Hankeleping

HINNAPAKKUMINE Pakkuja nimi: OÜ Celsius Healthcare Hanke nimetus: 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents Toimumisaeg: 04.-05. detsember 2025 (03.12.25 e evalmistus) Eeldatav osalejate arv: 850 inimest Hanke teostamiseks pakutav hanke maksumus on järgmine: Maksumus Kogumaksumus käibemaksuta Käibemaks käibemaksuga Teenuste kirjeldus (eur) (eur) (eur) Projektijuhtimine 3 500,00 840,00 4 340,00 Assisteerivad tööd 1 900,00 456,00 2 356,00 Koolituskalendris ürituse kajastamine ja registreerimine 2 502,00 600,48 3 102,48 Registratuur / info 900,00 216,00 1 116,00 Kohapealne haldus 700,00 168,00 868,00 Müügijuhtimine 3 500,00 840,00 4 340,00 Ülekande tehnika ja personal 6 967,60 1 672,22 8 639,82 Kujundustööd 160,00 38,40 198,40 Tõlketeenus 6 685,00 1 604,40 8289,40 Ürituse läbiviimine ja ajakava 1 600,00 384,00 1 984,00 Hind kokku 28 414,60 6 819,50 35 234,10 Pakkumus on jõus 60 päeva alates pakkumuse esitamise tähtajast (pakkumuse esitamise tähtaeg 15.09.2025).  PAKKUMUSE KIRJELDUS Pakkuja nimi: OÜ Celsius Healthcare Hanke nimetus: 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents Toimumisaeg: 04.-05. detsember 2025 (03.12.25 ettevalmistus) Eeldatav osalejate arv: 850 inimest 1 .PROJEKTIJUHTIMINE Projekti juhtimisel lähtume selgest tegevuskavast, vastutajate määramisest ja riskijuhtimisest, et tagada konverentsi edukas ettevalmistamine, läbiviimine ja järeltegevused vastavalt seatud eesmärkidele, eelarvele ja ajakavale. Kõik tööetapid ja tegevused viiakse ellu tihedas koostöös tellija esindajatega. Projektijuhtimise alusprintsiibid:  Läbipaistvus ja koostöö – tellija on igas etapis informeeritud ja kaasatud.  Tähtaegadest kinnipidamine – kõik tegevused on ajaliselt planeeritud.  Ressursside optimaalne kasutamine – inimressursside, aja ja rahaliste vahendite tõhus ja säästlik kasutamine.  Riskide ennetamine – kriitilised kohad on varakult kaardistatud ja nende maandamiseks plaan koostatud.  Kvaliteedikontroll – iga tööetapi kvaliteeti kontrollib vastutaja enne üleandmist.  Paindlikkus – vajadusel kohandame plaani vastavalt tellija soovidele. Projekti juhib vastutav projektijuht, kes on kogu korraldusperioodi vältel tellija peamine kontaktisik. Projektijuht juhib meeskonna tööd, koordineerib alltöövõtjaid (toitlustus, tehnika, tõlketeenus jne), koostab ja haldab ajakava ja eelarvet ning vastutab riskijuhtimise eest. Meeskonna koosseisu kuuluvad projektijuhid, assistendid, tehniline juht, majutuse ning logistika koordinaator, müügijuht ning tõlketeenuse pakkuja. Kõigi vastutajate nimed ja kontaktid esitatakse koos täpse tööjaotusega peale lepingu sõlmimist. Projekti meeskond on oma valdkonna spetsialistid ja pikaajalise töökogemusega antud valdkonnas. Celsiuse meeskond on eelneval kahel aastal olnud Sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi kaaskorraldajad, pakkudes tuge konverentsi planeerimisel, ettevalmistamisel ja läbiviimisel ning osalejate registreerimisel, samuti oleme vastutanud ülekande tehnilise lahenduse ja sünkroontõlke eest. Projektiplaan:  Koostame detailse tööplaani ja kinnitame selle tellijaga.  Võtame üle tellija ja Eesti Rahva Muuseumi (ERM) esialgsed kokkulepped ruumide ja toitlustuse osas. ERM broneeringu haldamine lähtudes eelarvest ja ajakavast. Kokkulepped ajakava ning ruumide ja tehniliste lahenduste osas, kooskõlastame ruumide paigutuse ja logistikaplaani. Teeme konverentsi toitlustusega seotud kokkulepped (ajakava, menüüvalik, kogused).  Konverentsi eelarve koostamine ja juhtimine.  Koostöös tellijaga konverentsi programmi koostamine.  Lektorite/esinejate majutuse ja transpordi broneerimise ja logistika koordineerimine.  Avame konverentsi registreerimise.  Koostame turundus- ja kommunikatsiooniplaani.  Sõlmime kokkulepped sponsoritega ja korraldame näituseala.  Vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, kujundamine ja vajadusel tootmine.  Testime virtuaalkeskkonda, valmistame ette sünkroontõlke tehnilised lahendused.  03.12.25 – ehituspäev: lava, valgus- ja helitehnika paigaldus, tehnika testimine, proovid esinejatega, ruumide ettevalmistus, sponsorite näituseala ettevalmistus.  04.–05.12.25 – konverents: osalejate registreerimine, klienditoe töö, tehniline tugi, toitlustuse koordineerimine, sponsorite ala haldus, esinejate assisteerimine. Virtuaalplatvormi haldamine, otseülekanded, salvestamine, interaktiivsete küsimuste modereerimine. Sünkroontõlke haldamine. Tõrgete lahendamine reaalajas projektijuhi ja tehnilise juhi poolt.  Peale konverentsi hindamine ja järeltegevused: tagasiside kogumine osalejatelt ja partneritelt, dokumentatsioon ja aruandlus. Riskijuhtimine- oleme kaardistanud peamised riskid ja neid ennetavate tegevuste plaani:  Tehnilised tõrked – varuseadmete olemasolu, kohapealne kogemustega tehniline meeskond, eelproovid.  Esineja hilinemine või ärajäämine – tagavaraettekande või programmi/ajakava kohandamise võimalus.  Virtuaalplatvormi häired – paralleelne voogedastus varuserveri kaudu.  Toitlustuse viivitused – varuplaan ja koordineerimine toitlustajaga.  Registreerimissüsteemi probleemid – IT-tugi ja klienditeeninduse valmisolek. Riskide olukorda jälgitakse regulaarselt kogu projekti jooksul. Riskiplaan ei ole staatiline document – see muutub konverentsi planeerimise ja läbiviimise käigus. Projektijuht teavitab vajadusel meeskonda ja sidusrühmi olulistest riskidest ja nende käsitlemisest. Tellija kaasamine:  Tellija ootuste ja vajaduste kaardistamine (tellija sisend sündmuse fookuse, mahu, esinejate ja vormingu osas).  Planeerimisfaas (tellijaga kooskõlastatakse: eelarve, ajakava, toimumiskoht, tehnilised vajadused, turunduskanalid jms.).  Regulaarne infovahetus (korralised koosolekud või raportid projektijuhilt; tellija tagasiside arvesse võtmine jooksvalt).  Sisu ja programmi koostamine (tellija osalus programmi kokku panemisel ja esinejate valikul).  Visuaali ja kommunikatsiooniplaani kooskõlastamine (kujundused, koduleht, info-, reklaam- ja abimaterjalid esitatakse tellijale kinnitamiseks; turundus- ja kommunikatsiooniplaani kinnitamine tellijaga).  Konverentsi toimumispäevad (projektijuht on peamine tellija kontaktisik sündmuse ajal).  Tagasiside ja järelanalüüs (koos tellijaga hinnatakse konverentsi õnnestumist: osalejate rahulolu, eesmärkide täitmist; tellijale koostatakse kokkuvõttev aruanne ja ettepanekud tulevikuks). 2. ASSISTEERIVAD TÖÖD: Assisteerivad tööd toetavad projektijuhti ja kogu korraldusmeeskonda, aidates tagada sujuva töökorralduse, tehnilise valmisoleku ja meeldiva konverentsi osalejakogemuse. Meie meeskond on konverentsi ajal igas etapis olemas, reageerib kiiresti ja lahendab kõik tekkinud olukorrad professionaalselt. Assisteerivad tööd konverentsi korralduses:  Organisatoorne tugi (dokumentide, nimekirjade ja plaanide vormistamine ja uuendamine; osalejate ja partnerite info haldamine; konverentsi registreerimiskeskkonna haldamine ja kasutajatugi).  Ajakava ja logistika koordineerimine (projektijuhti toetavad tegevused ruumide, toitlustuse, majutuse ja transpordi koordineerimisel).  Kommunikatsioon (külaliste ja esinejatega suhtlemine; info edastamine registreerimiskeskkonnas; registreerimiskinnituste ja meeldetuletuste saatmine).  Materjalide ettevalmistus (nimekirjade koostamine; nimekirjade, nimekaartide, materjalide printimine ja komplekteerimine).  Konverentsi kohapealne tugi (registreerimislaua ja infopunkti haldamine; osalejate juhendamine ja suunamine konverentsialal; esinejate vastuvõtt ja assisteerimine).  Konverentsi kohapealne tehniline tugi (heli- ja tõlketehnika ettevalmistus ja tugi; vajadusel esinejate tehniline assisteerimine; saalimikrofoni teenindus; vajadusel tehniline tugi paralleelsessioonides või töötubades).   Kokkuvõtted (osalejate tagasiside kogumine ja kokkuvõtted; osalejate tänamine ja järelkommunikatsioon (nt slaidid, salvestused); registreerimisandmete ettevalmistamine tellijale). 3. KOOLITUSKALENDRIS ÜRITUSE KAJASTAMINE JA REGISTREERIMINE  Kasutame osalejate registreerimiseks portaali Med24 koolituskalendrit (https://med24.ee/koolituskalender). Med24 on meedikutele suunatud terviklik veebiplatvorm, mille sisuks on erialauudised, koolituskalender, ajakirjade Perearst, Pereõde, Lege Artis, Apteeker ja Eesti Arst digiarhiivid ja e-koolitused. Statistika: +8000 külastust nädalas ja koolituste uudiskirjal +6000 tellijat.  Loome Med24 koolituskalendris eraldi sündmuste lehed (eesti k ja inglise k), mis sisaldavad kogu konverentsiga seotud olulist infot: ürituse nimetus, toimumise aeg ja koht, korraldaja info, osalemistingimused, sihtrühm, sünkroontõlke soov, piletihinnad ja registreerimise tähtajad.  Sisestame konverentsi lehele detailse ajakava koos esinejate nimede, teemade ja rollidega. Vajadusel lisame lingid / info täiendavatele materjalidele (nt töötoad, sponsorite info jne).  Sündmuse lehe visuaalne pool kujundatakse kooskõlas tellija brändingu ja sündmuse visuaalse identiteediga.  Loome kasutajasõbraliku registreerimisvormi, mis sisaldab kõiki tellija poolt nõutud välju (osaleja ees- ja perekonnanimi; kutse; vajadusel töökoht, et eristada osalustasusid või tasuta osalejaid; tervishoiutöötaja registrikood ja isikukood eestlastest osalejatele (vajalik tunnistuste väljastamiseks); kontaktandmed (telefon, e-post); osalemise kuupäevade valik (1 või 2 päeva); tudengi staatuse märkimine; arve esitamise andmed (eraisik või juriidiline isik)). Süsteem väljastab peale edukat registreerimist osalejale automaatselt e-postile kinnituskirja ja osalustasu arve (k.a e-arve). Konverentsi osalustasu on võimalik tasuda arve alusel ülekandega või tasuda kohe peale ostu vormistamist pangalingiga. Osalejate andmeid hallatakse ühtses admin keskkonnas, kus on võimalik:  eksportida osalejate nimekirju (Excel/CSV).  Filtreerida osalejaid erinevate filtrite põhiselt (nt osaluspäevade, kutse, maksete järgi vms.).  Koostada ja väljastada osalemistõendeid ja tunnistusi.  Jälgida registreerumise dünaamikat.  Osalejate andmete kogumine, kasutamine, säilitamine ja kustutamine on läbipaistev, õiguspärane ja turvaline. Konverentsi turundus- ja kommunikatsioonitegevused: Meil on andmebaasid ja teavituskanalid konverentsi sihtrühma, tervishoiutöötajateni, jõudmiseks- kasutame sihtrühmani jõudmiseks meedikute seas loetuimat veebiportaali Med24 (+8000 külastust nädalas) ja koolituste uudiskirja (+6000 tellijat). Vajadusel saame pakkuda otseposti valitud sihtrühmale. 4. REGISTRATUUR / INFO: Konverentsi registratuur ja infopunkt on sündmuse esimene kontaktpunkt osalejatele ning oluline tugikeskus kogu konverentsi jooksul. Peamine ülesanne on tagada sujuv vastuvõtt, osalejate juhendamine ja info jagamine. Meie lahendus on üles ehitatud kiiruse, täpsuse ja abivalmiduse põhimõttel: osalejad saavad kiirelt registreeritud, vajalikud juhised ja vastused kõigile tekkinud küsimustele. Teenindus on sõbralik ja professionaalne ning toimub eesti ja inglise keeles. Registratuur: Asukoht ja kujundus  paikneb ERM-is sissepääsu juures nii, et kõik osalejad läbiksid esmalt registreerimisala.  Hästi nähtava tähistusega ja piisavalt suur ala, et vältida järjekordi. Peamised ülesanded  Osalejate registreerimine (nimekirja alusel) ja juhendamine (sõbralik tervitus, juhised asukohtade ja programmi kohta; info küsimuste või probleemide korral).  Nimekaartide ja infomaterjalide väljastamine.  Viimase hetke registreerimised ja muudatused (kohapeal lisandujate registreerimine, nimede parandamine ja asendamine).  Esinejate ja sponsorite eraldi vastuvõtt (vajadusel). Personal  Koolitatud sõbralik personal selgete rollide ja juhistega.  Personal on korrektses riietuses, mis loob professionaalse mulje.  Registreerimisala meeskond on juhendamas kogu konverentsi vältel.  Personal on valmis abistama erivajadustega osalejaid, et tagada ligipääsetavus, turvalisus ja meeldiv osalemiskogemus kõigile. Infopunkt: Pakub kogu konverentsi vältel osalejatele vajalikku teavet, praktilist abi ja suunamist.  Üldise info jagamine (päevakava muudatused; töötubade ja sessioonide asukohad; transport, parkimine, toitlustus, WiFi).  Osalejate suunamine ja juhendamine.  Tehniliste probleemide tugi (nt virtuaalplatvormi ligipääs, tõlge).   Esinejate ja sponsorite suunamine (ajakavad, ruumid, tehniline tugi).  Erivajadustega osalejate tugi. 5. KOHAPEALNE HALDUS: Konverentsi kohapealne haldus hõlmab kõiki tegevusi ja korraldusi, mis tagavad sündmuse sujuva toimimise kohapeal- alates ruumide e evalmistamisest kuni osalejate ja esinejate suunamiseni. Ruumide e evalmistus ja logis ka (ehituspäeval 03.12.25):  Saalide paigutus (toolid, lava, dekoratsioonid, esinemistehnika, tõlketehnika).  Registreerimisala, näitusepindade ala ja töötubade paigutus.  Paigaldame suunaviidad ja infostendid.  Tagame ruumide puhtuse ja korrasoleku koostöös toimumiskohaga enne sündmuse algust.  Kaubaaluste ja varustuse logis ka konverentsi alale (kooskõlas ERM-i nõuetega). Tehnika e evalmistus (ehituspäeval 03.12.25):  Esitlustehnika paigaldus ja tes mine.  Ülekandetehnika paigaldus ja tes mine.  Tõlkesüsteemi ülespanek ja tes mine. Toitlustuse korraldus:  Kohvipausid ja lõunad (vajadusel erimenüüd).  Koostöös toitlustajaga op maalselt hajutatud toitlustuspunk de planeerimine.  Toitlustuse ajakava jälgimine. Osalejate vastuvõ ja teenindus:  Registreerimisala avatakse konverentsipäeval 1 tund enne ametliku registreerimise algust.  Osalejate registreerimine ja infomaterjalide jagamine.  Osalejate, esinejate ja sponsorite juhendamine ja küsimustele vastamine.  Abi erivajadustega inimestele. Esinejate assisteerimine: E ekannete haldus ja koordineerimine:  Kõik e ekanded kogutakse ja tes takse enne konverentsi, et väl da tehnilisi tõrkeid e ekande ajal.   E ekannete failide salvestamine konverentsi arvu tesse ja tes mine enne iga konverentsipäeva algust.  Tehnilise assistendi määramine igasse sessiooni (vajaduspõhine tugi esinejale: slaidide vahetamine, videote esitamine, heli või tõlke kasutamine, kiire reageerimine tehnilistele tõrgetele).  Ajakava jälgimine (ajaületuste ennetamine ja ajapiirangute meeldetuletus; sessioonide alguse ja lõpu täpne ajastus; moderaatorite abistamine kellaaegade jälgimisel). Esinejate juhendamine:  Esinejaid tervitab kohapeal projek juht, kes tutvustab ajakava, ruumi tehnilisi ngimusi ja küsimustele vastamise korda.  Vajadusel abistatakse esinejat e ekande ajal (mikrofoni reguleerimine, slaidide juh mine, moderaatoriga suhtlus).  Moderaatorile antakse reaalajas tugi – ajagraafiku jälgimine, küsimuste vahendamine, tehniliste teadete edastamine. Küsimuste platvormi haldus ja modereerimine:  Virtuaalsete ja kohapealsete küsimuste haldamiseks kasutame küsimuste platvormi slido.com.  Projek juht jälgib, et küsimused jõuaksid moderaatorini ja kustutab küsitud küsimused. Vajadusel kustutab ebasobiva sisu.  Vajadusel suunatakse küsimused lektoritele ka pärast sessiooni (kirjalikult kohapeal või e-pos teel). Tehniline tugi konverentsi ajal:  Kohapeal töötab tehniline meeskond (heli, valgus, video), kes on valmis lahendama kõik tõrked viivitamata.  Viiakse läbi eelproovid esinejatega enne programmi algust ja vajadusel ka vaheajal.  Virtuaalplatvormi meeskond jälgib otseülekannet ja salvestust reaalajas, reageerides võimalikele katkestustele.  Mõlema konverentsipäeva alguses ja pauside ajal tehnilised proovid (mikrofonid, esitlustehnika, tõlketehnika).  Tagatud on varuseadmete olemasolu (mikrofonid, esitlustehnika, arvutid). Saalimikrofoni ja modereerimise tugi:  Tehniline assistent tagab saalimikrofoni teenindamise küsimuste-vastuste sessioonidel.   Küsimuste esitamine on sujuv nii kohapeal kui ka virtuaalsetel osalejatel (virtuaalse küsimuste platvormi haldamine).  Vajadusel toetame moderaatorit publiku kaasamisel. Sünkroontõlke tehniline tugi:  Osalejatele tõlketehnika (vastuvõtja) jagamine ja seadmete tagastamine.  Osalejate juhendamine (kuidas vastuvõtja töötab, keele valiku tegemine).  Reaalajas tehniline järelvalve (tehniline töötaja jälgib tõlkesüsteeme).  Kiire reageerimine katkestustele või tõlkeheli probleemidele. Ootamatute probleemide lahendamine kohapeal: Projek meeskond töötab „kiirreageerimismeeskonnana“ – kõik ootamatud olukorrad lahendatakse viivitamata. 6. MÜÜGIJUHTIMINE: Müügijuht vastutab konverentsi sponsorite kaasamise ja haldamise eest, tagades professionaalse koostöö ning sujuva kogemuse kõigile osapooltele. Müügijuhi töö on üles ehitatud läbipaistvuse, täpsuse ja tellijaga heda koostöö põhimõtetele. Kõik sponsorid kooskõlastatakse eelnevalt tellijaga ning müügitöös lähtutakse kliendi poolt kinnitatud hinnakirjast ja pake de sisust. Müügiplaan ja sponsorite leidmine  Müügijuhi peamine eesmärk on suurendada konverentsi tulubaasi.  Müügijuht koostab müügiplaani vastavalt eelarvele ja kaardistab potentsiaalsed partnerid. Kõik sponsorid kooskõlastatakse eelnevalt tellijaga.  Võtame üle tellija poolt juba saavutatud esialgsed kokkulepped sponsoritega.  Kasutame tellijalt saadud potentsiaalsete sponsorite nimekirja ja võimalusel kaasame ka lisasponsoreid.  Müügimaterjalide ja -pakkumiste koostamine ja kinnitamine tellijaga.  Müügitulemuste regulaarne raport kliendile. Hinnakirja ja pake de järgimine  Kasutame tellija poolt kinnitatud sponsorite hinnakirja (toetaja 500 €, sponsor 3000 €, kuldsponsor 5000 €).  Kõiki sponsoreid koheldakse võrdsetel alustel – müügijuht ei muuda pake de ngimusi ilma tellija kirjaliku loata.  Suuremate sponsorite erilahendused (nt eraldi esitlusruum, presentatsioon) kooskõlastatakse ala eelnevalt tellijaga. Müügijuht on sponsorite põhiline kontak sik enne konverentsi ja selle ajal. Müügijuhi ülesanded:  Müügieesmärkide seadmine ja strateegia koostamine.  Sponsorite leidmine, ak ivne müük, koostöölepete sõlmimine.  Sponsoritega suhete hoidmine konverentsi eel, ajal ja pärast konverentsi.  Klienditoe pakkumine (nt arveldus, logis ka, tehnika vajadus).  Konverentsil kohapealne partnerite teenindus (sponsorite ja eksponen de vastuvõ ja juhendamine, e enähtud nähtavuse ja teenuste tagamine, probleemide kiire lahendamine sündmuse ajal). Kõik kokkulepped ja muudatused dokumenteeritakse ning jagatakse tellijaga. Näitusepindade koordineerimine:  Müügijuht koostab näituseala plaani, lähtudes ERM-i ruumide plaanist.  Koordineerib sponsorite ülespanekute asukohta ja paigutust, arvestades nii logis kaga kui ka nähtavusega.  Ehituspäeval juhendab sponsorite esindajaid ala ülesseadmisel ning tagab vajadusel kaubaaluste ligipääsu kooskõlas ERM-i nõuetega. Kohapealne suhtlus ja tugi:  Müügijuht on kohapeal sponsorite peamine kontak sik.  Lahendab jooksvad küsimused (materjalide puudus, tehnilised vajadused, logis ka).  Tagab, et sponsorid tunneksid end toetatuna ja saavad üritusest maksimaalse väärtuse. Koostöö tellijaga:  Tellija on kaasatud kõikidesse sponsoritega seotud otsustesse.  Müügijuht esitab tellijale regulaarselt müügitulemuste raporteid.  Kõik potentsiaalsed sponsorid ja uued e epanekud kooskõlastatakse tellijaga enne kokkulepete sõlmimist. 7. ÜLEKANDE TEHNIKA JA PERSONAL Videolahendus: Otseülekannete teostamiseks kasutatakse nelja PTZ Op cs Full HD robotkaamerat – üks kaamera paikneb laval, kaks saalis ning üks toimib varuseadmena. Kaameraid juhib spetsialist. Kaamerate ja serveri vaheline andmeedastus toimub NDI standardi vahendusel. Helilahendus: Helisüsteem põhineb Yamaha DM3 helipuldi/helikaardi (DANTE) kasutamisel, mis on ennast prak kas tõestanud töökindla ja professionaalse lahendusena. Heli signaal saadakse ERMi helipuldist, kus miksitakse kokku nii lavaheli kui ka tõlkekanalid. Edasi jagatakse signaal kolmeks kanaliks: originaalkanal (tõlketa), ees –inglise tõlkekanal, inglise–ees tõlkekanal. Server ja striim: Ülekande serveriks on Intel i9 baasil ehitatud lahendus (i9 protsessor, 128 GB mälu, 3080 graafikakaart, 10 TB salvestusruumi). Kõik signaalid jooksevad serverisse, kus neid töödeldakse vMix striimimistarkvara abil. Otseülekanne edastatakse YouTube’i kolme eraldi striimina vastavalt kanalitele. Backup-lahendusena kasutatakse kõrgetasemelise konfiguratsiooniga sülearvu t (i9, 4060 graafikakaart, eraldi salvestusvõimekus). Esitluste lahendus: Esitluste jaoks kasutatakse kahte Windowsi baasil arvu t, kuna need tagavad stabiilsema toimimise konverentsikeskkonnas. Lisaks on FOH-is (front-of-house) kaks testarvu t, mille kaudu kontrollitakse striimi kvalitee ka kehvema interne ühenduse ngimustes. Kui striim toimib testarvu tes, on tagatud selle toimimine ka mujal. Laval on esinejatele eraldi ühendusvõimalus oma arvu kasutamiseks – signaal skaleeritakse ja suunatakse mikserisse, et tagada ülekande parameetritele vastavus. Lava- ja ekraanilahendus: Lava pilt suunatakse Blackmagic Atemi puldi kaudu suurele ekraanile ning esineja monitorile. Seda protsessi juhib sama inimene, kes vastutab esitluste haldamise eest. Paigaldus ja proovid: Tehnika paigaldus toimub konverentsile eelneval päeval. Meeskonnas on kaks tehnikut: üks vastutab ülekande, kaamerate ja heli eest ning teine vastutab esitluste toimimise eest. Pärast paigalduse lõppu viiakse läbi tehnilised proovid vastavalt kliendi soovidele. Ülekande teostamine: Otseülekanne edastatakse YouTube’i kolme paralleelse striimina, vastavalt eraldatud kanalitele. Striimid tuuakse kokku platvormile showcaselive.ee või edastatakse hankijale embed-koodid, et need saaks integreerida tellija veebilehele. Kõik kanalid salvestatakse jooksvalt. Pärast konverentsi monteeritakse materjalid ning antakse kliendile üle. Andmekaitse ja järeltegevused: Esitluste arvu tele tehakse vajadusel ürituse lõppedes uus install, et tagada esitatud materjalide mi e-säilimine nimetatud seadmetes. Valminud videosalves sed ja puhastatud lõppmaterjalid antakse tellijale üle kokkulepitud formaadis ja tähtajaks. 8. KUJUNDUSTÖÖD Konverentsi visuaalne iden teet:  Loome konverentsi põhivisuaali, mida kasutatakse kõikides kanalites (nt koduleht, koolituskalender, sotsiaalmeedia), materjalides (nt trükised) ja formaa des.  Visuaal esindab konverentsi teemat ja iseloomu.  Ruumide ja lava kujunduskonseptsioon lähtub konverentsi põhivisuaalist, mida toetavad ülejäänud kujunduselemendid ruumis (nt lilleseaded, dekoratsioonid). Trüki- ja digimaterjalide kujundamine:  Konverentsi kava – selge ja atrak ivne kujundus, kooskõlas konverentsi visuaalse iden teediga.  Nimesildid – häs loetavad ja prak lised (võimalus lisada QR-kood registreerimissüsteemi jaoks).  Osalejate tunnistused/ser fikaadid – sisaldavad vajalikku infot ja kõikide korraldajate logosid.  Esitlus- ja abimaterjalid – ava-, vahe- ja lõpuslaidid, mis on läbiva s lis kaga.  Turundusmaterjalid – roll-up`id, bännerid, kutsefailid, reklaamid sotsiaalmeedias ja partnerkanalites. Kõik kujunduslahendused kinnitatakse tellijaga. Materjalide tootmine toimub ainult eelneval kokkuleppel tellijaga. 9. TÕLKETEENUS Pakume konverentsi jaoks tervikliku tõlketeenuse lahenduse, mis vastab hankes seatud nõuetele ning tagab sujuva ja professionaalse tõlketeenuse nii ees –inglise kui ka inglise–ees suunal. Teenuse sisu ja korraldus:  Sünkroontõlge ees –inglise ja inglise–ees suunal Tagame kahe professionaalse, vastava kogemusega tõlgi olemasolu kogu konverentsi vältel. Tõlgid teevad tööd distantsilt, nendega on loodud telesild läbi videoülekande tarkvara. Side on dubleeritud läbi kohaliku võrguühenduse ja ka 5G mobiilside ühenduse. Heli ülekande kiirus on prak liselt viivitusteta. Tehniliselt mi e suurem kui 0,3 m/s.   Tõlketehnika ja osalejate tugi Kasutame Global Produc ons juhtmevabasid 3-kanalilisi kõrvaklappe, mille leviulatus on kuni 500 m vabas õhus ja 75 m siseruumides. Kogu ERMi territoorium on kaetud, sh Hurda saal, kus paigaldame lisasaatja. Klapid summutavad välist müra ja võimaldavad igal osalejal helitugevust individuaalselt reguleerida. Süsteemis on kolm kanalit, mis võimaldavad paralleelsete e ekannete või tõlkesuundade haldamist. Klapid on mugavad, kokkupandavad ja varustatud RGB LED-indikaatoritega kanalite eristamiseks.  Tehnilised seadmed ja töökindlus • Global Produc ons 3-kanalilised saatjad (863–865 MHz, kuni 450 m levi). • MOTU M4 USB-C helikaart, mis tagab professionaalse heli ja minimaalse, alla 0,3 ms viivituse. • vMix Pro videolahendus ja Resolume Arena meediaserver (i9, 19" tööjaam) koos Sonnet I/O Box + Decklink Duo liidesega. • 28" 12G-SDI professionaalsed monitorid ja vajalikud CE-märgisega helitehnilised seadmed. • Interne ühenduse tagamiseks Teltonika RUTX50 5G ruuter koos duubel-SIM lahendusega, mis kindlustab töökindla ja madala latentsusega ühenduse.  Proovid ja tes d Konverentsile eelneval päeval viime läbi põhjaliku tehnilise tes , sh interne ühenduse kontroll, tõlkide ja saali vahelise kahepoolse heli- ja pildiedastuse tes mise ning sünkroontõlke kvaliteedi tes . Samu tes me tõlkekõrvaklappide leviala ja helikvalitee kõikides konverentsiruumides.  Kohapealne töökorraldus Tehnikute meeskond on sündmuse toimumise ajal kohapeal, tagades tõlkesüsteemi ja kogu audio–video tehnika tõrgeteta toimimise. Vajaduse korral pakume tehnilist tuge ka saali- ja tõlkeküsimuste opera ivseks lahendamiseks. Vastavus hanke ngimustele  Kõik nõutud tõlkesuundade (ees –inglise, inglise–ees ) sünkroontõlked on tagatud.  Tehniline lahendus põhineb usaldusväärsel raadiolainetel töötaval süsteemil, millel puuduvad piirangud osalejate arvule.  Tõlketehnika (kõrvaklapid, saatjad, helikaardid, meediaserverid, monitorid) vastab ELi ohutus- ja kvaliteedistandarditele ning on CE-märgisega.  Proovid viiakse läbi ehituspäeval (03.12.2025), et tagada tehniline valmisolek ja katkestusteta tõlketeenus.  Tõlkide töökorraldus on planeeritud vaheldumisi, et säilitada töö efek ivsus. 10. ÜRITUSE LÄBIVIIMINE JA AJAKAVA Ajakava koostamine:  Koostöös tellijapoolse konverentsi töögrupiga paneme kokku eelkava, mis vastab sihtrühma ootustele ning toetab konverentsi üldeesmärke.  Teeme tellijaga kokkulepped esinejate valiku osas.  Seome sisu ja ajakava (e ekannete pikkused, sessioonide plokid, kohvipausid ja lõunad).  Valminud konverentsi kava esitatakse tellijale kooskõlastamiseks ning vajadusel korrigeeritakse koostöös töögrupiga. Esinejate valik ja kaasamine:  Esinejate valikul toetume tellijapoolse konverentsi töögrupi sisendile (põhiteemad, sihtrühm, soovitud esinejad).  Peale esinejate valikut ja kinnitamist tellija poolt, võtame esinejatega ühendust, sõlmime esialgsed kokkulepped ja kinnitame osalemise.  Kooskõlastame esinejatega teemad, pealkirjad ja e ekande kestuse.  Vajadusel otsime ja pakume välja täiendavaid esinejaid, arvestades tellija suuniseid. Suhtlus lektoritega: Koostame ühtse infopake lektoritele, mis sisaldab:  kinnitatud ajakava;  e ekande vormingu ja esitlusfailide esitamise tähtaega;  tehnilised ja korralduslikud juhised;  majutuse ja transpordi info;  kontak d küsimuste või erisoovide korra. Enne konverentsi korraldame vajadusel koordineeriva infokõne või kirjaliku briifingu, et kõik lektorid oleksid ajakavast ja protsessist teadlikud. Lektorite logis ka ja erisoovid: Koostame ülevaate iga lektori kohta:  saabumise ja lahkumise ajad;  majutusvajadus (broneeringud, eri ngimused);  transport (vajadusel transfeer lennujaamast või hotellist);  erisoovid (tehnilised, toitlustus, eri ngimused esinemiseks). Logis ka info on koondatud ühte andmeruumi, millele on juurdepääs ka tellija esindajal. KONVERENTSI LÄBIVIIMISE PLAAN: I ETAPP: eelplaneerimine  Strateegilised otsused (konverentsi eesmärk, teema ja sihtrühm; toimumisaeg ja -koht; eelarve planeerimine).  E evalmistus (meeskonna moodustamine; esialgne tööplaan ja ajakava). II ETAPP: ak ivne planeerimine  Sisu ja programm (esinejate ja moderaatorite valik; sessioonide ja e ekannete kinnitamine; programmi kinnitamine).  Kommunikatsioon ja turundus (visuaalse iden teedi loomine, kodulehe ja registreerimisvormi avamine, turundusplaani koostamine).  Logis ka (toimumiskoha broneerimine ja ruumide planeerimine; tehnika tellimine (heli, valgus, esitlustugi, sünkroontõlge); toitlustuse planeerimine).  Partnerid ja sponsorid (sponsorpake de koostamine ja läbirääkimised; lepingud ja nähtavuse kokkulepped). III ETAPP: viimane e evalmistus enne konverentsi  Detailide kinnitamine (lõplik programm ja ajakava; esitluste kogumine).  Trükised ja materjalid (nt nimekaardid, infomaterjalid, viidad, roll-up´id). IV ETAPP: konverentsi läbiviimine (ehituspäev 03.12.25)  Konverentsiala e evalmistus.  Registreerimisala e evalmistus.  Näituseala e evalmistus.  Toitlustusala e evalmistus.  Tehnika tes mine.  Sünkroontõlke tes mine. V ETAPP: konverentsi läbiviimine (konverents 4-5.12.25)  Hommikune ülesehitus ja tes mine.  Registreerimine ja osalejate suunamine.  Sessioonide ajakava jälgimine ja tehniline tugi.  Esinejate ja moderaatorite koordineerimine.  Sünkroontõlke koordineerimine.  Virtuaalülekande koordineerimine.  Kohvipausid ja toitlustus.  Ootamatute olukordade lahendamine.  Fotod, salvestused. VI ETAPP: järeltegevused  Tagasiside (osalejate ja partnerite tagasisideküsitlus).  Tänamine (tänukirjad esinejatele, sponsoritele, vabatahtlikele).  Aruandlus ja arhiiv (finantsaruanne; salvestused, slaidid, pildimaterjal; osalejate nimekirjad).  Õppetunnid ja soovitused tulevikuks! Lisa 1 Tehniline kirjeldus 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents 1. Hanke eesmärk Riigihanke eesmärk on tagada 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi igakülgne korraldamine täisteenusena Eesti Rahva Muuseumis. Teenusepakkujalt oodatakse terviklikku lahendust, mis katab projektijuhtimise ja korraldusliku poole, tehnilise lahenduse (heli-, valgus- ja videotehnika, otseülekanded, salvestused), toitlustuse, osalejate registreerimise ja klienditoe, samuti sünkroontõlke teenuse eesti–inglise ja inglise–eesti suunal. Kõigi tegevuste teostamisel peab teenusepakkuja tagama vastavuse kehtivatele õigusaktidele, ohutusnõuetele ning rahvusvahelistele standarditele. Konverentsi korraldavad ühiselt Kaitsevägi, Terviseamet, Kaitseväe Akadeemia sõja- ja katastroofimeditsiinikeskus, Kaitseväe peastaabi meditsiiniteenistus ja Kaitseväe Arstide Selts. Konverentsi peateemad keskenduvad tsiviil-militaar koostööle, sõjategevuse mõjule vaimsele tervisele, vere ja verekomponentide kasutamisele sõja- ja kriisiolukordades ning keemia-, kiirgus- ja bioloogiliste ohtudega seotud riskidele. Konverentsi sihtrühmaks on tervishoiutöötajad (arstid, õed, parameedikud, erakorralise meditsiini tehnikud), proviisorid ja farmatseudid, meditsiinitudengid ning teised erialaspetsialistid, kelle töö on seotud sõja- ja katastroofimeditsiiniga. 1.1. Ajakava Konverentsi kuupäevad: 04.–05. detsember 2025 Ehituspäevad: 03.12.2025 Tööde täpne ajakava kooskõlastatakse tellijaga hiljemalt 60 päeva enne ürituse algust. 1.2. Mahud ja kogused Eeldatav osalejate arv: ca 850 inimest. Teenuse maht hõlmab kõiki konverentsipäevi koos ehitus- ja mahavõtmispäevadega (03.12.2025). 1.3. Piletihinnad registreerimisega kuni 17. november (k.a): Tavaosaleja 1 päev: 150 eurot Tavaosaleja 2 päeva: 200 eurot Tudeng 1 päev: 75 eurot Tudeng 2 päeva: 100 eurot 1.4. Piletihinnad registreerimisega 17. novembrist kuni 1. detsembrini (kell 17.00): Tavaosaleja 1 päev: 200 eurot Tavaosaleja 2 päeva: 250 eurot Tudeng 1 päev: 75 eurot Tudeng 2 päeva: 100 eurot 1.5. Sponsorite paketid Toetaja: 500 € Sisaldab 1 esitluslauda ja 2 esindajat; iga lisanduv laud koos esindajaga 250 € 1/5  Sponsor: 3000 € Sisaldab 5 esitluslauda; kuni 5 esindajat, iga lisanduv esindaja 250 €; väike ettevõtte logo lisatakse konverentsiga seotud dokumentidele (sh koduleht) Kuldsponsor: 5000 € Sisaldab kuni 7 esindajat; võimalus broneerida eraldi ruum või ala toodete/teenuste esitlemiseks; võimalus korraldada eelregistreerimisega presentatsioon (kuni 15 min), korraldaja edastab info osalejatele eelnevalt; suur ettevõtte logo lisatakse konverentsiga seotud dokumentidele (sh koduleht). 2. Konverentsiteenuse sisu: 2.1. Projektijuhtimine, sh tööde koordineerimine, lektoritega/kõnelejatega suhtlemine, ettekannete haldamine ja üldkordineerimist sh konverentsi eelarve koostamine, konverentsi toimumiskoha ja ruumide broneeringute haldamine, lektorite otsimine ja kooskõlastamine hankijaga, sponsorite ala ettevalmistamine; 2.2. Majutuse koordineerimine (broneerimine ja logistika) lektoritele/kõnelejatele; majutuse kulud ei ole pakkuja kanda, need tasub hankija eraldi kokkuleppel; 2.3. Konverentsi registreerimise- ja klientide haldamine, sh nimekirjade koostamine, tunnistuste väljastamine, klienditugi; 2.4. Konverentsi tehnilise produktsiooni korraldamine, sh sündmuste salvestamine, virtuaalkonverentsi (vähemalt 200 osalejale samaaegselt) platvormi loomine, proovide läbiviimine; 2.5. Virtuaalkonverentsi interaktiivsete küsimuste ja salvestamise haldamine, sh proovide läbiviimine. 2.6. Näituste ala haldamine koos kaubaaluste ligipääsu võimalusega nii sise kui välitingimustes; 2.7. Tõlketeenuse korraldamine (sünkroontõlge eesti–inglise ja inglise–eesti suunal); 2.8. Toitlustuse korraldamine (hommikune kohvipaus, lõuna ja pärastlõunane kohvipaus); 2.9. Tehnilise lahenduse, sh heli, valguse, video, ülekannete, tõlketehnika haldamine, proovide läbi viimine; 2.10. Konverentsi ajal kohapealne tugiteenus; 2.11. Dokumentatsioon ja aruandlus; 2.12. Hankija täpsustab lepingu sõlmimisel, millises ulatuses teenuseid osutatakse; pakkuja esitab pakkumuse tervikteenusele. 3. Nõuded konverentsiteenuse osutamisele/tellitavate tööde kirjeldus 3.1. Sündmuse ettevalmistamisega seotud tööd hõlmavad järgmisi tegevusi: 3.1.1. Tellijaga sündmuse täpsetes toimumisaegades ja läbiviimise tingimustes (eelistatud toimumiskohtade valik, tehnilised vajadused jms) kokkuleppimine sh ruumide rentimine ja haldamine; 3.1.2. Ettevalmistuste plaani detailse kirjelduse esitlemine tellijale; 3.1.3. Sündmuse programmi koostamine; 3.1.4. Lava- ja muude funktsionaalsete alade kujunduse kontseptsiooni väljatöötamine; 3.1.5. Sündmuse toimumise füüsiliste ruumide lahenduse esmase funktsionaalsuse kirjeldamine tellijal; 3.1.6. Sündmuse toimumise virtuaalse lahenduse, koos interaktiivsete küsimuste ja salvestuse võimalusega, kirjeldamine; 3.1.7. Sündmusega seotud toitlustuse ja transpordi ning vajadusel majutuse korraldamine; 3.1.8. Sündmuse menüüvaliku koostamine ja kokkuleppimine tellijaga; 3.1.9. Esinejate ja päevajuhtidega korraldusliku info vahetamine; 3.1.10. Sündmuse programmi vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, kujundamine, vormistamine ja vajadusel tootmine ning nende sobivuse kooskõlastamine tellijaga; 3.1.11. Osalejatele registreerimise, nimekaartide ja muude materjalide kujundamine, ettevalmistamine ning tootmine tellijaga kooskõlastatud formaadis; 2/5  3.1.12. Sündmuse osaluslehe ja tagasisidevormide ettevalmistamine ja tellijaga kooskõlastamine; 3.1.13. Sündmuse osalejate haldamine ja nõustamine; 3.1.14. Kontakt-, virtuaal- või hübriidsündmuse korraldamine, s.h tehnilise produktsiooni organiseerimine; 3.1.15. Tehnika organiseerimine; 3.1.16. Sündmuse salvestamise, veebiülekande ja videomaterjali montaaži korraldamine; 3.1.17. Esitluste kogumine ning esinejatega läbirääkimine ettekannete sündmuste järgseks avalikustamiseks; 3.1.18. Sündmusega seotud temaatiliste videoklippide ja helifailide tootmine; 3.1.19. Tõlketeenuse korraldamine; 3.1.20. Osalejate registreerimise ja piletimüügi haldamine, osalustasude kogumise korraldamine, osalejate jooksvatele küsimustele vastamine; 3.1.21. Ettevalmistava protsessi juhtimine/projektijuhi töö. 3.2. Sündmuse kohapealsed tööd hõlmavad vähemalt järgmisi tegevusi: 3.2.1. Sündmuse ajakava järgimine ning tõrgete lahendamine ja võimalusel ennetamine; 3.2.2. Suhtlemine ruumide rendile andjaga ja tellitud teenuste osutajatega; 3.2.3. Enne sündmuse algust ja kogu selle kestel tehniline assisteerimine (osalejate vastuvõtmine, registreerimine ja suunamine, tehnika tõrgeteta toimimise tagamine, vajadusel saalimikrofoni teenindus, ava-, vahe- ja esitlusslaidide esitlemise korraldamine jms); 3.2.4. Esinejate ja moderaatori assisteerimine ja sündmuse toimumiseks muude vajalike tegevuste koordineerimine ja haldamine (sh vajadusel mööbli ümberpaigutamine sündmuse toimumise ruumides); 3.2.5. Toitlustusega seotud tegevuste koordineerimine ja toitlustuse tagamine vastavalt kokkulepitule tellijaga; 3.2.6. Sündmuse sujuva ja professionaalsel tasemel korralduse tagamine (sh täitjameeskonna korrektne riietus, osalejate ning esinejatega viisakas suhtlemine); 3.2.7. Tellitud fotograafi juhendamine sündmusel; 3.2.8. Sündmuse toimumiskoha suunaviitadega tähistamine, ruumide dekoreerimine. 3.3. Sündmuse järeltegevusega seotud tööd hõlmavad vähemalt järgmisi tegevusi: 3.3.1. Tagasiside kogumise korraldamine tellijaga eelnevalt kooskõlastatud vormil ja viisil (paberkandjal või elektrooniliselt) ja kokkuvõtte esitamine tellijale; 3.3.2. Vajadusel sündmusel osalenutele tänukirja või osalust tõendava sertifikaadi jms info (nt viited sündmuste materjalidele) saatmine; 3.3.3. Esitluste ja muude dokumentide üles laadimine ja tellijale ligipääsu tagamine; 3.3.4. Fotograafi teenuse puhul tehtud fotode edastamine tellijale kokkulepitud aja jooksul; 3.3.5. Vajadusel sündmuse videosalvestuste monteerimine klippideks ja edastamine tellijale kokkulepitud aja jooksul; 3.3.6. Sündmusejärgselt lava demonteerimine ja vajadusel ruumi seisundi taastamine sündmuse eelsesse seisundisse kokkuleppel rendileandjaga. 4. Konverentsiteenuse pakkuja: 4.1. Pakub alati professionaalset ja kvaliteetset ning terviklikuks toimimiseks vajalikke lahendusi hõlmavat konverentsiteenust ning arvestab tellija konkreetsete vajaduste, eelistuste ning rahaliste võimalustega; 4.2. On paindlik ja orienteeritud tellijaga koostööle, tagades konverentsiteenuse parima hinna ja kvaliteedi; 4.3. Tegutseb konverentsiteenuse pakkumisel alati tellija huvides; 3/5  4.4. Näeb ette sündmuse korraldamisega seotud üksikasju ja koostab sündmuse ettevalmistamise ja läbiviimisega seotud tegevusplaani koos ajakava ja vastutajatega, esitades selle tellija kooskõlastamiseks. 5. Täiendavad nõuded 5.1. Pakkuja kohustub korraldama konverentsi toimumise Eesti Rahva Muuseumi (ERM) ruumides ning tagama toitlustuse vastavalt tellija poolt seatud tingimustele. Ruumide rent ja toitlustus on hanke lahutamatu osa. Kaitseväe Akadeemia toetab ERM-i ruumide renti kuni 12 000 euro ulatuses. Tellija on saavutanud ERM-iga esialgsed kokkulepped ruumide ja toitlustuse osas ning määranud konverentsi toimumise kuupäevad. Pakkuja võtab need kokkulepped üle ja vastutab nende täitmise eest. Pakkuja peab arvestama, et temale laekuvatest summadest (sealhulgas piletitulust ja sponsorlusest) kaetakse osaliselt ruumide rendi ning toitlustuse kulud; 5.2. Pakkuja kohustub tagama konverentsi teavitamise valitud sihtrühmale, korraldades asjakohased turundus- ja kommunikatsioonitegevused s.t konverentsi teavitus on hanke osa. 5.3. Pakkuja saab sisendi konverentsi kava, lektorite ja teemade osas tellija poolse töögrupi kaudu. Pakkuja kohustub tagama esmaste kokkulepete sõlmimise lektoritega ning võtma enda kanda edasise suhtluse korraldamise ja lektoritega seotud korralduslike küsimuste lahendamise; 5.4. Pakkuja kohustub välja töötama toetajapaketid, sõlmima kokkulepped sponsoritega ning koordineerima näituseala korraldamist koostöös Kaitseväe Akadeemia konverentsi töögrupiga. Tellija annab pakkujale üle juba saavutatud esialgsed kokkulepped sponsoritega. Pakkujal on õigus ja võimalus leida täiendavaid sponsoreid; 5.5. Sündmuse korraldamisel peab pakkuja arvestama, et tegevused ja majutusvõimalused oleksid ligipääsetavad ka erivajadustega inimestele; 5.6. Majutusteenuse tellimisel peab pakkuja võimalusel otsima teenuseosutajaid, kes kujundavad ettevõtte keskkonnapoliitikat, seavad keskkonnaga seotud eesmärke ning täidavad keskkonnahoidliku märgisega seotud kohustuslikke kriteeriume, nt majutusettevõtte säästlikuma ressursikasutusega (nt. elekter, küte, vesi, jäätmed, puhastus). Keskkonnahoidlikku lähenemist võivad kinnitada muuhulgas teenuseosutajale omistatud ökomärgised, nt The Green Key, EU Ecolabel või muud samaväärsed keskkonnamärgised või kestlike põhimõtete ja -tegevuste kirjeldus teenuseosutaja kodulehel; 5.7. Pakkuja arvestab sündmuse korraldamisel Keskkonnahoidlike sündmuste juhendis antud nõudeid ja soovitusi; 5.8. Pakkuja määrab vastutava projektijuhi, kes on kogu protsessi vältel tellija ainus ametlik kontaktisik. 5.9. Kõik sündmusel kasutatavad seadmed peavad vastama EL kehtivatele ohutus- ja kvaliteedistandarditele ning olema CE-märgisega. Teenusepakkuja peab tagama, et kõik tööülesanded on täidetud kokkulepitud ajaks ja kvaliteediga. Kõik tehnilised probleemid tuleb lahendada viivitamatult, tagades ürituse katkestamatu toimimise; 5.10. Teenusepakkuja esitab tellijale kirjaliku aruande ja salvestused hiljemalt 10 tööpäeva jooksul pärast konverentsi; 5.11. Töö loetakse üleantuks pärast ürituse lõppu, kui tellija on kinnitanud, et kõik tööetapid on täidetud vastavalt tehnilisele kirjeldusele. 6. Tulud/kulud 6.1. Pakkuja teenitav tulu kujuneb piletitulust, mille prognoositav maht on käesoleval aastal 80 000 – 90 000 eurot. Sellest summast kaetakse toitlustuskulud (ligikaudu 57 000 euro ulatuses). 6.2. Korraldajale laekuvad täiendavad tulud sponsoritelt vastavalt fikseeritud hinnakirjale (vt allpool). Kõik sponsorid peavad olema eelnevalt kooskõlastatud tellijaga. 6.3. Tellija edastab korraldajale potentsiaalsete sponsorite nimekirja, kuid korraldajal on õigus ja võimalus kaasata ka lisasponsoreid. 4/5 6.4. Peasponsori kaasamisel võib tema toetus katta täiendavaid tegevusi ja materjale (nt VIP- õhtusöök, fotosein, plakatid, karikad). 6.5. Sponsorite pakettide hinnakiri on toodud punktis 1.5 ning sponsorid tuleb eelnevalt hankijaga kooskõlastada. 5/5 HANKELEPING 21.09.2025 nr 2-2/25/523 Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus (registrikood 70009764, asukoht Järve tn 34a, 11314 Tallinn), Kaitsevägi (registrikood 70008641, asukoht Juhkentali tn 58, 15007 Tallinn), keda esindab volituste alusel Riigi Kaitseinvesteeringute Keskuse hangete osakonna juhataja Tiaana Kalda, edaspidi nimetatud tellija ja OÜ Celsius Healthcare (registrikood 10997069, aadress Olevimägi 16, 10123 Tallinn), keda esindab seaduse ja põhikirja alusel juhatuse liige Agne Annist (edaspidi nimetatud täitja), teiselt poolt (edaspidi eraldi ja üksikult nimetatud pool ning koos ja ühiselt nimetatud pooled), sõlmisid käesoleva hankelepingu (edaspidi nimetatud leping) alljärgnevas: 1. Lepingu sõlmimise alus ja ese 1.1 Leping sõlmitakse lähtudes väikeostu „Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents 2025“ (edaspidi riigihange) alusdokumentidest ning nimetatud riigihanke raames täitja poolt esitatud pakkumusest. 1.2 Tellija sõlmib lepingu täitjaga, tuginedes täitja pakkumusele, lepingus fikseeritud täitja avaldustele ja kinnitustele ning eeldades heas usus täitja professionaalsust ja võimekust lepingut nõuetekohaselt täita. Alltöövõtjate kasutamise korral jääb lepingu nõuetekohase täitmise eest tellija ees vastutavaks täitja. 1.3 Täitja avaldab ja kinnitab, et: 1.3.1 temal ja tema esindajal on lepingu sõlmimiseks kõik õigused ja volitused; 1.3.2 ta on lepinguga ja riigihanke alusdokumentidega tutvunud ning mõistab täielikult enesele võetavate kohustuste sisu ja tagajärgi ning on nõus nendes toodud tingimustega; 1.3.3 lepingu täitmisega ei kahjustata kolmandate isikute õigusi ning puuduvad mistahes asjaolud, mis välistaksid tema õigusi sõlmida leping ja seda nõuetekohaselt täita; 1.3.4 ta omab lepingu täitmiseks vajalikke kehtivaid lubasid, registreeringuid, esindusõigusi ja sertifikaate ning nende lõppemisel lepingu kehtivusperioodil kohustub neid pikendama/uuendama. Kui lubade, registreeringute, esindusõiguste ja sertifikaatide pikendamine ei ole võimalik temast sõltumata asjaoludel, on täitja kohustus tellijat sellest koheselt teavitada. 1.4 Lepingu esemeks on riigihanke alusdokumentides (sh lisades) kirjeldatud kaitsevaldkonna ringmajanduse teemalise häkatoni läbiviimise kavandamine ja elluviimine (edaspidi nimetatud teenus). 1.5 Teenus peab vastama riigihanke alusdokumentidele, lepingu tingimustele ja täitja poolt esitatud pakkumusele, mis on ühtlasi lepingu lahutamatuks osaks. 2. Poolte õigused ja kohustused 2.1 Täitja kohustub: 2.1.1 pakkuma lepingu kestuse perioodil sama teenust, mille ta esitas riigihankes; 2.1.2 tagama teenuse vastavuse riigihanke alusdokumentides toodud tehnilisele kirjeldusele ja täitja riigihanke pakkumusele; 2.1.3 osutama teenust vastavalt lepingus määratletud tingimustele, kvaliteetselt, õigeaegselt ja kokkulepitud mahus, parimas praktikas rakendatavatele nõuetele,  normidele ja standarditele, valides teenuse osutamiseks oma äranägemisel vajalikud meetodid ning juhindudes seejuures lepinguga saavutatavast eesmärgist ja tähtaegadest; 2.1.4 vastutama teenuse osutamise kvaliteedi ning kavandatud eesmärkide saavutamise eest; 2.1.5 kooskõlastama tellijapoolse konverentsi koordinaatoriga igakordselt kõik tegevused; 2.1.6 realiseerima pakkumuses pakutud sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi läbiviimise ja täielikult täitma tehnilises kirjelduses nimetatud tegevused hiljemalt 05.12.2025; 2.1.7 mitte avaldama, kasutama, edasi saatma teenuse osutamisega seotud dokumente ja teavet ilma tellija kirjaliku loata; 2.1.8 mitte kasutama lepingu täitmiseks koostatud dokumente ühegi teise kliendi jaoks samal või muudetud kujul; 2.1.9 andma tellija nõudmisel ülevaate teenuse osutamise hetkeseisust; 2.1.10 tagama teenuse osutamiseks lepinguga kokkulepitud tasu eest vajaliku kvalifikatsiooniga tööjõu, vahendid, materjalid jms, mis on vajalikud eesmärgi saavutamiseks; 2.1.11 teavitama tellijat lepingu täitmist takistavatest asjaoludest; 2.1.12 kõrvaldama tellija nõudmisel teenusel ilmnenud puudused viivitamatult omal kulul; 2.1.13 hüvitama tema süül tellijale ja/või kolmandatele isikutele tekitatud kahju; 2.1.14 tellija nõudmisel esitama informatsiooni (maht ja otstarve) alltöövõtjate kohta. Juhul, kui vastavasisuline informatsioon on esitatud enne lepingu sõlmimist, peab täitja kooskõlastama eelnevalt eespool nimetatud isikute vahetumise; 2.1.15 viivitamata teavitama tellijat täitja vastu suunatud küberründest ja küberintsidendist ning esitama tellija nõudmisel tellijale küberintsidendi raporti. 2.2 Täitjal on õigus: 2.2.1 saada tellijalt juhiseid, selgitusi või muud teavet, mis mõjutab teenuse osutamist; 2.2.2 teha tellijale ettepanekuid teenuse parema organiseerimise osas; 2.2.3 saada lepinguliste kohustuste täitmise eest kokkulepitud tasu; 2.2.4 nõuda poolte koosoleku kokkukutsumist, kui see on teenuse osutamiseks, tähtaegadest kinnipidamiseks ja kvaliteedi tagamiseks vältimatu. 2.3 Tellija kohustub: 2.3.1 vastama mõistliku aja jooksul kõikidele täitja poolt esitatud taotlustele juhiste täpsustamiseks; 2.3.2 informeerima täitjat esimesel võimalusel probleemidest, mis on seotud teenuse osutamisega; 2.3.3 tasuma lepinguliste kohustuste täitmise eest kokkulepitud tasu lepingus sätestatud tingimustel. 2.4 Tellijal on õigus: 2.4.1 jooksvalt kontrollida lepingust tulenevate kohustuste täitmist ja nõuda igal ajal informatsiooni lepingu täitmise kohta; 2.4.2 anda täitjale täiendavaid juhiseid ja teha ettepanekuid; 2.4.3 konsulteerida vajadusel täitjaga lepingu esemega seotud küsimustes; 2.4.4 kutsuda kokku poolte koosolek, teatades sellest täitjale kirjalikult ette vähemalt kaks tööpäeva; 2.4.5 nõuda teenuse osutamisel ilmnenud puuduste viivitamatut kõrvaldamist; 2.4.6 nõuda teenuse osutamise katkestamist või lõpetamist, kui teenuse osutamisel selgub, et teenus ei vasta lepingutingimustele. Tellija keeldumisel teenuse osutamisest peab täitja osutama tellijale nõuetekohase teenuse. Nõuetekohase teenuse osutamiseni tellijale loetakse täitja teenuse osutamisega viivitanuks. 2/8 3. Üleandmine ja vastuvõtmine 3.1 Üleandmise-vastuvõtmise akt on allkirjastatud dokument, mis kinnitab täitja poolt teenuse või teenuse osa üleandmist tellijale ja tellija poolt selle vastuvõtmist. 3.2 Üleandmise-vastuvõtmise akti on täitja kohustatud koostama digitaalselt. 3.3 Täitja kohustub koos akti(de)ga tellijale üle andma kõik lepingu täitmisel saadud ja loodud materjalid (sh osalejate allkirjadega registreerimislehed: originaalid ja skanneeringud, ürituste materjalide kujundusfailid, välja töötatud prototüüpide tutvustuse ja fotod teisaldataval andmekandjal). 3.4 Tööde üleandmise-vastuvõtmise akti(de)s tuleb välja tuua alljärgnev info: 3.4.1 teostatud tööde kirjeldus ürituse ettevalmistamise ja läbiviimise raamistikus, kokkuvõte toimunud konverentsist; 3.4.2 ülevaade eelarvest töölõikude kaupa; 3.4.3 üleantud materjalid (fotod ja muud tehnilises kirjelduses toodud). 3.4.4 juhul, kui täitja kasutas lepingu vahetul täitmisel alltöövõtjaid, kajastab täitja olulisemad alltöövõtjad ja nende poolt teostatud tööde täpsed kirjeldused aktis. 3.5 Akti esitamisele järgnevast tööpäevast arvates on tellijal 30 (kolmekümne) päeva aega tööde ülevaatamiseks. Tellijal on õigus vajadusel nimetatud perioodi pikendada 1 (ühe) korra maksimaalselt eelmainitud aja võrra, teavitades sellest enne tähtpäeva saabumist täitjat 3 (kolm) tööpäeva ette. 3.6 Akti võib tellija poolt allkirjastada ja kinnitada ka punktis 2.1.5 nimetatud kontaktisik. Akti allkirjastamine tellija poolt tähendab tema antud kirjalikku kinnitust, et tehtud tööd vastavad lepingu tingimustele. 3.7 Tellija ei allkirjasta üleandmise-vastuvõtmise akti, kui teenus või teenuse osa ei vasta lepingus sätestatud tingimustele. Üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamata jätmise korral esitab tellija täitjale kirjaliku pretensiooni, andes täitjale rikkumise kõrvaldamiseks mõistliku tähtaja (sõltuvalt teenuse või teenuse osa iseloomust, rikkumise asjaoludest jms). Tellijal on õigus nõuda leppetrahvi tasumist aja eest, mil täitja teeb üleantavas teenuses parandusi seoses teenuse või teenuse osa mittevastavusega lepingule. 4. Lepingu maksumus ja maksetingimused 4.1 Lepingu kogumaksumus on 28 414,60 eurot, millele lisandub käibemaks seaduses sätestatud juhul. 4.2 Lepingu kogumaksumus on tellijale lõplik ja täitjale siduv ning see sisaldab kõiki kulusid (nt personali töötasud, meediategevuse- ja kommunikatsioonikulud, transport, vahendid, materjalid, toitlustus jms) ja tasusid (nt autori varaliste õiguste loovutamine ja isiklike kasutusõiguste, litsentsi andmine jms), mis on vajalikud teenuse nõuetekohaseks osutamiseks. 4.3 Täitja esitab arved e-arvena (masintöödeldavas XML-vormingus). Arve esitamise aluseks on täitja poolt koostatud ja kahepoolselt allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akt. 4.4 Täitja esitab arve järgmiste andmetega: 4.4.1 Maksja: Kaitsevägi Juhkentali tn 58 , 15007 Tallinn, registrikood 70008641. 4.4.2 Muud arvele mägitavad andmed: hankelepingu number; kontaktisiku nimi; teenuse nimetus, teenuse osutamise aeg või ajavahemik, arve aluseks oleva akti number, hind ja muu vajalik info. 4.4.3 Täitja pangarekvisiidid: Saaja pank: AS SEB Pank; 3/8  Saaja pangakonto number: IBAN EE111010220036469016; SWIFT: EEUHEE2X. 4.5 Tellija ei tasu täitjale ettemaksu. 4.6 Täitja esitab arve tellija kontaktisikule pärast tööde üleandmise-vastuvõtmise akti mõlemapoolset allkirjastamist. 4.7 Tellija tasub vastuvõetud ja lepingutingimustele vastava teenuse eest 30 päeva jooksul pärast lepingu tingimustele vastava arve kättesaamist. 4.8 Tellija ei aktsepteeri arvet, mis ei vasta lepingutingimustele. Sellisel juhul esitab täitja uue arve viie tööpäeva jooksul. Tellija ei maksa viivist arvelt, mille esitamata jätmise või valesti esitamise eest ei vastuta tellija. 4.9 Tasumine loetakse teostatuks tellija panga poolt maksekorralduse vastuvõtmisest. 4.10 Tellija kontrollib enne arve, mille maksumus on koos käibemaksuga 10 000 eurot või rohkem, tasumist täitja maksuvõla puudumist Maksu- ja Tolliameti kodulehekülje kaudu. Vähemalt 10 000 eurose maksuvõla olemasolu korral informeerib tellija tasutavast arvest Maksu- ja Tolliametit. 5. Konfidentsiaalsus 5.1 Konfidentsiaalse teabe all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud teavet, isikuandmeid, turvaandmeid, selgelt tähistatud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumente ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne teave ei hõlma endas teavet, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil. 5.2 Konfidentsiaalsusnõude kohaselt kohustub pool mitte avaldama lepingu kehtivuse ajal ega hiljem teise poole kirjaliku nõusolekuta konfidentsiaalset teavet. Pooled kaitsevad temale lepingu täitmise käigus teatavaks saanud teabe konfidentsiaalsust. Täitja vastutab täielikult lepingu täitmisega seotud meeskonna ja alltöövõtjate konfidentsiaalsusnõude täitmise eest. 5.3 Täitja kohustub mitte kasutama tellija kirjaliku nõusolekuta lepingu juurde kuuluvat dokumenti või informatsiooni, v.a juhtudel, mis on vajalikud lepingu täitmiseks. Kõik dokumendid peale lepingu ja selle lisade on tellija omand ja kui tellija nõuab, on täitja kohustatud talle need pärast lepingu lõppemist tagastama. 5.4 Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe avaldamine mistahes kolmandatele isikutele on keelatud. 5.5 Avalikkusele suunatud lepingu eseme või selle täitmisega seotud teavitus, sh pressiteated, tellijale viitamine reklaamis või võrguväljaandes, on lubatud tellija sõnaselgel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis e-kirjaga antud nõusolekul. 5.6 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu. 6. Autoriõigus 6.1 Autoriõigused lepingu alusel tellijale üleantava teenuse tulemitele kuuluvad tellijale. Tasu autoriõiguste üleandmise ja litsentsimise eest sisaldub lepingu tasus. 6.2 Tellijale kuuluvad teenuse tulemite osas kõik autori varalised õigused ja ainulitsents, kaasa arvatud õigus lepingu täitmisel täitja poolt koostatud dokumente reprodutseerida, muuta, töödelda, levitada ja üldsusele kättesaadavaks teha mistahes vormis ja kandjal, ilma geograafiliste piiranguteta ning tähtajatult. Varalised õigused ja ainulitsents loetakse tellijale üleläinuks üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamisega poolte poolt. 6.3 Tellijale üle antav teenus on tellija omand ning selle kasutamine või sellele viitamine täitja poolt on lubatud ainult tellija kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul. 6.4 Pooled on kokku leppinud, et käesolevale lepingule ei kohaldata võlaõigusseaduse § 374. 6.5 Täitja poolt lepingu alusel ja raames kogutud informatsioon, raportid, uuringud jm loetakse samuti tellija omandiks ning lepingu lõppemise või lõpetamise korral või tellija nõudmisel on täitja kohustatud viivitamatult oma kulul üle andma tellijale kogu tema valduses oleva sellise informatsiooni. 4/8 7. Poolte vastutus 7.1 Lepingujärgsete kohustuste mittenõuetekohase täitmise või täitmata jätmise korral kannavad pooled teineteise ees vastutust vastavalt lepingu sätetele ja kehtivatele õigusaktidele. 7.2 Täitja vastutab igasuguse lepingurikkumise eest, eelkõige kui teenus ei vasta lepingus ja selle lisades kokkulepitud nõuetele. Teenus loetakse muu hulgas mittevastavaks juhul, kui täitja ei anna teenust või teenuse osa tähtajaks üle, ei osuta seda nõuetekohaselt, jätab tellijale lepingu täitmise kohta informatsiooni/nõuetekohase dokumentatsiooni esitamata vms. 7.3 Täitja vastutab oma alltöövõtjate ja nende esindajate või töötajate tegevuse ja rikkumiste eest, nagu enda tegude eest. Alltöövõtu kasutamise korral mis tahes lepingu osa alltöövõtu korras täitmise heakskiitmine tellija poolt ei vabasta täitjat ühestki tema lepingujärgsest kohustusest. Täitja ei või oma lepingujärgseid kohustusi anda üle kolmandale isikule ega kaasata oma lepingujärgsete kohustuste täitmiseks kolmandat isikut ilma tellija sellekohase selgesõnalise kirjaliku nõusolekuta. 7.4 Juhul, kui täitja viivitab teenuse või teenuse osa üleandmisega üle lepingus kokkulepitud tähtaja, on tellijal õigus nõuda leppetrahvi kuni 0,5% lepingu alusel makstavast tasust iga üleandmisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% lepingu maksumusest. Tellija võib nõuda leppetrahvi tasumist ka aja eest, mil täitja teeb üleantavas teenuses parandusi seoses teenuse või teenuse osa mittevastavusega lepingule. Täitja ei vastuta üleandmisega viivitamise eest juhul, kui viivitus tulenes vaid tellijast sõltuvatest asjaoludest. 7.5 Lepingu muude sätete rikkumise tuvastamisel on tellijal õigus nõuda ning täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 3000 eurot iga rikkumise eest. 7.6 Konfidentsiaalsusnõude rikkumise korral on poolel õigus nõuda ja nõuet rikkunud poolel kohustus maksta leppetrahvi kuni 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. 7.7 Juhul, kui tellija viivitab arve tasumisega, on täitjal õigus nõuda tellijalt võlaõigusseaduse § 113 lg 1 sätestatud viivist tähtajaks tasumata summalt iga tasumisega viivitatud päeva eest, tingimusel, et viivitusest on tellijale teada antud 30 päeva jooksul selle tekkimisest. Viivise kogusuurus ei ületa 10% viivituses oleva summa suurusest. 7.8 Lepinguga võetud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmisega tellijale ja kolmandatele isikutele tekitatud kahju korral kohustub täitja taastama kahju tekitamisele eelnenud olukorra või hüvitama tellija poolt olukorra taastamiseks kantud kulud. 7.9 Leppetrahvid ja viivised tasutakse 28 päeva jooksul vastava nõude saamisest arvates. Tellijal on õigus arvestada tellija poolt esitatud leppetrahvi nõuete summad ja kahjuhüvitiste summad maha täitjale tasumisele kuuluvast tasust. 7.10 Leppetrahvide ja viiviste nõudeõigus on 180 päeva alates vastava rikkumise avastamisest arvates. 7.11 Leppetrahv on kokkulepitud kohustuse täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks. Leppetrahvi nõudmine ei võta tellijalt õigust nõuda täiendavalt lepingu rikkumisega tekitatud kahju hüvitamist. 8. Vääramatu jõud 8.1 Lepingust tulenevate kohustuste rikkumine on vabandatav, kui pool on rikkunud kohustust vääramatu jõu tõttu. Pooled loevad vääramatuks jõuks asjaolu, mida kohustust rikkunud pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta lepingu sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks, näiteks loodusõnnetusi, üldisi elektrikatkestusi, sõjategevust, blokaadi. Pooled ei loe vääramatuks jõuks täitja kolmandast isikust lepingupartneri suutmatust lepingut täita. 8.2 Kui mistahes vääramatu jõu tingimustele vastav asjaolu tõi kaasa lepingu mittetäitmise lepingus või selle lisades ettenähtud tähtajal ning selle mõju on ajutine, on lepingust tulenevat kohustust rikkunud poole käitumine vabandatav üksnes ajal, mil vääramatu jõud kohustuse täitmist takistas. 8.3 Vääramatu jõu esinemise tõttu lükatakse lepingulise kohustuse täitmise tähtaeg edasi vastavalt asjaolu mõjumise ajale, kuid mitte enamaks kui 90 päeva. 5/8  8.4 Pool, kes ei suuda oma kohustusi vääramatu jõu tõttu täita, peab viivitamatult teatama teisele poolele nimetatud olukorra tekkimisest ja lõppemisest. Mitteteatamine või mitteõigeaegne teatamine võtab poolelt õiguse viidata rikkumise vabandatavusele, s.o vääramatu jõu esinemisele ning teavitamise kohustust rikkunud pool vastutab lepingulise kohustuse rikkumise eest vastavalt lepingus sätestatule. 8.5 Kui vääramatu jõu mõju on alaline ning ei võimalda pooltel täita lepingulisi kohustusi täielikult või osaliselt, on pooltel õigus leping üles öelda või taganeda, tehes teisele poolele vastava lepingust ülesütlemis- või taganemisavalduse. 8.6 Covid 19 pandeemiast tulenevat ei käsitle pooled käesoleva lepingu sõlmimise hetkel vääramatu jõuna. Juhul, kui pärast käesoleva lepingu sõlmimist kehtestatakse uusi ettenägematuid piiranguid, mis on seotud Covid 19 pandeemiaga ning millest johtuvalt ei ole võimalik või on takistatud lepingu täitmine, siis võib see olla käsitletav vääramatu jõuna. 9. Lepingu lõpetamise alused 9.1 Tellija annab lepingu(st) ülesütlemisel/taganemisel täitjale mõistliku tähtaja lepingu täitmiseks, mis ei või üldjuhul olla pikem kui 30 päeva. Lepingu täitmiseks antav tähtaeg ei vabasta poolt vastutusest kohustuse rikkumise eest. 9.2 Tellija ei ole kohustatud lepingu(st) ülesütlemisel/taganemisel andma tähtaega lepingu täitmiseks olulise lepingurikkumise korral. Sel juhul esitab tellija täitjale mõistliku aja jooksul olulisest lepingurikkumisest teadasaamisest arvates kirjaliku lepingu ülesütlemis- /taganemisavalduse. Lepingu(st) ülesütlemine/taganemine loetakse toimunuks täitja poolt ülesütlemis-/taganemisavalduse kättesaamisest. 9.3 Lepingu täitmiseks antud täiendava tähtaja möödumisel võib tellija esitada täitjale kirjaliku lepingu(st) ülesütlemise avalduse või taganemisavalduse. Lepingu(st) ülesütlemine või taganemine loetakse toimunuks täitja poolt ülesütlemise avalduse või taganemisavalduse kättesaamisest arvates. Lepingu(st) ülesütlemise avaldust või taganemisavaldust ei ole vaja esitada, kui täiendava tähtaja andmisel on tellija eelnevalt kirjalikult selgitanud, et tähtaja jooksul lepingujärgse kohustuse täitmata jätmisel ütleb tellija lepingu üles/taganeb tellija lepingust. Sel juhul lõpeb leping tellija poolt lepingu täitmiseks määratud tähtaja möödumisel ja tingimusel, et täitja ei ole pakkunud tellijale kohast täitmist. 9.4 Poolel on õigus leping täiendava tähtajata üles öelda või lepingust taganeda, kui teine pool on lepingust tulenevaid kohustusi oluliselt rikkunud (oluline lepingurikkumine). Oluliste lepingurikkumistega on muuhulgas tegemist, kui: 9.4.1 rikutakse lepingust tulenevaid kohustusi tahtlikult või raske hooletuse tõttu; 9.4.2 täitja on jätnud tellija poolt antud täiendava tähtaja jooksul oma kohustused täitmata; 9.4.3 täitja edastab tellijale teate täitmisest keeldumise kohta; 9.4.4 esitatakse valeteavet või võltsitud andmeid; 9.4.5 rikutakse konfidentsiaalsuskohustust; 9.4.6 rikutakse tehnilises kirjelduses sätestatud tingimusi; 9.4.7 kohustuse rikkumine annab tellijale mõistliku põhjuse eeldada, et täitja ei täida kohustust ka edaspidi; 9.4.8 täitjal esineb lepingu perioodil seadusrikkumisi lepingu esemeks oleva teenuste osutamisega. 9.5 Tellijal on õigus leping erakorraliselt üles öelda, kui täitja suhtes on tehtud pankrotiotsus või on algatatud likvideerimisprotsess või täitjal lõppevad lepingu täitmiseks vajalikud load ning täitja ei pikenda neid või lubade pikendamine ei ole võimalik temast sõltumata asjaoludel. 9.6 Tellijal on õigus leping igal ajal üles öelda või lepingust taganeda, teatades sellest täitjale vähemalt 30 päeva ette. Lepingu ülesütlemisega ei kaasne tellijale täiendavaid rahalisi kohustusi. Lepingu ülesütlemisel kohustub tellija vastu võtma lepingu lõppemise hetkeks osutatud teenuse või teenuse osa ning maksma selle eest tasu vastavalt osutatud teenuse või teenuse osa. Tellija ei ole kohustatud tasuma teenuse või teenuse osa eest, mis ei vasta lepingus ja selle lisades sätestatud tingimustele. 6/8  9.7 Ülesütlemisel ei ole pooled kohustatud lepingut täitma. Pooled on lepingu üles ütlemisel või taganemisel kohustatud tagastama teineteisele lepingu lõpetamisele järgneva aja kohta juba ette üleantud võlaõigusseaduses sätestatud korras. 10. Kontaktisikud 10.1 Tellija kontaktisikud: 10.1.1 Tellija kontaktisik lepingulistes küsimustes on vastava valdkonna kategooriajuht, kes lepingu sõlmimise hetkel on Kristo Raud (tel +372 5388 3440, e-post [email protected]). 10.1.2 Tellija kontaktisik ja konverentsi koordinaator lepingu täitmise osas on Kaitseväe Akadeemia sõja- ja katastroofimeditsiinikeskuse toetus- ja arendustegevuse jaoskonna ülem kapten Hele-Reet Lille (tel +372 5450 1399, e-post [email protected]). 10.2 Täitja kontaktisik(ud) on Kai Banatovski, koolituste ja konverentside suuna juht (tel +372 514 4224, e-post [email protected]). 10.3 Kõik teated, millel ei ole õiguslikku tagajärge võivad olla esitatud kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ning peavad olema adresseeritud lepingu kontaktisikutele kui lepingus ei ole sätestatud teisiti. 10.4 Kontaktisiku või muude andmete muutumisest teatab pool ühepoolse avaldusega teisele poolele viivitamata, hiljemalt 5 päeva jooksul muudatuse toimumisest arvates. Nimetatud teadet ei loeta lepingu muudatuseks. 11. Lõppsätted 11.1 Leping jõustub kui tellija on selle allkirjastanud ja kehtib kuni lepingust tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmiseni, lepingu ülesütlemisel, taganemisel või muul seadusest tuleneval alusel. 11.2 Lepingu täitmise keel on eesti keel. 11.3 Lepingu täitmisel ja lepingust tulenevate vaidluste korral lähtutakse Eesti Vabariigi õigusaktidest. 11.4 Pooled on kokku leppinud võtta tarvitusele kõik abinõud omavaheliste erimeelsuste lahendamiseks läbirääkimiste teel. Kokkuleppele mittejõudmisel lahendatakse vaidlus vastavalt Eesti Vabariigi õigusele Harju Maakohtus. 11.5 Lepingu üksiku sätte kehtetus ei too kaasa kogu lepingu või lepingu teiste sätete kehtetust. 11.6 Kumbki pool ei oma õigust oma lepingulisi õigusi ja kohustusi üle anda kolmandatele isikutele teise poole kirjaliku nõusolekuta. 11.7 Sõlmitud lepingu muutmises võib kokku leppida riigihangete seaduses toodud alustel ja mahus. 11.8 Lepingu muudatused kehtivad juhul, kui need on vormistatud kirjalikult. Kirjaliku vorminõude mittejärgimisel on lepingu muudatused tühised. Kõik lepingu muudatused jõustuvad pärast nende allkirjastamist poolte poolt või poolte määratud tähtajal. 11.9 Lepinguga seotud teated edastatakse teisele poolele lepingus märgitud e-posti või postiaadressil. Aadressi muutusest on pool kohustatud koheselt informeerima teist poolt. 11.10 Poolte vaheliste õiguslikku tähendust omavate teadete ja muu info edastamine peab toimuma kirjalikult või e-posti teel digitaalselt allkirjastatuna. Teatis loetakse kätte saaduks ka juhul, kui see on edastatud postiasutuse poolt tagasisaadetava väljastusteatega lepingus tähendatud aadressil ja teate posti panemisest on möödunud 5 päeva. E-posti teel teate saatmise korral loetakse teade kätte saaduks järgmisel päeval. 11.11 Käesolev leping on allkirjastatud digitaalselt mõlema poole poolt ning edastatud allkirjadega mõlemale poolele. 7/8 12. Lisad 12.1 Lisa 1. Tehniline kirjeldus; 12.2 Lisa 2. Täitja pakkumus. TELLIJA: TÄITJA: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Tiaana Kalda Agne Annist hangete osakonna juhataja juhatuse liige 8/8  Lisa 1 Tehniline kirjeldus 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents 1. Hanke eesmärk Riigihanke eesmärk on tagada 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi igakülgne korraldamine täisteenusena Eesti Rahva Muuseumis. Teenusepakkujalt oodatakse terviklikku lahendust, mis katab projektijuhtimise ja korraldusliku poole, tehnilise lahenduse (heli-, valgus- ja videotehnika, otseülekanded, salvestused), toitlustuse, osalejate registreerimise ja klienditoe, samuti sünkroontõlke teenuse eesti–inglise ja inglise–eesti suunal. Kõigi tegevuste teostamisel peab teenusepakkuja tagama vastavuse kehtivatele õigusaktidele, ohutusnõuetele ning rahvusvahelistele standarditele. Konverentsi korraldavad ühiselt Kaitsevägi, Terviseamet, Kaitseväe Akadeemia sõja- ja katastroofimeditsiinikeskus, Kaitseväe peastaabi meditsiiniteenistus ja Kaitseväe Arstide Selts. Konverentsi peateemad keskenduvad tsiviil-militaar koostööle, sõjategevuse mõjule vaimsele tervisele, vere ja verekomponentide kasutamisele sõja- ja kriisiolukordades ning keemia-, kiirgus- ja bioloogiliste ohtudega seotud riskidele. Konverentsi sihtrühmaks on tervishoiutöötajad (arstid, õed, parameedikud, erakorralise meditsiini tehnikud), proviisorid ja farmatseudid, meditsiinitudengid ning teised erialaspetsialistid, kelle töö on seotud sõja- ja katastroofimeditsiiniga. 1.1. Ajakava Konverentsi kuupäevad: 04.–05. detsember 2025 Ehituspäevad: 03.12.2025 Tööde täpne ajakava kooskõlastatakse tellijaga hiljemalt 60 päeva enne ürituse algust. 1.2. Mahud ja kogused Eeldatav osalejate arv: ca 850 inimest. Teenuse maht hõlmab kõiki konverentsipäevi koos ehitus- ja mahavõtmispäevadega (03.12.2025). 1.3. Piletihinnad registreerimisega kuni 17. november (k.a): Tavaosaleja 1 päev: 150 eurot Tavaosaleja 2 päeva: 200 eurot Tudeng 1 päev: 75 eurot Tudeng 2 päeva: 100 eurot 1.4. Piletihinnad registreerimisega 17. novembrist kuni 1. detsembrini (kell 17.00): Tavaosaleja 1 päev: 200 eurot Tavaosaleja 2 päeva: 250 eurot Tudeng 1 päev: 75 eurot Tudeng 2 päeva: 100 eurot 1.5. Sponsorite paketid Toetaja: 500 € Sisaldab 1 esitluslauda ja 2 esindajat; iga lisanduv laud koos esindajaga 250 € 1/5  Sponsor: 3000 € Sisaldab 5 esitluslauda; kuni 5 esindajat, iga lisanduv esindaja 250 €; väike ettevõtte logo lisatakse konverentsiga seotud dokumentidele (sh koduleht) Kuldsponsor: 5000 € Sisaldab kuni 7 esindajat; võimalus broneerida eraldi ruum või ala toodete/teenuste esitlemiseks; võimalus korraldada eelregistreerimisega presentatsioon (kuni 15 min), korraldaja edastab info osalejatele eelnevalt; suur ettevõtte logo lisatakse konverentsiga seotud dokumentidele (sh koduleht). 2. Konverentsiteenuse sisu: 2.1. Projektijuhtimine, sh tööde koordineerimine, lektoritega/kõnelejatega suhtlemine, ettekannete haldamine ja üldkordineerimist sh konverentsi eelarve koostamine, konverentsi toimumiskoha ja ruumide broneeringute haldamine, lektorite otsimine ja kooskõlastamine hankijaga, sponsorite ala ettevalmistamine; 2.2. Majutuse koordineerimine (broneerimine ja logistika) lektoritele/kõnelejatele; majutuse kulud ei ole pakkuja kanda, need tasub hankija eraldi kokkuleppel; 2.3. Konverentsi registreerimise- ja klientide haldamine, sh nimekirjade koostamine, tunnistuste väljastamine, klienditugi; 2.4. Konverentsi tehnilise produktsiooni korraldamine, sh sündmuste salvestamine, virtuaalkonverentsi (vähemalt 200 osalejale samaaegselt) platvormi loomine, proovide läbiviimine; 2.5. Virtuaalkonverentsi interaktiivsete küsimuste ja salvestamise haldamine, sh proovide läbiviimine. 2.6. Näituste ala haldamine koos kaubaaluste ligipääsu võimalusega nii sise kui välitingimustes; 2.7. Tõlketeenuse korraldamine (sünkroontõlge eesti–inglise ja inglise–eesti suunal); 2.8. Toitlustuse korraldamine (hommikune kohvipaus, lõuna ja pärastlõunane kohvipaus); 2.9. Tehnilise lahenduse, sh heli, valguse, video, ülekannete, tõlketehnika haldamine, proovide läbi viimine; 2.10. Konverentsi ajal kohapealne tugiteenus; 2.11. Dokumentatsioon ja aruandlus; 2.12. Hankija täpsustab lepingu sõlmimisel, millises ulatuses teenuseid osutatakse; pakkuja esitab pakkumuse tervikteenusele. 3. Nõuded konverentsiteenuse osutamisele/tellitavate tööde kirjeldus 3.1. Sündmuse ettevalmistamisega seotud tööd hõlmavad järgmisi tegevusi: 3.1.1. Tellijaga sündmuse täpsetes toimumisaegades ja läbiviimise tingimustes (eelistatud toimumiskohtade valik, tehnilised vajadused jms) kokkuleppimine sh ruumide rentimine ja haldamine; 3.1.2. Ettevalmistuste plaani detailse kirjelduse esitlemine tellijale; 3.1.3. Sündmuse programmi koostamine; 3.1.4. Lava- ja muude funktsionaalsete alade kujunduse kontseptsiooni väljatöötamine; 3.1.5. Sündmuse toimumise füüsiliste ruumide lahenduse esmase funktsionaalsuse kirjeldamine tellijal; 3.1.6. Sündmuse toimumise virtuaalse lahenduse, koos interaktiivsete küsimuste ja salvestuse võimalusega, kirjeldamine; 3.1.7. Sündmusega seotud toitlustuse ja transpordi ning vajadusel majutuse korraldamine; 3.1.8. Sündmuse menüüvaliku koostamine ja kokkuleppimine tellijaga; 3.1.9. Esinejate ja päevajuhtidega korraldusliku info vahetamine; 3.1.10. Sündmuse programmi vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, kujundamine, vormistamine ja vajadusel tootmine ning nende sobivuse kooskõlastamine tellijaga; 3.1.11. Osalejatele registreerimise, nimekaartide ja muude materjalide kujundamine, ettevalmistamine ning tootmine tellijaga kooskõlastatud formaadis; 2/5  3.1.12. Sündmuse osaluslehe ja tagasisidevormide ettevalmistamine ja tellijaga kooskõlastamine; 3.1.13. Sündmuse osalejate haldamine ja nõustamine; 3.1.14. Kontakt-, virtuaal- või hübriidsündmuse korraldamine, s.h tehnilise produktsiooni organiseerimine; 3.1.15. Tehnika organiseerimine; 3.1.16. Sündmuse salvestamise, veebiülekande ja videomaterjali montaaži korraldamine; 3.1.17. Esitluste kogumine ning esinejatega läbirääkimine ettekannete sündmuste järgseks avalikustamiseks; 3.1.18. Sündmusega seotud temaatiliste videoklippide ja helifailide tootmine; 3.1.19. Tõlketeenuse korraldamine; 3.1.20. Osalejate registreerimise ja piletimüügi haldamine, osalustasude kogumise korraldamine, osalejate jooksvatele küsimustele vastamine; 3.1.21. Ettevalmistava protsessi juhtimine/projektijuhi töö. 3.2. Sündmuse kohapealsed tööd hõlmavad vähemalt järgmisi tegevusi: 3.2.1. Sündmuse ajakava järgimine ning tõrgete lahendamine ja võimalusel ennetamine; 3.2.2. Suhtlemine ruumide rendile andjaga ja tellitud teenuste osutajatega; 3.2.3. Enne sündmuse algust ja kogu selle kestel tehniline assisteerimine (osalejate vastuvõtmine, registreerimine ja suunamine, tehnika tõrgeteta toimimise tagamine, vajadusel saalimikrofoni teenindus, ava-, vahe- ja esitlusslaidide esitlemise korraldamine jms); 3.2.4. Esinejate ja moderaatori assisteerimine ja sündmuse toimumiseks muude vajalike tegevuste koordineerimine ja haldamine (sh vajadusel mööbli ümberpaigutamine sündmuse toimumise ruumides); 3.2.5. Toitlustusega seotud tegevuste koordineerimine ja toitlustuse tagamine vastavalt kokkulepitule tellijaga; 3.2.6. Sündmuse sujuva ja professionaalsel tasemel korralduse tagamine (sh täitjameeskonna korrektne riietus, osalejate ning esinejatega viisakas suhtlemine); 3.2.7. Tellitud fotograafi juhendamine sündmusel; 3.2.8. Sündmuse toimumiskoha suunaviitadega tähistamine, ruumide dekoreerimine. 3.3. Sündmuse järeltegevusega seotud tööd hõlmavad vähemalt järgmisi tegevusi: 3.3.1. Tagasiside kogumise korraldamine tellijaga eelnevalt kooskõlastatud vormil ja viisil (paberkandjal või elektrooniliselt) ja kokkuvõtte esitamine tellijale; 3.3.2. Vajadusel sündmusel osalenutele tänukirja või osalust tõendava sertifikaadi jms info (nt viited sündmuste materjalidele) saatmine; 3.3.3. Esitluste ja muude dokumentide üles laadimine ja tellijale ligipääsu tagamine; 3.3.4. Fotograafi teenuse puhul tehtud fotode edastamine tellijale kokkulepitud aja jooksul; 3.3.5. Vajadusel sündmuse videosalvestuste monteerimine klippideks ja edastamine tellijale kokkulepitud aja jooksul; 3.3.6. Sündmusejärgselt lava demonteerimine ja vajadusel ruumi seisundi taastamine sündmuse eelsesse seisundisse kokkuleppel rendileandjaga. 4. Konverentsiteenuse pakkuja: 4.1. Pakub alati professionaalset ja kvaliteetset ning terviklikuks toimimiseks vajalikke lahendusi hõlmavat konverentsiteenust ning arvestab tellija konkreetsete vajaduste, eelistuste ning rahaliste võimalustega; 4.2. On paindlik ja orienteeritud tellijaga koostööle, tagades konverentsiteenuse parima hinna ja kvaliteedi; 4.3. Tegutseb konverentsiteenuse pakkumisel alati tellija huvides; 3/5  4.4. Näeb ette sündmuse korraldamisega seotud üksikasju ja koostab sündmuse ettevalmistamise ja läbiviimisega seotud tegevusplaani koos ajakava ja vastutajatega, esitades selle tellija kooskõlastamiseks. 5. Täiendavad nõuded 5.1. Pakkuja kohustub korraldama konverentsi toimumise Eesti Rahva Muuseumi (ERM) ruumides ning tagama toitlustuse vastavalt tellija poolt seatud tingimustele. Ruumide rent ja toitlustus on hanke lahutamatu osa. Kaitseväe Akadeemia toetab ERM-i ruumide renti kuni 12 000 euro ulatuses. Tellija on saavutanud ERM-iga esialgsed kokkulepped ruumide ja toitlustuse osas ning määranud konverentsi toimumise kuupäevad. Pakkuja võtab need kokkulepped üle ja vastutab nende täitmise eest. Pakkuja peab arvestama, et temale laekuvatest summadest (sealhulgas piletitulust ja sponsorlusest) kaetakse osaliselt ruumide rendi ning toitlustuse kulud; 5.2. Pakkuja kohustub tagama konverentsi teavitamise valitud sihtrühmale, korraldades asjakohased turundus- ja kommunikatsioonitegevused s.t konverentsi teavitus on hanke osa. 5.3. Pakkuja saab sisendi konverentsi kava, lektorite ja teemade osas tellija poolse töögrupi kaudu. Pakkuja kohustub tagama esmaste kokkulepete sõlmimise lektoritega ning võtma enda kanda edasise suhtluse korraldamise ja lektoritega seotud korralduslike küsimuste lahendamise; 5.4. Pakkuja kohustub välja töötama toetajapaketid, sõlmima kokkulepped sponsoritega ning koordineerima näituseala korraldamist koostöös Kaitseväe Akadeemia konverentsi töögrupiga. Tellija annab pakkujale üle juba saavutatud esialgsed kokkulepped sponsoritega. Pakkujal on õigus ja võimalus leida täiendavaid sponsoreid; 5.5. Sündmuse korraldamisel peab pakkuja arvestama, et tegevused ja majutusvõimalused oleksid ligipääsetavad ka erivajadustega inimestele; 5.6. Majutusteenuse tellimisel peab pakkuja võimalusel otsima teenuseosutajaid, kes kujundavad ettevõtte keskkonnapoliitikat, seavad keskkonnaga seotud eesmärke ning täidavad keskkonnahoidliku märgisega seotud kohustuslikke kriteeriume, nt majutusettevõtte säästlikuma ressursikasutusega (nt. elekter, küte, vesi, jäätmed, puhastus). Keskkonnahoidlikku lähenemist võivad kinnitada muuhulgas teenuseosutajale omistatud ökomärgised, nt The Green Key, EU Ecolabel või muud samaväärsed keskkonnamärgised või kestlike põhimõtete ja -tegevuste kirjeldus teenuseosutaja kodulehel; 5.7. Pakkuja arvestab sündmuse korraldamisel Keskkonnahoidlike sündmuste juhendis antud nõudeid ja soovitusi; 5.8. Pakkuja määrab vastutava projektijuhi, kes on kogu protsessi vältel tellija ainus ametlik kontaktisik. 5.9. Kõik sündmusel kasutatavad seadmed peavad vastama EL kehtivatele ohutus- ja kvaliteedistandarditele ning olema CE-märgisega. Teenusepakkuja peab tagama, et kõik tööülesanded on täidetud kokkulepitud ajaks ja kvaliteediga. Kõik tehnilised probleemid tuleb lahendada viivitamatult, tagades ürituse katkestamatu toimimise; 5.10. Teenusepakkuja esitab tellijale kirjaliku aruande ja salvestused hiljemalt 10 tööpäeva jooksul pärast konverentsi; 5.11. Töö loetakse üleantuks pärast ürituse lõppu, kui tellija on kinnitanud, et kõik tööetapid on täidetud vastavalt tehnilisele kirjeldusele. 6. Tulud/kulud 6.1. Pakkuja teenitav tulu kujuneb piletitulust, mille prognoositav maht on käesoleval aastal 80 000 – 90 000 eurot. Sellest summast kaetakse toitlustuskulud (ligikaudu 57 000 euro ulatuses). 6.2. Korraldajale laekuvad täiendavad tulud sponsoritelt vastavalt fikseeritud hinnakirjale (vt allpool). Kõik sponsorid peavad olema eelnevalt kooskõlastatud tellijaga. 6.3. Tellija edastab korraldajale potentsiaalsete sponsorite nimekirja, kuid korraldajal on õigus ja võimalus kaasata ka lisasponsoreid. 4/5 6.4. Peasponsori kaasamisel võib tema toetus katta täiendavaid tegevusi ja materjale (nt VIP- õhtusöök, fotosein, plakatid, karikad). 6.5. Sponsorite pakettide hinnakiri on toodud punktis 1.5 ning sponsorid tuleb eelnevalt hankijaga kooskõlastada. 5/5  HINNAPAKKUMINE Pakkuja nimi: OÜ Celsius Healthcare Hanke nimetus: 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents Toimumisaeg: 04.-05. detsember 2025 (03.12.25 e evalmistus) Eeldatav osalejate arv: 850 inimest Hanke teostamiseks pakutav hanke maksumus on järgmine: Maksumus Kogumaksumus käibemaksuta Käibemaks käibemaksuga Teenuste kirjeldus (eur) (eur) (eur) Projektijuhtimine 3 500,00 840,00 4 340,00 Assisteerivad tööd 1 900,00 456,00 2 356,00 Koolituskalendris ürituse kajastamine ja registreerimine 2 502,00 600,48 3 102,48 Registratuur / info 900,00 216,00 1 116,00 Kohapealne haldus 700,00 168,00 868,00 Müügijuhtimine 3 500,00 840,00 4 340,00 Ülekande tehnika ja personal 6 967,60 1 672,22 8 639,82 Kujundustööd 160,00 38,40 198,40 Tõlketeenus 6 685,00 1 604,40 8289,40 Ürituse läbiviimine ja ajakava 1 600,00 384,00 1 984,00 Hind kokku 28 414,60 6 819,50 35 234,10 Pakkumus on jõus 60 päeva alates pakkumuse esitamise tähtajast (pakkumuse esitamise tähtaeg 15.09.2025).  PAKKUMUSE KIRJELDUS Pakkuja nimi: OÜ Celsius Healthcare Hanke nimetus: 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents Toimumisaeg: 04.-05. detsember 2025 (03.12.25 ettevalmistus) Eeldatav osalejate arv: 850 inimest 1 .PROJEKTIJUHTIMINE Projekti juhtimisel lähtume selgest tegevuskavast, vastutajate määramisest ja riskijuhtimisest, et tagada konverentsi edukas ettevalmistamine, läbiviimine ja järeltegevused vastavalt seatud eesmärkidele, eelarvele ja ajakavale. Kõik tööetapid ja tegevused viiakse ellu tihedas koostöös tellija esindajatega. Projektijuhtimise alusprintsiibid:  Läbipaistvus ja koostöö – tellija on igas etapis informeeritud ja kaasatud.  Tähtaegadest kinnipidamine – kõik tegevused on ajaliselt planeeritud.  Ressursside optimaalne kasutamine – inimressursside, aja ja rahaliste vahendite tõhus ja säästlik kasutamine.  Riskide ennetamine – kriitilised kohad on varakult kaardistatud ja nende maandamiseks plaan koostatud.  Kvaliteedikontroll – iga tööetapi kvaliteeti kontrollib vastutaja enne üleandmist.  Paindlikkus – vajadusel kohandame plaani vastavalt tellija soovidele. Projekti juhib vastutav projektijuht, kes on kogu korraldusperioodi vältel tellija peamine kontaktisik. Projektijuht juhib meeskonna tööd, koordineerib alltöövõtjaid (toitlustus, tehnika, tõlketeenus jne), koostab ja haldab ajakava ja eelarvet ning vastutab riskijuhtimise eest. Meeskonna koosseisu kuuluvad projektijuhid, assistendid, tehniline juht, majutuse ning logistika koordinaator, müügijuht ning tõlketeenuse pakkuja. Kõigi vastutajate nimed ja kontaktid esitatakse koos täpse tööjaotusega peale lepingu sõlmimist. Projekti meeskond on oma valdkonna spetsialistid ja pikaajalise töökogemusega antud valdkonnas. Celsiuse meeskond on eelneval kahel aastal olnud Sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi kaaskorraldajad, pakkudes tuge konverentsi planeerimisel, ettevalmistamisel ja läbiviimisel ning osalejate registreerimisel, samuti oleme vastutanud ülekande tehnilise lahenduse ja sünkroontõlke eest. Projektiplaan:  Koostame detailse tööplaani ja kinnitame selle tellijaga.  Võtame üle tellija ja Eesti Rahva Muuseumi (ERM) esialgsed kokkulepped ruumide ja toitlustuse osas. ERM broneeringu haldamine lähtudes eelarvest ja ajakavast. Kokkulepped ajakava ning ruumide ja tehniliste lahenduste osas, kooskõlastame ruumide paigutuse ja logistikaplaani. Teeme konverentsi toitlustusega seotud kokkulepped (ajakava, menüüvalik, kogused).  Konverentsi eelarve koostamine ja juhtimine.  Koostöös tellijaga konverentsi programmi koostamine.  Lektorite/esinejate majutuse ja transpordi broneerimise ja logistika koordineerimine.  Avame konverentsi registreerimise.  Koostame turundus- ja kommunikatsiooniplaani.  Sõlmime kokkulepped sponsoritega ja korraldame näituseala.  Vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, kujundamine ja vajadusel tootmine.  Testime virtuaalkeskkonda, valmistame ette sünkroontõlke tehnilised lahendused.  03.12.25 – ehituspäev: lava, valgus- ja helitehnika paigaldus, tehnika testimine, proovid esinejatega, ruumide ettevalmistus, sponsorite näituseala ettevalmistus.  04.–05.12.25 – konverents: osalejate registreerimine, klienditoe töö, tehniline tugi, toitlustuse koordineerimine, sponsorite ala haldus, esinejate assisteerimine. Virtuaalplatvormi haldamine, otseülekanded, salvestamine, interaktiivsete küsimuste modereerimine. Sünkroontõlke haldamine. Tõrgete lahendamine reaalajas projektijuhi ja tehnilise juhi poolt.  Peale konverentsi hindamine ja järeltegevused: tagasiside kogumine osalejatelt ja partneritelt, dokumentatsioon ja aruandlus. Riskijuhtimine- oleme kaardistanud peamised riskid ja neid ennetavate tegevuste plaani:  Tehnilised tõrked – varuseadmete olemasolu, kohapealne kogemustega tehniline meeskond, eelproovid.  Esineja hilinemine või ärajäämine – tagavaraettekande või programmi/ajakava kohandamise võimalus.  Virtuaalplatvormi häired – paralleelne voogedastus varuserveri kaudu.  Toitlustuse viivitused – varuplaan ja koordineerimine toitlustajaga.  Registreerimissüsteemi probleemid – IT-tugi ja klienditeeninduse valmisolek. Riskide olukorda jälgitakse regulaarselt kogu projekti jooksul. Riskiplaan ei ole staatiline document – see muutub konverentsi planeerimise ja läbiviimise käigus. Projektijuht teavitab vajadusel meeskonda ja sidusrühmi olulistest riskidest ja nende käsitlemisest. Tellija kaasamine:  Tellija ootuste ja vajaduste kaardistamine (tellija sisend sündmuse fookuse, mahu, esinejate ja vormingu osas).  Planeerimisfaas (tellijaga kooskõlastatakse: eelarve, ajakava, toimumiskoht, tehnilised vajadused, turunduskanalid jms.).  Regulaarne infovahetus (korralised koosolekud või raportid projektijuhilt; tellija tagasiside arvesse võtmine jooksvalt).  Sisu ja programmi koostamine (tellija osalus programmi kokku panemisel ja esinejate valikul).  Visuaali ja kommunikatsiooniplaani kooskõlastamine (kujundused, koduleht, info-, reklaam- ja abimaterjalid esitatakse tellijale kinnitamiseks; turundus- ja kommunikatsiooniplaani kinnitamine tellijaga).  Konverentsi toimumispäevad (projektijuht on peamine tellija kontaktisik sündmuse ajal).  Tagasiside ja järelanalüüs (koos tellijaga hinnatakse konverentsi õnnestumist: osalejate rahulolu, eesmärkide täitmist; tellijale koostatakse kokkuvõttev aruanne ja ettepanekud tulevikuks). 2. ASSISTEERIVAD TÖÖD: Assisteerivad tööd toetavad projektijuhti ja kogu korraldusmeeskonda, aidates tagada sujuva töökorralduse, tehnilise valmisoleku ja meeldiva konverentsi osalejakogemuse. Meie meeskond on konverentsi ajal igas etapis olemas, reageerib kiiresti ja lahendab kõik tekkinud olukorrad professionaalselt. Assisteerivad tööd konverentsi korralduses:  Organisatoorne tugi (dokumentide, nimekirjade ja plaanide vormistamine ja uuendamine; osalejate ja partnerite info haldamine; konverentsi registreerimiskeskkonna haldamine ja kasutajatugi).  Ajakava ja logistika koordineerimine (projektijuhti toetavad tegevused ruumide, toitlustuse, majutuse ja transpordi koordineerimisel).  Kommunikatsioon (külaliste ja esinejatega suhtlemine; info edastamine registreerimiskeskkonnas; registreerimiskinnituste ja meeldetuletuste saatmine).  Materjalide ettevalmistus (nimekirjade koostamine; nimekirjade, nimekaartide, materjalide printimine ja komplekteerimine).  Konverentsi kohapealne tugi (registreerimislaua ja infopunkti haldamine; osalejate juhendamine ja suunamine konverentsialal; esinejate vastuvõtt ja assisteerimine).  Konverentsi kohapealne tehniline tugi (heli- ja tõlketehnika ettevalmistus ja tugi; vajadusel esinejate tehniline assisteerimine; saalimikrofoni teenindus; vajadusel tehniline tugi paralleelsessioonides või töötubades).   Kokkuvõtted (osalejate tagasiside kogumine ja kokkuvõtted; osalejate tänamine ja järelkommunikatsioon (nt slaidid, salvestused); registreerimisandmete ettevalmistamine tellijale). 3. KOOLITUSKALENDRIS ÜRITUSE KAJASTAMINE JA REGISTREERIMINE  Kasutame osalejate registreerimiseks portaali Med24 koolituskalendrit (https://med24.ee/koolituskalender). Med24 on meedikutele suunatud terviklik veebiplatvorm, mille sisuks on erialauudised, koolituskalender, ajakirjade Perearst, Pereõde, Lege Artis, Apteeker ja Eesti Arst digiarhiivid ja e-koolitused. Statistika: +8000 külastust nädalas ja koolituste uudiskirjal +6000 tellijat.  Loome Med24 koolituskalendris eraldi sündmuste lehed (eesti k ja inglise k), mis sisaldavad kogu konverentsiga seotud olulist infot: ürituse nimetus, toimumise aeg ja koht, korraldaja info, osalemistingimused, sihtrühm, sünkroontõlke soov, piletihinnad ja registreerimise tähtajad.  Sisestame konverentsi lehele detailse ajakava koos esinejate nimede, teemade ja rollidega. Vajadusel lisame lingid / info täiendavatele materjalidele (nt töötoad, sponsorite info jne).  Sündmuse lehe visuaalne pool kujundatakse kooskõlas tellija brändingu ja sündmuse visuaalse identiteediga.  Loome kasutajasõbraliku registreerimisvormi, mis sisaldab kõiki tellija poolt nõutud välju (osaleja ees- ja perekonnanimi; kutse; vajadusel töökoht, et eristada osalustasusid või tasuta osalejaid; tervishoiutöötaja registrikood ja isikukood eestlastest osalejatele (vajalik tunnistuste väljastamiseks); kontaktandmed (telefon, e-post); osalemise kuupäevade valik (1 või 2 päeva); tudengi staatuse märkimine; arve esitamise andmed (eraisik või juriidiline isik)). Süsteem väljastab peale edukat registreerimist osalejale automaatselt e-postile kinnituskirja ja osalustasu arve (k.a e-arve). Konverentsi osalustasu on võimalik tasuda arve alusel ülekandega või tasuda kohe peale ostu vormistamist pangalingiga. Osalejate andmeid hallatakse ühtses admin keskkonnas, kus on võimalik:  eksportida osalejate nimekirju (Excel/CSV).  Filtreerida osalejaid erinevate filtrite põhiselt (nt osaluspäevade, kutse, maksete järgi vms.).  Koostada ja väljastada osalemistõendeid ja tunnistusi.  Jälgida registreerumise dünaamikat.  Osalejate andmete kogumine, kasutamine, säilitamine ja kustutamine on läbipaistev, õiguspärane ja turvaline. Konverentsi turundus- ja kommunikatsioonitegevused: Meil on andmebaasid ja teavituskanalid konverentsi sihtrühma, tervishoiutöötajateni, jõudmiseks- kasutame sihtrühmani jõudmiseks meedikute seas loetuimat veebiportaali Med24 (+8000 külastust nädalas) ja koolituste uudiskirja (+6000 tellijat). Vajadusel saame pakkuda otseposti valitud sihtrühmale. 4. REGISTRATUUR / INFO: Konverentsi registratuur ja infopunkt on sündmuse esimene kontaktpunkt osalejatele ning oluline tugikeskus kogu konverentsi jooksul. Peamine ülesanne on tagada sujuv vastuvõtt, osalejate juhendamine ja info jagamine. Meie lahendus on üles ehitatud kiiruse, täpsuse ja abivalmiduse põhimõttel: osalejad saavad kiirelt registreeritud, vajalikud juhised ja vastused kõigile tekkinud küsimustele. Teenindus on sõbralik ja professionaalne ning toimub eesti ja inglise keeles. Registratuur: Asukoht ja kujundus  paikneb ERM-is sissepääsu juures nii, et kõik osalejad läbiksid esmalt registreerimisala.  Hästi nähtava tähistusega ja piisavalt suur ala, et vältida järjekordi. Peamised ülesanded  Osalejate registreerimine (nimekirja alusel) ja juhendamine (sõbralik tervitus, juhised asukohtade ja programmi kohta; info küsimuste või probleemide korral).  Nimekaartide ja infomaterjalide väljastamine.  Viimase hetke registreerimised ja muudatused (kohapeal lisandujate registreerimine, nimede parandamine ja asendamine).  Esinejate ja sponsorite eraldi vastuvõtt (vajadusel). Personal  Koolitatud sõbralik personal selgete rollide ja juhistega.  Personal on korrektses riietuses, mis loob professionaalse mulje.  Registreerimisala meeskond on juhendamas kogu konverentsi vältel.  Personal on valmis abistama erivajadustega osalejaid, et tagada ligipääsetavus, turvalisus ja meeldiv osalemiskogemus kõigile. Infopunkt: Pakub kogu konverentsi vältel osalejatele vajalikku teavet, praktilist abi ja suunamist.  Üldise info jagamine (päevakava muudatused; töötubade ja sessioonide asukohad; transport, parkimine, toitlustus, WiFi).  Osalejate suunamine ja juhendamine.  Tehniliste probleemide tugi (nt virtuaalplatvormi ligipääs, tõlge).   Esinejate ja sponsorite suunamine (ajakavad, ruumid, tehniline tugi).  Erivajadustega osalejate tugi. 5. KOHAPEALNE HALDUS: Konverentsi kohapealne haldus hõlmab kõiki tegevusi ja korraldusi, mis tagavad sündmuse sujuva toimimise kohapeal- alates ruumide e evalmistamisest kuni osalejate ja esinejate suunamiseni. Ruumide e evalmistus ja logis ka (ehituspäeval 03.12.25):  Saalide paigutus (toolid, lava, dekoratsioonid, esinemistehnika, tõlketehnika).  Registreerimisala, näitusepindade ala ja töötubade paigutus.  Paigaldame suunaviidad ja infostendid.  Tagame ruumide puhtuse ja korrasoleku koostöös toimumiskohaga enne sündmuse algust.  Kaubaaluste ja varustuse logis ka konverentsi alale (kooskõlas ERM-i nõuetega). Tehnika e evalmistus (ehituspäeval 03.12.25):  Esitlustehnika paigaldus ja tes mine.  Ülekandetehnika paigaldus ja tes mine.  Tõlkesüsteemi ülespanek ja tes mine. Toitlustuse korraldus:  Kohvipausid ja lõunad (vajadusel erimenüüd).  Koostöös toitlustajaga op maalselt hajutatud toitlustuspunk de planeerimine.  Toitlustuse ajakava jälgimine. Osalejate vastuvõ ja teenindus:  Registreerimisala avatakse konverentsipäeval 1 tund enne ametliku registreerimise algust.  Osalejate registreerimine ja infomaterjalide jagamine.  Osalejate, esinejate ja sponsorite juhendamine ja küsimustele vastamine.  Abi erivajadustega inimestele. Esinejate assisteerimine: E ekannete haldus ja koordineerimine:  Kõik e ekanded kogutakse ja tes takse enne konverentsi, et väl da tehnilisi tõrkeid e ekande ajal.   E ekannete failide salvestamine konverentsi arvu tesse ja tes mine enne iga konverentsipäeva algust.  Tehnilise assistendi määramine igasse sessiooni (vajaduspõhine tugi esinejale: slaidide vahetamine, videote esitamine, heli või tõlke kasutamine, kiire reageerimine tehnilistele tõrgetele).  Ajakava jälgimine (ajaületuste ennetamine ja ajapiirangute meeldetuletus; sessioonide alguse ja lõpu täpne ajastus; moderaatorite abistamine kellaaegade jälgimisel). Esinejate juhendamine:  Esinejaid tervitab kohapeal projek juht, kes tutvustab ajakava, ruumi tehnilisi ngimusi ja küsimustele vastamise korda.  Vajadusel abistatakse esinejat e ekande ajal (mikrofoni reguleerimine, slaidide juh mine, moderaatoriga suhtlus).  Moderaatorile antakse reaalajas tugi – ajagraafiku jälgimine, küsimuste vahendamine, tehniliste teadete edastamine. Küsimuste platvormi haldus ja modereerimine:  Virtuaalsete ja kohapealsete küsimuste haldamiseks kasutame küsimuste platvormi slido.com.  Projek juht jälgib, et küsimused jõuaksid moderaatorini ja kustutab küsitud küsimused. Vajadusel kustutab ebasobiva sisu.  Vajadusel suunatakse küsimused lektoritele ka pärast sessiooni (kirjalikult kohapeal või e-pos teel). Tehniline tugi konverentsi ajal:  Kohapeal töötab tehniline meeskond (heli, valgus, video), kes on valmis lahendama kõik tõrked viivitamata.  Viiakse läbi eelproovid esinejatega enne programmi algust ja vajadusel ka vaheajal.  Virtuaalplatvormi meeskond jälgib otseülekannet ja salvestust reaalajas, reageerides võimalikele katkestustele.  Mõlema konverentsipäeva alguses ja pauside ajal tehnilised proovid (mikrofonid, esitlustehnika, tõlketehnika).  Tagatud on varuseadmete olemasolu (mikrofonid, esitlustehnika, arvutid). Saalimikrofoni ja modereerimise tugi:  Tehniline assistent tagab saalimikrofoni teenindamise küsimuste-vastuste sessioonidel.   Küsimuste esitamine on sujuv nii kohapeal kui ka virtuaalsetel osalejatel (virtuaalse küsimuste platvormi haldamine).  Vajadusel toetame moderaatorit publiku kaasamisel. Sünkroontõlke tehniline tugi:  Osalejatele tõlketehnika (vastuvõtja) jagamine ja seadmete tagastamine.  Osalejate juhendamine (kuidas vastuvõtja töötab, keele valiku tegemine).  Reaalajas tehniline järelvalve (tehniline töötaja jälgib tõlkesüsteeme).  Kiire reageerimine katkestustele või tõlkeheli probleemidele. Ootamatute probleemide lahendamine kohapeal: Projek meeskond töötab „kiirreageerimismeeskonnana“ – kõik ootamatud olukorrad lahendatakse viivitamata. 6. MÜÜGIJUHTIMINE: Müügijuht vastutab konverentsi sponsorite kaasamise ja haldamise eest, tagades professionaalse koostöö ning sujuva kogemuse kõigile osapooltele. Müügijuhi töö on üles ehitatud läbipaistvuse, täpsuse ja tellijaga heda koostöö põhimõtetele. Kõik sponsorid kooskõlastatakse eelnevalt tellijaga ning müügitöös lähtutakse kliendi poolt kinnitatud hinnakirjast ja pake de sisust. Müügiplaan ja sponsorite leidmine  Müügijuhi peamine eesmärk on suurendada konverentsi tulubaasi.  Müügijuht koostab müügiplaani vastavalt eelarvele ja kaardistab potentsiaalsed partnerid. Kõik sponsorid kooskõlastatakse eelnevalt tellijaga.  Võtame üle tellija poolt juba saavutatud esialgsed kokkulepped sponsoritega.  Kasutame tellijalt saadud potentsiaalsete sponsorite nimekirja ja võimalusel kaasame ka lisasponsoreid.  Müügimaterjalide ja -pakkumiste koostamine ja kinnitamine tellijaga.  Müügitulemuste regulaarne raport kliendile. Hinnakirja ja pake de järgimine  Kasutame tellija poolt kinnitatud sponsorite hinnakirja (toetaja 500 €, sponsor 3000 €, kuldsponsor 5000 €).  Kõiki sponsoreid koheldakse võrdsetel alustel – müügijuht ei muuda pake de ngimusi ilma tellija kirjaliku loata.  Suuremate sponsorite erilahendused (nt eraldi esitlusruum, presentatsioon) kooskõlastatakse ala eelnevalt tellijaga. Müügijuht on sponsorite põhiline kontak sik enne konverentsi ja selle ajal. Müügijuhi ülesanded:  Müügieesmärkide seadmine ja strateegia koostamine.  Sponsorite leidmine, ak ivne müük, koostöölepete sõlmimine.  Sponsoritega suhete hoidmine konverentsi eel, ajal ja pärast konverentsi.  Klienditoe pakkumine (nt arveldus, logis ka, tehnika vajadus).  Konverentsil kohapealne partnerite teenindus (sponsorite ja eksponen de vastuvõ ja juhendamine, e enähtud nähtavuse ja teenuste tagamine, probleemide kiire lahendamine sündmuse ajal). Kõik kokkulepped ja muudatused dokumenteeritakse ning jagatakse tellijaga. Näitusepindade koordineerimine:  Müügijuht koostab näituseala plaani, lähtudes ERM-i ruumide plaanist.  Koordineerib sponsorite ülespanekute asukohta ja paigutust, arvestades nii logis kaga kui ka nähtavusega.  Ehituspäeval juhendab sponsorite esindajaid ala ülesseadmisel ning tagab vajadusel kaubaaluste ligipääsu kooskõlas ERM-i nõuetega. Kohapealne suhtlus ja tugi:  Müügijuht on kohapeal sponsorite peamine kontak sik.  Lahendab jooksvad küsimused (materjalide puudus, tehnilised vajadused, logis ka).  Tagab, et sponsorid tunneksid end toetatuna ja saavad üritusest maksimaalse väärtuse. Koostöö tellijaga:  Tellija on kaasatud kõikidesse sponsoritega seotud otsustesse.  Müügijuht esitab tellijale regulaarselt müügitulemuste raporteid.  Kõik potentsiaalsed sponsorid ja uued e epanekud kooskõlastatakse tellijaga enne kokkulepete sõlmimist. 7. ÜLEKANDE TEHNIKA JA PERSONAL Videolahendus: Otseülekannete teostamiseks kasutatakse nelja PTZ Op cs Full HD robotkaamerat – üks kaamera paikneb laval, kaks saalis ning üks toimib varuseadmena. Kaameraid juhib spetsialist. Kaamerate ja serveri vaheline andmeedastus toimub NDI standardi vahendusel. Helilahendus: Helisüsteem põhineb Yamaha DM3 helipuldi/helikaardi (DANTE) kasutamisel, mis on ennast prak kas tõestanud töökindla ja professionaalse lahendusena. Heli signaal saadakse ERMi helipuldist, kus miksitakse kokku nii lavaheli kui ka tõlkekanalid. Edasi jagatakse signaal kolmeks kanaliks: originaalkanal (tõlketa), ees –inglise tõlkekanal, inglise–ees tõlkekanal. Server ja striim: Ülekande serveriks on Intel i9 baasil ehitatud lahendus (i9 protsessor, 128 GB mälu, 3080 graafikakaart, 10 TB salvestusruumi). Kõik signaalid jooksevad serverisse, kus neid töödeldakse vMix striimimistarkvara abil. Otseülekanne edastatakse YouTube’i kolme eraldi striimina vastavalt kanalitele. Backup-lahendusena kasutatakse kõrgetasemelise konfiguratsiooniga sülearvu t (i9, 4060 graafikakaart, eraldi salvestusvõimekus). Esitluste lahendus: Esitluste jaoks kasutatakse kahte Windowsi baasil arvu t, kuna need tagavad stabiilsema toimimise konverentsikeskkonnas. Lisaks on FOH-is (front-of-house) kaks testarvu t, mille kaudu kontrollitakse striimi kvalitee ka kehvema interne ühenduse ngimustes. Kui striim toimib testarvu tes, on tagatud selle toimimine ka mujal. Laval on esinejatele eraldi ühendusvõimalus oma arvu kasutamiseks – signaal skaleeritakse ja suunatakse mikserisse, et tagada ülekande parameetritele vastavus. Lava- ja ekraanilahendus: Lava pilt suunatakse Blackmagic Atemi puldi kaudu suurele ekraanile ning esineja monitorile. Seda protsessi juhib sama inimene, kes vastutab esitluste haldamise eest. Paigaldus ja proovid: Tehnika paigaldus toimub konverentsile eelneval päeval. Meeskonnas on kaks tehnikut: üks vastutab ülekande, kaamerate ja heli eest ning teine vastutab esitluste toimimise eest. Pärast paigalduse lõppu viiakse läbi tehnilised proovid vastavalt kliendi soovidele. Ülekande teostamine: Otseülekanne edastatakse YouTube’i kolme paralleelse striimina, vastavalt eraldatud kanalitele. Striimid tuuakse kokku platvormile showcaselive.ee või edastatakse hankijale embed-koodid, et need saaks integreerida tellija veebilehele. Kõik kanalid salvestatakse jooksvalt. Pärast konverentsi monteeritakse materjalid ning antakse kliendile üle. Andmekaitse ja järeltegevused: Esitluste arvu tele tehakse vajadusel ürituse lõppedes uus install, et tagada esitatud materjalide mi e-säilimine nimetatud seadmetes. Valminud videosalves sed ja puhastatud lõppmaterjalid antakse tellijale üle kokkulepitud formaadis ja tähtajaks. 8. KUJUNDUSTÖÖD Konverentsi visuaalne iden teet:  Loome konverentsi põhivisuaali, mida kasutatakse kõikides kanalites (nt koduleht, koolituskalender, sotsiaalmeedia), materjalides (nt trükised) ja formaa des.  Visuaal esindab konverentsi teemat ja iseloomu.  Ruumide ja lava kujunduskonseptsioon lähtub konverentsi põhivisuaalist, mida toetavad ülejäänud kujunduselemendid ruumis (nt lilleseaded, dekoratsioonid). Trüki- ja digimaterjalide kujundamine:  Konverentsi kava – selge ja atrak ivne kujundus, kooskõlas konverentsi visuaalse iden teediga.  Nimesildid – häs loetavad ja prak lised (võimalus lisada QR-kood registreerimissüsteemi jaoks).  Osalejate tunnistused/ser fikaadid – sisaldavad vajalikku infot ja kõikide korraldajate logosid.  Esitlus- ja abimaterjalid – ava-, vahe- ja lõpuslaidid, mis on läbiva s lis kaga.  Turundusmaterjalid – roll-up`id, bännerid, kutsefailid, reklaamid sotsiaalmeedias ja partnerkanalites. Kõik kujunduslahendused kinnitatakse tellijaga. Materjalide tootmine toimub ainult eelneval kokkuleppel tellijaga. 9. TÕLKETEENUS Pakume konverentsi jaoks tervikliku tõlketeenuse lahenduse, mis vastab hankes seatud nõuetele ning tagab sujuva ja professionaalse tõlketeenuse nii ees –inglise kui ka inglise–ees suunal. Teenuse sisu ja korraldus:  Sünkroontõlge ees –inglise ja inglise–ees suunal Tagame kahe professionaalse, vastava kogemusega tõlgi olemasolu kogu konverentsi vältel. Tõlgid teevad tööd distantsilt, nendega on loodud telesild läbi videoülekande tarkvara. Side on dubleeritud läbi kohaliku võrguühenduse ja ka 5G mobiilside ühenduse. Heli ülekande kiirus on prak liselt viivitusteta. Tehniliselt mi e suurem kui 0,3 m/s.   Tõlketehnika ja osalejate tugi Kasutame Global Produc ons juhtmevabasid 3-kanalilisi kõrvaklappe, mille leviulatus on kuni 500 m vabas õhus ja 75 m siseruumides. Kogu ERMi territoorium on kaetud, sh Hurda saal, kus paigaldame lisasaatja. Klapid summutavad välist müra ja võimaldavad igal osalejal helitugevust individuaalselt reguleerida. Süsteemis on kolm kanalit, mis võimaldavad paralleelsete e ekannete või tõlkesuundade haldamist. Klapid on mugavad, kokkupandavad ja varustatud RGB LED-indikaatoritega kanalite eristamiseks.  Tehnilised seadmed ja töökindlus • Global Produc ons 3-kanalilised saatjad (863–865 MHz, kuni 450 m levi). • MOTU M4 USB-C helikaart, mis tagab professionaalse heli ja minimaalse, alla 0,3 ms viivituse. • vMix Pro videolahendus ja Resolume Arena meediaserver (i9, 19" tööjaam) koos Sonnet I/O Box + Decklink Duo liidesega. • 28" 12G-SDI professionaalsed monitorid ja vajalikud CE-märgisega helitehnilised seadmed. • Interne ühenduse tagamiseks Teltonika RUTX50 5G ruuter koos duubel-SIM lahendusega, mis kindlustab töökindla ja madala latentsusega ühenduse.  Proovid ja tes d Konverentsile eelneval päeval viime läbi põhjaliku tehnilise tes , sh interne ühenduse kontroll, tõlkide ja saali vahelise kahepoolse heli- ja pildiedastuse tes mise ning sünkroontõlke kvaliteedi tes . Samu tes me tõlkekõrvaklappide leviala ja helikvalitee kõikides konverentsiruumides.  Kohapealne töökorraldus Tehnikute meeskond on sündmuse toimumise ajal kohapeal, tagades tõlkesüsteemi ja kogu audio–video tehnika tõrgeteta toimimise. Vajaduse korral pakume tehnilist tuge ka saali- ja tõlkeküsimuste opera ivseks lahendamiseks. Vastavus hanke ngimustele  Kõik nõutud tõlkesuundade (ees –inglise, inglise–ees ) sünkroontõlked on tagatud.  Tehniline lahendus põhineb usaldusväärsel raadiolainetel töötaval süsteemil, millel puuduvad piirangud osalejate arvule.  Tõlketehnika (kõrvaklapid, saatjad, helikaardid, meediaserverid, monitorid) vastab ELi ohutus- ja kvaliteedistandarditele ning on CE-märgisega.  Proovid viiakse läbi ehituspäeval (03.12.2025), et tagada tehniline valmisolek ja katkestusteta tõlketeenus.  Tõlkide töökorraldus on planeeritud vaheldumisi, et säilitada töö efek ivsus. 10. ÜRITUSE LÄBIVIIMINE JA AJAKAVA Ajakava koostamine:  Koostöös tellijapoolse konverentsi töögrupiga paneme kokku eelkava, mis vastab sihtrühma ootustele ning toetab konverentsi üldeesmärke.  Teeme tellijaga kokkulepped esinejate valiku osas.  Seome sisu ja ajakava (e ekannete pikkused, sessioonide plokid, kohvipausid ja lõunad).  Valminud konverentsi kava esitatakse tellijale kooskõlastamiseks ning vajadusel korrigeeritakse koostöös töögrupiga. Esinejate valik ja kaasamine:  Esinejate valikul toetume tellijapoolse konverentsi töögrupi sisendile (põhiteemad, sihtrühm, soovitud esinejad).  Peale esinejate valikut ja kinnitamist tellija poolt, võtame esinejatega ühendust, sõlmime esialgsed kokkulepped ja kinnitame osalemise.  Kooskõlastame esinejatega teemad, pealkirjad ja e ekande kestuse.  Vajadusel otsime ja pakume välja täiendavaid esinejaid, arvestades tellija suuniseid. Suhtlus lektoritega: Koostame ühtse infopake lektoritele, mis sisaldab:  kinnitatud ajakava;  e ekande vormingu ja esitlusfailide esitamise tähtaega;  tehnilised ja korralduslikud juhised;  majutuse ja transpordi info;  kontak d küsimuste või erisoovide korra. Enne konverentsi korraldame vajadusel koordineeriva infokõne või kirjaliku briifingu, et kõik lektorid oleksid ajakavast ja protsessist teadlikud. Lektorite logis ka ja erisoovid: Koostame ülevaate iga lektori kohta:  saabumise ja lahkumise ajad;  majutusvajadus (broneeringud, eri ngimused);  transport (vajadusel transfeer lennujaamast või hotellist);  erisoovid (tehnilised, toitlustus, eri ngimused esinemiseks). Logis ka info on koondatud ühte andmeruumi, millele on juurdepääs ka tellija esindajal. KONVERENTSI LÄBIVIIMISE PLAAN: I ETAPP: eelplaneerimine  Strateegilised otsused (konverentsi eesmärk, teema ja sihtrühm; toimumisaeg ja -koht; eelarve planeerimine).  E evalmistus (meeskonna moodustamine; esialgne tööplaan ja ajakava). II ETAPP: ak ivne planeerimine  Sisu ja programm (esinejate ja moderaatorite valik; sessioonide ja e ekannete kinnitamine; programmi kinnitamine).  Kommunikatsioon ja turundus (visuaalse iden teedi loomine, kodulehe ja registreerimisvormi avamine, turundusplaani koostamine).  Logis ka (toimumiskoha broneerimine ja ruumide planeerimine; tehnika tellimine (heli, valgus, esitlustugi, sünkroontõlge); toitlustuse planeerimine).  Partnerid ja sponsorid (sponsorpake de koostamine ja läbirääkimised; lepingud ja nähtavuse kokkulepped). III ETAPP: viimane e evalmistus enne konverentsi  Detailide kinnitamine (lõplik programm ja ajakava; esitluste kogumine).  Trükised ja materjalid (nt nimekaardid, infomaterjalid, viidad, roll-up´id). IV ETAPP: konverentsi läbiviimine (ehituspäev 03.12.25)  Konverentsiala e evalmistus.  Registreerimisala e evalmistus.  Näituseala e evalmistus.  Toitlustusala e evalmistus.  Tehnika tes mine.  Sünkroontõlke tes mine. V ETAPP: konverentsi läbiviimine (konverents 4-5.12.25)  Hommikune ülesehitus ja tes mine.  Registreerimine ja osalejate suunamine.  Sessioonide ajakava jälgimine ja tehniline tugi.  Esinejate ja moderaatorite koordineerimine.  Sünkroontõlke koordineerimine.  Virtuaalülekande koordineerimine.  Kohvipausid ja toitlustus.  Ootamatute olukordade lahendamine.  Fotod, salvestused. VI ETAPP: järeltegevused  Tagasiside (osalejate ja partnerite tagasisideküsitlus).  Tänamine (tänukirjad esinejatele, sponsoritele, vabatahtlikele).  Aruandlus ja arhiiv (finantsaruanne; salvestused, slaidid, pildimaterjal; osalejate nimekirjad).  Õppetunnid ja soovitused tulevikuks!