Eelarve- ja kulujuhtimise kord

KÄSKKIRI 17.01.2026 nr 3 Eelarve- ja kulujuhtimise korra kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1, § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 177 „Rahandusministeeriumi põhimäärus“ § 12 punktide 1, 4 ja 14 ning § 13 lõike 1 alusel: 1. Kinnitan „Eelarve- ja kulujuhtimise korra“ (lisatud). 2. Tunnistan kantsleri 18. jaanuari 2024. a käskkirja nr 6 „Eelarve- ja kulujuhtimise korra kinnitamine“ kehtetuks. 3. Käskkirja rakendatakse tagasiulatuvalt 1. jaanuarist 2026. a. (allkirjastatud digitaalselt) Merike Saks kantsler Lisa: 1. Töökord 2. Kulujuhtimise_korra_lisa.  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: Kantsleri {reg.kpv} käskkiri nr {viit} Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 16 Eelarve- ja kulujuhtimise kord Andmed dokumendi muutmise kohta Versiooni Käskkirja Jõustumise nr kpv ja nr kuupäev Muudatuse kirjeldus Ver 01 02.07.2010 nr 02.07.2010 Algse täisversiooni loomine. 111 Ver 02 17.01.2011 nr 17.01.2011 Algse versiooni täiendamine. 8 Ver 03 04.10.2011 nr 04.10.2011 Algse versiooni täiendamine 150 Ver 04 25.05.2012 nr 25.05.2012 Algse versiooni täiendamine 75 Ver 05 17.01.2013 nr 17.01.2013 Algse versiooni täiendamine 11 Ver 06 04.04.2011 nr 04.04.2014 Algse versiooni täiendamine 33 Ver 07 26.02.2015 nr 26.02.2015 Algse versiooni täiendamine, vormi uuendamine. 020 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise üldine kord jääb samaks, tegemist on tehnilist laadi täpsustustega. Korra lisas on täpsustatud ja korrigeeritud eelarve- klassifikaatori loetelu struktuuri ja nimetusi ning üksikuid kulude kajastamise põhimõtteid. Ver 08 13.06.2016 nr 13.06.2016 Kulude taotlemise ja algdokumentide viseerimise 067 korra lihtsustamine bürokraatia vähendamise eesmärgil. Ver 09 11.07.2017 nr 01.08.2017 Korra täiendamine seoses RTIP majanduskulude 038 mooduli kasutuselevõtuga. Korra lisa täiendamine seoses RMi struktuuri muudatusega 01.08.2017. Ver 10 09.02.2018 nr 01.01.2018 Korra täiendamine seoses hankekorra muudatustega. 6 Korra lisa täiendamine seoses RMi struktuuri muudatusega 01.01.2018 Ver 11 12.02.2019 01.01.2019 Korra täiendamine, lisatud võimalus kulujuhil nr 12 delegeerida kuludokumentide kooskõlastamist, projektijuhile on lisatud vastutus projektile võetud sildfinantseerimise tagastamise eest. Korra lisas on täpsustatud eelarveklassifikaatoreid ja kuluüksuste nimetusi. Ver 12 06.07.2020 nr 01.06.2020 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise kord jääb 35 samaks. Korra lisas on täpsustatud eelarveklassifikaatori loetelu struktuuri ning tehtud korrektsioonid seoses kulujuhtide/volitatud isikute muutusega alates 01.06.2020 järgmiste kuluridade puhul: õigusabi, Rahandusministeerium 1/6 Eelmine versioon: kantsleri 18.01.2024 käskkiri nr 6  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: Kantsleri {reg.kpv} käskkiri nr {viit} Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 16 maamaks, õppelaenude riigitagatis ja õppelaenude tagasimaksmisega seotud kulud. Ver 13 31.01.2022 nr 01.01.2022 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise kord jääb 7 samaks. Eemaldame korrast mõiste „volitatud isik“ ja korrigeerime mõistet „kulujuht“. Korra lisa täiendamine seoses RMi struktuuri muudatusega 01.01.2022. Ver 14 15.03.2023 nr 01.01.2023 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise kord jääb 16 samaks. Korra lisa värskendamine ja täiendamine seoses lähetuste korra muudatusega; loobutud kinnisvara kuludokumentide kooskõlastamine delegeeritakse haldustalituse juhataja asemel haldustalituse riigivara nõunikule. Ver 15 18.01.2024 nr 01.01.2024 Korra ja selle lisa täiendamine seoses ostuarvete 6 menetlemisega seotud ülesannete üle andmisega Riigi Tugiteenuste Keskusele alates 01.01.2024, riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra muutumisega ning regionaalvaldkonna lahkumisega RMist 2023. aastal. Ver 16 {reg.kpv} nr 01.01.2026 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise kord jääb {viit} samaks. Korra lisas on täpsustatud eelarveklassifikaatori loetelu, korrigeeritud ühisosakonna töökorraldusest lähtuvalt ostuarvete kooskõlastajaid, teadus- arendustegevuse vahendite kulujuhiks on alates 01.01.2026 nimetatud teadusnõunik. Sisukord 1. Eesmärk .............................................................................................................................. 3 2. Kasutusulatus ..................................................................................................................... 3 3. Vastutajad ........................................................................................................................... 3 4. Mõisted ............................................................................................................................... 3 5. Valdkonnajuhi, kulujuhi ja finantstöötaja ülesanded ......................................................... 3 6. Kulude algatamine.............................................................................................................. 4 7. Kuludokumendi menetlemine e-arvete infosüsteemis, RTIP-is ja dokumendihaldus- süsteemis …………………………………………………………………………………5 8. Deebet- ja krediitkaardid .................................................................................................... 6 9. Viited .................................................................................................................................. 6 10. Kaasnevad dokumendid ..................................................................................................... 6 Rahandusministeerium 2/6 Eelmine versioon: kantsleri 18.01.2024 käskkiri nr 6  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: Kantsleri {reg.kpv} käskkiri nr {viit} Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 16 1. Eesmärk Eelarve- ja kulujuhtimise korra (edaspidi kord) eesmärgiks on Rahandusministeeriumi (edaspidi RM) eelarvest kulude tegemise korra reguleerimine, et tagada eelarve sihipärane kasutamine. 2. Kasutusulatus Protsess reguleerib kõigi RM struktuuriüksuste tööd. 3. Vastutajad Käesoleva korra väljatöötamise ja uuendamise eest vastutab RM-i strateegia- ja finantsosakonna (edaspidi SAFO) finantsjuht. Korra rakendamise tagamise eest vastutab RM- i kantsler ja asekantslerid enda struktuuriüksuse ulatuses. 4. Mõisted 4.1 Eelarvejuht - RM finantsjuht, kes vastutab RM eelarve koostamise ja kasutamise eest. Eelarve koostamine ja kasutamine struktuuriüksuse, eelarveklassifikaatori ja projekti tasandil on delegeeritud kulujuhtidele ning projektjuhtidele. 4.2 Kulujuht - RM teenistuja, kes vastutab konkreetse kuluüksuse ja/või eelarve- klassifikaatori eelarve koostamise ja eelarve piisavuse eest kulutuste tegemisel. Kulujuhtide vastutusse antud majandusliku sisu eelarveklassifikaatorid ja kuluüksused on määratud käesoleva korra lisas. Kulujuhil on õigus kuludokumentide kooskõlastamist delegeerida, kui vastav volitus on märgitud käesoleva korra lisas. 4.3 Projektijuht - kantsleri käskkirjaga kinnitatud isik, kes juhib konkreetset projekti, vastutab projekti läbiviimise, projekti eelarveliste vahendite laekumise, kasutamise ja kulude abikõlblikkuse eest ning täidab projektiga seotud kulude puhul kulujuhi ülesandeid. 4.4 Valdkonna juht - struktuuris talle alluvate kuluüksuste tegevuste läbiviimiseks vajalike ressursside juhtimise koordineerimisega tegelev asekantsler/ kantsler. 4.5 RM finantstöötaja - SAFO töötaja, kelle ülesandeks on kinnitatud kuludokumentide, välja arvatud ostuarvete, edastamine Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) finantsarvestuse osakonna RM valitsemisala talitusele. 4.6 RTK finantstöötaja – Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna Rahandusministeeriumi valitsemisala talituse töötaja, kelle ülesandeks on ostuarvetele eelarveklassifikaatori koodide lisamine, dokumentide suunamine kooskõlastusringile ning kinnitatud kuludokumentide edastamine Rahandusministeeriumi riigikassa osakonnale ülekannete tegemiseks. 4.7 RM eelarve - konkreetse aasta tekkepõhine kulu/tuluplaan, mis on jaotatud käesoleva korra lisas määratud eelarveklassifikaatori alusel eelarveridadeks kululimiitide ning tegevuste lõikes. 5. Valdkonnajuhi, kulujuhi ja finantstöötaja ülesanded 5.1 Valdkonnajuhi ülesandeks on tagada, et: 5.1.1 valdkonna kulu/tuluplaan on koostatud vastavalt SAFO poolt edastatud nõuetele ning esitatud SAFO-le tähtaegselt; 5.1.2 kulusid tehakse otstarbekalt ning kulujuhid peavad kinni kululimiitidest; 5.1.3 vajadusel on esitatud põhjendatud ettepanekud kuluplaani ja kululimiitide muutmiseks. Rahandusministeerium 3/6 Eelmine versioon: kantsleri 18.01.2024 käskkiri nr 6  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: Kantsleri {reg.kpv} käskkiri nr {viit} Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 16 5.2 Kulujuhi ülesandeks on tagada, et: 5.2.1 tema poolt tehtavad tehingud on seaduspärased ja vajalikud ning ei ületa kululimiiti; 5.2.2 tehingud tehakse analoogsete tehingutega võrrelduna parimatel tingimustel; 5.2.3 kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse põhimõttest; 5.2.4 kaupade ja teenuste tellimisel on järgitud riigihangete seadust ja Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korda; 5.2.5 dokumendid kajastavad majandustehingut õigesti; 5.2.6 dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele (tellimis- ja/või garantiikirjale). 5.3 RM finantstöötaja õigused ja kohustused määratakse tema ametijuhendiga. Finantstöötaja peab dokumentide kontrollimisel tagama, et: 5.3.1 tehingu teostamine on kooskõlas eelarve täitmise ja jälgimise põhimõtetega; 5.3.2 eelarveklassifikaatori koodid on õiged; 5.3.3 tehing on kooskõlastatud kulujuhi poolt. 5.4. RTK finantstöötaja ülesandeks on tagada, et: 5.4.1. tehingu teostamine on kooskõlas eelarve täitmise ja jälgimise põhimõtetega; 5.4.2. eelarveklassifikaatori koodid kuludokumentidel vastavad RMi kuluarvestusele; 5.4.3. kuludokument on operatiivselt suunatud menetlusringile; 5.4.4. tehing on kooskõlastatud kulujuhi poolt; 5.4.5. ostuarve on kooskõlastatud käesoleva korra punktides 7.2-7.5 määratud tingimustel kulujuhi või korra lisas määratud ostuarve kooskõlastaja(te) poolt; 5.4.6. kuludokument on peale menetlusringi operatiivselt raamatupidamisprogrammi SAP suunatud, ülekanded tehakse tähtaegselt. 6. Kulude algatamine 6.1 Riigihanke korraldamisel, lepingu koostamisel ja täitmise järelevalvel lähtutakse Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast ja riigihangete seadusest. 6.2 Lähetuse, sh koolituslähetuse kulude taotlemisel, tegemisel ja hüvitamisel lähtutakse Lähetuste korrast, koolituste ja koolituslähetuste korral lisaks ka Koolituspõhimõtetest. 6.3 Enne kulu tegemist koostab kulu algataja Riigitöötaja Iseteenindusportaali (edaspidi RTIP) majanduskulude moodulis taotluse kulutuste tegemiseks, mille kooskõlastab kulujuht ja kinnitab finantsjuht, välja arvatud tööjõukuludega kaasnevate maksude ja sotsiaalkindlustusmaksete korral, kui kulutuse aluseks on õigusakt. RTK finantstöötaja seob viidete abil taotluse elektroonselt pärast kulu tegemist ostuarvega. 6.4 Kulujuhil on õigus algatada temale kinnitatud eelarveklassifikaatorijärgseid majanduslikult põhjendatud kulutusi, mis ei ületa kululimiiti, ilma taotlust kulutuste tegemiseks koostamata kuni lepingu sõlmimise piirini vastavalt punktile 6.7. 6.5 Taotlust kulutuste tegemiseks ei ole vaja koostada, kui kulu tegemise aluseks on kirjalik leping, õigus- või siseakt või jõustunud kohtulahend. 6.6 Riigi Teataja seaduse § 6 lõikest 1 tulenevalt on kulujuhil õigus algatada Justiitsministeeriumi korraldatavate tõlgete kulusid ilma lepingut sõlmimata. 6.7 Kirjalik leping sõlmitakse asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks vastavalt riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korraga kehtestatud piirmäärale, välja arvatud põhivara, mille soetamisel sõlmitakse kirjalik leping alates põhivara soetusmaksumuse alampiirist. Olenemata lepingu maksumusest peavad kirjalikus vormis olema: Rahandusministeerium 4/6 Eelmine versioon: kantsleri 18.01.2024 käskkiri nr 6  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: Kantsleri {reg.kpv} käskkiri nr {viit} Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 16 6.7.1 füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud, 6.7.2 autoriõigusi kajastavad lepingud, 6.7.3 rahalist kohustust mittesisaldavad koostöölepingud, 6.7.4 asutuste vahel sõlmitavad kokkulepped; 6.7.5 lepingud, mille puhul on oluline saladuse hoidmise kohustuse või õiguskaitsevahendite kokkuleppimine. 6.8 Garantiikirja, millega võetakse kohustus asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks, allkirjastab finantsjuht. 7. Kuludokumendi menetlemine e-arvete infosüsteemis, RTIP-is ja dokumendihaldussüsteemis 7.1 Ostuarvete menetlemine toimub e-arvete infosüsteemis (edaspidi eAK) vastavalt Finantsarvestuse toimemudelile (RMi ja RTK vahelise tugiteenuste osutamise kokkuleppe lisa). Lähetuskulude (sh koolituslähetuste) aruannete menetlemine toimub RTIP-is vastavalt Lähetuste korrale. Majanduskulude aruanded ja maksekorraldused vormistatakse ja menetletakse RTIP-is. Dokumendihaldussüsteemi kaudu menetletakse õppelaenude riigitagatise ja õigusabi kuludega seotud dokumente või muid algdokumente, mis on aluseks väljamakse tegemisel. 7.2. Kuludokumendid, mille aluseks on kulujuhi algatatud ostutehing vastavalt käesoleva korra punktile 6.4, kooskõlastab kulujuht. 7.3. Ostuarved (v.a lähetuste ja koolituslähetuste ostuarved), mille aluseks on kulujuhi kooskõlastatud kulutaotlus, leping või mõni muu kirjalik kokkulepe (edaspidi alus) kooskõlastab käesoleva korra lisas määratud ostuarve kooskõlastaja. 7.3.1. Ostuarve kooskõlastaja kinnitab ostuarvet kooskõlastades, et arvel kirjeldatud teenus või toode on tellitud mahus vastu võetud/kätte saadud. 7.4. Lähetuste ja koolituslähetuste ostuarved, välja arvatud projekti kuludokumendid, kinnitab RTK finantstöötaja ilma kulujuhi kooskõlastuseta lähtudes korra punktis 5.4.2 esitatud nõuetest. 7.5. Lähetuskulude (sh koolituslähetuste) aruanded, välja arvatud projekti kuludokumendid, mille aluseks olev (koolitus)lähetuse taotlus on vastavalt Lähetuste korrale kinnitatud ja mille kulu suurus ei ületa rohkem kui 10% taotluses fikseeritud summat, kinnitab RM finantstöötaja ilma kulujuhi kooskõlastuseta lähtudes korra punktides 5.2.5, 5.2.6, 5.3.1 ja 5.3.2 esitatud nõuetest. Kui aruande summa ületab rohkem kui 10% taotluses fikseeritud summat, saadab finantstöötaja kuluaruande kulujuhile täiendavate selgituste lisamiseks ja kooskõlastamiseks. 7.6. Maksekorraldused, kooskõlastab kulujuht. 7.7. Majanduskulude aruanded, mille aluseks on kulujuhi kooskõlastatud kulutaotlus, leping või mõni muu kirjalik kokkulepe ja mille kulu suurus on võrdne aluses fikseeritud summaga, kinnitab RM finantstöötaja ilma kulujuhi kooskõlastuseta lähtudes korra punktides 5.2.5, 5.2.6, 5.3.1 ja 5.3.2 esitatud nõuetest. Summa suurenemise korral saadab finantstöötaja majanduskulude aruande kulujuhile täiendavate selgituste lisamiseks ja kooskõlastamiseks. Rahandusministeerium 5/6 Eelmine versioon: kantsleri 18.01.2024 käskkiri nr 6  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: Kantsleri {reg.kpv} käskkiri nr {viit} Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 16 7.8. Projekti kuludega seotud kuludokumendid kooskõlastab alati projektijuht. 7.9. Kulujuht kooskõlastab ning RMi või RTK finantstöötaja kinnitab dokumendi elektrooniliselt kahe tööpäeva jooksul, lisades vajalikud selgitused. 7.10. RTK finantstöötaja või kulujuht peab tagama, et toitlustamise arvele oleks lisatud toitlustatute üldarv (sh toitlustatud oma teenistujate arv) ning selgitus, millise üritusega seoses toitlustamine toimus. 7.11. Kui RMi või RTK finantstöötaja või kulujuht ei aktsepteeri kulu, teeb ta RTIP-is või eAK-s vastava märkuse ja pöördub pretensiooniga kuludokumendi esitanud isiku poole. 8. Deebet- ja krediitkaardid 8.2. RMi deebet- ja krediitkaardi kaardivaldajad (teenistujad, kelle nimele vormistatakse RMi deebet- või krediitkaart) kinnitab kantsler. 8.3. Kulu tegemisel RMi krediitkaardiga tuleb kolme tööpäeva jooksul kulu tegemisest (lähetuse puhul kolme tööpäeva jooksul peale lähetusest saabumist) esitada RM finantstöötajale kuludokumendid olenevalt kulu liigist kas koos lähetus- või majanduskulude aruandega. 8.4. Kulu tegemisel RMi deebetkaardiga tuleb hiljemalt kulu tegemisele järgneval tööpäeval esitada RM finantstöötajale kuludokumendid koos majanduskulude aruandega. 8.5. Kui deebet- või krediitkaardi kaardivaldaja kasutab kaarti teise RMi teenistuja kulude eest tasumisel, tuleb kaardivaldaja kuluaruandes esitada viide isikule, kelle eest kulusid tasuti. 9. Viited 9.2. Rahandusministri 27. detsembri 2021. a määrus nr 50 „Eelarveklassifikaator“. 9.3. Rahandusministri 10. septembri 2014. a määrus nr 30 „Kassalise teenindamise eeskiri“. 9.4. Rahandusministeeriumi riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord. 9.5. Riigihangete seadus. 9.6. Lähetuste kord. 9.7. Personalivaldkonna töökorrad ja juhendid, ptk IV Koolituspõhimõtted. 10. Kaasnevad dokumendid Säilitamise viis: Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht paberil/ Dokumendi Säilitustähtaeg elektrooniliselt tähis Lähetuskulude (sh RTK RTIP Elektroonilisel 2.1-11 Vastavalt RM koolituslähetuste) dokumentide aruanne liigitusskeemile Ostuarved RTK eAK Elektrooniliselt 3.2-2 Vastavalt RM dokumentide liigitusskeemile Majanduskulude RTK RTIP Elektrooniliselt 3.2-2.1, Vastavalt RM aruanded, taotlused 3.2-2.2, dokumentide kulutuste 3.2-2.3 liigitusskeemile tegemiseks, maksekorraldused Rahandusministeerium 6/6 Eelmine versioon: kantsleri 18.01.2024 käskkiri nr 6