Kiri

Transpordiamet [email protected] Meie 19.07.2022 nr 1.12-14/2022/4697-1 Reisikorraldamisteenuse tellimiseks ühishanke korraldamine Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium korraldab hanke reisikorraldamisteenuse tellimiseks 24 kuuks avatud hankemenetlusena. RHS § 43 lõike 1 alusel võivad hankijad korraldada riigihanke ühiselt, volitades ühte hankijatest riigihanget korraldama. Tulenevalt eeltoodust teeme Teile ettepaneku ühishankes osalemiseks. Osalemise soovist palume ministeeriumi informeerida hiljemalt 29.07.2022 ja saata digitaalselt allkirjastatud volikiri (näidis lisatud) aadressil [email protected]. Saadame tutvumiseks hanke alusdokumendi „Tehniline kirjeldus“ projekti. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Timo Tatar Energeetika ja maavarade asekantsler kantsleri ülesannetes Lisad: Lisa 1 - volikirja näidis Lisa 2 - hanke alusdokumendi „Tehniline kirjeldus“ projekt Lisaadressaadid: Riigi Infosüsteemi Amet Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet Eesti Geoloogiateenistus Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus Riina Aasa 625 6458 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 / [email protected] / www.mkm.ee Registrikood 70003158  Lisa 1 Volikiri Kooskõlas riigihangete seaduse § 43 lõigetega 1 ja 2 volitan Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi: - korraldama reisikorraldamisteenuste tellimiseks riigihanget; - korraldama reisikorraldamisteenuste riigihanke menetlusega seotud toiminguid; - sõlmima XXXXX ameti nimel reisikorraldamisteenuste raamlepingu. Nimetatud riigihanke raames on volituse andja esindajaks …………(ametikoht, isiku nimi ja kontaktandmed). Reisikorraldamisteenuste eeldatav maksumus 2022 oktoober kuni 2023 september on ….. eurot ja 2023 oktoober kuni 2024 september on ……….. Volikiri on antud edasivolitamise õiguseta ja kehtib kuni ülesande täitmiseni.  Lisa 2 Riigihanke alusdokument Tehniline kirjeldus (projekt) 1. Teenuse osutamine toimub eesti keeles. Teenus sisaldab käesolevas kirjelduses ja raamlepingu projektis kirjeldatud teenuseid, samuti infot pakutavate teenuste hindade jõusoleku tähtaja kohta: 1.1 nii Eesti kui välisriigi majutuse broneerimine, vormistamine ja müügi vahendamine; 1.2 nii Eesti kui välisriigi lennupiletite1 (sh odavlennufirmade piletite) broneerimine, vormistamine, väljastamine ja müügi vahendamine; 1.3 nii Eesti kui välisriigi laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine, vormistamine ja müügi vahendamine; 1.4 nii Eesti kui välisriigi auto-, bussirendi või transfeeri broneerimine, vormistamine ja vahendamine; 1.5 lennupileti, laevapileti, rongipileti, bussipileti muutmine või tühistamine; 1.6 majutuse muutmine või tühistamine; 1.7 auto-, bussirendi või transfreeri broneeringu muutmine või tühistamine; 1.8 reisimisega seotud kindlustusteenuse vahendamine ja kindlustuspoliisi väljastamine (sh tervisekindlustus, reisitõrkekindlustus, pagasikindlustus, vajadusel terrorismiohuga seotud kindlustus ja vajadusel aastane kindlustusleping); 1.9 viisateenuse vahendamine; 1.10 reisidokumentide kättetoimetamine 1.11 tellimuse kiirkäsitlus (vähem kui 24 tundi väljasõiduni); 1.12 tasuta ööpäevaringne eestikeelne klienditugi (24 tundi 7 päeva nädalas, sh puhkepäevad ja riiklikud pühad), mh telefoni teel ühenduse võtmise võimalusega ja klienditeenindaja operatiivse ligipääsuga vajalikule broneerimissüsteemile (olemasoleva broneeringu muutmiseks või tühistamiseks või uue broneerigu tegemiseks). Pakkuja esitab pakkumuses vabas vormis kirjelduse 24-tunni klienditoe süsteemi kohta. Kirjeldus peab eelkõige sisaldama ülevaadet klienditoe süsteemi funktsionaalsusest, infot klienditeenindajate arvu (päeval/öösel) kohta, samuti teavet elektroonsete teavitusvõimaluste kohta ( vt p 1.13). 1.13. Pakkuja poolt on tagatud2 operatiivne elektrooniline teavitus (e-mail, telefoni sõnum, mobiilirakendus) lennupiletil märgitud lendude tühistamise või lennuplaani muudatuste kohta. 1.14. Pakkujal peab lepinguperioodil olema pidev lennupiletite väljastamise õigus, mille tagab nt IATA sertifikaat. 1.14.1. Pakkuja esitab pakkumuses ülevaate, kuidas on lepinguperioodil tagatud pidev lennupiletite väljastamise õigus. 1.14.2 Hankija võib raamlepingu ennetähtaegselt lõpetada, kui pakkujal puudub õigus lennupileteid väljastada vähemalt seitsme (7) järjestikkuse päeva jooksul ning pakkuja ei rakenda alternatiivseid meetmeid lennupiletite jätkuvaks väljastamiseks. 1.15 Pakkujal peab olema veebipõhise broneerimissüsteemi kasutusõigus. Broneerimissüsteem peab olema eesti- või ingliskeelne. Ülevaate broneerimissüsteemist esitab pakkuja oma pakkumuse koosseisus. 1.16. Pakkuja peab omama veebipõhist aruandlussüsteemi (aruandlus osutatud teenuste kohta hankijate lõikes) või ta omab selle kasutamise õigust. Aruandlussüsteem peab andma ülevaate iga hankija poolt tellitud reisiteenuse ning selle maksumuse kohta reisijate, lennufirmade, 1 Ca 99% on sihtkohta reisimisel kasutusel transpordivahendina lennuk 2 Eeldusel, et tellija on pakkujale esitanud oma kontaktandmed (e-post ja/või telefoni number) sihtkohtade ja teenuste lõikes. Pakkuja esitab ülevaate vastavalt hankijate vajadusele, aga vähemalt üks kord kalendriaasta jooksul ja ka raamlepingu kogu kehtivusaja kohta. Andmeid tuleb säilitada raamlepingu kehtivusaja kohta. Pakkuja peab esitama raamlepingu lõppedes igale hankijale andmed raamlepingu täitmise kohta. Ülevaate aruandlussüsteemist esitab pakkuja oma pakkumuse koosseisus. 1.17. Hangitavate teenuste summaarne maht 2019. aastal kõikide hankijate peale kokku oli üle 1.2 miljoni euro. 1.18. Hankijad jätavad endale õiguse teenuste kordamiseks samadel tingimustel (RHS § 49 lõikega 5). 1.19. Hankijad ei kasuta arveldamises ettemaksu. 1.20. Pakkuja peab tagama, et lepingu täitmisel osalevad vähemalt 2 eesti keelt valdavat IATA poolt akrediteeritud reisikonsultanti, kellel on CTC (Certified Travel Consultant) diplom või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus/diplom ning vähemalt 3 aastane töökogemus. Pakkuja esitab pakkumuses nimetatud reisikonsultantide CV-d ja CTC diplomi või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus/diplomi koopia. 2. Üldised nõuded. 2.1. Pakkuja: 2.1.1 arvestab tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete vajaduste, eelistuste, turvalisuse, ajaressursi ning rahaliste võimalustega, pakkudes alati optimaalsemat reisikorraldusteenust; 2.1.2. tagab parima hinna ja kvaliteedi; 2.1.3. on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud. 2.2. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuste valiku, esitades võimalusel tellimusele vähemalt kolm pakkumust (vajadusel ka reisikindlustusele) k.a juhul, kui tellija on tellimuses esitanud konkreetse soovi marsruudile ja/või lennukavale. 2.3. Pakkuja pakutav/vahendatav teenuse hind ei tohi ületada avalikult ligipääsetavas elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis pakutavat teenuse hinda enam kui on pakkuja vahendustasu, mille ta on oma pakkumuses esitanud. Näiteks pakkuja pakutav reisipileti või majutuse hind ei tohi ületada avalikult ligipääsetavas elektroonilises online- müügi- või broneerimissüsteemis soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks kättesaadava reisipileti või konkreetses majutusasutuses ööbimise hinda enam, kui on pakkuja vahendustasu, mille ta on oma pakkumuses esitanud. Teisisõnu, pakkuja pakutav hind võib seega olla kõrgem pakkumuse kehtivuse perioodil internetikeskkondades vabalt pakutavast hinnast (st võrreldes sama rongi-, laevasõidu või lennu, samade kellaaegade ning sama marsruudi ja sihtkohaga) mitte enam, kui on tema poolt pakkumuses küsitud vahendustasu. 2.4. Pakkuja peab tagama reisikonsultantidega suhtluse eesti keeles ning konsultatsiooni reisiplaani koostamisel. 2.5. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuse esitamise konkreetse reisi marsruudi, aja ja hinna kohta 3 tunni jooksul tellimuse saamisest arvates tavapärase tööaja (tööpäeviti kella 8:00 kuni 17:00 Eesti kohaliku aja järgi) piires. Juhul, kui pakkumuste küsimine leiab aset vähem kui 3 tundi enne tavapärase tööaja lõppu, siis jätkub aja arvestus järgmisel tööpäeval kella 8:00-st alates. Pakkumuste küsimisel on tellijal õigus näidata ära aeg, millest hilisemaid pakkumusi arvesse ei võeta. 2.6. Juhul, kui teenuse osutaja nõuab krediitkaardi kasutamist, peab pakkuja teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi teenuse osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel lisatagatisena töötaja krediitkaarti, kuna hanke eesmärgiks on saada pakkujalt täisteenust. 2.7. Majutusteenuse tellimisel on tellijale lähteorientiiriks kõigile vabalt kättesaadavad veebipõhises avalikes online-müügi- ja broneerimiskeskkondades avaldatud hinnad, asukohad ja muud majutusasutuse valikukriteeriumid. Lähtudes nimetatud valikukriteeriumitest nii hinna kui sobilike tingimuste osas, on tellijal õigus teha pakkujale ettepanekuid sobiva majutusvõimaluse/reisipileti otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Juhul, kui tellija ei nõustu pakkuja pakutava majutusasutuse/reisipiletiga selle hinna-, majutusasutuse asukoha- jm vajalikest kriteeriumitest lähtuvalt, on tellijal õigus kas ise pakkuda välja majutusasutus/reisipilet, mis neid kriteeriume täidab, ning küsida pakkujalt samaväärse pakkumuse esitamist või broneerida majutus/reisipilet ise. 2.8. Lepingu täitmisel tellijale esitatav pakkumus peab sisaldama vähemalt järgmist infot: 2.8.1. iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.8.1.1. lennupileti maksumus nii economy kui ka flex lennuklass (vajadusel pagasi- või muud tingimused) kohta, variandid nii otselennu kui ka ümberistumiste kohta, sh missuguse tähtaja jooksul antud hind kehtib; 2.8.1.2.väljalennu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.8.1.3. väljalennu lähtekoht (lennujaam) – sihtkoht (lennujaam), lennufirma; 2.8.1.4. vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t)el. 2.8.2. iga pakutava laeva-, rongi- ja/või bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.8.2.1. pileti maksumus; 2.8.2.2. väljasõidu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.8.2.3. väljasõidu lähtekoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress) – sihtkoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress); 2.8.2.4. reisijaklass. 2.8.3. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.8.3.1. majutusasutuse nimi, aadress, veebiaadress; 2.8.3.2. maksumus, sh tellija kohalike maksude tasumise kohustus: nt kas kohalik linnamaks (city tax) on hinnas sees või tuleb tasuda kohapeal, samuti missuguse tähtaja jooksul saab majutust tasuta tühistada; 2.8.3.3. toitlustustingimused (eelkõige kas hommikusöök on hinna sees); 2.8.4 kindlustuse maksumus (reisitõrke-, tervise-, vajadusel pagasikindlustus). Juhul, kui tellitakse ka terrorismi ja looduskatastroofi kindlustus, tuleb selle hind eraldi välja tuua. 2.9.Tellija võib teha pakkujale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele. 2.10. Juhul, kui tellija esitatud tellimusele pakkujad ei esitanud reisipakkumust või esitatud pakkumused ei vastanud tellimuses esitatud tingimustele, on tellijal õigus esitada tellimus vabalt valitud raamlepingu välisele teenuse osutajale. 3. Raamlepingu väliste pakkujate teenuste kasutamise õigus. 3.1 Hankijal on õigus osta reisiteenuseid raamlepingu välistelt teenuseosutajatelt kooskõlas raamlepingus toodud reeglitega.