Raamleping reisikorraldamisteenuste tellimiseks MKM-le ja ministeeriumi valitsemisala asutustele AS-ga Estrave

RAAMLEPING nr ERITINGIMUSED Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM), registrikood 70003158, Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas; Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet, registrikood 70003218, Endla 10a, Tallinn 10142; Eesti Geoloogiateenistus, registrikood 77000387, Lääne-Viru maakond, F.R. Kreutzwaldi tn 5, 44314; Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus, registrikood 77001613, Lõõtsa tn 8a, Tallinn 11415 mida esindab volikirjade alusel Majandus- ja Kommunikatsioonministeerium, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi tellija) ja Aktsiaselts Estravel, registrikood 10325720, asukoht Tallinn, Suur-Karja tn 15, 10140, mida esindab juhatuse liige Anne Samlik (edaspidi täitja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool, sõlmivad käesoleva raamlepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted ja üldtingimused 1.1. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega, kui konkreetsest lepingu sättest ei tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi. 1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 1.3. Lepingu eesmärk on määrata kindlaks tingimused, kuidas toimub reisikorraldusteenuse tellimine ja osutamine lepingu kehtivuse ajal. 1.4. Lepingus käsitletakse tellijatena hanketeates nimetatud ühishankijaid. 1.5. Iga preambulis nimetatud tellija (asutus) korraldab minikonkursi ja sõlmib hankelepingu iseseisvalt. 1.6. Lepingus ei fikseerita kõiki hankelepingu tingimusi ning täpsemad tingimused lepitakse kokku hankelepingus. 1.7. Hankelepingu sõlmimiseks loetakse tellimuse esitamist riigitöötaja iseteenindus- portaali (RTIP) kaudu ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 1.8. Leping ilma hankelepinguta ei kohusta tellijat täitjalt reisikorraldamiseteenuseid tellima. 1.9. Täitja peab tagama, et lepingu täitmisel osalevad vähemalt 2 eesti keelt valdavat IATA poolt akrediteeritud reisikonsultanti, kellel on CTC (Certified Travel Consultant) diplom või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus/diplom ning vähemalt 3 aastane töökogemus. 1.10. Täitja peab kogu lepinguperioodi vältel nõudlusest lähtuvalt tagama piisava arvu IATA CTC diplomiga reisikonsultante, et teenuse osutamine toimuks nõuetekohaselt ja tähtaegselt.  1.11. Täitja kohustub teenuse osutamise tingimustest informeerima oma töötajaid, kellele ta lepingu täitmisega seotud ülesande on pannud või koostööpartnereid, kes on kaasatud lepinguga ülesannete täitmisse. 1.12. Lepingu lisad Lepingu allakirjutamisel on lepingule lisatud: Lisa 1 Riigihanke alusdokumendid (leitavad riigihangete registris); Lisa 2 Tehniline kirjeldus Lisa 3 Hankelepingu projekt Lisa 4 Täitja pakkumus Lisa 5 Isikuandmete töötlemise register 2. Lepingu ese, alus ja tähtaeg 2.1. Lepingu esemeks on reisikorraldamisteenus (edaspidi teenus), mida täitja kohustub osutama vastavalt lepingus ja nimetatu Lisas 2 „Tehniline kirjeldus“ (edaspidi tehniline kirjeldus) ning täitja pakkumuses sätestatud tingimustele. 2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud avatud hankemenetlusega riigihanke „Reisikorraldamisteenuste tellimine Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile ja ministeeriumi valitsemisala asutustele” (viitenumber 254304) tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele ning täitja edukaks tunnistatud pakkumusele. Lepingu eesmärk on määrata kindlaks tingimused, kuidas toimub lepingu kehtivuse ajal hankelepingute sõlmimine tellija ning hankes edukaks tunnistatud täitjate vahel. 2.3. Leping sõlmitakse tähtajaga 24 kuud, mis hakkab kehtima arvates lepingu allkirjastamisest. 3. Lepingu täitmine, minikonkurss (tellimuse esitamine ja reisipakkumuse tegemine) 3.1. Iga tellija esitab tellimusi (nõuded tellimusele on toodud tehnilise kirjelduse punktis 1.13) vajaduspõhiselt. Hankelepingu sõlmimiseks korraldab iga tellija minikonkursi RTIP vahendusel, mille raames täitjad esitavad vastavalt minikonkursi tellimusele kirjalikud pakkumused e-kirja teel. 3.2. Tellija esitab minikonkursil tellimuse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis mõlemale raamlepingu sõlminud täitjale ning määrab pakkumuste esitamiseks vajadusel tähtaja. Juhul kui minikonkursil esitatud tellimuses ei ole tähtaega nimetatud, on pakkumuse esitamise tähtaeg kuni 3 (kolm) tundi. 3.3. Kiireloomuliste tellimuste puhul võib tellimuse esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, suuliselt või telefoni teel. Täitja teavitab tellijat tellimuse kättesaamisest viivitamatult. 3.4. Tellijal on õigus minikonkursi raames küsida pakkumuse kohta selgitusi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja paluda täitjal vajaduse korral pakkumust täiendada. 3.5. Tellimuses märgitakse reisiteenusega seotud olulised asjaolud ja tingimused kooskõlas tehnilise kirjeldusega. 3.6. Täitja esitab tellijalt saadud tellimuse alusel reisipakkumuse tavapärase tööaja piires (tööpäeviti so E-R kl 8-17 Eesti kohaliku aja järgi) 3 tunni jooksul arvates tellimuse esitamisest. 3.7. Juhul, kui tellimus esitati vähem kui 3 tundi enne tavapärase tööaja lõppu või puhkepäeval, siis esimesel juhul jätkub, teisel juhul algab reisipakkumuse esitamise tähtaja kulgemine järgmisel tööpäeval kell 8:00. 3.8. Täitja esitatud pakkumus peab vastama tehnilises kirjelduses sätestatule ja sisaldama vähemalt tehnilises kirjelduses märgitud infot. 3.9. Täitja esitab võimalusel tellimusele vähemalt 3 alternatiivset pakkumust, k.a juhul, kui tellija on tellimuses esitanud konkreetse soovi marsruudile ja/või lennukavale, märkides ära esitatud pakkumuste jõusoleku tähtaja. 3.10. Pakkuja pakutav/vahendatav teenuse hind ei tohi ületada teenusepakkuja või teenuse vahetu osutaja (transpordifirma, majutusasutuse, kindlustusandja, rendifirma jms) avalikult ligipääsetavas elektroonilises online müügi- või broneerimissüsteemis (nt kodulehel) soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava teenuse hinda, millele pakkuja lisab teenustasu. Teenustasu lisatakse pakkuja poolt reisiteenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki reisikorraldamisteenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid. Teenustasu % ei ole lubatud kajastada reisiteenuse maksumuse hulgas, st teenustasu % peab olema kajastatud eraldi reisiteenuse maksumusest. 3.11. Tellija hindab minikonkursi reisipakkumusi maksumuse alusel. Maksumuse arvestamisel võtab tellija arvesse kõiki teenusega seotud kulud. 3.12. Teenuse mittevastavuse korral minikonkursil tellija esitatud tellimuses toodud tingimustele peab täitja kõrvaldama tellija nõudmisel puudused või esitama uue, tellimuses toodud tingimustele vastava teenuse tellija näidatud tähtaja jooksul. 3.13. Täitja reisipakkumus peab olema jõus vähemalt 3 päeva pärast selle esitamist, välja arvatud juhul, kui pakkumuses on märge, et pakkumuse jõusolekuaeg on kolmest päevast lühem või pikem või kui pakkumuses on tingimus, et pakkumuse jõusolekuaega ei saa garanteerida. Kui tellija teeb ettepaneku uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud pakkumuse kohandamiseks, hakkab kolmepäevane jõusoleku tähtaeg kulgema uue või kohandatud reisipakkumuse esitamisest. 3.14. Tellija võib teha täitjale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele. 3.15. Tellija saadab parima pakkumuse esitanud täitjale tellimuse lõpliku kinnituse, mille alusel täitja kinnitab tellimusega seotud broneeringud. Raamlepingu partner, kellele tellija ei ole reisipakkumuse jõusoleku tähtaja lõpuks saatnud tellimuse kinnitust, loetakse teavitatuks asjaolust, et tellija sõlmis hankelepingu teise raamlepingu partneriga. 3.16. Kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 15 000 eurot, sõlmib tellija minikonkursi tulemusel soodsaima pakkumuse esitanud täitjaga kirjaliku hankelepingu. 3.17. Tellija ei pea sõlmima täitjaga kirjalikku hankelepingut, kui minikonkurss on korraldatud ühe või mitme konkreetselt määratletud reisi korraldamiseks ning hankelepingu maksumus käibemaksuta on alla 15 000 euro. Poole soovil sõlmitakse kirjalik hankeleping. 3.18. Juhul kui lepingu raames sõlmitakse hankeleping, mille eeldatav maksumus võrdub või ületab lihthanke piirmäära, korraldab tellija minikonkursi riigihangete registris. 3.19. Täitja kohustub tellijat koheselt teavitama võimalikest viivitustest teenuse osutamisel. Kui täitja õigus väljastata lennupileteid on peatatud, teavitab Täitja Tellijat viivitamatult rakendatavatest meetmetest, et tagada lepingu täitmine sh teenuse tellimise kiirkäsitlus. 3.20. Tellijal on õigus teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole raamlepingu partneriks), tehnilise kirjelduse punktis 3 toodud tingimustel. 3.21. Täitja osutab tasuta ööpäevaringset (24/7) reisiabi ja kliendituge järgmisel telefonil +372 6 266 266, e-post [email protected] 3.22. Juhul kui Tellija kasutab hankelepinguga tellitud teenuse eest tasumiseks ELi ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendeid, teavitab ta  Tellijat sellest tellimuse esitamisel. Täitja esitab pärast hankelepingu sõlmimist riigihangete registri lepingu töölehel „Alltöövõtjad“ iga hankelepingu täitmises osaleva alltöövõtja kohta, kellega on sõlmitud alltöövõtuleping maksumusega üle 50 000 euro käibemaksuta, järgmise info: alltöövõtja nimi ja registrikood, alltöövõtulepingu nimetus, kuupäev, number ja lepingu summa. 3.23. Juhul kui Tellija kasutab hankelepinguga tellitud teenuse eest tasumiseks taaste- ja vastupidavuskava vahendeid, teavitab ta sellest Täitjat tellimuse esitamisel. Täitja esitab pärast hankelepingu sõlmimist riigihangete registri lepingu töölehel „Alltöövõtjad“ kõigi hankelepingu täitmises osalenud alltöövõtjate kohta sõltumata alltöövõtulepingu maksumusest järgmise info: alltöövõtja nimi ja registrikood, alltöövõtulepingu nimetus, kuupäev, number ja lepingu summa. 4. Aruandlus 4.1. Täitja peab vastava nõude saamisel esitama tellijale aruande tellija poolt viidatud perioodil tema poolt tellitud teenuste kohta, näidates ära kõik erinevad kulud koos sihtkoha, reisijate, lennufirmade, reisi kuupäevade jm teabega. 4.2. Täitjal on kohustus esitada nõutud kirjalik aruanne tellija poolt nõutud detailsuse astmega viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul nimetatud nõude saamisest. 4.3. Täitja peab esitama aruande kõigile tellijatele vähemalt üks kord iga 12 kuu jooksul raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute (tellimused) ja raamlepingu lõppedes kogu raamlepingu kehtivusaja jooksul sõlmitud hankelepingute kohta. 5. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 5.1. Lepingu maksimaalne rahaline maht ehk lepingu alusel esitatavate tellimuste orienteeruv käibemaksuta kogumaksumus on kuni üks miljon eurot ja ajaline kehtivus 24 kuud. Tellijatel ei ole kohustust toodud maksumuste ulatuses teenust tellida. 5.2. Punktis 5.1. nimetatud eeldatav maksumus sisaldab kõiki teenusega seotud eeldatavaid kulusid. Lepingu tegelik maksumus selgub pärast lepinguperioodi kehtivuse lõppu, lepingu alusel sõlmitud hankelepingute ehk esitatud tellimuste maksumuste alusel. 5.3. Tellija tasub lepingu alusel reaalselt tellitud teenuse eest vastavalt täitja poolt riigihanke pakkumuses esitatud ning tellimuses kokkulepitud hindadele. 5.3.1.1. Teenuse osutamise maksimaalne teenustasu % iga ostetud reisiteenuse maksumusest on 0,001%. (vastavalt pakkumuses toodule). Teenustasu lisatakse täitja poolt vahendatava teenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki teenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid, sealhulgas kuid mitte ainult teenustasu, käsitlustasu, broneerimistasu, väljastamistasu vms. Teenustasu % ei ole lubatud kajastada reisiteenuse maksumuse hulgas, st teenustasu % peab olema kajastatud eraldi reisiteenuse maksumusest. 5.4. Täitja esitab tellijale arve pärast tellimuse täitmist iga tellimuse kohta eraldi. Teenuse eest esitatud arvel peavad kajastuma tellija dokumendiregistris registreeritud lepingu number, riigihanke viitenumber, tellimuse esitanud isiku nimi, reisi lähtekoht, sihtkoht, lennutranspordi korral ka vahemaandumise toimumise koht/kohad, majutuse kuupäevad, majutusasutuse nimi ja kindlustuse kehtivuse kuupäevad ning sõidukuupäevad. Teenuse liigid tuleb tuua välja koos hindadega sh täitja poolt teenuse sisseostu hind, lisatud teenustasu suurus, tellimuse maksumus kokku ilma käibemaksuta ja koos käibemaksuga. Arve tuleb saata ka tellimuse esitanud isiku e-posti aadressile. 6. Lepingu lõpetamine 6.1. Tellija võib lepingu igal ajal ette teatamata ühepoolselt lõpetada, kui: 6.1.1. täitja ei saa täita lepingus sätestatud kohustust väljastada lennupileteid vähemalt seitsme (7) järjestikuse päeva jooksul; 6.1.2. täitjal puuduvad nõuetele vastavad reisikonsultandid; 6.1.3. täitja suhtes on algatatud likvideerimis- või pankrotimenetlus, tema äritegevus on peatatud või kui ta on muus sellesarnases seisukorras asukohamaa õigusaktide kohaselt või täitja suhtes on algatatud sundlikvideerimine või sellesarnane menetlus täitja asukohamaa õigusaktide kohaselt, samuti kui täitja on oluliselt rikkunud lepingut. 6.2. Lepingu oluliseks rikkumiseks loetakse muu hulgas: 6.2.1. täitja poolt minikonkursi raames korduvalt pakkumuse esitamata jätmist, samuti korduvat punktis 3.6. nimetatud pakkumuse esitamise tähtaja rikkumist; 6.2.2. täitja on korduvalt (enam kui kolmel korral) keeldunud tellija kinnitatud reisipakkumuse (tellimuse) täitmisest; 6.2.3. tehnilises kirjelduses toodud nõuetele mittevastava pakkumuse korduvat esitamist; 6.2.4. teadlik valeandmete või valeinfo esitamine täitja poolt minikonkursi või teenuse osutamise käigus; 6.2.5. reisikonsultandi vahetamine ilma tellijat teavitamata. 7. Poolte volitatud esindajad 7.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel on: 7.1.1. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi esindaja on Viivi Rõõs, e-post [email protected], telefon 625 6331 7.1.2. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve esindaja on Merle Jürmann, e-post [email protected], telefon 667 2022; 7.1.3. Eesti Geoloogiateenistuse esindaja on Liina Sadam, e-post [email protected]. telefon 630 2333; 7.1.4. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse esindajad on: Katrina Kõivsaar, e-post [email protected], telefon 5850 1578 ja Elina Orumaa, e-post [email protected], telefon 508 8344. 7.2. Täitja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on Anu Aedmäe, telefon +372 5084147, e-post [email protected]. 8. Muud sätted 8.1. Täitja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt riigihangete registris. 8.2. Täitja on teadlik, et leping on avalik. 8.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Täitja /allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/  Raamlepingu lisa 2 Riigihanke alusdokument Tehniline kirjeldus 1. Reisikorraldusteenuse (edaspidi teenus) eesmärk on teenuse osutamine koos kõigi kaasnevate teenustega nii Eesti Vabariigis kui ka välisriigis. Teenuse osutamine toimub eesti keeles. Teenus sisaldab käesolevas kirjelduses nimetatud teenuseid, samuti infot pakutavate teenuste hindade jõusoleku tähtaja kohta: 1.1 nii Eesti kui välisriigi majutuse (sh kodumajutuse) broneerimine, vormistamine ja müügi vahendamine; 1.2 seminari- ja konverentsiruumide rendi koos lisateenustega (kohvipaus, tõlkekabiinid, esitlustehnika jm) vahendamine ja broneerimine väljaspool Eesti Vabariiki ja Eesti Vabariigis; 1.3 nii Eesti kui välisriigi lennupiletite1 (sh odavlennufirmade piletite) broneerimine, vormistamine, väljastamine ja müügi vahendamine; 1.4 nii Eesti kui välisriigi laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine, vormistamine ja müügi vahendamine; 1.5 nii Eesti kui välisriigi auto-, bussirendi või transfeeri broneerimine, vormistamine ja vahendamine; 1.6 lennupileti, laevapileti, rongipileti, bussipileti muutmine või tühistamine; 1.7 majutuse muutmine või tühistamine; 1.8 auto-, bussirendi või transfreeri broneeringu muutmine või tühistamine; 1.9 reisimisega seotud kindlustusteenuse vahendamine ja kindlustuspoliisi väljastamine (sh tervisekindlustus, reisitõrkekindlustus, pagasikindlustus, vajadusel covid-kaitsega, terrorismiohuga, looduskatastroofiga seotud kindlustus, aastane kindlustusleping) ja tellija igakülgne nõustamine reisikindlustuse kattest; 1.10 viisateenuse vahendamine, sh ka reisija teavitamine viisa vajalikkusest; 1.11 reisidokumentide kättetoimetamine esmajärjekorras e-posti teel, muud kättetoimetamise viisid vastavalt vajadusele kokkuleppel; 1.12 tellimuse kiirkäsitlus (vähem kui 24 tundi väljasõiduni); 1.13 tellimuses märgitakse reisiteenusega seotud olulised asjaolud ja tingimused, mh kuid mitte ainult: 1.13.1. reisijate arv; 1.13.2. reisijaklass, lennureiside puhul, kas pakkuda võib vaid otselende või aktsepteerib tellija ka jätkulende, jätkulendude puhul maksimaalne ümberistumiste arv; 1.13.3. teenuse sh erinevate teenuse komponentide (majutus, kindlustus jne) kriteeriumid; 1.13.4. soovitav saabumisaeg sihtpunkti ja tagasisõidu algusaeg; 1.13.5. nõuded majutusasutusele (eelkõige asukoht; kaugus ürituse toimumise kohast; reiting (tärnide arv); toitlustus (hommikusöök hinnas); inimeste arv toas jms tingimused; 1.13.6. pagasiveo vajadus (käsipagas, registreeritud pagas, lisapagas); 1.13.7. vajadusel tähtaeg, millest hilisemaid reisipakkumusi vastu ei võeta; 1.13.8. teave finantseerimise allika kohta kui finantseerimise allikaks on EL ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendid või taaste- ja vastupidavuskava vahendid. 1.14. tasuta ööpäevaringne eestikeelne klienditugi tagamaks reisitõrgete (nt lennule mittejõudmine, lennu ärajäämine, ootamatu jätkulennu ja majutuse broneerimise vajadus vms) lahendamise. 1 Ca 99% on sihtkohta reisimisel kasutusel transpordivahendina lennuk Tasuta ööpäevaringne eestikeelne klienditugi (24 tundi 7 päeva nädalas, sh puhkepäevad ja riiklikud pühad), mh telefoni teel ühenduse võtmise võimalusega ja klienditeenindaja operatiivse ligipääsuga vajalikule broneerimissüsteemile (olemasoleva broneeringu muutmiseks või tühistamiseks või uue broneerigu tegemiseks). Pakkuja esitab pakkumuses vabas vormis kirjelduse 24-tunni klienditoe süsteemi kohta. Kirjeldus peab eelkõige sisaldama ülevaadet klienditoe süsteemi funktsionaalsusest, infot klienditeenindajate arvu (päeval/öösel) kohta, samuti teavet elektroonsete teavitusvõimaluste kohta ( vt p 1.15). 1.15. Pakkuja poolt on tagatud2 operatiivne elektrooniline teavitus (e-mail, telefoni sõnum, mobiilirakendus) lennupiletil märgitud lendude tühistamise või lennuplaani muudatuste kohta. 1.16. Pakkujal peab lepinguperioodil olema pidev lennupiletite väljastamise õigus, mille tagab nt IATA sertifikaat. 1.16.1. Pakkuja esitab pakkumuses ülevaate, kuidas on lepinguperioodil tagatud pidev lennupiletite väljastamise õigus. Kui pakkuja tagab lennupiletite väljastamise õiguse IATA sertifikaadiga, siis ta esitab IATA akrediteeritud piletimüügiagendi staatust tõendava sertifikaadi numbri ja lingi, mis võimaldab kontrollida sertifikaadi olemasolu. 1.16.2 Hankija võib raamlepingu ennetähtaegselt lõpetada, kui pakkujal puudub õigus lennupileteid väljastada vähemalt seitsme (7) järjestikkuse päeva jooksul ning pakkuja ei rakenda alternatiivseid meetmeid lennupiletite jätkuvaks väljastamiseks. 1.17 Pakkujal peab olema veebipõhise broneerimissüsteemi kasutusõigus. Broneerimissüsteem peab olema eesti- või ingliskeelne. Ülevaate broneerimissüsteemist esitab pakkuja oma pakkumuse koosseisus. 1.18. Pakkuja peab omama veebipõhist aruandlussüsteemi (aruandlus osutatud teenuste kohta hankijate lõikes) või ta omab selle kasutamise õigust. Aruandlussüsteem peab andma ülevaate iga hankija poolt tellitud reisiteenuse ning selle maksumuse kohta reisijate, lennufirmade, sihtkohtade ja teenuste lõikes. Pakkuja esitab ülevaate vastavalt hankijate vajadusele, aga vähemalt üks kord kalendriaasta jooksul ja ka raamlepingu kogu kehtivusaja kohta. Pakkuja peab esitama tellija nõutud andmed hiljemalt 3 tööpäeva jooksul arvates sellekohase nõude saamisest. Andmeid kasutatakse muuhulgas riigihangete seadusest tuleneva aruandluse esitamiseks. Pakkuja peab esitama raamlepingu lõppedes igale hankijale andmed raamlepingu täitmise kohta. Ülevaate aruandlussüsteemist esitab pakkuja oma pakkumuse koosseisus. 1.19. Hankijad jätavad endale õiguse teenuste kordamiseks samadel tingimustel (RHS § 49 lõige 5). 1.20. Hankijad ei kasuta arveldamises ettemaksu. 1.21. Pakkuja peab tagama, et lepingu täitmisel osalevad vähemalt 2 eesti keelt valdavat IATA poolt akrediteeritud reisikonsultanti, kellel on CTC (Certified Travel Consultant) diplom või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus/diplom ning vähemalt 3 aastane töökogemus. Pakkuja esitab pakkumuses nimetatud reisikonsultantide CV-d ja CTC diplomi või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus/diplomi koopia. 1.22. Juhul kui pakkuja asendab põhjendatud vajadusel (haigus, puhkus, töölt lahkumine vms) punktis 1.21. nimetatud reisikonsultandi teise samadele nõuetele vastava reisikonsultandiga, peab pakkuja seejuures tagama, et asendaja on tellija töös olevate tellimustega jms asjakohaste detailidega eelnevalt kurssi viidud ja tellijat on asendusest teavitatud esimesel võimalusel. 1.23. Juhul, kui pakkuja asukohariigi õigusaktide kohaselt on pakkujal nõutav tagatis reisikorraldamisteenuste osutamiseks, esitab pakkuja vastava teabe koos pakkumusega. 2. Nõuded teenuse osutamisele 2.1. Pakkuja: 2 Eeldusel, et tellija on pakkujale esitanud oma kontaktandmed (e-post ja/või telefoni number) 2.1.1 arvestab tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete vajaduste, eelistuste, turvalisuse, ajaressursi ning rahaliste võimalustega, pakkudes alati optimaalsemat reisikorraldusteenust; 2.1.2. tagab parima hinna ja kvaliteedi; 2.1.3. on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud. 2.2. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuste valiku, esitades võimalusel tellimusele vähemalt kolm pakkumust (vajadusel ka reisikindlustusele) k.a juhul, kui tellija on tellimuses esitanud konkreetse soovi marsruudile ja/või lennukavale. 2.3. Pakkuja pakutav/vahendatav teenuse hind ei tohi ületada teenusepakkuja või teenuse vahetu osutaja (transpordifirma, majutusasutuse, kindlustusandja, rendifirma jms) avalikult ligipääsetavas elektroonilises online müügi- või broneerimissüsteemis (nt kodulehel) soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava teenuse hinda, millele pakkuja lisab teenustasu. Teenustasu lisatakse pakkuja poolt reisiteenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki reisikorraldamisteenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid. Teenustasu % ei ole lubatud kajastada reisiteenuse maksumuse hulgas, teenustasu % peab olema kajastatud eraldi reisiteenuse maksumusest. Näiteks pakkuja pakutav reisipileti või majutuse hind ei tohi ületada avalikult ligipääsetavas elektroonilises online müügi- või broneerimissüsteemis soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks kättesaadava reisipileti või konkreetses majutusasutuses ööbimise hinda ja sellele hinnale lisab pakkuja teenustasu %, mis on kajastatud eraldi reisiteenuse maksumusest. 2.4. Pakkuja peab tagama reisikonsultantidega suhtluse eesti keeles ning tasuta konsultatsiooni reisiplaani koostamisel. 2.5. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuse esitamise konkreetse reisi marsruudi, aja ja hinna kohta 3 tunni jooksul tellimuse saamisest arvates tavapärase tööaja (tööpäeviti kella 8:00 kuni 17:00 Eesti kohaliku aja järgi) piires. Juhul, kui pakkumuste küsimine leiab aset vähem kui 3 tundi enne tavapärase tööaja lõppu, siis jätkub aja arvestus järgmisel tööpäeval kella 8:00-st alates. Pakkumuste küsimisel on tellijal õigus näidata ära aeg, millest hilisemaid pakkumusi arvesse ei võeta. 2.6. Juhul, kui teenuse osutaja nõuab krediitkaardi kasutamist, peab pakkuja teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi teenuse osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel lisatagatisena töötaja krediitkaarti, kuna hanke eesmärgiks on saada pakkujalt täisteenust. 2.7. Tellijal on õigus broneerida ja tasuda sõidu ja/või majutuse eest ise, järgides punktis 3 toodud tingimusi. 2.8. Teenuse tellimise võib tellija nimel teha kas tellija iga töötaja või tellija poolt aktsepteeritud isik kooskõlas tellija sisemise töökorralduse reeglitega. 2.8.1. Teenuse tellimus edastatakse riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) kaudu. Pakkumus laekub töötaja e-posti aadressile; 2.8.2. Kiireloomulise tellimuse (punkt 1.12) võib esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, e- postiga või telefoni teel. Teenuse pakkuja teavitab tellijat tellimuse kättesaamisest viivitamatult ja esitab pakkumuse hiljemalt 2 tunni jooksul töötaja e-posti aadressile. 2.9. Lepingu täitmisel tellijale esitatav pakkumus peab sisaldama vähemalt järgmist infot: 2.9.1. Pakkuja nimi ja kontaktandmed, sh konkreetse pakkumuse koostanud isiku nimi, telefoninumber ja e-posti aadress, pakkumuse koostamise kuupäev ja kellaaeg; 2.9.2. iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.9.2.1.lennupileti maksumus nii economy kui ka flex lennuklass (sh eraldi tuua välja pileti hind, maksud, lõivud, lisatasud, teenustasud) ja vajadusel pagasi- ja muud tingimused, variandid nii otselennu kui ka ümberistumiste kohta, sh missuguse tähtaja jooksul antud hind kehtib; 2.9.2.2. väljalennu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.9.2.3. väljalennu lähtekoht (lennujaam) – sihtkoht (lennujaam), lennufirma; 2.9.2.4. vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t)el; 2.9.2.5. kas tegemist on tehtud broneeringuga või pakkumisega; 2.9.2.6. lennupileti broneeringu kehtivusaeg; 2.9.2.7. lennupileti tühistamise ja muutmise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.9.2.8. reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu. 2.10. iga pakutava laeva-, rongi- ja/või bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.10.1. pileti maksumus; 2.10.2. väljasõidu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.10.3. väljasõidu lähtekoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress) – sihtkoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress); 2.10.4. reisijaklass; 2.10.5. pileti muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.10.6. reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu. 2.11. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.11.1. majutusasutuse nimi, tärnide arv, aadress, veebiaadress aktiivse lingina; 2.11.2. maksumus, sh tellija kohalike maksude tasumise kohustus: nt kas kohalik linnamaks (city tax) on hinnas sees või tuleb tasuda kohapeal, samuti missuguse tähtaja jooksul saab majutust tasuta tühistada; 2.11.3. majutusasutuse kaugus ürituse toimumiskohast, kui see on tellimuses nimetatud; pakkujale teadaolev lisa- ja taustainfo majutusasutuse kvaliteedi kohta; 2.11.4. majutusteenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.11.5. toitlustustingimused (eelkõige kas hommikusöök on hinna sees); 2.12. iga pakutava reisikindlustuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt maksumus ja kindlustustingimused Juhul, kui tellitakse ka terrorismi, covid-kaitse ja looduskatastroofi kindlustus, tuleb selle hind eraldi välja tuua. 2.13. iga pakutava seminari- ja konverentsiruumide rendi teenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.13.1. ruumirendi maksumus; 2.13.2. teenust pakkuva asutuse nimi, aadress ja veebiaadress aktiivse lingina; 2.13.3. saadaolevate lisateenuste (toitlustus, esitlustehnika, tõlkekabiinid jne) nimekiri või viide sellele koos hinnainfoga; 2.13.4. teenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.13.5. pakkujale teadaolev lisa- ja taustainfo teenust pakkuva asutuse kvaliteedi kohta. 2.14. tellimusega seotud kirjavahetus peab olema ühes e-kirjas. Telefoni teel tehtud muudatused kinnitab teenuse osutaja üle e-kirjaga ja lisab muudatused tellimuse ülevaatesse, mille tellija kinnitab enne arve esitamist omapoolse e-kirjaga; 2.15. Täitja peab kontrollima reisidokumentide üleandmisel reisija nime, kuupäeva, reisikirjelduse ja muude oluliste andmete õigsust. 2.16. Tellija võib teha pakkujale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele. 2.17. Täitja peab lubama tellijal kontrollida teenuse osutamise käiku ja esitama tellija nõudmisel teenuse teostamise kohta informatsiooni (aruande) või kirjalikke ja suulisi. 2.18. Juhul, kui tellija esitatud tellimusele pakkujad ei esitanud reisipakkumust või esitatud pakkumused ei vastanud tellimuses esitatud tingimustele, on tellijal õigus esitada tellimus vabalt valitud raamlepingu välisele teenuse osutajale järgides punktis 3 toodud tingimusi. 3. Raamlepingu väliste pakkujate teenuste kasutamise õigus. 3.1. Riigihangete seaduse eesmärk on tagada parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenus, kasutades ära pakkujate rohkust reisiteenuste turul ja tagades konkurentsi, mistõttu jätab tellija endale õiguse teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole raamlepingu partneriks) punktides 3.1.1.- 3.1.3. nimetatud juhtudel: 3.1.1. kui esitatud pakkumus on kõrgema hinnaga vastava reisiteenuse turult tellijale avalikult kättesaadavast hinnast, tingimusel, et tellija on selle info raamlepingu partnerile teatavaks teinud, kuid raamlepingu partner ei ole mõistliku tähtaja jooksul esitanud turutingimustele vastavat soodsamat pakkumust; 3.1.2.kui raamlepingu partner ei esita reisipakkumust või esitatud reisipakkumus ei vasta tellimuses esitatud tingimustele, või ei esita uut reisipakkumust või ei kohanda esitatud reisipakkumust tellija esitatud tingimustele tellija antud mõistliku tähtaja jooksul; 3.1.3. kui piletid, majutuse vms on tellijale broneerinud vastuvõtja või ürituse korraldaja (nt koolituse korraldaja kõigile koolitusest osavõtjatele, välisriigi vastuvõtva asutuse või Eesti Vabariigi välisesinduste korraldatud majutus)  Raamlepingu lisa 3 REISIKORRALDAMISTEENUSTE HANKELEPING nr ………………, registrikood ………………, asukoht ………………., keda ……….. alusel esindab ……………… (edaspidi tellija) ja Aktsiaselts Estravel registrikood 10325720, aadress Tallinn, Suur-Karja tn 15, 10140 keda ………… alusel esindab……………. (edaspidi täitja), keda nimetatakse edaspidi käesolevas hankelepingus koos pool ja pooled, sõlmivad hankelepingu reisikorraldamisteenuste tellimiseks alljärgnevalt 1. ÜLDSÄTTED 1.1. Hankelepingule kohaldatakse riigihanke nr dokumente ja poolte vahel sõlmitud raamlepingu nr ……………….. tingimusi. 2. HANKELEPINGU ESE Hankelepingu esemeks on täitja poolt tellijale pakutavad ja vahendatavad teenused raamlepingus ja hankelepingus toodud tingimustel ja korras. Hankelepingu esemeks on ………………………………. 3. ARVETE ESITAMINE JA TASUMINE 3.1. Täitja esitab arve kooskõlas raamlepingu eritingimuste punktiga 5. 4. TELLIJA JA TÄITJA VOLITATUD ESINDAJAD 4.1. Tellija esindaja hankelepingu täitmisel on: ………………………. 4.2. Täitja esindaja hankelepingu täitmisel on ............, tel.........., e-post .......... Tellija Täitja  Raamlepingu lisa 5 Isikuandmete töötlemise register Volitatud töötleja Vastutav töötleja Andmekaitse eest Andmekaitse eest vastutav Nimi ja kontaktandmed Volitatud töötleja esindaja Nimi ja kontaktandmed Vastutava töötleja esindaja vastutav isik isik Nimi Nimi Nimi Nimi Nimi Nimi Aadress Aadress Aadress Aadress Aadress Aadress E-post E-post E-post E-post E-post E-post Telefon Telefon Telefon Telefon Telefon Telefon Isikuandmete töötlemise toimingute registreerimine Kolmanda riigi või rahvusvahelise Asjakohaste kaitsemeetmete kohta Vastutava töötleja nimel tehtava töötlemise organisatsiooni nimi kui Tehniliste ja korralduslike koostatud dokumendid kui andmeid kategooriad (isikuandmete töötlemiseks isikuandmeid edastatakse (organisatoorsete) turvameetmete üldine edastatakse kolmandale riigile või tehtavad toimingud) kolmandale riigile või kirjeldus (kuidas on isikuandmed kaitstud) rahvusvahelisele organisatsioonile rahvusvahelisele organisatsioonile