jusqu’à la fin de la prochaine session ordinaire de l’Assemblée. REGLE 12 (a) Les Membres élisent le Président et le Vice-président par correspondance le plus tôt possible après chaque session ordinaire de l’Assemblée. (b) Le Secrétaire général est responsable de la conduite de l'élection et assure la présidence par intérim du Conseil pendant le processus électoral. L'élection a lieu par vote postal secret. Dans des circonstances normales, le calendrier suivant s'applique : (A = dernier jour de la session ordinaire de l’Assemblée) A + cinq semaines Clôture des soumissions de candidatures pour les postes de Président et de Vice-président du Conseil A + dix semaines Clôture des votes (c) Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix pour chaque poste sont élus, le nombre minimum de votes exprimés étant d'au moins les deux tiers des membres. (d) Pour les réunions lors desquelles le Président et le Vice-président doivent être élus, ces élections sont respectivement le deuxième et le troisième point de l’ordre du jour. En cas d'égalité des votes pour le poste de Président, un deuxième tour de vote par vote postal aura lieu entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix à égalité. Le calendrier suivant s'applique : (A = dernier jour de la session ordinaire de l’Assemblée) A + quinze semaines Clôture des votes (e) En cas d'égalité des votes pour le poste de Vice-président, un deuxième tour de vote par vote postal aura lieu entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix à égalité. Le calendrier suivant s'applique : (A = dernier jour de la session ordinaire de l’Assemblée) A + quinze semaines Clôture des votes (f) Au cas où le poste de Vice-Président deviendrait vacant pendant la période intersessions, une élection aura lieu lors de la prochaine réunion du Conseil. Les candidatures à ce poste seront closes dix semaines avant le jour d’ouverture de la réunion du Conseil et le Secrétaire général soumettra aux Membres la liste des candidats ainsi que les documents d'appui pour la réunion, au moins deux mois avant le jour d'ouverture de la réunion.  Annexe D à la LCA 27/2020 Dossier de l’OHI S1/6100/2020 Pro 1.10 : Proposition visant à élaborer une stratégie de l’OHI et une résolution en faveur du langage inclusif (Proposition finale compilée par le Secrétaire général) Partie une : Résolution de l’OHI Dernier Référence amendement TITRE Référence de la 1ère (LC ou édition CHI/A) LANGAGE INCLUSIF A UTILISER DANS x/2020 OHI A-2 LES DOCUMENTS ET COMMUNICATIONS DE L’OHI 1 Comme la langue joue un rôle important dans l'évolution des attitudes culturelles et sociales, il est résolu que le Secrétariat de l'OHI et les organes de l'OHI doivent veiller à ce que le langage utilisé dans les documents et communications de l'OHI publiés ou modifiés après la deuxième réunion de l'Assemblée de l'OHI soit inclusif, conformément aux Directives des Nations Unies sur le langage inclusif, dans les deux langues officielles que sont l’anglais et le français. Dans les cas où une traduction espagnole est fournie par le Secrétariat, les directives ci-dessus s’appliquent également. 2 Les documents produits avant l'approbation de la présente résolution seront mis à jour dès que possible et, de préférence, conjointement avec d'autres modifications ou révisions de contenu  Annexe E à la LCA 27/2020 Dossier de l’OHI S1/6100/2020 Liste cumulative des décisions de l’Assemblée au 25 juin 2020 La décision n° 1 de l’A-2, 2020, est la suivante : L’Assemblée, conformément à la procédure de vote spéciale décrite dans la LCA 20/2020 et rapportée dans la LCA 25/2020, élit le Contre-amiral Luigi SINAPI (Italie) au poste de Directeur pour un mandat de six ans à compter du 1er septembre 2020. La décision n° 2 de l’A-2, 2020, est la suivante : L’Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve l’interprétation selon laquelle le Conseil est habilité à solliciter et à examiner des propositions soumises par des Etats membres ou par le Secrétaire général et confirme que le Conseil est autorisé à proposer des amendements au Règlement général de l’OHI aux fins d’approbation par les Etats membres. La décision n° 3 de l’A-2, 2020, est la suivante : L’Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la proposition finale compilée par le Secrétaire général relative à la révision des articles 14, 15, 20 et 25 du Règlement général de l’OHI (cf. LCA 26/2020). La décision n° 4 de l’A-2, 2020, est la suivante : L’Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la proposition finale compilée par le Secrétaire général relative à la révision de l’alinéa (c) de l’article 16 du Règlement général de l’OHI – Intérêt hydrographique (cf. LCA 26/2020). La décision n° 5 de l’A-2, 2020, est la suivante : L’Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve le Tableau des tonnages et nombre de parts et voix (2021-2023) (Document de l’Assemblée– A2_2020_G_03_FR - Tableau des tonnages et nombre de parts et voix (2021-2023)) La décision n° 6 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la Révision de la règle 12 des Règles de procédure du Conseil de l’OHI et conséquence sur les règles 8 et 11 - Calendrier pour l’élection du président et du vice-président. La décision n° 7 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve l’élaboration d’une stratégie de l’OHI et d’une résolution en faveur du langage inclusif. L’Assemblée charge le Secrétaire général : - de procéder à un examen complet des Documents de base et des résolutions de l'OHI, en adoptant les directives des Nations unies sur le langage inclusif, et de fournir des projets de révision des publications M-1 et M-3 de l'OHI pour examen par l'Assemblée lors de sa prochaine session ordinaire (A-3). - de suivre les progrès de l'OHI dans la mise en œuvre des directives de l'ONU sur le langage inclusif du genre dans tous les documents et communications de l'OHI et d’en rendre compte à l'Assemblée lors de sa prochaine session ordinaire (A-3). La décision n° 8 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la création d’un laboratoire conjoint OHI- Singapour pour l’innovation et la technologie à Singapour en vue de coordonner et de mettre à l’essai des initiatives conformément à la composition, à la structure de gouvernance et au mandat proposés pour le comité directeur et l'équipe de gestion. L’Assemblée charge : - le Secrétariat ainsi que les présidents du HSSC et de l'IRCC de représenter l'OHI au comité directeur et de rendre compte régulièrement au Conseil ; - le Conseil de conseiller le comité directeur du laboratoire sur les autres thèmes et projets considérés comme soutenant le programme de travail de l'OHI. La décision n° 9 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la révision de la résolution de l’OHI 2/1997 – Création de commissions hydrographiques régionales (CHR) (Document de l’Assemblée A2_2020_PRO3-1_FR_Res_21997_cc_v1). La décision n° 10 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, approuve la révision de la résolution de l’OHI 1/2005 – Réponse de l’OHI en cas de catastrophe (Document de l’Assemblée A2_2020_PRO3- 2_FR_Res_12005_cc_v1) La décision n° 11 de l’A-2, 2020 est la suivante : L'Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, confirme la possibilité de convoquer régulièrement des réunions du Conseil au Secrétariat de l’OHI jusqu’à ce que le Conseil en décide autrement. La décision n° 12 de l’A-2, 2020 est la suivante : L’Assemblée, conformément à la procédure de vote par correspondance approuvée comme rapporté dans la LCA 19/2020, confirme la mise en œuvre effective du plan stratégique révisé en gardant à l’esprit d’appliquer les principes de l’ISO 9001 comme thème principal sous la supervision et le contrôle du Conseil jusqu’à l’Assemblée 3 (A-3). Saatja: CL-LC <[email protected]> Saadetud: 25.06.2020 19:01 Adressaat: INFO <[email protected]> Teema: ACL 27/2020 Manused: mhicooepmmkgcbno.png; cdliombgnfnaecpj.png; aiceopaamjjdojil.png; kbicpmdlhgcjmkpb.png; ndlepldoemebjdjn.png; alilnolmejocpoli.png; ACL27_2020_EN_v1.pdf; ACL27_2020_FR_v1.pdf Dear Hydrographer, Please find attached: - ACL 27/2020: APPROVAL OF THE SECOND TRANCHE OF PROPOSALS ORIGINALLY FOR CONSIDERATION BY THE 2ND SESSION OF THE ASSEMBLY. French version is also attached, Spanish' is in progress. Kind regards --