Leping

LIFE projekti nr 101069566 / LIFE21-IPC-EE-LIFE-SIP AdaptEst Partnerlusleping /kuupäev vastavalt digiallkirjastamise kuupäevale/ Koordineeriv toetusesaaja Keskkonnaministeerium, keda esindab ministri 10.02.2023 käskkirja nr 68 alusel eelarve- ja strateegiaosakonna juhataja asekantsleri ülesannetes Andrus Pirso ja seotud toetusesaaja Eesti Geoloogiateenistus, keda esindab direktor Sirli Sipp Kulli, leppisid kokku alljärgnevas: 1. Lepingu objekt 1.1. Käesolev partnerlusleping (edaspidi leping) on sõlmitud seotud LIFE projektiga „Implementation of national climate change adaptation activities in Estonia”, lühend LIFE-SIP AdaptEst, number 101069566 (edaspidi projekt), mille toetuslepingu (Grant Agreement) allkirjastas Euroopa Kliima, Taristu ja Keskkonna Rakendusamet (edaspidi CINEA) 05.12.2022. 1.2. CINEA ja koordineeriva toetusesaaja poolt allkirjastatud toetusleping (ja selle võimalikud hilisemad muudatused koos lisadega), mille osadeks on üldsätted (Terms and Conditions) ja projektitaotlus, moodustavad käesoleva partnerluslepingu lahutamatu osa. Kui ei ole öeldud teisiti, on kõik üldsätete osad asjakohased ja kehtivad nii koordineeriva toetusesaaja kui ka seotud toetusesaaja puhul. 1.3. Toetuslepingu sätted on ülimuslikud seotud toetusesaaja ja koordineeriva toetusesaaja vahel sõlmitud kõigi muude lepingute ees, mis võivad mõjutada koordineeriva toetusesaaja ja CINEA vahel sõlmitud toetuslepingu täitmist. 2. Partnerluslepingu kestvus 2.1. Leping jõustub selle allkirjastamise hetkest ja lõpeb viis aastat pärast kuupäeva, millal koordineeriv toetusesaaja on seotud toetusesaajale lõppmakse üle kandnud. 2.2. Projekt kestab üheksa aastat ja kolm kuud (01.01.2023–01.03.2032) ja eeldatav lõppmakse ülekandmine toimub 2031. või 2032. aastal. 2.3. Käesoleva lepingu lõppemisel mistahes põhjusel kohaldatakse ka pärast lepingu lõppemist neid lepingu sätteid, mis oma olemuse tõttu sätestavad poolte õigusi ja kohustusi pärast lepingu lõppemist. Eelmises lauses sätestatu käib iseäranis sätete kohta, mis määravad pooltevaheliste vaidluste lahendamise, lepinguga ettenähtud projekti auditeerimise, kontrolli ja hindamise, projekti dokumentatsiooni säilitamise kohustuse ja lepingu sätete tõlgendamise viisi. 3. Koordineeriva toetusesaaja roll ja kohustused 3.1. Koordineeriv toetusesaaja jälgib, et projekt viiakse ellu vastavalt toetuslepingule. 3.2. Koordineeriv toetusesaaja koordineerib kõigi seotud toetusesaajate omavahelist koostööd ja loob oma toetuslepingust tulenevate kohustuste ulatuses kõik eeltingimused projekti tegevuste edukaks täitmiseks. Koordineeriv toetusesaaja osaleb ka ise tegevuste täitmisel vastavalt toetuslepingule. 3.3. Koordineeriv toetusesaaja on ainuke kontaktisik ja teabevahendaja seotud toetusesaaja ja CINEA vahel. Koordineeriv toetusesaaja esitab CINEA-le kõik toetuslepingus nõutud aruanded ja edastab seotud toetusesaajale koopia kõikidest CINEA-le saadetud projekti aruannetest ning info CINEA-lt nende kohta saadud tagasisidest. Koordineeriv toetusesaaja informeerib seotud toetusesaajat kõikidest projekti käekäiku mõjutada võivatest olulistest sündmustest ja asjaoludest, näiteks toetuslepingu muutmise taotlused. 3.4. Seotud toetusesaaja on andnud koordineerivale toetusesaajale toetuslepingule lisatud projektiga liitumise vormi (projektitaotluse lisa 3) alusel volituse tegutseda toetuslepingu ja selle võimalike hilisemate muudatuste allkirjastamisel tema nimel ja eest. 3.5. Allkirjastatud projektiga liitumise vormi alusel on koordineeriv toetusesaaja kõikide toetusesaajate nimel määratud toetusmaksete ainus vastuvõtja. Ta tagab, et kõik asjakohased maksed teistele toetusesaajatele tehakse põhjendamatu viivituseta vastavalt seotud toetusesaajate projektis osalemisele. 3.6. Koordineeriv toetusesaaja sõlmib kõigi seotud toetusesaajatega lepingud nende tehnilise ja rahalise osalemise kohta projektis. Need lepingud on täielikult kooskõlas CINEA-ga sõlmitud toetuslepinguga. 4. Seotud toetusesaaja roll ja kohustused 4.1. Seotud toetusesaaja on projektis määratletud organisatsioon, mis on võtnud asjaomaste vormide kaudu kohustuse projektis osaleda. Seotud toetusesaaja vastutab talle pandud ülesannete elluviimise eest, lähtudes toetuslepingus määratud tegevustest ja kohustustest ning eelarves kavandatud vahenditest, juhindudes kõiges toetuslepingus ja LIFE programmis üldisemalt sätestatud reeglitest ja juhistest. 4.2. Seotud toetusesaaja annab koordineerivale toetusesaajale toetuslepingule lisatud projektiga liitumise vormi alusel (projektitaotluse lisa 3) volituse tegutseda toetuslepingu ja selle võimalike hilisemate muudatuste allkirjastamisel tema nimel ja tema eest. 4.3. Seotud toetusesaaja nõustub CINEA-ga sõlmitud toetuslepingu kõigi sätetega. Seotud toetusesaaja mõistab, et allkirjastatud projektiga liitumise vormi alusel on üksnes koordineerival toetusesaajal õigus saada CINEA-lt rahalisi vahendeid ning jagada neid vastavalt seotud toetusesaaja osalemisele projektis. 4.4. Seotud toetusesaaja teeb kõik endast oleneva, et koordineeriv toetusesaaja saaks täita toetuslepinguga talle pandud kohustusi. Eelkõige esitab seotud toetusesaaja koordineerivale toetusesaajale kogu vajaliku dokumentatsiooni või teabe (tehniline ja finantsinformatsioon) vastavalt lepinguga sätestatule ja lisaks vajadusel võimalikult kiiresti pärast koordineerivalt toetusesaajalt sellekohase palve saamist. 4.5. Seotud toetusesaajal on kohustus projekti kaasrahastada vastavalt lepingu punktile 8.2 ja õigus saada CINEA rahalist toetust vastavalt partnerluslepingus sätestatud tingimustele. 4.6. Seotud toetusesaaja ei anna tehniliste ja finantsiliste arengute kohta aru otse CINEA-le, välja arvatud, kui CINEA selgesõnaliselt seda nõuab. 5. Koordineeriva toetusesaaja ja seotud toetusesaajate ühised kohustused 5.1. Koordineeriv toetusesaaja ja seotud toetusesaaja vastutavad üheskoos solidaarselt projekti elluviimise eest vastavalt toetuslepingu tingimustele. Nad vastutavad kõikide ühiste või individuaalsete kohustuste täitmise eest. 5.2. Koordineeriv toetusesaaja ja seotud toetusesaaja peavad jooksvat raamatupidamisarvestust kooskõlas toetuslepingu tingimuste, seaduste ja kehtivate määrustega, järgides head raamatupidamistava. Kulude ja tulude jälgitavuse huvides seatakse sisse analüütiline projektipõhine arvestussüsteem. Koordineeriv toetusesaaja ja seotud toetusesaajad säilitavad projekti kestel ja vähemalt viis aastat pärast lõppmakse laekumist kõik asjaomased alusdokumendid projekti kõigi kulude, laekumiste ja tulude kohta (näiteks pakkumise dokumendid, arved, ostutellimused, maksetõendid, palgalehed, tööajaarvestuse lehed ja muud kulude arvutamiseks ja esitamiseks kasutatud dokumendid). Dokumentatsioon peab olema selge, täpne ja asjakohane ning see esitatakse CINEA-le, kui viimane seda nõuab. Koordineeriv toetusesaaja säilitab koopiad kõigi seotud toetusesaaja kõigist alusdokumentidest, mis on projekti aruandluse käigus tekkinud. 5.3. Koordineeriv toetusesaaja ja seotud toetusesaajad tagavad, et kõikidel projektiga seotud lepingutel, tellimiskirjadel, aktidel, arvetel, kuludokumentidel ja muudel dokumentidel (üritustest osavõtjate nimekirjad, artiklid, kuulutused jms) oleks selge viide projektile (projekti lühend ja number). 5.4. Koordineeriv toetusesaaja ja seotud toetusesaaja tagavad CINEA toetusest teavitamise vastavalt toetuslepingus toodud reeglitele. 2 6. Tehnilised tegevusaruanded 6.1. Koordineeriv toetusesaaja esitab CINEA-le korrapäraselt projekti tegevusaruanded järgnevalt: I vahearuanne (interim report) 1. kvartal 2025; II vahearuanne (interim report) 1. kvartal 2027; lõpparuanne (final report) 1. kvartal 2032. 6.2. Seotud toetuse saaja esitab koordineerivale toetuse saajale oma tegevuste osas tegevusaruande eelnõu vähemalt üks kuu enne vahearuannete ja lõpparuande esitamise tähtaega ja lõpliku tegevusaruande vähemalt kaks nädalat enne vahearuannete ja lõpparuande esitamise tähtaega. 6.3. Ülevaate oma tegevuste kohta esitab seotud toetusesaaja koordineerivale toetusesaajale igal aastal kaks korda, 31. augustiks ja 31. jaanuariks, mis kajastavad vastavalt perioode 1. jaanuar kuni 30. juuni ja 1. juuli kuni 31. detsember. 6.4. Koordineeriv toetusesaaja võib seotud toetusesaajalt küsida tehnilisi tegevusaruandeid ka muul ajal, kui see on vajalik. 6.5. Seotud toetusesaaja esitab tegevusaruanded koordineerivale toetusesaajale inglise keeles vastavalt nende vahel kokku lepitud vormidel. Projekti tegevuse avalikustamise huvides tõlgib seotud toetusesaaja kokkuleppel koordineeriva toetusesaajaga avalikkusele olulised aruanded või nende osad eesti keelde. 6.6. Juhul, kui koordineeriv toetusesaaja leiab, et tegevusaruannetes esineb puudusi või need vajavad täiendamist, kohustub seotud toetusesaaja kõrvaldama puudused või esitama lisainformatsiooni hiljemalt viie tööpäeva jooksul. 7. Finantsaruanded 7.1. Koordineeriv toetusesaaja esitab CINEA-le koos projekti vahe- ja lõpparuannetega alati ka sama perioodi kajastava finantsaruande, mis sisaldab ka seotud toetusesaaja finantsandmeid. 7.2. Seotud toetuse saaja esitab koordineerivale toetuse saajale oma tegevuste osas finantsaruande vähemalt kolm nädalat enne punktis 7.1 nimetatud vahearuannete ja lõpparuande esitamise tähtaega. 7.3. Seotud toetusesaaja esitab oma finantsaruanded koordineerivale toetusesaajale neli korda aastas kogu projekti jooksul. Aruanded esitatakse 31. jaanuariks, 30. aprilliks, 31. augustiks ja 30. oktoobriks. Aruanded peavad kajastama kõiki projektiga seotud kulusid järgnevalt: jaanuari aruanne kajastab eelneva aasta oktoobri, novembri ja detsembri kulusid, aprilli aruanne jooksva aasta jaanuari, veebruari ja märtsi kulusid, augusti aruanne aprilli, mai ja juuni kulusid ning oktoobri aruanne juuli, augusti ja septembri kulusid. 7.4. Finantsaruanded tuleb esitada LIFE programmi nõuetele vastavate vormide kohaselt. Koordineeriv toetusesaaja edastab vormid koos täitmise juhendiga seotud toetusesaajale. Lisaks vormidele tuleb esitada kõikide alusdokumentide koopiad, maksekorraldused, palgatõendid, antud perioodi raamatupidamise kassapõhine väljavõte ja allkirjastatud tööajatabelid. 7.5. Kui see on vajalik, on koordineerival toetusesaajal õigus nõuda seotud toetusesaajalt kulude aruandeid ja alusdokumente ka sagedamini. 7.6. Vajadusel lepib koordineeriv toetusesaaja seotud toetusesaajaga enne aruannete esitamist kokku koosolekuaja aruannetes tekkida võivate probleemide ennetamiseks. 8. Prognoositav abikõlblike kulude maht ja seotud toetusesaaja rahaline panus projekti 8.1. Vastavalt projekti eelarvele viib seotud toetusesaaja projekti tegevusi ellu hinnangulises kogumahus 572 435,02 € (viissada seitsekümmend kaks tuhat nelisada kolmkümmend viis eurot ja kaks senti). 8.2. Seotud toetusesaaja panustab toetuslepingus ettenähtud tegevuste elluviimiseks omafinantseeringuna 12 444 € (kaksteist tuhat nelisada nelikümmend neli eurot) ja saab koordineerivalt toetusesaajalt maksimaalselt 216 530,01 € (kakssada kuusteist tuhat viissada kolmkümmend eurot ja üks sent) riigieelarvelistest vahenditest (edaspidi riigieelarvelised vahendid) ja 343 461,01 € (kolmsada nelikümmend kolm tuhat nelisada kuuskümmend üks eurot ja üks sent) LIFE programmi poolt projektile makstavast rahalisest toetusest (edaspidi välisabi). 3 8.3. Seotud toetusesaaja projekti elluviimise kulusid kontrollib koordineeriv toetusesaaja regulaarselt. Koordineeriva toetusesaaja nõusolekul (kes peab arvestust kõikide toetusesaajate projekti elluviimisega seotud kulude üle) võib käesolevas peatükis toodud summade jaotust ja suurust muuta juhul, kui muutused on kooskõlas toetuslepingu eelarvega. 8.4. Kui seotud toetusesaajal tekib vajadus omafinantseeringu katmiseks kasutada teiste organisatsioonide kaasrahastust, siis tuleb eelnevalt saada koordineeriva toetusesaaja nõusolek. Mitte mingil juhul ei tohi kaasrahastus pärineda Euroopa Liidu vahenditest. 9. Maksetingimused 9.1. Koordineeriv toetusesaaja teeb kõik maksed seotud toetusesaaja taotluse alusel järgmisele pangakontole: EE221010220027690221 (Eesti Geoloogiateenistus, konto haldaja: Rahandusministeerium, viitenumber: 2800045496). 9.2. Maksed tehakse aastapõhiselt. Seotud toetusesaaja esitab koordineerivale toetusesaajale igal aastal 30. novembriks prognoositava järgmise aasta välisabi ja riigieelarveliste vahendite vajaduse, välja arvatud 2023. aastal, kui vahendite vajadus esitatakse ja makse teostatakse pärast partnerluslepingu sõlmimist. Seotud toetusesaaja kohustub vahendite vajadust planeerima võimalikult täpselt ja lähtuma projektis toodud seotud toetusesaaja eelarvest. 9.3. Riigieelarveliste vahendite ja välisabi aastase makse suurus sõltub planeeritud vajadusest, aga ka LIFE programmi poolt tegelikult tehtud maksetest koordineerivale toetusesaajale. Seotud toetusesaaja kohustub olukorras, kus LIFE programmi poolt tehtav makse ei ole veel koordineerivale toetusesaajale laekunud, katma tegevuskulud omavahenditest, mis hiljem kompenseeritakse riigieelarveliste vahendite ja välisabi arvelt. 9.4. Jooksval aastal kasutamata jäänud riigieelarvelised vahendid ja välisabi jääb seotud toetusesaajale ning see loetakse järgnevaks aastaks planeeritud riigieelarveliste vahendite ja välisabi vajaduse osaks. 9.5. Tegelikest vajadustest lähtuvalt, aga ka juhul, kui LIFE programmi poolt tehtav makse laekub aasta keskel, võib koordineeriv toetusesaaja seotud toetusesaajale riigieelarvelised vahendid ja välisabi üle kanda ka rohkem kui üks kord aastas. 9.6. Lõppmakse aluseks on projekti lõpparuanne, mis esitatakse CINEA-le 2032. a esimeses kvartalis. Lõppmakse kantakse seotud toetusesaajale üle 30 päeva jooksul pärast selle laekumist koordineerivale toetusesaajale viimase poolt esitatud väljamaksetaotluse alusel. 9.7. Juhul, kui seotud toetusesaaja projekti tegevuskulud on suuremad kui toetuslepingus ettenähtud eelarves, tuleb ülekulu eelnevalt kooskõlastada koordineeriva toetusesaajaga. Ülekulu tuleb täies mahus katta seotud toetusesaaja poolt omavahenditest. 9.8. CINEA poolt mitteabikõlblikuks tunnistatud seotud toetusesaaja kulud jäävad seotud toetusesaaja kanda. Vastavalt eeltoodule on koordineerival toetusesaajal õigus vähendada proportsionaalselt seotud toetusesaajale ettenähtud riigieelarveliste vahendite ja välisabi lõppmakse osa. 9.9. Juhul, kui mittekõlblike kulude maht on lõppmaksest suurem, on koordineerival toetusesaajal õigus mitte maksta seotud toetusesaajale lõppmakset ja nõuda lõppmakset ületavas mitteabikõlblike kulude ulatuses tagasimakset. Seotud toetusesaaja kohustub tasuma tagasimakse 30 päeva jooksul pärast koordineeriva toetusesaaja poolt esitatud nõuet. 10. Sõltumatu finantsaudit ja sanktsioonide rakendamine 10.1. Iga vahearuande ja lõpparuandega kaasnevat finantsaruannet auditeerib sõltumatu audiitor, kes valitakse koordineeriva toetusesaaja poolt läbi viidud hanke tulemusena. Finantsaruanne hõlmab koordineeriva toetusesaaja ja kõikide seotud toetusesaajate finantsaruandeid. 10.2. Audiitor kontrollib kuluaruande vastavust LIFE programmi reeglitele, siseriiklikele õigusaktidele ja raamatupidamiseeskirjadele ning toetuslepingule. Audiitor kontrollib ka projekti rahastamisallikaid ning eelkõige seda, et kaasrahastamine ei pärineks Euroopa Liidu muudest rahastamisvahenditest. Teostatav töö peab olema kooskõlas CINEA-lt saadud suunistega ja esitatud sellega ettenähtud vormis. 4 10.3. Audiitorile tuleb tagada juurdepääs kõigile projekti kulude abikõlblikkuse tõestamiseks vajalikele dokumentidele (arved, palgalehed, ostutellimused, maksetõendid, tööajatabelid ja muud kulude arvutamiseks ja esitamiseks kasutatud dokumendid). 10.4. Auditi järelduste põhjal võtab CINEA tarvitusele kõik asjakohased meetmed, mida ta peab vajalikuks, sealhulgas ka osalise või täieliku sissenõudekorralduse väljastamine CINEA tehtud makse kohta. 10.5. CINEA või tema volitatud esindaja võib koordineerivat toetusesaajat või seotud toetusesaajat auditeerida igal ajal projekti rakendamise jooksul ja kuni viis aastat pärast lõppmakse laekumist. 10.6. Koordineeriv toetusesaaja ja seotud toetusesaajad osutavad CINEA-le või tema volitatud esindajatele asjakohast abi ja tagavad juurdepääsu kõigile projekti tehnilise ja finantsjuhtimisega seotud dokumentidele. 11. Partnerluslepingu ennetähtaegne lõpetamine Partnerlusleping loetakse ennetähtaegselt lõppenuks toetuslepingu üldsätete artiklites 32.1, 32.2 ja 32.3 kirjeldatud juhtudel ja tingimustel. 12. Vaidluste lahendamine 12.1. Kõik lepingu muudatused vormistatakse kirjalikult ja kirjutatakse alla koordineeriva ja seotud toetusesaaja poolt. 12.2. Lepingust tõusetuvad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel kuuluvad vaidlused lahendamisele Harju Maakohtus. 12.3. Leping on sõlmitud elektroonilises vormis ning allkirjastatud digitaalselt. Poolte rekvisiidid ja allkirjad Koordineeriv toetusesaaja: Seotud toetusesaaja: Keskkonnaministeerium Eesti Geoloogiateenistus Registrikood 70001231 Registrikood 77000387 Paldiski mnt 96 Kreutzwaldi 5 13522 Tallinn 44314 Rakvere (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Andrus Pirso Sirli Sipp Kulli Eelarve- ja strateegiaosakonna juhataja Direktor asekantsleri ülesannetes 5