Käskkirja kinnitamine

KÄSKKIRI Tallinn 28.02.2024 nr 47 Ostutegevuse korra kinnitamine Justiitsministri 04.10.2023 määruse nr 25 „Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus“ § 11 lg 1 p 4 ja justiitsministri 02.02.2024 käskkirja nr 11 “Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord” alusel: 1. Kinnitan Ostutegevuse korra, versioon 10 (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks 13.11.2020 käskkirja nr 155 „Ostutegevuse korra kinnitamine“. 3. Asjaajamisjuhil edastada käskkiri infoks kõikidele instituudi töötajatele. (allkirjastatud digitaalselt) Ivar Prits direktor Ain Lepikult 663 6622; [email protected]  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht SISUKORD 1. EESMÄRK ............................................................................................................................ 1 2. ULATUS ................................................................................................................................ 1 3. MÕISTED ............................................................................................................................. 2 4. VASTUTUSED ..................................................................................................................... 3 5. KAUBA JA TARNIJATE VALIK...................................................................................... 4 6. OSTUINFORMATSIOON .................................................................................................. 4 7. HANGETE KORRALDAMINE ......................................................................................... 6 8. RENDILEPINGUTE SÕLMIMINE ............................................................................... 8 9. HUVIDE KONFLIKT JA KORRUPTSIOONIVASTASED MEETMED NING TÖÖTAJA TEAVITAMISKOHUSTUS ................................................................................ 8 10. KAUBA/TEENUSTE NÕUETEKOHASUSE TÕENDAMINE ............................... 9 11. PRETENSIOONIDE JA MITTEVASTAVUSE KÄSITLEMINE NING KAUBA/TEENUSE/TARNIJA HINDAMINE .................................................................... 10 12. SEONDUVAD DOKUMENDID ................................................................................ 10 13. DOKUMENDI MUUDATUSTE REGISTER: ......................................................... 11 1. EESMÄRK 1.1 Struktuuriüksuste varustamine nõuetele vastavate kaupade ja teenustega: 1) õigeaegselt; 2) vajalikus koguses; 3) optimaalse hinnaga. 1.2 Ekspertiiside tegemisel kasutatava alkoholi (piirituse) arvestuse ja aruandluse pidamine. 2. ULATUS 2.1 Ostutegevuse kord (edaspidi kord) hõlmab ostutegevust alates kauba ja tarnija valikust kuni ostetavate kaupade vastuvõtmiseni struktuuriüksustes. 2.2 Kord kohaldub järgmistele sisseostetavatele kaupadele: 1) ekspertiiside ja uuringute tegemiseks vajalikud seadmed, materjalid, vahendid; 2) transpordivahendid ja nendega seotud hooldus- ja korrashoiuvahendid; 3) IT- ja sidevahendid; 4) instituudi infrastruktuuri remondi- ja korrashoiumaterjalid; 5) kontoritarbed ja mööbel. 2.3 Kord rakendub järgmistele sisseostetavatele teenustele: 1) infrastruktuuri remondi- ja hooldustööd; 2) jäätmekäitlus; 1  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 2(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht 3) ekspertiiside ja uuringute läbiviimiseks kasutatavate seadmete installeerimis-, remondi- ja hooldustööd; 4) mõõtevahendite taatlemine ja kalibreerimine; 5) ekspertiisimaterjalide saatmine; 6) ekspertiiside ja uuringute tegemiseks sisseostetavad uuringud ja konsultatsioonid; 7) postiteenused; 8) majutus- ja reisiteenused; 9) koolitusteenused; 10) kindlustusteenused; 11) tõlketeenused; 12) asjaajamis- ja arhiiviteenused. 3. MÕISTED 1) Instituut - Eesti Kohtuekspertiisi Instituut; 2) Ministeerium - Justiitsministeerium; 3) Kaup - erinevad materjalid, seadmed ja vahendid; 4) Tarnija - kauba vahendaja, kes võib olla ka kauba tootja või teenuse osutaja; 5) Kauba/teenuse kvaliteet - vastavus juhendile, sertifikaadile või eksperdi eriteadmistele; kaupade töökindlus; kasutajasõbralikkus jms; 6) Tarnetingimused - tarneaeg, tarnekindlus, kinnipidamine tähtaegadest jms; 7) Hind - hinnatase, paindlikkus hinnaläbirääkimistel jms; 8) Tellimissüsteem - instituudisisene digitaalne programm kaupade ostuvajaduste kogumiseks heakskiidetud tarnijatelt; 9) Teenuste pakkujate nimekiri – teenuste heakskiidetud pakkujate kohta peetav elektroonne üldnimekiri; 10) Arvekeskus - elektroonne arvete halduskeskus, kus saab instituudi arveid kinnitada ja konteerida; 11) RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus, üleriigiline finants-, personali-, hanke- ja palgaarvestuse teenuseid osutav ettevõte, kuhu suunatakse maksmiseks instituudi arved; 12) Kulutunnused – eelarve konto; eelarve üksus; eelarve liik; tegevusala; kuluüksus; kulukoht. 13) RHO - RTK riigihangete osakond; 14) Hankespetsialist - RHO töötaja, kes vastutab riigihanke läbiviimise eest. 15) Lähteülesanne - esitatakse RHO vormil. Sisaldab vajalikku teavet riigihangete läbiviimiseks; 16) Otsustusõiguslik isik - töötaja, kellel on instituudis õigus otsustada rahaliste vahendite kasutamise üle; 17) RHS - Riigihangete seadus; 18) RTJ - Raamatupidamise Toimkonna Juhend; 2  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 3(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht 19) Ühishange - RTK läbiviidav riigihange, mille ministeeriumi kantsler on otsustanud korraldada asutuste sarnaseid hankevajadusi arvestades kohustusliku ühise riigihankena; 20) Väikeost - asjade ostmine, teenuste tellimine või muu riigihange, millega ei kaasne riigihangete seaduse kohaselt nõutavaid toiminguid riigihangete registris. 21) SADHES - Siseriiklik aktsiisisaatedokumentide haldamise elektrooniline süsteem; 22) ATKEAS - Alkoholi-, tubaka-, kütuse- ja elektriaktsiisi seadus; 23) EMTA - Maksu- ja Tolliamet. 4. VASTUTUSED 4.1 Vastutuse jagunemine PV - peavastutus OV - osavastutus Tegevus struktuuriüksuste majandustalituse struktuuriüksuse majandusjuht personalijuht direktor töötaja töötaja juhid Nõuetele vastavate kauba/teenustega PV varustamise korraldamine Informatsiooni esitamine struktuuriüksuste PV juhtidele oma töölõigus vajamineva kauba/teenuste kohta Kuutellimuse koostamise korraldamine oma OV PV struktuuriüksuse vajaduseks, tellimuse sisestamine õigeaegselt Tellimissüsteemi Tellimissüsteemi haldamine OV PV Teenuste pakkujate nimekirja haldamine OV PV Hangete läbiviimine OV PV Lähteülesande eest vastutaja riigihankel PV OV Reisi-, majutus- ja koolitusteenuse tellimine OV OV PV Kauba ja teenuste tellimine riigisisestelt ja PV välisriikide tarnijatelt Kauba vastuvõtmine tarnijalt OV PV Tarnijate valik OV PV OV Kaupade/teenuste/tarnijate hindamise OV PV korraldamine 3  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 4(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht Instituudi regioonidevahelise kauba transpordi PV korraldamine Kauba/teenustega seotud lepingute sõlmimine OV PV Teenuste lepingute täitmise järelvalve OV PV Pretensioonide käsitlemine OV PV SADHES süsteemis alkoholi koguse PV arvestamine saatelehtede alusel Alkoholi kuluaruande esitamine PV OV 5. KAUBA JA TARNIJATE VALIK 5.1 Instituudi nõuetele vastavate kaupade/teenuste ja tarnijate valimiseks saadavad struktuurüksuste juhid omapoolsed ettepanekud, kellelt vastavat kaupa/teenust hankida. Uute tarnijate valimise või olemasolevate tarnijatega koostöö jätkamise otsustamiseks arvestatakse järgmisi kriteeriume: 1) kauba/teenuse kvaliteet; 2) tarnetingimused; 3) hind. 5.2 Kaupade ja heakskiidetud tarnijate loetelu ja andmed asuvad Tellimissüsteemis, (kättesaadav instituudi siseveebis) ja mida ajakohastatakse jooksvalt. 5.3 Teenuste pakkujate nimekiri asub asub V-võrgukettal - Tellimused kaustas, ning sisaldab järgmisi andmeid: 1) teenuse kirjeldus; 2) teenuse pakkuja nimetus; 3) postiaadress; 4) tel nr; 5) e-posti aadress. Teenuste pakkujate nimekirja uuendatakse jooksvalt. 6. OSTUINFORMATSIOON 6.1 Tellimissüsteemi kannab struktuuriüksuse juhi või tema määratud töötaja võimalikult täpselt järgmised andmed: 1) kauba nimetus (va bürookaup); 2) tootja firma nimetus (võimalusel kodulehe aadress); 3) tarnija nimetus (võimalusel kodulehe aadress); 4) kataloogi nr (kui on teada), kood või muu iseloomulik identifitseering; 5) mõõtühik (tk, karp, pakk, rull, kg, liiter vm); 4  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 5(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht 6) kogus; 7) orienteeruv hind koos käibemaksuga (juhul kui on teada). 6.2 Kauba kogused järgnevaks kuuks sisestab struktuuriüksuse juht või tema määratud töötaja Tellimissüsteemi hiljemalt iga eelneva kuu 25. kuupäevaks. Kauba puhul, mille tarneaeg on pikem kui üks kuu peab tellimuse esitama 2-3 kuud varem. Juhtkonna tellimused sisestab majandustalituse töötaja. Ekspertiiside ja uuringute tegemiseks vajalike spetsiifiliste kaupade korral kaasatakse hinnapakkumiste käsitlemisse struktuuriüksuse juht vm eriala ekspert. 1) Bürookaubad Bürookauba tellimusi teevad struktuuriüksuse juhid või tema määratud töötajad e-poe kaudu hiljemalt 25. kuupäevaks. Struktuuriüksuse juhtidele või tema määratud töötajale antakse välja valitud bürookauba tarnija e-poe kasutajatunnused ja koodid. E-poes esitab struktuuriüksus osakonnapõhise tellimuse. Sealt edasi suundub tellimus majandustalituse töötajale. Kontrollitud tellimuse kinnitab ja edastab majandustalituse töötaja kauba tarnijale. 2) Teenused Juhul kui struktuuriüksuse juht vajab teenust (va reisi- ja koolitusteenus), mille kohta ei ole eelnevalt sõlmitud instituudi ja teenuse pakkuja vahel teenuse osutamise lepingut, siis saadab ta e-posti teel vastava tellimuse majandusjuhile. Majandusjuht võtab pakkumised vastavalt Riigihangete seadusele. Ühekordsete teenuste puhul kehtib sama põhimõte, kuid üldjuhul lepingut ei sõlmita (va p 7.4 toodud tingimused). Instituut kasutab reisiteenuste tellimisel RHO ühishanke raames saadud lepingupartnereid, kellega instituut on sõlminud lepingu. 3) Narkootilised ja psühhotroopsed ained Narkootiliste ja psühhotroopsete ainete ostmine toimub vastavalt „Narkootiliste ja psühhotroopsete ainete ning nende lähteainete seadusele“. 4) Laskemoon Laskemoona tellimine toimub vastavalt „Ekspertiiside tegemiseks kasutatavate, riigi omandis olevate relvade ja laskemoona käitlemise korrale“. 5) Aktsiisivabastuse loaga ostetav kaup ATKEAS sätestab teatud liiki või teatud otstarbel kasutatavate aktsiisikaupade aktsiisist vabastamise. Alkoholi aktsiisivabastuse luba annab õiguse importida või soetada aktsiisilaopidajalt ATKEAS § 27 lg 1 p 9-17 nimetatud aktsiisist vabastatud alkoholi, milleks instituudis on ekspertiiside ja uuringute tegemisel kasutatav piiritus. Piirituse kulunormid on kinnitatud justiitsministri määrusega. Aktsiisivabastuse loa taotleb majandustalitus EMTAst. 5  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 6(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht Piirituse tellimise eest vastutab majandustalitus. Saadud alkoholi koguse üle peab instituudis arvestust majandustalitus saatelehtede alusel. Kauba saabudes kinnitatakse saateleht EMTA süsteemis SADHES. Ekspertiiside tegemisel kasutatava alkoholi (piirituse) aruandluse eest vastutavad instituudi ekspertiisiosakonnad, kes kasutavad ekspertiiside tegemisel piiritust ja majandustalitus. Struktuuriüksuse juht või tema volitatud töötaja on kohustatud esitama kord kvartalis 3-ndaks kuupäevaks majandustalitusele eelmise kolme kuu piirituse kuluaruande (Lisa 1). Piirituse transportimisel, hoidmisel ja väljastamisel lubatud kaonormiks on keskmiselt 0,8% aastas. 6.3 Ostutegevusega seotud dokumendid on: 1) hinnapakkumused; 2) ostu-müügilepingud; 3) koostöölepingud (hoolduslepingud, kindlustuslepingud); 4) garantiikirjad; 5) arved; 6) kauba saatelehed tarnijatelt, tootesertifikaadid; 7) riigihanke dokumendid. 6.4 Sõltuvalt tellitavast teenusest tuleb lepingusse lisada konfidentsiaalsuskohustus. Kui lepingut ei sõlmita, vormistatakse vajadusel konfidentsiaalsuskohustus eraldi allkirjastatud dokumendina. 6.5 Teenustega seotud lepingud allkirjastab instituudi direktor. Enne allkirjastamist vaatab üle lepingud majandusjuht ning vajadusel kooskõlastab lepingu sisu ka struktuuriüksuse juht. Lepingud registreeritakse ja säilitatakse instituudi dokumendihaldussüsteemis. 7. HANGETE KORRALDAMINE 7.1 RHO esitab detsembris instituudile päringu järgmise kalendriaasta hankeplaani sisendi saamiseks. Hanked, mille eeldatav maksumus on alates 30 000 eurost (käibemaksuta) esitab majandustalitus RHOle hiljemalt jaanuaris. Hankeplaani sisend hõlmab minimaalselt: 1) riigihanke objekti kirjeldust, 2) riigihanke eeldatavat maksumust, 3) hankelepingu eeldatavat kuupäeva ja kestust, 4) rahastamisallikat 5) riigihanke eest vastutava isiku andmeid. Hankeplaani kooskõlastab instituudi otsustusõiguslik isik ja kinnitab RHO. Hankeplaanis kajastatud hankevajaduse muutmisest teavitab instituut RHOd esimesel võimalusel. 6  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 7(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht Plaanivälise riigihanke korraldamiseks esitab instituut RHOle vastava taotluse ja hanke hankeplaani lisamata jätmise põhjuse. Plaanivälise riigihanke korraldamine kooskõlastatakse instituudi otsustusõigusliku isikuga. Hankeid, mille maksumus käibemaksuta jääb alla 30 000 euro teostab instituudi majandustalitus. 7.2 Ühishange 7.2.1 Ühishankeid korraldab RHO. 7.2.2 RHO teatab jaanuaris-veebruaris, millistele objektidele korraldatakse järgmisel aastal ühishange. Instituut ei teosta hankeid objektidele, mille osas RHO on teatanud ühishanke korraldamisest. 7.2.3 RHOl on õigus sõlmida instituudi nimel raamlepingud ja hankelepingud. Raamlepingu alusel peab instituut vajadusel sõlmima kirjalikud hankelepingud. 7.3 Väikeost (kuni 5000 eurot käibemaksuta). Asjade ostmine ja teenuste tellimine toimub põhimõttel, et instituudile kaasneks võimalikult väike halduskoormus ning aja- ja rahakulu. Samas on tagatud RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtted. 7.4 Väikeost (5000 – 30 000 eurot käibemaksuta) läbiviimisel peab olema: 1) tagatud RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest kinnipidamine, sealhulgas peab riigihanke eesmärgi saavutama mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte; 2) tagatud hankimise protsessi dokumenteerimine. Dokumentatsioon peab sisaldama võrreldavaid pakkumusi võimalusel vähemalt kolmelt pakkujalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Lepingu juurde tuleb dokumendihaldussüsteemis lisada laekunud pakkumused ja parima pakkumuse valimise kriteeriumid või põhjendus pakkumuste mittevõtmise kohta; 3) tagatud, et lepingute muutmisel ei rikutaks RHS-s sätestatud korda, sealhulgas ei võetaks lepingu raames täiendavaid rahalisi kohustusi, mis suurendaksid lepingu eeldatavat maksumust üle väikeostu ülemmäära; 4) peab üldjuhul sõlmima kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu. Lepingu võib sõlmida erandkorras muus vormis juhul, kui ei ole võimalik või otstarbekas lepingu sõlmimine kirjalikus vormis, lepingu eeldatav maksumus käibemaksuta on alla 20 000 euro ja seadusest ei tulene lepingu kirjalikus vormis sõlmimise nõuet. Muus vormis lepingu sõlmimiseks peab saama nõusoleku instituudi direktorilt. 5) Kordushanke korraldamiseks esitab instituudi riigihanke eest vastutav isik lähteülesande. 7.5 Riigihanke korraldamine RHO poolt ja hankeleping. 1) Lähteülesande esitamise eest vastutav töötaja edastab korraldatava riigihanke vormikohase lähteülesande RHOle hankeplaanis määratud kuu 1. tööpäevaks. 7  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 8(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht Lähteülesanne pealkirjastatakse: LÜ_Asutuse nimi (lühend)_Riigihanke nimetus. Lähteülesande esitamise eest vastutav töötaja vastutab lähteülesandes sisalduva informatsiooni õigsuse eest. 2) Riigihanke menetluse alustamise aluseks on hanke alusdokumentide ja vajadusel lepinguprojekti sobivuse kinnitamine sisendi esitaja otsustusõigusliku isiku poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 3) Riigihanke tulemusena edukaks tunnistatud pakkumuse esitajaga sõlmib hankelepingu instituut. 4) RHO edastab majandusjuhile hankelepingu sõlmimiseks edukaks tunnistatud pakkumuse, hankedokumendid ja hankemenetluse läbiviimise kohta koostatud memo. 5) Hankelepingu sõlmimise kohta esitab majandusjuht vormikohase teate hankespetsialistile 5 tööpäeva jooksul hankelepingu sõlmimisest arvates. 6) Hankelepingu lõppemise kohta esitab majandusjuht vormikohase teate RHOle 5 tööpäeva jooksul hankelepingu lõppemisest arvates. 8. RENDILEPINGUTE SÕLMIMINE 8.1 Punkt 8 reguleerib instituudis vara kasutusele võtmist üüri või rendilepingu alusel. 8.2 Vastavalt Riigieelarve seaduse § 60 lg 2 p 6 on üldjuhul on kapitalirendi tingimustel tehingute sõlmimine keelatud. Lepingu määratlemisel tuleb arvestada kõiki Raamatupidamise Toimkonna juhendist nr 9 „Rendiarvestus (RTJ 9)“ tulenevaid põhimõtteid. 8.3 Kinnisasja või sellega seotud õiguste üürimiseks või rentimiseks sõlmitavad lepingud ning nende muutmise ja lõpetamise kokkulepped tuleb eelnevalt kooskõlastada ministeeriumiga. 8.4 Kinnisasja või sellega seotud õiguste üürimise või rentimise lepingud (välja arvatud Riigi Kinnisvara AS-iga allkirjastatud lepingud) tuleb 5 tööpäeva jooksul peale allkirjastamist edastada ministeeriumile. 9. HUVIDE KONFLIKT JA KORRUPTSIOONIVASTASED MEETMED NING TÖÖTAJA TEAVITAMISKOHUSTUS 9.1 Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad lepingu sõlmimist korraldavale töötajale, otsustusõiguslikule isikule, lähteülesande esitamise eest vastutavale töötajale, riigihanke hindamiskomisjoni liikmetele ja lepingu täitmise eest vastutavale isikule. 9.2 Riigihanke menetlusest ei või osa võtta isik, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või kelle puhul tekib kahtlus tema erapooletuses. Vastav isik peab viivitamatult sellise asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse hankega seoses edaspidisest tegevusest ning teavitama vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis enda vahetut juhti, kes määrab uue isiku. 8  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 9(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht 9.3 Instituudi nõudmisel esitab riigihanke menetlemisel osalev isik/isikud allkirjastatud kinnituse huvide konflikti puudumise kohta. 10. KAUBA/TEENUSTE NÕUETEKOHASUSE TÕENDAMINE 10.1 Tarnijalt edastatud kauba/teenuse vastuvõtmine ja kontrollimine 10.1.1 Tellitud kauba, saatelehed jm dokumentatsiooni (näiteks spetsifikatsioonid, ohutuskaardid, kasutusjuhendid) võtab vastu ja kontrollib:  Tallinnas Tervise 20 majandustalituse töötaja. Vajaduse korral kutsutakse vastuvõtmise juurde ka struktuuriüksuse juht või tema määratud töötaja. Asjaajamistalituse töötaja ei kontrolli vastuvõetud kaupa, vaid teavitab saabunud kaubast majandustalituse töötajat;  kohtuarstlikes osakondades väljaspool Tallinna, struktuuriüksuse juhataja või tema poolt määratud töötaja;  DNA-osakonna Tartus asuvas laboris, struktuuriüksuse juhi määratud töötaja;  Toksikoloogiaosakonna Tartus asuvas laboris, struktuuriüksuse juhi määratud töötaja. 10.2 Struktuuriüksustele edastatav kaup sorteeritakse, pakitakse ja märgistatakse majandustalituses. Struktuuriüksustesse edastatava kauba transportimise instituudi sõidukiga korraldab majandustalituse töötaja. Postiga kauba saatmise korraldab majandustalituse töötaja koostöös asjaajamistalitusega. Tellitud kaup edastatakse struktuuriüksustesse hiljemalt järgmise kuu neljateistkümnendaks kuupäevaks. 10.3 Kauba arve kinnitab struktuuriüksuse juht arvekeskuses ja märgib kommentaari lahtris arvele kulutunnused. Välisriikide arved edastatakse ühe tööpäeva jooksul majandustalitusele ([email protected]) ning peale arve üleslaadmist määrab RTK töötaja arvele kinnitusringi. Kaupade puhul on kinnitusringi esimene kinnitaja majandustalituse töötaja. Majandustalituse töötaja konteerib ja kontrollib arve ning see suundub tasumiseks RTK-le. 10.4 Teenuste puhul kontrollib majandusjuht arve vastavust lepingule või pakkumusele. Majandustalituse töötaja suunab vajadusel arve kinnitusringile ja konteerib arve ning suunab tasumiseks RTK-le. 10.5 Välislähetuste reisi- ja koolitustusteenuste puhul kontrollib RTK arve vastavust, seob SAP tripi numbri ja koolituse korral koolitus ID-ga vastavalt toimemudelile. Personalitalitus kontrollib RTK poolt töödeldud arve õigsust ja vajadusel täpsustab asjaomaste isikutega enne arve kinnitamist ja maksmisele suunamist. RTK tasub direktori poolt lõplikult kinnitatud arve. 9  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 10(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht 11. PRETENSIOONIDE JA MITTEVASTAVUSE KÄSITLEMINE NING KAUBA/TEENUSE/TARNIJA HINDAMINE 11.1 Kui ilmnevad puudused tarnitud kaubas/teenuses teavitatakse koheselt struktuuriüksuse juhti, kes edastab pretensiooni hiljemalt järgneva tööpäeva jooksul e-posti teel majandusjuhile. 11.2 Majandusjuht korraldab pretensiooni lahendamise esimesel võimalusel ning kogub kõik pretensioonid ja edasise tegevuse kirjavahetuse pretensioonide kausta Outlookis. 11.3 Majandusjuht koostab koondi jooksval aastal kaupade/teenuste/tarnijate kohta esitatud pretensioonidest, nende põhjustest ning lahendamise meetmetest ja tähtaegadest. 11.4 Iga aasta lõpus korraldab majandusjuht kaupade/teenuste/tarnijate hindamise. Hindamisel kasutatakse skaalat: halb, rahuldav või hea. Tarnijad/kaup/teenused kelle/mille osas ei olnud ühtegi pretensiooni tunnistatakse automaatselt kõikides kriteeriumites (vt p 5.1) heaks. Hinnang antakse ka sellele kaubale/teenusele/tarnijale, mille kohta pretensioon esitati ning otsustatakse edaspidised tegevused. 11.5 Sama pretensiooni süstemaatilisel esinemisel või juhtudel kui see mõjutab oluliselt instituudi tegevusi, kaalutakse kauba/teenuse/tarnija välja vahetamist. 11.6 Otsused protokollitakse ning avaldatakse EKEI siseveebis. Otsuste põhjal korrigeeritakse Tellimissüsteemi ja teenuste pakkujate nimekirja. 12. SEONDUVAD DOKUMENDID 1) Teenuste pakkujate nimekiri. 2) Pretensioonide kaust. 3) Narkootiliste ja psühhotroopsete ainete ning nende lähteainete seadus. 4) „Ekspertiiside tegemiseks kasutatavate, riigi omandis olevate relvade ja laskemoona käitlemise kord“ (11.12.2009 justiitsministri määrus nr 40). 5) Alkoholi-, tubaka-, kütuse- ja elektriaktsiisi seadus. 6) Riigihangete seadus. 7) Riigihangete korraldamine ja lepingute sõlmimine (justiitsministri 02.02.2024 käskkiri nr 11). 8) Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord. 9) Raamatupidamise Toimkonna juhend nr 9 „Rendiarvestus (RTJ 9)“. 10) Riigieelarve seadus. 10  Kinnitatud 28.02.2024 käskkirjaga nr 47 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 10 Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 11(11) liik: juhendid Koostatud: 22.02.2024 Koostas: A.Lepikult Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht 11) Piirituse kulunormid on kinnitatud justiitsministri 05.11.2014 määrusega nr 32 „Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi laborites kasutatava aktsiisivaba piirituse kulunormid“. 13. DOKUMENDI MUUDATUSTE REGISTER: vana uus Kuupäev Muudatuse Muudatuse sisu Ver- Peatükk, Ver- Peatükk, tegija nimi sioon alapunkt sioon alapunkt 9 10 02.02.2024 A.Lepikult Ajakohastatud kogu korda 11  28.02.2024 käskkirja nr 47 LISA 1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Luba nr: Piirituse kuluaruanne periood: osakond: Jääk perioodi Kogus ühe alguses Sissetulek toimingu kohta Toimingute Kasutatud Jääk perioodi lõpuks Kande nr (liitrites) (liitrites) ml arv Kasutamise otstarve kogus (liitrites) (liitrites) 1 2 3 4 5 6 7 8 0 0 0 0 kuupäev ees- ja perekonnanimi allkiri