Patendiameti asjaajamiskord

KÄSKKIRI 30.08.2016 nr 1-1/16-35-O Patendiameti asjaajamiskord Avaliku teabe seaduse, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse ja Vabariigi Valitsuse 22.06.2012 määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ alusel muudan Patendiameti peadirektori 14.01.2015 käskkirja nr 1-1/15-1-O „Patendiameti asjaajamiskord“ järgmiselt: 1) kogu käskkirja tekstis asendatakse sõnad „üldosakonna juhataja“ sõnaga „haldusjuht“, sõna „personalispetsialist“ sõnaga „personalijuht“, sõnad „finantsosakonna juhataja“ sõnaga „finantsjuht“ ja sõna „osakonnajuhataja“ sõnadega „osakonna juhataja“ vastavas käändes; 2) paragrahvi 5 lõiget 1 muudetakse ja sõnastatakse see järgmiselt: ”Patendiametis on kasutusel vapipitsat, reljeefpitsat, registriosakonna lihtpitsat, tööstusomandi registrite lihtpitsatid ja finants- ja haldusosakonna lihtpitsat.“; 3) paragrahvi 6 lõikest 1 jäetakse välja sõna ”maksekorraldustele”; 4) paragrahvi 6 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks; 5) paragrahvi 6 lõikes 3 asendatakse „direktori asetäitja“ sõnaga „peadirektori”; 6) paragrahvi 7 lõikes 2 muudetakse sõnad „infoosakonnas infoosakonna“ sõnadega „registriosakonnas registriosakonna“; 7) paragrahv 8 tunnistatakse kehtetuks; 8) paragrahvi 9 pealkirjast jäetakse välja sõna „registrisekretäri“; 9) paragrahvi 9 lõikest 1 jäetakse välja sõna „registrisekretäri“; 10) paragrahvi 9 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks; 11) paragrahvi 9 lõikes 3 jäetakse välja sõna „registrisekretäri“; 12) paragrahvi 9 lõiget 4 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt: „Töövälise ajal hoitakse tööstusomandi registrite pitsateid registriosakonna tööruumis.“; 13) paragrahvis 10 pealkirjas asendatakse sõna „Infoosakonna“ sõnaga „Registriosakonna“; 14) paragrahvi 10 lõiget 1 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt: „Registriosakonna pitser pannakse tööstusomandi eseme õiguskaitse registreerimise taotluste prioriteedinõuet tõendavatele paberdokumentidele ning osakonna poolt väljaantavatele paberdokumentidele, dokumendikoopiatele ja ärakirjadele nende õigsuse kinnitamiseks.“; 15) paragrahvi 10 lõige 2 loetakse kehtetuks; 16) paragrahvi 10 lõikes 3 asendatakse sõna „infoosakonna“ sõnaga „registriosakonna“; 17) paragrahvi 11 pealkirjas asendatakse sõna „Üldosakonna“ sõnadega „Finants- ja haldusosakonna“; 18) paragrahvi 11 lõikes 1 asendatakse sõna „Üldosakonna“ sõnadega „Finants- ja haldusosakonna“; 19) paragrahvi 11 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks; 20) paragrahvi 11 lõikes 3 asendatakse sõna „üldosakonna“ sõnadega „finants- ja haldusosakonna“; 21) paragrahvi 13 lõike 1 punkt 6 tunnistatakse kehtetuks; 22) paragrahvi 13 täiendatakse lõikega 3 järgmises sõnastuses: „(3) Kõikidest plankidest on kasutusel ka märkega ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS PLANGID.“; 23) paragrahv 15 lõigetes 1 ja 2 asendatakse sõnad „üldosakonna juhataja“ sõnaga haldusjuht; 24) paragrahvi 21 pealkirja täiendatakse sõnadega „ja korraldus“; 25) paragrahvi 21 lõigetes 1-7 ja 9 lisatakse sõnale „käskkiri“ sõnad „või korraldus“ vastavas käändes; 26) paragrahvi 21 lõike 8 näites asendada sõnad „Margus Viher“ sõnaga „Nimi“; 27) paragrahv 22 tunnistatakse kehtetuks; 28) paragrahv 54 lõike 3 teine lause muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt: „Välislähetusel või -koolitusel osaleja, kes saab osalemiseks tööülesande, sisestab asjakohased andmed riigitöötajate iseteenindusportaali.“; 29) paragrahvi 54 lõiget 6 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt:  „Arveid dokumendihaldussüsteemis ei registreerita, neid menetletakse eArvekeskuses.“; 30) paragrahvi 55 punktis 6 asendataks sõnad „õigusosakonna juhataja“ sõnadega „jurist“; 31) paragrahvi 56 lõike 2 punktis 4 asendataks sõnad „õigusosakonna juhataja“ sõnadega „jurist“; 32) paragrahvi 56 lõike 5 punktis 5 asendatakse sõnad „õigusosakonna juhataja“ sõnaga „jurist“; 33) paragrahv 57 lõiget 2 täiendatakse sõnadega „üldjuhul eArvekeskuse kaudu.“; 34) paragrahv 57 lõike 2 punktid 1, 2 ja 3 tunnistatakse kehtetuks; 35) paragrahvi 57 lõiget 3 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt: „Saabunud arvete menetlemise eArvekesuses korraldab finantsjuht.“. (allkirjastatud digitaalselt) Margus Viher Peadirektor Tallinn delta_regDateTime \* MERGEFORMAT 14.01.2015 n r delta_regNumber \* MERGEFORMAT 1-1/15-1-O delta_docName \* MERGEFORMAT Patendiameti asjaajamiskord Käskkiri kehtestatakse avaliku teabe seaduse , märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse ja Vabariigi Valitsuse 22.06.2012 määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused alusel. peatükk Üldsätted § 1. Reguleerimisala ja kohaldamisala Käskkirjaga määratakse kindlaks Patendiameti asjaajamise korraldamise nõuded ja teenistujatele antavad volitused. Käesolev käskkiri ei reguleeri tööstusomandi õiguskaitsealaste esemete registreerimistaotluste vastuvõtmise, menetlemise, vastavate registrite pidamise, kaitsedokumentide väljaandmise, ametlike perioodiliste väljaannete väljaandmise , registri toimikutest teabe väljastamise ja riigisaladust sisaldavate dokumentidega seotud asjaajamist. Käskkiri on kohustuslik kõigile Patendiameti teenistujaile. Teenistuja käesoleva käskkirja mõistes on ametnik või töötaja. § 2 . Asjaajamisperiood ja asjaajamise korraldamine Patendiameti asja ajamisperiood on kalendriaasta ( 1. jaanuarist kuni 31. detsembrini ) . Patendiameti asjaajamises lähtutakse kehtivatest õigusaktidest, heast tavast ning eetikast. Patendiameti üldise asjaajamise korraldamise eest vastutab peadirektori asetäitja. Dokumendihalduse ja dokumentide avalikustamise eest vastutab haldusjuht . O sakon dade asjaajamise õigsuse, dokumentide täitmise, toimikute vormistamise, nende hoidmise ja korrastatud toimikute õigeaegse arhiivi üleandmise eest vastutab osakonna juhataja. Uue teenistuja tööle asumisel tutvustab talle asjaajamiskorda ja sisekorraeeskirja personalijuh t. § 3. Dokumendiregister Patendiametis kasutatakse elektroonilist dokumendiregistrit. Dokumendiregister võimaldab dokumendihaldussüsteemis dokumente elektrooniliselt luua, registreerida, kooskõlastada, allkirjastada, edastada, säilitada ja leida. Dokumendiregister tagab juurdepääsu juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumentidele on lisatud andmed juurdepääsupiirangu aluste ja tähtaegade kohta. § 4. Patendiameti elektronposti aadress Patendiameti ametlik elektronposti aadress on [email protected] . peatükk Pitsatite kasutamine § 5 . Üldsätted Patendiametis on kasutusel v apipitsat , reljeefpitsat , registri osakonna lihtpitsat , tööstusomandi registrite lihtpits at id ning finants- ja haldusosakonna lihtpitsat. Pitsateid kasutatakse vastavalt seadusele, ameti põhimäärusele, osakondade põhimäärusele, tööstusomandi seadustele ja käesolevale asjaajamiskorrale. Pitsati kasutamisel peab pitsati jäljend (edaspidi pitser ) üldjuhul riivama dokumendile allakirjutanud teenistuja allkirja viimaseid tähti. Pitsati te hoidja määrab peadirektor oma käskkirjaga. Pitsatite tellimise korraldab haldusjuht peadirektori korralduse alusel. Pitsatite hoidmise ja õiguspärase kasutamise eest vastutab struktuuriüksuse juht. Rikutud või kasutusest eemaldatud pitsatid tagastatakse haldusjuhile . Haldusjuht korraldab pitsatite hävita mise purustamise teel, koostades sellekohase akti . § 6. Patendia meti vapipitsat Paberd okument kinnitatakse vapipitseriga, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Üldjuhul pannakse v apipitser volikirjadele, lepingutele, kohtule vormistatud dokumentide koopiatele, Patendi ameti poolt väljaantavatele tööstusomandi eseme õiguskaitse dok umentidele, tänukirjadele. Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . Töövälisel ajal hoitakse vapipitsatit pea direktori kabineti s . § 7. Patendia meti reljeefpitsat R eljeefpitser pannakse Patendi ameti poolt väljaantavatele tööstusomandi eseme õiguskaitse paber dokumentidele ja tööstusomandi õiguskaitse esemete registreerimise taotluste prioriteedinõuet tõendavatele paber dokumentidele. Töövälisel ajal hoitakse reljeefpitsatit registriosakonnas registrio sakonna juhataja tööruumis . § 8. Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . § 9. Tööstusomandi registrite lihtpitsat Tööstusomandi registrite pitser pannakse tööstusomandi registrite pidamist sätestavates õigusaktides nimetatud paber dokumentidele. Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . Üldjuhul on Patendiametis järgmised tööstusomandi registrite lihtpitsatid: patendiregister ; Eestis kehtivate Euroopa patentide register; tööstusdisainilahenduste register; kasulike mudelite register; kauba- ja teenindusmärkide register; riiklik patendivolinike register; riiklik geograafiliste tähiste register. Töövälisel ajal hoitakse t ööstusomandi registrite pits ateid registri osakonna tööruumis . § 10. Registrio sakonna lihtpitsat Registri osakonna pitser pannakse tööstusomandi eseme õiguskaitse registreerimise taotluste prioriteedinõuet tõendavatele paber dokumentidele ning osakonna poolt väljaantavatele paberdokumentidele, dokumendikoopiatele ja ärakirjadele nende õigsuse kinnitamiseks . Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . Töövälisel ajal hoitakse registrio sakonna lihtpitsatit registri osakonna juhataja tööruumis . § 11. Finants- ja haldusosakonna lihtpitsat Finants- ja haldusosakonna pitser pannakse tööraamatusse, ametnike teenistuslehtedele, personalialaste käskkirjade koopiatele, töölepingute väljavõtetele, haldusdokumentide arhiivikoopiatele ja - väljavõtetele . Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . Töövälisel ajal hoitakse finants- ja haldusosakonna lihtpitsatit finants- ja haldusosakonna seifis. peatükk Dokumendiplangid § 12 . Plankide kujundus Üldplangi kujundus on aluseks Patendiameti kõigi teiste dokumentide kujundusele. Üldplangi kujundamisel lähtutakse Riigikantselei 10. veebruari 2014. a kirjaga nr 3-13/14-00252-1 antud valitsusasutuste visuaalse identiteedi stiilijuhisest . Digitaalsed dokumendiplangid on kättesaadavad Patendiameti võrgukettal ning dokumendihaldussüsteemis uue dokumendi alustamise ekraanivormilt. § 1 3 . Patendiameti dokumendiplangid ja dokumendivormid Patendiameti üldplangil on riigivapiga logo. Üldplank on kujunduse aluseks järgmistel Patendiametis kasutatavatel plankidel: üldplank ; peadirektori käskkiri; peadirektori korraldus; eestikeelne kiri; inglisekeelne kiri; k ehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O ; aruanne; faks; tõend. Dokumendivormid, millel ei kasutata üldplangi kujundust ega ka logo: protokoll; akt; memo. Kõi kidest plankidest on kasutusel ka märkega “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” plangid. § 14 . Dokumendi väljaprintimine Dokumendi väljaprintimisel kasutatakse valget paberit. Juurdepääsupiiranguga dokumendile lisatakse paremale ülemisse nurka järgmine märge: ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Patendiamet Märge tehtud ………..20.. Juurdepääsupiirang kehtib kuni ………………………..20.. Alus: AvTS § 35 lg .. p … § 15 . Turvaplangid Turvaplank ide tellimist, hoidmist ja nende üle arvestus e pidamist korraldab haldusjuht . Dokumendi vormistamisel rikutud turvaplank ide hävita mise korraldab haldusjuht . peatükk Dokumendihaldus § 16. Dokumendi koostamine Dokumen t koostatakse Arial kirjastiili s tähesuurusega 1 0 . Dokumendi tekstis ei kasutata taandrida vaid plokkstiili, eralda des teksti erinevad osad mõttepausi kohalt tühja reaga. Pealkirjad joondatakse vasakule , s isutekst joondatakse rööpselt plokkstiilis . Kui näiteks haldusaktis kasutatakse erinevate osade eraldajatena peatükke, jagusid, jaotisi, punkte ja paragrahve, joondatakse paragrahvide ja punktidega nummerdatud vahepealkirjad vasakule, peatükkide, jagude ja jaotiste pealkirjad aga keskele . D okument peab vastama õigusaktides ettenähtud nõuetele. Üldjuhul käsitletakse dokumendis ühte teemat. Dokumendi keel peab olema selge, ühetähenduslik ja täpne. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Põhjendatud juhtudel kasutatakse välisriikidega seotud kirjavahetuses võõrkeelt. § 17 . Dokumendi elemendid Dokumendi elemente kasutatakse vas tavalt Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määruses nr 80 „ Asjaajamiskorra ühtsed alused “ sätestatule. § 18 . Kuupäeva märkimine dokumendil Kui kuu nimetus on kirjutatud sõnadega, siis kuupäeva ette nulli ei märgita. Näiteks: 1. jaanuar 2014 või 02.01.2014 Kui märgitakse ära ka kohanimi, eraldatakse see nimetavas käändes komaga, seesütlevas käändes mitte. Näiteks: Tartu, 05.01.20 1 4 või Tartus 05.01.2014 Välisriikidega peetavas kirj avahetuses eelistatakse sõnalis - numbrilist märkimisviisi . Näiteks: 1. jaanuar 2014 Dokumendi kuupäevaks võib olla : saabunud dokumendil registreerimise kuupäev; käskkirjal või korraldusel allkirjastamise kuupäev; protokollil koosoleku või sündmuse toimumise kuupäev; lepingul allkirjastamise kuupäev; väljasaadetaval kirjal allkirjastamise või registreerimise kuupäev; allkirjastamata dokumendi puhul selle registreerimise kuupäev. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi kuupäevaks loetakse dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduvat kuupäeva. § 19 . Dokumendi taas esitamine Kui dokumendi tekstis sisalduvat teavet on vaja osaliselt või täielikult paberil taas esitada , tehakse dokumendist väljavõte , ärakiri, koopia või väljatrükk . Väljavõttes ja ärakirjas taas esitatakse võimalikult täpselt andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, dokumendi väljaandmise aega ja kohta. § 20 . Kinnitusmärge Kinnitamise all mõistetakse paberkandjal dokumendi allkirja, väljavõtte, ärakirja, koopia või väljatrüki õigsuse kinnitamist. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et tegemist on dokumendi autentse väljavõtte , ärakirja, koopia või väljatrüki g a. Üldjuhul kannab kinnitusmärke dokumendile haldusjuht , personalidokumentide kinnitusmärke kannab dokumendile personalijuht . peatükk Põhilised dokumendiliigid jagu Peadirektori käskkiri ja peadirektori korraldus § 21. Peadirektori käskkiri ja korraldus Käskkirja või korralduse eelnõu koostab teenistuja, kelle kompetentsi küsimus kuulub või kellele on peadirektor, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja vastav a sisulise korralduse andnud . Käskkirja või korralduse tekst koosneb preambulast ja korraldavast osast. Käskkirja või korralduse eelnõu koostamisel tuleb preambulas üldjuhul ära näidata, missuguse õigusakti alusel või täitmiseks on vasta v dokument välja antud . Käskkiri või korraldus vormistatakse üldplangile . Käskkirja või korralduse koostamisel näidatakse pealkirjas, millist küsimust käsitletakse. Pealkiri märgitakse nimetavas käändes. Käskkirja või korraldust muutev või kehtetuks tunnistav õigusakt peab sisaldama ka muudetava või kehtetuks tunnistatava õigusakti pealkirja, kuupäeva ja numbri t . Käskkiri või korraldus jõustub allakirjutamise päeval, kui käskkirjas või korralduses ei sätestata hilisemat tähtpäeva. Kui peadirektorit asendab tema asetäitja või peadirektori määratud ametnik , märgitakse allkirjastajaks peadirektori asetäitja või asendava ametniku nimi ja ametinimetus ning lisatakse sõnad „peadirektori ülesannetes“ . Näiteks : Nimi Peadirektori asetäitja peadirektori ülesannetes Käskkirja s või korralduses , millel on lisa, märgitakse pärast allkirjamärget viide lisale koos lisa pealkirjaga. Käskkirja või korralduse lisa pealkirjastatakse. Lisa paremale ülemisse nurka tehakse märge, mis sisaldab käskkirja või korralduse kuupäeva, numbrit, pealkirja nimetavas käändes, selle alla märgitakse „Lisa“ ja lisa number, kui lisasid on rohkem kui üks. Näiteks (pärast allkirjamärget): Lisa: Teenistusgrupid Näiteks (lisa paremal ülemises nurgas) Peadirektori 12.06.2014 käskkiri nr 2 „Teenistusgrupid“ Lisa 1 § 22 . Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . j agu Ametik iri § 23 . Ametikirja eesmärk Ametikirja eesmärgiks on informatsiooni vahetamine. Ametikirjas ei väljendata emotsioone, vaid antakse lakooniliselt edasi pöördumise sisu. Ametikiri liigitatakse algatuskirjaks, vastuskir jaks ja kaaskirjaks . § 2 4 . Adressaat Adressaat märgitakse nimetavas käändes ning füüsilise isiku puhul ees- ja perekonnanimi samal real. Kui kirjal on mitu adressaati, märgitakse nimed või nimetused tähtsuse või tähestiku järgi. Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja korterinumber, postiindeks, asula , linna või maakonna nimi ning vajadusel riigi nimi. Linna nimi märgitakse läbivalt suurte tähtedega. § 2 5. Aadress Aadress märgitakse adressaadi alla. Aadressi märkimisel ei lisata sõna tänav . Sõnu maantee, puiestee, tee, põik kajastatakse ka aadressis ja enamasti lühendina. Näiteks: Roosikrantsi, Õle, Kevade, kuid Vabaduse pst, Tar tu mnt, Turu põik, Randvere tee Topelt aadressi korral jäetakse kaldkriipsu ette ja taha tühik. Näiteks: Sõle / Kolde pst Kui aadress on ühel real, eraldatakse selle erinevad osad komadega. Näiteks: Patendiamet, Toompuiestee 7, 15041 T ALLINN Kui aadress on eraldi ridadel, komasid ei lisata, indeks kirjutatakse linna nime ette, linna nimi kirjutatakse läbiva lt suur te täh t e de ga. Näiteks: Patendiamet Toompuiestee 7 15041 T ALLINN Kirja adresseerimisel välisriiki kirjutatakse aadress võimalusel sihtriigi keeles ja reeglite järgi. Riigi nimi kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles läbiva lt suur te täh t e de ga . Näiteks : Suomen Akatemia Hakaniemenranta 6 PL 131 00531 Helsinki FINLAND Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja elektronposti aadress. Näiteks : Pr Anna Aru Patendiamet [email protected] § 2 6 . Pealkiri Pealkiri on lühike, algab suure tähega ning on nimetavas käändes. Pealkirja järele ei lisata punkti. § 27 . Tekst Tekst algab kuni neli reavahet pealkirjast allpool. Tekst võib alata pöördumisega. Pöördumise lõppu ei lisata punkti, sinna võib lisada hüüumärgi. Näiteks: Austatud Aita-Leida End Vastuseks Teie pöördumisele teatame, et … Austatud Aita-Leida End! Vastuseks Teie pöördumisele teatame, et … Tekst koosneb sissejuhatusest, sisust, faktidest ja selgitustest ning kokkuvõttest. Sissejuhatuses tutvustatakse kirjutamise põhjust ja eesmärki ning kui antud teemat on enne käsitletud, ka viidet sellele. Kokkuvõttes jõutakse järelduste ja taotlusteni, vajadusel viidatakse tähtaegadele ja sõnastatakse see, milliseid tegevusi adressaadilt oodatakse. § 28 . Lugupidamisavaldus Tekst lõpeb lugupidamisavaldusega. Lugupidamisavalduse järele koma ei lisata. Kui dokument allkirjastatakse digitaalselt, lisatakse lugupidamisavalduse ning nime vahele sulgudesse märkus digitaalse allkirjastamise kohta. Näiteks: Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Jaana Lind Juhatuse esimees § 29 . Kirja koostaja Kirja koostaja nimi lisatakse lehekülje lõppu pärast allkirjamärget. Kirja koostajaks märgitakse kirja tegeliku koostaja (mitte struktuurüksuse juhi) nimi, telefoninumber ja elektronposti aadress. Numbreid rühmitatakse nelja kaupa alates tagantpoolt. Näiteks: Kalju Kotkas 627 7941 [email protected] Telefoninumbri rahvusvahelise riigikoodi märkimise vajadusel lisatakse suunakoodile plussmärk. Näiteks: +372 627 7941 § 30 . Ametikirja lisad Üldjuhul viidatakse kirja sisus kirja juurde kuuluvatele lisadele. Täiendav viide lisadele märgitakse alla kirjutajast allapoole, näidates ära lehekülgede arvu. Näiteks: Lisa: 10 lehel Kui kirja sisus kirja juurde kuuluvatele lisadele ei viidata, märgitakse lisa lehtede arvu juurde ka lisa pealkiri. Näiteks: Lisa: Patendiameti peadirektori 12.06.2014 käskkiri nr 6 „Tänu avaldamine“ 2 lehel jagu Akt, protokoll, volikiri, leping, memo ja aruanne § 31 . Akt Akt on dokument, mis fikseerib ja kinnitab fakti. Aktis kajastuva õigsust kinnitavad komisjoni liikmed või akti koostajad oma allkirjaga. Akti märgitakse selle koostamise ja allakirjutamise koht, allakirjutamise kuupäev ning akti le alla kirjutavate teenistujate nimed. § 32. Protokoll Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku või nõupidamise käigu või vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. Protokolli märgitakse: 1) koosoleku toimumise aeg; 2) koosoleku juhataja ja protokoll i koostaja ; 3) osalejad; 4 ) päevakord; 5 ) sõnavõtud; 6 ) otsused. Koosoleku päevakord märgitakse nummerdatud punktidena. Koosolek protokollitakse päevakorrapunktide kaupa järjestuses: 1) kuulati; 2) küsimused, vastused , sõnavõtud; 5) otsustati. Kui koosolekul esinejal on olemas kirjalik ettekanne, siis selle sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ja tehakse sellekohane märge. Kui koosolekut helisalvestatakse, tehak se protokolli sellekohane märge . Protokollile kirjutavad alla ko osoleku juhataja ja protokolli koostaja . § 33 . Volikiri Volikiri on peadirektori poolt ameti esindajale antud kirjalik dokument, mis tõendab esindaja volitust. Volikiri vormistatakse kirjaplangile. Esindaja peab esitama volikirja, kui see kohustus on sätestatud seaduses või kui seda nõuab isik, kellega esindaja tehingut sooritab . Volikirja tek stis märgitakse esindatava ees- ja perekonnanimi, ametikoht, ameti registrinumber, aadress, volituse alus ja ulatus, esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning ametikoht. Volikiri kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti. Käesolevas p aragrahvis reguleerimata küsimustes tuleb juhinduda t siviilseadustiku üldosa seaduse 8. peatükist "Esindamine". § 34 . Leping Üldjuhul sõlmitakse Patendiametis vajadusel töölepinguid, käsunduslepinguid, töövõtulepinguid, koostöölepinguid. Tööl eping sõlmitakse Patendiameti peadirektori ja teise lepingupoole vahel. Käsunduseping, töövõtuleping ja koostööleping sõlmitakse Patendiameti peadirektori ja teise lepingupoole vahel. Vajadusel viidatakse lepingus peadirektori volitatud esindajale lepingu täitmisega seotud küsimustes, kes otseselt tegeleb vastava projekti või teenuse tellimisega ja vastutab l epingu õigeaegse sõlmimise eest. Käsunduslepingu sõlmimisel tellitakse töö või teenus koos kogu selle kulgemise protsessiga. Töövõtulepingu sõlmimisel tellitakse töö või teenuse lõpptulemus. Näiteks: Sõlmides käsunduslepingu koolitusfirmaga eeldatakse, et enne koolitust on koostatud koolitusprogramm, et kogu koolituspäev viiakse läbi korrektselt selleks ettenähtud ruumides, et pärast koolitust esitatakse tagasiside – tellijale on oluline kogu koolitusega seotud protsess. Sõlmides aga töövõtulepingu tõlgiga juhendimaterjali tõlkimiseks , on tellijale oluline konkreetne tõlge ehk lõpptulemus. Ebaoluline on tõlkimise protsess, ehk siis see, kus või millal tõlg iti, oluline on see, et korrekts e lt tõlgitud tekst oleks kokkulepitud kuupäevaks valmis . § 35 . Memo Memo koostatakse protokollimist mittevajavate toimingute, sündmuste või ettepanekute kajastamiseks. Memo oma sisult lühike, selge ja objektiivne, kajastades vaid fakte, mitte hinnanguid. Üldjuhul koosneb memo sissejuhatusest, eesmärgist, probleemi kirjeldusest, arutelust ja lõpetusest. § 36 . Aruanne Üldjuhul koostatakse a ruanne teatud piiritletud informatsiooni esitamiseks. Aruande koostamisel kasutatakse üldplanki . peatükk Dokumentide registreerimine § 37 . Dokumendiregistrisse kantavad dokumendid Dokumendiregistris registreeritakse Patendiametisse saabuvad ja Patendiametis loodavad haldusdokumendid. Dokument loetakse dokumendihaldussüsteemis registreerituks, kui sellele on antud viit ja dokumendiregistrisse kantud andmed võimaldavad dokumenti identifitseerida. Dokumendiregistris registreeritakse: Patendiametis koostatud ja allkirjastatud käskkirjad ja korraldused; protokollid ja aktid, kui tegemist ei ole raamatupidamisdokumentidega; lepingud; saabunud ja väljasaadetavad dokumendid; aruanded, selgitused ja seletused; suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata . Kui dokumendil on märge „kiire“, kantakse see viivitamata registrisse. Sõltuvalt dokumendi liigist kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed: dokumendi andja nimetus või lepingupoolte nimed ; dokumendi liik; pealkiri , objekt või teema ; saaja või saatja nimi; tähis ja number; kuupäev; jõustumise , lõppemise või kehtivuse kuupäev; juurdepääsupiirang; lahendamist vajavate dokumentide puhul lahendamise või vastamise kuupäev ; struktuurüksuse või isiku nimi, kellele antud lahendamiseks; lahendamise tähtaeg; täitmismärge. § 38 . Dokumendid, mida ei kanta dokumendiregistrisse Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta: õnnitluskaart, kutse ja kaastundeavaldus; reklaamtrükis; ajaleht, ajakiri vm perioodiline väljaanne dokument, millele on lisatud märge „isiklik“; anonüümne dokument; valele adressaadile saadetud dokument; allkirjamärkega dokument, millel allkiri puudub; asutusesisene dokument; raamatupidamisdokument. Isiklikud ja valele adressaadile saabunud dokumendid edastata kse avamata õigele adressaadile. Dokumendi registreerimisel annab dokumendiregister dokumendile järjekorranumbri automaatselt. Vastusdokument seotakse algdokumendiga ja registreeritakse üldjuhul sama järjekorranumbri all . § 39 . Dokumendi viit Dokumendile antakse allkirjastamisel või registreerimisel viit, mis koosneb: funktsiooni tähisest dokumentide loetelu järgi; sarja tähisest dokumentide loetelu järgi; aastaarvu kahest viimasest numbrist; järjekorranumbrist vastavalt käesoleva paragrahvi lõikes 2 viidatud registritele; eriregistri korral täpsustavast tähisest. Dokumendid registreeritakse omaette numeratsi ooniga järgmistest registritest: Peadirektori üldkäskkirjad (lisandub eriregistri tunnus O) Personalikäskkirjad (lisandub eriregistri tunnus P) Distsiplinaarmenetluse käskkirjad (lisandub eriregistri tunnus D) Peadirektori korraldused Lähetuse korraldused (lisandub eriregistri tunnus L) Siseriikliku koolituse korraldused (lisandub eriregistri tunnus Ks ) Väliskoolituse korraldused (lisandub eriregistri tunnus Kv) Puhkuse korraldused (lisandub eriregistri tunnus Pp ) Töölepingud Lepingud ja aktid Rahvusvahelised koostöölepingud ja aktid Protokollid Isikutoimikud (lisandub eriregistri tunnus I) Üldregister Näiteks: Personalikäskkirjad 3-1/14-33-P, millest 3 märgib funktsiooni, 1 sarja, 14 aastat 2014, 33 dokumendi järjekorranumbrit personalidokumentide registris ning P eriregistri tunnust. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon asjaajamisperioodil numbrist 1. Saabunud dokument ja väljasaadetav vastusdokument registreeritakse ühel kalendriaastal esmakordselt registreeritud saabunud dokumendi numbriga. peatükk Dokumen di menetlemine jagu Üldised põhimõtted § 40. Dokumen di menetlemise etapid Dokumendi menetlemisel läbitakse üldjuhul järgmised etapid: läbivaatamine ja koostamine; kooskõlastamine; allkirjastamine; registreerimine; väljasaatmine; avalikustamine. jagu Dokumentide läbivaatamine ja koostamine § 41 . Dokumendi koosta mine Dokument koostatakse vastavalt käesoleva käskkirja ja seadustest tulenevatele nõuetele. Dokumendi koostamise esimese etapina täidetakse dokumendihaldussüsteemis ära dokumendi loomise ekraanivorm. Seejärel luuakse dokument mallile või laetakse üles. Selleks, et andmed kanduksid dokumendimallilt ekraanivormile ja vastupidi, peavad kõik andmeväljad olema korrektselt täidetud. Informatiivse sisuga failid lisatakse ekraanivormi le taustainfo failide na ning neid eraldi dokumendina ei salvestata . § 42 . Terviktöövoo loomine Dokumendi menetlemiseks dokumendihaldussüsteemis salvestatakse dokument pärast dokumendi ekraanivormi täitmist ning dokumendimalli loomist või dokumendi üleslaadimist, luues terviktöövoo. Üldjuhul loob sekretariaa di teenistuja s issetulevate kirjade puhul terviktöövoo ning suunab täitmise terviktöövoo peadirektorile, p eadirektori asetäitjale või osakonna juhatajale, kes delegeerides määrab dokumendi eest vastutaja ja sisulise täitja. Kui sekretariaadi teenistuja teab varasema kogemuse ja kirja sisu põhjal edasist täitjat, võib ta luua terviktöövoo täitmise ülesandega otse osakonna juhatajale või ülesande sisulisele täitjale . Saabunud konkursidokumendid saadab sekretariaadi teenistuja otse personali juhile . Terviktöövoo koostaja või terviktöövoo eest vastutaja on kohustatud sisestama terviktöövoogu adressaadid, kellele sekretariaat dokumendi pärast allkirjastamist grupitäitmise töövoos edastab. Terviktöövoogu ei algatata, kui dokumendi koostaja on ise allkirjastaja ja dokumenti ei väljastata, kui puudub dokumendi kooskõlastamise vajadus või kui dokument koostatakse erandjuhul paberkandjal. Allkirjastamiseks esitatud dokumentidest peab nähtuma, missugused dokumendid esitatakse allkirjastamiseks ning missugused lisatakse infoks. Kui dokument vajab kiiret reageerimist, vähendatakse kooskõlastajate arvu, et dokument jõuaks õigeaegselt allkirjastajani . Dokumendi eest vastutaja informeerib lahendamise käigust asjasse puutuvaid teenistujaid. Tööülesande eest vastutajal on kohustus jälgida terviktöö kulgemist, tuletades asjaosalistele meelde menetlemise vajadust. § 43 . Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine Vajadusel võib vastutaja või tööülesande saaja delegeerida tööülesande teisele teenistujale täitmiseks. Kui dokumenti peab menetlema mitu teenistujat, määratakse ülesandele kaastäitjad. Lisaks delegeerimisele võib tööülesande saata arvamuse avaldamiseks, teadmiseks või infoks. § 44 . Tööülesanded Tööülesanded on nähtavad dokumendihaldussüsteemis, uue tööülesande saabumise kohta saadetakse automaatne teavitus elektronposti aadressile. Patendiameti teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need õigeaegselt. § 45 . Dokumendi täitmise tähtajad Üldjuhul vaadatakse dokument läbi ja lahendatakse hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. Teabenõue täidetakse hiljemalt viie tööpäeva jooksul. Vajadusel võib teab enõude täitmise tähtaega pikendada k uni 15 tööpäevani , teatades sellest teabenõudjale viie tööpäeva jooksul. Kui teabenõude sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõude, vaid märgukirja või selgitustaotlusega, teatab täitja avaldajale viie tööpäeva jooksul dokumendi edasise menetlemise tähtaja. Kui taotletav teave on avaliku lt kättesaadav , võib teabenõudjat sellest viie tööpäeva jooksul informeerida, taotletavat teavet väljastamata. Dokumendi läbivaatamise tähtaja algust arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. Dokumendi õigeaegse täitmise eest vastutab dokumendi täitja. Osakonna juhataja kontrollib vähemalt üks kord kuus oma alluvatele teenistujatele antud ülesannete täitmise tähtaegadest kinnipidamist. jagu Dokumentide kooskõlastamine § 46 . Dokumendi kooskõlastamine Dokument kooskõlastatakse dokumendihaldussüsteemis elektroonilise menetluse käigus. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi juhtidega, kes paiknevad struktuuris tema ja dokumendi allkirjastaja vahel. Niisamuti kooskõlastatakse dokument teiste Patendiameti teenistujatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale teenistujale. Vajadusel saadetakse dokument kooskõlastamiseks paralleelselt mitmele teenistujale korraga. Dokument kas kooskõlastatakse märkusteta, kooskõlastatakse märkustega või ei kooskõlastata. Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb mittekooskõlastamist põhjendada. Asutusesiseseid kooskõlastusi, ettepanekuid ja avaldusi võib menetleda dokumendivormi loomata üksnes terviktöövoo abil. Kui kooskõlastus, ettepanek või avaldus nõuab edasisi toiminguid, luuakse uus dokument uue terviktöövooga. jagu Dokumend i allkirjastamine ja dokumendi registreerimine § 47 . Dokumendi allkirjastamine Pärast dokumendi kooskõlastamist terviktöövoos saadetakse dokument allkirjastamise le . Patendiametist väljasaadetava dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse üldjuhul digitaalallkirja, välja arvatud juhul kui: õigusaktidest tuleneb muu vorminõue; adressaadil puudub võimalus digitaalsete dokumentidega tutvumiseks; teada on vaid adressaadi postiaadress; adressaat soovib paberkandjal dokumenti; tekib vajadus kasutada vapipitserit või turvaplanki. Dokument allkirjast atakse selliselt, et digitaalallkiri lisandub dokumendile , mille järel moodustub allkirjastatud dokument. Märkeruudu tähistamisega määratakse ära põhidokument, mille juurde tekib allkirjastamise kä igus digitaalallkirja konteiner. Kui allkirjastamisele on esitatud mitu dokumenti, tuleb määrata, kas need allkirjastatakse kõik koos või eraldi. Kui allkirjastatakse koos, tähistatakse põhidokument, mille juurde tekib konteiner. Kui allkirjastatakse kõik eraldi, siis põhidokumendi märkeruutu ei tähistata. § 48 . Dokumendi registreerimine Dokumendihaldussüsteemis registreeritavad dokumendid on loetletud käesoleva käskkirja § 37 lõikes 3. Sissetulev kiri registreeritakse pärast dokumendi ekraanivormi loomist. Allkirjastamisele kuuluvat d okumenti ei registree rita. Allkirjastamise käigus tekib dokumendile automaatselt number ja dokument teisendatakse PDF-vormingusse. Kui dokument on digitaalselt allkirjastatud ja ilmneb vajadus väljastada dokument tavapostiga, prinditakse dokument välja ning kinnitatakse allkirja õigust. jagu Dokumentide väljasaatmine § 49 . Adressaadid Adressaadid lisab üldjuhul terviktöövoo koostaja või terviktöövoo eest vastutaja, adressaatide nimekirja võivad vajadusel täiendada terviktöövoo kooskõlastusringil olevad teenistujad või allkirjastajad . Asutusesiseselt saadetakse allkirjastatud dokument teenistujale, keda dokumendi sisu puu dutab. Personali, asutuse struktuuri, koolitusi, lähetusi , tunnustamist ja rahalisi väljamakseid puudutavad allkirjastatud dokumendid saadetakse Riigi Tugiteenuste Keskusele. § 50. Digitaal selt allkirjastatud dokumentide väljastamine Sekretariaat väljastab digitaalselt allkirjastatud dokumendid terviktöövoos märgitud adressaatidele kas elektronposti või dokumendivahetuskeskuse kaudu. Kohtumenetlusega seotud dokumendid edastab menetluse eest vastutaja üldjuhul e-toimiku või elektronposti kaudu. § 5 1 . Paberkandjal dokumentide väljastamine Erandjuhul paberkandjal vormistatud dokumendid väljastab sekretariaat. jagu Dokumentide avalikustamine ja dokumentidele juurdepääsu liigid § 5 2 . Dokumentide avalikustamine Pärast dokumendi allkirjastamist ja registreerimist avalikustatakse dokument avalikus dokumendiregistris. Avalik dokumendiregister on kättesaadav Patendiameti veebilehel. Avalikus dokumendiregistris on nähtavad kõigi registreeritud dokumentide metaandmed . Lingi kaudu on avatavad vaid juurdepääsupiiranguta dokumendid. § 53 . Juurdepääsu liigid Dokumendi loomisel määrab vastutaja dokumendile juurdepääsu liigi järgmiselt: avalik – dokument on avalikus dokumendiregistris kõigile nähtav, fail avatav ja loetav; asutusesiseseks kasutamiseks (edaspidi AK) – avalikus dokumendiregistris on nähtavad vaid dokumendi metaandmed , fail ei ole avatav. AK märkega dokumendile lisatakse juurdepääsupiirangu alus ning piirangu lõpu kuupäev; piiratud juurdepääsuga – dokument ei ole avalikus dokumendiregistris nähtav, asutusesiseselt avatav vaid juurdepääsuõigusega kasutajatel; majasisene – dokument ei ole avalikus dokumendiregistris nähtav, asutusesiseselt avatav vaid juurdepääsuõigusega kasutajatel. peatükk Dokumendiringlus § 54 . Sissetuleva ja väljamineva kirja ringlus (1) Üldjuhul on kirja ringlus dokumendihalduses järgmine: kiri saabud Patendiameti elektronposti aadressile või paberil tavapostiga; sekretariaadi teenistuja registreerib digitaalse kirja dokumendihaldussüsteemis ning suunab täitmise ks peadirektorile, peadirektori asetäitjale või osakonna juhatajale, paberil saabunud kiri skaneeritakse eelnevalt; pead irektor , peadirektori asetäitja või osakonna juhataja delegeerib kirja edasi sisulisele täitjale; teenistuja, kellele ülesanne on delegeeritud, koostab vastuse; pärast vastuskirja koostamist saadetakse kiri dokumendihaldussüsteemi kaudu kooskõlastamiseks osakonna juhatajale, teistele asjassepuutuvatele teenistujatele ja direktori asetäitjale; pärast kooskõlastamist suunatakse kiri allkirjastajale ; allkirjastatud kiri suunatakse grupitäitmisele sekretariaati. Sekretariaadi teenistuja väljastab kirja adressaatidele. Kui menetlemist vajav kiri saabub Patendiameti teenistuja töömeiliaadressile, saadab teenistuja selle registreerimiseks aadressile [email protected] või hõlmab ise dokumendi dokumendihaldussüsteemi ning koostab vajadusel terviktöövoo. Kui sissetuleva kirja sisuks on välislähetuse või väliskoolituse kutse, menetletakse seda kui sissetulevat kirja. Välislähetusel või -koolitusel osaleja, kes saab osalemiseks tööülesande, sisestab asjakohased andmed riigitöötajate iseteenindusportaali . Väljamineva kirja koostab valdkonna eest vastutaja või teenistuja, kes on saanud vastuse koostamiseks korralduse kas peadirektorilt, peadirektori asetäitjalt või oma vahetult juhilt. Initsiatiivkirja alustatakse ekraanivormilt „Väljaminev kiri“. Vastuskirja loomist alustatakse selle saabunud kirja ekraanivormilt, millele vastatakse, valides ekraanivormilt „Lisa vastus“. Arveid dokumendihaldussüsteemis ei registreerita, nei d menetletakse e-Arve keskkonnas. § 55 . Käskkirja ja korralduse ringlus Käskkirja või korralduse koostab üldjuhul teenistuja oma valdkonna piires või kui ta on saanud selleks kas peadirektori, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja korralduse. Käskkirja või korraldus e kooskõlast amise ringlus on üldjuhul järgmine : vastava vastutusvaldkonna osakonna juhataja; vajadusel teenistuja, keda dokument puudutab; vajadusel teenistuja, kelle töövaldkonda dokument puudutab; finantsjuht , kui tegemist on rahalisi vahendeid, töötasu, koolitust või lähetust puudutava käskkirja või korraldusega; personalijuht , kui tegemist on personali, puhkust, koolitust, lähetust või töötasu puudutava käskkirjaga; vajadusel jurist ; d irektori asetäitjaga. Pärast kooskõlastusringi allkirjastab peadirektor või tema asendaja käskkirja või korralduse. Allkirjastatud käskkirja või korralduse väljastab sekretariaadi teenistuja vajalikele osapooltele. Puhkusekorraldusi menetletakse üldjuhul isetee nindusportaalis, mitte tavapärases doku m endihaldussüsteemis. § 5 6 . Lepingute ringlus Lepingutest koostatakse Patendiametis üldjuhul töölepinguid, käsunduslepinguid, töövõtulepinguid ning koostöölepinguid. Töölep ingu koostab personalijuh t, töölepingu kooskõlastamise ringlus on üldjuhul järgmine: haldusjuht ; vastava osakonna juhataja; finantsjuht ; jurist ; d irektori asetäitja. Töölepingu allkirjastavad peadirektor ning teine lepingupool samas allkirjakonteineris. Sekretariaat väljastab allkirjastatud töölepingu vajalikele osapooltele. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöölepingu koostab üldjuhul teenistuja oma valdkonna raames kui ta on saanud selleks kas peadirektori, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja korralduse. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöölepingu kooskõlastamise ringlus on üldjuhul järgmine: vastava vastutusvaldkonna osakonna juhataja; vajadusel teenistuja, kelle töövaldkonda dokument puudutab; finantsjuht ; personalijuh t, kui leping puudutab Patendiameti personali; jurist ; d irektori asetäitja. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöölepingu allkirjastavad peadirektor ning teine lepingupool samas allkirja konteineris. Sekretariaat väljastab allkirjastatud käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöölepingu vajalikele osapooltele. § 57. Arvete ringlus Arve id menetletakse elektroonilises arvete menetlemise süsteemis vastavalt Patendiameti peadirektori 27.01.2012 käskkirjale nr 27-O „Arvete menetlemise kord eArvekeskuse süsteemis“. Arveid dokumendihaldussüsteemis ei registreerita. Patendiametisse saabuvad arved üldjuhul eArvekeskuse kaudu . Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . Kehtetu – Patendiameti peadirektori 30.08.2016 käskkiri nr 1-1/16-35-O . Saabunud arvete menetlemise eArvekeskuses korraldab finantsjuht . peatükk Asjaajamise üleandmine § 58. Üldnõuded Asjaajamine antakse üle: asjaajamise eest vastutava teenistuja teenistussuhte peatumisel või lõppemisel; struktuuriüksuse juhi teenistussuhte peatumisel või lõppemisel; vajadusel enne struktuuriüksuse juhi puhkusele minekut; struktuuriüksuse ümberkujundamisel või tegevuse lõpetamisel. § 59 . Asjaajamise üleandmine teenistuja teenistusest vabastamisel Lahkuv teenistuja on kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud teenistujale hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks. Asjaajamise üleandmis e võib vormistada asjaajamise üleandmis e -vastuvõtmis e aktiga (edaspidi akt) vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele. Akt luuakse dokumendihaldussüsteemis juurdepääsupiiranguga „majasisene“. Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, esitab ta eriarvamuse, mis lisatakse aktile. Aktile tehakse vastav märge. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik, võetakse asjaajamine üle ühepoolselt vahetu juhi juuresolekul. Sel juhul tehakse akti vastav märge. Struktuuriüksuse ümberkujundamisel või tegevuse lõpetamisel korraldab toimikute üleandmise arhiivi või sama tööfunktsiooni jätkavale üksusele struktuuriüksuse juht või likvideerimiskomisjon. Akti säilitatakse struktuuriüksuse töökorralduslike dokumentide toimikus. § 60. Asjaajamise üleandmine teenistussuhte peatumisel Vajadusel annab puhkusele siirduja asjaajamise üle teda asendavale teenistujale viimasel tööpäeval enne puhkust. Akt vormistatakse juhul kui teenistuja vahetu juht seda nõuab . peatükk Arhiivi korrastamine jagu Üldnõuded § 61 . Dokumentide liigitamine ja loetelu Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide arvestuse aluseks on dokumentide loetelus dokumentide liigitusskeem. Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult funktsioonide kaupa ning liigituse põhiüksuseks on sari. Kui ülesannete täitmise tulemusena tekivad uued dokumendiliigid või toimingud, lisatakse nende alusel loodavad dokumendid loetelusse uut e sarjade ja all sarjadena . Dokumentide loetelusse kantakse kõik ametis peetavad toimikud, registreerimisraamatud jm dokumentide registrid. Patendiameti teenistujad peavad hoidma toimikud vastavuses liigituskeemi ja dokumentide loeteluga. § 62 . Dokumentide säilitustähtajad Dokumen t i de säilitustähtaega arvestatakse selle loomise või saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise kuupäevast. jagu Dokumentide hoidmine § 63 . Paberdokumentide hoidmine ja ettevalmistamine asutuse arhiivi andmiseks Digitaaldokumente hoitakse dokumendihaldussüsteemis kuni hävitamiseni või avalikku arhiivi üleandmiseni . Paberdokumente hoitakse toimikus järjestatult üldjuhul kas toimikukaante vahel või map is vastavalt registreerimisnumbritele või muu süsteemi (nt tähestiku) alusel. Dokumentide eest vastutav teenistuja peab toimiku nõuetekohaselt märgistama vastuta des dokumentide säilimise ja kasutamise eest kuni dokumentide üleandmiseni arhiiviruumi või dokumentide hävitamiseni. Arhiiviväärtusega (alatise säilitus täht ajaga) ja üle kümne aastase säilitus täht ajaga dokumendid antakse asutuse arhiivi kolme aasta jooksul pärast nende menetlemise või nendega seotud asjaajamise lõppu. Enne arhiivi andmist viiakse läbi kõigi toimikutes olevate dokumentide väärtuse ekspertiis vastavalt vastutusvaldkonnale , et määrata kindlaks säilitamisele kuuluvad dokumendid ja nende väärtus. Ekspertiisi tulemusena otsustatakse, kas dokumentide loetelu järgi toimikule antud pealkiri avab piisavalt selle sisu ja kas säilitustähtaeg on määratud õigesti. Vajaduse l täpsustatakse pealkirja või tehakse avalikule arhiivile ettepanek säilitustähtaega de muut miseks . Ühtlasi eemaldatakse toimikust sinna sattunud dokumendimustandid ja koopiad. Vajadusel paigutatakse dokument ümber õigesse kausta. Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga saadetud eksemplar kui ka postiga saadetud originaal, säilitatakse mõlemad juhul kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne originaali saabumist menetletud, säilitatakse ainult originaal. Arhiivi antakse üksnes dokumentide originaalid. Lühiajalise säilitus täht ajaga toimikuid (kuni 10 aastat) ei anta asutuse arhiivi, neid hoitakse osakondades ja pärast säilitus täht aja möödumist hävitatakse kehtestatud korras. Dokumentide eraldamine hävitamiseks vormistatakse aktiga. Alatised ja pikaajalise säilitustähtajaga toimikud viiakse arhiivi toimikute üleandmis e loetelu alusel, mi lle koosta b toimikute üle andja . § 64 . A r hiivi koosseisu ülevaade Asjaajamises lõpetatud toimikud võetakse arvele arhiivi koosseisu ülevaates (edaspidi AKÜ) kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. AKÜ koostamise aluseks on dokumentide loetelus kajastuv liigitusskeem. AKÜ peab sisaldama vähemalt: funktsiooni nimetust; sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. Arhiivi koosseisu ülevaadet peetakse elektrooniliselt ning täiendatakse jooksvalt vastavalt tegelikule olukorrale. § 65 . Dokumentide eraldamine hävitamiseks Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks. Hävitamisel koostatakse hävitamisakt. Hävitamisakt kajastab vähemalt järgmisi andmeid: viide t avali ku arhiivi hindamisotsusele; tähis t dokumentide loetelu järgi; sarja nimetus t või toimiku pealkir ja ; piirdaatum e id; toimikute või muude üksuste hulk a ; dokumentide säilitustähtaeg a ; viide t õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas; märge t hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. Hävitamisaktis toodud dokumendid hävitatakse pärast akti allkirjastamist hiljemalt ühe kuu jooksul. § 66 . Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) lehed nummerdatakse grafiitpliiatsiga; 5) lehed ja ümbrised puhastatakse; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. Säiliku kaanele märgitakse: a sutuse nim i ; säiliku pealkiri; piirdaatumid; tähis liigitusskeemi järgi. Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. § 67 . Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Arhivaalid antakse avalikku arhiivi üleandmise kohustuse tekkimisest alates viie aasta jooksul Patendiameti ja avaliku arhiivi kokkulepitud tähtajal. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale. Arhivaar koostab või muudab arhiiviskeemi enne arhiivi või selle osa korrastamist üleandmiseks. Arhiiviskeem ja selle muudatused kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. § 68 . Nõuded arhiivile Hoidla peab vastama dokumentide säilimist tagavatele tuleohutusnõuetele. Hoidla peab olema varustatud automaatse valve ja alarmsüsteemiga. Hoidlat ei tohi läbida vee- ja kanalisatsioonitorustikud. Hoidlas on keelatud suitsetada, kasutada lahtist tuld ning hoida kõrvalisi esemeid. Hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus. Hoidlas tohib kasutada valgustust ainult seal ettenähtud tegevuste ajal. Hoidlat, selle õhuvahetussüsteeme, sisustust ja säilikuid peab regulaarselt puhastama. Puhastusvahendid ei tohi arhivaale kahjustada. Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks või hävimise ärahoidmiseks ja kahjude kõrvaldamiseks on nähakse ohuplaanis ette: 1) tõenäolised ohuallikad; 2) arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral; 3) ameti teenistujate tegutsemine ohu korral; 4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks. Ohuplaan kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. § 69 . Käskkirja kehtetuks tunnistamine Patendiameti peadirektori 31.12.2003 käskkiri nr 70-O „Asjaajamisk orra kinnitamine“ tunnistatakse kehtetuks. (allkirjastatud digitaalselt) Matti Päts