Kiri

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Riigiasutused Meie 23.11.2023 nr 2.1.-4/23/356-962-40 Kohalikud omavalitsused Andmekaitse Inspektsiooni seire „Telefonikõnede salvestamine avalikus sektoris“ kokkuvõte ja soovitused Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) eesmärk on aidata kujundada ühiskonda, kus väärtustatakse üksikisiku õigust eraelule, riigi tegevuse ja andmetöötluse läbipaistvust. Riigikontrolli ja õiguskantsleri koostatud „E-riigi harta“ (2018) dokumendist võib lugeda, et „avalik teenus on isiku asjaajamine asutusega. /-/ Teenuseid osutatakse kas taotluse alusel või ennetavalt, lähtudes näiteks inimese elus toimunud sündmustest. Teenuseid osutatakse erinevate kanalite kaudu, nagu näiteks veebikeskkonnas, teenindusbüroos, infotelefoni, e-posti või tavaposti vahendusel.“ Lähtuvalt eeltoodust viis Andmekaitse Inspektsioon 2023. aasta kevadel läbi seire “Telefonikõnede salvestamine avalikus sektoris” valitsusasutuste ja kohalike omavalitsuste seas, mille eesmärk oli kaardistada avaliku sektori institutsioonide poole telefoni teel pöördujate isikuandmete töötlemisega kaasnevad kitsaskohad ning vajadusel koostada konkreetsed soovitused. Alustuseks olgu öeldud, et ka telefonikõne salvestisele jääv inimese hääl on isikuanne, ka siis, kui inimene kõnes oma nime või muid täpsemaid andmeid ei maini. Hääle alusel on isik identifitseeritav sarnaselt sõrmejäljele. Seega pole küsimus mitte niivõrd selles, milliseid andmeid isik helistades avaldab kuivõrd isiku hääles kui sellises, mis on samuti isikuanne. Samas tuleb möönda, et isiku tuvastamine üksnes hääle pinnal eeldab teatavat tehnilist võimekust ja eriteadmisi. Seega üldjuhul mõistetakse nii asutuste kui ka isikute poolt telefoniteel asutuse poole pöördumist kui kiiret ja lihtsat võimalust asutuselt informatsiooni saada või seda edastada, muuhulgas tihtipeale ilma oma isikut avaldamata. Samal ajal muid kanaleid pidi pöördudes, olgu selleks siis e-kiri, tavakiri või asutusse kohale minek, eeldab enda isikusamasuse tuvastamist. Kirjalikult asutuse poole pöördudes kiri registreeritakse ja seda hoitakse aastaid, samuti registreeritakse enamustes asutustes visiidid, rääkimata sellest, et asutuste ruumid on varustatud videovalvega, mis samuti isiku andmed salvestab ja säilitab. Seega on telefoni teel pöördumine üks väheseid võimalusi soovi korral anonüümseks jääda. Praktikas kasutatakse muidugi ka nime mittesisaldavaid e-maili aadresse ega avaldata oma nime näiteks selgitusi küsides, ent see nõuab lisapingutust ning nagu eelpool öeldud, kasutatakse telefoniteel info küsimist või edastamist just kiireks mitteisikustatud infovahetuseks. Ent sõltumata sellest jätab kõne endast maha isikuandmed. Seega tõusetub siinkohal kaks küsimust. Üks neist filosoofiline – kas meie ühiskonnas peaks ja Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235 võiks olla võimalik inimesel avaliku sektori asutuse poole pöörduda ka ilma endast isikuandmeid maha jätmata või vähemasti nii, et neid isikuandmeid ei koguta, salvestata ega säilitata. Ning teine, kui seda tehakse, siis millisel eesmärgil ja õiguslikul alusel. Niisiis peaks iga avaliku sektori andmetöötleja, kes täna telefonikõnesid salvestab ja nii isikuandmeid kogub ning säilitab küsima endalt esmalt, kas lihtsale suulisele küsimusele vastamiseks stiilis „kes võib taotleda X toetust ja kas selleks on blankett“ on vaja isikuandmeid üldse koguda või see on see olukord, kus isikul võiks olla võimalus suhelda ilma isikuandmeid maha jätmata. Kui aga vastus on jaatav st andmeid oleks vaja koguda ja säilitada, siis millisel eesmärgil seda tehakse. Teadupärast on isikuandmete töötlemise üks aluspõhimõtteid minimaalsus ehk võimalikult väheste andmete kogumine, mis tähendab, et koguda tohib vaid nii palju andmeid, kui eesmärgi täitmiseks vältimatult vajalik. Kui sama eesmärk on võimalik saavutada ka ilma isikuandmeteta, ei ole andmete kogumine põhjendatud. Õiguslikud alused Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2016/679 ehk isikuandmete kaitse üldmääruse (edaspidi IKÜM)1 põhjenduspunkti 10 kohaselt tuleks isikuandmete töötlemisel tagada füüsiliste isikute põhiõiguste ja -vabaduste kaitse eeskirjade järjekindel ja ühtne kohaldamine kogu liidus.2 See aga eeldab, et ka siseriiklikult toimub isikuandmete töötlemine ühtlustatult, sh avalikus sektoris. Isikuandmete töötlemisel tuleb järgida IKÜM artiklis 5 toodud üldpõhimõtteid. See tähendab, et isikuandmete töötlemine peab olema mh seaduslik, õiglane ja andmesubjektile läbipaistev. Seaduslikkus tähendab, et telefonikõnede salvestamisel kui isikuandmete töötlemisel peab olema õiguslik alus. Tavaliste isikuandmete korral tuleneb õiguslik alus artiklist IKÜM artiklist 6 ja eriliiki isikuandmete korral IKÜM artiklist 9. Vastutavalt töötlejal (sh avaliku sektori asutusel), kes salvestab telefonikõnesid, lasub ka kohustus tõendada, et selliseid andmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel ning neid töödeldakse seaduslikult, õiglaselt ja andmesubjektile läbipaistvalt. Üldised tähelepanekud Seire küsimustele vastas 39 avaliku sektori asutust ning saadetud tagasisidest selgus: 1) 21 asutust kõnesid ei salvesta; 2) 18 asutust salvestab mitmel erineval õiguslikul alusel telefonikõnesid:  Tööinspektsioon  Tallinna Linnavalitsus  Keskkonnaministeerium  Tartu Linnavalitsus  Maksu- ja Tolliamet  Registrite ja Infosüsteemide Keskus  Pärnu Linnavalitsus  Transpordiamet  Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet  Haridus- ja Noorteamet  Sotsiaalkindlustusamet  Rahandusministeerium  Välisministeerium  Statistikaamet 1 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 2 Vt IKÜM põhjenduspunkt 10 2 (8)   Viljandi Linnavalitsus  Riigi Infosüsteemi Amet  Politsei- ja Piirivalveamet  Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet. Kuna IKÜM-i kohaselt peab igasuguseks isikuandmete töötlemiseks olema õiguslik alus, siis soovis inspektsioon muuhulgas teada, millisel õiguslikul alusel kõnesid salvestatakse. Enamus vastanutest selgitasid, et kõnede salvestamisel töödeldakse isikuandmeid avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või avaliku võimu teostamiseks. Mitmed asutused tuginevad kõnede salvestamisel isiku nõusolekule. Lisaks leidus vastanute seas ka neid, kes tuginevad kõnede salvestamisel kas täielikult või teatud osas õigustatud huvile, juriidilise kohustuse täitmisele, lepingu täitmisele või füüsilise isiku eluliste huvide kaitsmisele. Valdavalt põhjendati telefonikõnede salvestamise vajadust parema teeninduse tagamise ning kaebuste lahendamise (sh kaebuse täpsustamise) eesmärgiga. Mõnel juhul salvestati kõnesid ka töötajatele tagasiside andmise ja neile koolituste pakkumise eesmärgil, kõnepostkasti sisu hilisemaks kuulamiseks, järelevalvemenetluses tõendite säilitamiseks või õiguskaitseorganitele kõne toimumisest ja selle sisust tõendi esitamiseks. Avaliku sektori asutustes on kasutusel erinevad telefonikõnede säilitustähtajad – kümme päeva, kaks kuud, kolm kuud, neli kuud, kuus kuud, üheksa kuud, üks aasta – mille panevad paika avaliku sektori asutused oma parima äranägemise järgi. Mõned näited avaliku sektori asutuste kodulehtedel olevast infost:  Kliimaministeeriumi kodulehelt võib lugeda, et Keskkonnaministeeriumi üldtelefonile (+372 626 2802) saabunud kõned salvestatakse ja sellest teavitatakse helistajat kõne alguses. Salvestusi kasutatakse parema teeninduse tagamiseks ning neid säilitatakse kolm kuud. Salvestuste hävitamine toimub salvestussüsteemi poolt automaatselt kindla aja jooksul. Kui Te ei soovi salvestamist, on Teil võimalik kõnest loobuda ning valida mõni muu teabe saamise viis (näiteks saates kiri e-posti või tavapostiga).  Analoogne selgitus infotelefonile helistamise kohta on ka Sotsiaalkindlustusameti kodulehel: Kõik telefonikõned salvestatakse teeninduskvaliteedi parendamise eesmärgil. Sellest teavitatakse sind täiendavalt enne telefonikõne algust, kui oled valinud meie infotelefoni numbri. Kui sa ei ole nõus telefonikõne salvestamisega, on võimalus telefonikõnest loobuda ja võtta meiega ühendust muul viisil. Salvestatud telefonikõnesid säilitatakse kuus kuud, peale seda kõned kustutatakse. Seire järeldused ja soovitused: 1) Telefonikõnede salvestamiseks avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või avaliku võimu teostamiseks (IKÜM art 6 lg 1 punkt e) peab alus tulenema siseriiklikust õigusaktist Seire tõi välja probleemi, et kuigi telefonikõnede salvestamisel tuginetakse avalikes huvides oleva ülesande täitmisele või avaliku võimu teostamisele, siis konkreetset siseriiklikku normi, mis selliseks andmetöötluseks aluse annaks, välja ei toodud. Ometi peaks IKÜM põhjenduspunkti 45 kohaselt juhul, kui töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või avaliku võimu teostamiseks, töötlemise alus olema sätestatud liidu või liikmesriigi õigusaktis. IKÜM ei nõua iga üksiku isikuandmete töötlemise toimingu reguleerimiseks eraldi õigusakti. Piisata võib õigusaktist, mille alusel tehakse mitu isikuandmete töötlemise toimingut. Lisaks võiks nimetatud õigusaktis olla sätestatud IKÜM-i üldtingimused, millega reguleeritakse isikuandmete töötlemise seaduslikkust, kehtestatakse tingimused vastutava 3 (8) töötleja kindlaksmääramiseks, töötlemisele kuuluvate isikuandmete liik, asjaomased andmesubjektid, üksused, kellele võib andmeid avaldada, eesmärgi piirangud, säilitamise aeg ja muud meetmed seadusliku ja õiglase töötlemise tagamiseks.3 Isikuandmete töötlemine avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või avaliku võimu teostamiseks vajab täiendavat siseriikliku õigust – see nõue tuleb IKÜM art 6 lg 3 punktist b. Ehk teisisõnu, IKÜM art 6 lg 1 punktid c ja e ei ole ilma täiendava EL-i või siseriikliku sätteta iseseisvad õiguslikud alused isikuandmete töötlemiseks. Eesti Vabariigi põhiseaduse § 26 kohaselt on igaühel õigus perekonna- ja eraelu puutumatusele. Riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende ametiisikud ei tohi kellegi perekonna- ega eraellu sekkuda muidu, kui seaduses sätestatud juhtudel ja korras tervise, kõlbluse, avaliku korra või teiste inimeste õiguste ja vabaduste kaitseks, kuriteo tõkestamiseks või kurjategija tabamiseks. See tähendab, et vastav isikuandmete töötlemise alus peab olema seadusega sätestatud. Seejuures seaduse sätted stiilis: „asutus X võib oma ülesannete täitmiseks töödelda isikuandmeid või isikuandmeid on õigus kasutada isikuandmete kaitse üldmääruse ja isikuandmete kaitse seaduses ettenähtud alustel ja korras, arvestades käesolevas seaduses sätestatud erisusi“, ei ole vastavuses Euroopa Kohtu (EK) seisukohtadega. EK on selgitanud, et õigusakt, millega kaasneb sekkumine harta artiklitega 7 ja 8 tagatud põhiõigustesse, peab sisaldama selgeid ja täpseid õigusnorme, reguleerima meetme ulatust ja kohaldamist ning kehtestama miinimumnõuded, nii et isikutel, kelle isikuandmed on asjassepuutuvad, on piisavad tagatised, mis võimaldavad nende andmeid tõhusalt kaitsta kuritarvitamise ohu ning ebaseadusliku juurdepääsu ja kasutamise eest (vt viide 3). Arvestades, et mitmed avaliku sektori asutused viitasid seire tagasisides, et kõnede salvestamine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või avaliku võimu teostamiseks, siis tuleks välja tuua ja osundada konkreetsele sellisele seadusest tulenevatele õiguslikule alusele, mis sellist töötlust võimaldaks. Juhul, kui sellist õiguslikku alust välja tuua ei ole, tuleks kaaluda telefonikõnede salvestamisest loobumist. 2) Telefonikõnede salvestamine nõusoleku alusel (IKÜM art 6 lg 1 punkt a) Nõusolek õigusliku alusena eeldab andmesubjekti poolt vabatahtlikku, konkreetset, teadlikku, ühemõttelist ja selget kinnitust isikuandmete töötlemiseks. Seirest ilmnes, et peale salvestamise teavituse kuulmist peetakse telefonikõne jätkamist nõusolekuks. Vastavalt IKÜM art 4 punktile 11, artiklile 7 ja põhjenduspunktile 32 peab nõusolek olema antud selge kinnitusena, millega andmesubjekt annab vabatahtlikult, konkreetselt, teadlikult ja ühemõtteliselt nõusoleku teda puudutavate isikuandmete töötlemiseks. Inimese nõusolek peab olema aktiivselt antud (nt klahvivajutus või suuline kinnitus). Vaikimist või tegevusetust ei tohiks pidada nõusolekuks. Et lugeda nõusolek teadlikult tehtuks, peab andmesubjektil olema enne valiku tegemist piisavalt teavet (nt töötlemise eesmärk, õiguslik alus, isikud, kellele andmed võidakse edastada, kust saab isik teada kogu vajaliku lisainformatsiooni salvestamise kohta ja andmesubjekti õigused). Isikut peab ka enne nõusoleku andmist teavitama tema õigusest nõusolek igal ajal tagasi võtta, kusjuures nõusoleku tagasivõtmine peab olema sama lihtne kui selle andmine. Nõusolek salvestamiseks on 3 Vaata ka Euroopa Kohtu 06.10.2015 otsus kohtuasjas C-362/14, punkt 91: „Mis puudutab põhiõiguste ja ‑vabaduste kaitse taset, mis on tagatud liidus, siis peab liidu õigusakt, millega kaasneb sekkumine harta artiklitega 7 ja 8 tagatud põhiõigustesse, Euroopa Kohtu väljakujunenud praktika kohaselt sisaldama selgeid ja täpseid õigusnorme, mis reguleerivad meetme ulatust ja kohaldamist ning millega on kehtestatud miinimumnõuded, nii et isikutel, kelle isikuandmed on asjassepuutuvad, on piisavad tagatised, mis võimaldavad nende andmeid tõhusalt kaitsta kuritarvitamise ohu ning ebaseadusliku juurdepääsu ja kasutamise eest.“ 4 (8) võimalik tagasi võtta ka käimasoleva kõne ajal, mistõttu peaks asutus rakendama vastavalt IKÜM art 24 lõikele 1 sobivaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et töötaja/teenistuja saaks käimasoleva kõne ajal vestluse salvestamise lõpetada. Kuivõrd avaliku sektoriga suheldes on üldjuhul inimene selgelt ebavõrdses olukorras, siis on AKI seisukohal, et avaliku sektori asutused pigem ei saa tugineda telefonikõnede salvestamisel inimese nõusolekule.4 Kui isikuandmete töötlemine toimub avaliku võimu teostamise või avaliku ülesande täitmise käigus, ei ole andmetöötlejal õigust küsida isikult lisaks ka nõusolekut samade andmete töötlemiseks. Selline olukord on isikut eksitav ega vasta IKÜM tingimustele. See ei tähenda, et avaliku sektori asutuste andmetöötlusest on nõusolek kui õiguslik alus absoluutselt välistatud. Nõusoleku alusel võib isikuandmeid töödelda selliste juhtumite puhul, kus inimesel on tõesti võimalus otsustada oma andmete töötlemise üle, kartmata mistahes ebasoodsaid tagajärgi. Selleks võib olla ka asutusel info- või muule telefonile helistamine. Samas viide, et isikul on õigus telefonikõnest ja selle salvestamisest loobuda, valides mõne muu teabe edastamise viisi (e-kiri või kiri posti teel), ei pruugi anda alust nõusoleku kasutamiseks, kuna see toob isikule kaasa ebasoodsa tulemuse – ühe suhtluskanali puudumine ja info andmise või saamise edasilükkumine. Kui kõne salvestamise eesmärk on parema avaliku teenuse tagamine (sh vaidluste korral telefoni teel antud selgituste õigsuse kontroll) või mingil muul moel sisemiste protsesside parendamine, tulekski inimesele anda valik, kas ta soovib oma kõne ja isikuandmetega teeninduse parandamisse panustada või ei soovi ning kui ei soovi, peaks ta saama oma kõne pidada ilma salvestamiseta. 3) Avaliku sektori asutused ei saa oma põhiülesannete täitmisel tugineda telefonikõnede salvestamisel õigustatud huvi alusele (IKÜM art 6 lg 1 punkt f) Avaliku sektori asutused ei saa oma põhitegevuse raames telefonikõnede salvestamisel õigustatud huvi alusele tugineda. Nimelt selgitab IKÜM põhjenduspunkt 47, et avaliku sektori asutuste jaoks peab isikuandmete töötlemise õigusliku aluse kehtestama seadusandja õigusaktiga ja oma ülesannete täitmiseks ei tohiks asutused kasutada õigustatud huvi õigusliku alusena. Tõsi, asutused saavad enda põhitegevusega mitteseotud haldustegevuses nende ülesannete täitmisel telefonkõnede salvestamisel õigustatud huvile tugineda, kuid rõhk on siin sellel, et üldjuhul suhtlevad asutused siiski inimestega seoses oma põhitegevusega. Kui asutus kasutab oma põhitegevusega mitteseotud haldustegevuses telefonikõnede salvestamiseks seadusliku alusena õigustatud huvi, siis tuleb koostada ka IKÜM nõuetele vastav õigustatud huvi hindamise analüüs (kui seda veel tehtud pole).5 Õigustatud huvi analüüs ei ole pelgalt formaalsus, vaid pigem andmetöötlejale teejuhiks, kas vastav töötlus on proportsionaalne andmesubjekti põhiõiguste ja -vabaduste riivega. Arvestada tuleb, et kõne salvestamise puhul on tegu isikule ainuomase isikuandme – hääle – salvestamisega, millele lisanduvad vestluse käigus esitatud andmed, mis võivad sõltuvalt asutusest ja vestluse teemast ka oma olemuselt väga tundlikud olla. Seega on kõnede salvestamine isikute põhiõigusi olulisel määral riivav. Lisaks tuleb arvestada, et eriliiki isikuandmete töötlemise õiguslik alus saab tulla vaid IKÜM artiklist 9 ning õigustatud huvile seejuures tugineda ei saa. 4 IKÜM põhjenduspunkt 43: „Selle tagamiseks, et nõusolek on antud vabatahtlikult, ei tohiks nõusolek anda isikuandmete töötlemiseks kehtivat õiguslikku alust konkreetsel juhul, kui andmesubjekt ja vastutav töötleja on selgelt ebavõrdses olukorras, eriti juhul kui vastutav töötleja on avaliku sektori asutus, ning seega on ebatõenäoline, et nõusolek anti selle konkreetse olukorra kõigi asjaolude puhul vabatahtlikult./…/“ 5 Vt Andmekaitse Inspektsiooni õigustatud huvi juhend: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/oigustatud_huvi_juhend_aki_26.05.2020.pdf 5 (8) 4) Telefonikõnede salvestamine lepingu täitmiseks (IKÜM art 6 lg 1 punkt b) IKÜM art 6 lg 1 punkti b kohaselt on isikuandmete töötlemine seaduslik juhul, kui see on vajalik andmesubjekti osalusel sõlmitud lepingu täitmiseks või lepingule eelnevate meetmete võtmiseks vastavalt andmesubjekti taotlusele. Sellele alusele tuginemiseks peab vastutav töötleja olema võimeline tõendama, et muud moodi ei ole võimalik andmetöötlust teostada, st andmetöötluse peab olema objektiivselt vajalik. Telefonikõnede salvestamist lepingu täitmise õiguslikul alusel avaliku sektori asutuste puhul ei saa küll välistada, kuid tegemist on siiski väga erandliku olukorraga. Sellisel juhul tuleb asutusel läbi mõelda, kuidas eristatakse infoliinile tehtud kõnesid, kui muud õiguslikud alused telefonikõne salvestamiseks ei sobi ning kuidas seejuures salvestamine läbi viia (nt kõiki kõnesid automaatselt ei salvestata ja töötaja käivitab ise konkreetse lepinguga seotud kõne salvestamise). 5) Telefonikõnede salvestamine juriidilise kohustuse täitmiseks (IKÜM art 6 lg 1 punkt c) Telefonikõnede salvestamine seadusjärgse kohustuse täitmiseks eeldab IKÜM art 6 lg 3 järgi vastava kohustuse tulenemist liidu või siseriiklikust õigusaktist. Avaliku sektori vastutavate töötlejate seadusejärgsed kohustused võivad kuuluda ka IKÜM artikli 6 lõike 1 punkti e kohaldamisalasse. 6) Telefonikõnede salvestamine andmesubjekti või muu inimese eluliste huvide kaitseks (IKÜM art 6 lg 1 punkt d) Seda alust saab kasutada üksikjuhtumitel, kui kaalul on elu ning töötlemist ei saa teostada ühelgi muul õiguslikul alusel. Vaikimisi vihjetelefoni kõnede salvestamist eluliste huvide kaitsmise õiguslikul alusel teha ei saa. 7) Asutused peaksid objektiivselt hindama telefonikõnede salvestamise vajalikkust Seire tagasisides toodud õiguslikud alused nagu avaliku võimu teostamine (IKÜM art 6 lg 1 punkt e) ja õigustatud huvi (IKÜM art 6 lg 1 punkt f) eeldavad, et vastav andmetöötlus on vajalik. Asutus peab kontrollima, kas kindlaks määratud eesmärke on võimalik saavutada ka töödeldes vähem isikuandmeid või ilma isikuandmeid töötlemata. Näiteks on arusaadav, et tööajavälisel ajal kõnepostkasti või kõnepostkastiga vihjetelefonile tehtud kõned salvestatakse, kuna teisiti ei ole kõnepostkaste võimalik kasutada. See on ka igale mõistlikule inimesele ettenähtav ja ta saab ise otsustada, kas edastada ilma salvestamiseta vihje tööajal telefoni teel ametnikule või muul ajal kõnepostkastile koos salvestamisega. Siiski on oluline ka kõnepostkastide puhul esitada kõne alguses IKÜM art 13 nõutud info (kes on vastutav töötleja, kui kaua andmeid säilitatakse, kas edastatakse jne). Samuti tuleb selgelt läbi mõelda ja osata ka eluliselt põhjendada kõnede säilitamise tähtaegu. Näiteks kaebuse täpsustamise eesmärgil kõne salvestamist ja selle säilitamist 6 kuud ei saa pidada IKÜM põhimõtetega kooskõlas olevaks, kuna vestluses käsitletud asjaolud on võimalik kirja panna ehk fikseerida kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ning täpsustamise eesmärgil on võimalik küsida, kas helistaja nõustub jätma oma telefoninumbri. Samamoodi toimitakse ilmselt ka juhtudel, mil vestlus kliendi ja asutuse teenistuja/töötaja vahel toimuks kohapeal vastuvõtul või telefoniliinil, mida ei salvestata. Seetõttu ei saa telefonivestluse salvestamist kindlasti pidada ainuvõimalikuks vahendiks teabe säilitamiseks nt kaebuse täpsustamise eesmärgil. Võttes arvesse 6 (8) ka üldisi taotlustele vastamise ja menetlustähtaegu Eesti õiguses, ei pruugi sedavõrd pikk säilitamistähtaeg olla kooskõlas ka tegeliku halduspraktikaga. Ent erandeid sõltuvalt erinevatest olukordadest võib esineda. Seega peab iga avaliku sektori asutus selgelt läbi mõtlema oma protsessid, kõnede salvestuste eesmärgi, tegeliku kasutusvajaduse ja alternatiivid ning seejärel otsustama, kas ta kõnesid salvestab ja kaua neid säilitab. 8) Asutused, kuhu helistades suure tõenäosusega avaldatakse eriliiki isikuandmed, tuleb lähtuda õigusliku aluse kindlaks tegemisel IKÜM art 9 lõikes 2 toodud eranditest IKÜM põhjenduspunktis 51 on märgitud, et isikuandmed, mis on oma olemuselt põhiõiguste ja - vabaduste seisukohast eriti tundlikud, väärivad erilist kaitset, sest nende töötlemise kontekst võib neid õigusi ja vabadusi olulisel määral ohustada. Selles põhjenduses on täpsustatud, et selliseid isikuandmeid ei tohiks töödelda, välja arvatud kõnealuses määruses sätestatud konkreetsetel juhtudel. See tähendab, et eriliiki isikuandmete töötlemine on võimalik ainult juhul, kui esineb mõni IKÜM art 9 lõikes 2 toodud erand. Kuna IKÜM art lõikes 2 on ette nähtud erandid isikuandmete eriliikide töötlemise keelu põhimõttest, siis tuleb neid sätteid tõlgendada kitsalt.6 Nagu eelnevalt märgitud, siis avaliku sektori asutuste puhul ei saa reeglina nõusolekule kui õiguslikule alusele kõnede salvestamisel tugineda. Kõne alla võib tulla IKÜM art 9 lg 2 punkt b (töötlemine on vajalik vastutava töötleja või andmesubjekti kohustuste täitmiseks või õiguste teostamiseks tööhõive või sotsiaalkindlustuse valdkonnas). Samas peab töötlemine sel juhul olema lubatud EL õiguse või riigisisese õigusega, millega kehtestatakse asjakohased kaitsemeetmed andmesubjekti põhiõiguste ja huvide kaitseks. See tähendab, et selle erandi jaoks on vaja siseriiklikku õigusakti, millele kõnede salvestamisel tugineda. 9) Telefonikõnede salvestamise läbipaistvus, säilitamise tähtajad ja inimese õigused salvestiste koopiate saamisel Andmetöötluse läbipaistvus on IKÜM-i üks üldpõhimõtetest. Seetõttu tuleb viidata esiteks konkreetsele õiguslikule alusele, mille alusel salvestamine toimub, teiseks peab olema selgelt põhjendatud, miks selline õiguslik alus kohaldub (sh viidatakse ideaalis eriseadusest tulenevale konkreetsele alusele) ning kolmandaks peab seejärel olema kindlaks määratud (juhul, kui alus tuleb eriseadusest, siis selles) selge ja konkreetne töötlemise eesmärk, mille täitmiseks on kõnede salvestamine ja nende logide säilitamine vajalik. AKI on seisukohal, et näiteks klienditeenindust saab parandada ka telefonikõnesid salvestamata. Lisaks on parima teeninduse eesmärgil kõnede salvestamine liiga üldine ning ei võimalda hinnata salvestamise eesmärgipärasust ega seda, kuidas ja kui kaua salvestusi või logisid peaks kasutama. Samas olgu rõhutatud, et iga avaliku sektori asutus peab vajadust ja eesmärki oskama ise selgitada ning õigusliku alusega põhistada, mistõttu ei ole võimalik inspektsioonil öelda, et klienditeeninduse eesmärgil kõnede salvestamine võimatu on. Küll aga, nagu öeldud, ei piisa üldisest „parima klienditeeninduse eesmärgil“ klauslist. 10) Kui eelnevad tingimused on täidetud (esineb õiguslik alus, põhjendatud on eesmärk ja vajadus) tuleb isikule kõne alguses anda selle kohta ka piisavalt teavet See tähendab, et kõne alguses antakse isikule teada kõne salvestamise õiguslik alus, eesmärk ning viide andmekaitsetingimustele ehk kust leida rohkem teavet. Ka andmekaitsetingimustes tuleb tuua IKÜM-i nõuetele vastav teave telefonikõnede salvestamise kohta (sh salvestamise eesmärk, õiguslik alus, õigustatud huvi korral teave selle kohta, säilitamistähtaeg, isikud, kellele võidakse 6 Vt EK 04.07.2023 otsus kohtuasjas C-252/21 7 (8) edastada, helistaja õigused). Mida pikemalt telefonivestluse salvestusi säilitatakse, seda suurem riive on isiku põhiõigustele ja -vabadustele. Salvestiste säilitamine nö „igaks-juhuks“ või põhjusel, et teenusepakkuja pakub just nii pikka salvestamise aega, ei ole kooskõlas IKÜM säilitamise piirangu põhimõttega. Kõnede salvestamisel tuleb meeles pidada, et inimesel on IKÜM artiklist 15 tulenevalt õigus saada oma kõnesalvestisest koopia. Mõni avaliku sektori asutus märkis tagasisides, et inimesel peab olema salvestisest koopia saamiseks õigustatud huvi või ta peab põhjendama, miks ta salvestist soovib. IKÜM-st aga põhjendamise või õigustatud huvi olemasolu nõuet oma isikuandmetest koopia saamiseks ei tule ning avaliku sektori asutus ei saa selliselt inimese õigusi kitsendada. Samas ei tohi salvestise väljastamisel teise isiku õigust privaatsusele rikkuda. Kõnede väljastamisest ei saa keelduda põhjusel, et ei ole vastavat tehnikat teise inimese hääle moonutamiseks vms. Seega peab olema avaliku sektori asutusel, kes kõnesid salvestab ka võimekus isiku nõudmisel see väljastada ja isik ei pea põhjendama miks või milleks ta seda vajab. Kokkuvõte Eelnevast tulenevalt soovitab AKI avaliku sektori asutusel: 1) hinnata, kas ja mis eesmärgil kõnede salvestamine on ilmtingimata vajalik: a) vajadus ei tohiks olla hüpoteetiline, vaid reaalne; b) eesmärk tuleks määratleda piisavalt selgelt ja konkreetselt; c) säilitamistähtajad peavad olema kooskõlas eesmärgi ja vajadusega ning põhjuslikus seoses reaalse praktikaga. 2) hinnata, kas kõnede salvestamise eesmärk on seotud asutuse põhiülesannetega või põhitegevusega mitteseotud haldustegevusega a) sellest lähtudes saab välja selgitada kohalduva õigusliku aluse: i) kui isikuandmete töötlemine on seotud avalike ülesannete täitmise või avaliku võimu teostamisega, siis peab vastav õiguslik alus tulenema seadusest; ii) kui vastav siseriiklik õigusakt puudub, mis sellise isikuandmete töötlemise ette näeks, siis tuleks salvestamisest loobuda. Lõpetuseks rõhutab inspektsioon veel, et kui asutus jõuab järeldusele, et telefonikõnede salvestamine on hädavajalik ja leiab, et selline õigus tuleneb talle ka kehtivast õigusest, siis peab ta sellisele õiguslikule alusele ka viitama ning suutma vajadusel põhjendada, et selline norm selles olukorras talle ka kohaldub ja salvestamiseks õigusliku aluse annab sh olema veendunud, et norm vastab IKÜM-s sätestatud tingimustele. Inspektsioon, tundmata seejuures kõigi seires osalenud ja kõnesid salvestavate asutuste tööspetsiifikat ja nende tööd reguleerivaid eriseadusi, ei saa hetkel ühegi andmetöötleja asemel öelda, kas või milline norm talle kõnede salvestamiseks õigusliku aluse annab. Küll aga võib läbiviidud seirest hetkel järeldada, et asjasse puutuvad asutused kõnede salvestamise protsessi, õiguslikke aluseid, vajadust ja eesmärki piisava põhjalikkusega läbi mõelnud ei ole. Siiski on inspektsioon valmis asuma asutustega jätkudialoogi lahenduste leidmisel, samuti jagama täpsemaid selgitusi ja nõustama, kas ja millisel juhul mingi õiguslik alus võiks kohalduda, koolitama ja tõstma üldiselt avaliku sektori teadlikkust andmekaitseküsimustes. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Pille Lehis peadirektor 8 (8)