Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Aime Logatšova Teie 04.08.2026 sekretär Narva-Jõesuu Linnavalitsus Meie 21.08.2026 nr 2.3-8/26/3034-2 [email protected] Vastus selgitustaotlusele Saime Teie pöördumise, milles küsite Andmekaitse Inspektsioon (AKI) seisukohta linnavalitsuse dokumendiregistrisse registreeritavate dokumentide pealkirja sõnastamise kohta. Telefonikõnes küsisite lisaks, kas on olemas kindlad nõuded, kuidas peab olema sõnastatud registreeritava dokumendi pealkiri. Selgitame, et avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lg 3 punktis 3 loetletakse andmed, mis tuleb saabunud ja väljastatud dokumentide kohta dokumendiregistrisse kanda. Seaduse sõnastuse kohaselt on üheks neist dokumendi rekvisiidid. AKI koostatud AvTS-i üldjuhendi selgituste kohaselt on rekvisiidiks muu hulgas dokumendi pealkiri või lühikokkuvõte. Küll aga ei näe AvTS ette üht kindlat vorminõuet dokumendi pealkirjale. Dokumendi pealkiri on osa dokumendiregistri metaandmetest, mille järgi dokumente registrist otsitakse. Selleks, et tagada dokumentide lihtne ja kiire leidmine, võiks pealkiri olla selline, et dokumendi sisu oleks pealkirja järgi arusaadav. Seega võiks dokumendi pealkiri võimalusel kajastada dokumendi põhiteemat või toimingut ning olla piisavalt konkreetne, et eristada dokumenti teistest samalaadsetest dokumentidest. Seega, mida sisukam ja täpsem pealkiri, seda lihtsam ja kiirem on otsitavat dokumenti registrist leida. Kuigi dokumendi pealkirjastamisele kindlaid nõudeid ei ole, siis tuleb asutusel tagada, et avalikuks ei saaks juurdepääsupiiranguga andmed. See tähendab, et dokumendi pealkiri ei tohi sisaldada teavet, mis on piiranguga, nt sotsiaaltoetust taotleva isiku nimi vms. Kuigi AvTS-is dokumendiregistris registreeritava dokumendi pealkirjale vorminõudeid ei esitata, siis ei ole asutusel keelatud ise sellekohaseid täpsemaid nõudeid sätestada, nt asutuse enda asjaajamiskorras või dokumendihalduse juhendis. See tähendab, et kui Teie asutuse siseselt on sellekohased nõuded fikseeritud, siis tuleb asutuse teenistujatel neid järgida. Loodetavasti saime Teile selgitustega abiks olla. Lugupidamisega Karin Uuselu jurist peadirektori volitusel Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235